UNIVERSIDAD VALLE DEL GRIJALVA

ESCUELA DE ECONÓMICOS ADMINISTRATIVOS

CONTADURÍA PÚBLICA

AUDITORÍA INTERNA, ADMINISTRATIVA Y OPERACIONAL

CARRERA: LICENCIATURA EN CONTADURÍA PÚBLICA

OCTAVO CUATRIMESTRE

CATEDRÁTICO: C.P. MDF HUMBERTO SOL JUÁREZ

ENERO 2017 TUXTLA GUTIÉRREZ., CHIAPAS
 AUDITORÍA INTERNA, ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA 8

OBJETIVO(S) GENERAL(ES) DE LA ASIGNATURA

El estudiante identificará la importancia de crear un comité de auditoría y las funciones de éste; así mismo
analizará auditorías administrativas, operacionales y en entidades gubernamentales que le permitan evaluar la
función de la auditoría interna en las organizaciones.

TEMAS Y SUBTEMAS

1. La función de auditoría interna en las organizaciones.

1.1 Concepto de auditoría interna.

1.2 Objetivo, naturaleza y código de ética.
1.3 Independencia en el ejercicio de la auditoría interna.
1.4 Alcance de la auditoría interna.
1.5 Promoción de la eficiencia en la organización.
1.6 Relación con auditoría externa.
1.7 Informe de auditoría externa.
1.8 Instituto mexicano de auditores internos (IMAI) e instituto de auditores internos (Institute of Internal
Audirotrs, IIA).

2. Estructura y operación del departamento de auditoría interna.

2.1 Ubicación del departamento de auditoría interna.

2.2 Recursos humanos.
2.3 Estructura y funcionamiento.
2.4 Evaluación del departamento de auditoría interna.

3. Comité de auditoría.

3.1 Concepto de comité de auditoría.

3.2 Antecedentes.
3.3 Objetivo e importancia.
3.4 Estructura y ubicación.
3.5 Funciones específicas.
3.6 Situación actual de los comités de auditoría.

4. Auditoría administrativa.

4.1 Proceso administrativo.

4.2 Auditoría administrativa.
4.3 Metodología.
4.4 Levantamiento de información.
4.5 Preparación de papeles de trabajo.
4.6 Verificación de información.
4.7 Evaluación.
4.8 Emisión del diagnóstico o informe.
4.9 Seguimiento.

5. Auditoría operacional.
 5.1 Ciclo de operaciones.
5.2 Auditoría operacional.
5.3 Metodología.
5.4 Levantamiento de información.
5.5 Preparación de papeles de trabajo.
5.6 Verificación de sistemas en vigor.
5.7 Evaluación.
5.8 Emisión del diagnóstico o informe.
5.9 Seguimiento.
5.10 Control de deficiencias en papeles de auditoría y generación de recomendaciones.
5.11 Emisión del informe.

6. Fundamento legal de la auditoría gubernamental.

6.1 Concepto, objetivo e importancia.

6.2 Ley orgánica de la administración pública federal y su reglamento.
6.3 Ley de presupuesto, contabilidad y gasto público y su reglamento.
6.4 Ley federal de responsabilidades de los servidores públicos.
6.5 Ley de adquisiciones y obras públicas.
6.6 Secretaría de contraloría y desarrollo administrativo.
6.7 Contaduría mayor de hacienda.

7. Auditoría gubernamental.

7.1 Programa anual de control y auditoría.

7.2 Guía general de auditoría pública para los órganos internos de control (emitida por la secodam) y
boletines vigentes.
7.3 Auditoría de gestión gubernamental.
7.4 Auditorías externas.
7.5 Auditorías especiales.

Guía.- Proyecto - trabajo de

investigación- ejercicio

Bibliografía

Glosario
 UNIDAD I
LA FUNCIÓN DE AUDITORIA INTERNA EN LAS
ORGANIZACIONES
 UNIDAD I
FUNCION DE LA AUDITORIA INTERNA

1.1 Origen y Evolución…

La auditoría interna nace de la práctica sin unos principios generales o un cuerpo

teórico general.

Por ello se puedes distinguir tres etapas:

1) La primera de ellas comprende la necesidad de obtener precisión en las

cuentas y la prevención del fraude.

2) La segunda etapa como consecuencia de la depresión ( después de la segunda

guerra mundial ) la comisión de valores y bolsa hizo responsable a los gerentes
financieros de la fiabilidad de sus estados financieros, surgiendo la necesidad de
implantar en las empresas un control financiero y contable, así como a intervenir
en cuestionar las tomas de decisiones, la salvaguarda de activos y el profundizar
en aspectos relativos a la gestión empresarial.

3) La tercera etapa comprende la actuación de la auditoría interna en el área de

administración, tanto operacional, como financiera, proporcionando servicios de
implementación y de protección.

En la actualidad el auditor interno, procede a la revisión de los controles internos

implantados en las empresas con objeto de evaluar los distintos objetivos que el
concepto de control interno persigue.

La profesión de auditoría interna está vinculada a procesos de supervisión y con

objeto de tener garantías de que la actividad de la auditoría interna se realiza con
criterios de eficacia los auditores se integran en el instituto de auditoría interna,
cuya génesis se produce en el año 1941 en la ciudad de Nueva York.

Los principios o criterios que persigue el instituto son:

1) Proporcionar a nivel internacional normas para el desarrollo práctico de la

auditoría interna y así como la emisión de certificados que reconozcan el ejercicio
de la profesión.

2) La investigación, divulgación y promoción hacia sus miembros del conocimiento

de información concerniente al campo de la auditoría interna, así como los
aspectos relacionados con el control interno.

3) Establecimiento de reuniones de carácter internacional que permitan el

intercambio de conocimientos
4) Aglutinar a todos los auditores internos de tal forma que se permita divulgar
experiencia en auditoría y promover la educación en este campo.

1.2 Concepto y Objetivo

La Auditoría Interna de una empresa tiene la obligación de controlar y verificar la

existencia y cumplimiento tanto de los principios de control interno, como así
también de las normativas internas y externas, a los efectos de salvaguardar el
patrimonio de dicho ente, como así también el logro de los objetivos establecidos.

Auditor interno es un profesional que trabaja en el ámbito interno de la empresa y

entre los objetivos que persigue se encuentran el alcance del trabajo de la
auditoría.

El trabajo de auditoría comprende el examen y evaluación de la idoneidad y

efectividad del sistema de control interno y de su eficacia para alcanzar los
objetivos encomendados.

Entre ellos citamos:

1) Fiabilidad e integridad de los informes

2) Los auditores internos deben revisar la fiabilidad e integridad de la información

financiera y operativa, y los medios utilizados para identificar, medir, dosificar y
divulgar dicha información

3) Cumplimiento de política, planes, procedimientos, normas y reglamentos: Los

auditores internos deben revisar los sistemas establecidos para verificar el
cumplimiento de lo indicado y pueden tener un impacto significativo en las
operaciones e informes y determinar si la organización los cumple.

4) Los auditores internos deben revisar los medios de salvaguarda de los activos y
en caso necesario verificar la existencia de dichos activos

5) Utilización económica y eficiente de los recursos. Se trata de valorar la

economía y la eficiencia con la que se emplean los recursos

6) Cumplimiento de los objetivos y fines establecidos para las operaciones o

programas. Los auditores internos deben revisar las operaciones o programas
para determinar si los resultados están en consonancia con los objetivos y si las
operaciones o programas se están llenando a efecto en la forma prevista.
Para conseguir que los distintos niveles de la organización asuman plenamente la
función de auditoría interna y participar en la mejora de los métodos de gestión, se
hace necesario establecer un marco en el que el auditor interno y el área funcional
que demanda sus servicios lleven a cabo un trabajo coordinado con objeto de
evaluarle correctamente y detectar los riesgos que debe asumir el área funcional.

El papel que desempeña la auditoría interna comprende:

1) Asumir que la implantación de un control y los objetivos que con él se persiguen

deben ser asumidos por el conjunto de la administración

2) La coordinación de la auditoría interna con los coordinadores de área no

supone una pérdida de su estatuto profesional. Pretende ser un catalizador que
persigue la implantación de sus sugerencias y recomendaciones convenciendo de
su necesidad y no de su imposición

3) La responsabilidad de la consecución de los objetivos de gestión se comparte

con las áreas que demandan su trabajo o análisis y es responsabilidad propia del
auditor interno el establecer de una forma metodología a seguir y la
implementación de la misma

Considerando estos aspectos mencionados, a nivel de auditoría interna:

a) Refuerza su función de control en el conjunto de la organización

b) Se pretende la actuación del auditor interno dentro de la organización

c) Facilita la implementación de las recomendaciones

d) Requiere un menor apoyo de dirección al ser una función entendida y

comprendida por los diferentes niveles de la organización

A nivel de la dirección:

a) Permite una utilización más eficiente de los recursos humanos localizados en el

área de auditoría interna

b) Facilita el conocimiento generalizado del control interno en el conjunto de la

organización, de sus finalidades y sus objetivos básicos

c) Fomenta un estilo de trabajo participativo a todos los niveles.

El alcance de la auditoría interna considera el examen y evaluación de la

adecuación y eficiencia del sistema de control interno de la organización y la
calidad de ejecución en el desempeño de las responsabilidades asignadas.
El alcance incluye: revisión de la veracidad e integridad de la información
financiera y operativa y los medios utilizados para identificar, medir, clasificar y
reportar esa información, revisar los sistemas establecidos para asegurar el
cumplimiento de políticas planes, procedimientos y ordenamientos legales que
puedan tener impacto significativo en las operaciones y en los reportes y
determinar si la organización cumple con tales sistemas; revisar las medidas para
salvaguardar activos y si son adecuados verificar la existencia de ellos; evaluar el
aspecto económico y la eficiencia con que los recursos están siendo utilizados;
revisar aquellas operaciones o programas que tiendan a asegurar que los
resultados sean acordes con los objetivos y metas establecidas, y si esas
operaciones o programas están siendo llevados a cabo según lo planeado.

1.3 Su independencia y Promoción de la eficiencia

Los auditores internos deben ser ajenos a las actividades que auditan. Los
auditores internos alcanzan su independencia cuando pueden llevar a cabo su
trabajo con libertad y objetividad. La independencia permite a los auditores
internos rendir juicios imparciales, hecho esencial para una apropiada conducta de
los mismos auditores. La independencia se logra a través de su posición en la
organización y la objetividad. La posición organizacional de la auditoría interna
debe ser relevante para asegurar un amplio margen de cobertura de auditoría, y
para asegurar acciones efectivas sobre los hallazgos y recomendaciones de
auditoría.

Tradicionalmente el auditor interno ha sido identificado con la contabilidad y

aspectos de tipo financiero; inclusive algunos auditores han llegado a ser
considerados esenciales para la organización en estas materias. El criterio
señalado infiere un cambio de actitud en el auditor interno, concretamente buscar
ser más eficiente en sus resultados siendo este punto de partida para promover la
eficiencia en su organización.

Los enfoques hacia la promoción de eficiencia son los siguientes:

1.- Revisión de funciones (el auditor interno no deberá concentrarse únicamente a

la revisión de una actividad determinada).

2.- Enfoque sinérgico (es el análisis y evaluación de la forma como están

relacionados e interconectados todos los elementos o factores que llevan a la
consecución de un objetivo o fin determinado).

3.- Enfoque rentabilidad (es identificar y evaluar los mecánicos y apoyos para los
tipos de acción que sirven para incrementar y mejorar los rendimientos de un
organización particular ya sea lucrativa o no lucrativa).
4.- Enfoque metas y objetivos (toda meta u objetivo debe estar claramente
identificado).

5.- Evaluación de resultados (estos pueden llevarse a cabo contestando a una

pregunta tan simple como que tan bien se está cumpliendo con un procedimiento
establecido).

6.- Análisis factorial (consiste en evaluar porque se obtienen estos resultados).

7.- Sistema de información (si el sistema es lo suficiente ágil oportuno y veraz para
que reporte la marcha de la organización).

8.- Que se puede mejorar? (se refiere a los juicios que puede o debe hacer el
auditor interno tendiendo a promover eficiencia en la organización).

1.4 Organizaciones de Auditores Interno

Todos los profesionales vinculados al ejercicio de la Auditoría así como los

empresarios valoran la importancia que tiene para el éxito del negocio contar con
un equipo de Auditoria Interna que responda a los intereses del mismo, ya que
esta constituye un factor aliado de la alta jefatura de la entidad, y vela por la
garantía de una correcta administración, uso y control de los recursos humanos,
materiales y financieros.

Los auditores internos deben ser celosos en la elaboración de los Programas, las
características de su trabajo permiten tal vez la reiteración de Temas en diferentes
unidades de la propia organización. ¿Dónde estaría el problema? La repetición en
la aplicación logra especializar al auditor, pero debe suponer siempre que las
condiciones no pueden ser las mismas, por lo que requiere especial cuidado la
observación y estudio de la nueva entidad, que aunque en igualdad de líneas de
trabajo las características de administración, custodia y condiciones siempre serán
diferentes, y debe tratar que su servicio se realice con calidad; se trata de un
nuevo cliente, de un servicio que aunque trabaje una misma Temática, tendrá una
organización diferente, concebida y diseñada por otra administración.

Una Auditoría Interna efectuada conforme las presentes normas proporciona una
seguridad razonable de que se hayan logrado sus objetivos, toda vez que provee
condiciones y procedimientos de trabajo, pero no garantiza el descubrimiento de
actos de incumplimiento cometidos.

El descubrimiento posterior de actos de incumplimiento cometidos durante el

período de la Auditoría Interna no significa que el desempeño de los Auditores
Internos haya sido inadecuado, siempre y cuando ésta se haya efectuado de
acuerdo con estas normas, pero ello nunca podrá justificar que el auditor interno
evite los riesgos explicado anteriormente, pues ello coadyuvará en reducir la
probabilidad de hallazgos de incumplimientos de procederes. Es importante la
conjugación de conocimientos, habilidades y preparación de la Auditoría.

Los auditores internos deben conocer que en su desempeño tienen la obligación

de regirse por el código de ética profesional que al efecto de la profesión se dicte
por la sociedad.

La experiencia ha demostrado que la adherencia a las normas más elevadas que

se puedan establecer no es suficiente por sí misma. Cashin, Neuwert y Levy,
desde 1985 consideraron, que el público debe asociar la imagen del auditor con la
de una “moral más alta de lo normal,” por esa razón el auditor nunca debe permitir
que sus intereses personales entren en conflicto con los de sus clientes, por otro
lado, el auditor no debe realizar actos inmorales o ilegales que puedan dañar el
prestigio de la profesión.

La ética general, comprende las normas mediante las cuales un individuo decide
su conducta. Por lo general se consideran exigencias impuestas por la sociedad,
los deberes morales y los efectos de las propias acciones.

El Instituto Internacional de Auditores Internos en su Código de Ética plantea “Es

necesario y apropiado contar con un Código de Ética para la profesión de auditoría
interna, ya que esta se basa en la confianza que se imparte a su aseguramiento
objetivo sobre la gestión de riesgos, control y gobierno”.

Las Organizaciones dedicadas a la Auditoría deben contar con un Código de

Ética. La ética del auditor es un caso especial de la ética general, como
profesional la persona recibe pautas de conducta específicas que describen las
normas de comportamiento que se espera sean observadas por los auditores
internos, así como los principio que son relevantes para la profesión y práctica de
la auditoría interna. La ética del auditor se basa en los principios fundamentales
generalmente aceptados y que son los siguientes:

· Integridad.
· Objetividad.
· Confidencialidad.
· Competencia profesional.
· Profesionalidad.
· Independencia.
· Observancia de disposiciones normativas.
· Formación profesional.

El conocimiento y cumplimiento del código de ética por el auditor interno es

fundamental y representa mucho más que una declaración de responsabilidad,
constituye una herramienta de trabajo. A través de su cumplimiento el auditor
declara al público que su profesión está interesada en proteger sus intereses y
beneficiar a la sociedad ya que en esta profesión se necesita la confianza no sólo
en la habilidad técnica del auditor sino también en su integridad.
El trabajo del auditor interno no tendrá ningún valor si los miembros de la
organización a la que pertenece, no tienen fe en sus informes y no dudan en
aceptarlos.

En cuanto a historia iniciaba en el año de 1941 cuando el señor Víctor Z. Brink

concluía su trabajo de tesis. En cuanto a la tesis el trabajo del señor Brink adoptó
la forma de libro, naciendo la primera edición de Internal Auditing en el mismo
1941. Continúa su evolución hacia 1958 en que se imprime la segunda edición, en
1973 la tercera y en 1982 la cuarta y última bajo el nombre de Modern Internal
Auditing, Appraising Operations and Controls. Es válido señalar también la
participación de los señores James A. Cashin y Herbert Witt en la obra de Víctor Z.
Brink, considerada como los estudiosos de la auditoria interna como la mayor que
se ha escrito en la historia universal.

Existen diferentes tipos de membresías de IIA. (Instituto de Auditores Internos)

Miembro: Individuos involucrados con actividades de auditoría interna:

Administración de la auditoría interna: Supervisores, Administradores y directores,

quienes tienen responsabilidades de auditoria interna o quienes dedican el 50% de
su tiempo supervisando a otros auditores o desarrollando programas de auditoria.

Personal de auditoría interna. Aquellos quienes están activamente comprometidos

como auditores internos o son empleados de tiempo completo dentro del personal
de auditoria interna.

Miembro Asociado: Funcionarios corporativos, contadores públicos y otros

calificados con experiencia quienes están comprometidos con campos
relacionados con la auditoria interna.

Miembro Educacional: Empleados principalmente como educadores en colegios,

escuelas o universidades.

Miembro Estudiante: Aquellos comprometidos tiempo completo en el estudio de la

auditoria interna o cursos relacionados en colegios y universidades.

INSTITUTO MEXICANO DE AUDITORES INTERNOS (IMAI)

El Instituto Mexicano de Auditores Internos A.C. es un organismo que agrupa a los

profesionales que ejercen la Auditoria Interna en la República Mexicana. Ha sido
concebido como un foro abierto a la capacitación y a la investigación dentro de las
áreas de la auditoría interna y control.

Se contempla la adopción, por parte de sus miembros, de su cuerpo normativo

que regule las cualidades personales y de trabajo de los auditores internos permita
delimitar los requisitos mínimos de calidad
El ser miembro del IMAI conlleva, entre otros beneficios a los siguientes:

• Actualización Profesional
• Normatividad Profesional
• Socios y Relaciones Profesionales
• Publicaciones Técnicas
• Relaciones con otras Agrupaciones Profesionales
• Cuotas de Cursos y Eventos
• Affiliation The Institute of Internal Auditors
• Otros Beneficios

ESTATUTOS

Como toda organización formal, el IMAI cuenta con disposiciones que gobiernan y
regulan su quehacer y conducta. Dichas disposiciones están contempladas en sus
Estatutos que comprenden los siguientes capítulos:

• Disposiciones Generales
• De los Objetivos del Instituto
• De los Asociados
• De las Agrupaciones Regionales
• Del Gobierno del Instituto
• Del Consejo Consultivo
• De los Órganos de Vigilancia
• De las Asambleas Generales
• De la Junta de Honor.
• Del Patrimonio y la Administración del Instituto
• De los objetivos del Instituto.

DEL GOBIERNO DEL IMAI

El órgano supremo de la Asociación es la Asamblea General de Asociados, que se

reunirá cuando menos una vez al año. La definición de las políticas a seguir, el
gobierno, la administración y la representación de la Asociación estarán confiados
a una junta directiva, compuesta de los siguientes miembros.

• El Presidente
• El Primer Vicepresidente
• El Segundo Vicepresidente
• El Tesorero
• El Secretario

La comisión de Nominaciones convocara a los asociados por medio del Junta

Directiva para que se registren como candidatos a los puestos de la misma.
El Auditor Interno y Externo fungirán como órganos de vigilancia de la Asociación.
El auditor interno evaluará los trabajos del instituto, asistiendo a las sesiones de la
Junta Directiva y rendirá un informe anual de actividades. El Auditor Externo por
su parte revisara los estados financieros emitiendo anualmente un dictamen y
controlará votaciones en los procesos electorales y en el cambio de estatutos.

DE SUS COMISIONES

El IMAI, para poder llevar acabo de manera organizada y ágil todas sus
actividades, ha creado una serie de comisiones y subcomisiones, las cuales son
designadas por una junta directiva, tal y como lo mencionan los estatutos de la
Asociación. Destacan dentro de ellas las siguientes:

• Comisión de Membresía
• Comisión de Eventos Técnicos
• Comisión de Normas
• Comisión de Editorial
• Comisión de Atención a Socios
• Comisión de Relaciones con Instituciones Educativas

MISION

Consisten en buscar y propiciar un mejoramiento constante de la práctica

profesional de la auditoria interna que redunde en el fortalecimiento del prestigio
de esa profesión y de quienes la practican.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR INTERNO

1 Funciones que Tradicionalmente ha tenido el Auditor Interno.

a) Verificar la razonabilidad de las cifras financieras

b) Evaluar el ejercicio del control interno

c) Verificar la normalidad de las operaciones

2 Funciones que han Innovado y Adicionado

a) Ampliar la evaluación del control interno a los campos operativos y

administrativos.

b) Ampliar la verificación de la normalidad de las operaciones para cubrir aspectos

que permitan promover la eficiencia en la operación de la entidad.

c) Evaluar la eficiencia de la ejecución de los planes y del uso de los recursos.

d) Evaluar el desarrollo de los sistemas para que estos se apeguen a estándares y
respondan a las necesidades reales de la entidad.

e) Evaluar la eficiencia la de los sistemas de información para tomar decisiones y

rendir cuentas.

f) Informar a la Dirección en materia de exposición al riesgo, tanto operativo como

estratégico.

OBJETIVOS FUNDAMENTALES DEL IMAI

1 Dictar normar de actuación por medio de las cuales los auditores internos
puedan medir sus propios avances y las entidades a alas que sirven puedan
definir mejor sus expectativas de lo que el auditor interno debe ofrecer.

2 Pugnar por la unificación de criterios y aceptación, por parte de sus asociados,

de las Normas y Procedimientos de Auditoría Interna.

3 Emitir y difundir el Colegio de Ética al que se debe apegar el ejercicio de la

profesión del auditor interno.

4 Desarrollar y mantener la unión y cooperación efectiva entre los profesionales

dedicados a la práctica de la auditoria interna, agrupándolos mediante su afiliación
individual en el IMAI

5 Acrecentar el prestigio de la auditoria interna por medio de la investigación,

capacitación y divulgación de conocimientos relacionados con la práctica de esta
disciplina.

6 Establecer y mantener vínculos con otros organismos profesionales o docentes

o entidades públicas o privadas para la identificación y solución de aspectos que
permitan elevar la calidad de la práctica de la auditoria interna y el control en
general dentro de las organizaciones.

POLITICAS FUNDAMENTALES DEL IMAI

1) Podrán ser admitidos como miembros activos, solamente aquellos que se

dediquen o se hayan dedicado a ejercer profesionalmente la auditoria interna.

2) Sus miembros activos podrán contraer un compromiso escrito de apegarse a

las normas del Código de Ética Profesional emitido por el IMAI.

3) Los miembros del IMAI deberán colaborar en forma activa y constante para
lograr los objetivos de la Asociación.
4) Serán miembros asociados quienes por invitación expresa del Consejo Directivo
se hagan acreedores a ello por personas destacadas en otros campos afines y
complementarios a la profesión del auditor interno, como es el caso de los
auditores externos, especialistas fiscales, especialistas en el campo jurídico u
otros que el Consejo juzgue pertinentes.

5) Serán miembros ex oficio, las personas que, no siendo miembros activos del
IMAI, hayan sido invitados a formar parte del Consejo Directivo.

6) Los miembros asociados no deberán exceder de un 20% del total de los

integrantes activos.

7) El instituto reunirá a sus miembros individuales en agrupaciones regionales.

8) El IMAI podrá afiliarse a organismos internacionales, buscando con ello un

intercambio de tecnología y experiencias.

9) Organizara anualmente un encuentro nacional de auditores internos que

permita presentar y discutir ponencias relativas a las filosofías y trascendencias de
la auditoria interna.

10) Organizara cursos, seminarios y reuniones a través de sus comités o

agrupaciones regionales que permitan divulgar y discutir los avances en la práctica
profesional de la auditoria interna.

ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA

Existen diferentes tipos de reporte, como lo son el que se da al Consejo de

Administración, al Dirección General, Dirección de Finanzas y Funcionarios.

REPORTANDO A LA DIRECCION GENERAL

Este puede y debe ser el enfoque por excelencia de ubicación organizacional del
departamento de auditoria interna en una entidad.

El Director General debe ser el responsable y debe de responder ante sus

accionistas así como el tener a la mano elementos necesarios para que el director
general pueda responder ante sus demandantes. Este elemento básico,
indispensable del control, es, precisamente, el grupo de auditoria interna.

REPORTANDO A LA DIRECCION DE FINANZAS

Al director de Finanzas su entidad le da facultades para administrar uno de esos

recursos: el capital, dentro de políticas, criterios y lineamientos acordes a los fines
que persigue la propia entidad. Esa facultad redunda directa o indirectamente en
el poder, en el poder del dinero. El director de finanzas tiene poder para decidir
cómo allegarse de recursos, como administrarlos cuando obran en su poder, y
como erogarlos. Este simple hecho le da el poder dentro de la organización.

REPORTANDO A OTROS FUNCIONARIOS

Esto es cuando en un momento dado el Contralor pueda fungir como Director

General dentro de una organización.

Es decir que reportando al Contralor queda previsto que el responsable será el

Director General.

Una estructura organizacional ideal de contraloría estará integrada por las

siguientes áreas.

• Organización y Métodos
• Contabilidad General
• Contabilidad de Costos
• Auditoria Interna

FACTORES QUE INFLUYEN EN SU ESTRUCTURA INTERNA Y DIMENSIONES

EN EL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA

• Tamaño de la organización
• Relación Costo Beneficio
• Recurrencia de Errores
• Confianza en la función de Auditoria Interna
• Mente Abierta al Cambio.

RECURSOS HUMANOS

Esto difiere dependiendo del puesto que se esté buscando (Director de Auditoria,
Gerente de Auditoria, Supervisor de Auditoria, Encargado de Auditoria, Auditor
Auxiliar) todos y cada uno de ellos tiene que saber lo siguiente.

• Descripción del Puesto

• Perfil del puesto
• Principales Obligaciones y Responsabilidades
• Superior Jerárquico
• Reclutamiento y Selección
• Atributos y Cualidades.
ESTRUCTURA OPERATIVA

CONCEPTO

Se entiende que son los elementos básicos a considerar para el ejercicio de la

auditoria interna, partiendo del programa de trabajo, los programas específicos de
auditoria a aplicar, el uso de índices y catálogo de marcas a utilizar en la
elaboración de los papeles de trabajo y los cuestionarios empleados para evaluar
los objetivos del control interno por ciclos de transacciones.

Su OBJETIVO es el identificar los elementos básicos de estructura operativa

soporte para el ejercicio y práctica de la auditoria interna en sus tres tipos o
modalidades: ADMINISTRATIVA, OPERACIONAL Y FINANCIERA.

PROGRAMA DE TRABAJO

Es un documento de planeación en el cual se consignan los trabajos a realizar a

las unidades administrativas y actividades susceptibles de ser auditadas. El
programa de trabajo por lo regular se diseña para un año de calendario.

PROGRAMA DE AUDITORIA

Es una herramienta que sirve para planear, dirigir y controlar el trabajo de auditoria
a efectuar a una unidad administrativa. Representa especificar claramente los
pasos y acciones a seguir para la consecución de la auditoria, indicando
procedimientos a aplicar, la extensión de su aplicación y su relación o conexión
con los papeles de trabajo.

SISTEMA DE INDICES

Indización: Es el hecho de asignar índices o claves de identificación que permiten

localizar y conocer el lugar exacto donde se encuentra una cedula dentro del
expediente o archivo de referencia permanente y el legajo de auditoria.

El sistema de índices, o los índices de auditoria pueden ser de las siguientes

clases: ALFABETICOS, NUMERICOS, ALFANUMERICOS.

CUESTIONARIOS PARA EVALUAR LOS OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO

POR LOS CICLOS DE TRANSACCIONES.

• Objetivos Generales Aplicables a Cualquier Ciclo de Transacciones

• Objetivos de Contabilización y Registro
 • Objetivos de Autorización
• Objetivos de Salvaguarda Física
• Objetivos de Verificación y Evaluación
• Objetivos Específicos

CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO

Es parte del proceso de la administración de recursos humanos la cual se

mantiene permanentemente actualizado y preparado al personal para hacer frente
y atender las necesidades de una organización en el mundo cambiante donde
actúa.

Su objetivo es preparar al auditor para atender las necesidades de la organización,

desarrollarlo como un incentivo acorde con el crecimiento de las misma,
mantenerlo actualizado a la luz de las condiciones cambiantes del entorno general
en que gravita la propia organización; en suma, hacerlo cada vez más útil a sí
mismo y a quien le presta sus servicios.

DENTRO DE LA CAPACITACION INTERNA Y LOS RESPONSABLES DE SU

EJECUCION.

Aun cuando en los salones de clase se traten de simular situaciones reales, jamás
podrán sustituir a la experiencia que se adquiere con el trabajo diario.

En los siguientes puntos se comentarán las acciones más relevantes de

capacitación y entrenamiento internos y quiénes son los responsables:

• Planeación de Asignaciones
• Diversificación
• Supervisión e Instrumentos de Trabajo
• Asesoría
• Desarrollo de Liderazgo
• Delegación de Responsabilidades
• Cursos o Seminarios Internos

1.5 Código de Ética

Introducción

El propósito del Código de Ética del Instituto es promover una cultura ética en la
profesión de auditoría interna.

Auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y

consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una
organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un
enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los
procesos de gestión de riesgos, control y dirección.

Es necesario y apropiado contar con un código de ética para la profesión de

auditoría interna, ya que ésta se basa en la confianza que se imparte a su
aseguramiento objetivo sobre la gestión de riesgos, control y dirección. El Código
de Ética del Instituto abarca mucho más que la definición de auditoría interna,
llegando a incluir dos componentes esenciales:

1. Principios que son relevantes para la profesión y práctica de la auditoría

interna.

2. Reglas de Conducta que describen las normas de comportamiento que se

espera sean observadas por los auditores internos. Estas reglas son una
ayuda para interpretar los Principios en aplicaciones prácticas. Su intención
es guiar la conducta ética de los auditores internos.

3. El Código de Ética junto al Enfoque para la Práctica Profesional y otros

pronunciamientos emitidos por el Instituto, proveen orientación a los
auditores internos para servir a los demás. La mención de "auditores
internos" se refiere a los socios del Instituto, a quienes han recibido o son
candidatos a recibir certificaciones profesionales del Instituto, y a aquellos
que proveen servicios de auditoría interna.

Aplicación y Cumplimiento

Este Código de Ética se aplica tanto a las personas como a las entidades que
proveen servicios de auditoría interna.

En el caso de los socios del Instituto y de aquellos que han recibido o son
candidatos a recibir certificaciones profesionales del Instituto, el incumplimiento del
Código de Ética será evaluado y administrado de conformidad con los Estatutos y
Reglamentos Administrativos del Instituto. El hecho de que una conducta particular
no se halle contenida en las Reglas de Conducta no impide que ésta sea
considerada inaceptable o como un descrédito, y en consecuencia, puede hacer
que se someta a acción disciplinaria al socio, poseedor de una certificación o
candidato a la misma.

Principios

Se espera que los auditores internos apliquen y cumplan los siguientes principios:

Integridad
La integridad de los auditores internos establece confianza y, consiguientemente,
provee la base para confiar en su juicio.

Objetividad

Los auditores internos exhiben el más alto nivel de objetividad profesional al

reunir, evaluar y comunicar información sobre la actividad o proceso a ser
examinado. Auditores internos hacen una evaluación equilibrada de todas las
circunstancias relevantes y forman sus juicios sin dejarse influir indebidamente por
sus propios intereses o por otras personas.

Confidencialidad

Los auditores internos respetan el valor y la propiedad de la información que

reciben y no divulgan información sin la debida autorización a menos que exista
una obligación legal o profesional para hacerlo.

Competencia

Los auditores internos aplican el conocimiento, aptitudes y experiencia necesarios

al desempeñar los servicios de auditoría interna.

Reglas de Conducta

1. Integridad

Los auditores internos:

Desempeñarán su trabajo con honestidad, diligencia y responsabilidad.

Respetarán las leyes y divulgarán lo que corresponda de acuerdo con la ley y

la profesión.

No participarán a sabiendas de una actividad ilegal ó de actos que vayan en

detrimento de la profesión de auditoría interna o de la organización.

Respetarán y contribuirán a los objetivos legítimos y éticos de la organización.

2. Objetividad

Los auditores internos:

2.1 Participarán en actividades o relaciones que puedan perjudicar o que

aparentemente puedan perjudicar su evaluación imparcial. Esta
participación incluye aquellas actividades o relaciones que puedan estar
en conflicto con los intereses de la organización.
 2.2 No aceptarán nada que pueda perjudicar o que aparentemente pueda
perjudicar su juicio profesional.

2.3 Divulgarán todos los hechos materiales que conozcan y que, de no ser
divulgados, pudieran distorsionar el informe de las actividades
sometidas a revisión.

3. Confidencialidad

Los auditores internos:

Serán prudentes en el uso y protección de la información adquirida en el

transcurso de su trabajo.

No utilizarán información para lucro personal o de alguna manera que fuera

contraria a la ley o en detrimento de los objetivos legítimos y éticos de la
organización.

4. Competencia

Los auditores internos:

Participarán sólo en aquellos servicios para los cuales tengan los suficientes
conocimientos, aptitudes y experiencia.

Desempeñarán todos los servicios de auditoría interna de acuerdo con las

Normas para la Práctica Profesional de Auditoría Interna.

Mejorarán continuamente sus aptitudes y la efectividad y calidad de sus

servicios.

1.6 Normas de Auditoría Interna

Introducción

La auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y

consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una
organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un
enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los
procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.

Las actividades de auditoría interna son ejercidas en ambientes legales y

culturales diversos, dentro de organizaciones que varían según sus propósitos,
tamaño y estructura, y por personas de dentro o fuera de la organización. Si bien
estas diferencias pueden afectar la práctica de la auditoría interna en cada
ambiente, el cumplimiento de las Normas Internacionales para el Ejercicio
Profesional de la Auditoría Interna es esencial para el ejercicio de las
responsabilidades de los auditores internos. En el caso de que los auditores
internos no puedan cumplir con ciertas partes de las Normas por impedimentos
legales o de regulaciones, deberán cumplir con todas las demás partes y efectuar
la correspondiente declaración.

Los servicios de aseguramiento comprenden la tarea de evaluación objetiva de las

evidencias, efectuada por los auditores internos, para proporcionar una opinión o
conclusión independiente respecto de un proceso, sistema u otro asunto. La
naturaleza y el alcance del trabajo de aseguramiento están determinados por el
auditor interno. Por lo general existen tres partes en los servicios de
aseguramiento: (1) la persona o grupo directamente implicado en el proceso,
sistema u otro asunto, es decir el dueño del proceso, (2) la persona o grupo que
realiza la evaluación, es decir el auditor interno, y (3) la persona o grupo que utiliza
la evaluación, es decir el usuario.

Los servicios de consultoría son por naturaleza consejos, y son desempeñados,

por lo general, a pedido de un cliente. La naturaleza y el alcance del trabajo de
consultoría están sujetos al acuerdo efectuado con el cliente. Por lo general,
existen dos partes en los servicios de consultoría: (1) la persona o grupo que
ofrece el consejo, es decir el auditor interno, y (2) la persona o grupo que busca y
recibe el consejo, es decir el cliente del trabajo. Cuando desempeña servicios de
consultoría, el auditor interno debe mantener la objetividad y no asumir
responsabilidades de gestión.

El propósito de las Normas es:

1. Definir principios básicos que representen el ejercicio de la auditoría interna

tal como este debería ser.

2. Proveer un marco para ejercer y promover un amplio rango de actividades

de auditoría interna de valor añadido.

3. Establecer las bases para evaluar el desempeño de la auditoría interna.

4. Fomentar la mejora en los procesos y operaciones de la organización.

Las Normas están constituidas por las Normas sobre Atributos, las Normas sobre
Desempeño, y las Normas de Implantación. Las Normas sobre Atributos tratan las
características de las organizaciones y los individuos que desarrollan actividades
de auditoría interna. Las Normas sobre Desempeño describen la naturaleza de las
actividades de auditoría interna y proveen criterios de calidad con los cuales
puede evaluarse el desempeño de estos servicios. Las Normas sobre Atributos y
sobre Desempeño se aplican a todos los servicios de auditoría interna en general,
mientras que las Normas de Implantación se aplican a determinados tipos de
trabajos.
Hay un grupo de Normas sobre Atributos y sobre Desempeño. Sin embargo, podrá
haber múltiples grupos de Normas de Implantación: un grupo para cada uno de los
mayores tipos de actividades de auditoría interna. Las Normas de Implantación
han sido establecidas para aseguramiento (A) y actividades de consultoría (C).

Las Normas forman parte del Marco para la Práctica Profesional. Este Marco
comprende la Definición de Auditoría Interna, el Código de Ética, las Normas, y
otras guías profesionales. La guía referida a cómo aplicar las Normas se
encuentra en los Consejos para la Práctica, que son emitidos por el Comité de
Asuntos Profesionales.

Las Normas emplean términos que tienen significados específicos, los cuales
están comprendidos en el Glosario.

El desarrollo y la emisión de las Normas es un proceso continuo. El Consejo de

Normas de Auditoría Interna realiza un extenso proceso de consulta y debate
antes de emitir las Normas. Esto incluye la solicitud de comentarios mundiales
mediante el proceso de borrador de exposición

NORMAS SOBRE ATRIBUTOS

1000 - Propósito, Autoridad y Responsabilidad

El propósito, la autoridad y la responsabilidad de la actividad de auditoría interna

deben estar formalmente definidos en un estatuto, de conformidad con las
Normas, y estar aprobados por el Consejo.

1000.A1 - La naturaleza de los servicios de aseguramiento proporcionados a la

organización debe estar definida en el estatuto de auditoría. Si los servicios de
aseguramiento fueran proporcionados a terceros ajenos a la organización, la
naturaleza de esos servicios también deberá estar definida en el estatuto.

1000.C1 - La naturaleza de los servicios de consultoría debe estar definida en el

estatuto de auditoría.

1100 - Independencia y Objetividad

La actividad de auditoría interna debe ser independiente, y los auditores internos

deben ser objetivos en el cumplimiento de su trabajo.

1110 - Independencia de la Organización

El director ejecutivo de auditoría debe responder ante un nivel jerárquico tal dentro
de la organización que permita a la actividad de auditoría interna cumplir con sus
responsabilidades.

1110.A1 - La actividad de auditoría interna debe estar libre de injerencias al

determinar el alcance de auditoría interna, al desempeñar su trabajo y al
comunicar sus resultados.

1120 - Objetividad Individual

Los auditores internos deben tener una actitud imparcial y neutral, y evitar
conflictos de intereses.

1130 - Impedimentos a la Independencia u Objetividad

Si la independencia u objetividad se viese comprometida de hecho o en apariencia

los detalles del impedimento deben darse a conocer a las partes correspondientes.

La naturaleza de esta comunicación dependerá del impedimento.

1130.A1 - Los auditores internos deben abstenerse de evaluar operaciones

específicas de las cuales hayan sido previamente responsables. Se presume que
hay impedimento de objetividad si un auditor interno provee servicios de
aseguramiento para una actividad de la cual el mismo haya tenido
responsabilidades en el año inmediato anterior.

1130.A2 - Los trabajos de aseguramiento para funciones por las cuales el director
ejecutivo de auditoría tiene responsabilidades deben ser supervisadas por algo
fuera de la actividad de auditoría interna.

1130.C1 - Los auditores internos pueden proporcionar servicios de consultoría

relacionados a operaciones de las cuales hayan sido previamente responsables.

1130.C2 - Si los auditores internos tuvieran impedimentos potenciales a la

independencia u objetividad relacionados con la proposición de servicios de
consultoría, deberá declararse esta situación al cliente antes de aceptar el trabajo.

1200 - Pericia y Debido Cuidado Profesional

Los trabajos deben cumplirse con pericia y con el debido cuidado profesional.

1210 – Pericia

Los auditores internos deben reunir los conocimientos, las aptitudes y otras
competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades individuales. La
actividad de auditoría interna, colectivamente, debe reunir u obtener los
conocimientos, las aptitudes y otras competencias necesarias para cumplir con
sus responsabilidades.

1210.A1 - El director ejecutivo de auditoría debe obtener asesoramiento

competente y asistencia si el personal de auditoría interna carece de los
conocimientos, las aptitudes u otras competencias necesarias para llevar a cabo la
totalidad o parte del trabajo.

1210.A2 - El auditor interno debe tener suficientes conocimientos para identificar

los indicadores de fraude, pero no es de esperar que tenga conocimientos
similares a los de aquellas personas cuya responsabilidad principal es la detección
e investigación del fraude.

1210.A3 - Los auditores internos deben tener conocimiento de los riesgos y

controles clave en tecnología informática y de las técnicas de auditoría disponibles
basadas en tecnología que le permitan desempeñar el trabajo asignado. Sin
embargo, no se espera que todos los auditores internos tengan la experiencia de
aquel auditor interno cuya responsabilidad fundamental es la auditoría de
tecnología informática.

1210.C1 - El director ejecutivo de auditoría no debe aceptar un servicio de

consultoría, o bien debe obtener asesoramiento y ayuda competente, en caso de
que el personal de auditoría carezca de los conocimientos, las aptitudes y otras
competencias necesarias para desempeñar la totalidad o parte del trabajo.

1220 - Debido Cuidado Profesional

Los auditores internos deben cumplir su trabajo con el cuidado y la pericia que se
esperan de un auditor interno razonablemente prudente y competente. El debido
cuidado profesional no implica infalibilidad.

1220.A1 - El auditor interno debe ejercer el debido cuidado profesional al

considerar:

• El alcance necesario para alcanzar los objetivos del trabajo.

• La relativa complejidad, materialidad o significatividad de asuntos a los cuales se

aplican procedimientos de aseguramiento.

• La adecuación y eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y

gobierno.

• La probabilidad de errores materiales, irregularidades o incumplimientos.

• El costo de aseguramiento en relación con los potenciales beneficios.

1220.A2 - Al ejercer el debido cuidado profesional el auditor interno debe
considerar la utilización de herramientas de auditoría asistida por computador y
otras técnicas de análisis de datos.

1220.A3 - El auditor interno debe estar alerta a los riesgos materiales que
pudieran afectar los objetivos, las operaciones o los recursos. Sin embargo, los
procedimientos de aseguramiento por sí solos, incluso cuando se llevan a cabo
con el debido cuidado profesional, no garantizan que todos los riesgos materiales
sean identificados.

1220.C1 - El auditor interno debe ejercer el debido cuidado profesional durante un

trabajo de consultoría, teniendo en cuenta lo siguiente:

Las necesidades y expectativas de los clientes, incluyendo la naturaleza,

oportunidad y comunicación de los resultados del trabajo.

La complejidad relativa y la extensión de la tarea necesaria para cumplir los

objetivos del trabajo.

El costo del trabajo de consultoría en relación con los beneficios potenciales.

1230 - Desarrollo Profesional Continuado

Los auditores internos deben perfeccionar sus conocimientos, aptitudes y otras

competencias mediante la capacitación profesional continua.

1300 - Programa de Aseguramiento de Calidad y Cumplimiento

El director ejecutivo de auditoría debe desarrollar y mantener un programa de

aseguramiento de calidad y mejora que cubra todos los aspectos de la actividad
de auditoría interna y revise continuamente su eficacia. Este programa incluye
evaluaciones de calidad externas e internas periódicas y supervisión interna
continua. Cada parte del programa debe estar diseñada para ayudar a la actividad
de auditoría interna a añadir valor y a mejorar las operaciones de la organización y
a proporcionar aseguramiento de que la actividad de auditoría interna cumple con
las Normas y el Código de Ética.

1310 - Evaluaciones del Programa de Calidad

La actividad de auditoría interna debe adoptar un proceso para supervisar y
evaluar la eficacia general del programa de calidad. Este proceso debe incluir
tanto evaluaciones internas como externas.

1311 - Evaluaciones Internas

Las evaluaciones internas deben incluir:

• Revisiones continuas del desempeño de la actividad de auditoría interna, y

• Revisiones periódicas mediante autoevaluación o mediante otras personas
dentro de la organización, con conocimiento de las prácticas de auditoría interna y
de las Normas.

1312 - Evaluaciones Externas

Deben realizarse evaluaciones externas, tales como revisiones de aseguramiento

de calidad, al menos una vez cada cinco años por un revisor o equipo de revisión
cualificado e independiente, proveniente de fuera de la organización.

1320 - Reporte sobre el Programa de Calidad

El director ejecutivo de auditoría debe comunicar los resultados de las

evaluaciones externas al Consejo.

1330 -Utilización de Realizado de Acuerdo con las Normas

Se anima a los auditores internos a informar que sus actividades son "realizadas
de acuerdo con las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la
Auditoría Interna". Sin embargo, los auditores internos podrán utilizar esta
declaración sólo si las evaluaciones del programa de mejoramiento de calidad
demuestran que la actividad de auditoría interna cumple con las Normas.

1340 - Declaración de Incumplimiento

Si bien la actividad de auditoría interna debe lograr el cumplimiento total de las

Normas y los auditores internos deben lograr el cumplimiento total del Código de
Ética, puede haber casos en los cuales no se logre el cumplimiento total.

Cuando el incumplimiento afecte el alcance general o el funcionamiento de la

actividad de auditoría interna, debe declararse esta situación a la dirección
superior y al Consejo.

NORMAS SOBRE DESEMPEÑO

2000 - Administración de la Actividad de Auditoría Interna

El director ejecutivo de auditoría debe gestionar efectivamente la actividad de
auditoría interna para asegurar que añada valor a la organización.

2010 – Planificación

El director ejecutivo de auditoría debe establecer planes basados en los riesgos, a

fin de determinar las prioridades de la actividad de auditoría interna. Dichos planes
deberán ser consistentes con las metas de la organización.
2010.A1 - El plan de trabajo de la actividad de auditoría interna debe estar basado
en una evaluación de riesgos, realizada al menos anualmente. En este proceso
deben tenerse en cuenta los comentarios de la alta dirección y del Consejo.

2010.C1 - El director ejecutivo de auditoría debe considerar la aceptación de

trabajos de consultoría que le sean propuestos, basado en el potencial del trabajo
para mejorar la gestión de riesgos, añadir valor, y mejorar las operaciones de la
organización. Aquellos trabajos que hayan sido aceptados deben ser incluidos en
el plan.

2020 - Comunicación y Aprobación

El director ejecutivo de auditoría debe comunicar los planes y requerimientos de

recursos de la actividad de auditoría interna, incluyendo los cambios provisorios
significativos, a la alta dirección y al Consejo para la adecuada revisión y
aprobación.

El director ejecutivo de auditoría también debe comunicar el impacto de cualquier

limitación de recursos.

2030 - Administración de Recursos

El director ejecutivo de auditoría debe asegurar que los recursos de auditoría

interna sean adecuados, suficientes y efectivamente asignados para cumplir con el
plan aprobado.

2040 - Políticas y Procedimientos

El director ejecutivo de auditoría debe establecer políticas y procedimientos para

guiar la actividad de auditoría interna.

2050 – Coordinación

El director ejecutivo de auditoría debe compartir información y coordinar

Actividades con otros proveedores internos y externos de aseguramiento y
servicios de consultoría relevantes para asegurar una cobertura adecuada y
minimizar la duplicación de esfuerzos.

2060 - Informe al Consejo y a la Dirección Superior

El director ejecutivo de auditoría debe informar periódicamente al Consejo y a la

alta dirección sobre la actividad de auditoría interna en lo referido a propósito,
autoridad, responsabilidad y desempeño de su plan. El informe también debe
incluir exposiciones de riesgo relevantes y cuestiones de control, cuestiones de
gobierno corporativo y otras cuestiones necesarias o requeridas por el Consejo y
la alta dirección.

2100 - Naturaleza del Trabajo

La actividad de auditoría interna debe evaluar y contribuir a la mejora de los

procesos de gestión de riesgos, control y gobierno, utilizando un enfoque
sistemático y disciplinado.

2110 - Gestión de Riesgos

La actividad de auditoría interna debe asistir a la organización mediante la

identificación y evaluación de las exposiciones significativas a los riesgos, y la
contribución a la mejora de los sistemas de gestión de riesgos y control.

2110.A1 - La actividad de auditoría interna debe supervisar y evaluar la eficacia

del sistema de gestión de riesgos de la organización.

2110.A2 - La actividad de auditoría interna debe evaluar las exposiciones al riesgo

referidas a gobierno, operaciones y sistemas de información de la organización,
con relación a lo siguiente:

• Confiabilidad e integridad de la información financiera y operativa,

• Eficacia y eficiencia de las operaciones,

• Protección de activos, y

• Cumplimiento de leyes, regulaciones y contratos.

2110.C1 - Durante los trabajos de consultoría, los auditores internos deben

considerar el riesgo compatible con los objetivos del trabajo y estar alertas a la
existencia de otros riesgos significativos.

2110.C2 - Los auditores internos deben incorporar los conocimientos del riesgo
obtenidos de los trabajos de consultoría en el proceso de identificación y
evaluación de las exposiciones de riesgo significativas en la organización.

2120 – Control

La actividad de auditoría interna debe asistir a la organización en el mantenimiento

de controles efectivos, mediante la evaluación de la eficacia y eficiencia de los
mismos y promoviendo la mejora continua.
2120.A1 - Basada en los resultados de la evaluación de riesgos, la actividad de
auditoría interna debe evaluar la adecuación y eficacia de los controles que
comprenden el gobierno, las operaciones y los sistemas de información de la
organización. Esto debe incluir lo siguiente:

• Confiabilidad e integridad de la información financiera y operativa,

• Eficacia y eficiencia de las operaciones,

• Protección de activos, y

• Cumplimiento de leyes, regulaciones y contratos.

2120.A2 - Los auditores internos deben cerciorarse del alcance de los objetivos y
metas operativos y de programas que hayan sido establecidos y de que sean
consistentes con aquellos de la organización.

2120.A3 - Los auditores internos deben revisar las operaciones y programas para
cerciorarse de que los resultados sean consistentes con los objetivos y metas
establecidos, y de que las operaciones y programas estén siendo implantados o
desempeñados tal como fueron planeados.

2120.A4 - Se requiere criterio adecuado para evaluar controles. Los auditores

internos deben cerciorarse del alcance hasta el cual la dirección ha establecido
criterios adecuados para determinar si los objetivos y metas han sido cumplidos.

Si fuera apropiado, los auditores internos deben utilizar dichos criterios en su

evaluación. Si no fuera apropiado, los auditores internos deben trabajar con la
dirección para desarrollar criterios de evaluación adecuados.

2120.C1 - Durante los trabajos de consultoría, los auditores internos deben

considerar los controles compatibles con los objetivos del trabajo y estar alertas a
la existencia de debilidades de control significativas.

2120.C2 - Los auditores internos deben incorporar los conocimientos de los

controles obtenidos de los trabajos de consultoría en el proceso de identificación y
evaluación de las exposiciones de riesgo significativas en la organización.

2130 – Gobierno

La actividad de auditoría interna debe evaluar y hacer las recomendaciones

apropiadas para mejorar el proceso de gobierno en el cumplimiento de los
siguientes objetivos:

• Promover la ética y los valores apropiados dentro de la organización.

• Asegurar la gestión y responsabilidad eficaces en el desempeño de la
organización.

• Comunicar eficazmente la información de riesgo y control a las áreas adecuadas

de la organización

• Coordinar eficazmente las actividades y la información de comunicación entre el

Consejo de Administración, los auditores internos y externos y la dirección.

2130.A1 - La actividad de auditoría interna debe evaluar el diseño, implantación y

eficacia de los objetivos, programas y actividades de la organización relacionados
con la ética.

2130.C1 - Los objetivos de los trabajos de consultoría deben ser compatibles con
los valores y las metas generales de la organización.

2200 - Planificación del Trabajo

Los auditores internos deben elaborar y registrar un plan para cada trabajo, que
incluya el alcance, los objetivos, el tiempo y la asignación de recursos.

2201 - Consideraciones sobre Planificación

Al planificar el trabajo, los auditores internos deben considerar:

• Los objetivos de la actividad que está siendo revisada y los medios con los
cuales la actividad controla su desempeño

• Los riesgos significativos de la actividad, sus objetivos, recursos y operaciones, y

los medios con los cuales el impacto potencial del riesgo se mantiene a un nivel
aceptable.

• La adecuación y eficacia de los sistemas de gestión de riesgos y control de la

actividad comparados con un cuadro o modelo de control relevante.

• Las oportunidades de introducir mejoras significativas en los sistemas de gestión

de riesgos y control de la actividad.

2201.A1 - Cuando se planifica un trabajo para partes ajenas a la organización, los

auditores internos deben establecer un acuerdo escrito con ellas respecto de los
objetivos, el alcance, las responsabilidades correspondientes y otras expectativas,
incluyendo las restricciones a la distribución de los resultados del trabajo y el
acceso a los registros del mismo.

2201.C1 - Los auditores internos deben establecer un entendimiento con los

clientes de trabajos de consultoría, referido a objetivos, alcance, responsabilidades
respectivas, y demás expectativas de los clientes. En el caso de trabajos
significativos, este entendimiento debe estar documentado.

2210 - Objetivos del Trabajo

Deben establecerse objetivos para cada trabajo.

2210.A1 - Los auditores internos deben realizar una evaluación preliminar de los
riesgos pertinentes a la actividad bajo revisión. Los objetivos del trabajo deben
reflejar los resultados de esta evaluación.

2210.A2 - El auditor interno debe considerar la probabilidad de errores,

irregularidades, incumplimientos y otras exposiciones materiales al desarrollar los
objetivos del trabajo.

2210.C1 - Los objetivos de los trabajos de consultoría deben considerar los

procesos de riesgo, control y gobierno, hasta el grado de extensión acordado con
el cliente.

2220 - Alcance del Trabajo

El alcance establecido debe ser suficiente para satisfacer los objetivos del trabajo.

2220.A1 - El alcance del trabajo debe tener en cuenta los sistemas, registros,
personal y propiedades físicas relevantes, incluso aquellos bajo el control de
terceros.

2220.A2 - Si durante la realización de un trabajo de aseguramiento surgen

oportunidades de realizar trabajos de consultoría significativos, deberá lograrse un
acuerdo escrito específico en cuanto a los objetivos, alcance, responsabilidades
respectivas y otras expectativas. Los resultados del trabajo de consultoría deben
ser comunicados de acuerdo con las normas de consultoría.

2220.C1 - Al desempeñar trabajos de consultoría, los auditores internos deben

asegurar que el alcance del trabajo sea suficiente para cumplir los objetivos
acordados. Si los auditores internos encontraran restricciones al alcance durante
el trabajo, estas restricciones deberán tratarse con el cliente para determinar si se
continúa con el trabajo.

2230 - Asignación de Recursos para el Trabajo

Los auditores internos deben determinar los recursos adecuados para lograr los
objetivos del trabajo. El personal debe estar basado en una evaluación de la
naturaleza y complejidad de cada tarea, las restricciones de tiempo y los recursos
disponibles.
2240 - Programa de Trabajo
Los auditores internos deben preparar programas que cumplan con los objetivos
del trabajo. Estos programas de trabajo deben estar registrados.

2240.A1 - Los programas de trabajo deben establecer los procedimientos para

identificar, analizar, evaluar y registrar información durante la tarea. El programa
de trabajo debe ser aprobado con anterioridad a su implantación y cualquier ajuste
ha de ser aprobado oportunamente.

2240.C1 - Los programas de trabajo de los servicios de consultoría pueden variar

en forma y contenido dependiendo de la naturaleza del trabajo.

2300 - Desempeño del Trabajo

Los auditores internos deben identificar, analizar, evaluar y registrar suficiente

información de manera tal que les permita cumplir con los objetivos del trabajo.

2310 - Identificación de la Información

Los auditores internos deben identificar información suficiente, confiable, relevante

y útil de manera tal que les permita alcanzar los objetivos del trabajo.

2320 - Análisis y Evaluación

Los auditores internos deben basar sus conclusiones y los resultados del trabajo
en adecuados análisis y evaluaciones.

2330 - Registro de la Información

Los auditores internos deben registrar información relevante que les permita
soportar las conclusiones y los resultados del trabajo.

2330.A1 - El director ejecutivo de auditoría debe controlar el acceso a los registros

del trabajo. El director ejecutivo de auditoría debe obtener aprobación de la
dirección superior o de consejeros legales antes de dar a conocer tales registros a
terceros, según corresponda.

2330.A2 - El director ejecutivo de auditoría debe establecer requisitos de custodia

para los registros del trabajo. Estos requisitos de retención deben ser consistentes
con las guías de la organización y cualquier regulación pertinente u otros
requerimientos.

2330.C1 - El director ejecutivo de auditoría debe establecer políticas sobre la

custodia y retención de los registros del trabajo, y sobre la posibilidad de darlos a
conocer a terceras partes, internas o externas. Estas políticas deben ser
consistentes con las guías de la organización y cualquier regulación pertinente u
otros requerimientos sobre este tema.
2340 - Supervisión del Trabajo
Los trabajos deben ser adecuadamente supervisados para asegurar el logro de
sus objetivos, la calidad del trabajo, y el desarrollo profesional del personal.

2400 - Comunicación de Resultados

Los auditores internos deben comunicar los resultados del trabajo.

2410 - Criterios para la Comunicación

Las comunicaciones deben incluir los objetivos y alcance del trabajo así como las
conclusiones correspondientes, las recomendaciones, y los planes de acción.

2410.A1 - La comunicación final de los resultados del trabajo debe incluir, si

corresponde, la opinión general y/o conclusiones del auditor interno.

2410.A2 - Se alienta a los auditores internos a reconocer en las comunicaciones

del trabajo cuando se observa un desempeño satisfactorio.

2410.A3 - Cuando se envíen resultados de un trabajo a partes ajenas a la

organización, la comunicación debe incluir las limitaciones a la distribución y uso
de los resultados.

2410.C1 - Las comunicaciones sobre el progreso y los resultados de los trabajos

de consultoría variarán en forma y contenido dependiendo de la naturaleza del
trabajo y las necesidades del cliente.

2420 - Calidad de la Comunicación

Las comunicaciones deben ser precisas, objetivas, claras, concisas, constructivas,
completas y oportunas.

2421 - Errores y Omisiones

Si una comunicación final contiene un error u omisión significativos, el director

ejecutivo de auditoría debe comunicar la información corregida a todas las partes
que recibieron la comunicación original.

2430 - Declaración de Incumplimiento con las Normas

Cuando el incumplimiento con las Normas afecta a una tarea específica, la

comunicación de los resultados debe exponer:

• Las Normas con las cuales no se cumplió totalmente,

• Las razones del incumplimiento, y
• El impacto del incumplimiento en la tarea.
2440 - Difusión de Resultados

El director ejecutivo de auditoría debe difundir los resultados a las partes

apropiadas.

2440.A1 - El director ejecutivo de auditoría es responsable de comunicar los

resultados finales a las partes que puedan asegurar que se dé a los resultados la
debida consideración.

2440.A2 - A menos de que exista obligación legal, estatutaria o de regulaciones en

contrario, antes de enviar los resultados a partes ajenas a la organización, el
director ejecutivo de auditoría debe:

• Evaluar el riesgo potencial para la organización.

• Consultar con la alta dirección y/o el consejero legal, según corresponda.
• Controlar la difusión, restringiendo la utilización de los resultados.

2440.C1 - El director ejecutivo de auditoría es responsable de comunicar los

resultados finales de los trabajos de consultoría a los clientes.

2440.C2 - Durante los trabajos de consultoría pueden ser identificadas cuestiones

referidas a gestión de riesgo, control y gobierno. En el caso de que estas
cuestiones sean significativas, deberán ser comunicadas a la dirección superior y
al Consejo.

2500 - Supervisión del Progreso

El director ejecutivo de auditoría debe establecer y mantener un sistema para

supervisar la disposición de los resultados comunicados a la dirección.

2500.A1 - El director ejecutivo de auditoría debe establecer un proceso de

seguimiento, para supervisar y asegurar que las acciones de la dirección hayan
sido efectivamente implantadas o que la dirección superior ha aceptado el riesgo
de no tomar acción.

2500.C1 - La actividad de auditoría interna debe supervisar la disposición de los

resultados de los trabajos de consultoría, hasta el grado de alcance acordado con
el cliente.

2600 - Decisión de Aceptación de los Riesgos por la Dirección

Cuando el director ejecutivo de auditoría considere que la alta dirección ha

aceptado un nivel de riesgo residual que pueda ser inaceptable para la
organización, debe discutir esta cuestión con la alta dirección. Si la decisión
referida al riesgo residual no se resuelve, el director ejecutivo de auditoría y la alta
dirección deben informar esta situación al Consejo para su resolución.
 UNIDAD II
ESTRUCTURA Y OPERACIÓN DEPARTAMENTO DE
AUDITORÍA INTERNA
 UNIDAD II
ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA

2.1 Ubicación del departamento.

Las funciones de auditoría interna se integran dentro de las actuaciones o

características que se asignan a todo departamento de auditoría interna de tal
manera que:

1) Respecto del personal debe garantizarse la formación técnica y experiencia de

los auditores internos son los apropiados para las auditorías que efectúan.

2) El departamento de auditoría interna debe poseer u obtener los conocimientos,

aptitudes y disciplinas requeridos para llevar a cabo sus responsabilidades.

3) El departamento de auditoría interna debe asegurarse de que las auditorías

estén debidamente supervisadas.

El departamento de auditoría interna se ubica generalmente en los departamentos

de dirección de empresas que sirven para ayudar en la gestión. Normalmente este
departamento tiene una vida autónoma y propia y el director de auditoría es quien
supervisa el trabajo realizado por su propia sección.

Este departamento dentro de la empresa es independiente y funcionalmente está

adscrito a la dirección empresarial

2.2 Factores que influyen

Actividad

Programática. Comprende el tipo de estructura por proyectos o matricial.

Rutinaria. Comprende el tipo de estructura lineal funcional.

Eventual. Seria un área de apoyo.

Temporalidad
Permanente. Va de acuerdo con los tipos de factores para decidir el tipo de
estructura adecuada.

Temporal. Estructura por proyectos o matricial.

Ámbito
Pequeña. Tiende a ser una estructura lineal en la medida en que crece.
Grande. Tiende a ser una estructura funcional.
2.3 Recursos Humanos

Para actuar en el departamento de auditoría interna, cualquier personal adscrito

con carácter de auditor interno debe tener en cuenta:

a) Cumplimiento de las normas profesionales de conducta

b) Debe poseer los conocimientos técnicos y disciplinarios para la realización de

las auditorías internas

c) Los auditores internos están obligados a una formación permanente

d) Los auditores internos deben poseer ciertas dosis de relaciones humanas y

comunicación

e) Los auditores internos deben actuar con el debido cuidado profesional

2.4 Estructura Operativa

La norma No. 100 del ejercicio de la profesión de auditoría establece que los
auditores internos deben ser independientes de las actividades que auditan. Esto
requiere que los auditores internos deben gozar de juicios imparciales, que le
permita trabajar con objetividad y la existencia del departamento de auditoría
interna a un nivel jerárquico.

Se debe tener en cuenta:

1) El director del departamento de auditoría interna debe depender de una

persona con un alto grado cualitativo dentro de la organización que le permita la
independencia de su trabajo y no tener limitaciones en su actuación.

2) El director del departamento de auditoría interna debe tener acceso directo al

consejo (forma parte de él)

3) El consejo de administración es el encargado de intervenir en el nombramiento

o cese del director

4) El objetivo, autoridad y responsabilidad del departamento de auditoría interna

debe estar reflejado en su estatuto, que entre otras cosas debe contener:

a) La posición del departamento en la organización

b) Autorizar el acceso a los registros, al personal y a los bienes, cuando sea

necesario para la función de la auditoría.
c) Definir el campo de acción de las actividades de auditoría interna

5) El director de auditoría interna debe presentar anualmente a la dirección, para

su aprobación, y al consejo para su conocimiento, un resumen del programa de
trabajo, un plan de asesoramiento y un presupuesto financiero

6) El director de auditoría interna debe informar de sus actividades a la dirección y

al consejo con la frecuencia necesaria

En relación con la objetividad de que debe gozar el auditor interno, es necesario

considerar:
1) La objetividad es una actitud mental independiente. Los auditores internos no
deben elaborar su juicio sobre los temas de la auditoría al de otros.

2) Los auditores internos no han de colocarse en situaciones adonde se siente

incapaces de emitir juicios profesionales objetivos

Los objetivos del departamento de auditoría interna comprenden lo que se

denomina el alcance del trabajo de auditoría. Esto es, cual es el campo de trabajo
del auditor interno. En este sentido, la norma 300 indica, que la auditoría interna
debe comprender el examen y la evaluación de la idoneidad y la efectividad del
sistema de control interno y de su eficacia para alcanzar los objetivos
encomendados. En este sentido, los objetivos perseguidos por la auditoría interna
están limitados a un marco de actuación propia. De esta manera tendremos que:

1) El objetivo de salvaguarda de activos, tiene como marco de actuación lo

siguiente:

a) Se centra en la auditoría financiera contable

b) Hace hincapié en método de protección y contabilización de activos

c) Realiza una actuación de inspección y fiscalizadora

2) Respecto del cumplimiento de políticas, planes, procedimientos, normas y

reglamentos, su marco de actuación comprende:

a) Verificar que efectivamente se cumplen

b) Comprenden la revisión tanto de las normas y procedimientos de naturaleza

contable como aquellos que afectan al funcionamiento administrativo de la
organización

3) El objetivo de la fiabilidad e integridad de la información tiene como marco de

actuación:

a) Revisar la información que se procesa en la organización

b) Comprobar la fiabilidad y veracidad de su contenido

c) Analizar los sistemas manuales e informáticos, a partir de los cuales se obtiene

la información de gestión.

d) Evalúan la idoneidad y utilización de la información

e) Revisan los controles establecidos para asegurar que la información es exacta,

íntegra y oportuna

4) En relación con el objetivo de cumplimiento de objetivos, el marco de actuación

de la auditoría comprende:

a) Aplicación de la auditoría operativa o de gestión

b) La auditoría interna reduce su actividad en el área económica – financiera y se

introduce en las distintas áreas de la organización

5) El objetivo de control interno que persigue la utilización económica y eficiente

de los recursos involucra a la auditoría interna en el siguiente marco de actuación:

a) Promover mejoras de procedimientos y prácticas de gestión

b) Pone énfasis en los controles internos que permitan una mayor fiabilidad de la
información como herramienta para gestionar de una manera más eficiente los
recursos.

En relación con las responsabilidades que debe acometer la auditoría interna

hemos de indicar lo siguiente. El trabajo de auditoría interna debe incluir, la
planificación de la auditoría, el examen y la evaluación de la información, la
comunicación de los resultados, y el seguimiento.

En relación con estos términos hemos de indicar:

1) Los auditores internos deben planificar cada auditoría

2) Los auditores internos son los encargados de: recoger, analizar, interpretar y
documentar la información utilizada para justificar los resultados de la auditoría

3) Los auditores internos siempre deben de informar sobre los resultados

obtenidos en sus trabajos

4) En relación con el seguimiento los auditores internos deben efectuar el

seguimiento de la implantación de recomendaciones para determinar que se
toman las acciones adecuadas con relación a los hechos auditados
(implementación)
2.4 Metodología de la Auditoria Interna

DEFINICIÓN DE TÉCNICA DE AUDITORIA

Son los métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor para
obtener la evidencia necesaria que fundamente sus opiniones y conclusiones, su
empleo se basa en su criterio o juicio, según las circunstancias.

Es un método o detalle de procedimiento, esencial en la práctica acertada de

cualquier ciencia o arte. En la auditoria. Las técnicas son métodos accesibles para
obtener material de evidencia.

DEFINICIÓN DE PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA

Los procedimientos de auditoria son: el conjunto de técnicas de investigación

aplicables a una partida o a un grupo de hechos o circunstancias relativas a los
estados financieros.

DIFERENCIA ENTRE TECNICA Y PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA

Las técnicas son las herramientas de trabajo del Contador Público y los
procedimientos la combinación que se hace de esas herramientas para un estudio
particular.

Las técnicas y los procedimientos están estrechamente relacionados. Si las

técnicas son desacertadas, la auditoria no alcanzará las normas aceptadas de
ejecución.

2.5 Levantamiento de la Información

Para asegurar la eficacia del proceso de auditoría, el auditor prepara un protocolo

técnico o lista de comprobación (o “check list”), que es un documento que recoge
de manera ordenada todas aquellas cuestiones objeto de evaluación, facilita el
proceso de auditoría y evita la pérdida de información. Este cuestionario ha de
recoger los aspectos necesarios para permitir la valoración de la auditoría
.
Las listas de chequeo se estructuran por puntos de la norma y permiten asegurar
que como mínimo se evidencia el cumplimiento o no de los requisitos establecidos
en el Reglamento.
2.6 Preparación de Papeles de Trabajo

La realización de la auditoría exige la elaboración de una documentación que

facilite el desarrollo correcto de la auditoría.

El auditor acordará con la organización las fechas en las que se realizará la

auditoría y el programa de auditoría, donde se establecerán las actividades a
auditar y se facilitará un cronograma que defina los trabajos a realizar.

Con respecto al programa de auditoría, éste debe recoger datos relativos a:

• el alcance de la auditoría (temas que abarca, actividades objeto de la auditoría,

criterios medioambientales a considerar, período de tiempo cubierto por la
auditoría, etc.);

• Personas/unidades funcionales que serán entrevistadas o visitadas en sus

puestos de trabajo;

• Personal auditor;

• Temas/puntos del Reglamento a tratar;

• Fechas/horas de la entrevista auditada;

• Duración de las entrevistas;

• Documentación de referencia/pautas de conducta;

• Compromiso de confidencialidad (si ha lugar);

• Solicitud/mantenimiento de la documentación auditada.

Una vez elaborada la propuesta del programa se envía al responsable al objeto de

que merezca su aprobación. Una vez el programa ha sido aprobado, el auditor
esperará a la recepción de la documentación enviada por el auditado para
proceder a su revisión.

DEFINICION DE PAPELES DE TRABAJO

Son el conjunto de cédulas y documentación fehaciente que contienen los datos e

información obtenidos por el auditor en su examen, así como la descripción de las
pruebas realizadas y los resultados de las mismas sobre los cuales sustenta la
opinión que emite al suscribir su informe.
OBJETIVO E IMPORTANCIA

El objetivo general de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a garantizar en

forma adecuada que una auditoria se hizo de acuerdo a las normas de auditoria
generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo, dado que corresponden a la
auditoria del año actual son una base para planificar la auditoria, un registro de las
evidencias acumuladas y los resultados de las pruebas, datos para determinar el
tipo adecuado de informe de auditoría, y una base de análisis para los
supervisores y socios.

Los objetivos fundamentales de los papeles de trabajo son:

Facilitar la preparación del informe.

Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el

informe.

Proporcionar información para la preparación de declaraciones tributarias e

informe para los organismos de control y vigilancia del estado.

Coordinar y organizar todas las fases del trabajo.

Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los

procedimientos de auditoria aplicados.

Servir de guía en revisiones subsecuentes.

Cumplir con las disposiciones legales.

Para realizar el trabajo de acuerdo con las normas profesionales, el contador

público debe conceder importancia a la preparación de los papeles de trabajo.
Para cumplir con esta finalidad, debe en primer término, efectuar un trabajo
completo y libre de información superflua y organizar los papeles de trabajo en
forma tal que facilite la rápida localización y entendimiento fácil por parte de otras
personas.

Los papeles de trabajo, se consideran completos cuando reflejan en forma clara

los datos significativos contenidos en los registros, los métodos de comprobación
utilizados y la evidencia adicional necesaria para la formación de una opinión y
preparación del informe. Además, deben identificar claramente las expresiones
informativas y los elementos de juicio o criterio.

Cualquier información o cifras contenidas en el informe del contador público

deberán estar respaldadas en los papeles de trabajo. A medida que el profesional
avanza en su trabajo debe considerar los problemas que pueden presentarse en la
preparación de su informe y anticiparse a incluir en los papeles de trabajo, los
comentarios y explicaciones pertinentes. Se deben hacer amplios comentarios
explicativos a cualquier planilla o análisis preparado durante el trabajo.

Los papeles de trabajo no están limitados a información cuantitativa, por

consiguiente, se deben incluir en ellos notas y explicaciones que registren en
forma completa el trabajo efectuado por el contador público, las razones que le
asistieron para seguir ciertos procedimientos y omitir otros y su opinión respecto a
la calidad de la información examinada, lo razonable de los controles internos en
vigor y la competencia de las personas responsables de las operaciones o
registros sujetos a revisión.

Estos también deben ser revisados por los supervisores para determinar lo
adecuado y eficiente del trabajo del auxiliar sujeto a supervisión. En tales
revisiones, los papeles de trabajo deberán hablar por sí mismos; estar completos,
legibles y organizados sistemáticamente, de tal manera que no sean necesarias
informaciones suplementarias e interpretaciones por parte de quien los preparó.

Debe tenerse presente que muchas veces, el informe no es preparado por la

persona que efectuó el examen sino por un supervisor, quien debe estar en
condiciones de cumplir con su cometido sin la necesidad de interrogar
continuamente al auxiliar responsable de la elaboración de los papeles de trabajo.

PREPARACION DE PAPELES DE TRABAJO

• cliente y ejercicio a revisar

• fecha
• nombre y apellidos del sujeto
• objeto de los mismos
• cuando el auditor utilice marca o símbolo tiene que explicar su significado

CONTENIDO MÍNIMO DE LOS PAPELES

Evidencia que los estados contables y demás información, sobre los que va a
opinar el trabajador, están de acuerdo con los registros de la empresa.

Relación de los pasivos y activos, demostrando de cómo tiene el auditor evidencia

de su existencia física y valoración.

Análisis de las cifras de ingresos y gastos que componen la cuenta de resultados.

Prueba de que el trabajo fue bien ejecutado, supervisado, revisado.

Forma el sistema de control interno que ha llevado el auditor y el grado de

confianza de ese sistema y cuál es el alcance realizado para revisar las pruebas
sustantivas.
Detalle de las definiciones o desviaciones en el sistema de control interno y
conclusiones a las que llega.

Detalle de las contrariedades en el trabajo y soluciones a las mismas.

NO DEBEN CONTENER:

• no ser copia de la contabilidad de la empresa

• no ser copia de los estados financieros
• no ser copia de la auditoria del año pasado.

ESTRUCTURA GENERAL DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo deben contener los requisitos mínimos siguientes:

• El nombre de la compañía sujeta a examen

• Área que se va a revisar
• Fecha de auditoria
• La firma o inicial de la persona que preparó la cédula y las de quienes
lleven a cabo la supervisión en sus diferentes niveles.
• Fecha en que la cédula fue preparada
• Un adecuado sistema de referencias dentro del conjunto de papeles de
trabajo
• Cruce de la información indicando las hojas donde proceden y las hojas a
donde pasan
• Marcas de auditoria y sus respectivas explicaciones
• Fuente de obtención de la información
• Los saldos ajustados en los papeles de trabajo de cada cédula analítica
debe concordar con las sumarias y estas con el balance de comprobación.

NATURALEZA, CONFIDENCIALIDAD Y PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE

TRABAJO

NATURALEZA

Los papeles de trabajo son diseñados y organizados para cumplir con las
circunstancias y las necesidades del auditor para cada auditoria en particular. El
uso de papeles de trabajo estandarizados (por ejemplo, listas de control, cartas
machote, organización estándar de papeles de trabajo) puede mejorar la eficiencia
con que son preparados y revisados dichos papeles de trabajo. Facilitan la
delegación de trabajo a la vez que proporcionan un medio para controlar su
calidad.
CONFIDENCIALIDAD

De la misma manera que los libros, registros y documentos de la contabilidad

respaldan y comprueban los balances y los estados financieros de las empresas,
así también los papeles de trabajo constituyen la base del dictamen que el
contador público rinde con relación a esos mismos balances y estados financieros.

Cuando una empresa da a conocer el resultado de sus operaciones, siempre lo

hace a través de los estados financieros que ha preparado, y no mediante los
libros y registros contables o procedimientos administrativos. El dictamen del
auditor debe ser suficiente para los efectos de informar, por lo tanto no revelará
ninguna información confidencial que haya obtenido en el curso de una auditoria
profesional excepto con el consentimiento del cliente.

Si el dictamen del auditor fuera objetado o refutado el profesional puede recurrir -y

en algunos casos se ve obligado-, a presentar sus papeles de trabajo, tanto como
prueba de su buena fe, como de la corrección técnica de sus procedimientos para
llegar a su dictamen.

PROPIEDAD

Los papeles de trabajo son propiedad del auditor, él los preparó y son la prueba
material del trabajo efectuado; pero, esta propiedad no es irrestricta ya que por
contener datos que puedan considerarse confidenciales, esta obligado a mantener
absoluta discreción respecto a la información que contienen.

Es decir, los papeles de trabajo son del auditor, pero queda obligado al secreto
profesional que estipula no revelar por ningún motivo los hechos, datos o
circunstancias de que tengan conocimiento en el ejercicio de su profesión (a
menos que lo autorice él o los interesados y salvo los informes que
obligatoriamente establezcan las leyes respectivas).

CLASES DE PAPELES DE TRABAJO

Se les acostumbra clasificar desde dos puntos de vista:

Por su uso

Papeles de uso continuo.

Papeles de uso temporal.

Por su contenido

Hoja de trabajo.
Cédulas sumarias o de Resumen.
Cédulas de detalle o descriptivas.
Cédulas analíticas o de comprobación.
POR SU USO:

Los papeles de trabajo pueden contener información útil para varios ejercicios
(acta constitutiva, contratos a plazos mayores a un año o indefinidos, cuadros de
organización, catálogos de cuentas, manuales de procedimientos, etc.). Por su
utilidad más o menos permanente a este tipo de papeles se les acostumbra
conservar en un expediente especial, particularmente cuando los servicios del
auditor son requeridos por varios ejercicios contables.

De la misma manera los papeles de trabajo pueden contener información útil solo
para un ejercicio determinado (confirmaciones de saldos a una fecha dada,
contratos a plazo fijo menor de un año, conciliaciones bancarias, etc.); en este
caso, tales papeles se agrupan para integrar el expediente de la auditoria del
ejercicio a que se refieran.

POR SU CONTENIDO:

Aunque en diseño y contenido los papeles de trabajo son tan variados como la
propia imaginación, existe en la secuela del trabajo de auditoria papeles clave
cuyo contenido esta más o menos definido.

Se clasificarán de acuerdo a la fase de la auditoria, ya sea de planificación o

ejecución del trabajo. Entre estos están:

• Planificación de auditoria
• Hojas de trabajo
• Cédulas sumarias o de resumen
• Cédulas de detalle
• Cédulas narrativas
• Cédulas de hallazgos
• Cédulas de notas
• Cédulas de marcas

Papeles de trabajo preparados y/o proporcionados por el área auditada. Entre los
que figuran:

• Estados financieros
• Conciliaciones bancarias
• Manuales
• Organigramas
• Planes de trabajo
• Programación de actividades
• Informes de labores

Papeles de trabajo obtenidos de otras fuentes. Son los documentos preparados u

obtenidos de fuentes independientes al área auditada. Algunos de estos son:
 • Confirmaciones de saldos
• Interpretaciones auténticas y normativa publicada
• Decretos de creación de unidades
• Opiniones Jurídicas
• Opiniones Técnicas

Las cédulas de auditoria se pueden considerar de dos tipos:

• Tradicionales.
• Eventuales.

Las tradicionales, también denominadas básicas, son aquellas cuya nomenclatura

es estándar y su uso es muy común y ampliamente conocido; dentro de estas se
encuentran las:

Cedulas sumarias.- Que son resúmenes o cuadros sinópticos de conceptos y/o

cifras homogéneas de una cuenta, rubro, área u operación.

Cedulas analíticas.- En ellas se coloca el detalle de los conceptos que conforman

una cédula sumaria.

Por ejemplo: La cedula sumaria de cuentas por cobrar a clientes informará, por
grupos homogéneos, los tipos de clientela que tiene la entidad sujeta a auditoria:
clientas mayoreo, clientes gobierno, así como el saldo total de cada grupo. Las
cédulas analíticas se harán una por cada tipo de clientela, señalando en ellas
como está conformado el saldo de cada grupo.

Las eventuales no obedecen a ningún tipo de patrón estándar de nomenclatura y

los nombres son asignados a criterio del auditor y pueden ser cédulas de
observaciones, programa de trabajo, cedulas de asientos de ajuste, cedulas de
reclasificaciones, confirmaciones, cartas de salvaguarda, cédulas de
recomendaciones, control de tiempos de la auditoria, asuntos pendientes, entre
muchos más tipos de cedulas que pudieran presentarse.

MARCAS DE AUDITORIA E INDICES DE REFERENCIA

MARCAS DEL TRABAJO REALIZADO

Para facilitar la trascripción e interpretación del trabajo realizado en la auditoria,

usualmente se acostumbran a usar marcas que permiten transcribir de una
manera práctica y de fácil lectura algunos trabajos repetitivos. Por ejemplo; la
actividad de cotejar cifras que provienen de los registros auxiliares contra los
auxiliares mismos, se pueden dejar transcrita en los papeles de trabajo, anotando
una marca cuyo significado fuera justamente el de haber verificado las cifras
correspondiente contra el auxiliar relativo.
En la práctica la utilización de marcas de trabajo realizado es de lo más común y
facilita por un lado la trascripción del trabajo que realiza el auditor ejecutante, y por
otro la interpretación de dicho trabajo como el proceso de revisión por parte del
supervisor.

También en la práctica debido a que hay ciertos trabajos repetitivos de una

manera constante se decide periódicamente establecer una marca estándar, es
decir, una marca que signifique siempre lo mismo.

La forma de las marcas deben ser lo más sencillas posibles pero a la vez
distintiva, de manera que no haya confusión entre las diferentes marcas que se
usen en el trabajo. Normalmente las marcas se transcriben utilizando color rojo o
azul, de tal suerte que a través del color se logre su identificación inmediata en las
partidas en las que fueron anotadas.

MARCAS DE AUDITORIA

SIMBOLO SIGNIFICADO
Ù Sumado (vertical y horizontal)
Cumple con atributo clave de control
£ Cotejado contra libro mayor
? Cotejado contra libro auxiliar
¥ Verificado físicamente
» Cálculos matemáticos verificados
W Comprobante de cheque examinado
@ Cotejado contra fuente externa
A-Z Nota explicativa
N/A Procedimiento no aplicable
H1-n Hallazgo de auditoria
C/I1-n Hallazgo de control interno
P/I Papel de trabajo proporcionado por la Institución

INDICES DE REFERENCIA

Para facilitar su localización, los papeles de trabajo se marcan con índices que
indiquen claramente la sección del expediente donde deben ser archivados, y por
consecuencia donde podrán localizarse cuando se le necesite.

En términos generales el orden que se les da en el expediente es el mismo que

presentan las cuentas en el estado financiero. Así los relativos a caja estarán
primero, los relativos a cuentas por cobrar después, hasta concluir con los que se
refieran a las cuentas de gastos y cuentas de orden.
Los índices se asignan de acuerdo con el criterio anterior y pueden usarse para
este objeto, números, letras o la combinación de ambos.

A continuación se presenta un ejemplo de índices usando el método alfabético-

numérico por ser el de uso más generalizado en la práctica de la auditoria. En este
sistema las letras simples indican cuentas de activos, las letras dobles indican
cuentas de pasivo y capital y las decenas indican cuentas de resultados:

La letra o número: Para las cuentas de:

A Caja y bancos
B Cuentas por cobrar
C Inventarios
U Activo fijo
W Cargos diferidos y otros
AA Documentos por pagar
BB Cuentas por pagar
EE Impuestos por pagar
HH Pasivo a largo plazo
LL Reservas de pasivo
RR Créditos diferidos
SS Capital y reservas
10 Ventas
20 Costos de ventas
30 Gastos generales
40 Gastos y productos financieros
50 Otros gastos y productos.

ARCHIVOS

Para la conservación de los papeles de trabajo se reconocerán tres tipos de

archivos: permanente, general y corriente. Las características y usos de cada tipo
son las siguientes:

PERMANENTE

Contendrá información útil para el auditor en futuros trabajos de auditoría por ser
de interés continuo y cumplirá los siguientes propósitos:

Recordar al auditor las operaciones y/o partidas que se aplican por varios años.
Proporcionar a los nuevos miembros del personal un resumen rápido de las
políticas, organización y funciones de las diferentes unidades de la Corte de
Cuentas de la República y leyes aplicables.

Entre la información que contendrá el archivo permanente está:

Leyes y normas
Organigramas
Políticas y manuales
Detalle de personal clave de la Corte

GENERAL

Contendrá los papeles acumulados durante el desarrollo de la auditoria y que

podrán ser utilizados para períodos subsecuentes. Entre los que están:

Estados financieros
Planes anuales de trabajo
Programas de auditoria
Hojas de trabajo
Borrador e informe final de cada examen

CORRIENTE

Acumulará todas las cédulas relacionadas con las diferentes pruebas realizadas a
cada una de las cuentas o áreas específicas y corresponden al período sujeto a
examen. Constituyen el respaldo o evidencia de cada examen y del cumplimiento
a las normas de auditoria.

2.7 Aplicación de Pruebas

2.8 Evaluación

Existen numerosas metodologías de evaluación de riesgos –informatizadas y no

informatizadas– disponibles para el área de Auditoría Interna. Éstas varían desde
las simples clasificaciones de riesgo alto, medio y bajo basadas en el juicio del
Auditor, hasta los cálculos complejos y aparentemente científicos que suministran
una clasificación numérica de riesgo. El Auditor Interno debe tener en cuenta el
grado de complejidad y detalle apropiados para la organización auditada.

Todas las metodologías de evaluación de riesgos dependen de juicios subjetivos

en algún momento del proceso (por ej., para asignar ponderaciones a los diversos
parámetros). El área de Auditoría Interna debe identificar las decisiones subjetivas
requeridas a fin de utilizar una metodología específica y considerar si estos juicios
pueden emitirse y validarse con un grado de exactitud apropiado.
Al decidir cuál es la metodología de evaluación de riesgos más apropiada, el área
de Auditoría Interna debe tener en cuenta:

El tipo de información que debe recopilarse (algunos sistemas utilizan el efecto

financiero como única medida).

El costo del software u otras licencias requeridas para utilizar la metodología.

El grado de disponibilidad de la información requerida.

La cantidad de información adicional que debe recopilarse antes de poder obtener

una salida confiable, y el costo de recopilar dicha información (incluyendo el
tiempo que debe dedicarse a esa tarea).

Las opiniones de otros usuarios de la metodología y sus puntos de vista sobre su

eficacia en la tarea de mejorar la eficiencia y/o efectividad de sus auditorías.

La buena disposición de la gerencia para aceptar la metodología como medio para

determinar el tipo y nivel de trabajo de auditoría a realizar.

No puede esperarse que una metodología de evaluación de riesgos determinada

resulte apropiada en todas las situaciones. Las condiciones que inciden en el
desarrollo de las auditorías pueden modificarse con el tiempo. Periódicamente, el
área de Auditoría Interna debe realizar una nueva evaluación de la idoneidad de
las metodologías de evaluación de riesgos seleccionadas.

Uso de la Evaluación de Riesgos

El Auditor Interno debe utilizar las técnicas de evaluación de riesgos

seleccionadas al desarrollar el plan global de auditoría y al planificar las auditorías
específicas. La evaluación de riesgos, en combinación con otras técnicas de
auditoría, debe tenerse en cuenta al tomar decisiones de planificación
relacionadas con:

La naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos de auditoría.

Las áreas o funciones de negocio a auditar.

El tiempo y los recursos a asignar a cada una de las auditorías.

El Auditor debe tener en cuenta los siguientes tipos de riesgo, a fin de determinar
su nivel global:

• Riesgo inherente
• Riesgo de control
• Riesgo de detección
Riesgo inherente

El riesgo inherente es la tendencia de un área de Tecnología de Información a

cometer un error que podría ser material, en forma individual o en combinación
con otros, suponiendo la inexistencia de controles internos relacionados. Por
ejemplo, el riesgo inherente asociado a la seguridad del sistema operativo es
normalmente alto dado que los cambios en los datos o programas, o aun su
divulgación, a través de las deficiencias en la seguridad del sistema operativo
podrían tener como resultado una desventaja competitiva o información de gestión
falsa. Por otro lado, el riesgo inherente asociado a la seguridad de una PC
independiente es normalmente bajo, cuando un análisis adecuado demuestra que
no se utiliza con propósitos críticos de negocio.

El riesgo inherente para la mayoría de las áreas de auditoría es normalmente alto

dado que, por lo general, el posible efecto de los errores se extiende a varios
sistemas de negocios y a un gran número de usuarios.

Riesgo de Control

Es el riesgo por el que un error, que podría cometerse en un área de auditoría -y

que podría ser material, individualmente o en combinación con otros-, no pueda
ser evitado o detectado y corregido oportunamente por el sistema de control
interno. Por ejemplo, el riesgo de control asociado a las revisiones manuales de
registros computadorizados es normalmente alto debido a que las actividades que
requieren investigación a menudo se pierden con facilidad por el volumen de
información registrada.

El Auditor Interno debe evaluar el riesgo de control como un riesgo alto a menos
que los controles internos pertinentes:

Se identifiquen
Se consideren eficaces
Se prueben y confirmen como adecuadamente operativos (pruebas de
cumplimiento)

Riesgo de Detección

Es el riesgo que se produce cuando los procedimientos sustantivos del Auditor

Interno no detectan un error que podría ser material, individualmente o en
combinación con otros. Por ejemplo, el riesgo de detección asociado a la
identificación de violaciones de la seguridad en un sistema de aplicación es
normalmente alto, debido a que en el transcurso de la auditoría, los registros de
todo su período no se encuentran disponibles. El riesgo de detección asociado con
la identificación de la falta de planes de recuperación ante desastres es
normalmente bajo, dado que su existencia puede verificarse con facilidad.
Al determinar el nivel de pruebas sustantivas requeridas, el Auditor Interno debe
tener en cuenta:

La evaluación del riesgo inherente.

La conclusión sobre riesgos de control a la que se llega luego de las pruebas de

cumplimiento.

Cuanto más exhaustiva es la evaluación del riesgo inherente y de control, mayor

es la evidencia de auditoría que debería obtener el Auditor Interno mediante la
ejecución de los procedimientos sustantivos de auditoría.

Documentación

El área de Auditoría Interna deberá documentar la técnica o metodología de

evaluación de riesgos utilizada en una auditoría. Normalmente, la documentación
deberá incluir:

Una descripción de la metodología de evaluación de riesgos utilizada.

La identificación de exposiciones significativas y los riesgos correspondientes.

Los riesgos y exposiciones que la auditoría se propone abordar.

La evidencia de auditoría utilizada para respaldar la evaluación de riesgos del

Auditor Interno.

En resumen, el nivel de trabajo de auditoría requerido para lograr un objetivo de

auditoría específico resulta de una decisión subjetiva del Auditor Interno. Uno de
los aspectos de esta decisión es el riesgo de llegar a una conclusión incorrecta
basada en los hallazgos de auditoría (riesgo de auditoría). El otro es el riesgo de
cometer errores en el área auditada (riesgo de error). El Auditor Interno debe tener
en cuenta las normas profesionales al determinar cómo implementar la evaluación
de riesgos mencionada, así como también, utilizar el juicio profesional en su
aplicación y estar preparado para justificar cualquier desviación respecto de ellas.

2.9 Control y Observación

En la última línea del Cuadro de Resultados está la verdad, en el se refleja que tan
bien a operado la empresa. Muchas empresas con un más que óptimo resultado
en materia productiva y comercial ven reducir sus utilidades y hasta en algunos
casos se llegan a los números en rojo producto de negligencias, fraudes, robos y
hurtos. Entre las negligencias podemos mencionar la falta de seguros ya sea por
incendios o accidentes entre otros, también la falta de controles adecuados al
momento de calificar a un cliente para el otorgamiento de crédito. No menos
costosos son las pérdidas por errores de cálculo o falta de cumplimientos formales
en materia impositiva.

Estos son sólo unos ejemplos de los hechos que más comúnmente se dan en las
organizaciones. De igual forma es menester evitar los fraudes, robos y hurtos,
como así también acciones destructivas que puedan afectar el patrimonio de la
empresa. Sólo un buen control interno, el cual debe ser relevado y evaluado
convenientemente por los auditores de la compañía puede evitar la disminución de
las utilidades o su conversión en pérdidas.

En una Institución Bancaria el no haber actualizado el monto de impuesto de

sellos por chequeras llevó a una percepción menor en concepto de dicho
impuesto, y por lo tanto a abonar menos al Ente Recaudador, teniéndose que
hacer cargo luego la Institución Financiera de la diferencia más los intereses y
multas respectivas.

No menor efecto tienen en los resultados de la empresa, tanto en su cálculo, como

en la calidad de la información manejada para la adopción de decisiones, un
control interno que asegure información correcta, precisa y a tiempo.

Como ejemplo podría mencionarse el caso de una Institución Bancaria que por
calcular erróneamente sus Niveles de Efectivo Mínimo Diarios, tomaba fondos
interbancarios para cubrirlos con el alto costo que ello implicaba, cuando en
realidad sus situación real le permitía el otorgamiento de fondos a otras
instituciones bancarias con la consiguiente obtención de jugosos beneficios.

Otro ejemplo de graves resultados es la información incorrecta en materia de

Deudores por Ventas. Reclamar a alguien que ha pagado puede hacer perder el
cliente, y no hacerlo a alguien que no está al día con sus pagos implica también
pérdida de liquidez y de resultados.

Tener información confiable en materia de inventarios es muy importante, máxime

aún en una época de altos costos financieros y ante la necesidad de aplicar
metodologías como el Just in Time.

Podemos apreciar con esta pequeña cantidad de ejemplos las graves

consecuencias que una falta de control interno eficaz puede traer aparejada para
la empresa en materia de resultados.

2.10 Informe y Seguimiento

El Informe constituye la etapa final del proceso de Auditoria, en el mismo se

recogen todos los hallazgos detectados y el soporte documental para sustentar el
dictamen emitido. Este Informe es escrito siempre para terceros que constituyen
los clientes, independientemente del tipo de Auditoria que se realice, de ahí la
importancia concedida al mismo y a los requerimientos que debe cumplir. En este
punto se establecen criterios para la presentación de los mismos.

La auditoría interna, definida por el Ministerio de Auditoría y Control como: “un

proceso sistemático, practicado por los auditores de conformidad con normas y
procedimientos técnicos establecidos, consistente en obtener y evaluar
objetivamente las evidencias sobre las afirmaciones contenidas en los actos
jurídicos o eventos de carácter técnico, económico, administrativo y otros, con el
fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones, las
disposiciones legales vigentes y los criterios establecidos.”

La Auditoría Interna es aquella que se practica como instrumento de la propia

administración encargada de la valoración independiente de sus actividades.

Constituye por ende una actividad estratégica ya que por medio de su eficaz
accionar permite reducir pérdidas, entre las que se encuentran: gastos del auditor,
costos e improductividades del auditado. Su producto se ve revelado a través de
los informes y recomendaciones.

Se considera como la más simple definición “un Informe es una presentación

objetiva e imparcial de los hechos”.

Esencialmente un Informe es más o menos un documento oficial que presenta los

hechos para la información de determinados usuarios interesados. Este resume
investigaciones y análisis y los hechos pueden llevar a conclusiones y
Recomendaciones que representan una cuidadosa y considerada opinión.
Requiere por tal razón de una cuidadosa y exacta presentación, ya que la
información que proporciona puede determinar futura acción.

Los hechos deben ser exactos y completos, fáciles de localizar y además

necesitan ser interpretados, porque estos informes deben ser claros, precisos,
oportunos y eficientes en cuanto al uso de recursos.

Los directivos a los cuales van dirigidos tales informes disponen cada día de
menos tiempo, o para decirlo de otra manera para una misma cantidad de tiempo
tienen cada día una mayor demanda de actividades. Ante ésta situación, los
auditores internos se ven en la imperiosa necesidad de ser, como antes se
expresó, claros, concisos, oportunos y aprovechar al máximo los recursos.

Meiggs, sobre la importancia del informe del auditor expresa “la preparación del
informe de auditoría constituye el último paso de los necesarios para completar el
examen”. es “la expresión de un dictamen independiente y experto es el servicio
más importante y valioso que presta la profesión de auditoría”.
¿Cómo lograr lo antes expuesto?

Cambiando radicalmente la manera de hacer y exponer las observaciones y

recomendaciones. Ya no hay tiempo ni recursos para destinar a la preparación de
tediosos y largos informes, como así tampoco dedicar excesiva cantidad de tiempo
en la lectura y análisis de los informes por parte de los directivos o funcionarios a
los cuales van dirigidos.

Los auditores deben redactar sus informes con el mayor cuidado y consideración.
El informe es el único aspecto del trabajo del auditor que el ve el público y es
probable que por este informe se juzgue la competencia del auditor y del mismo
derive su responsabilidad legal. Al rendir el informe de auditoría se está confiando
en una opinión respaldada por su reconocida pericia en contabilidad y en
auditoría, así como haber llevado a cabo la auditoría de acuerdo con las Normas
de Auditoría Generalmente Aceptadas, pues éstas proporcionan amplios criterios
para redactar informes.

Los informes deben acoplarse: a la hora de su diseño, al diseño del proceso de

controles, inspecciones y papeles de trabajo, extrayendo de los papeles de trabajo
los resultados y observaciones, y las mismas pueden ser volcadas directamente a
las Notas Memorias ( Resúmenes) y de éstas al Informe.

Ahora bien, ¿qué características deben tener dichos informes?

El informe parte de los resúmenes de los temas y de las Actas de Notificación de

los Resultados de Auditoría (parciales) que se vayan elaborando y analizando con
los auditados, respectivamente, en el transcurso de la auditoría.

A partir de las orientaciones del jefe de grupo y lo que se dispone en su

Organización de Auditoría Interna, el auditor va preparando en el transcurso de la
auditoría todas las memorias de cada uno de los Temas, utilizando para ello los
papeles de Trabajo que constituyen las Notas, la que debe confeccionarse
inmediatamente después de concluido el análisis del tema con los dirigentes y
funcionarios correspondientes a la Unidad auditada, y de las cuales tomará la
propuesta del informe final con los aspectos a considerar en cada tema.

La elaboración del informe final de auditoría es una de las fases más importante y
compleja de la auditoría, por lo que requiere de extremo cuidado en su confección.

La capacidad y habilidad del auditor en la redacción del informe, son

fundamentales para que este logre sus objetivos y cumpla con los propósitos de
ofrecer los elementos que permitan al lector conocer, de forma fácil, los resultados
del trabajo realizado por los auditores.

El estilo de redacción es muy propio de cada persona, por lo que es difícil

establecer parámetros o reglas rígidas sobre esto; no obstante se debe:
Evitar la repetición excesiva de vocablos.

No utilizar siglas o abreviaturas que no hayan sido declaradas previamente; salvo

que sean muy conocidas, como: MP, UM, MLP, etc.

No utilizar términos ofensivos o vulgares

Utilizar palabras comunes y de uso generalizado.

Redactar en forma impersonal.

Utilizar adecuadamente los signos de puntuación.

En la copia del informe que se archiva en el expediente de la auditoría, se debe

señalar, al lado de cada hallazgo, las Referencias del Papel que lo originó dicho
señalamiento.

El Ministerio de Auditoría y Control resuelve “Las Normas de Información

establecen los criterios para la presentación de los informes elaborados como
resultado de los servicios de Auditoría y Consultoría ejecutados a cualquier nivel”.

Forma y contenido

Los auditores internos deben preparar informes por escrito para comunicar los
resultados de cada servicio de Auditoría y Consultoría prestado en su
organización.

El informe debe incluir:

• Los objetivos de la Auditoría Interna, su alcance y metodología;

• Exponer con claridad los hallazgos significativos y sus conclusiones; y
• Declarar que la Auditoría Interna se realizó de acuerdo con estas normas.

Los informes por escrito son necesarios para:

• Comunicar los resultados de la Auditoría Interna a los dirigentes y

funcionarios que correspondan de los niveles de dirección facultados para
ello;
• Reducir el riesgo de que los resultados sean mal interpretados; y
• Facilitar el seguimiento para determinar si se han adoptado las medidas
correctivas apropiadas.

Formato general de los informes de Auditoría y criterios generales de contenido.

Presentación de Informe de auditoría

Encabezamiento

El informe debe contener en su formato, al menos, los datos siguientes:

• Nombre de la organización a la que pertenece la:

• Unidad Central de Auditoría;
• Unidad de Auditoría Interna;
• El Grupo de Auditoría Interna; o
• El Auditor Interno.
• Orden de trabajo No.: Para registrar el número de la orden que autoriza la
ejecución de la Auditoría.
• Entidad: Se expresa el código (si lo tiene), nombre y dirección.
• Subordinada a: Se expone el nombre del órgano,¬ organismo, unión,
empresa, grupo empresarial, etc., al que está subordinada la entidad.
• Tipo de Auditoría: Se clasifica el servicio realizado, de acuerdo con los
objetivos fundamentales que se persigan.
• Fecha de inicio: Fecha en que comienza la ejecución de la Auditoría.
• Fecha de terminación: Fecha en que termina la ejecución de la Auditoría en
la sede del sujeto de la misma.
• Responsable: Nombre del auditor interno debidamente registrado y que
funge como jefe de la Auditoría.
• Después de los datos antes consignados, se titula el documento con el
nombre de

Los auditores deben preparar informes por escrito para comunicar los resultados
de cada servicio de Auditoría y Consultoría prestado en su organización.

El informe debe incluir:

• Los objetivos de la Auditoría, su alcance y metodología;

• Exponer con claridad los hallazgos significativos y sus conclusiones; y
• Declarar que la Auditoría se realizó de acuerdo con estas normas.
• Los informes por escrito son necesarios para:
• Comunicar los resultados de la Auditoría a los dirigentes y funcionarios que
correspondan de los niveles de dirección facultados para ello;
• Reducir el riesgo de que los resultados sean mal interpretados; y
• Facilitar el seguimiento para determinar si se han adoptado las medidas
correctivas apropiadas.

El Formato general de los informes de Auditoría y criterios generales de contenido,

debe ser uniforme, y cumplirse en todas las Auditorías que se realicen.

Por su forma y contenido consta de:

INTRODUCCIÓN

En esta sección del informe se consigna lo siguiente:

Una breve caracterización de la organización auditada referida a las principales

actividades que desarrolla y otros aspectos que puedan resultar de interés;

Los objetivos de la Auditoría, así como las causas de incumplimiento de alguno de

los objetivos previstos;

El alcance debe expresar la profundidad y cobertura del trabajo que se haya

realizado para cumplir los objetivos;

La declaración en el informe de que la Auditoría se realizó de conformidad con

estas normas; si es necesario modificar esa declaración cuando no se haya
cumplido con las normas que sean de aplicación, el auditor interno debe modificar
la declaración para manifestar una salvedad, e incluir en el alcance las causas del
incumplimiento de forma clara, concisa y comprensible; y las limitaciones en el
alcance pueden estar relacionadas, entre otras, con situaciones como las
siguientes:

• Imposibilidad de aplicar determinado procedimiento previsto en el programa

de trabajo diseñado, que se considere necesario o deseable;
• Inadecuados registros primarios de la información;
• Políticas contable-económico-financieras y de otro tipo, no acordes con la
legislación aplicable vigente.

La metodología debe explicar claramente los programas de trabajo diseñados, las

técnicas que se han empleado para efectuar los análisis requeridos y obtener la
evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la Auditoría; y el informe se
dirige al¬ máximo nivel de dirección al que está subordinado el auditor interno.

CONCLUSIONES

En esta sección se deben tener en cuenta los criterios generales siguientes:

Las conclusiones son deducciones lógicas basadas en los hallazgos de los

auditores; la fuerza de las conclusiones de los auditores depende de lo persuasivo
de la evidencia de los hallazgos y lo convincente de la lógica usada para formular
dichas conclusiones;

No deben constituir la repetición de lo consignado en la sección Resultados del

propio informe, sino una síntesis de los hechos y situaciones fundamentales
comprobadas; cuidando de incluir un hecho o hallazgo que no haya sido reflejado
en otra sección del informe;
Debe reflejarse, de forma general, las causas fundamentales que originaron el
error, irregularidad o fraude planteado, así como las consecuencias directas e
indirectas que pudieran derivarse de estos hallazgos; y

Se expone la calificación otorgada de acuerdo con los resultados del servicio de

Auditoría ejecutado. Esta calificación debe ser lo más objetiva posible,
observándose el procedimiento establecido en la legislación vigente.

El Ministerio de Auditoría y Control establece “criterios generales para La

calificación general del Sistema de Control Interno que se consigna en el informe,
el que debe corresponderse con el análisis pormenorizado del total de los
hallazgos verificados; no se determina por los que más se repiten, ni por
promedio; sino atendiendo a la importancia de éstos y su incidencia en el
cumplimiento de los objetivos del Control Interno que se establecen en la
legislación vigente; referidos a:

• Confiabilidad de la información financiera y de otro tipo que emite;

• Eficiencia y eficacia en las operaciones y actividades que desarrolla;
• Cumplimiento de las disposiciones jurídicas que le son aplicables; y
• Control de los recursos disponibles (humanos. Materiales y financieros).

Se otorga una calificación por los resultados alcanzados referidos al control

interno, (contable y administrativo) y otra adicional, cuando se trate de auditoría de
Gestión, Financiera, Seguimiento o Recurrente.

Las calificaciones que se otorgan para la evaluación del control interno (contable y
administrativo) son:

Satisfactorio

Cuando se cumplen todas las disposiciones establecidas y se aprecia que el

ambiente de control es favorable.

Pueden existir algunos errores contables dentro del año fiscal pendientes de
ajuste, pero que no distorsionan los resultados de la entidad.

Aceptable

Cuando las deficiencias encontradas en el control interno (contable y

administrativo) son de menor gravedad y de fácil solución, o hasta el momento no
han incidido en el control de los recursos y de producirse alguna irregularidad,
sería fácilmente detectable por la entidad.

Pueden existir errores contables que corresponden o no al año fiscal, pero no

determinan en los resultados de la entidad.
Deficiente

Cuando existe violación de Principios Elementales de Legalidad y de Contabilidad

Generalmente Aceptados, así como de control, que pueden afectar los recursos
de la entidad; no se detectan graves irregularidades en el control de los recursos,
pero están creadas las condiciones para que ello ocurra, o exista errores
contables y algunos atrasos en el registro de los hechos económicos, que
determinan en los resultados de la entidad.

Malo

Cuando hay incumplimientos graves de los principios de legalidad, control y

procedimientos que pueden propiciar o han propiciado la comisión de hechos
delictivos con impunidad.

Existen violaciones de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados,

atrasos de consideración en el registro contable de los hechos económicos y
errores contables que corresponden al año fiscal anterior, que no han sido
ajustados. Todo ello implica distorsión de los resultados de la entidad.

Calificaciones adicionales

Estas se otorgan atendiendo a los tipos de auditoría (Gestión, Financiera, Especial

y Recurrente o de seguimiento) y son las siguientes:

Gestión

Evaluar el grado de cumplimiento de las metas y objetivos de la entidad,

dictaminando si lo hace con Economía, Eficiencia y Eficacia, aplicando lo
establecido en la Guía Metodológica para la realización de auditorías de Gestión.

Financiera

Evaluar la razonabilidad de la información contable y financiera expresada en los

términos de:

Razonable.- Cuando existen algunos errores contables dentro del año fiscal que
no determinan en los resultados de la entidad y la contabilidad es un reflejo fiel de
los hechos económicos.

Razonable con salvedades.- Existen algunos atrasos en el registro de los hechos

económicos y errores contables que corresponden o no al año fiscal, pero que no
determinan en los resultados de la entidad.

No razonable.- Se detectan violaciones de los principios de Contabilidad

Generalmente Aceptados y de las normas de valoración y exposición, atrasos en
el registro de los hechos económicos y errores contables que determinan en los
resultados de la entidad.

Seguimiento o recurrente

Es necesario tener en cuenta que las deficiencias importantes que afectan el

control interno o la calidad de la contabilidad, que se reiteran en una auditoría
recurrente, deben destacarse en el informe y pueden dar lugar a una calificación
de “Deficiente o Malo”, aun cuando ellas por sí solas se mantengan en el rango
permisible para una calificación superior.

En este tipo de auditoría, con independencia de la evaluación obtenida, el auditor

debe expresar su opinión acerca de la situación que presenta la entidad, con
relación a la auditoría anterior, ello debe expresarse en los siguientes términos:

• En avance.
• En estancamiento.
• En retroceso.

RESULTADOS

El auditor debe tener en cuenta los criterios generales siguientes en esta sección:

A partir de las evidencias suficientes, competentes y relevantes reunidas por el

auditor interno para cumplir los objetivos de la Auditoría, el jefe de grupo
determina los hallazgos más significativos que deben incluirse en el informe.

Siempre que sea posible, los auditores internos deben incluir información de los
antecedentes necesarios de los hallazgos más significativos, que contribuyan a
una mejor comprensión del informe.

Los comentarios en el informe deben ser precisos y organizados; reflejando,

siempre que sea posible, las disposiciones jurídicas que se incumplen. Los
señalamientos se ordenan de acuerdo con los objetivos de la Auditoría, cuidando
de agruparlos por temas y, dentro de éstos, por orden de importancia.

No se incluyen señalamientos vinculados con hechos que no¬ estén debidamente

comprobados y recogidos en los papeles de trabajo

Deben consignarse todos los casos significativos de incumplimientos de las leyes,

demás disposiciones y del control interno que se encontraron durante la ejecución
de la Auditoría.
Se deben cuantificar los hallazgos de Auditoría en todos los casos que sea
posible, no sólo aquellas que por su magnitud e importancia sean más
significativas. Asimismo, se debe reflejar en cada caso el por ciento que
representa la muestra del universo de partidas o artículos que conforman el tema.

Debe incluirse en el contenido del informe aquellas tablas que por su tamaño lo
permitan, de manera de hacer más clara la exposición del informe. En los casos
en que éstas sean extensas deben presentarse como anexos al informe;

En los casos de los servicios de Auditoría, debe consignarse el resultado de la

reunión de conclusiones con los dirigentes y funcionarios en los distintos niveles
en que se hayan efectuado.

También se pueden incluir, entre otros, las siguientes cuestiones:

• Los logros importantes de la administración, especialmente cuando las

medidas adoptadas en un área pueden aplicarse en otras;

• Cuando cierta información no pueda ser revelada, debe expresarse la

naturaleza de la información omitida y las razones que justifican su omisión;
y

• Cuando proceda, se comparan los resultados de cada tema, con los

obtenidos en el servicio de auditoría anterior, reconociendo los logros
importantes alcanzados o retroceso, de ser éste el caso.

RECOMENDACIONES

Los criterios a tener en cuenta son:

Los auditores deben incluir en el informe sus recomendaciones, a partir de los

errores, irregularidades o fraudes detectados durante la Auditoría;

Las recomendaciones son más constructivas cuando se encaminan a atacar las

causas de los problemas observa-dos, se refieren a acciones específicas y van
dirigidas a quienes deben emprender esas acciones; y es necesario que las
medidas que se recomiendan sean factibles y que su costo se corresponda con
los beneficios esperados.

DESPEDIDA

Se deben tener en cuenta los siguientes criterios:

En los servicios de Auditoría debe consignarse el término para presentar las

discrepancias con el contenido del informe, de existir éstas. El término que se
consigne no debe exceder del período establecido en la legislación vigente;
De igual forma, debe expresar el término para enviar el Plan de Medidas, así como
informar al nivel superior la situación que presentan las deficiencias halladas
durante la ejecución del servicio. Los términos que se consignen no deben
exceder del período establecido en la legislación vigente;

Cuando proceda, debe exponerse una nota de agradecimiento a los dirigentes,

funcionarios y demás trabajado-res por la colaboración prestada en la realización
de la Auditoría; y

Debe consignarse los nombres y apellidos del Auditor Interno jefe de grupo, cargo,
firma y número del Registro de Auditores de la República de Cuba. También debe
dejar constancia de su media firma en cada página del informe.

ANEXOS

Se deben tener en cuenta los siguientes criterios:

Se relacionan los anexos que se acompañan al informe, cuando sea necesario

elaborar éstos; y

En los casos en que se hayan determinado incumplimientos de la ley, demás

regulaciones, principios y normas establecidas o cualesquiera otras acciones u
omisiones que afecten la buena marcha de la organización, el auditor interno debe
presentar una Declaración de Responsabilidad Administrativa, de acuerdo con la
legislación vigente.

Forma de presentación

Cada sección está conformada por determinada información homogénea con un

mismo propósito, bien de identificación, como de exposición, y para ilustración se
han propuesto lineamientos generales de presentación.

En el informe se utilizan hojas 8.5” x 11” (bond blanco), en letra Arial 11 impresas
por una cara y a un espacio; dejando dos entre párrafos, o entre éstos y los títulos.

Todos lo títulos se exponen en mayúscula y se destacan en “negritas”, alineadas

a la izquierda. Siempre que sea necesario, se utilizan plecas como sangría, en el
texto del Informe.

Las hojas se numeran consecutivamente y se encuadernan por el margen

izquierdo.

Deben utilizarse las carátulas establecidas para cada tipo de Auditoría.

Las tablas en el informe van en arial 9 y sin bordes.

 Debe ser firmado sólo por el auditor jefe de la auditoría, quién también debe dejar
constancia de su media firma en cada página de dicho Informe.

El informe no debe mostrar en su contenido a quien va dirigido, por lo que se

confecciona de forma unipersonal, de manera que pueda ser remitido
acompañado de una carta dirigida al destinatario que corresponda.

En el Acta de Declaración de Responsabilidad Administrativa se relacionan los

nombres de los responsables y cada uno de los hechos, aunque se repitan para
algunos casos. Además, debe reflejarse el tiempo en el cargo de cada uno de
ellos, según nombramiento o contrato.

La calidad de su presentación depende:

• Del cumplimiento del Programa,

• De la profundidad de la investigación,
• El reconocimiento de los hallazgos en los correspondientes papeles de
trabajo, donde queden expuestos con claridad los problemas encontrados
del incumplimiento del proceder y la solución de los mismos,
• Así como el control del tiempo en correspondencia con la planeación
efectuada de los objetivos previstos en la mismas
• Responsable: Jefe de grupo o Auditor actuante

Riesgos:

1. Que los papeles de trabajo correspondiente a Notas al Informe no expresen

razonabilidad para sustentar los hallazgos significativos por los resultados de las
comprobaciones.

2. Que los papeles de trabajo correspondiente a Notas al Informe no expresen los

resultados lo suficientemente claros, comprensibles y detallados.

3. No cumplimiento de los objetivos de la auditoría, su alcance y metodología.

4. No evaluar correctamente los resultados expuestos, según legislación

establecida.

5. No definir las responsabilidades ante los incumplimientos que afecten la buena

marcha de la organización.

6. No facilitar el seguimiento para determinar si se adoptan las medidas

correctivas apropiadas.

7. El contenido del Informe no es utilizado oportunamente por los

responsabilizados e interesados
8. No participación de los directivos y funcionarios facultados, para discutir los
resultados del Informe.

Controles:

En la realización de este subproceso de la Auditoría puede ser supervisada en

determinados momentos:

a) Durante su elaboración, en la cual pueden ser observadas las notas

memorias del Informe y sus correspondientes hallazgos ante los exámenes
expuestos en los papeles de trabajo. Esta supervisión es la más importante
y necesaria de esta etapa, pues en esta fase, aún puede determinarse el
cumplimiento de los objetivos, el alcance de las pruebas, la constancia de
las revisiones, los resultados del trabajo realizado y las notas que deben ser
incluidas en el Informe.

b) Posterior a su elaboración, y antes de la conclusión, permitiendo a tiempo

valorar la situación que presenta: el trabajo ante los resultados expuestos y
la valoración de estos, a la entidad ordenada.

c) Transcurrido el proceso, y archivado en el expediente de Auditoría, y en el

cual se efectúa una revisión inmediata en beneficio del trabajo, debiendo
ser comprobado:

• La calidad de la presentación.
• Profundidad de la investigación
• Los problemas encontrados y la solución de los mismos.
• Control del tiempo de la Auditoría.
 UNIDAD III
COMITÉ DE AUDITORÍA
 UNIDAD III
COMITÉ DE AUDITORIA

3.1 Antecedentes

Por muchos años, los Comités de Auditoría han tenido un rol importante en las
responsabilidades de supervisión directiva. De hecho los Comités de Auditoría han
sido requeridos desde hace mucho tiempo; en particular las compañías listadas en
la New York Stock Exchange tienen esta obligación desde 1978 y han sido
promovidos por la Securities and Exchange Commission desde 1940.

La importancia de este Comité para lograr el gobierno corporativo ha sido realzada

últimamente por diversas autoridades en todo el mundo, así como por organismos
profesionales. Entre ellos están en EUA la Treadway Commission, the General
Accounting Office, the American Law Institute, the Public Oversight Board, the
AICPA and Congress, y en México la Ley de Valores y la Comisión Nacional
Bancaria y de Valores.

Particularmente, Arthur Levitt - SEC Committee Chairman, en septiembre de 1998,

solicitor a la National Association of Securities Dealers de la Bolsa de New York,
que integrara el “Blue Ribbon Committee on Improving the Effectiveness of
Corporate Audit Committees”. Su reporte se emitió en febrero de 1999 y a partir de
entonces se han promulgado un sinnúmero de declaraciones y propuestas que
facilitan la implantación de las mejores prácticas previstas en ese reporte.

Es justo observar que las expectativas que se tienen respecto a la participación

efectiva de los Comités de Auditoría es sumamente alta, para ello es necesario
que los consejeros y miembros de los Comités de Auditoría se hagan llegar de
información específica sobre las acciones y mejores prácticas específicas, que se
deben aplicar a fin de lograr un proceso de participación sencillo pero eficiente y
de alto valor agregado.

Responder a altas expectativas definitivamente requiere una clara visión de la

empresa y del tipo de respuesta específica que ésta requiere. Esta visión debe ser
la especie de brújula que guíe las acciones del Comité y permita decidir entre los
asuntos que se deben retomar y aquellos que deben desecharse por su poca
importancia, riesgo o impacto en los intereses de la organización.

El tipo y alcance de responsabilidades que enfrentan los Comités de Auditoría, su

presidente o sus miembros, puede variar de una empresa a otra, dependiendo de
las circunstancias específicas de la empresa.

En México se da a conocer en 1999 el denominado Código de Mejores Prácticas,

mismo que se hace exigible a las empresas que cotizan en bolsa a través de la
Ley de Valores - artículo 33. Según estadística dada a conocer por la CNBV a
mediados del 2002, el 74 por ciento de las compañías cumplen más del 61 por
ciento de los principios contenidos en ese código siendo, año con año, mayores
los porcentajes reportados.

3.2 Concepto

El Comité de Auditoría es un organismo de control que se puede encontrar

principalmente en organizaciones de cierta magnitud, y que está destinado a
supervisar el control interno de la organización y el accionar de las auditorías,
tanto interna como externa. Los miembros del Comité de Auditoría son designados
por el Directorio.

Las facultades del Comité de Auditoría consisten en establecer y revisar los

procedimientos y controles a fin de garantizar que la información financiera que
distribuimos es útil, apropiada y confiable y refleja con precisión nuestra posición
financiera.

3.3 Objetivos

Un objetivo fundamental del Comité de Auditoría es realizar aquellas funciones de

vigilancia y evaluación del Consejo que permitan agregar un valor sustancial a la
organización.

Para agregar valor, el Comité de Auditoría debe evaluar los distintos procesos de
negocio, generando recomendaciones tanto estratégicas como operativas que
motiven mejoras de eficacia y eficiencia, así como eliminación o reducción de
riesgos significativos.

Este objetivo debe ser la esencia bajo la cual debe basarse la selección de los
miembros del comité y el centro de sus procesos. El valor que se le dé al Comité
de Auditoría para asegurar un buen Gobierno Corporativo es fundamental en el
fortalecimiento de la organización.

3.4 Importancia

El objetivo principal de un Comité de Auditoría es incrementar el valor de las

empresas, a través de analizar los procesos de negocio, su información financiera
y operativa, así como promover transparencia, eficiencia y seguridad para la
empresa.

Hoy en día, la necesidad de Comités de Auditoría efectivos es clara. Todos los

consejeros corporativos –y en realidad el público en general- están enterados de
que aún las compañías más grandes pueden estar propensas a caer en un
desastre operativo o financiero.
No menos importantes son los desafíos que enfrentan las compañías más jóvenes
pues frecuentemente cuentan con controles internos limitados en su eficacia.

Si las compañías más pequeñas no cuentan con un Comité de Auditoría fuerte

para compensar esta falta de supervisión, estarán también más vulnerables a los
fraudes o errores de gran dimensión y efecto negativo.

Visiblemente, las compañías de cualquier tamaño (pequeñas, medianas o

grandes), pueden beneficiarse significativamente de la implantación de Comités de
Auditoría, cuyo funcionamiento sea altamente efectivo. De hecho sin dudarlo
representa una importante ventaja competitiva. Esto se traduce en utilidades.

3.5 Estructura

El Comité de Auditoría tiene amplias responsabilidades entre las que destacan las
siguientes:

1. PROMOVER Y EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LA

CULTURA DE AUTOCONTROL

El sistema de control interno en una organización es fundamental dentro de

cualquier tipo de empresa. La importancia de lograr y mantener el negocio con un
control equilibrado, sin excesos, sin insuficiencias, transparente, eficiente,
automático y seguro, hace de este sistema, una responsabilidad, elemental y
permanente.

Esta función, que depende de la administración, es precisamente la unidad de

enlace con el Comité de Auditoría; y es fundamentalmente que este Comité
promueva y asegure que la dirección general esté en posibilidades de certificar la
suficiencia y funcionamiento de la infraestructura de control de la organización, en
virtud del cumplimiento de las mejores prácticas definidas por los distintos marcos
de control de mayor aceptación a nivel mundial.

Es también responsabilidad primaria del Comité ver que la dirección general,

promueva, diseñe e implante una infraestructura y cultura de autocontrol. La cual
implique que cada gerente o supervisor cuente con agendas o bitácoras que
contengan aquellas condiciones claves que deben ser validadas para asegurar el
éxito de la posición. En ocasiones se le conoce con el check list de control.

PROMOVER PRÁCTICAS SANAS Y EFICIENTES EN CICLOS BÁSICOS DE

NEGOCIO

El Comité de Auditoría a través de los responsables de área debe conocer el nivel

de riesgo y control existente en cada uno de los ciclos de negocio. Esta actividad
permitirá al comité conocer la causa de los distintos efectos o problemas.
El análisis incluye:

• Diagramas de flujo.
• Revisión de políticas y normatividad existente (su nivel de actualización,
conocimiento y cumplimiento).
• Identificación de riesgos y controles críticos del proceso.
• Hallazgos de auditorías describiendo observaciones, recomendaciones y
compromisos del director de área y responsables.

Por otra parte, como un elemento fundamental del Comité de Auditoría, debe
considerarse el contar con una función de auditoría interna que aplique prácticas
tanto de evaluación de cumplimiento como de asesoría en la creación de
infraestructura de control.

AUDITORÍA INTERNA

El Comité debe asegurar que se implante una función de auditoría interna cuyo
enfoque implique un análisis de procesos, actividades y transacciones que
permitan una visión independiente y de consultoría, que facilite la identificación de
oportunidades de negocio y la eliminación o reducción de riesgos operativos.

¿Cómo debe estar compuesto el Comité de Auditoría y quién debe integrarlo?

Los comités de auditoría requieren miembros independientes y con un liderazgo

calificado.

Al seleccionar miembros para el Comité de Auditoría es deseable escoger a las

personas cuyas características se ajusten a las demandas del trabajo a realizar.

Como cualquier miembro de Consejo, los miembros del Comité de Auditoría deben
poseer las características personales necesarias para servir de forma efectiva en
el mismo. Estas características incluyen integridad y responsabilidad, juicio
informado, un alto grado de confianza, y altos estándares de desempeño e
independencia. Además de ello, se requiere que en conjunto los miembros reúnan
competencias en análisis de información financiera, sistemas de control interno,
administración de riesgos, estándares y mejores prácticas de auditoría interna y
auditoría externa, así como estrategias del ramo para generación de valor.

Para fortalecer su conocimiento en cualquiera de estas áreas, los miembros del

Comité de Auditoría deben recibir actualización profesional continua, ya sea dentro
o fuera de la compañía.

Las organizaciones pueden beneficiarse de tener un Comité de Auditoría

independiente en un sinnúmero de formas. Un consejero independiente está más
cerca de percibir con objetividad, emitir cuestionamientos y actuar con la debida
velocidad y prudencia. La independencia, aunque no es un garante de estos
resultados, sí puede incrementar las posibilidades de que ocurra.

Un consejero puede ser considerado independiente si:

• No ha sido empleado de la compañía o cualquiera de sus subsidiarias dentro de

los cinco años previos.
• No es familiar cercano de cualquier empleado de nivel directivo, accionista o
consejero de la compañía.
• No es empleado de alguna firma que brinde alguno de los servicios principales
de la compañía
• No reciba una compensación de la compañía –por insignificante que sea-,
diferente a los honorarios de un consejero.

En la evaluación de la independencia de un consejero se deben considerar los

factores que puedan impactar en la toma de decisiones objetivas, de conformidad
con las importantes responsabilidades del Comité de Auditoría, los juicios
significativos particulares y las alternativas de reporte de estados financieros.

Además, como parte de su objetivo, el Comité de Auditoría debe también

considerar los conflictos de interés. Existen muchas situaciones en que una
persona puede pasar las pruebas de independencia establecidas por los consejos
de otras empresas, pero difícilmente pueden ejercer una verdadera independencia
en un área en particular.

Debe ponerse especial atención en la experiencia colectiva de los miembros del

Comité de Auditoría. Como grupo el Comité debe tener un buen entendimiento de
los riesgos del negocio, las operaciones, el reporte financiero y los controles.

De igual forma, las habilidades colectivas del comité deben ser las adecuadas
para el tamaño y situación de la empresa, así como su industria. El grupo como un
todo debe poseer conocimiento sobre la estrategia de la organización, su misión,
su visión, sus objetivos, sus estatutos, así como su cultura e inclinación de riesgos
y control, así como la experiencia y liderazgo en los negocios.

Idealmente, al menos un miembro del Comité de Auditoría debe poseer

habilidades específicas en áreas que estén determinadas a alcanzar los niveles
más altos de los factores de riesgo en el plan estratégico de la compañía.

Características del Presidente

El presidente es uno de los miembros más importantes del Comité de Auditoría y

del proceso de supervisión financiera; debe ser un líder proactivo que entienda la
función del comité y sea capaz de establecer un diálogo constructivo con la
dirección, los auditores y el consejo.
Dada la relevancia, el presidente debe tener el tiempo suficiente para desarrollar y
monitorear de cerca la agenda del comité. Idealmente debe ser un consejero
respetado y experimentado, que posea los atributos de curiosidad intelectual y un
ojo y oído escéptico, así como la tenacidad y el coraje necesarios.

Tamaño del Comité

Los comités de auditoría generalmente constan al menos de tres miembros y no

más de seis. Estos pueden querer nombrar grupos expertos del consejo en su
totalidad y/o de otras fuentes (tales como personal interno de la propia compañía)
si enfrentan temas especiales que sus miembros actuales no pueden manejar.

• Un determinante clave en la efectividad del Comité de Auditoría es la

independencia, competencia, dedicación y habilidades de liderazgo del presidente
del Comité de Auditoría.

Auto-Evaluación y Otras Prácticas Recomendadas

El Comité de Auditoría debe evaluar periódicamente el desempeño individual de

los miembros y el presidente del mismo, así como el desempeño del comité como
un todo. Es recomendable que los cambios en la composición del Comité de
Auditoría, fluyan desde un proceso de auto-evaluación, además de considerar
prácticas de rotación automática o de límites de permanencia preestablecidos.

3.6 Funciones

PRINCIPIOS BÁSICOS PARA COMITÉS DE AUDITORÍA

Reconocer que la dinámica de cada compañía, consejo y comité de auditoría es

única - no hay un sólo modelo para todos.

El enfoque organizacional y de operación que siga cualquier comité de auditoría

deberá tomar en cuenta los aspectos únicos de la estructura organizacional y de
gobierno de la empresa a la que el comité sirve.

Además, la delegación de las responsabilidades a un comité de auditoría por parte

del consejo de administración deberá ser explícita y receptiva a las necesidades y
cultura de la compañía y del consejo en su conjunto.

Una de las responsabilidades básicas de un comité de auditoría es:

• Supervisar el proceso de generación de información financiera implantado por la

compañía, incluyendo los riesgos y los controles relativos a dicho proceso, así
como los roles y responsabilidades, tanto de auditores internos como externos,
enfocados a dicha actividad. El comité de auditoría no debe estar sobrecargado
con actividades, o de lo contrario podrá:
(1) perder de vista sus principales objetivos o
(2) realizar sus funciones de manera superficial

Una vez delegado, resulta crítico el soporte continuo del consejo por las
actividades del comité de auditoría, incluyendo la adecuada interacción de la
administración con estas actividades.

El consejo se deberá asegurar que el comité de auditoría integra a las personas

"adecuadas" para poder tener una supervisión independiente y objetiva.

Es responsabilidad del consejo de administración asegurarse que los miembros

del comité de auditoría sean independientes, con conocimientos en asuntos de
tipo financiero – contable y que tengan las características para servir de forma
efectiva como miembros de dicho comité.

El "Informe de la Comisión Nacional sobre la Emisión de Información Financiera

Fraudulenta" (National Commission on Fraudulent Financial Reporting) que se
conoce como el "Treadway Commission Report" recapituló los atributos básicos
que todo comité de auditoría debiera poseer. El comité de auditoría deberá estar
informado, estar vigilante y ser supervisor efectivo del proceso de generación de
información financiera. Para tener esos atributos, los integrantes del comité
deberán poseer ciertas características. En primer lugar, la persona deberá tener
un entendimiento general de los principales riesgos económicos, operativos y
financieros de la compañía. Además, la persona deberá estar plenamente
consciente de las interrelaciones entre las operaciones de la compañía y sus
informes financieros. También, el integrante del comité de auditoría deberá
entender la diferencia entre la función de supervisión del comité y la función de
toma de decisiones de la administración.

Los integrantes del comité de auditoría deberán tener la habilidad para formular y
hacer preguntas que reten acerca del proceso de emisión de información
financiera de la compañía.

Según el Comité "Blue Ribbon" de 1999 para Mejorar la Efectividad de los Comités
Corporativos de Auditoría ("El comité Blue Ribbon"), la habilidad que pueda tener
un integrante para formular e inteligentemente evaluar las respuestas a preguntas
necesarias depende de su inteligencia y diligencia, de una mente sagaz y de sus
conocimientos financieros. De hecho, quizás la característica más importante de
un integrante del comité de auditoría es la capacidad para cuestionar a la
administración cuando sea necesario. Esto es la esencia de la independencia.

El consejo y el comité de auditoría deberán continuamente asegurar y evaluar que

el "mensaje de la alta dirección" incorpore e insista en la integridad y precisión en
la generación de la información financiera.
La compañía deberá tener el "mensaje correcto de la alta dirección". ¿Qué
constituye el mensaje correcto en la alta administración desde la perspectiva del
comité de auditoría y su supervisión del proceso de emisión de información
financiera?

Como revisor y equilibrio de la administración, el comité de auditoría es el

guardián de la integridad del proceso de generación de información financiera. Por
ello, al establecer el "tono y mensaje correcto" según Michael R. Young, socio
litigante de Willkie Farr & Gallagher y asesor del Instituto Norteamericano de
Contadores Públicos Certificados (American Institute of Certified Public
Accountants), la compañía deberá insistir en forma tenaz en:

• La precisión en la generación de la información financiera.

• Que no se manipulen las cifras y los estados financieros.
• La veracidad como el objetivo principal de la compañía, según Young, "Es una
tónica que hace impensable los errores en la emisión de la información financiera".

El comité de auditoría deberá exigir y continuamente reforzar y hacer saber al

consejo como representante que es de los accionistas, la trascendencia e
importancia de la opinión y comentarios del auditor externo.

La opinión y comentarios en última instancia del auditor externo ante el consejo y

el comité de auditoría deberá tener un impacto mayor que solo palabras.

El proceso del comité de auditoría provee un marco para coordinar las actividades
y la información presentada por los participantes en el proceso de generación de
información financiera que respalda el entendimiento y monitoreo del comité de
auditoría de los "riesgos y controles clave" de dicho proceso. Un sólido proceso
del comité de auditoría le permite a una compañía, incluidos sus accionistas,
beneficiarse de la visión colectiva y de la experiencia de cada uno de los
miembros del comité.

El Comité "Blue Ribbon" describe a los participantes en el proceso de emisión de

información financiera como un "banco de tres patas de revelación responsable y
supervisión activa".

Las tres patas son (1) la administración, incluyendo a auditoría interna, (2) el
auditor externo independiente, y (3) el comité de auditoría. El comité de auditoría
no solo deberá comprender los roles específicos y únicos que cada "pata" juega
en el proceso de generación de información financiera, sino hacer responsable a
estos participantes ante el consejo y el comité de auditoría.

Cuando una compañía establece un comité de auditoría y el consejo le delega la

supervisión del proceso de emisión de información financiera, en dicha decisión de
delegación queda implícito que al comité de auditoría, por ende, se le asigna la
responsabilidad de supervisar los riesgos de la emisión de información financiera
(se incluyen riesgos de fraude) y de los controles relativos a dichos riesgos. Por lo
tanto, el comité de auditoría deberá comprender (1) los riesgos importantes
relativos a la confiabilidad de la emisión de información financiera, y (2) los
controles que la empresa ha establecido para enfrentar dichos riesgos.

Con un proceso bien definido basado en un entendimiento de los roles específicos

de la administración, incluyendo al auditor interno y al auditor externo, el comité de
auditoría habrá establecido el marco dentro del cual podrá ejercer una supervisión
adecuada - escuchar, preguntar, evaluar y cuestionar.

3.7 Operaciones

El comité llamará a sesión una vez al mes procurando que sus reuniones sean a
pocos días después de la elaboración y presentación de los estados financieros
mensuales para que sea este un punto para analizar y evaluar. El comité
designará dentro de sus miembros a uno que haga las veces de secretario, quien
se encargará de convocar reuniones, preparar la orden del día, levantar acta sobre
los asuntos tratados y acuerdo a que se llegó en el comité. Cada miembro del
comité y aquellos que pertenezcan a la organización podrán tratar asuntos en las
sesiones. El director de auditoria interna coordinará las actividades del comité y
presidirá sus sesiones.

Relación con el Grupo de auditoria Interna

Una vez que el consejo de administración haya asignado funciones y

responsabilidades éstas se repartirán a los miembros del comité. El director de
auditoria Interna puede satisfacer las responsabilidades del comité siempre y
cuando reporte al director general, ya que de reportar a otro funcionario satisfará
las necesidades del grupo al que pertenece, limitación que no deberá permitir bajo
el contexto de un comité de auditoría que se instaure para dar servicio a toda la
organización.

El director de auditoria interna tendrá que estudiar y analizar la naturaleza y

alcance de las responsabilidades y necesidades del comité de auditoría y
desarrollar lo que sea necesario para satisfacerlas, sin olvidar que las
responsabilidades son establecidas por el consejo de administración.

3.8 Situación actual

La auditoría interna en la actualidad ha cambiado su alcance y objetivo, pasando

de ser un órgano de control a un órgano consultor o staff de la Dirección. En este
artículo se comentan la nueva orientación y tendencia de la Auditoría Interna, a
través de su definición y de sus Normas para el ejercicio profesional, sin olvidar el
papel que puede jugar dentro del nuevo marco establecido por el Gobierno
Corporativo, cuyo eje central es la existencia de los Comités de Auditoría.
La instauración de comités de auditoría está demostrando que es una herramienta
de alto valor para la organización en la consecución de sus propósitos y
satisfacción de sus necesidades en materia de vigilancia y control.

Los auditores internos serán útiles en la medida de que den respuesta a las
necesidades que les plantean con el objetivo de dar el máximo servicio a la
organización.

Los Comités nacieron de manera formal en los Estados Unidos de Norteamérica

como una obligación de ley en 1977. Se ha rebasado la etapa del cumplimiento
obligatorio a una instauración por convicción a los grandes aportes al bienestar de
las organizaciones.

Cada vez es más creciente su aprovechamiento y su desarrollo ha venido

aparejado con el de la auditoria interna.

En la medida en que el auditor sepa proyectar su valía será el crecimiento y

expansión de los comités de auditoría, que se avizora hacia un horizonte sin
límites.

El comité de auditoría es muy necesario en la actualidad para asegurar al consejo

de administración que sus responsabilidades financieras y de auditoria están
estudiadas adecuadamente y que se han tomado acciones apropiadas.
 UNIDAD IV
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
 Auditoría
Administrativa

UNIDAD 1
AUDITORIA ADMINISTRATIVA

1.1 Definiciones, objetivo y finalidad de la Auditoría Administrativa1

Una Auditoría Administrativa es la revisión analítica total o parcial de una

organización con el propósito de conocer su nivel de desempeño y perfilar
oportunidades de mejora para innovar valor y crear una ventaja competitiva
sustentable.

La Auditoría Administrativa abarca una revisión de los objetivos, planes y

programas de la empresa; su estructura orgánica y funciones; sus sistemas,
procedimientos y controles; el personal y las instalaciones de la empresa y el
medio en que se desarrolla, en función de la eficiencia de operación y el ahorro
en los costos.

La Auditoría Administrativa puede ser llevada a cabo por un profesional en

administración de empresas y otros profesionales capacitados, incluyendo al
contador público autorizado (CPA) adiestrado en disciplinas administrativas o
respaldado por otros especialistas dependiendo del tipo de empresa. El resultado
de la Auditoría Administrativa es una opinión sobre la eficiencia administrativa de
toda la empresa o parte de ella.

1
http://www.articuloz.com/administracion-articulos/sobre-la-Auditoría-administrativa-950760.html

3
 Auditoría
Administrativa

El Objetivo primordial de la Auditoría Administrativa consiste en descubrir

deficiencias o irregularidades en alguna de las partes de la empresa examinadas
y apuntar sus probables soluciones.

La finalidad es ayudar a la dirección a lograr una administración más eficaz. Su

intención es examinar y valorar los métodos y desempeño en todas las áreas. Los
factores de la evaluación abarcan el panorama económico, lo apropiado de la
estructura organizativa, la observancia de políticas y procedimientos, la exactitud y la
confiabilidad de los controles, los métodos protectores adecuados, las causas de
variaciones, la adecuada utilización de personal y equipo y los sistemas de
funcionamiento satisfactorios.

Hay que considerar que la Auditoría Administrativa es “un examen completo y

constructivo de la estructura organizativa de una empresa o institución pública o
privada y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus
recursos humanos y materiales”.2

En la Auditoría Administrativa se realizan estudios para determinar las deficiencias

causantes de dificultades, sean actuales o en potencia, las irregularidades,
embotellamiento, descuidos, fallos, errores, desfalcos, desperdicios exagerados,
pérdidas innecesarias, actuaciones equivocadas, deficiente colaboración, fricciones
entre ejecutivos y una falta general de conocimiento o desdén de lo que es una
buena organización. La Auditoría Administrativa puede ser de una función específica,
un departamento o grupo de departamentos, una división o grupos de divisiones o de
la empresa en su totalidad. Algunas Auditorías abarcan una combinación de dos o
más de dichas áreas. El campo de estudio puede abarcar la economía de la
producción, incluyendo elementos tales como especialización, simplificación,
estandarización, diversificación, expansión, contracción e integración. En el Campo
de la Educción

2
William p. Leonard. Auditoria Administrativa.1989.pág.45

4
 Auditoría
Administrativa

La realización de una Auditoría Administrativa se puede enfocar en los siguientes

elementos:
a) Planes y objetivos de la empresa.
b) Estructura orgánica.
c) Políticas y prácticas.
d) Sistemas y procedimientos.
e) Métodos de control.
f) Formas de operación.
g) Recursos materiales y humanos.
h) Medición de los resultados.

Toda vez que ya hemos definido lo que es y en qué consiste la Auditoría

Administrativa, así como sus alcances, fines y objetivos podemos detallar los
problemas que se presentan al momento de realizar la misma en una empresa, así
como sus posibles soluciones.

1.2 Necesidad de la Auditoría Administrativa3

En un mundo globalizado, el desarrollo de la ciencia y la tecnología hay una gran

demanda de información respecto al desempeño de los organismos sociales. La
Auditoría tradicional (financiera) se ha preocupado históricamente por cumplir con los
requisitos de reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado al control
financiero. Este servicio ha sido, y continúa siendo de gran significado y valor para
las empresas industriales, comerciales y de servicios a fin de mantener la confianza
en los informes financieros.

3
http://www.gerencie.com/auditoria-administrativa.html

5
 Auditoría
Administrativa

Con el desarrollo de la tecnología de sistemas de información ha crecido la

necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la información administrativa, así
como su exactitud. En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los
funcionarios, de contar con alguien que sea capaz de llevar a cabo el examen y
evaluación de:
 La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes· (Auditoria
Administrativa funcional)
 La calidad de los procesos mediante los cuales opera un· organismo (Auditoria
analítica)

Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de

examinar y evaluar los factores externos e internos de la empresa y ello debe
hacerse de manera sistemática, abarcando la totalidad de la misma.

1.3 Objetivos de la Auditoría Administrativa4

Por sus características, la Auditoría Administrativa constituye una herramienta

fundamental para impulsar el crecimiento de las organizaciones, toda vez que
permite detectar en qué áreas se requiere un estudio más profundo, que acciones se
deben tomar para mejorar y como superar los obstáculos.

Entre los objetivos para instrumentarla de manera consistente tenemos los

siguientes:

 De control: Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder

evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares
preestablecidos.

4
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/auditadminis.htm/
http://dspace.uniminuto.edu:8000/jspui/bitstream/10656/558/1/TTCA_MedinaSuarezLorena_08.pdf

6
 Auditoría
Administrativa

 De productividad: Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento

de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la
organización.
 De organización: Determinan que su curso apoye la definición de la estructura,
competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la
delegación de autoridad y el trabajo en equipo.
 De servicio: Representan la manera en que se puede constatar que la
organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y
cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.
 De calidad: Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la
organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y
servicios altamente competitivos.
 De cambio: La transforman en un instrumento que hace más permeable y
receptiva a la organización.
 De aprendizaje: Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje
institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las
capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.
 De toma de decisiones: Traducen su puesta en práctica y resultados en un
sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.

1.4 Principios de la Auditoría Administrativa5

Los principios básicos de la Auditoría Administrativa, vienen a ser parte de la

estructura teórica de ésta, por es necesario recalcar tres principios fundamentales
que son los siguientes:

5
http://www.mitecnologico.com/iem/Main/AuditoriaAdministrativa

7
 Auditoría
Administrativa

1.4.1 Sentido de evaluación

La Auditoría Administrativa no intenta evaluar la capacidad técnica de ingenieros,

contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecución de sus respectivos
trabajos. Más bien se ocupa de llevar a cabo un examen y evaluación de la calidad
tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de
la administración de funciones operacionales y ver si han tomado modelos
pertinentes que aseguren la implantación de controles administrativos adecuados,
que asegures: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas,
que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma
económica.

1.4.2 Importancia del proceso de verificación

Una responsabilidad de la Auditoría Administrativa es determinar qué es lo que se

está haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la
práctica nos indica que ello no siempre está de acuerdo con lo que él responsable
del área o el supervisor, piensan que está ocurriendo. Los procedimientos de
Auditoría Administrativa respaldan técnicamente la comprobación en la observación
directa, la verificación de información de terrenos, y el análisis y confirmación de
datos, los cuales son necesarios e imprescindibles.

1.4.3 Habilidad para pensar en términos administrativos

El auditor administrativo, deberá ubicarse en la posición de una administrador a

quien se le responsabilice de una función operacional y pensar como este lo hace (o
debería hacerlo). En sí, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un
atributo muy importante para el auditor administrativo.

8
 Auditoría
Administrativa

1.5 Alcance de la Auditoría Administrativa

El área de influencia que abarca una Auditoría Administrativa, comprende la totalidad

de la organización en lo que se refiere a su estructura, niveles, relaciones y formas
de actuación. Esta connotación incluye aspectos tales como:

Fuente:http://www.pearsoneducacion.net/franklin/SitioAudAdmin/archivos/DEMOAuditoria.ppt

1.6 Campo de Aplicación de la Auditoría Administrativa

En cuanto a su campo, la auditoría administrativa puede instrumentarse en todo tipo

de organización, sea ésta pública, privada o social. Por su extensión y su
complejidad las empresas están ordenadas para responder las demandas de
servicios y productos y, sobre todo, de qué manera se articulan, lo cual nos obliga a
precisar su fisonomía, área de influencia y dimensión.

En el Sector Público se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones, ámbito

de operación, nivel de autoridad, relación de coordinación, sistema de trabajo y
líneas generales de estrategia.

9
 Auditoría
Administrativa

En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurídica, objeto, tipo de

estructura, elementos de coordinación y relación comercial de las empresas, sobre la
base de las siguientes características:

 Tamaño de la empresa
 Sector de actividad
 Naturaleza de sus operaciones

En cuanto a su tamaño, convencionalmente se las clasifica en:

 Microempresa:
Empresa Pequeña
Empresa mediana

 Empresa grande:
Lo correspondiente al sector de actividad que se refiere al ramo especifico de la
empresa, el cual puede quedar enmarcado básicamente en: telecomunicaciones,
transportes, energía, servicios, construcción, agrícola, publicidad, turismo,
cinematografía, banca, seguros, comercio, textil, maquiladora, electrónica, automotriz,
editorial, arte gráfico, etc.

En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en:

Nacionales
Internacionales
Mixtas

También tomando en cuenta las modalidades de:

Exportación
Acuerdo de Licencia
Contratos de Administración
Sociedades en Participación y alianzas estratégicas
Subsidiarias

Las instituciones educativas se encuentran en el grupo de las empresas de servicios.

10
 Auditoría
Administrativa

1.7 Clasificación de la Auditoría Administrativa

1.7.1 Auditoría Externa

La Auditoría Externa es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de

información de una unidad administrativa o financiera realizado por un auditor
especializado en el campo de acción al que se aplica dicho examen, sin vínculos
laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir
una opinión independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno
del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinión
independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la
información generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe
Pública, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la información
examinada.

La Auditoría Externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de información de

una organización y emite una opinión independiente sobre los mismos, pero las
empresas generalmente requieren de la evaluación de su sistema de información
financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del
producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el término Auditoría
Externa a Auditoría de Estados Financieros, lo cual como se observa no es
totalmente equivalente, pues puede existir Auditoría Externa del Sistema de
Información Tributario, Auditoría Externa del Sistema de Información Administrativo,
Auditoría Externa del Sistema de Información Automático etc.

Una auditoría debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad

profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinión
imparcial y profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditoría,
basándose en el hecho de que su opinión ha de acompañar el informe presentado al
término del examen y concediendo que pueda expresarse una opinión basada

11
 Auditoría
Administrativa

evidencias y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de

investigación.

1.7.2 Auditoría Interna

La auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de

información de una unidad administrativa o financiera realizado por un auditor
especializado en el campo de acción al que se aplica dicho examen con vínculos
laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir
informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes
son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se
producen bajo la figura de la Fe Pública.

Las auditorías internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno
tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y
operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y
procedimientos de control interno que redunden en una operación más eficiente y
eficaz.

En el caso de las Instituciones educativas tendrá a su cargo la evaluación

permanente del control de la aplicación de la Ley y Reglamento General a la ley de
educación, la revisión y aplicación de planes y programas que contribuyan al
mejoramiento de la calidad educativa, el manejo de los instrumentos curriculares
como el PCI, PEI, POA, Reglamento Interno, Código de Convivencia, por parte de
Autoridades, Personal Docente y Administrativo, Padres de Familia y todos los
miembros de la Comunidad Educativa.

La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor

interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta
administración, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta
puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros.

Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino
parecerlo para así obtener la confianza del Público. La auditoría interna es un
servicio que reporta al más alto nivel de la dirección de la organización y tiene
características de función asesora de control, por tanto no puede ni debe tener

12
 Auditoría
Administrativa

autoridad de línea sobre ningún funcionario de la empresa, a excepción de los que

forman parte de la planta de la oficina de auditoría interna, ni debe en modo alguno
involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa,
pues su función es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta dirección
toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditoría interna solo
interviene en las operaciones y decisiones propias de su unidad, pero nunca en las
operaciones y decisiones de la organización a la cual presta sus servicios, pues
como se dijo es una función asesora.

1.7.3 Diferencias entre Auditoría Interna y Externa

Existen diferencias substanciales entre la Auditoría Interna y la Auditoría Externa,

algunas de las cuales se pueden detallar así:
CONCEPTO AUDITORIA INTERNA
 Empleado: Existe vínculo laboral
entre el auditor y la empresa.
SUJETO  Evita el traslado de la información a
otros sitios
 Su función es SALVAGUARDAR LA
EMPRESA
Limitada: El auditor interno no se limita
exclusivamente a dar un informe de
GRADOS DE todo sino que se dedica a evaluar las
INDEPENDENCIA peticiones de la dirección o del
consejo. ESTA OBLIGADO A SEGUIR
UN PROGRAMA
RESPONSABILIDAD Laboral
Examen de gestión (=Toda actuación
que se realice sobre activos o pasivos
OBJETIVO de la empresa) El sentido de activo o
pasivo debe tomarse como se
consideran desde el derecho mercantil.
Dirigido a la gerencia, dirección y/o
INFORME EMITIDO Consejo de Administración. Puede
hacerse para cualquier tipo de empresa
Va dirigido exclusivamente a la
empresa (Su transmisión tiene carácter
USO DEL INFORME penal)
Está inhabilitada para dar Fe Pública
AUDITORIA EXTERNA
 Profesional Independiente:
Existe una relación el de tipo
civil.
 Se fija solo en la imagen fiel
(legislación vigente)
 Su Función es EVALUAR LA
EMPRESA
Total: Está sujeto a las directrices
técnicas de auditoría.
Penal: El informe del auditor tiene
consecuencias jurídicas
Examen de la situación financiera
para dar opinión
Accionistas o Consejo de
Administración: con carácter
obligatorio si lo obliga la ley o con
carácter optativo si lo desea la
empresa.
Va dirigido a la empresa y al público
en general. Necesidad para cotizar
en bolsa y emitir todo tipo de
valores.
Está habilitada y tiene la facultad

13
 Auditoría
Administrativa

Jorge Revelo Rosero

debido a su vinculación contractual legal de dar Fe Pública.

laboral.

EL AUDITOR

Es la persona con suficiente capacidad profesional y experiencia técnica designada

por una autoridad competente, para revisar, examinar y evaluar los resultados de la
gestión administrativa y financiera de una organización pública o privada con el
propósito de informar o dictaminar acerca de ella, realizando las observaciones y
recomendaciones pertinentes para mejorar su eficacia y eficiencia en su
desempeño.

2.1 Funciones

Para ordenar e imprimir cohesión a su labor, el auditor cuenta con un una serie de
funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento
general de una organización.

Las funciones tipo del auditor son:

 Estudiar la normatividad, misión, objetivos, políticas, estrategias, planes y
programas de trabajo.

 Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria.

14
 Auditoría
Administrativa

 Definir los objetivos, alcance y metodología para· instrumentar una auditoria.

Captar la información necesaria para evaluar la funcionalidad· y efectividad de
los procesos, funciones y sistemas utilizados.

 Recabar y revisar estadísticas sobre volúmenes y cargas de· trabajo.

Diagnosticar sobre los métodos de operación y los sistemas de· información.
Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los· papeles de trabajo.
Respetar las normas de actuación dictadas por los grupos de· filiación,
corporativos, sectoriales e instancias normativas y, en su caso, globalizadoras.
Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones· que permitan
elevar la efectividad de la organización.

 Analizar la estructura y funcionamiento de la organización en· todos sus

ámbitos y niveles.

 Revisar el flujo de datos y formas·

 Considerar las variables ambientales y económicas que inciden· en el

funcionamiento de la organización.

 Analizar la distribución del espacio y el empleo de equipos· de oficina.

 Evaluar los registros contables e información financiera.

 Mantener el nivel de actuación a través de una interacción y· revisión continua

de avances.

 Proponer los elementos de tecnología de punta requeridos para· impulsar el

cambio organizacional.

 Diseñar y preparar los reportes de avance e informes de una auditoria

2.2 Conocimientos

Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparación acorde con los
requerimientos de una auditoria administrativa, ya que eso le permitirá interactuar de

15
 Auditoría
Administrativa

manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una u otra
manera se emplearán durante su desarrollo.

Atendiendo a éstas necesidades es recomendable apreciar los siguientes niveles de

formación:

a) Formación Académica:

Poseer estudios a nivel técnico, licenciatura o postgrado en administración,

informática, comunicación, ciencias políticas, administración pública, relaciones
industriales, ingeniería industrial, sicología, pedagogía, ingeniería en sistemas,
contabilidad, derecho, relaciones internacionales y diseño gráfico, etc.

Otras especialidades como actuaría, matemáticas, ingeniería y arquitectura, pueden

contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitación que les permita
intervenir en el estudio.

b) Formación Adicional

Instrucción en la materia, obtenida a lo largo de la vida profesional por medio de

diplomados, seminarios, foros y cursos, etc.

c) Formación Empírica

Conocimiento resultante de la implementación de auditorías en diferentes

instituciones sin contar con un grado académico.

Adicionalmente, deberá saber operar equipos de cómputo y de oficina, y dominar él ó

los idiomas que sean parte de la dinámica de trabajo de la organización bajo
examen. También tendrán que tener en cuenta y comprender el comportamiento
organizacional cifrado en su cultura.

Una actualización continua de los conocimientos permitirá al auditor adquirir la

madurez de juicio necesaria para el ejercicio de su función en forma prudente y justa.

16
 Auditoría
Administrativa

2.3 Habilidades y Destrezas

Como complemento a su formación profesional, teórica y práctica, el auditor debe

reunir otras cualidades para el desempeño de sus actividades derivadas de sus
habilidades y destrezas personales.

2.4 Experiencia

Amas de sus conocimientos, habilidades y destrezas, el auditor para el ejercicio de

sus funciones tiene que dominar otros campos relacionados con la organización:
 Conocimiento de la organización en su objetivo, campo de acción y estructura.
 Conocimiento de la organización en sus áreas administrativa y operativa
 Conocimiento por experiencias anteriores en las mismas organizaciones, o en
otras organizaciones similares.
 Conocimiento de casos prácticos.
 Conocimiento derivado de la implementación de estudios· organizacionales de
otra naturaleza.
 Conocimiento personal basado en elementos diversos

17
 Auditoría
Administrativa

2.5 Responsabilidad Profesional

Para el debido ejercicio de la Auditoría, el profesional debe realizar su trabajo

utilizando toda su capacidad, inteligencia y criterio para determinar el alcance,
estrategia y técnicas que habrá de aplicar en una auditoría, así como evaluar los
resultados y presentar los informes correspondientes.

Para ello debe tener en cuenta los siguientes aspectos fundamentales:

Independencia: es el estado o cualidad de mantenerse incólume o libre de control o

influencia de las partes interesadas.

Ejecutar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad· profesional

adquiridas.

Cumplir con las normas o criterios que se le señalen

·
Mantenerse actualizado mediante capacitación continua

Objetividad: Mantener una visión independiente de los· hechos, evitando formular

juicios o caer en omisiones, que alteren de alguna manera los resultados que
obtenga.

Responsabilidad: Observar una conducta profesional cumpliendo con sus encargos

oportuna y eficientemente.

Integridad: Preservar sus valores por encima de las· presiones.

Confidencialidad: Conservar en secreto la información y no· utilizarla en beneficio

propio o de intereses ajenos.

Compromiso: Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la

organización para la que presta sus servicios.

18
 Auditoría
Administrativa

Equilibrio: No perder la dimensión de la realidad y el· significado de los hechos.

Honestidad: Aceptar su condición y tratar de dar su mejor· esfuerzo con sus propios
recursos, evitando aceptar compromisos o tratos de cualquier tipo.

Institucionalidad: No olvidar que su ética profesional lo· obliga a respetar y

obedecer a la organización a la que pertenece.

Criterio: Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada.

Iniciativa: Asumir una actitud y capacidad de respuesta ágil· y efectiva.

Imparcialidad: No involucrarse en forma personal en los· hechos, conservando su
objetividad al margen de preferencias personales.

Creatividad: Ser propositivo e innovador en el desarrollo de· su trabajo.

2.6 Estructura de Análisis

El auditor administrativo debe estructurar una línea de pensamiento enfocada a

promover el cambio personal e institucional:

 Respetar la vía institucional sin frenar la visión del estudio

 Estar en permanente búsqueda de los mejores resultados
 Ser selectivo
 Diseñar, desarrollar y efectuar seguimiento a los modelos que aplica
 Ser analítico
 Contemplar alternativas lógicas y caminos opuestos en forma alternativa
 Conservar la objetividad por encima de las presiones
 Ajustar las ideas en respuesta a nueva información
 Ser factor de sinergia

2.7 Conformación del Equipo de Trabajo

19
 Auditoría
Administrativa

Cuando la organización toma la decisión de emprender un programa de auditoria

administrativa a fondo, tiene que valorar con precisión los siguientes aspectos:
 Los resultados que espera obtener
 Los compromisos que adquiere
 El seguimiento que tiene que efectuar.

Como tiene que atender los requerimientos cotidianos de la organización debe evaluar
su situación interna a fin de definir si utiliza un equipo interno:

 El número de empleados y las cargas de trabajo en las áreas funcionales.

 El personal que puede ser retirado de sus labores habituales para ser asignado a la
auditoria.
 El tiempo y los recursos que debe destinar para ello.
 La coordinación entre el trabajo cotidiano y el de los auditores.
 La duración probable de la auditoria.

Definidos estos elementos, así como la capacidad económica, la organización define

si elige efectuar el estudio con un equipo de auditoria interno, externo o combinado.

2.7.1 Equipo de Auditoría Interno

Ventajas
 Conocimiento profundo de la organización y sus expectativas
 Conciencia de la dinámica de la organización
 Comparte la cultura organizacional
 Identificación con el personal
 Menor resistencia al cambio
 Percepción de sentirse apoyado
 Conoce los mecanismos de negociación internos
 Conocer la disponibilidad de los recursos para el proyecto
 Tranquilidad para negociar la entrega de reportes, avances y resultad

2.7.2 Equipo de Auditoría Externo

Ventajas
 Aporta una visión objetiva e independiente

20
 Auditoría
Administrativa

 Está plenamente capacitado y actualizado en avances en el área de trabajo

específica del estudio.
 Propone soluciones con celeridad y efectividad.
 Dispone de capacitación para ofrecer soluciones alternativas.
 Obligación contractual de brindar resultados consistentes.
 Rápido acceso a niveles de decisión
 Racionalización de los recursos para minimizar el costo de la auditoria
 Tranquilidad para emitir observaciones y señalar anomalías sin temor a afectar a
“alguien” en particular.
 Contar con el respeto de la organización.

2.7.3 Contratación del Servicio

Cuando una empresa decide efectuar un programa de Auditoría Administrativa, el
primer paso es contactar con el líder del equipo bien sea interno, externo o
combinado. Se lleva a cabo en una o varias entrevistas en las cuales se precisan las
condiciones.

Logros que se esperan:

 Definición de los mecanismos de enlace
 Exigencias en cuanto a tiempo y mejoras deseadas
 Requerimiento de una propuesta concreta
 Una vez cumplida esta etapa el líder del proyecto presenta una propuesta técnica y
un plan de trabajo en el que se agregan aspectos como:
 Requerimientos de recursos humanos, materiales y financieros y tecnológicos.
 Costo del estudio. Aplica para equipos externos y combinados

2.8 Actividades de Aprendizaje – Taller No. 01

1. Lee cuidadosamente los contenidos de la Unidad 1 y 2. Usando organizadores

gráficos resuma el contenido de cada unidad.
2. En una institución educativa cuales serían las dependencias (Unidades de
gestión) en las cuales se realizarían auditorías administrativas.
3. Cuáles son los requisitos de los profesionales que pueden realizar auditorías
administrativas en una institución educativa?

21
2.7.2. Desarrollo de la Auditoria Administrativa

Concluida la planeación, la siguiente fase es el desarrollo de la Auditoria administrativa donde

aplicamos las técnicas para obtener, analizar la información y el método para evaluar a la
empresa, así como el adecuado manejo de los papeles de trabajo, que aseguren los resultados
y conclusiones que sirvan de base a las recomendaciones.

2.7.2.1. Obtención de la información.

Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que cumplan con el
objetivo del análisis y evaluación. Aplicando siempre un criterio de discriminación teniendo
presente el objetivo del estudio, y procediendo continuamente a su revisión y evaluación, para
mantener una línea de acción uniforme.

2.7.2.2. Técnicas para recopilación de la información.

Para recabar la información, se puede emplear alguna o algunas de las siguientes técnicas:

• Investigación documental.

Consiste en la localización, selección, estudio y revisión de los documentos sobre la materia

que se investiga, que aporte elementos de juicio a la auditoria. Entre los documentos donde
podemos obtener información se encuentran los siguientes:

Legales Administrativa Mercado Producción Estudios Situación

financieros económic
a.
Acta constitutiva Manuales: Investigación de Planeación y Estados
• Administración mercado de control de la financieros Sistema
• De organización productos y producción dictaminado económic
• Sistemas y servicios s o
Procedimientos

Acta de Diseño del Análisis y Naturalez

asamblea de Determinación de producto proyeccione a y ritmo
accionistas y Organigramas precios s del
consejos de financieras desarrollo
administración de la
economía
Contratos Cuadros de Localización y Programas Aspectos
celebrados con distribución de Distribución y características del de sociales.
terceros trabajo logística terreno financiamie
nto

33
 Contratos Plantilla personal Publicidad. Distribución del Evaluación Variables
colectivos de despacio en las financiera demográfi
trabajo áreas de trabajo de cas
la planta
Reglamento Análisis de puestos Distancias y costos Relacione
interno Relaciones del transporte Presupuest s con el
publicas os exterior

Catálogos de formas Control de Contabilida

inventarios d general
Unidades de medida Control de calidad Contabilida
de desempeño d de cotos
Estudios de Estadísticas del
mejoramiento trabajo Impuestos

• Observación directa.
Consiste en poner en juego nuestros sentidos y examinar el desarrollo de los fenómenos en
forma directa y real, a fin de comprender y tener una idea general con el propósito de obtener
la evidencia del caso.
El auditor debe tener cuidado de no influir en el compromiso de la persona o la situación
observada para manifestar información que sea de acorde a la realidad y en base a su
experiencia.
Pueden discutirse las observaciones entre los miembros del equipo de auditoria a fin de que
haya consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del área investigada. Es muy
importante que sea rigurosa y objetiva, sin influenciarse de los factores personales que pueda
tener el auditor.
Los pasos para asegurar la observación son los siguientes: definir el objeto de la observación,
anotar sus características, clasificarlas, analizarlas, criticarlas y conservar las notas producto de
la observación para consulta posterior.
Con la observación puede obtenerse información que no se encuentra registrada en ningún tipo
de documento o verificar información obtenida por otro medio.

• Entrevistas.
Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas para obtener información. Es
una de las técnicas que proporciona información completa y precisa, ya que además de obtener
respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios. Con esta técnica es posible
confirmar, corregir e inclusive verificar información errónea o que se contradiga.
Es un instrumento que permite descubrir aquellos aspectos ocultos que forman parte de todo un
trabajo el cual ayuda a verificar inferencias y observaciones a través de observar a las
personas.
Tipos de entrevistas.
De acuerdo al tipo de entrevista que se realiza son:

• Dirigida. En esta se utilizan preguntas claves estructuradas previamente y proporciona

al entrevistado una cierta libertad para contestar libremente.
• No dirigida. Aquí se invita al entrevistado a platicar sobre algún tema propuesto y el
entrevistado se dedica a tomar nota de lo que dice y como lo expresa.

34
Generalidades en el desarrollo de una entrevista:

• Tener claro el objetivo.

• Concertar previamente la cita.
• Crear un amiente de confianza entre el entrevistador y el interrogado.
• Eliminarse las interrupciones.
• Observarse todas las actitudes como: cooperación, claridad y objetividad del
entrevistado.
• Anotar y clasificar la información que se obtenga.

Las conclusiones y resultados deben ser redactados en un lenguaje sencillo y claro, de manera
que pueda entenderse y formarse una idea del objetivo investigado.

• Cuestionarios.

Consiste en una lista de preguntas relacionadas con un tema y que responden en forma escrita.
Se emplean par obtener la información en forma homogénea. Están constituidos por series de
preguntas escritas, predefinidas, ordenadas y separadas por capítulos o temática especifica.

La forma de las preguntas pueden ser:

• Preguntas abiertas.
• Preguntas cerradas.
• Preguntas de elección múltiple.

El tipo de preguntas son:

• Preguntas de hecho. Son preguntas sobre cuestiones concretas, fáciles de precisar.

• Preguntas de acción. Son preguntas que se refieren a actitudes o decisiones tomadas
por el individuo sobre una acción realizada y sobre algunos detalles de ella.
• Preguntas de intención. Son peguntas que tratan de averiguar lo que el individuo
haría si eventualmente se diera una circunstancia determinada.
• Preguntas de opinión. Son preguntas acerca de lo que uno piensa acerca de un
tema.
• Preguntas de índice o preguntas de test. Son preguntas que se utilizan con el fin de
obtener información sobre cuestiones que suscitan recelos en la persona interrogada.

La técnica del cuestionario consiste en:

• Definición del objetivo del cuestionario.

• Diseño y prueba del cuestionario.
• Aplicación del cuestionario.
• Tabulación de datos:
• Conclusiones.

La calidad de la información dependerá de la estructura y forma de presentación. Es términos

generales, todo cuestionario debe expresar el motivo de su preparación, procurando que las
preguntas sean claras y concisas, con un orden lógico, redacción comprensible y facilidad de
respuesta evitando recargarlo con demasiadas preguntas. Si el caso la amerita, podrá incluirse
un instructivo de llenado.

35
El cuestionario generalmente se utiliza para la consecución de datos simples, pueden ser
fácilmente tratados estadísticamente y que se obtienen de gran número o de un pequeño
número de personas pero que se encuentran geográficamente dispersas.
Muestreo.
Ante la imposibilidad de investigar el conjunto de su totalidad, cuando el número y clase de
personas que se va a entrevistar es muy grande, por tiempo y costo de auditoria, se
seleccionara un subconjunto al cual se denominara muestra que debe tener las mismas
características del universo. Del que se pueda obtener resultados aceptables, sin necesidad
de investigar a todas las áreas de la organización.

• Cédulas.
Se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el propósito de la auditoria,
están conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloques y columnas que
facilitan la agrupación y división de su contenido para su revisión y análisis, amenos de que
contengan la posibilidad de ampliar el rango de respuesta.
2.7.2.3. Análisis de la información.
El análisis de la información, consiste en separar las partes del problema, conocer su
naturaleza, características e identificar el origen del mismo y determinar como funciona,
teniendo en cuenta la interrelación e interdependencia de las partes entre sí y con el todo. La
importancia del análisis reside en que “Para comprender la esencia de un todo hay que
conocer la naturaleza de sus partes”.
Para llevar a cabo el proceso de análisis, es necesario llevar a cabo una serie de pasos:
1. Examen critico del objeto.
2. Observación científica.
3. Descomponer el todo en partes.
4. Ordenamiento de las partes.
5. Comprensión de las partes.
6. Integración de sus partes.

2.7.2.3.1. Técnicas para el análisis de la información.

La elección de las técnicas obedecerá a la factibilidad de su aplicación en los estudios que se
van realizar y determinar si existe relación especifica entre ciertos factores y algunos hechos.
Entre las técnicas que se utilizan para realizar el análisis y que representan un apoyo para el
auditor, se encuentran las siguientes:

• Análisis de costo-beneficio.
• Análisis marginal.
• Árbol de decisiones.
• Auto evaluación.
• Cuadro de distribución de trabajo.
• Diagrama de causa y efecto.
• Diagrama de relaciones.
• Ergonomía.
• Graficas de flujo.
• Graficas de distribución.

36
 • Inteligencia emocional.
• Organigramas.
• Técnica Delphi.
• Teoría de las restricciones.
• Análisis de series de tiempo.
• Correlación.
• Modelos de inventario.
• Graficas estadísticas.
• Modelos integrados de producción.
• Muestreo.
• Números índices.
• Programación dinámica.
• Programación línea.
• Punto de equilibrio.
• Simulación.
• Teoría de las colas o de línea de espera.
• Teorías de los grados.
• Teoría de las decisiones.
• Teorías de los juegos.

El propósito fundamental de estas técnicas es cumplir el objetivo del estudio con la amplitud y
profundidad que requiera el problema sujeto a análisis y las circunstancias específicas del
trabajo, a fin de reunir los elementos de juicio óptimos.

La evaluación provee una interpretación acerca del estado de los elementos a evaluar.

2.7.2.4. Evaluación de la empresa.

Cuando se han obtenido y analizado los datos, el siguiente paso es la evaluación que consiste
en asignar un grado de aplicación al proceso administrativo de la empresa.

2.7.2.4.1. Método para evaluar el proceso administrativo de la

empresa.

El siguiente método tiene como premisa evaluar el proceso administrativo en la empresa. A

través de la fijación de un parámetro donde existe un punto máximo de desempeño y un punto
mínimo optimo de desempeño, a través de la aplicación de una serie de cuestionarios y la
elaboración de su gráfica correspondiente.

Las propiedades y características de las empresas apuntan a la posibilidad de asignarles un

valor, para lograr este objetivo, nuestro método debe cumplir con las propiedades básicas de la
evaluación: confiabilidad y validez; estos es, que proporcionen resultados iguales en
condiciones iguales, dos o más veces en un mismo conjunto de objetos y que mida
efectivamente aquello que se propone evaluar.

Las etapas para llevar a cabo esta evaluación son:

1. Determinación del área o áreas a evaluar contenidas en el alcance del estudio.

2. Determinación del número de preguntas y la escala a utilizar.
3. Determinación del límite superior o inferior de desempeño.

37
 4. Gráfica.

A continuación, el desarrollo de las etapas antes mencionadas:

1. Determinación del área o áreas a evaluar contenidas en el alcance del estudio.

Dentro de cada empresa existen áreas a evaluar que por su naturaleza y condiciones resulta
posible realizarlo. El primer paso es determinar el área o áreas que se requiere evaluar,
conteniendo el alcance de la Auditoria administrativa. Por ejemplo: si el alcance de la Auditoria
administrativa son las áreas funcionales de una empresa, estas son:

• Mercadotecnia.
• Producción.
• Finanzas.
• Recursos Humanos.

Como segundo paso, es la determinación del número de preguntas y escala a utilizar.

2. Determinación del número de preguntas y la escala a utilizar.

El segundo paso es determinar el número de preguntas que integran los cuestionarios y la

escala de valores a utilizar que cumplan con el propósito de la evaluación. La finalidad de los
cuestionarios es recabar la evidencia suficiente y competente del proceso administrativo en las
áreas evaluadas a fin de asignarle un grado de desempeño. La cantidad de preguntas esta en
relación directa con la profundidad, confiabilidad y validez de la auditoria.

Así determinamos él número de preguntas de los cuestionarios, a los cuales corresponde

asignarles una escala. Entendemos por escala la caracterización de los objetos a medir a través
de una variable cuantitativa y cualitativa. Su construcción implica adjudicar un valor a un
conjunto de expresiones o juicios que es la manifestación individual del entrevistado ante una
variable determinada y que se representan mediante el uso de los números.

Las escalas posibilitan la valoración de cada pregunta relacionada con la aplicación del
proceso administrativo en la empresa.

Con el fin de preparar la mecánica de las preguntas y la escala se propone lo siguiente: en el

aspecto cuantitativo la escala es de 0 a 10 que corresponde a un parámetro de desempeño en
la forma de operar “el proceso administrativo” en el área evaluada., en su aspecto cualitativo
corresponde l estado en que se encuentran el individuo respecto a la forma de operar “el
proceso administrativo” en el área evaluada. Como se muestra a continuación:

38
Así la puntación máxima que alcanza una pregunta es e 10 puntos que implica adjudicar un
valor al área evaluada en el desempeño del proceso administrativo con el propósito de describir
y explicar las fenómenos administrativos.

El número de preguntas que integran los cuestionarios y la escala utilizada determinara la

cantidad de puntos que se considera como el límite superior de desempeño y base sobre la cual
se efectuará la evaluación.

3. Determinación del límite superior o inferior de desempeño.

El tercer paso es la determinación del parámetro que resultado de multiplicar el número de

preguntas que integran los cuestionarios por la escala a utilizar. En este método él limite
superior representa el 100 % de desempeño y él limite inferior optimo de desempeño es del
80%.
La cantidad de puntos que se asigna a cada área a evaluarse, generalmente varía con
relación a la profundidad de la misma. Como se muestra en la siguiente tabla:

Área a evaluar Numero de Escala a utilizar Punto optimo Punto inferior

preguntas optimo
Mercadotecnia 40 0 al 10 400 360
Producción 40 0 al 10 400 360
Finanzas 40 0 al 10 400 360
Recursos 40 0 al 10 400 360
Humanos

La determinación del parámetro, señalado anteriormente para las funciones sirve directamente
parar medir la “productividad” de cada una de ellas. Con el objeto de dar mayor amplitud al
juicio de los auditores administrativos y mayor flexibilidad a la auditoria.

39
 4. Gráfica.

El cuarto paso es la realización de una gráfica que muestra la tendencia que siguen las áreas
evaluadas en el desempeño del proceso administrativo en la empresa auditada.

Se puede aceptar que ciertos grados corresponden a un estado de productividad, y que los
grados superiores corresponden a una evaluada productividad en la forma de operar el
proceso administrativo. Así el parámetro señalan las tolerancias mínimas y máximas tratadas
anteriormente.

En la grafica determinaremos si la tendencia se encuentra dentro del parámetro requerido y

permitirá llegar a resultados, conclusiones y recomendaciones de los puntos donde se requiere
atención especial por parte de la empresa. Como ejemplo la siguiente gráfica:

Cuando decimos que el área evaluada se encuentra dentro de este parámetro, damos a
entender que exista estándar de productividad óptimo del proceso administrativo en el área o
áreas evaluadas.

Así, la Auditoria administrativa es un mecanismo de estudio y aprendizaje toda vez que

fundamenta y transforma las experiencias y hechos en conocimiento administrativo, a la vez
que permite evaluar situaciones para formular una respuesta a la realidad de la organización.

2.7.2.5. Resultados, conclusiones y recomendaciones.

Las conclusiones son el resultado de los análisis realizados y base de las recomendaciones que
desean hacer a la empresa.

Las conclusiones comprenden el general tres partes:

1. Lo relativo al proceso que se ha seguido.

40
Estas conclusiones están en relación a que si realmente la metodología empleada funciona
para llevar acabo este estudio y mejorar aquellos puntos donde se haya tenido problemas con
el fin de mejorar en los estudios subsecuentes.

2. Las nuevas aportaciones al conocimiento.

Un estudio como la Auditoria administrativa aporta en principio dos tipos de conocimiento:

a. Nuevo conocimiento relativo al objeto de análisis.

Estos conocimientos nuevos se refieren al fenómeno estudiado como tal. Se trata entonces de
hacer evidente la manera en que la investigación permite conocer mejor este objeto. Esas
aportaciones nuevas tienen una doble naturaleza, por una parte se relacionan con los
conocimientos anteriores relativos al objeto de análisis. Por otra parte, dichas aportaciones
matizan, corrigen y cuestionan el conocimiento anterior.

b. Nuevo conocimiento teórico.

Para profundizar en el conocimiento de un área concreta de la empresa, el auditor elaboro una

problemática. Los conocimientos teóricos nuevos son aquellos que conciernen a la
problemática; se refieren directamente al objeto de investigación.

3. Propuestas de orden practico.

Durante el desarrollo de la auditoria, el auditor pone en juego toda su capacidad, conocimientos

y experiencia para analizar y evaluar los hechos susceptibles de cuantificarse y cualificarse y
como resultado de este proceso poder emitir juicios (inferencias) sobre la veracidad o falsedad
del objetivo de la auditoria que se traduzca en recomendaciones que sirvan a la empresa.

Es posible que antes de definir las recomendaciones, se hable con los encargados de las
actividades que se detectaron como anómalas, pues sus apreciaciones, aclaraciones
sugerencias siempre serán valiosas acerca de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones
de la auditoria.

No obstante muchas veces el problema de las recomendaciones es que rara vez producen
aplicaciones prácticas claras e indiscutibles. Por lo que tiene se tiene que tomar en cuenta los
siguientes puntos:

1. Nivel de aplicación del proceso administrativo.

2. Efectividad con la que se instrumentan las acciones administrativas.
3. Racionalidad con que se utilizan los recursos.
4. Calidad de vida de la organización.
5. Alternativas de acción para elevar el desempeño organizacional.
6. Índole de las relaciones del entorno.
7. identificación de las tendencias internas y externas.
8. Detección de oportunidades de mejora.

Hay que tener cuidado de no llegar a conclusiones que no estén respaldadas por resultados, ya
que estos representan el valor estudiado. Este apartado de resultados, conclusiones y
recomendaciones son parte del informe de Auditoria administrativa.

41
 Planeación de la
auditoría
administrativa
1

EL PROCESO DEAUDITORÍAADMINISTRATIVA
~

Se facilita entender una actividad como la auditoría administrativa si es

descrita como una serie de partes separadas, o fases que constituyen un
proceso total. Estudiantes y profesionales han venido utilizando descripcio-
nes de este tipo, conocidas como modelos, desde hace varios decenios. Un
modelo es una simplificación del mundo real, que se utiliza para explicar
relaciones complejas en términos sencillos.
Se entiende por proceso el conjunto de pasos o etapas necesarios para
., ....
llevar a cabo una actividad. La auditoría comprende varias fases, cuyo
'
conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el método, los
1
1
principios y las técnicas de esta herramienta en forma correcta.
¡.
! Es necesario advertir que con el "proceso de auditoría administrativa
propuesto", no se pretende crear un modelo rígido de metodología de
trabajo para este tipo de auditoría. Se han realizado varios enfoques por
diversos autores ( uéasecapítulo 7 de esta obra) ;con el propósito de establecer
marcos de referencia para la realización de auditorías administrativas. El
proceso que se propone más adelante para desarrollar este tipo de auditorías,
representa un enfoque más.
Para una auditoría administrativa se deben seguir ciertas fases, las cuales
deben estar perfectamente definidas e interrelacionadas, conformando una
metodología, la que es ejecutada por un profesional especializado y aplicada
a cualquier tipo de organización (pública o privada).
Durante el desarrollo de una auditoría administrativa, el auditor debe
obtenertoda la información relevante para después poder efectuare! análisis
completo de la información que se obtuvo.
El objetivo principal de reunir información relevante es allegarse de
datos correctos y confiables, ya que durante el análisis, la evaluación y el

166
 informe de auditoría, el auditor administrativo se basará precisamente en el
examen de esa información para poder llegar a su evaluación. Los erroresen
la información que fue obtenida, darán como resultado conclusiones y
recomendaciones erróneas.
En la figura 11.0 se muestran las fases del proceso de auditoría adminis-
trativa

Fase de identificación - Estudio preliminar

{ - Diagnostico

... -........ Fase de planeación - Planeación

{ - Programación
1

.... . . . .. . - Obtención de datos

............. {
-Análisis de datos
• - Informe de auditoría

.............. {
- Implantación de
recomendaciones

Figura 11.0

Ahora estudiaremos eÍ curs~ d~ ~cción que h~ ele seg~iise ~n ~~'d"~;~iro=­

llo de una auditoría administrativa, determinando los principios que sirven
para orientar y marcar la secuencia de las operaciones.
La planeación de la auditoría administrativa comprende la tarea de
integrar un número de elementos que el "auditor administrativo" debe tener
presente aun durante el análisis preliminar; de otro modo podrá más tarde
verse en dificultades, desde los puntos de vista de personal y fecha de
terminación del trabajo.

ESTUDIO PRELIMINAR

No siempre es posible asignar un plan sin un estudio preliminar. Hay

diversas situaciones que indican la necesidad de hacerlo, y una breve revisión
de las situaciones posibles descubrirá la naturaleza del examen preliminar.
Con el propósito de jerarquizar los aspectos que habrán de requerir.una
atención más profunda por parte del auditor administrativo, frecuentemen-
te precede a su examen completo, un reconocimiento general del organismo
social, que culmina con un estudio preliminar.

Estudio preliminar 167

 ',•

....en Fase de identificación Fase de ptaneación Fase de

programación
00
r-l Medio ambiente j-- 1

• Entrevistas
previas
.----------,1
1
1 Documentos 1
• Definición del 1
área a investigar legales 1
1
• Determinación de 1 Alcance y
detalles a 1 Medios
estudiar 1 ¡-. limitaciones
administrativos del estudio
1
1
1
e Registros contables
Captación ~ •O
de u 'Q Programa
necesidades
eo Naturaleza Planeación
o
Estudio
preliminar
Identificación
real del
problema
~
~
~
c.
y
objetivo
del
estudio
- !1 Gráficas
1
_. de la
auditoría
administrativa
f- • Recursos
necesarios -
• Recursos

• Tiempos
1-------- E
~
X
• Costos
Solicitudes w Aspectos
1 generales

.
1 1
1 1
Elementos del 1
• Estadísticas 1 Información
proceso 1 requerida
1
• Gráficas administrativo 1
1
1
• Documentos
41
Areas funcionales
1
1
1 Propuesta de otros
L - - J estudios
complementarios

Figura 11.1. Metodología de la planeación de un estudio de auditoría administrativa, de acuerdo

con Rodríguez Valencia.
 El estudio preliminar está encaminado a: "Lograr una identificación real
del problema, para conocer la naturaleza y objetivo del estudio completo."
Por su propia naturaleza, el estudio preliminar no está enfocado para
originar recomendaciones o solucionar problemas, excepto aquellos que
resulten evidentes en un primer reconocimiento. Más bien el estudio ad-
ministrativo consiste en la revelación de aquellas áreas de la empresa que
ameriten un análisis detallado para poder ofrecer las recomendaciones
más idóneas a las circunstancias de la empresa como un todo.
El estudio preliminar se diseña para que resulte la posibilidad de un
informe que recomiende, o que no recomiende un plan general para
desarrollar la solución específica del problema. En este caso, el estudio
preliminar afina el estado real del problema y se realiza con la finalidad de:
a) Tener una apreciación general del desarrollo de las operaciones
f administrativas de la empresa.
b) Evaluar la efectividad de la determinación del área en cuestión.
e) Descubrir áreas en las que haya problemas de administración.
~
d) ¿Cuáles son los elementos de mayor importancia que hay que
examinar y evaluar?
e) ¿Por qué es necesario estudiar cada uno de los mismos?
f) ¿Por dónde empezar?
g) ¿Hasta dónde debe llegar el estudio preliminar?
h) Estimación del tiempo, recursos (humanos, financieros y materiales)
necesarios.
i) Proponer, en su caso, medidas correctivas.
j) Evaluar las áreasosecciones que p~edan ser.c_aus~ de__unarevisión..
posterior. · ·· ·
Al proceder de este modo, el auditor estará en una posición ventajosa
para apreciar el panorama de los que va a hacer y al mismo tiempo
determinar el número de ayudantes que necesita y el tiempo que durará el
estudio preliminar. Es, por tanto, una culminación rápida de datos en una
forma amplia o general con fines de exploración.

Contenido del estudio preliminar

Es necesario iniciar el trabajo de obtención de datos con un contacto
preliminar que permita una primera idea global. Este estudio se requiere,
independientemente de cuáles sean los orígenes o razones de la auditoría, y
abarca:
a) Información documental. Los problemas que van a consultarse y las
muestras de documentos obtenidos varían de acuerdo con los objetivos
del estudio. Esta información documental puede ser; por ejemplo, sobre:
reglamentos internos, informes, estadísticas, estados contables, presu-
puestos, contratos, etcétera.

Estudio preliminar 169

i.
 b) Información sobre el campo de trabajo. El aspecto más im-
portante de la iniciación del campo de trabajo es la presentación
del auditor administrativo y sus ayudantes, pues el éxito o fracaso de
la auditoría administrativa dependerá en gran parte de la compren-
sión que se logre respecto del propósito de la misma, y de la colabo-
ración que se obtenga de los funcionarios de la empresa en estudio.
Debe quedar claro que no se trata del enjuiciamiento del personal de
la empresa, sino de ayudarla a mejorar su eficiencia. La informa-
ción que puede obtenerse sobre el campo de trabajo es: organigra-
mas, lista de funciones, datos sobre volúmenes de trabajo, examen
de las condiciones en que se trabaja, forma y reportes utilizados, etc.

Para completar este contexto global, es aconsejable visitar cada uno

1 de los departamentos, conocer los productos de la empresa, sus pro-
cesos productivos, sus principales mercados, etc.

ENTREVISTAS

Es conveniente entrevistar algunas personas directamente relaciona-

das con la empresa, las cuales deben ser seleccionadas (probablemente
de estas entrevistas surjan algunas ideas o sugerencias acerca de los
problemas fundamentales que debemos estudiar durante nuestra audi-
toría).
En algunos casos esta clase de reuniones dan· la posibilidad de
plantear problemas, descubrir definiciones en operaciones, funciones o
departamentos que están originando algunas dificultades, para que pos-
teriormente se ponga especial cuidado en la preparación de cuestio-
nanos.
El estudio deberá extenderse más allá de una revisión de las políticas
de la empresa y de los procedimientos operativos que rigen la función
que va a auditarse. Deben analizarse los efectos de una nueva tecno-
logía, así como los diferentes procedimientos operativos de la empresa,
sus metas y objetivos, y aun la relación que tiene la función que va
a ser auditada en relación con todas las operaciones de la empresa. So-
lamente después de una investigación de esta clase deberían analizarse
los procedimientos.

DEFINICióN DEL AREA POR INVESTIGAR

Tenemos que definir cuál será la materia objeto de nuestro estudio.

Puede ser, desde luego, toda la empresa o bien puede concretarse a la

170 Cap. 11. Planeación de la auditoría administrativa

 revJS!On de una función específica, o bien un departamento o scccwn.
Lo ideal es que la revisión abarque toda la empresa con objeto de for-
marnos una idea más clara de los problemas desde su origen.
Existen revisiones que comprenden una o más áreas. En estos casos
es conveniente examinar, además, aquellas funciones que tengan una
relación directa con las demás áreas auditadas.
Hay varios criterios para determinar el "área": existen casos en
los cuales se toma como base para la auditoría el "proceso administra-
tivo"; en otras, la revisión se hace a base de las funciones de la empre-
sa; o en los niveles jerárquicos y, por último, combinaciones de los
anteriores.
Entre otras preguntas C)ll(" conviene se formule el auditor, están
las siguientes:
1

• ¿Cuáles son los elementos de mayor importancia que hay que

examinar?
• ¿Por qué e~ necesario estudiar cada uno de los mismos?
• ¿Cuándo habrá de efectuarse el estudio para que rinda resulta-
dos óptimos? .
• ¿Por dónde empezar?

Al proceder en esta forma, el auditor estará en pos1e1on ventajosa

para apreciar el panorama de lo que va a hacerse o al mismo tiempo
determinar el número de ayuda_ntes que necesita y el tiemp_o _que se
llevará. · ·· ·- · ·· · -- · · · ·
Esta estructura de referencia puede basarse en "cuestionarios" q~e
incluyan numerosas preguntas abiertas. La habilidad del auditor admi·
nistrativo para llevarse bien con la gente será un factor significativo que
determinará el éxito general de esta fase del trabajo de auditoría admic
nistrativa.
Concluyendo: planear la auditoría administrativa es conocer pre·
viamente qué es lo que vamos a hacer en cuanto a:

Trabajo a desarrollar
El auditor administrativo, necesita de:

l. Cuestionarios.
2. Comentarios y sugerencias.
3. Hojas de análisis y papelería necesana.

El auditor administrativo, dentro de los "cuestionarios", comentarios

y sugestiones, deberá preguntarse constantemente:

Definición del área por investigar 171

 a) ¿Quién lo hace?
b) ¿Qué está haciendo?
&) ¿Dónde se hace?
d) ¿Cómo se hace?
e) ¿Cuándo se hace?
f) ¿Por qué se hace?
El trabajo a desarrollar podrá ser total o por áreas:
Procesal: planeación, organización, dirección, control.
Funcional: Consejo de administración, gerencia, asesoría, produc-
ción, comercialización, personal, finanzas, etc.
Analítico: Puestos, tiempos, formas, equipos, costos, materiales, etc.
1 Básicamente la auditarla administrativa a desarrollarse dependerá
de la calidad operativa de la administración, y sobre todo del control
existente y otras. caracteristicas especiales de la empresa.
Después de este estudio, el siguiente paso consiste en definir y des-
arrollar un programa de auditoría.

DETERMINAR DETALLES POR ESTUDIAR

La auditoría administrativa es un instrumento definido para la

continua evaluación de los métodos y el desempeño en todas las áreas
de la empresa.
Son varios los detalles fundamentales que deben guiar a quien co-
rresponda tal función.
El auditor administrativo tiene que decidir cuáles son los detalles
de estudio más necesarios para alcanzar los objetivos y ver cuáles son
los mejores métodos para lograrlos y cuáles son los detalles limitados
y de control.
La auditoría administrativa puede abarcar una empresa en su tota-
lidad o un sector de ella, hasta el nivel más bajo de supervisión. El
auditor necesita planear su trabajo, decidir qué es lo que va a hacer
primeramente y cuándo.
El auditor necesita determinar los detalles fundamentales de estu-
dio, de la función o del proceso administrativo, por ejemplo, en finan-
zas: ¿Se cumplen los objetivos a corto y largo plazo? ¿Cada cuándo se
preveen las necesidades financieras con respecto al proceso admini~tra­
tivo? ¿Es adecuada la estructura orgánica? ¿Se cumplen adecuada-
mente las políticas? ¿Se aplican adecuadamente los procedimientos? ¿Es
confiable un detemunado control?

172 Cap. 11. Planeación de la auditoría administrativa

 La información debe ser actual y digna de confianza, concreta y
pertinente. Los datos habrán de ser claros, completos y con suficiente
detalle para precisar necesidades y relaciones que contribuyan a la rea-
lización del estudio.

PLAN GENERAL PARA EFECTUAR

UNA AUDITORíA ADMINISTRATIVA

Antes de comenzar una auditoría administrativa, lo meJor es re-

flexionar con calma y delinear el plan.
Este aspecto consiste en elaborar una lista de renglones que se van
1 a examinar y los procedimientos a seguir. Desde luego, lo importante
es que estos renglones vayan enfocados a los principales objetivos.
A continuación expondré los pasos a seguir en los que se basa un
plan, el conocimiento de los cuales constituye el fondo de una actua-
ción auditoría!.

Investigación-Técnicas-La observación
La encuesta
La entrevista

Documentos leg~les. . ..-.

Escritura constitutiva.
Actas de asambleas de accionistas y consejo de administración.
Contratos celebrados.
Contratos colectivos de trabajo.
Leyes que afectan a la empresa.
Situación fiscal.
Informes dirigidos a dependencias gubernamentales.
Informes dirigidos a Cámaras.

Elementos administrativos
Manuales de organización.
Políticas.
Análisis de puestos.
Descripción escrita y gráficas de sistemas, procedimientos y métodos.
Catálogos de formas con sus instructivos.
Registro de firmas y autorizaciones.

Plan general para efectuarla 173

 Registros contables
Manual del Sistema de Contabilidad General y de Costos.
Descripción del Sistema.
Catálogo de Cuentas e Instructivo para su aplicación.
Guía de contabilización.
Formas, registros e informes.
Presupuestos.
Balance general.
Estado de origen y aplicación de recursos.
Estado de resultados.
Estado de costo y de producción.
Informe comparativo mensual y anual de ventas.
1
Informe mensual y anual de ventas y costo por producto.
Análisis comparativo mensual y anual de gastos de administración, de
ventas e indirectos. ~

De gráficas
Punto de equilibrio.
Ventas.
Producción.
Compras.

General
Folletos de antecedentes históricos.
Locales para oficinas, almacén, plantas, sucursales.
Atención a clientes, empleados y proveedores.
Forma de ejecutar una operación.

La encuesta
El auditor administrativo utiliza este método para obtener informa-
ción por medio de la "encuesta por cuestionario". Haciendo preguntas
dirigidas a directores, jefes departamentales, etc., esto requiere honesti-
dad en la respuesta a las preguntas.
Además, será necesario validar resultados, comprobando y compa-
rando con diversas preguntas que permitan referencias cruzadas.
También es indispensable conocer las opiniones de los ejecutivos
colocados en el nivel de dirección general de la empresa.

174 Cap. 11. Planeación de la auditoría administrativa

 Tendrán que prepararse múltiples papeles de trabajo que detallen
Jos procedimientos y el contenido de cada una de las preguntas. Este
trabajo es pormenorizado y laborioso; pero ·muy importante y-necesario
para poder realizar la evaluación (mediante la escala de apreciación)
de cada pregunta.
En esta fase del plan de auditoría, el auditor administrativo utiliza
dos métodos que son el "cuestionario" y la "entrevista".
El cuestionario. Debe utilizarse para todo tipo de empresas,
ya que se necesita de datos fundamentales relativos a los diversos fac-
tores o categorías de la función o área. Los datos habrán de ser claros,
completos y con suficiente detalle para precisar necesidades y relaciones
que contribuyan a la realización del estudio. Además, reflejarán el
1 propósito, los objetivos, la autoridad y las funciones específicas, debien-
do quedar asentados en forma ordenada.

Áreas de estudio:
Elementos de la administración
• Planeación.
• Organización.
• Integración.
• Dirección.
• Control.· ·. _. ..._. .. -- .-.. ·-

Areas funcionales
• Producción.
• Ventas.
• Finanzas.
• Relaciones industriales.
• Compras.
• Créditos y cobranzas.
• Relaciones públicas y humanas.
• Almacén, etc.

La entrevista
•
La Tecopilación de datos conduce a entrevistas y cambios de im-
presiones, a obtener información más efectiva, y también implica ·reunir
diferentes clases de información: Documentos, formas, procedimientos,
gráficas, órdenes administrativas; todo lo relacionado con el objeto de
la investigación.

Plan general para efectuarla 175

 La importancia, validez y frutos de la entrevista dependen de la
habilidad de quien la emplea, además debe planearse su conducción
detalladamente, como ya se ha dicho con anterioridad.

EL ANALISIS Y EVALUACióN DE LA
INFORMACióN OBTENIDA

El análisis suministra una base de comprensión, para llegar a cono-

cer la situación con mayor claridad.
Una vez obtenida la información, se analiza, para conocer la efi-
ciencia con que la empresa ha logrado o está logrando sus objetivos y
1 las causas ·que reducen su eficiencia.

El informe de auditoría
Después de haber analizado la información tenemos que elaborar un
informe, el cual es un instrumento para la toma de decisiones.
El informe indica la situación administrativa de la empresa y da las
recomendaciones y las formas de mejorarlas.

Implantación de las recomendaciones

La implantación de las recomendaciones hechas por el auditor debe
ponerse en vigor para solucionar el problema que originó la auditoría
administrativa. Aquí se aplicarán las medidas de mejoramiento ad-
ministrativo.

REPRESENTACióN GRAFICA DEL PLAN GENERAL

DE AUDITORíA ADMINISTRATIVA

Para la descripción gráfica del plan general y de los programas

específicos de la investigación, se recomienda utilizar gráficas de flechas
o diagramas red, como los que son utilizados en las técnicas de camino
crítico (C. P. M.) y técnicas de programación, evaluación y revisión
(PERT) y también los llamados diagramas de bloque o de barras como
los de Gantt.
A continuación se ilustra la gráfica en la que se describe perfecta-
mente el plan general de auditoría administrativa, utilizando un diagra-
ma o red de flechas.

176 Cap. 11. Planeaclón de la auditoría administrativa

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l. Esta red es sólo un ejemplo de las actividades a realizar en una investigación de auditoria administrativa y deberá ser adaptada
a las necesidades de cada trabajo en particular.
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~. 2. Debe tenerse en cuenta que las actividades que son susceptibles de desarrollarse en forma simultánea, generalmente correspon-
.- "'"' den a áreas difcre'ltes de la auditoría administrativa ejemplo: sistemas y procedimientos, adquisiciones, etc.
3. Actividades simultáneas en el área de auditoria adminisirativa pueden ser desarrolladas cuando se asignen dos o más auditores
....,¡
....,¡ a un mismo trabajo o cuando existen puestos: .especializados. Eje~plo: alta gerencia, personal, producción, compras, etc .
 PROGRAMAS DE AUDITORíA ADMINISTRATIVA

La elaboración de un método sistemático del procedimiento de au-

ditoría administrativa constituye, hasta cierto punto, una norma unifor-
me sobre la cual es sumamente útil basarse. ·
Los programas "son medios que sirven de guía al auditor adminis-
trativo y a sus ayudantes, en el que se detallan los diferentes pasos a
fin de asegurar que se cubrirán todos los aspectos".
Los programas se concretan a señalar sólo orientaciones sobre la
forma en que habrá de plantearse la revisión y una serie de procedi-
mientos de los cuales se seleccionarán los que se estimen convenientes
para la obtención de datos, en base con las circunstancias; en él se re~
{ gistrará posteriormente lo hecho por el auditor para dar cumplimientc.
a cada uno de los pasos.
Aun cuando resulta cierto, en algunos aspectos, que los detalles del
procedimiento proporcionan al auditor administrativo cierto grado de
flexibilidad, los métodos establecidos, en general, deben ser apoyados
por la totalidad del personal de auditoría, a efecto de mantener un
control apropiado sobre el programa completo.

Clasificación de los programas

El desarrollo de los procedimientos de auditoría, que son estableó-

dos como guía de trabajo, se puede modificar o adaptar de· acüerdo
con las circunstancias en cada caso particular.
Los programas se clasifican en:

l. Generales.
2. Analíticos.
3. Tipo.
4. Por áreas.

l. Programas generales
Son aquellos que se limitan a un enunciado genérico de los proce-
dimientos de auditoría que se deben aplicar, con mención de los obje-
tivos particulares.

2. Programas analíticos
Son aquellos que describen detalladamente la forma de aplicar los
procedimientos de auditoría administrativa.

178 Cap. 11. Planeación de la auditoría administrativa

 3. Programas tipo
Son aquellos que enume!an los procedimientos de auditoría a seguir-
se en situaciones afines a dos o más empresas.

4. Programas por áreas

Son aquellos que se preparan para el desarrollo de la revisión de
cada una de las funciones de la empresa, como gerencia, ventas, pro-
ducción, compras, personal, etc.
Cualquiera que sea el programa que se utilice, el auditor adminis-
trativo debe estar preparado para adaptarlo en el desarrollo de su trabajo
cuando lo considere necesano.
f

Ventajas de los programas

Las ventajas de trabajar con un programa son:

l. Proporciona un plan a seguir.

2. Sirve de guía práctica al hacer la planeación de próximas au-
ditorías.
3. Si el programa es usado por áreas de responsabilidad, fijará
la que le corresponda a cada auditor en la revisión.
4. El auditor estará en aptitud de modificar o adaptar el programa,
·- .. con él fin_. de obtener la información necesaria.
5. El programa le sirve al auditor para determinar el alcance y
efectividad de los procedimientos de la revisión.
6. El supervisor de la auditoría puede planear las tareas que habrán
de realizar sus ayudantes utilizando su capacidad y experiencia al
máximo.
7. Si el auditor es asignado a otro trabajo, su sucesor puede obser-
var lo realizado rápidamente.
8. Cuando termina la auditoría, el programa sirve para verificar
que no hubo omisión en su desarrollo.

Procedimientos de auditoría
En el manejo y control de las tareas se requiere una política y pro-
cedimiento definido que evite cualquier posible confusión.
Los procedimientos de auditoría incluyen la utilización y aplicación
de: cuestionario general, cuestionarios por áreas, hojas de análisis, re-
visión de documentación, determinación de porcentajes y, muy espe-
cialmente, la entrevista.

Programas de auditoría administrativa 179

 PROGRAMA GENERAL
.....
01
o Fecha de iniciación:
Empresa:
Unidad administrativa:
,;,¿~ .V .!!! o SEMANAS
tapa DESCRIPCIÓN af -" o e
a:~
~
ü 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
1
Obtener información documental sobre:
escrituras -contratos -reglamentos- in· 1
formes- estad isticas- registros- estados
financieros-presupuestos, etc.
AHO CG 1
f=
Obtener información sobre: el campo de
trabajo -organigramas -1 ista de funcio·
nes -datos sobre volumen de trabajo- JSG CG 1
~
cuadros ocupacionales -examen de las
condiciones materiales del trabajo-for·
mas. etc.

2 DOCUMENTOS LEGALES
........ Obtener información sobre: escrituras
constitutivas -actas de asambleas -con·
AHO CG 1
~
trato colectivo de trabajo-situación fis·
cal.

3 ELEMENTOS ADMINISTRA:riVOS
Objetivos-poi lticas-análisis de pues·
ISG CPA 1
tos-manual de organ izació~-- 1ista de
funciones -procedimientos -s.istemas-
formas e instructivos, etc.

4 REGISTROS CONTABLES.:
Descripción del sistema de contabilidad
general y de costos -catálogó de cuen ·
tas-gu ía de contabilización -formas-
registros-informes -estados financieros,
AHO CA 1
==
etc.

5 GRÁFICAS
Punto de equilibrio-de venrils-de pro·
ducción -compras, etc.

A :;::: Auditoría
JSG

AE =::,Análisis y estudio
GR A

1 = 1nvestigación
=
ES :;::: Especial

.•.

·.·
 La elección de los procedimientos y la amplitud con que se desarro-
llen dependerá de la apreciación del auditor administrativo de acuerdo
con las técnicas aplicables. _

Preparación de un programa de
auditoría administrativa
Antes de implantar un programa general de auditoría administra-
tiva, es necesario contar con la aprobación y el pleno respaldo de la
dirección.
Al preparar un plan para alcanzar las metas fijadas, es importante
determinar primeramente las necesidades generales, la relación entre
ellas y precisar si tales necesidades abarcan todos los aspectos indispen-
1
sables para la finalidad a perseguir.
El auditor supervisor tiene que decidir qué factores son los más
necesarios para lograr los objetivos del estudio, cuáles son los mejores
métodos para lograrlos, cuál es el personal apropiado para hacerse car-
go de la función, cuáles son los factores limitativos y de control.
Las respuestas a estas interrogantes proporcionan cuando menos un
punto de partida para la elección del plan a seguir.
Para elaborar un programa de auditoría, en una empresa grande
o pequeña, el alcance de proyección es básico, ya que la amplitud de
cobertura es muy importante.
· · .·. ·., Habrá.que llevar un "registro de tareas" supervisado por el auditor
respectivo, en el cual, como su nombre lo indica, se inscribirá toda tarea
que se encomiende a los miembros del equipo de auditoría.
Se anotarán en el programa los datos siguientes:
• Fecha de iniciación.
• Descripción de la tarea a efectuar.
• Responsable.
• Plazo fijado para su ejecución.
• Cualquier otra información útil.

ESTUDIO Y EVALUACióN DEL

SISTEMA DE CONTROL

El sistema de control de la empresa ha de ser estudiado para poder

efectuar una planeación correcta del trabajo de auditoría administrativa.
El auditor administrativo debe tener previsto cuál va a ser el tra-
bajo que va a desarrollarse, de tal manera que es indispensable que antes

Estudio y evaluación del sistema de control 181

 RODVAL Y ASOCIADOS

Programa por área

Nombre de la empresa:

Unidad administrativa: Departamento de compras

Responsable: Fecha:

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.,c. -¡¡;., ·;:;"' oc.

~

., oc. .,e: 'Co

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.S:
1 "'
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w
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
o E ., "'
c. .,
.,
E
¡::
¡:: a:-~

., -¡¡;., .~

a:
lL

...
- INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
Obtener información documental sobre reglamen-
tos internos - informes - estadísticas - registros
estados contables - presupuestos. etc.
Obtener infonnación sobre el campo de trabajo -
organigramas- lista de funciones- datos sobre va-
turnen de trabajo - examen de las condiciones de
.,;
.S:
.,;
.S:
-
<{
1
o
o ll) 1 J:
trabajo, materiales- formas. etc. <t M u <{

·. .. ...•.

N PLANES Y OBJETIVOS
N
Examinar y discutir con el jefe del departamento el 1
estado actual de planes y objetivos- aplicación de .,; .,; <{ o
.S: .S: 1 J:
cuestionarios. Q) Q) u <{

M ORGANIZACION
Estudiar la estructura de la organización del depar-
tamento -comparar la estructura actual con la que
aparece en el organigrama {si lo hay).
Asegurarse de si se le concede o no una especial es·
timación a los principios de una buena organiza·
ci6n - funcionamiento y departamentalizaci6n.

FIQura 11.4

182
 de iniciar su labor, el auditor tenga ya realizada la planeación de m-
vestigación en términos generales.

Las hojas de análisis

Definición: "Son hojas en las que se recopilan datos, comentarios,
notas y evaluaciones a la revisión de la empresa".
Las hojas de análisis sirven al auditor para demostrar que ha efec-
tuado una revisión en la empresa y .le sirven de base para su evaluación
e informe final.
Las hojas de análisis deben incluir la obtención de datos recogidos
en el desarrollo ·de la auditoría administrativa y guardarse cuidadosa-
mente durante la revisión y posteriormente en el archivo del auditor.
1

l. Partes componentes de las hojas de análisis

a) Encabezado. En primer término se pone el nombre de la
empresa que se va a examinar, una descripción del contenido, el pe-
riodo que cubrirá el examen o fecha de cuando va a quedar terminado
y el nombre o iniciales del auditor administrativo.
b) Contenido. Al planear una auditoría se deberá poner cuidado
a los métodos que se emplean para las verificaciones e investigaciones
con respecto a las hojas de análisis que se prepararán. No se deberá
·. :..·- . ·. .. anotar lo que no tenga importancia. A veces es necesario copiar lo
· que aparece en los instructivos o bien anexar una fotocopia. Se deberán
estudiar también las necesidades para cada hoja de análisis que se va
a preparar.
Todas las hojas de análisis obtenidas de la empresa que no sea ne-
cesario retener por el auditor, deberán ser devueltas al terminarse la
auditoría.
El auditor supervisor deberá verificar que las hojas de análisis estén
completas, en la inspección, observación, confrontación, comprobación
y rastreo al término de la auditoría.
e) índice de las hojas de análisis. Es más flexible usar en el
índice números en lugar de letras, aun cuando es conveniente numerar
los subanálisis con un número y una letra. Los símbolos para el índice
deberán ser escritos con lápiz de color er, la parte superior.
Entre las hojas de análisis preparadas deberán aparecer el programa
de auditoría, los manuales de organización, cuadros ocupacionales, ins-
tructivos, sugestiones para auditorías futuras y comentarios recogidos
durante el desarrollo de la misma, relacionados con los puntos que se
cubrirán en el informe, o para discusión informal con el cliente.

Estudio y evaluación del sistema de control 183

 d) Propiedad de las hojas de análisis. El auditor debe man-
tener "un control de las hojas de análisis para que compruebe que sus
papeles representan trabajo" y que ha tenido las bases necesarias para
su evaluación e informe. Las hojas de análisis son propiedad del auditor.
e) Revisión de las hojas de análisis. La revisión de las hojas
de análisis deberá ser completa, sistemática y crítica y ser confiada sólo
a personas que están capacitadas para determinar si la auditoría ha
sido ejecutada adecuadamente.

i) Objeto de revisión. El analista no deberá considerar el pro-

ceso de revisión de hojas de análisis como un trabajo que debe
ser efectuado superficialmente, sino que deberá hacerlo eficien-
1 temente pues de este modo se desarrolla uno de los propósitos
de la revisión que es no sólo encontrar deficiencias, sino deter-
minar si se ha tomado nota de cada hecho presentado para
l'larle el mejor servicio a la empresa.
"En la revisión de las hojas de análisis se tiene la oportuni-
dad de determinar que el examen fue hécho de acuerdo con los
procedimientos de auditoría", que se estimaron necesarios en
vista de la~ circunstancias.
ii) _Proceso de revisión. Las hojas de análisis deberán demostrar
que han sido revisadas. Ya sea que aparezcan las iniciales del
auditor en todas las hojas de análisis, o use marcas_ e~ el pro-
-. :......
ceso de revisión. Los procesos ·esenciales". para la "reviSión siin los
siguientes:

• El cuestionario general y cuestionario por áreas deberán ser

examinados cuidadosamente.
• Las hojas de análisis agrupadas deberán ser verificadas para
determinar si la clasificación es correcta.
• Cada análisis deberá ser revisado .
• Deberá ser demostrado que se han hecho las pruebas ne-
cesanas.
• Las escrituras, contratos, organizaciones, manuales, cuadros
ocupacionales, deberán ser estudiados y cualquier asunto im-
portante deberá ser considerado.
• El significado de porcentajes, coeficientes y coeficientes rota-
tivos, deberán ser comprobados.

f) Importancia de las hojas de análisis. La importancia de

las hojas de análisis depende de la información contenida en ellas, con
respecto al valor de los datos en los respectivos departamentos y el

184 Cap. 11. Planeación de la auditoría administrativa

 HOJA DE ANÁLISIS
Unidad administrativa: GERENCIA
Fecha de inicio: Fecha de terminación:

5 4 3 2 1 o Observaciones

1. Breve descripción del puesto.

Nombre
Administrador General.
Director General.
Gerente General.
2. Facultades del Gerente General.

3. La Gerencia General sigue los

1 lineamientos (Pianeación) trazados.

4. ¿Tiene la gerencia tiempo para pla-

near constantemente nuevas activi-
dadas?
5. ¿Se encuentra la gerencia ubicada
denlro de la misma empresa?
6. ¿Realiza la gerencia juntas periódi-
cas con los jefes de departamen-
tos?
¿Con frecuencia?

7. ¿Evalúa la gerencia los resultados

por diferentes departamentos?
8. ¿Sigue la gerencia la politica de
puertas abiertas?
9. ¿Dicta la gerencia las políticas de la
empresa?
10. ¿Presenta la gerencia resultados e
informes al consejo de administra-
ción?
11. ¿Se realizan dichas juntas con fre-
cuencia?
12. ¿Interviene la gerencia en forma
conjunta con el departamento de
personal en ascensos y aumentos
de sueldo?
13. ¿Los acuerdos importantes toma-
dos en la empresa, están debida-
mente autorizados por la gerencia?
14. ¿La gerencia evalúa y selecciona
debidamente al personal para pues-
tos importantes?
15. ¿Autoriza la gerencia las campañas
publicitarias?
16. ¿Coordina la gerencia todas las ac-
1ividades de la empresa?

Figura 11.5. (Continúa)

185
 5 4 3 2 1 o Observaciones

17. ¿Se toman decisiones principales

de la empresa basándose en nece-
sidades demostradas?
18. ¿Se administra la empresa con base
en criterios de mercados, clientes,
productividad?
19. ¿Se da información financiera a
todos los gerentes que la necesi-
tan para cumplir con sus obliga-
ciones?
20. ¿Se abstiene la gerencia de tomar
decisiones que deben adoptarse a
niveles inferiores?
21. ¿Delega la gerencia suficiente au-
toridad?
1 22. ¿Se establecen controles adecua-
dos para cada grado de delega-
ción?
23. ¿Se cuenta con un apropiado sis-
tema de información objetiva para
una adecuada toma de decisiones?
24. ¿Existe asesoramiento de perso-
nal especializado en la etapa de ela-
boración de planes y programas?
25. ¿Hay una adecuada coordinación
con los jefes de niveles inferiores?
26. ¿Estudia y aprueba los presupues-
tos anuales?
27. ¿Realiza funciones de plafleación
de actividades financieras cada .
.. . . ... . . . ... . ..
.. ·.
mes?
28. ¿Cuenta con personal capacitado
pata tomar decisiones en ausencia
del gerente?
29. ¿Puede la gerencia ser ocupada
por personal proveniente de la mis-
ma empresa?
30. ¿Cuenta la gerencia con asesoria
de tipo: Administrativo, Laboral, Fis-
cal, otros?
31. ¿Promueve y acepta la actividad de
innovación?, ¿en qué grado?
32. ¿Se mantiene pendiente del dese-
rrollo de problemas ex1ernos de la
empresa?
33. ¿Tiene incentivos económicos ade-
cuados al puesto?
34. ¿Son suficientes los incentivos no
económicos?
35. ¿Tiene relaciones con gerencias de
empresas similares?

Figura 11.5

186
 procedimiento de la auditoría aplicado a las diferentes clases de análisis,
su valor no depende del grado de la información detallada contenida
en los datos, sino de la importancia de los mismos.
Todos los datos deberán ser cuidadosamente analizados, para dis-
tinguir los principales de los secundarios y medir el grado de impor-
tancia.

2. Instruccione!t de las hojas de análisis

El auditor administrativo tiene la alternativa de analizar las res-
puestas, en los siguientes puntos:

5 = excelente
4 = buena
1
3 =regular
2 = deficiente
1 =mala
O = N.A. (no aplicable)
Al efectuar la revisión de las hojas de análisis, se evaluará de acuerdo
con las respuestas, calificándolas del 1 al 5 y se observará con mayor
claridad el estado que guarda la empresa en el desarrollo de su admi-
nistración.
Posteriormente el auditor administrativo podrá aconsejar, en caso
necesario, las medidas correctivas aplicables en la empresa.
Por tal motivo el auditor administrativo tendrá que tener el mayor
cuidado al hacer la calificación de las respuestas, agregando las observa-
ciones que sean necesarias según el caso.

EL CUESTIONARIO

Definición: "Son documentos que sirven como guía para buscar

contestación a interrogantes acerca del área de revisión".
El auditor al preparar los cuestionarios no deberá conformarse con
una descripción de los aspectos generales de la empresa, sino que estará
obligado a desarrollar u!la investigación cuidadosa del procedimiento.
Deberá considerar también todas las posibilidades de error antes de
decidir el procedimiento a seguir.
El auditor por ningún motivo deberá entregar los cuestionarios al
cliente para ser terminados, ni deberá mostrarlo mientras se entrevista
con el mismo. La información debe ser obtenida por medio de una
cuidadosa investigación de datos.

El cuestionario 187
 Recomendaciones para la estructuración
de un cuestionario
Con base en las pruebas a que debe ser sometido el cuestionario
para su comprobación y ponderación, a continuación se sugieren algu-
nas recomendaciones:
a) Todo cuestionario debe comprender preguntas cuya compren-
sión esté al nivel del grupo de entrevistados.
b) La síntesis debe ser clara y directa, el uso de frases largas requiere
concentración del investigado y lo peligroso es que si no ha entendido
bien la pregunta, responderá cualquier cosa.
e) Deben evitarse las preguntas de carácter conductivo, es decir,
las que ponen prácticamente la respuesta en la boca ·del entrevistado así
1 como evitar formular preguntas que faciliten respuestas monosílabas,
Sí-No; por ejemplo:
¿Siempre se reúnen ustedes cuando se trata de coordinar un nuevo
sistema? (mal formulada).
¿Para la implantación de un nuevo sistema se reúnen ustedes la
mayor parte de su tiempo, ocasional o periódicamente? (bien formu-
lada).
d) El uso de palabras subjetivas, por ejemplo: malo, bueno, justo,
etc., no conduce nunca a la cuantificación y cualificación de lo que
se quiere explicar.
El cuestionar!o. .
p_uede
. _-
ser
. genera! y. . por
- .· .áreas,
- ... - .
l. El cuestionario general
Este tipo de cuestionario se utiliza para efectuar en análisis global
de la situación de una empresa.
El auditor administrativo deberá llenar el mayor porcentaje del
cuestionario en el lugar de trabajo. Es recomendable para el auditor
registrar la respuesta de todas las preguntas, aun cuando las respuestas
sean de carácter negativo (sigue ejemplo).
2. Cuestionario por áreas
Este tipo de cuestionario se utiliza para buscar respuestas a varias
interrogantes de la situación de una área o función (compras, relacio-
nes industriales, ventas, etc.-) de la empresa.
Este cuestionario debe estar elaborado de modo que incluya sólo
cuestiones específicas concernientes a una función y al tipo específico de
estudio que se esté realizando. .
Cada área tiene sus aspectos individuales, de ahí que no es posible
elaborar una lista de preguntas que pueda servir para todas las áreas;
las figuras 10.6 y 10.7 son buenos ejemplos de estos cuestionarios.

188 Cap. 11. Planeación de la auditoría administrativa

 CUESTIONARIO GENERAL (C.G.)

Empresa: RODUAL, S.A.

Auditor: Fecha: Revisó:

1. ¿Qué tipo de empresa?

Industrial Comercial Servicio _ _ __
2. Tipo de personalidad
Persona física Persona moral _ _ _ _ __
3. ¿Cuál es la forma en que está constituida jurídicamente?
{
a) Sociedad Mercantil.
S.A._S.R.L. _S. en N.C. _S.C.S._S.C.A. _
b) Sociedad cooperativa _ _ _ _ __
e) Asociación civil _ _ _ _ __
d) Sociedad civil _ _ _ _ __
e) Otras _ _ _ __
4. ¿Cuál es su objeto?_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __
5. ¿Cuál es su capital?
Social $ _ _ _ _ _ Contable$ --~--

6. ¿Cuál es el número de personal?

De confianza _ _ _ _ _ _ Sindicalizado _ _ _ _ __
7. ¿Cuáles son los productos o servicios principales?

8. ¿Cómo están estructurados los objetivos generales? Detállelos.

9. ¿Están claramente definidos los objetivos generales y se han
dado a conocer a la gente en todo nivel?, ¿cómo?
1O. ¿A qué tiempo fueron programados los objetivos actuales?
11. ¿Cómo están estructuradas las políticas generales? Detállelo.
12. ¿Están estipuladas claramente las políticas generales y se han
dado a conocer en todos los niveles?, ¿cómo?
13. ¿Están estipulados por escrito los procedimientos y se han dado
a conocer a la gente en todos los niveles?, ¿cómo?

Figura 11.6. (Continúa)

189
 14. Problemas especiales que la empresa haya tenido durante los
últimos tres años (huelgas, falta de mercado, efectos
inflacionarios, falta de financiamiento).
15. ¿Cómo se estructuran los programas generales y los particula-
res?
16. ¿En base a qué se ejecutan los programas? Detállelo.
17. ¿Se encuentran debidamente coordinados los programas?
Cómo.
18. ¿Se cuenta con un sistema de presupuestos? Detállelo.
19. ¿El presupuesto general y los particulares están debidamente
coordinados? Cómo.
20. ¿Se cuenta con un organigrama y en él están especificadas las
funciones básicas, como consecuencia de los objetivos de la
1 empresa?
21. ¿Existe una línea definida de autoridad y responsabilidad desde
la dirección hasta el último de los subordinados?
22. ¿Existen relaciones adecuadas entre los diferentes departa-
mentos? ¿Cómo se dan éstas?
23. ¿Se han explicado claramente las relaciones de cada uno de los
departamentos para con los demás?
24. ¿Son efectivas las formas actuales de comunicación
interdepartamental? ¿Por qué?
25. ¿Se utilizan cuadros ocupacionales para revisar las actividades
~el_personal? ¿[)esde <:U.áf1do. se. Q.Cup~n?. ..
26. ¿A qué niveles se aplican los cuadros ocüpacionales?
27. ¿Se especifican clara y lógicamente las obligaciones de los
puestos? ¿Cómo?
28. ¿Se aplican técnicas de análisis de puestos? ¿Qué método se
utiliza?
29. ¿En qué medida se toma en cuenta el factor humano para la ·
elaboración de necesidades? Explique.
30. ¿Se cuenta con un manual de organización y se aplican en cada
unidad administrativa y específica claramente las funciones
básicas?
31. ¿Cada jefe conoce claramente sus funciones, sus responsabi-
lidades y la autoridad que tiene?
32. ¿Qué tipos de instructivos se utilizan y qué aspectos cubren?

Figura 11.6

190
 CUESTIONARIO POR ÁREA (CA)

Deparataménto: RELACIONES INDUSTRIALES

Jefe del departamento: Auditor:

l. PLANES Y OBJETIVOS

a) ¿Cuenta el departamento con planes y objetivos definidos?

b) ¿Están esos planes y objetivos coordinados con los otros departa-
1 mentos?
e) ¿Existe una clara comprensión de los objetivos en cuanto a factibilidad
y sensatez?
el¡ ¿Está por entero de acuerdo la dirección general con los planes y objeti-
vos del departamento?
e) ¿Qué aspecto deben considerarse para mejorar los planes y objetivos
del departamento?

11. ESTRUCTURA ORGÁNICA

a) ¿Se cuenta con un organigrama y está actualizado? (En caso contrario

el auditor debe prepararlo).
b) ¿Es la estructura orgánica lógica y eficaz?
e) ¿Se delegan adecuadamente y se definen claramente los varios deberes
y responsabilidades?
el¡ ¿Hay eficacia en las líneas de autoridad desde el punto de vista del con-
trol?
e) ¿Se pueden efectuar cambios en la disposición orgánica para coordinar
mejor las actividades?

111. POLÍTICA5-SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

a) ¿Cómo se determinan las políticas relativas a las relaciones industria-

les?
b) ¿Están actualizadas las políticas y por escrito?
e) ¿Qué disposiciones se han tomado para asegurar el cumplimiento de
las políticas establecidas?
el¡ ¿Cuál es la política respecto a ascenso y traslados?
e) ¿Existen controles apropiados en lo que concierne a salarios?

Figura 11.7. (Continúa)

191
 IV. PERSONAL DEL DEPARTAMENTO

a) Hacer un estudio completo de las actividades de cada empleado.

b) ¿Se utiliza al máximo el personal?, en caso contrario. ¿CómO podría
lograrse?
e) ¿Se proporciona suficiente orientación y adiestramiento a los empleados
de nuevo ingreso?
d) ¿Se emplean especialistas en relaciones industriales?
e) ¿Cuál es el índice de rotación del personal?

V. DISPOSICIÓN GENERAL Y RECURSOS FÍSICOS

a) Preparar un plan general de distribución de espacio de oficina, mobiliario

y equipo.
1 b) ¿Está distribuida la oficina de manera que se aproveche al máximo el
espacio y que las áreas de trabajo sean eficientes?
e) ¿En qué estado se encuentra el mobiliario y equipo?
d) Descríbase el equipo especial e indique si se utiliza al máximo.
e) ¿Puede mejorarse el equipo?

VI. OPERACIONES Y MÉTODOS DE CONTROL

a) ¿Se tiene presente la adecuación, claridad y prontitud de los informes a

la dirección?
b) ¿Se cuenta con métodos apropiados para satisfacer las necesidades del
trabajo procedente de fuentes internas y externas?
·:e)". ¿Existen y··s·e praéücatrcontróles·adécuados para registrar de carácter
confidencial?
d) ¿Existen embotellamientos? ¿Qué se está haciendo para eliminarlos?
e) ¿Qué se necesita para aumentar la eficiencia del departamento?

Figura 11.7

Medición de los cuestionarios

Los cuestionarios se elaboran con el objeto de que los ejecutivos y los

responsables de cada área de funciones respondan a ellos.
La evaluación de las preguntas, si se utiliza el método de puntos, puede
ir por medio de una escala numérica del 1 al 5 o bien desde mala hasta
excelente. Los cuestionarios son de utilidad si el auditor los valora con im-
parcialidad a través de un análisis adecuado en vista de las circunstancias.
El análisis hecho por el auditor mediante cuestionarios proporciona la
eficacia de la empresa y por consiguiente se pueden dar medidas correctivas a
los puntos que se consideren débiles, lOmando también en consideración los
resultados obtenidos mediante la aplicación de las técnicas administrativas.

192 Cap. 11. Planeaclón de la auditarla administrativa

 Archivo constante
Para el trabajo de auditoría administrativa se formará .un archivo cons-
tante o permanente.
Las ventajas del archivo constante son las siguientes:
a) Los auditores pueden conocer rápidamente el desarrollo opera-
cional de la empresa.
b) Proporciona referencia inmediata con la importancia de los concep-
tos, eliminando así revisiones repetidas de documentación extensa y
búsquedas en pasadas hojas de análisis. ·
e) Sirve para evitar la preparación en cada revisión de hojas de análisis
relativas a conceptos que han tenido poco o ningún cambio.
La visión global que se obtiene del archivo constante es de utilidad para
1 las auditorías subsecuentes, para conocer los objetivos, políticas, proce-
dimientos y operaciones de la empresa. El auditor administrativo tiene el
deber de aumentar información veraz, oportuna y ú~l al archivo constante.

FASE DE DESARROLLO
En el desarrollo de la auditoría los elementos vitales son la investigación
y el análisis dentro de un marco conceptual sólidamente elaborado. No
puede haber ningún procedimiento mecánico de quitar y poner.
En la figura 11.8 se muestran elementos de la fase de desarrollo de una
auditoría administrativa.

- Cuestionarios
- Entrevistas Técnicas Exposición del
planeadas de -+ informe a los
-Hojas de análisis responsables
análisis

Recopilación Resumen de Análisis

. de
datos
la informa·
ción obtenida
de
datos
Formulación
del informe

-Gráficas Presentación
- Documentos 4 final del
-Informes informe

Figura 11.8. Fase de desarrollo.

193
 U na auditoría administrativa bien I"ealizada ¡-equiei"e habilidad analítica,
ingenio, ¡-azonamiento I"eflexivo y pmcedimientos sistemáticos. Al ¡-ealiza¡-su
trabajo parn log¡-a¡-los objetivos de la auditoría, el auditm crea conocimientos
a cuatro niveles: ·
l. Verificar la exactitud de los datos e informes presentados.
2. Determinar el g¡-ado de cumplimiento de funciones administrativas:
planeación, oi"ganización, integración de recursos, dirección, con-
trol y coordinación.
3. Evaluar funciones operacionales, compras, ventas, almacén, crédito
y cobranzas, personal entre otros.
4. Evaluar: los sistemas y procedimientos, opuestos, factoi"es de análisis
de oficina, simplificación del trabajo, análisis de sistemas, costos
entre otros.
1 Los niveles l y 2 se basan en hechos, ios niveles 3 y 4 se puede decir que
pertenecen al ámbito de la opinión, pem una opinión basada fundamental-
mente en conocimientos y resultados inconfundibles y reales.
En el desarrollo de la auditoría administrativa el auditor debe obtener
toda clase de información para poder hace¡- un análisis completo. El propó-
sito principal de reunii" información es allegai"se hechos relevantes y confia-
bles, dado que las conclusiones y acciones subsecuentes del auditor estal"án
basadas en esa información.
Las auditorías administrativas no tienen un punto de partida común.
Cada auditoría es única, y doble; por eso la manera de abordar la auditada
y los factores a examinar varían con el tipo de auditoría administrativa
(procesal,..funcional, ana!íti,ta.y del medio·ambiente). Como ya se indicó,
la tarea principal del auditor radica en dividirla en sus fases componentes.
Con base en el análisis sistematizado, la inte¡-pretación bajo los antece-
dentes y experiencias del equipo de auditores, se:
Obtiene las conclusiones y recomendaciones en relación con la efica-
cia y la eficiencia de la administración y operación de la organización.
Determina la medida en que la empresa goza de "buena salud ad-
ministrativa".
Indica las oportunidades significativas para mejorar el desempeño
organizacional.
Informa de manera descriptiva acerca de las fuentes de apai"entes
áreas de dificultad y el curso de acción recomendado.

194 Cap. 11. Planeaclón de la auditoría administrativa

 }Vlétodos de
andlisis
(

U na vez obtenida la información (recopilación y registro de datos) ,

ésta deberá ser sometida a un procedimiento de análisis para conocer
la eficiencia con que la empresa ha logrado o está logrando sus obje-
tivos, y además permita descubrir las "causas" que impiden la operación
normal de un sistema, un procedimiento, un método de trabajo, pro-
vocando con esto una reducción de su eficiencia.
La capacidad del auditor administrativo puede ser juzgada en parte
por su habilidad para analizar y en parte por los conocimientos amplios
· )l:especiiilfzados que t~nga; así como a sus elevadas normas de análisis.
Estos son elementos que determinan su éxito.
Ahora bien, para destacar en la labor de análisis se necesita contar
con un amplio acervo de conocimientos y experiencias. En el caso de
la auditoría administrativa, la capacidad consiste en la aplicación de ese
conocimiento y experiencia en el análisis. Mientras mayor sea la capa-
cidad del auditor, mayor valor tendrá el resultado de sus análisis.
Podemos comparar la función del auditor administrativo con la de
un médico, cuyos conocimientos y experiencia son útiles y que en vir-
tud de ellos puede dar un diagnóstico de la persona. En forma similar
el auditor podrá diagnosticar los puntos débiles de la empresa y pro-
poner los remedios adecuados, o bien, recomendar la ayuda de algún
especialista en casos con los que no esté familiarizado.

PROPóSITO DEL ANÁLISIS CIENTíFICO

El análisis de una situación o problema administrativo consiste en

dividir o separar sus elementos componentes hasta conocer la natura-

292
 leza, las características y las causas de su comportamiento, sin perder
de vista la relación, interdependencia e interacción de las partes entre sí
y con el todo, y de este contexto o medio ambiente.
El propósito del análisis será, por tanto, establecer las bases para
desarrollar opciones de solución al problema que se estudia, con el fin
de introducir medidas de mejoramiento administrativo.
En el caso del análisis de la auditoría se hace necesario comenzar
por los hechos, recopilándolos de manera detallada en relación con de-
terminada finalidad y subdividiéndolos en elementos o unidades. El
enfoque científico consistirá en determinar los fines, relaciones, asocia-
ciones, etc., y comprobar aspecto por aspecto toda funci6n, proceso,
tarea o método. El análisis suministra una base de comprensión para
1 llegar a conocer la situación con mayor claridad.
· El cuidado y trabajo minucioso con que se elabore el análisis de-
. terminará su valor. Cada paso deberá efectuarse con el mayor esmero,
comprobando todd' con el fin de tener la seguridad de que Jos pasos
subsecuentes no queden asentados sobre bases precarias. Una de las
mejores técnicas para un análisis apropiado consiste en elaborar una
gráfica donde figuren las diversas actividades en forma detallada y paso
por paso.
Cabe mencionar que las interpretaciones derivadas del análisis no
son conclusiones definitivas, tienen que estar relacionadas con otras
inferencias y tal vez hasta replantearlas por alguna ra¡1:Ón. No se reco-
mienda tratar de llegar a conclusiones, sin arites prestar ia debida"·.
atención a cada uno de los elementos.
La finalidad del "análisis" es preparar una "síntesis", que es el
proceso de combinar Jos diferentes elementos. Por lo cual podemos
decir que la síntesis es lo contrario del análisis.

NATURALEZA DEL ANÁLISIS CIENTíFICO

Los datos obtenidos deben ser analizados en todos sus aspectos, es

necesario examinar la situación, detectar las verdaderas causas de los
problemas, evaluar la importancia de cada uno y encontrar o seleccio-
nar soluciones adecuadas. En cada caso y según sea quien lo aplique, el
método por utilizar será diferente. Igualmente cambiará la profundidad
del análisis, dependiendo primordialmente del objeto del mismo. Pero
en todos los casos o situaciones se trata de realizar un análisis sistemá-
tico, integral y detallado de todos los problemas, sus causas y las posi-
bles soluciones.

Naturaleza del análisis científico 293

 Sistemático
Todas las empresas, cualquiera que sea su tamaño o su actividad,
pueden ser objeto de un -examen y evaluación sistemática e integral y
por supuesto recibir el beneficio correspondiente. '
Quizá sea necesario introducir ciertas variantes en las técnicas de
análisis por utilizar, y lo ·que es más cierto aun para cada empresa:
poner mayor énfasis en ciertos factores y áreas.
El alcance de la auditoría administrativa nos condicionará a la
realización de un "análisis integral" que abarcará a toda la empresa o
bien un "análisis parcial", que se circunscribirá entonces a un depar-
tamento, división, etc., con lo anterior se quiere demostrar la necesidad
del análisis, el cual debe realizarse utilizando un cierto enfoque. Exis-
1 tirá una forma de recoger la información, una forma para procesarla,
una forma para analizarla, un cierto criterio para obtener conclusiones
y adaptar las soluciones más adecuadas.
No se trata de conocer en ,forma intuitiva la realidad, ni de enfocar
parcialmente la misma, sino de adoptar un cierto "sistema" para ha-
cerlo. Por eso se habla de un análisis sistemático.

Integral
La aplicación concreta del enfoque por utilizar en el análisis implica
que se debe abarcar con el mismo los aspectos: "parcial o integral" de
. . . ·.)a; ·actividad de la empresa.
No sólo por el hecho de que obviamente en todas las funciones o
áreas pueden existir problemas importantes, sino también porque mu-
chas veces ocurre que el problema en una unidad administrativa es un
reflejo de fallas localizadas en otra unidad administrativa.
Si pensamos que la empresa es un sistema y no un rompecabezas
de funciones y procedimientos aislados, se tiene el mejor argumento para
asegurar que el "análisis" debe ser integral. La empresa en su totalidad
será sometida a examen y se estará seguro de detectar las verdaderas
causas de los problemas.
Aplicando un enfoque sistemático y abarcando con el mismo todas y
cada una de las funciones y actividades de la empresa, aseguramos en
gran parte el resultado del análisis.

CUALIDADES DEL AUDITOR ADMINISTRATIVO

COMO ANALISTA
Entre las cualidades que debe tener el auditor administrativo para
realizar funciones de analista, se deben destacar las siguientes:

294 Cap. 15. Análisis de la información obtenida

 a) El auditor debe tener capacidad intelectual para descubrir en
Ios problemas sus factores esenciales. La falta de esta cualidad puede
hacerlo incurrir en una grave pérdida de tiempo, por dedicarse éste
al análisis de elementos que son secundarios, lo que puede llegar a frus-
trar la investigación o hacerla muy ineficiente.
b) El sentido común, tan poco valorado por quienes pretenden
relegarlo ante la aplicación de complicadas técnicas, como técnicas es-
tadísticas, procesos electrónicos, etc. La aplicación del sentido común
debe permitir evaluar correctamente las situaciones en su verdadera
perspectiva y proveer al auditor de un adecuado sentido de jerarquía
de las prioridades y los valores.
e) El empleo de la creatividad para concebir esquemas teóricos y
{ proponer hipótesis de trabajo, dentro de los cuales se haga posible la
búsqueda sistemática y racional de las soluciones a los problemas.
d) El auditor debe ser objetivo; debe considerar los problemas tal
como~ son, sin mezclarlos con sus propios prejuicios, emociones, simp<J.-
tías o antipatías.
e) Cuando se trabaja en equipo, que es lo más indicado, se requiere
de otras cualidades como: espíritu de cooperación, capacidad para lle-
varse bien aun en situaciones de tensión o de conflicto, habilidad para
prese_ntar ideas a los demás con efectividad, etc.
f) El auditor debe ser "escéptico" y debe aceptar los resultados
solamente cuando un cuidadoso análisis ha disipado todas las dudas
razonables sobre su validez. -_ - --:_- _ -__ :_--- _._ .-.
g) El auditor debe ser capaz de pensar en términos abstractos o
simbólicos de índices, tablas, gráficas, etc.
h) Obviamente, el auditor debe poseer una buena educación en
su especialidad (ver al respecto el capítulo 8 de este libro), y debe hacer
continuos esfuerzos para mantenerse actualizado en nuevos conocimien-
tos y técnicas que se produzcan.

EL PROCESO DE ANALISIS
El análisis p10vee una. descripción ordenada de los datos, con el
fin de someterlos a un examen crítico que, a su vez, permita conocer
en todos sus aspectos y detalles el objeto al cual se aplica el estudio de
auditoría administrativa, y que conduzca este esfuerzo a diagnosticar
los problemas administrativos.
El proceso abarca la siguiente secuencia de pasos:
l. Conocer el hecho o situación que se analiza.
2. Describir ese hecho o esa situación.

El proceso de análisis 295

 3. Descomponerlo a fin de conocer todos sus detalles y aspectos.
4. Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o com-
ponente del. hecho especüico en estudio.
5. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasifica-
ción elegido. Hacer comparaciones y buscar analogías o discrepancias
con otros hechos.
6. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, conside-
rado individualmente y en conjunto; tomando en cuenta que los fenó-
menos administrativos no se comportan en forma aislada y por sí solos,
sino que son también producto de las circunstancias del ambiente que
los rodea.
7. Identificar y explicar las diferencias y sus causas con el fin de
1 resolverlas, esto es, formular un diagnóstico de la situación.
Un enfoque muy eficaz en el momento del análisis de los datos es,
mediante una actividad interrogativa, formulando una serie de pregun-
tas que resuman los aspectos de una situación administrativa.
La sucesión de preguntas que se emplean para el análisis son las
siguientes:

Preguntas Finalidad que determinan

¿Qué? La actividad
. . .·. <"Para qué? El propósito para el que ...
. . . •.
¿D6nde? El lugar en que ...
¿Cuándo? El orden y/o el tiempo en que ...
e" Quién? La persona por la que .. .
¿C6mo? Los medios por los que .. .
¿Cuánto? La cantidad de recursos con los que ...

El sencillo procedimiento para el análisis administrativo que se

muestra en la figura 15.1 tiene como propósito sugerir las bases para
el análisis crítico que deberá aplicarse en una auditoría administrativa,
y una metodología adecuada y eficaz para encarar ese examen.
Resumiendo, en esta fase del trabajo de auditoría, la información
obtenida se somete a un proceso de análisis crítico, con el fin de des-
cubrir y conocer las causas que originan el malestar e impiden el funcio-
namiento normal de la empresa.
Este esfuerzo servirá de base para el desarrollo de posibles soluciones
a los problemas, situaciones o· circunstancias que originaron el estudio,
así como para la formulación de recomendaciones de mejoramiento
administrativo.

296 Cap. 15. Análisis de la información obtenida

 •

Síntes ls Análisis

Posibilidades Recursos Mejoría

Hecho observado Crítica de mejoramiento de mejoramiento propuesta

¿Qué? ¿Porqué? ¿Qué otra cosa podría Eliminar Qué

(propósito) hacerse? debería
hacerse

¿Dónde? ¿Porqué? ¿En qué otro lugar Combinar Dónde

(lugar) podría darse? (lugar-orden debería
persona) hacerse

¿Cuándo? ¿Porqué) ¿Cuándo podría darse? Cuándo

(orden-sucesión) debería
hacerse

¿Quién? ¿Porqué? ¿Qué otra persona Combinar Quién

(persona) ·.. podría hacerlo? (lugar-orden debería
persona) hacerlo

¿Cómo? ¿Porqué? ¿De qué otro modo Simplificar Cómo

(medio) podría hacerse? debería
hacerlo
1\)

....
CQ
Figura 15.1. Procedimiento sistemático para la investigación científica .
 Supresión de operaciones innecesarias
Frecuentemente, durante el análisis, el auditor administrativo obser-
vará que es conveniente sugerir a la dirección que se supriman ope-
raciones innecesarias.
Pueden presentarse oportunamente para recomendar la eliminación
de operaciones innecesarias, en el proceso de revisiones de políticas,
sistemas, procedimientos, organización, etc. Esto se puede hacer con
simplificaciones y mediciones de trabajo, replaneaciones de la organiza-
ción, estudios de distribución, relaciones industriales, etc. Es importante
conocer y relacionar las operaciones investigadas con otras.

Detectar áreas de perfeccionamiento

1
Otra función por efectuar dentro del análisis, es la búsqueda cons-
tante de mejores métodos y desempeños en todas las áreas de la empre-
sa. El auditor administrativo siempre deberá estar preparado para ~
localizar áreas que puedan mejorarse. Sabe que en casi todo perfec-
cionamiento la dirección comparará los beneficios potenciales del mis-
mo, contra los costos establecidos. Es necesario investigar, evaluar y
demostrar que todo mejoramiento resulta de costo menor o, cuando
menos, igual que el anterior.

Disminución de gastos innecesarios

La disminución de gastos innecesarios es el resultado de un esme-
rado análisis del aspecto "egresos". Un detallado estudio de los elemen-
tos, una identificación de los fines y relaciones, etc. son medios que
ayudarán a determinar hasta qué grado es necesario un determinado
gasto. Para esto el auditor administrativo deberá también tomar en
cuenta la justificación económica.
Las posibilidades de una disminución de gastos se pueden lograr
cuando se realiza una evaluación de las políticas, procedimientos, ac-
tividades, organización de cada una de las secciones de la función del
personal o de cualquier otra función de la empresa. En cualquier tipo
de función empresarial aparecen determinados gastos por concepto de
enseres, papelería, gastos de representación, horas extras, etc.; si se efec-
túa un análisis, podrá determinarse que se pueden efectuar economías
en el aspecto de egresos:

Toma de decisiones adecuadas

El tomar las" decisiones adecuadas puede ofrecer al auditor admi-
nistrativo ciertas dificultades y, muchas veces, una gama de problemas

298 Cap. 15. Análisis de la información obtenida

 complejos. Para formular una decisión es imprescindible la acumu-
lación, clasificación y empleo de numerosos hechos de vital importancia.
Porque de no realizar una recopilación así, será imposible llega-r a una
decisión clara y concreta.
Por ello, el auditor atiende a toda fuente de información interna y
externa. En ocasiones buscará información con la dirección general
de la empresa, para detectar información sobre diversos problemas de
carácter funcional y realizará muchas horas de investigación de la admi-
nistración, para encontrar respuesta a las situaciones complejas que
requieren que se tome una decisión.
Inclusive se presentarán ocasiones en que el auditor tendrá que con-
sultar a expertos ajenos a la empresa, para aportar la solución a proble-
1 mas de carácter muy técnico.

Elección de los métodos de perfeccionamiento

Hay que tener en cuenta ciertos factores para elegir los métodos de
perfeccionamiento más adecuados, independientemente de la ubicación
de la actividad de que se trate.
Los métodos modernos de ingeniería no aceptan que exista un
· método óptimo, porque un método en su inicio es . juzgado conve-
nientemente y satisfactorio, al aparecer innovaciones se torna entonces
anticuado y tal vez obsoleto. Por ende que la elección y recomendación
. "de todo método d.e· .p.erfeccionaniiénto. tenga que basarse en las circuns-
tancias imperante:; de su momento.
Otro factor es el que al circunscribir la elección de dos o más al-
ternativas, habrá diferentes grados de mejoría que sólo podrán definirse
después de poner en marcha el método elegido. Si éste da resultado, tal
vez nos lleve a otro método.
Un factor más es el de determinar hasta dónde habrá de mecanizar
ciertos procedimientos, así como la selección del equipo más adecuado.
Para lo cual corresponde al auditor apoyarse en el análisis científico para
realizar la elección más conveniente. Es importante que el auditor
considere los costos de un método comparado con otro.

TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE ANÁLISIS

Las herramientas de análisis por utilizar serán comunes y especí-

ficas, pero siempre sencillas y poco costosas en su aplicación.
La elección de las técnicas o herramientas de análisis obedecerá
principalmente, como ya se advirtió, a la factibilidad de su aplicación,

Técnicas e Instrumentos de análisis 299

 a los estudios que se van a realizar, al apoyo financiero, a la disponi-
bilidad de tiempo, etc.; pero sobre todo, al grado de preparación del
personal con que se cuente para realizar la auditoría administrativa.
Es evidente que el rigor con que se analicen los datos estará en
relación directa con el tipo de estudios que sea capaz de emprender
el grupo de auditoría administrativa y del grado de desarrollo en que
éste se encuentre. Y aun cuando los enfoques para el estudio de los siste-
mas manuales, electromecánicos o electrónicos es muy similar, las téc-
. · nicas e instrumentos de análisis son diferentes. Por ello la importancia
de elegir las técnicas más viables para realizar con éxito un estudio.
Tal es el caso, por ejemplo, de técnicas:
• De medición del trabajo.
1
• Del análisis de sistemas.
• De investigación de operaciones.

Las técnicas que generalmente se utilizan para realizar o auxiliar el

análisis de problemas administrativos, son las siguientes:
• Organigramas.
• Sociogramas.
• Cuadros de distribución de actividades.
• Diagramas de flujos.
• Diagramas de distribución de espacio.
• Cuadros estadísticos.
• Árbol de decisiones.
• Redes para el análisis lógico de problemas.
• Otras de investigación de operaciones.

Concluyendo, en esta etapa de la auditoría administrativa, la in-

formación obtenida es sometida a un proceso de análisis o examen
crítico, con la finalidad de élescubrir y conocer las causas de los fenó-
menos que afectan e impiden el funcionamiento adecuado de la em-
presa.

300 Cap. 1S. Análisis de la Información obtenida

 ti informe de la
auditoría
administrativa
1

Una comunicación que efectivamente transmita los hechos esenciales,

es la culminación del trabajo del auditor administrativo. Pero ocurre
comúnmente que el auditor no logre lo anterior; obteniendo con esto
un éxito relativo, no porque no conozca todos y cada uno de los datos;
sino principalmente, porque no toma en cuenta el tiempo requerido y
los medios para transmitir esos datos a la dirección.
Parte importante de. la responsabilidad que tiene el auditor admi-
nistrativo es transmitir de una manera eficaz la información que ha
·obtenido ·er{-stis. investigaciones, y que tiene que ver directamente con
los problemas de la administración. El texto de su informe debe ser in-
teresante y ameno, además de comunicar el mensaje de manera objetiva
y fácil de comprender. Es necesario presentar el informe a la mayor
brevedad posible, para que la dirección pueda actuar con oportunidad.
Un buen informe estimula la acción e influye rotundamente en una
decisión que se tome.
El informe representa para el auditor la conclusión de su actividad
y, para la dirección o cliente, el aspecto más importante y útil de esta
técnica. No debemos aceptar una auditoría total o parcial sin- un in-
forme; toda actividad de investigación, análisis y evaluación, quedaría
nula sin este vital elemento.

EXAMEN DE LOS PROBLEMAS

CON LOS JEFES

Al concluir la auditoría y antes de iniciar el informe, es necesario

que exista una entrevista entre el auditor y los jefes de cada una de las

301
 unidades administrativas, para hacer un resumen de los aspectos más
importantes de las condiciones negativas detectadas; el cual se hará en
forma "comedida y diplomática". Estas entrevistas además de servir
para confirmar plenamente las conclusiones, indicarán las posibles ac-
ciones que deberán seguir para corregir situaciones desfavorables.

PLANEACióN DEL INFORME

Como primer paso en la planeación de un informe, debe decidirse

acerca de qué se va a escribir, para lo cual se deberán determinar dos
cosas:
1 ¿Quién lo va a leer?
¿Qué uso va a tener?
Estas preguntas son inse¡mrables; no se puede contestar una sm
considerar la otra.

l. Posibles lectores
Podemos dividir a los lect~res de informes en varias categorías:
a) Colegas técnicos. Son aquellos que trabajan en la misma ac-
tividad.
b) Especialistas en actividades técnicas relacionadas. . Son .aqudlas
personas que tienen sólo un conocimiento general de las activi-
dades a las que el licenciado en administración se dedica.
e) Gerencia de línea. Son aquellas personas que trabajan en la
misma empresa que usted, y que están colocados en un nivel
inmediato superior en la cadena de mando.
d) Ejecutivos. Estos lectores tienen necesidad inmediata de in-
formación de un determinado tipo. No les interesa, ni tampoco
pueden comprender, los detalles técnicos; quieren hechos y un
buen consejo.
e) Profanos. Son aquellos lectores no incluidos en las categorías
anteriores.

2. U sos posibles
Los usos que reciba un informe pueden ser:
a) Informar para uso inmediato. Cuando el informe es entregado,
y éste es utilizado en forma inmediata.

302 Cap. 16. El informe de la auditoría administrativa

 b) Servir de base para emprender una acción. Cuando las de-
cisiones administrativas suelen basarse en los informes.
e) Establecer .prioridad sobre un descubrimiento. Cuando se ha
hecho un descubrimiento, puede ser oportuna la publicación
de los detalles de su investigación.
d) Reservarlo parr.: uso futuro. Cuando el informe puede ser ob-
jeto de muchos usos en lo futuro.

ASPECTOS QUE HACEN úTIL UN

INFORME DE AUDITORíA ADMINISTRATIVA
La utilidad de un informe de auditoría administrativa depende
1 principalmente de los siguientes aspectos:
L Redacción adecuada.
2. Oportunidad de presentación.
3. Selección adecuada del material.

Redacción adecuada

Redactar significa compilar o poner en orden; en un sentido más

preciso, consiste en expresar por escrito los pensamientos o conocimien-
tos ordenados con anterioridad. Redactar bien es construir la frase con
.. ,-. exactitud, originalidad, concisión y claridad .
. . . ·.
Hay que tener en cuenta que la capacidad profesional del auditor
va a ser apreciada por el resultado de su actividad; representada por
el informe que entregará. Tendrá que dar especial atención a la estruc-
tura de párrafos y frases y a la unidad correcta; deberá tener cuidado
de que lo dicho sea fácilmente comprensible. Necesita ser veraz y cui-
dadoso: enfocando las cosas con rigor científico y sin pronunciamientos
anticipados y prejuicios personales. Su informe deberá estar concebido
en forma impersonal, utilizando en su redacción la tercera persona gra-
matical (elabora, informa, registra, firma).
La auditoría administrativa requiere de una investigación, un análi-
sis y una evaluación muy laboriosa, por lo que no debe demeritarse
toda esta ardua labor con un mal informe de auditoría. Y a se dijo que
cualquier tipo de informe debe ser realizado con:
a) Exactitud. Se refiere tanto al tema como a la forma de
tratar algo con fidelidad. Las descripciones del informe deben coinci-
dir con los hecho~ observados.
b) Originalidad. Se refiere a que el auditor al elaborar su
informe construirá frases de un modo o idea original.

Aspectos que hacen útil un informe de auditoría administrativa 303

 e) Concisión. Lo conciso no debe ser confundido con lo breve.
La concisión requiere que cada idea sea expresada con el menor nú-
mero de palabrru. posibles, siempre y cuando sea completa.
d) Claridad. Implica que cualquier aseveración pueda ser com-
prendida y que no será mal interpretada. No se olvide que en la
planeación del informe debe decidirse acerca de ¿quién lo va a leer?

Oportunidad de presentación
El informe de auditoría tiene como finalidad la comunicación del
detalle de la evaluación hecha por el auditor. Pero el informe debe
presentarse "oportunamente" para que la dirección pueda formular
1
adecuadamente sus planes, ejercer acciones correctivas y tomar mejor
las decisiones.

Selecdl'>n adecuada del material

Para seleccionar adecuadamente el material que debe contener el
informe, es necesario aplicar el principio de la excepción. O sea: la ne-
cesidad de los directivos de concentrarse en aspectos donde no se logró
lo previsto, más bien que en los resultados donde se obtuvo lo planeado.
Pot lo que deducimos que el informe de auditoría no va a consistir
en una narración de las operaciones de la empresa auditada.
- .. .
~

. . . •.
LA ORGANIZACIÓN DE LA COMPOSICIÓN
DE UN INFORME DE AUDITORÍA
ADMINISTRATIVA

Toda comunicación escrita, en especial la que persigue fines in-

formativos, debe apegarse a los rigores de una composición cuidado-
sa. Este elemento es tan importante que un informe de auditoría ad-
ministrativa quedaría frustrado en su propósito si se limitara a ser
un amontonamiento caótico de datos y comentarios.
De manera simplificada puede decirse que la estructuración del
cuerpo de un informe se compone de dos operaciones complementa-
rias: la organización y la división. Desde el punto de vista de la organi-
zación, el trabajo debe exhibir una clara unidad de composición. Se po-
drán utilizar formas de orden para la presentación y discusión de las
ideas: orden cronológico, orden especial, orden temático. Según el mo-
delo de orden escogido, se hará la división de las partes del tema de
manera que las partes esenciales destaquen claramente y que, en gene-
ral, las partes no se superpongan (división redundante).

304 Cap. 16. El Informe de la auditoría administrativa

 Estructura del informe

El) la preparación del informe hay elementos que no dependen del

informante (los hechos) y otros que sí dependen (la reflexión). Los he-
chos se pueden observar directamente, o bien se pueden obtener de
otras personas; aquí hay que cuidar bien las diversas opiniones, ya que
pueden carecer de veracidad, es decir, tendrán que llevarse a cabo en-
cuestas para comprobar la honestidad del entrevistado. También hay
que ser cuidadoso en los interrogatorios, en ocasiones se dará en el in-
forme el nombre de los entrevistados para corroborar que los datos son
verídicos.
Una vez que tenemos los hechos, nos hacemos una pregunta:
¿cómo aprovechar esas fuentes de información? Para dar una respuesta
1 hay que poner en marcha la segunda categoría de elementos: la refle-
xión; en esta etapa el informante deberá anotar en hojas de trabajo to-
dos los datos obtenidos de manera dispersa. A continuación podemos
distinguir varios pasos:

l. Adquirir una noción clara del asunto (comprender, captar el

problema, trazarse la idea general).
2. Estudiar el problema a fondo, sin omisiones.
3. Elegir lo que tenga valor para la argumentación; esto supone
trabajo de eliminación.
4. Componer, organizar, preparar la distribución de los elemen-
tos, que es el fin de la etapa.

La estructura del texto del informe contiene:

• El cuerpo del informe.

• La conclusión.

A su vez, el cuerpo del informe contiene los hechos y la demostra-

ción. Estos elementos: hechos, demostración y conclusión, son los
componentes de un informe, es decir, la estructura general. A conti-
nuación, en la figura 16.1, se muestra la estructura del informe com-
pleto.

La organización de la composición 305

 Presentación del asunto
Posición del problema (prefacio)
Exposición
Sumario

Propósitos
Periodo
Exposiciones Alcance
1 Sección ~complementarias Métodos utilizados
Preliminar Copia cuestionarios usados
Personas entrevistadas

Deficiencia AB De.ostración
de las
11 Áreas funcionales Examen

C Contlusión parcial
D De.ostración
Cuerpo Deficiencia de E Examen
. la <JcJministración ... t.:.-·· .
.F: Co~éfusión pa-rcial
Demostración
t
Examen

Conclusión parcial

~ Recapitulació.ndeCF/
11
.____________.!---
Conclusiones
Recomendaciones

Anexos Material complementario

Figura 16.1. Estructura del informe completo.

•\dapt;ulo ck: Hou:-;quic, (;., Cámo se c/c/)(·IJ rrdactar los infOrmes, F. Ca:-;anovas, Espaiia,
iqfi4.

306
 Material preliminar
• Portada.
• Carta de presentación.
• Prefacio.
• Sumario.

El informe (texto)
a) Propósito. Sirve para unir al autor del informe y al lector
en un terreno común. Con el fin de facilitar el proceso de co-
municación y, al mismo tiempo, hacerla tan completa como
sea posible.
1
b) Periodo. Es la especificación y aclaración del tiempo de du-
ración de la investigación realizada.
e) Alcance. Por alcance podemos entender la profundidad de ~
las investigaciones y las áreas que se han examinado y evalua-
do. El propósito de la auditoría puede ser, en primer lugar, la
investigación en determinados aspectos que hayan sido solici-
tados por la dirección de la empresa (toda la empresa, una o
más funciones, uno o más departamentos, etc.).
d) Métodos utilizados. Es la especificación de las técnicas de ·
obtención ·de información utilizadas durante la auditoría.
e) Copia de los cuestionarios empleados. Consiste en espe-
cificar los tipos de cuestionarios que fueron aplicados.
f) Personas entrevistadas. Abarca la mención de las personas
que durante la auditoría fueron entrevistadas.

La información derivada de la auditoría administrativa, como es

natural, depende del alcance que haya tenido el examen, el tipo de em-
presa en la que se haya realizado la cantidad y naturaleza de las opor-
tunidades de mejoría detectadas por el auditor administrativo y los
deseos expresados por la dirección (el cliente mismo). Por esta razón,
el informe final de la auditoría administrativa no puede adoptar un
formato uniforme.
En cualquier caso se recomienda el siguiente contenido para los
informes de auditoría administrativa; si bien se deja al auditor la deci-
sión sobre la ~ecuencia, extensión y disposición.

l. Deficiencias de las áreas funcionales

En esta parte del informe, debemos señalar en orden de importan-
cias las deficiencias.que afecten a cada función en particular.

La organización de la composición 307

 2. Deficiencias de la administración general
En esta parte del informe, debemos señalar en orden de importancia
las deficiencias de los diversos elementos del proceso administrativo y
que por ese motivo requieren medidas correctivas.
3. Apreciación de la empresa
A la dirección de la empresa auditada le interesa conocer si en
alguna de sus funciones, departamentos, procedimientos o métodos exis·
te algún indicio que señale una condición o tendencia desfavorable que
repercuta en perjuicio de la empresa. Sobre este aspecto fundamental
el auditor administrativo debe dar el mayor énfasis.
Con base en el análisis de la información obtenida y de acuerdo
a la aplicación de la puntuación que corresponde a cada una de las
1 preguntas de los "cuestionarios", el auditor debe evaluar cuantitativa-
mente a la empresa, mediante la escala de apreciación. La presentación
de esta técnica se hará de acuerdo con la importancia que cada orga-
nismo social concede a sus áreas funcionales.
4. Conclusiones y recomendaciones
Las conclusiones deberán recoger los resultados logrados en el cuerpo
del informe, en forma tal que el lector no pueda interpretar mal el
sentido global del informe de auditoría administrativa.
En esta sección del informe, el auditor describirá las áreas localiza-
das que ofrecen posibilidades de mejoría administrativa. En algunos
casos, dichas riiejól'as ·.podrán efeci:uátsé .. en el éurso
:de: la· nriSma audi-
toría; en otros, posiblemente requieran la intervención de alguna per-
sona especializada.
Realizará además una descripción de las conclusiones y recomenda-
ciones para corregir las deficiencias administrativas detectadas. En esta
parte, el auditor debe sugerir alguna solución tendiente a la eliminación
de errores.
El auditor debe considerar, para hacer cualquier sugerencia, cuáles
son los recursos con que cuenta la empresa para ponerlos en práctica.
Es conveniente que las sugerencias sean presentadas en esta parte del
informe, de acuerdo con su posible aceptación y proponer cursos alter-
nativos de acción para cada recomendación básica.
Frecuentemente, las conclusiones resumen las ideas más importantes
del trabajo.

Material complementario
La información diversa que será útil a algunos lectores del informe,
pero que no es esencial para la exposición básica, se clasifica como ma-
terial complementario (anexos).

308 Cap. 16. El informe de la auditoría administrativa

 Es conveniente colocar éste al final del informe, de manera que
quede fuera del curso de la lectura principal. Los lectores tienen la
costumbre de buscar este material al final del informe, por lo que daría
lugar a confusiones si se colocara en cualquier otra parte.
Los anexos de un informe de auditoría administrativa serán aquellos
documentos que sirvan al auditor para dar mayor claridad a la infor-
mación contenida en el cuerpo del informe; entre los anexos más co-
munes podemos mencionar corno ejemplos los siguientes:
• Gráficas.
• Cuadros.
• Formas .
• Diagramas de flujo .
1 • Hojas de trabajo .
• Hojas de datos (entrevistas, estadísticas) .
• Estados, exhibiciones y formas semejantes de presentación .
• Programas de trabajo, etc. "
Es muy conveniente, desde los puntos de vista de comunicación y
apreciación de avance por parte del director o del cliente, que el audi-
tor administrativo emita informes parciales a medida que su auditoría
administrativa se desarrolla. Estos informes parciales deben indicar
claramente que su contenido es·tentativo y que nuevos hallazgos o eva-
luaciones de la empresa en su conjunto, pueden modificar o sustituir
las recomendaciones presentadas.

CONTROL DE LAS CONCLUSIONES Y

RECOMENDACIONES
La finalidad principal del informe de auditoría administrativa es
lograr que las recomendaciones propuestas en él se sigan y se cumplan.
Todas las reccmendaciones deben ser discutidas con la dirección,
principalmente las que a juicio de los jefes no procedan. En estos casos
habrá que conocerlas por medio de pruebas suficientemente sólidas.
Si la dirección no decide poner en acción alguna sugerencia en
forma inmediata, esto no debe ser motivo de desaliento por parte del
auditor, hay que pensar que en toda empresa es difícil realizar cambios
(natural resistencia a ellos), estas limitantes deberán superarse.
En algunas ocasiones, el mismo grupo de auditores será el encar-
gado de implantar las recomendaciones propuestas. En estos casos se
deberá conseguir la autorización y los elementos necesarios para el buen
funcionamiento de las sugerencias.
Aun en los casos en que las recomendaciones presentadas en el in-
forme no se efectúen por el auditor administrativo, éste deberá:
Control de las conclusiones y recomendaciones 309
 a) Ver que las acciones correctivas se lleven a cabo finalmente y
observar los resultados obtenidos con su aplicación.
b) Convencer a la dirección de que muchas sugerencias reqUI_eren
algún tiempo para lograr los resultados esperados.
e) Convencer a la dirección de que la auditoría administrativa es
una técnica que da a la empresa mucha mayor capacidad para
la consecución de sus objetivos y planes establecidos.

UTILIDAD DE APLICACióN DEL

INFORME DE AUDITORíA

Como la auditoría administrativa pretende la reviSion de todas las

1 áreas de la empresa, examinando las causas y efectos, concluyendo con
propuesta de soluciones a los problemas derivados del objeto de la
empresa, o sea: producción, ventas, finanzas, personal; es lógico que
al término del estudio se entregue a quien lo solicite (consejo de admi-
nistración-dirección general), el resultado de la investigación (informe).
La utilización de información expresada en forma numérica es sólo
un aspecto para medir la capacidad de la empresa y enfrentarse a sus
futuras obligaciones financieras o para lograr sus objetivos de crecimien-
to. La información adicional, que por lo general no es expresada en ci-
fras, es de gran utilidad para evaluar si la empresa está administrada
.adecuadamente. _ _ _ ..._... __ ___ __ . _ _ . _
Por ejemplo, en d ·inforni.e de auditoría de los estados financieros,
no aparecen políticas inadecuadas en relación con la función de com"
pras que puedan provocar dificultades.
El informe de auditoría administrativa es útil de dos maneras:
interna y externa.
a) Utilidad interna. Los datos del informe dan una evalua-
ción crítico-constructiva de la empresa en su totalidad o en sus áreas
funcionales; o bien del aspecto procesal. Desde este punto de vista
abarca los aspectos:
l. Funcional.
2. Procesal.
3. Operacional.
b) Utilidad externa. Representa la apreciacwn del medio am-
biente, que abarca aspectos sobre los cambios que ocurren en las condi-
ciones externas para su debida orientación, e informa a su vez al exterior
acerca de sus actividades. Desde este punto de vista abarca:
l. La apreciación del medio ambiente.

31 O Cap. 16. El informe de la auditoría administrativa

 EXPOSICióN DEL INFORME Y CORRECCIONES

El éxito total o parcial de una investigación bien realizada es, sin

duda, la forma o el modo con que sea expuesta al personal competente
de la empresa que directa o indirectamente esté relacionado.
Es de suma importancia esa etapa, ya que es el momento en que
se tendrá la oportunidad de intercambiar, discutir y corroborar las faltas
y problemas encontrados en el estudio realizado y, sobre todo, porque es
realizado con las personas directamente responsables. Además, como
producto de dicha exposición, se podrán llevar a cabo las modificaciones ·
y correcciones al trabajo con un margen de confiabilidad muy acepta-
ble; en sí, esta etapa representa algo así como un filtro de depuración
f al trabajo y además su imagen misma. ·

PRESENTACióN DEL INFORME FINAL

Este es tal vez el punto culminante de la auditoría administrativa,

ya que representa el resultado de los esfuerzos realizados a través del
estudio. Además, es lógico que el contenido del mismo esté debidamen~
te comprobado y depurado; de ahí su gran imp.ortancia.
Para su elaboración, se siguen los lineamientos en cuanto a forma y
contenido ya antes citados, pero además debemos considerar otros fac-
tores como los siguientes:

a) Oportunidad en la presentación.
b) Adecuada selección del material tratado.

PREPARACióN DEL PROGRAMA DE

IMPLANTACióN

Las modificaciones propuestas pueden abarcar, desde la reestructu-

ración total de las funciones de la empresa, hasta la simple modificación
de algunos factores de dichas funciones, o bien, una mala aplicación de
uno o todos los elementos del proceso administrativo, cte.; por lo que
su implantación deberá requerir de tiempos también distintos y so-
bre todo, de un orden lógico en su aplicación práctica.
De ahí la importancia de preparar un programa para introducir y
poner en práctica las modificaciones y mejorar en las diferentes funcio-
nes de la empresil, pues la labor del auditor administrativo no termina
en el momento de entregar el informe.

Preparación del programa de implantación 311

 Implantación
Después de haber determinado cuándo y cómo se ]levarán a cabo
la implantación de las recomendaciones, y sobre todo quiénes interven-
drán en las mismas, ha llegado el momento de poner en práctica dichas
modificaciones; es la etapa en que realmente podremos apreciar los re-
sultados reales de la auditoría administrativa y la etapa en que la em-
presa necesita más apoyo de la asesoría profesional.

Asesoría y mantenimiento
El hecho· de haber implantado una mejora en las políticas, proce-
1 dimientos, estructura orgánica, etc. no quiere decir que el éxito esté
asegurado o que no existirán variaciones entre lo que se planea y los
hechos presentados. La asesoría o vigilancia constante de los hechos es
necesaria, y el auditor no puede eximirse en ninguna forma de ella,
ya que su labor profesional es lograr mejores resultados.

EJEMPLO PRACTICO DE UN INFORME

DE AUDITORíA ADMINISTRATIVA

A continuación se presenta en forma resumida el informe final de

auditoríá adininístrativa.:. tle la empre5a RODVAL, S.A. de tipo indus-
trial. La revisión se efectuó sobre la función de contabilidad, con el
propósito de dar solución a un sin número de problemas y quejas de eje-
cutivos de otras áreas; así como del propio ejecutivo del área contable,
tales problemas manifestados los resumimos en:

a) Desconocimiento de objetivos y políticas.

b) Falta de coordinación en la retroalimentación de información
contable entre los diferentes departamentos de la empresa.
e) Fallas en el aspecto de organización.
d) Personal constantemente cargado de trabajo.
e) Elevación del costo del área de contabilidad por tiempo extra
pagado al personal.
f) Equipo inadecuado.
g) Fallas en el sistema de control interno.
h) Sistemas y procedimientos ineficaces.

Esta situación fue planteada a nivel de dirección general y fue así

como se decidió efectuar una auditoría administrativa.

312 Cap. 16. El Informe de la auditoría administrativa

 El número de personal que partiCiparon en dicho estudio fue de
ocho; divididos en dos grupos de cuatro auditores, con un coordinador
en cada uno de ellos.

Propósito
El objeto del presente estudio es descubrir los aspectos de peligro
potencial; haciendo resaltar probables oportunidades de mejoras, valorar
la eficiencia de la planeación, organización, integración, dirección, con-
trol; revisar planes y objetivos, y efectuar una evaluación del modo en
que ha sido ejercida la acción administrativa en la función de conta-
bilidad:
1
Periodo
La duración de la auditarla administrativa fue de sesenta días há-
biles.

Alcance
La auditoría se realizó únicamente sobre la función de contabilidad.

Métodos utilizados
La metodología practicada para la elaboración del presente estudio
fu e la siguiente:
• Hojas de análisis.
• Cuestionarios por área.
• Cuestionarios sobre el proceso administrativo.
• Entrevistas dirigidas.
• Verificación práctica de todos y cada uno de los puestos tratados
en cuestionarios y entrevistas.

Personas entrevistadas
Los cuestionarios y entrevistas fueron aplicados a los responsables de
los puestos que aparecen en la tabla siguiente.

Deficiencias de la administración general

Planeación. Por lo que respecta a este factor, se obtuvo un por-
centaje de 40% de eficiencia como resultado de las características anali-

Ejemplo práctico de un informe 313

 Nivel Número

Subgerente de contabilidad
Jefe del departamento de costos y operación-
Responsable Sección inventarios rotativos
Sección de costos
Sección de almacenes
Sección de Imp. S.P.T.
Sección de ingresos y egresos
Sección de coja
Sección de trámites aduanales
Análisis y evaluación de algunos auxiliares
(determinado por muestreo) 26
1 Totales 35

zadas en el cuestionario aplicado. El resultado es bajo, principalmente

por la carencia de objetivos y políticas claras -y por escritcr- y autori-
zadas por la gerencia de finanzas.
Organización. En este factor se obtuvo un porcentaje de 53%
de eficiencia, como resultado total de las características analizadas en
el cuestionario aplicado. Este resultado es definido ante la falta de defi-
nición de las funciones y subfunciones por escrito, de instructivos es-
peciales, de manuales de organización, etc .
._ TI_ltegr_ación. -. :.-~n ,este_ factor se obtuvo un porcentaje del 60'Jo
de éfieienciá; como res"ultado "total de las características analizadas en el
cuestionario aplicado, y corresponden al calificativo de bien. Sin em-
bargo, se apreció que hay aspectos deficientes como: desarrollo y moti-
vación al personal que no se aplican.
Dirección. Este factor evaluado dio un porcentaje de 65%, es
de los factores más altos en el índice de eficiencia en relación con los
demás factores investigados, con el calificativo de bien. Sin embargo,
se detectaron dos factores de deficiencia: coordinación, innovación de
los que carece el área.
Control. En este factor se alcanzó un porcentaje de 59% de efi-
ciencia, que es considerado como regular, y que es reflejo de la situación
que prevalece en el área; por la falta de una medición total de defi-
ciencias en los resultados, además se observó la necesidad de establecer
controles más adecuados.

Apreciación de la empresa
Con base en el análisis de la información obtenida y de acuerdo con
la aplicación de la puntuación que corresponde a cada una de las

314 Cap. 16. El informe de la auditoría administrativa

 preguntas de los cuestionarios aplicados, la apreciacwn de la función
de contabilidad en forma cuantitativa -y de acuerdo con la escala de
apreciación determinada y aplicada- nos proporcionó los datos que a
continuación se detallan de manera gráfica y que son:

Escala de apreciación

90 a 100% =Excelente
80 a 89% = Buena
60 a 79% =Regular
40 a 59% = Deficiente
o a 39% =Mala

Modelo de tabulación y combinación de evaluaciones

A B e
%de IÍXC Factores de
Grado de Pon de ración efectividad escaso
Factores importando de factores por faclor 100 efectividad

l. Plancación 26 - 100 40 10.4 X

2. Organización 4 18 - 53 9.5 X
3. Integración 5 12 60 7.2
4. Dirección 3 20 65 13.0
5. Control 2 24 - 100 59 14.1
100 100 54.2% X

Resultada global en la función de contabilidad

Factores de
% de efectividad escasa
Factores al 100 %por factor Apreciación efectividad

l. Planeoción 10.4 Regular X

2. Organización 9.5 Regular X
3. Integración 7.2 Bien
4. Dirección 13.0 Bien
5. Control 14.1 Regular X

54.2% Regular

315
 Recomendaciones
l. Planeación
a) Establecer formalmente los objetivos y políticas de contabilidad
los cuales se deberán adecuar a los generales de la gerencia de
finanzas.
b) Hacer estos objetivos y políticas del conocimiento del personal
integrante de contabilidad, en forma escrita con el fin de cana-
lizar sus esfuerzos en la consecución de los mismos.
e) Que se establezcan fechas de revisión y actualización de objetivos.
d) Establecer una clasificación en cuanto a su importancia y tiempo.

f 2. Organización
a) Establecer formalmente las fun·ciones y subfunciones de conta-
bilidad y que se canalicen al logro de los objetivos.
b) Que sean del conocimiento de los integrantes y que ese conoci-
miento sea oral y por escrito (manual de organización), además
. debe estar vinculado con un manual de procedimientos.
e) Que se haga una redistribución de cargas de trabajo, con base
en las indicaciones del responsable del estudio.
d) Que se efectúe una reorganización, de acuerdo con los linea-
mientos establecidos por el responsable del estudio, etc.

· · 3.· In.tégra¡ióri ·
a) Elaborar y establecer un plan de recursos humanos que serán
necesarios en el futuro por el incremento de operaciones.
b) Elaboración de un manual de bienvenida.
e) Elaborar un programa de capacitación y desarrollo, con las ca-
racterísticas siguientes:
• Cómo debe prepararse la introducción.
• Cómo debe darse la instrucción.
d) Elaborar y establecer un plan de motivación, que abarque as-
pectos como: ascensos, promociones, transferencias de personal,
incentivos, reuniones, etc., vinculadas con un manual de admi-
nistración de sueldos y salarios.

4. Dirección
a) Seleccionar una persona idónea, que se responsabilice de recabar
información financiera necesaria para tumarla a otros depar-

316 Cap. 16. El informe de la auditoría administrativa

 tamentos que la requieran; para evitar retrasos y asegurar con-
tinuidad de sus operaciones y una coordinación adecuada.
- b) Llevar a cabo reuniones con el personal correspondiente, para
resolveT problemas que se presenten en la función de contabili-
dad y supervisar la aplicación de soluciones a los problemas
suscitados.
e) Aprovechar las relaciones informales para la mejor realización
del trabajo.
d) Promover la innovación, de los responsables de puestos claves,
con el fin de que aporten mejoras en la realización de las acti-
vidades.

1 5. Control
a) Llevar a cabo reuniones periódicas de la gerencia de finanzas
con los responsables de los diferentes niveles de contabilidad, con
el fin de revisar e informar sobre si se han o no cumplido las
metas y objetivos.
b) Fijar una fecha de revisión de planes y/ o programas de trabajo
e informar si se han o no realizado.
e) Establecer revisiones periódicas de los sistemas y procedimientos,
tanto administrativos como contables;
d) Reestructurar el sistema de control interno, de acuerdo con1as
indicaciones del responsable de la auditoría administrativa.

Ejemplo práctico de un informe 31 7

 UNIDAD V
AUDITORÍA OPERACIONAL
 UNIDAD V
AUDITORIA OPERATIVA INTEGRAL

5.1 Concepto

El incremento de las relaciones entre países, originado por los tratados de libre
comercio, permiten que los mercados se expandan a nivel internacional,
estimulando así la competitividad entre las empresas por ofrecer bienes y servicios
de mejor calidad, volviendo día con día más difíciles las responsabilidades de los
dirigentes de las empresas, requiriendo estos últimos, información objetiva y
completa que le ayude en la toma de decisiones.

Las nuevas tecnologías empresariales y las corrientes de la reingeniería y calidad

total, han motivado a que la Auditoría incursione en nuevos enfoques logrando
esto con la Auditoría Integral, la cual es utilizada como una herramienta que
enfrenta las innovaciones gerenciales y administrativas garantizando la detección
de desviaciones o deficiencias de la gestión administrativa referentes a la
eficiencia en el uso de los recursos y logros de objetivos, así como la eficacia en
los resultados, la economía en términos de proporcionalidad y su relación costo-
beneficio.

La Auditoria Operativa Integral es el proceso de obtener y evaluar objetivamente,

en un período determinado, evidencia relativa a la información financiera, al
comportamiento económico y al manejo de una entidad con la finalidad de
informar sobre el grado de correspondencia entre aquellos y los criterios o
indicadores establecidos o los comportamientos generalizados.

La auditoría operacional puede definirse como el “examen y evaluación profesional

de todas o una parte de las operaciones a actividades de una entidad cualquiera,
para determinar su grado de eficacia, economía y eficiencia y formular
recomendaciones gerenciales para mejorarlo”.

De la anterior definición se desprende que el desarrollo de una auditoría

operacional implica diagnosticar sobre las operaciones o actividades que se
examinan y evalúan, en qué medida se alcanzan las metas propuestas (eficacia),
con qué nivel de costo (economía) y con qué grado de eficiencia.

5.2 Importancia

La auditoría operacional puede entenderse y practicarse de una manera específica

pero interrelacionada, para cada uno de los tres criterios fundamentales ya
explicados. Para el mayor rendimiento de una auditoría operacional la evaluación
debe efectuarse de manera secuencial. Se debe iniciar por la comprobación y
análisis de la eficacia o efectividad, para continuar con la economía y terminar
comprobando y evaluando la eficiencia. A continuación nos referiremos por
separado a la auditoría de eficacia, a la auditoría de economía y a la auditoría de
eficiencia, así como a la utilidad o beneficios que se derivan de su aplicación o
práctica.

La Auditoría Operacional de Eficacia es el examen y evaluación de las

operaciones o actividades de una entidad cualquiera, para determinar en qué
medida se han alcanzado las metas u objetivos y formular recomendaciones para
mejorar. En su mayor alcance, es decir cuando se practica como base de una
auditoría con un enfoque integral, la auditoría operacional de eficacia proporciona
a las autoridades jerárquicas de Gobierno y al Congreso (Asamblea Nacional) una
evaluación, con criterio independiente, de la manera como el titular de la entidad
(Gerente, Director o Ministro), ha cumplido su gestión al administrar los programas
trazados para alcanzar las metas o resultados deseados. Al interior de la
respectiva entidad pública auditada, proporciona al titular de la entidad (Gerente,
Director o Ministro), también con criterio independiente, una evaluación de la
manera como el desarrollo de las operaciones o actividades se encamina o se
encaminó hacia el logro de los resultados deseados o metas propuestas y le
recomienda las medidas correctivas o de mejora.

La auditoría operacional de economía es el examen y evaluación de las

operaciones o actividades de una entidad o empresa pública, para determinar el
nivel de los recursos invertidos y formular recomendaciones razonables para
reducir los costos. Igualmente, en su alcance más amplio, la auditoría operacional
de economía proporciona a las autoridades jerárquicas de Gobierno y al Congreso
(Asamblea Nacional), una evaluación, con criterio independiente, sobre la manera
económica como el titular de la entidad ha alcanzado las metas propuestas. Para
la Gerencia Pública o titular de la entidad le proporciona una evaluación sobre los
costos invertidos en las operaciones o actividades y le formula recomendaciones
para reducir costos.

La auditoría operacional de eficiencia es el examen y evaluación de las

operaciones o actividades de una entidad para determinar la relación entre la
productividad y un estándar de desempeño y formular recomendaciones para
alcanzar un nivel óptimo de eficiencia. Esta auditoría proporciona al Gobierno y
Congreso (Asamblea Nacional) una evaluación, con criterio independiente, sobre
el grado de eficiencia obtenido por el titular de la entidad, en la administración de
los recursos para alcanzar las metas. Igualmente, le proporciona al titular de la
entidad una evaluación acerca del nivel de eficiencia de las operaciones o
actividades y le formula recomendaciones para conducirlas hacia el nivel óptimo.

La Auditoría Operativa es importante porque es el instrumento de control posterior

sobre la administración en general. Tiene un significado más importante para el
sector público.

La importancia de la Auditoría Operativa deja el olvido la imagen del auditor que

solo se concentraba en la revisión de cuentas y a determinar los responsables de
desfalcos, fraudes, malversaciones de fondos y otras irregularidades, se convierte
en un elemento pensante, creativo y con gran imaginación y sentido común para
ejercer en mejor forma sus funciones que pudiesen evaluar la ejecución y valorizar
los resultados obtenidos.

La Auditoría Operativa permite acelerar el desarrollo de las entidades hacia la

eficiencia, buscando siempre un perfeccionamiento continuo de los planes de
acción y procedimientos.

5.3 Objetivo

Los objetivos de la auditoría operacional se pueden señalar a corto y mediano

plazo.

Objetivos a Corto Plazo

Diagnosticar y formular recomendaciones profesionales para mejorar la eficacia, la

economía y la eficiencia de las operaciones involucradas en los hallazgos Este
objetivo se logra al finalizar un trabajo de auditoría operacional.

Objetivos a Mediano y Largo Plazo

Lograr la prosperidad razonable de la empresa o entidad. La prosperidad

razonable de una empresa pública de carácter mercantil se observará en la mejora
de los beneficios económicos (rentabilidad) y en una entidad u organismo público
(sin ánimo de lucro) en la mejora de la prestación del servicio a la comunidad
(valor a cambio de dinero).

Alcance de la Auditoria Operacional

El alcance de la Auditoría Operacional es ilimitado. Todas las operaciones o

actividades de una entidad pueden ser auditadas, sin considerar que sea una
operación financiera o no, y en cada hallazgo la auditoría operacional cubre todos
los aspectos internos o externos que lo interrelacionan.

Esta ilimitación y la diversidad de hallazgos que pueden encontrarse, implica que,

una auditoría operacional específica, puede requerir profesionales de diferentes
disciplinas. Generalmente es un trabajo interdisciplinario, pero normalmente su
conducción o dirección debe confiarse o contadores públicos, por su
estructuración profesional en auditoría.
La auditoría operativa es:

• Critica: el auditor no debe aceptar lo que se le presente a la primera, debe

buscar todas las evidencias posibles para tener un buen juicio.
• Sistemático: porque se elabora un plan para lograr los objetivos (este plan
debe ser coherente).
 • Imparcial: nunca debe dejar de ser objetivo e independiente (tanto en lo
económico como en lo personal).

Si por cualquier motivo no se examina toda la empresa el auditor debe considerar

que la organización es un sistema, por lo que el estudio debe ser completo.

La auditoría operativa necesita determinar la eficiencia (grado de cumplimiento de

la meta) en el logro de los objetivos pre-establecidos y la eficiencia y economía en
la obtención y uso de los recursos.

La eficiencia busca medir como los ejecutivos utilizan los recursos que disponen.
Medir eficiencia es más complejo que medir eficacia, ya que no existe un padrón
de comparación. El auditor debe apoyarse en la teoría sobre la administración de
los recursos humanos y financieros para saber si están o no bien, además debe
tener criterio experiencia para poder comparar la teoría con la realidad.

• Economía: saber si los recursos se obtienen con los menores costos

posibles. Por lo tanto el auditor debe conocer los precios del medio y la
tecnología que existe y además de otros valores políticos, sociales,
culturales, etc.
• Evaluar (diagnostico): conocer las verdaderas causas de los problemas.
• Estimar (pronostico): la situación administrativa futura.

.4 Estructura

Modelo Metodológico para la Auditoria Operativa

• Introducción

Este modelo es general y debe adaptarse a cada caso a la profundidad de

cada etapa dependerá de cada auditor.

Este método tiene dos supuestos:

o La auditoría operativa s realizara por parte de auditores externos,

que no conocen mayormente la entidad.
 o La administración superior de ella no muestra ninguna preferencia
para efectuar el examen en algún subsistema determinado de la
organización.

Con este marco las etapas a seguir para tener un conocimiento preciso de
la situación, el contexto en que se encuentra la obtención de las evidencias,
la formación e juicios y opiniones, proposiciones y pronósticos por parte del
auditor:

o Etapa de estudio preliminar.

o Etapa de estudio general.

o Etapa de estudio específico.

o Etapa de comunicación de resultados.

o Etapa de seguimiento.

• Etapa de Estudio Preliminar

• Introducción

En esta etapa se tiene un conocimiento general de la entidad y del medio

externo. Esto es necesario para iniciar las conversaciones con el cliente,
analizar sus necesidades formular un plan muy general de acción y
eventualmente llegar a un acuerdo con él para realizar la auditoria
operativa.

Este plan debe incluir, a lo menos, el objetivo del trabajo, su extensión, el

tiempo estimado de duración, el grupo que se haría cargo de la labor y
ciertos elementos materiales requeridos.

Dentro de esta etapa se distinguen dos fases:

o Recopilación de antecedentes.

o Establecimientos de objetivos.

• Recopilación de Antecedentes

Las primeras actividades deben encaminarse a obtener información en

relación a aspectos tales como:
 o Razón social, domicilio y ubicación geográfica de la oficina matriz y
sucursales.

o Objetivos fundamentales.

o Giro de la empresa y productos que fabrica.

o Naturaleza jurídica y reglamentación orgánica.

o Sector económico al que pertenece y organismo a cuya fiscalización

está sometida.

o Conexión con grupos económicos.

o Nombre de los ejecutivos superiores, miembros del directorio y

origen de su representación.

o Composición del patrimonio.

o Tamaño de la entidad: capital, volumen de ventas, número de

personas, dispersión y cobertura geográfica, número de clientes y
proveedores, participación en el mercado.

o Posición económica y financiera.

o Estadísticas respecto a ventas, producción, endeudamiento y otras.

o Diversificación de productos.

o Principales proyectos de inversión.

o Características de la competencia.

o Variables políticas, culturales, sociales y económicas que la afectan.

Con toda esta información el auditor delinea el diseño general del trabajo
como la duración del examen, cantidad de personas y costo de ellas y
aspectos que le interesen al cliente.

Los antecedentes anteriores señalados pueden ser obtenidos, entre otras,

de las siguientes fuentes:

o Memorias de la entidad.

o Balances y otros estados financieros y económicos públicos.

 o Actas del directorio.

o Conversaciones con directores y ejecutivos actuales y/o anteriores

de la empresa.

o Instituciones financieras y otros acreedores.

o Informes de otras auditorias.

o Informes de trabajos de consultoría.

o Federaciones o confederaciones de las cuales la entidad es

miembro.

o Revistas especializadas.

o Organizaciones gremiales.

o Carpeta permanente de la empresa.

• Establecimiento de los Objetivos

Tal como se ha señalado, el auditor debe llegar a un acuerdo con el cliente

para determinar:

o Que espera el cliente de la auditoria.

o Que de ello es posible satisfacer y cuan factible es la auditoria.

o Que se va a buscar concretamente (objetivos y alcance).

o Que recursos deben estar en condiciones de proporcionar el cliente y

en que momento.

o Cuáles son las fechas tentativas de inicio y término del trabajo.

o Otros aspectos.

Metodología de la Auditoria Operativa

Si suponemos que se trata de auditores externos sin un conocimiento detallado de

la entidad auditada y sin que sus ejecutivos manifiesten preferencia alguna para el
examen recaiga en un determinado subsistema de la organización, la metodología
que usaremos pera examinar la entidad será:
Etapa Preliminar: conocimiento previo de la empresa.

Etapa de Estudio General: definir las áreas críticas, para así llegar a establecer las
causas últimas de los problemas. Se debe poner hincapié en los sistemas de
control internos administrativos y gestión de cada área.

Etapa de Estudio Específico: se puede establecer la relación entre los problemas

visibles y potenciales y las causas que en verdad lo originaron.

El auditor debe generar un modelo de control.

Con el material ordenado se procede a un análisis del problema, con el fin de

formular los juicios que conozcan al diagnóstico real de la situación y también a un
pronóstico.

Etapa de Comunicación de Resultados: es un informe que proporciona una

opinión meditada, experta e independiente en relación a la materia sometida a
examen, con su evidencia correspondiente.

La estructura del informe debe contener:

• Objetivo de la auditoria.
• Metodología.
• Alcance del trabajo.
• Diagnóstico.
• Recomendaciones.
• Pronostico.
• Anexos.

Etapa de Seguimiento: el auditor debe ver que las debilidades han sido
solucionadas.

Si el auditor es de la empresa no tiene para que conocerla y se salta esta etapa.

6.5 Normatividad

Para que el ejercicio de la Auditoría Integral se desarrolle en un ambiente

controlado, es importante conducirla dentro de un concepto de normas que
provean una estructura, como la posibilidad de pronosticar los resultados.

La aplicación de normas ayudará a desarrollar una auditoría de alta calidad

respondiendo a la necesidad de completar tareas difíciles en forma oportuna,
evitando formar juicios prematuros basados en información incompleta por la falta
de tiempo, asimismo, establecen orden y disciplina, produciendo auditorías
efectivas, garantizando la veracidad de los hallazgos y el soporte adecuado para
las recomendaciones, consecuentemente habrá una mayor aceptación por parte
de la gerencia.

Otro beneficio importante de las normas es que se logra una mayor uniformidad en
la terminología utilizada para describir auditorías más amplias que las financieras.
Tales auditorías se han descrito como auditorías de operaciones. Administrativas,
de desempeño, y con otra variedad de nombres. La terminología ha sido confusa
debido a que no existen definiciones generalmente aceptadas.

Debido a la reciente aplicación de la auditoría integral en el sector privado de

países desarrollados como, Estados Unidos, Inglaterra, Gales y Canadá, no
existen aún normas autorizadas que la regulen. Sin embargo, como su origen se
encuentran en la Auditoría Gubernamental, se pueden considerar aplicables, al
menos en parte, las normas emitidas por la GAO, para la Auditoría de
organizaciones del gobierno, programas, actividades y funciones.

El Instituto Norteamericano de Contadores Públicos (AICPA), nombró un comité

formado por siete miembros el cual realizó un amplio estudio del papel y de las
responsabilidades del auditor independiente que había un vacío entre el
desempeño de los Auditores Independientes y las necesidades y expectativas de
los usuarios de Estados Financieros Auditados.

Por tal circunstancia, el AICPA le ha dado seguimiento a las normas GAO,

revisándolas y emitiendo informes con los comentarios correspondientes a fin de
darle el apoyo necesario para que puedan ser desarrolladas en el sector privado.

En 1973, emitió su primer informe declarando que estaba de acuerdo con la

filosofía y objetivos presentados por la GAO, considerándola como parte de la
evolución y crecimiento de la disciplina de Auditoría.

Entre algunos de los informes emitidos por el AICPA, que forman parte de los
lineamientos adicionales para la ejecución de la Auditoría Integral, están:

Lineamientos para la participación de contadores públicos en tareas de Auditoría

Gubernamental a fin de evaluar la economía, eficiencia y resultados de
programas.

Tareas de Auditoría Operacional.

Este último fue preparado con la idea de definir actividades de Auditoría Integral,
efectuado por contadores públicos para proveer información sobre las mismas y
señalar diferencias con otros tipos de Auditoría.

Los lineamientos emitidos por el AICPA y las normas de la GAO, guían la

Auditoría Integral, pero no contienen todo ni son definitivas, por lo que se siguen
desarrollando prácticas y procedimientos en las unidades de auditoria interna,
para asegurar la consistencia y calidad de la labor que llevan a cabo.
Las normas de la GAO se dividen en dos áreas principales:

• Auditoría Financiera
• Auditoría Operativa.

Las dos deberán observar la aplicación de las normas generales relacionadas a la

capacidad profesional del personal, la independencia de la organización de
auditoría y de su personal, el debido cuidado profesional con que debe practicarse
la auditoría y prepararse los informes respectivos, y la aplicación de controles de
calidad.

Otro tipo de normas son las específicas a cada tipo de auditoría, que incluyen
normas para el trabajo de campo y para la presentación del informe.

Las normas para ejecución del trabajo establecen que este debe ser
adecuadamente planeado para obtener evidencia relevante, competente y
suficiente a fin de alcanzar los objetivos de la auditoría, incluyendo no sólo la
naturaleza de los procedimientos del auditor, sino también su extensión.

Las normas para la presentación del informe hacen énfasis, que este debe ser
preparado por escrito para comunicar los resultados de cada auditoría, reduciendo
así el riesgo de que sean mal interpretados y facilitando el seguimiento para
determinar si se han adoptado las medidas correctivas apropiadas.

A continuación se presenta un resumen de las principales normas generales y

específicas gubernamentales que la Auditoría integral aplica en su desarrollo,
incluyendo las modificaciones de la revisión de 1994.

Normas Generales.

Capacidad Profesional: El personal designado deberá poseer la capacidad

profesional necesaria para realizar las tareas que se requieren. Busca garantizar
que los auditores mantengan su capacidad profesional y cumplan con los
siguientes requisitos: Conocimiento de métodos y técnicas, de los organismos,
programas y funciones, habilidad para comunicarse con claridad y eficacia y la
pericia necesaria para desarrollar el trabajo encomendado.

Independencia: La organización de auditoría y cada uno de los auditores deben

estar libres de impedimentos que comprometan su independencia y además,
mantener una actitud y apariencia de ésta.

Debido Cuidado Profesional: Debe tenerse el debido cuidado profesional al

ejecutar la auditoría y preparar los informes correspondientes.
Control de Calidad: Establece que las organizaciones de auditoría deben tener
una propiedad o sistema interno de control de calidad y participar en un programa
de revisión externa del mismo, para asegurar de que se cumple con las normas de
auditoría y que se han establecido políticas y procedimientos de auditoría
adecuados.

Normas para el Trabajo:

Planeamiento: Se debe definir los objetivos de la auditoría, el alcance y

metodología dirigida a conseguir esos logros.

Supervisión: El personal debe ser adecuadamente supervisado para determinar si

se están alcanzando los objetivos de auditoría y obtener evidencia suficiente,
competente y relevante, permitiendo una base razonable para las opiniones del
auditor.

Disposiciones Legales y Regulaciones: El auditor debe estar alerta a situaciones

de posibles fraudes, abusos o actos ilegales, por lo que debe diseñar la auditoría
de tal manera que proporcione una seguridad razonable sobre el cumplimiento de
disposiciones legales.

Normas para la Presentación de Informes:

Forma: Los informes deben ser preparados por escrito para comunicar los
resultados de auditoría, y ser revisados en borrador por los funcionarios
responsables de la dirección de la empresa.

Oportunidad: Los informes deben ser preparados lo más pronto posible a fin de
ser utilizados oportunamente.

Presentación del Informe: Los datos en forma exacta y razonable describirán los
hallazgos de manera convincente, clara, sencilla, concisa y completa.

Contenido del Informe: Se deben incluir los objetivos de la auditoría, alcance y

metodología para comprender su propósito.

Informes.

Con base en el resultado de su examen evidencia y, de acuerdo con las funciones

realizadas, Auditoría Integral otorga los siguientes informes o documentos
expresados a través de medios comunicables, en los cuales se explica en formas
detallada la labor desempeñada, así como los resultados obtenidos. Dichos
informes contienen el dictamen correspondiente.

Se entiende por dictamen, el concepto u opinión emitido por el auditor con base en
un juicio profesional idóneo.
Los informes de Auditoría Integral en su configuración permiten juzgar la calidad y
cantidad de la evidencia. Es por ello, que en la Auditoría Integral no se debe
entregar informes de tipo estándar o uniforme, ya que este modelo puede
distorsionar o disminuir el grado de información que se consigna.

En la Auditoría Integral se deben preparar por lo menos los siguientes informes o

documentos suscritos contentivos de la opinión profesional:

Un informe anual con el dictamen respectivo, el cual, incluye la opinión sobre la

totalidad del ente económico, partiendo de los estados financieros de cierre de
ejercicio preparados por la administración, con una explicación detallada de la
labor desempeñada. Dicho informe por lo tanto contendrá al menos las siguientes
manifestaciones por parte del auditor:

Sobre los Estados Financieros:

Si el examen se realizó con sujeción a las normas generales de Auditoría Integral

y a las normas que rigen la profesión contable.

Si el examen realizado tuvo o no, limitaciones en el alcance o en la práctica de las

pruebas.

Si los estados financieros presentan de manera fidedigna la situación financiera de

la entidad y los resultados de las operaciones durante el respectivo período y su
integridad.

Si el sistema de información contable se lleva de acuerdo con los principios de

contabilidad generalmente aceptados y las normas legales sobre la materia.

Si la sociedad cumple oportunamente sus obligaciones con terceros, en especial

aquellas de contenido patrimonial.

Si los análisis financieros que realiza la administración son confiables y la

aplicación y uso de los estados financieros en la toma de decisiones.

Si los resultados financieros corresponden a procesos decisionales idóneos.

Si no se ha manipulado el sistema de información contable y si el mismo ha sido

inspeccionado de manera integral; las reservas o salvedades sobre la fidelidad de
los estados financieros si las hubiere, las que deben ser expresadas en forma
clara, completa y detallada.

Sobre el Desempeño y la Gestión de los Administradores.

Si los administradores han cumplido integralmente con las obligaciones que les
competen, en especial con aquellas de contenido patrimonial y, con las
recomendaciones de la Auditoría Integral
Si la gestión administrativa ha sido eficiente, eficaz y económica en los términos
del ramo o industria al cual pertenece el ente económico y, su correspondiente
evaluación.

Si el control interno ha sido implantado, operado y desarrollado por la

administración en forma eficiente, así mismo un concepto sobre si el mismo es
adecuado y un estudio sobre la efectividad.

Si las operaciones sociales aprobadas por los administradores y sus actuaciones,

se han desarrollado con respeto de las normas legales y estatutarias, así como de
las órdenes e instrucciones impartidas por los órganos sociales, sus cuerpos
delegatarios de funciones y las estructuras de regulación aplicables al ente
económico.

Si los informes de los administradores se ajustan al desarrollo de las operaciones

sociales concuerdan con los estados financieros y, reflejan el resultado de la
gestión.

Si tuvo limitaciones o restricciones por parte de la administración para la obtención

de sus informaciones o para el desempeño de sus funciones.

Si el proyecto de distribución de las utilidades repartibles presentado por los

administradores es confiable e íntegro y, si tales utilidades son el resultado de una
gestión eficiente.

Si la situación patrimonial del ente permite la continuidad de la compañía como

empresa en marcha.

Si los procesos decisionales corresponden al tipo de ente económico y si estos

son adecuados conforme las afirmaciones explícitas e implícitas contenidas en los
estados financieros, las observaciones, reservas o salvedades si las hubiere, las
que deben ser expresadas en forma clara, completa y detallada.

Sobre el control organizacional.

Si el control interno existe y si este es adecuado en los términos y características

de la organización del ente económico objeto de Auditoría Integral. Así mismo, un
análisis sobre su efectividad y sobre sus fortalezas y deficiencias.

Sobre los procesos operacionales.

Si cada operación, actividad y proceso que se realiza al interior del ente

económico, tiene establecido un procedimiento secuencial acorde con los
objetivos trazados.
Sobre el cumplimiento de la regulación y legislación por parte del ente, con énfasis
en los aspectos relacionados con el Estado, con la comunidad y con los
trabajadores.

Sobre el entorno que rodea al ente económico, sus amenazas y riesgos. En

especial si el ente económico se encuentra estructurado para afrontar la
competencia, aprovechar las oportunidades de negocios, neutralizar los riesgos y
adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado.

Sobre los demás hallazgos obtenidos que deban revelarse, así como la forma en
que se llevaron a cabo las funciones desarrolladas por la Auditoría Integral.

Igualmente la Auditoría Integral producirá informes parciales o intermedios, los

cuales deben tratar los temas de mayor importancia a juicio del auditor, así como
su opinión en relación con los estados financieros de cortes intermedios.

Informes eventuales oportunos, sobre los errores, irregularidades o actos

desviados o improcedentes que no obstante haber sido puestos en conocimiento
de los administradores no hubiesen sido corregidos en un tiempo prudencial. Así
mismo, informes sobre la inobservancia de sus recomendaciones por parte de la
administración.

Diferencias entre auditoría integral y auditoría de estados financieros.

Auditoría de Estados
Elementos Auditoría Integral
Financieros
Evaluar y comprobar el logro de
Emitir opinión sobre la operaciones económicas, eficientes y
razonabilidad de las cifras de los efectivas en una empresa, examinando
Propósito
Estados financieros tomados en sus controles internos de apoyo y las
conjunto. bases de datos. Además probar el
sistema de medición de la Gerencia.
Ayudar a la más alta autoridad de una
empresa o a la dirección de un ente a
Dar seguridad a los usuarios mejorar las operaciones y actividades en
Finalidad externos sobre la objetividad de la término de eficiencia en el uso de los
información financiera. recursos y el logro de objetivos
operativos mediante la proposición de
alternativas de solución.
Alcance Actividades financieras y La organización total de la empresa, o
 económicas, así como la función solo algunas de sus reparticiones y
de control en el área financiera. operaciones enfocando su evaluación al
sistema de control gerencial, comprende
al ente económico incluido en el entorno
que lo rodea.
Persigue la obtención de eficiencia,
Persigue la correcta determinación
economía y eficacia de los recursos
Enfoque del Balance General y Estado de
materiales y humanos que posee la
Resultados.
entidad.
Aporte en solución No es responsable de proponer Si es responsable de buscar alternativas
de problemas soluciones de solución a los problemas.
Planeación anticipada de las
pruebas a realizar de acuerdo a la Planeación estratégica del trabajo que
actividad económica de la permita una labor integral, oportuna y
Procedimientos
empresa que permita obtener una permanente de las operaciones del ente
opinión sobre la razonabilidad de auditado.
los Estados Financieros.
Labor de
Es responsable de dar seguimiento a
seguimiento a No existe responsabilidad.
cada problema surgido.
problemas
Dictamen sobre la razonabilidad
Informe con opinión de los resultados del
de los Estados financieros de
área, actividad u operación auditada
Informe a emitir acuerdo a Normas y
tendiente a formular recomendaciones
procedimientos de Auditoría
para lograr los objetivos propuestos.
Generalmente Aceptados.
Actividades, operaciones, programas o
Estados Financieros, registros toda la organización en sí, además de
Objeto de examen
contables y documentos anexos. elementos indicadores y normas de
rendimiento medibles.
 UNIDAD V I VII.

AUADITORIA GUBERNAMENTAL
SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA
GESTIÓN PÚBLICA
UNIDAD DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL

GUÍA GENERAL DE AUDITORÍA PÚBLICA

Actualizada a Agosto de 2011

 Í N D I C E

AUDITORÍA PÚBLICA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
PRESENTACIÓN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
OBJETIVO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
MARCO JURÍDICO 1
I. ETAPAS DE LA AUDITORÍA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
I.1 PLANEACIÓN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
PLANEACIÓN GENERAL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Carta de planeación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Cronograma de actividades a desarrollar. . . . . . . . . . 3
INICIO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Orden de auditoría y Acta de inicio. . . . . . . . . . . . . . . 4
Oficios complementarios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
PLANEACIÓN DETALLADA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
I.2 EJECUCIÓN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Fases de la ejecución. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Procedimientos y técnicas de auditoría. . . . . . . . . . . . 7
Papeles de trabajo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
I.3 INFORME. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Cédulas de observaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Informe de auditoría. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
II. SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES. . . . . . . . . 13
Aspectos a considerar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Cédulas de seguimiento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Oficio de seguimiento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
III. SUPERVISIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORÍA. . . . . . . . . 14
IV. ELABORACIÓN DE INFORMES E INTEGRACIÓN DE
EXPEDIENTES DE CASOS DE PRESUNTA
15
RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA DE SERVIDORES
PÚBLICOS.
IV.1 Objetivo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
IV.2 Integración del expediente con presunta
16
responsabilidad administrativa. . .
 IV.3 Obtención de evidencia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
IV.4 Elaboración del informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
IV.5 Envío del Informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
25
.....
V. ANEXOS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
1. Carta de planeación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
2. Cronograma de actividades a desarrollar. . . . . . . . . . 30
3. Orden de auditoría. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
4. Acta de inicio de auditoría. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
5. Cédulas de trabajo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
6. Marcas de auditoría. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
7. Cédula de observaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
8. Oficio de envío de informe de auditoría. . . . . . . . . . . . 43
9. Informe de auditoría. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
10. Cédula de seguimiento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
11. Oficio de resultados de seguimiento. . . . . . . . . . . . . . . 50
12. Cédula de supervisión de auditoría. . . . . . . . . . . . . . . 53
13. Cédula de supervisión de seguimiento. . . . . . . . . . . . 53
14. Cédula única de auditoría. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
15. Modelo de informe para casos de presunta
59
responsabilidad administrativa
16. Formato de oficio para solicitar documentación a la
63
dependencia o entidad auditada
17. Formato de oficio para solicitar documentación a la
64
Tesorería de la Federación
18. Formato de oficio para solicitar información al
65
Administrador Local de Auditoría Fiscal
19. Formato de oficio para solicitar información al
66
Registro Público de la Propiedad y del Comercio
 SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN
PÚBLICA

SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA UNIDAD DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL

AUDITORÍA PÚBLICA

PRESENTACIÓN

Con motivo de la publicación en el Diario Oficial de la Federación del Acuerdo por el

que se establecen las Disposiciones Generales para la Realización de Auditorías,
Revisiones y Visitas de Inspección el 12 de julio de 2010, así como la modificación del
diverso el 16 de junio de 2011, la Secretaría de la Función Pública ha considerado
conveniente actualizar la Guía General de Auditoría Pública que aplica el personal de
la Unidad de Auditoría Gubernamental; de la Contraloría Interna de la SFP, y de las
Áreas de Auditoría Interna de los Órganos Internos de Control en las dependencias y
entidades de la Administración Pública Federal, y en la Procuraduría General de la
República.

OBJETIVO

Proporcionar el instrumento de apoyo que facilite y estandarice las actividades del

trabajo de auditoría pública en la Administración Pública Federal, desde su planeación
hasta la presentación del informe de auditoría, así como el seguimiento de las
observaciones planteadas y, en su caso, la formulación del Informe de presunta
responsabilidad administrativa de los servidores públicos y la integración del
expediente respectivo.

Esta Guía General pretende orientar el desarrollo de las actividades de auditoría

pública, como un marco de referencia para garantizar su calidad y homogeneidad. Su
aplicación total o parcial puede variar en función de las características del ente
auditado y del juicio, conocimientos y experiencia del grupo auditor.

MARCO JURÍDICO

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

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Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública.

Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones Generales para la Realización de

Auditorías, Revisiones y Visitas de Inspección.

I. ETAPAS DE LA AUDITORÍA

La auditoría pública se realiza en tres etapas y con el seguimiento a las observaciones

determinadas, como se muestra a continuación:

Planeación Ejecución Informe

PLANEACIÓN GENERAL
s u p e r v i s i ó n

ELABORACIÓN DEL INFORME

EJECUCIÓN DE AUDITORÍA DE AUDITORÍA
INICIO

PLANEACIÓN DETALLADA

SEGUIMIENTO

I.1 PLANEACIÓN

Las Normas Generales de Auditoría Pública relacionadas con la planeación y con los
sistemas de control son la Cuarta y Quinta, respectivamente.

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PLANEACIÓN GENERAL

Objetivo

Conocer antecedentes y generalidades del concepto a revisar, determinar los

objetivos y actividades generales de la auditoría, así como delimitar la oportunidad de
los recursos y tiempos asignados, aspectos que se precisarán en la carta de
planeación y en el cronograma de actividades a desarrollar.
Para las auditorías incluidas en los programas anuales se retomarán los resultados de
la investigación previa, realizada para la formulación de dicho programa y, en su caso,
se complementará con información actualizada.

Carta de Planeación

La información obtenida en la investigación previa se incluirá en el documento

denominado Carta de Planeación, según el anexo 1.

La Carta de Planeación adicionalmente incluirá el nombre y cargo del personal

participante en la auditoría, definiéndose al servidor público que fungirá como Jefe de
Grupo, quien será el responsable de su elaboración, misma que contará con su visto
bueno y la autorización de los Directores Generales Adjuntos de la SFP, o bien, del
Titular del Área de Auditoría Interna del OIC, en el ámbito de sus respectivas
competencias.

Cronograma de Actividades a Desarrollar

El tiempo programado para llevar a cabo la auditoría, se registrará en el documento

denominado Cronograma de Actividades a Desarrollar; según el anexo 2, en el que
también se describirán las actividades que el grupo de auditores efectuará desde el
inicio hasta su conclusión.

Es responsabilidad del Jefe de Grupo vigilar que las actividades determinadas para
alcanzar el objetivo de las auditorías, se realicen en el tiempo y forma programados.
Al finalizar la auditoría, se complementará el Cronograma de Actividades a Desarrollar
con el tiempo real utilizado y, en su caso, las razones que originen las variaciones
importantes.

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INICIO

Objetivo

Notificar al auditado el inicio formal de la auditoría, presentar al grupo de auditores

que participará en la misma, e informarle los alcances y trabajos a desarrollar.

Orden de auditoría y Acta de inicio

La práctica de la auditoría invariablemente se llevará a cabo mediante mandamiento

escrito que se denomina Orden de Auditoría, con su respectiva Acta de Inicio, de
conformidad a lo establecido en los numerales 14 y 15 del Acuerdo por el que se
establecen las Disposiciones Generales para la Realización de Auditorías, Revisiones
y Visitas de Inspección.

Se turnará copia a las instancias que en cada caso se requiera. En el anexo 3 se

incluye el modelo de orden de auditoría.

Con posterioridad, se elaborarán los oficios que sean necesarios para la obtención de
información que permita a los auditores cumplir con el objetivo de la auditoría. En
todos los casos el Titular de la Unidad auditada y/o el servidor público designado para
atender los requerimientos de información deberán proporcionar de manera oportuna
y veraz la misma, en los plazos en que le sean solicitados, mismos que no deberán
exceder de 5 días hábiles. Lo anterior, con fundamento en el numeral 17 del Acuerdo
por el que se establecen las Disposiciones Generales para la Realización de
Auditorías, Revisiones y Visitas de Inspección.

En el anexo 4 se incluye el modelo del acta de inicio de auditoría.

Oficios Complementarios

Si en la ejecución de la auditoría se requiere ampliar, reducir o sustituir a los

auditores, así como modificar el objeto o el periodo a revisar; se hará del conocimiento
del Titular de la Unidad Auditada, mediante oficio suscrito por el servidor público que
emitió la orden de auditoría o por quien lo supla en su ausencia, esto conforme al
numeral 18 del Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones Generales para la
Realización de Auditorías, Revisiones y Visitas de Inspección el cual deberá:
a. Dirigirse al servidor público a quien se giró la orden de auditoría y contener el
nombre y domicilio de la Unidad Auditada.
b. Fundamentarse en el artículo 311, fracción I inciso c) o fracción III del Reglamento
de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, según

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corresponda, con el señalamiento de que el oficio se hace en alcance de la orden

de auditoría respectiva.
c. Citar a los auditores que a partir de la fecha del oficio, se sustituyen, se
incorporan o se retiran de la auditoría y/o describir de manera concreta en qué
consiste la modificación del objeto o el periodo a revisar.
d. Estar firmado por los servidores públicos de los Órganos Internos de Control,
Unidad de Auditoría Gubernamental ó Contraloría Interna de la Secretaría de la
Función Pública conforme a las atribuciones que les confiere el Reglamento
Interior de la SFP.
En un ejemplar de este oficio se recabará el sello de la unidad auditada y la firma de
recibido de su Titular.

PLANEACIÓN DETALLADA

Objetivo

Determinar la naturaleza, alcance, oportunidad y procedimientos por aplicar para cada

uno de los conceptos a revisar.

Para lo anterior se considera el análisis de la información complementaria y del

estudio y evaluación del control interno, lo que permitirá al auditor conocer el ambiente
de control y el grado de confianza que podrá depositar en el concepto a revisar.

La suficiencia o insuficiencia del control interno en el trabajo de auditoría se

representa de la manera siguiente:

Eficiencia del control Confianza en la Profundidad requerida en

interno información las pruebas de auditoría
Mayor Mayor Menor
Menor Menor Mayor

La comprensión del control interno se da a través de la indagación, observación,

inspección de documentos, registros y operaciones a las que se sujetará la auditoría,
mediante el empleo, entre otros, de los siguientes métodos:

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Descriptivo
Consiste en la identificación y clasificación de las actividades de un proceso,
incluidas las áreas y personal que intervienen; los registros y periodicidad con que
se realizan, así como la normatividad a la que se encuentran sujetas.

Cuestionarios
Consiste en la formulación de preguntas enfocadas a la obtención de información
específica.
Gráfico
Consiste en la presentación de las actividades y elementos que conforman un
proceso mediante gráficas y esquemas.

I.2 EJECUCIÓN

Las Normas Generales de Auditoría Pública relacionadas con esta etapa de la

auditoría son la Séptima, Octava y Novena.

Objetivo

Obtener evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente que permita al

auditor conocer la situación de los conceptos revisados, para emitir una opinión sólida,
sustentada y válida.

Fases de la Ejecución

Recopilar, registrar y analizar información. La ejecución del trabajo de auditoría

pública consiste en una serie de actividades que se realizan de manera lógica y
sistemática para que el auditor público se allegue de los elementos informativos
necesarios y suficientes para cubrir sus pruebas selectivas.

Las cuatro fases de la ejecución se describen enseguida:

a) Recopilación de datos
El auditor público se allega de la información y documentación para el análisis del
Concepto a revisar; debe ser cuidadoso y explícito en la formulación de sus
solicitudes.

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b) Registro de datos
Se lleva a cabo en Cédulas de trabajo, en las que se asientan los datos referentes
al análisis, comprobación y conclusión sobre los Conceptos a revisar, cuyas
especificaciones más adelante se detallan.
c) Análisis de la información
Consiste en la desagregación de los elementos de un todo para ser examinados
en su detalle, y obtener un juicio sobre el todo o sobre cada una de sus partes.
La profundidad del análisis estará en función del objetivo planteado y en relación
directa con el resultado del estudio y evaluación de control interno. Si el Concepto
a revisar específico muestra irregularidades relevantes que pudiesen constituir
posibles responsabilidades, el análisis será más extenso.
d) Evaluación de los resultados
La evaluación de los resultados sólo es posible si se toman como base todos los
elementos de juicio suficientes para poder concluir sobre lo revisado y
sustentados con evidencia documental que pueda ser constatada, y no basarse
en suposiciones.
Esta conclusión se asentará en los papeles de trabajo diseñados por cada auditor
público y, en caso de determinarse irregularidades, se incluirán en cédulas de
observaciones, en las que se consignarán, en su caso, el monto del presunto
daño patrimonial y/o perjuicio; las disposiciones legales y normativas que se
incumplen; las recomendaciones; nombre, cargo y firma del Titular de la Unidad
auditada, de los servidores públicos directamente responsables de atender las
observaciones planteadas y de los auditores responsables de coordinar y de
supervisar la ejecución de la auditoría, así como la fecha de firma y del
compromiso para la solventación de las observaciones.

Procedimientos y Técnicas de Auditoría

Conjunto de técnicas de investigación aplicables a un Concepto a revisar, mediante

las cuales el auditor público obtiene bases sólidas para fundamentar sus
conclusiones.

Las técnicas de auditoría más comunes en el trabajo de auditoría pública son las
siguientes:

1. Estudio general. Apreciación sobre las características generales del área y del
Concepto a revisar, así como de las partes importantes, significativas o
extraordinarias que lo constituyen.
Esta apreciación se hace aplicando el juicio profesional del auditor público que,
basado en su preparación y experiencia, podrá identificar en los datos e
información del Concepto a revisar las situaciones importantes o extraordinarias

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que pudieran requerir atención especial. Esta técnica sirve de orientación, por lo
que generalmente debe aplicarse antes de cualquier otra.
2. Análisis. Clasificación y agrupación de los distintos elementos individuales que
forman el Concepto a revisar, constituidos en unidades homogéneas y
significativas; por ejemplo, el análisis de saldos que consiste en el estudio de
aquellas partidas que integran el saldo de una cuenta de balance, así como el
análisis de movimientos, que consiste en el estudio de los movimientos
registrados en una cuenta del estado de resultados.
El análisis puede realizarse sobre eventos y documentos diferentes a los que
directamente soportan un registro contable o presupuestal.
3. Inspección. Examen físico de bienes materiales o documentos, con objeto de
cerciorarse de su existencia o autenticidad.
4. Confirmación. Obtención de la comunicación escrita de una persona
independiente al ente auditado, que se encuentre en posibilidad de conocer la
naturaleza y condiciones de la operación y, por lo tanto, de informar de una
manera válida sobre ella (autenticidad de un hecho, operación o saldo).
Esta técnica se aplica solicitando a la persona a quien se pide la confirmación,
que conteste por escrito al auditor público y proporcione la información que se
solicita. Puede ser aplicada de diferentes formas:
 Positiva: Se envían datos a la persona y se le solicita que confirme la
información y que emita sus comentarios, en su caso.
 Negativa: Se envían datos al confirmante y se le solicita dé respuesta sólo si
está en desacuerdo con la información presentada.
 Indirecta, ciega o en blanco: No se envían datos y se solicita información sobre
saldos, movimientos o cualquier otro dato necesario para la auditoría.
5. Investigación. Obtención de información, datos y comentarios emitidos por
servidores públicos del ente auditado. Con esta técnica el auditor público puede
obtener información y formarse un juicio sobre algunos hechos, operaciones o
saldos del ente auditado y del Concepto a revisar.
6. Declaración. Manifestación por escrito con la firma de servidores públicos que
emiten la declaratoria de información o datos solicitados por el auditor público.
Esta técnica debe ser aplicada a las personas que directamente conocen de la
situación que se analiza; puede realizarse mediante una solicitud de información o
una comparecencia donde la declaratoria del servidor público quede asentada en
un acta.

Cuando ocurran eventos en el desarrollo de la auditoría y que, por su importancia, se

estime conveniente hacerlos constar en acta administrativa, ésta se elaborará
conteniendo, entre otros, los siguientes elementos:

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a) Lugar, hora y fecha del acto.

b) Nombre y cargo de los asistentes, así como unidad administrativa de
adscripción (de quienes hayan participado en el acto de inicio, de preferencia
y cuando sea aplicable).
c) Referencia al número y fecha de la orden de auditoría.
d) Motivo del acta (firma de observaciones, cierre de la auditoría u otros).
e) Datos generales de cuando menos dos testigos de asistencia. En caso de
negativa, los auditores actuantes nombrarán a dichos testigos, hecho que
quedará asentado en el acta.
f) Hechos, declaraciones y/o aclaraciones.
g) Cierre y firma del acta.

Las actas se elaborarán en tres tantos como mínimo con firmas autógrafas, hecho
que se hará constar en el cuerpo de las mismas. Se entregará un tanto al servidor
público del ente auditado, otro tanto se integrará al expediente de la auditoría y el
tercero, de proceder, se integrará al expediente del caso con presunta
responsabilidad administrativa; de lo contrario, también se integrará al expediente
de la auditoría.

7. Certificación. Obtención de un documento en el que se asegure la verdad de un

hecho, o documento legalizado con la firma de una autoridad que cuente con tal
atribución.
8. Observación. Presencia física para constatar cómo se realiza una operación o
evento. Mediante esta técnica el auditor público se cerciora de la ejecución de
procesos, mismos que puede cotejar contra los manuales y flujos respectivos.
9. Cálculo. Verificación matemática de alguna operación o partida.

El auditor podrá realizar visitas de verificación para solicitar documentación a terceros

y compararla con la presentada por la unidad auditada. En este caso, el auditor
asistirá directamente al domicilio del tercero y levantará un acta de la visita.

Papeles de Trabajo

La aplicación de los procedimientos de auditoría se hace constar en Cédulas de

trabajo, las cuales deben contener el soporte documental de la planeación, ejecución,
conclusión y supervisión del trabajo, de conformidad con el numeral 19, fracción III del
Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones Generales para la Realización de
Auditorías, Revisiones y Visitas de Inspección.

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Las Cédulas de trabajo se clasifican de la siguiente manera:

 Cédulas sumarias: Contienen la integración de un grupo homogéneo de datos e
información que conforman el Concepto a revisar, hacen referencia a las cédulas
analíticas e indican la conclusión general sobre el concepto revisado.
 Cédulas analíticas: Contienen datos e información detallada del concepto
revisado y los procedimientos de auditoría aplicados.
El número de cédulas a utilizar dependerá de la amplitud de las operaciones revisadas
y de la profundidad con que sean analizadas. Lo importante es el ordenamiento lógico
que se les dé dentro de los expedientes de auditoría y la anotación de la conclusión a
la que se llegó.
En el anexo 5 se mencionan los requisitos mínimos que deben contener las Cédulas
de trabajo.
Debe evitarse obtener fotocopia de todos los documentos analizados. Si llegan a
utilizarse reportes y resúmenes elaborados por las áreas revisadas, a estos
documentos se les deberá dar el mismo tratamiento como si fuera un papel de trabajo
elaborado por el auditor público, siempre y cuando lleve la anotación de dónde se
obtuvo y cómo se verificó la veracidad de la información en él contenida. En lo
general, basta con dejar marcas en las cédulas correspondientes como evidencia del
procedimiento aplicado o de que fueron analizados, a excepción de aquéllos que
sustentan las observaciones, cuya documentación deberá cubrir las características de
suficiencia, competencia, relevancia y pertinencia.
La documentación original o en copia certificada que compruebe una presunta
responsabilidad administrativa, se integrará al expediente que se envíe al área de
responsabilidades o a la autoridad competente, sin que en ella se efectúen
anotaciones.
Los papeles de trabajo contienen claves que permiten enlazar datos y localizar el
análisis de esos datos en otras cédulas. Estas claves se conocen como índices,
referencias y marcas de auditoría:
a) Índices. Son claves que permiten localizar el lugar exacto de una cédula en el o
los legajos de papeles de trabajo. Se sugiere que éstos se anoten con lápiz color
rojo en la esquina superior derecha de cada foja.
b) Referencias. Son el enlace entre cifras o información que aparece en las
diferentes cédulas, que se anotan para cruzar los datos.
c) Marcas. Son señales que se anotan junto a la información registrada por el auditor
público para evidenciar las investigaciones realizadas.
Por lo anterior, los auditores públicos deberán contar con los sistemas de índices
numéricos, alfabéticos o alfanuméricos que consideren más adecuados, siendo de
uso obligatorio y homogéneo para los auditores públicos.

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Para efectos de esta guía, en el anexo 6, a manera de ejemplo, se relacionan las

marcas más comunes en el trabajo de auditoría pública; lo importante es que desde el
inicio de la auditoría el auditor público señale su significado al calce de su cédula o en
una cédula de marcas.
Las reglas generales para la elaboración de las Cédulas de trabajo son:

a) Identificar el concepto a revisar, la fecha de elaboración de la cédula, iniciales y

rúbricas del auditor público que la elaboró y del Jefe de Grupo como evidencia de
la supervisión que realizó.
b) Estar completas y suficientemente detalladas, de tal manera que permitan su
inmediata comprensión sin dificultad alguna y sin perder claridad.
c) Contener fuentes de información, cruces, marcas, referencias y notas.
d) Ser pulcras, legibles y ordenadas lógicamente.
e) Ser elaboradas con bolígrafo de tinta negra o mediante impresiones claras de
computadora, con el fin de evitar la alteración de su contenido.

Los papeles de trabajo y demás documentos que se hayan generado u obtenido

formarán parte del expediente de auditoría, deben integrarse en legajos ordenados de
manera lógica, con un índice y ser resguardados de conformidad con las
disposiciones normativas del archivo gubernamental.

La documentación que por sus características se clasifique como confidencial o

reservada, en términos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información
Pública Gubernamental, su Reglamento, Lineamientos Generales para la Clasificación
y Desclasificación de la Información de las Dependencias y Entidades de la
Administración Pública Federal y demás ordenamientos legales que sobre el particular
se expidan, preferentemente se integrará en un legajo específico.

I.3 INFORME

La Décima Norma General de Auditoría Pública se refiere al Informe. Su objetivo es

emitir la opinión general o juicio respecto de la situación de los conceptos auditados,
apoyada en la evidencia obtenida, así como dar a conocer los resultados del trabajo
desarrollado.

Cédulas de observaciones

La presentación de las observaciones a los responsables de la operación revisada y

de la unidad auditada se llevará a cabo en reunión, antes de su presentación formal
en el informe de auditoría.

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En dicha reunión se solicitará la participación del personal involucrado en los

hallazgos determinados, así como de personal con atribuciones para tomar
decisiones, obteniendo en su caso, elementos adicionales que rectifiquen o ratifiquen
las situaciones observadas. La discusión permite al auditor público tener plena
confianza y solidez en los planteamientos detallados en las cédulas de observaciones.
Asimismo, podrá concertar con los servidores públicos las recomendaciones que
incluyan aquellas acciones que permitan dar solución a las situaciones observadas y a
la problemática esencial que las ocasiona. En el anexo 7 se presenta el modelo de la
cédula de observaciones.

La importancia de la cédula de observaciones radica en el planteamiento claro y

preciso de la problemática detectada, del origen de la misma y de las
recomendaciones para su solución. (Numeral 20 del Acuerdo por el que se establecen
las Disposiciones Generales para la Realización de Auditorías, Revisiones y Visitas de
Inspección).
Si en el curso de la auditoría se detectan presuntas responsabilidades de tipo
administrativo y/o penal, se procederá a elaborar el Informe de presunta
responsabilidad administrativa y a integrar el respectivo expediente.

Informe de Auditoría

Una vez firmadas las cédulas de observaciones por los responsables de su atención o
sustentadas con el acta correspondiente en caso de negativa, las autoridades de los
Órganos Internos de Control, la Unidad de Auditoría Gubernamental y la Contraloría
Interna de la SFP, en el ámbito de sus respectivas competencias, darán a conocer los
resultados determinados en la auditoría al Titular de la unidad auditada, al Titular de la
dependencia o entidad, así como a los demás servidores públicos que en cada caso
se requiera, a través del documento denominado Informe de Auditoría.
El informe de auditoría debe contener la declaración de haber desarrollado el trabajo
de conformidad con las Normas Generales de Auditoría Pública y aplicado los
procedimientos que en cada caso se consideraron necesarios. Dicho informe se
genera en dos tantos originales, de los cuales uno se entrega al auditado con copia
simple de las observaciones firmadas, mientras que el otro tanto se utiliza como acuse
de recibo y se archiva por separado, junto con los originales de las cédulas de
observaciones.

Para la formulación del informe se estará a lo establecido en el numeral 21 del

Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones Generales para la Realización de
Auditorías, Revisiones y Visitas de Inspección.

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En los anexos 8 y 9 se presentan los modelos de oficio de envío y del Informe de

auditoría, respectivamente.

II. SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES

La Onceava Norma General de Auditoría Pública se relaciona con el seguimiento de

las recomendaciones para la atención de las observaciones y, en términos generales,
se refiere a:

La revisión y comprobación de las acciones realizadas por el auditado para atender,

en tiempo y forma, las recomendaciones propuestas en las cédulas de observaciones.

Objetivo

Verificar que las unidades auditadas atiendan, en los términos y plazos acordados, las
recomendaciones preventivas y correctivas planteadas en las cédulas de
observaciones de los informes emitidos en auditorías anteriores e informar el avance
de su solventación.

Aspectos a considerar

Para el seguimiento de las observaciones referido en el numeral 23 del Acuerdo por el

que se establecen las Disposiciones para la Realización de Auditorías, Revisiones y
Visitas de Inspección, los auditores públicos recopilarán y registrarán datos,
analizarán la información y evaluarán los resultados, asimismo, aplicarán los
procedimientos de auditoría que consideren necesarios para contar con la evidencia
suficiente, competente, pertinente y relevante con la que sustenten sus conclusiones.

Con el fin de que la instancia de control pueda orientar los seguimientos, se

recomienda:

a) Comprometer al Titular de la unidad auditada en la atención de las

recomendaciones.
b) Fortalecer la comunicación con la unidad auditada para llevar a cabo un
seguimiento permanente de las observaciones determinadas, hasta su
solventación.
c) Promover que la unidad auditada programe acciones oportunas que aseguren el
cumplimiento de las recomendaciones.
d) Establecer mecanismos que permitan verificar el resultado de la aplicación de las
recomendaciones, con objeto de determinar si es adecuado o tiene deficiencias.

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e) Evaluar los logros y mejoras alcanzadas como resultado de la aplicación de las

recomendaciones.

Cédulas de seguimiento

Las cédulas de seguimiento hacen referencia al avance en la atención de las

observaciones hechas por el auditor y si las acciones implantadas por la unidad
auditada permitieron la solución de la problemática.

Para la elaboración de las cédulas de seguimiento, se estará a lo dispuesto en el

numeral 23 del Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones Generales para la
Realización de Auditorías, Revisiones y Visitas de Inspección.

Las cédulas de seguimiento de observaciones deben ser comentadas con el

responsable de la unidad auditada; se incluirá también el nombre y la firma del auditor
público que realizó el seguimiento y del Jefe de Grupo. En el anexo 10 se incluye el
modelo de las cédulas de seguimiento.

Oficio de seguimiento

Una vez comentadas las cédulas de seguimiento, mediante oficio girado por el Titular
del Órgano Interno de Control, Titular de la Unidad de Auditoría Gubernamental o de
la Contraloría Interna de la SFP, se informarán los resultados determinados en el
seguimiento al Titular de la unidad auditada y a las instancias que en cada caso se
requiera, anexando para tal efecto las cédulas de seguimiento. En el anexo 11 se
incluye el modelo del oficio de seguimiento.

III. SUPERVISIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORÍA

La Sexta Norma General de Auditoría Pública establece que la supervisión deberá

realizarse desde los trabajos de la planeación hasta la conclusión de la auditoría.

El éxito, efectividad y calidad de una auditoría dependen en gran medida de la

supervisión y conocimiento que se le den a la misma en todos los niveles jerárquicos,
ya que teniendo una adecuada supervisión es posible controlar y reforzar las
actividades que se realizan en ella. Por esta razón se ha elevado a la categoría de

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norma, a efecto de que se incluya en forma obligatoria en las funciones de auditoría

pública.

La supervisión persigue los siguientes objetivos:

a) Incrementar la calidad de las auditorías, a través de la revisión constante del

trabajo del auditor público, en función de los objetivos planteados.
b) Buscar que el desarrollo de las auditorías se logre con la máxima eficiencia,
eficacia y economía, en apego a las Normas Generales de Auditoría Pública y
demás normatividad aplicable.
c) Lograr que los auditores desarrollen la capacidad necesaria para la práctica de la
auditoría pública.
d) Elaborar los papeles de trabajo de tal forma que éstos apoyen adecuadamente los
objetivos fijados y proporcionen información objetiva, además de obtener
evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente.
e) Conocer de inmediato y en cualquier momento el avance de la auditoría.
f) Determinar si se han aplicado íntegramente los procedimientos de auditoría.
g) Asegurar que las recomendaciones efectuadas por el auditor contribuyan a
solucionar las irregularidades observadas y a prevenir su recurrencia.

En los anexos 12 y 13 se encuentran los formatos de cédulas de supervisión de

auditoría y de seguimiento; y en el anexo 14, la cédula única de auditoría.

IV. ELABORACIÓN DE INFORMES E INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES DE CASOS

DE PRESUNTA RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA DE SERVIDORES
PÚBLICOS

IV.1 Objetivo
Proporcionar un marco de referencia que facilite y estandarice la elaboración de los
informes de presunta responsabilidad administrativa de servidores públicos en todos sus
apartados; así como para la debida integración del expediente, con la evidencia
documental que soporte la irregularidad detectada y disponer de los elementos
indispensables para dar vista a las autoridades competentes y que éstas puedan,
conforme a sus facultades, tramitar el procedimiento al que se refieren los artículos 19, 20
y 21 de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos y
resolver en su oportunidad lo conducente.

Por lo anterior, esta Guía es aplicable para aquellos casos de presunta responsabilidad
que se determinen en las auditorías, revisiones, visitas de inspección o en el seguimiento
de las observaciones que practiquen los Titulares de los Órganos Internos de Control y de

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Auditoría Interna en las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y

en la Procuraduría General de la República; así como el personal de la Unidad de
Auditoría Gubernamental y de la Contraloría Interna de la SFP; de conformidad con los
numerales 25, 26 y 27 del Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones Generales
para la Realización de Auditorías, Revisiones y Visitas de Inspección.

La debida integración y remisión del informe de presunta responsabilidad permitirá que la

autoridad competente tramite y resuelva, en tiempo y forma, al contar con elementos
suficientes que conlleven, en su caso, a iniciar el procedimiento administrativo de
responsabilidades, y, de resultar procedente, se denuncien los actos u omisiones de los
servidores públicos que puedan ser susceptibles de reproche penal, a través de la unidad
administrativa facultada para tal efecto, ante los órganos de procuración de justicia.

Es importante mencionar que, al igual que el resto de la Guía, este apartado contiene
elementos de carácter enunciativo más no limitativo, por lo que los auditores
comisionados realizarán todas las acciones que consideren necesarias en relación al
trabajo de auditoría y de acuerdo al caso específico, con la máxima diligencia,
eficacia, eficiencia y confidencialidad, a efecto de integrar debidamente el expediente
de presunta responsabilidad, con estricto apego a las atribuciones y facultades que
tienen conferidas en los ordenamientos legales correspondientes.

IV.2 Integración del expediente con presunta responsabilidad administrativa

Obtener y ordenar de manera cronológica la evidencia documental relacionada con los
Objetivo:
hechos y las irregularidades determinadas.

Referencia Actividad

Realizar las gestiones necesarias para la obtención de toda la evidencia documental,

tal como: documentos presupuestarios, contables, administrativos, legales y de
operación que se involucren con el proceso revisado y se relacionen directamente con
la irregularidad, actuando siempre con estricto apego a las disposiciones jurídicas.
Aplicando los procedimientos y técnicas de auditoría que se consideren necesarios,
tales como: inspección física, documental y testimonial; cuyo objetivo prioritario, es
1 reunir los elementos de juicio que soporten las irregularidades detectadas de acuerdo
al caso específico.
Lo anterior, con cuidado y diligencia profesional en la selección de pruebas y
evidencias.
Normas Generales de Auditoría Pública: Tercera, Cuidado y Diligencia
Profesionales; Séptima, Evidencia; Octava, Papeles de Trabajo; y Novena,
Tratamiento de Irregularidades.

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Referencia Actividad

Analizar y estudiar los documentos que conformarán el expediente, considerando que

los documentos, permiten probar o confirmar algo, por lo que éstos deberán ser
2 idóneos para relacionarse con los hechos que dieron origen a las irregularidades
detectadas.
Normas Generales de Auditoría Pública: Novena, Tratamiento de Irregularidades.

La documentación que compruebe una presunta responsabilidad administrativa,

deberá estar necesariamente vinculada con los actos u omisiones considerados como
irregulares y relacionados con la hipótesis normativa (disposición jurídica
aparentemente violentada), y se integrará al expediente que se envíe a las áreas
competentes, sin que en ella se efectúen anotaciones.

Para el caso en que se requieran copias certificadas de la documentación, será

indispensable que:
2.1
 Quien realice la certificación se encuentre facultado para tal efecto en la ley o
reglamento respectivo, e invocar el fundamento legal aplicable.

 En la leyenda de certificación, se indique que el documento que se certifica es

copia fiel del original que se tuvo a la vista.
Tratándose de certificaciones realizadas por Fedatario Público, institución bancaria o
terceros, los documentos certificados deberán obtenerse mediante oficio emitido por el
área o ente auditado.

Elaborar las cédulas sumarias y analíticas necesarias para la integración de los

importes, cifras y datos que faciliten la identificación de la documentación e
información que integra el expediente.
Las cédulas deben ser elaboradas con bolígrafo de tinta negra o mediante
impresiones claras de computadora, con el fin de evitar la alteración de su contenido,
3 contar con fecha de elaboración, título o rubro revisado, marcas y su significado,
referencias, fuente de datos y conclusiones; asimismo, deben contener el nombre,
cargo y firma de quien la elaboró y supervisó; sin perder de vista que los auditores que
firman las cédulas hayan sido incluidos en la orden de auditoría, o bien, en el oficio de
ampliación de auditores comisionados.
Normas Generales de Auditoría Pública: Octava, Papeles de Trabajo.

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Referencia Actividad
Ordenar de manera cronológica la evidencia documental que soporta la irregularidad,
es decir, conforme se fueron desarrollando los hechos, y posteriormente, clasificarla
en la cédula de respectiva.
4
Normas Generales de Auditoría Pública: Séptima, Evidencia; y Octava, Papeles
de Trabajo.

Incluir copia de los artículos de las leyes, reglamentos, estatutos orgánicos, manuales,
políticas, lineamientos y procedimientos internos transgredidos, vigentes en la época
en que se suscitaron los hechos mismos que deberán estar relacionados con los actos
u omisiones que propiciaron la(s) irregularidad(es).
En el caso de los manuales de organización y de políticas y procedimientos o
5 cualquier otra normatividad en la que se establezcan obligaciones a los servidores
públicos, éstos deberán estar publicados en el Diario Oficial de la Federación, o en su
caso, deberá existir un documento que confirme fehacientemente que dicha
normatividad fue hecha del conocimiento, oportunamente, del servidor público
presunto responsable.
Normas Generales de Auditoría Pública: Séptima, Evidencia.

Integrar el expediente por bloques de documentación, mismos que deberán ser

6 identificados con separadores debidamente rotulados, cada uno de los cuales
constituirá un anexo (se enumerarán con dígitos arábigos).

Incluir tantos anexos como se considere necesario, de tal forma que la autoridad
correspondiente cuente con la evidencia suficiente que soporte la(s) irregularidad(es).
6.1
Normas Generales de Auditoría Pública: Séptima, Evidencia.

En caso de que el expediente sea voluminoso, se propone incluir no más de quinientas

fojas a cada uno de ellos, identificando su orden y el total de legajos que lo conforman,
6.2 para lo cual será necesario colocar una etiqueta al frente de la portada de cada uno de
los legajos que incluya la referencia, por ejemplo: de 1 de 3, 2 de 3, 3 de 3, etc., y
agregar el título con el que se identifique el asunto.

Los anexos 1, 2 y 3, invariablemente, deberán corresponder a los antecedentes de

creación de la entidad (incluyendo sólo aquellos datos relevantes de la misma), marco
jurídico de la dependencia, entidad o Procuraduría General de la República (1), orden
de auditoría (2) y acta de inicio de auditoría (3).
6.3
En caso de contar con oficios de ampliación, reducción o sustitución de auditores
comisionados, incluirlos como anexo 4, agregando las actas de hechos o informe
respectivo.

6.4 Integrar en el último anexo del expediente la documentación solicitada a la Unidad

Administrativa de personal, en copias certificadas que acredite fehacientemente la
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Referencia Actividad
calidad de servidor(es) público(s) de aquellas personas físicas que resulten presuntos
responsables, tales como: nombramiento, contrato, tipo de contratación (base y
confianza), percepciones a la fecha de los hechos, registro federal de contribuyentes
con homoclave, CURP, último domicilio registrado, actas de gobierno en las que
conste la designación, movimientos internos de personal (altas y bajas,
correspondientes a la época en que se presentó la irregularidad), credencial o
identificación del centro de trabajo (vigente a la fecha en que ocurrió la irregularidad).

Normas Generales de Auditoría Pública: Séptima, Evidencia.

Foliar consecutivamente todos los documentos anexos al expediente, iniciando la

numeración a partir del anexo 1.
7 Verificar que no se omita ningún folio.
(El foliado se realizará a lápiz cuando se envíe para revisión y a tinta cuando se envíe
en forma definitiva a las áreas correspondientes).

IV.3. Obtención de evidencia

Objetivo: Obtener la documentación soporte que acredite los actos irregulares

Referencia Actividad

El auditor debe conocer, analizar y evaluar los sistemas de control interno mediante
una exhaustiva revisión de los procesos operativos en los que se haya(n) encontrado
alguna(s) posible(s) irregularidad(es) y, en su caso, determinar la(s) presunta(s)
responsabilidad(es) administrativa (as) por actos u omisiones atribuibles a servidores
públicos.

Normas Generales de Auditoría Pública: Quinta, Sistemas de Control Interno.

1.
En la integración del expediente de presunta responsabilidad administrativa, se
deberán aportar todos aquellos elementos probatorios documentales, que demuestren
las irregularidades señaladas en el informe, y que hubieran sido detectadas con motivo
de las auditorías, es decir, documentos con los que se evidencien las conductas
atribuibles a los servidores públicos considerados como presuntos responsables por
los actos u omisiones que constituyan violaciones a la normatividad aplicable.

En su caso, obtener de los servidores públicos involucrados constancias por escrito de

las actividades realizadas u omitidas y relacionadas con la irregularidad, elaborando el
acta correspondiente a cada servidor público cuestionado.
2
En caso de hacer constar hechos donde el servidor público reconozca actos u
omisiones objeto de la irregularidad, tal comparecencia deberá hacerse ante persona
facultada para recibir la declaración, o en su caso, hacer constar tales hechos en

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Referencia Actividad
forma cronológica, en primera persona y no como narración de los auditores, en la que
deberán constar cantidades, volúmenes o cifras exactas. En caso de formular
preguntas, éstas no deben contener respuestas cerradas (“si” y “no”), por el contrario
deberán estructurarse de tal forma que conlleven a obtener respuestas que
proporcionen manifestaciones espontáneas.

Normas Generales de Auditoría Pública: Séptima, Evidencia.

De ser factible, mediante los procedimientos que se consideren necesarios y en apego

a las atribuciones y facultades que rigen el trabajo de auditoría, obtener de los terceros
involucrados aquellos documentos y evidencias que sustenten la irregularidad y dejar
constancia de éstas mediante el (las) acta(s) respectiva(s).

En el caso de documentos públicos la documentación debe recabarse en copia

3 certificada en atención a que las copias simples pueden objetarse en cuanto
autenticidad o exactitud; si se trata de documentos privados provenientes de terceros
(también particulares), si no fuera posible recabar copias certificadas, obtener copia
simple, especificando que la misma fue cotejada con el original y transcribir su
contenido en un acta que deberá ser firmada por el particular facultado.

Normas Generales de Auditoría Pública: Séptima, Evidencia.

Para los casos en que exista la necesidad de instrumentar actas de hechos:

El acta es un documento público elaborado por el personal comisionado o habilitado

para hacer constar en forma circunstanciada los hechos, actos u omisiones
observados durante el desarrollo de una auditoría.

Dicho documento deberá cumplir los requisitos formales siguientes:

 El lugar en que se lleva a cabo, fecha y hora de inicio.

 Datos de la orden de auditoría o documento que legitime las actuaciones de los
servidores públicos.
4
 Identificación de los auditores, asentando los datos de las credenciales oficiales
que los acreditan.
 La designación, nombre y cargo de la persona con quien se entiende la
diligencia, asentando los datos de la credencial que lo identifica.
 La designación de los testigos realizada por la persona con quien se entiende la
diligencia o en su caso, por el personal comisionado.
 Obtener copia de la identificación de las personas que intervienen en el acta, las
que deberán contener la firma de cada uno de ellos.
 En caso de que alguna de las personas que intervienen en el acta, se ostente

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Referencia Actividad
como representante legal o apoderado de una persona moral, deberá solicitarse
preferentemente en copia certificada, poner a la vista el documento que acredite
fehacientemente tal carácter.
 Mencionar en el cuerpo del Acta que la misma fue leída en presencia de quienes
intervinieron en ella.
 Obtener las firmas de todos y cada uno de los que en ella intervengan.
 Con la finalidad de identificar a quién corresponden las rúbricas contenidas en el
acta, se sugiere que éstas se estampen también en el espacio correspondiente
para la firma.

Identificar a los servidores públicos presuntos responsables por actos u omisiones que
constituyan violaciones a la normatividad que resulte aplicable, considerando que la
responsabilidad administrativa puede ser atribuida a una o más personas, quienes
tendrán distintos grados de participación, atendiendo en primer término a aquellas
personas que directamente hayan ejecutado los actos u omisiones y, posteriormente,
a los servidores públicos que en ejercicio de sus funciones hayan omitido la revisión o
5 autorizado tales actos, de acuerdo a las funciones inherentes al empleo, cargo o
comisión, de conformidad con las disposiciones aplicables.
Normas Generales de Auditoría Pública: Tercera, Cuidado y Diligencia
Profesionales; y Séptima, Evidencia.

Referencia Actividad
IV.4. Elaboración del informe.
Describir de manera cronológica, clara, congruente y precisa la información relativa a
Objetivo:
todos y cada uno de los apartados que conforman el informe.
Referencia Actividad

Elaborar el informe de manera cronológica, clara, precisa, concisa y congruente, de tal

forma que los actos u omisiones sean debidamente narrados y soportados con la
evidencia documental que los acredite, de acuerdo con el modelo de informe del
apéndice de esta guía, el cual deberá incluir, como mínimo, los siguientes apartados:

1
I. Proemio
II. Antecedentes de la auditoría
III. Hechos
IV. Presunto daño patrimonial y/o perjuicio
V. Presuntos responsables y precisión de las irregularidades
VI. Conclusiones del informe

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Referencia Actividad
VII. Datos de los auditores que elaboraron el informe

Indicar en el Proemio del informe, los nombres completos de los auditores designados
en la orden de auditoría que rinden el informe, estableciendo en forma precisa y
sintetizada: el periodo de revisión en que se llevó a cabo la auditoría; el periodo en
2 que se suscitaron los actos u omisiones de los servidores públicos que dieron origen a
la irregularidad (incluyendo la fecha exacta), especificando la consecuencia; y, en su
caso, el daño, perjuicio o riesgo al que se expuso el patrimonio de la dependencia,
entidad o Procuraduría General de la República.

En el apartado de Antecedentes de la auditoría se mencionarán los datos de la

dependencia o entidad auditada, así como los correspondientes a la orden y acta de
inicio de auditoría, y, en su caso, los datos relativos a las modificaciones del personal
comisionado (ampliación o sustitución), describiendo los siguientes aspectos:

1. Antecedentes de la dependencia o entidad auditada, tales como: datos de su legal

existencia, objetivos, funciones y atribuciones; para el caso de entidades, fecha de
constitución.
2. Fecha y número de la orden de auditoría, fundamento legal, nombre del servidor
público al que se dirigió, objetivo de la misma; y nombre y cargo de quien expidió la
orden, asegurándose que éste cuente con facultades para tal efecto.
3
3. Fecha, nombre y cargo del servidor público que recibió la orden y atendió la visita.
4. Indicar la fecha y forma en que se comunicó al Titular de la unidad auditada, el
inicio de la práctica de la auditoría, para lo cual deberá levantarse el acta de inicio
de auditoría, mencionando el nombre y cargo del servidor público con quien se
entendió la diligencia.
5. En caso de ampliación, reducción o sustitución del personal de auditoría en la
comisión, citar los datos del documento con el que se informó al titular de la unidad
auditada dicha circunstancia (oficio e informe de auditoría en donde se hizo
mención).
Cada vez que se mencione un documento se citará el anexo y las fojas donde se

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Referencia Actividad
localiza dentro del expediente, tal como se aprecia en el apéndice de esta guía.
Normas Generales de Auditoría Pública: Quinta, Sistemas de Control Interno;
Séptima, Evidencia; y Octava, Papeles de Trabajo.

Para la narración del apartado de Hechos deberá atenderse a la documentación

relativa a las pruebas obtenidas, las cuales deberán ser suficientes, idóneas,
relevantes, pertinentes y por ende contundentes, con la finalidad de que los hechos
puedan ser confirmados y la conducta irregular acreditada.

Con base en la evidencia documental obtenida, relatar en forma clara, detallada y

cronológica todas y cada una de las acciones que tengan relación directa o indirecta
con la irregularidad, enunciando todos los documentos integrados en el expediente.

Señalar las irregularidades sin perder de vista cuál era el deber jurídico de obrar,
especificando si el acto irregular fue de acción u omisión, sin conjugarlos. En cada
acción se deberán mencionar las circunstancias de modo, tiempo y lugar (qué, quién,
cómo, cuándo y dónde se hizo o se omitió hacer), puntualizando que debe existir un
nexo entre el documento observado, la conducta irregular y el precepto legal
4 transgredido).

En su caso, indicar el monto del Presunto daño patrimonial y/o perjuicio, describiendo
detalladamente cómo se cuantificó y con base en cantidades, volúmenes o
especificaciones de las operaciones relacionadas con las irregularidades, indicando
los números y denominaciones de las cuentas y partida(s) presupuestal(es)
afectada(s).

Mencionar el nombre, cargo y área de adscripción de los servidores públicos que

participaron en los hechos irregulares.

Normas Generales de Auditoría Pública: Primera, Independencia; Quinta,

Sistemas de Control Interno; Sexta, Supervisión del Trabajo de Auditoría;
Séptima, Evidencia; Octava, Papeles de Trabajo; y Novena, Tratamiento de
Irregularidades.

En el apartado de Presunto daño patrimonial y/o perjuicio se debe mencionar el

monto del daño y/o perjuicio ocasionado por el o los actos u omisiones de los
servidores públicos de la dependencia o entidad auditada, y, en su caso, determinar si
se obtuvo un beneficio indebido; mismo que deberá ser debidamente cuantificado,
documentado y acreditado contablemente (estados financieros, de resultados,
5 presupuestales, registros contables, auxiliares contables, balanzas de comprobación,
etc.)

Daño patrimonial: Es la pérdida o menoscabo sufrido en el patrimonio del Estado por

la falta de cumplimiento de una obligación.

Perjuicio: Es la privación de cualquier ganancia lícita que debiera haberse obtenido

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Referencia Actividad
con el cumplimiento de la obligación.

Ambos supuestos pudieran presentarse en detrimento de la dependencia o entidad.

Con base a la descripción del registro contable efectuada en el apartado de Hechos se

mencionará lo siguiente:

a) Delimitar el importe del presunto daño patrimonial o perjuicio causado, no sólo de

manera general y por año, sino por servidor público y en atención al periodo de que
se trate, especificar las bases para la cuantificación y exponer las operaciones y
referencias para llegar al monto atribuido, los cuales deberán ser congruentes con
la documentación que soporte la irregularidad.
b) En aquellos casos que la irregularidad se refiera a gastos o adquisiciones
improcedentes registradas o reflejadas en cuentas de costos o gastos, se hará
mención de que con dicha afectación se registra el presunto daño patrimonial
debido a que corresponden a partidas de naturaleza deudora (de gasto) registradas
en cuentas del estado de resultados y por lo tanto disminuyen el patrimonio de la
dependencia o entidad, el cual se presenta en el estado de situación financiera.
c) En caso de que el monto de la irregularidad se encuentre reflejado en alguna
cuenta del estado de situación financiera (cuentas por cobrar, inventarios, etc.) se
deberá mencionar que dicha cuenta se encuentra excedida en el monto
correspondiente al presunto daño patrimonial y que éste se registrará en cuentas
de resultados una vez que se materialice (cuando se defina la incobrabilidad de la
cuenta por cobrar; cuando se venda o consuma el bien; etc., mencionar las
disposiciones contables específicas aplicables para su registro en cuentas de
resultados, anexando las disposiciones del caso).

En el apartado de Presuntos responsables es importante especificar la conducta

presuntamente atribuible a cada uno de los involucrados, así como la temporalidad, ya
que una irregularidad pudo haber sido realizada por uno o varios servidores públicos.

Se recomienda presentarlos en un cuadro con dos columnas:

En la columna del lado izquierdo se identificará el nombre completo del servidor

6 público, cargo y área de adscripción vigente a la fecha en que ocurrieron los hechos,
así como el periodo en que se cometió la irregularidad.

En la columna del lado derecho, se describirá la conducta (acto u omisión en que

incurrió) del servidor público debidamente probada.

Dejando clara evidencia de que la conducta del servidor público tuvo como efecto una
irregularidad, ya sea administrativa o penal.

7 En el apartado de Precisión de las irregularidades redactar todas y cada una de las

irregularidades determinadas; de manera clara, congruente y concisa aún y cuando se

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Referencia Actividad
describan en el capítulo de hechos.

Mencionar en cada irregularidad, el nombre del servidor público, cargo y área de

adscripción, los preceptos legales y normatividad transgredidos.

Realizar en el apartado de Conclusiones del informe una síntesis del informe,

resaltando las irregularidades, el presunto daño patrimonial y/o perjuicio ocasionado,
8 así como los preceptos legales y normatividad interna infringida, cuidando que las
irregularidades y los montos que ahí se citen, correspondan a los mencionados en
todos los apartados del informe.

Insertar al final del documento nombre, cargo y firma de los auditores que elaboraron
9 el informe; además, incluir su rúbrica al margen de todas y cada una de las fojas que
lo constituyen.

IV.5. Envío del informe

Entregar el informe de presunta responsabilidad administrativa al Titular de la Unidad
Objetivo:
de Auditoría Gubernamental o al Titular del OIC, o bien, al Titular de la Contraloría
Interna de la SFP, para que, mediante oficio lo remitan a las áreas competentes,
quienes en el ejercicio de sus atribuciones, tramitarán y resolverán lo conducente.
1 Para la elaboración del informe de presunta, el auditor responsable se podrá auxiliar
del Área de Responsabilidades de los Órganos Internos de Control. En el caso de la
Unidad de Auditoría Gubernamental, se podrá auxiliar de la Dirección General de
Responsabilidades y Situación Patrimonial de la SFP.
En caso de requerirse el auxilio, de las áreas de responsabilidades de los Órganos
Internos de Control o de la Dirección General de Responsabilidades y Situación
Patrimonial, éstas designarán un servidor público como asesor, a efecto de que brinde
asesoría no vinculante al auditor responsable, desde el inicio de elaboración de
dicho informe, hasta su conclusión.
En el caso de la Contraloría Interna, la Dirección General Adjunta de Auditoría podrá
solicitar para la elaboración de los informes de presunta responsabilidad
administrativa, a la Dirección General Adjunta de Responsabilidades e
Inconformidades, en el ámbito de competencia de esta última, su opinión y en su caso
asesoría no vinculante para la elaboración de dicho informe, conforme al (Numeral
25 de las Disposiciones Generales para la Realización de Auditorías, Revisiones y
Visitas de Inspección).
Una vez concluido el Informe de presunta responsabilidad administrativa y el
expediente respectivo, el Titular de la Unidad de Auditoría Gubernamental, del OIC ó
de la Contraloría Interna de la SFP, según corresponda, lo presentará de manera
oficial al área de responsabilidades competente.
2 Si derivado del análisis del informe y expediente de presunta responsabilidad
administrativa se identificaran conductas presumiblemente constitutivas de delito, el
Titular de la Unidad de Auditoría Gubernamental, del OIC ó de la Contraloría Interna

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Referencia Actividad
de la SFP, según corresponda, realizará las acciones que corresponda en términos de
las disposiciones aplicables. En su caso, solicitarán la opinión de la Unidad de Asuntos
Jurídicos de la SFP.

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V. ANEXOS

Los formatos que se presentan a continuación deberán considerarse enunciativos más

no limitativos, ya que deberán ajustarse a las necesidades o circunstancias de cada
auditoría.
Dichos formatos y sus instructivos están diseñados para el uso en las auditorías
practicadas por el personal de la Unidad de Auditoría Gubernamental; los Titulares de
los Órganos Internos de Control en las dependencias y entidades de la Administración
Pública Federal y en la Procuraduría General de la República, así como los Titulares
de las Áreas de Auditoría Interna y la Contraloría Interna de la Secretaría de la
Función Pública; quienes los utilizarán con las adecuaciones pertinentes, atendiendo a
sus atribuciones y a sus disposiciones internas.

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Anexo 1
Carta de Planeación
Instructivo de llenado
Identificador Descripción
Nombre del ente correspondiente.
1.

Número de la auditoría que se practica, de acuerdo con el Programa Anual de Trabajo

2. de Auditorías o el número que le corresponda tratándose de auditorías no programadas.

3. Nombre de la Unidad Auditada.

4. Fecha de elaboración de la carta de planeación.
Clave del programa y descripción de auditoría de conformidad con el programa anual de
5.
trabajo de auditorías –detallado- del OIC.
Antecedentes de la Unidad Auditada, con la descripción de: objetivo del área, su
estructura, marco legal aplicable, principales políticas y funciones, actividades que
realiza, distribución física de las áreas de trabajo, resultados más importantes de
6.
auditorías anteriores, información financiera y presupuestaria, así como los demás
elementos que permitan al auditor público tener un conocimiento general antes de iniciar
la auditoría.
Objetivo de la auditoría, el que debe ser congruente con el Programa Anual de Trabajo
7. de Auditorías, con excepción de las auditorías no programadas. Este objetivo debe
caracterizarse por ser claro, preciso, medible y alcanzable.
8. Alcance general referido al ejercicio o periodo y Concepto a revisar.
Problemas a los que pueden enfrentarse los auditores públicos para la ejecución de la
9. auditoría como pueden ser: especialidad de las operaciones, atraso en el registro o
desarrollo de funciones, actitud del personal auditado, antigüedad de las operaciones.
La estrategia debe considerar las acciones para realizar la auditoría en el tiempo y con
el personal asignado y, en su caso, para reducir el efecto de la problemática que
10.
pudiese incidir en la ejecución de la auditoría. De ser necesario se justificarán las
modificaciones del tiempo a emplear y/o la cantidad y/o perfil de los auditores públicos.
Nombre completo del personal asignado a la auditoría, las iniciales de su nombre, firma
11.
y rúbrica para identificar sus papeles de trabajo.
12. Nombre y firma de la persona que elabora la carta de planeación.
Nombre y firma del Jefe de Grupo que otorga el visto bueno a la carta de planeación.
13.

Nombre y firma de la persona que autoriza la carta de planeación (Directores Generales

Adjuntos de la SFP, según sea el caso; ó Titular del Área de Auditoría Interna del OIC,
14. en el ámbito de sus respectivas competencias).

- 28 -
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OIC, UAG ó Contraloría Interna de la SFP.

CARTA DE PLANEACIÓN

Ente: (1)
No. de auditoría (2) Unidad Auditada (3) Fecha: (4)
Clave de programa y descripción de la auditoría (5)
Antecedentes

(6)

Objetivo

(7)

Alcances

(8)

Problemática

(9)

Estrategia

(10)

Personal Comisionado

(11)

Nombre iniciales Firma Rúbrica

Elaboró (12) Visto Bueno (13) Autorizó (14)

Nombre y firma Nombre y firma Nombre y firma

- 29 -
 Anexo 2
Cronograma de Actividades a Desarrollar
Instructivo de llenado
En este documento se representa de manera gráfica la programación y cumplimiento de las actividades de auditoría, dentro de cada
una de sus etapas.
Identificador Descripción
1. Nombre del ente correspondiente.
2. Nombre de la Unidad Auditada.
Número de la auditoría que se practica, de acuerdo con el Programa Anual de Trabajo
3.
de Auditorías o el número que le corresponda tratándose de auditorías no programadas.
Clave del programa y descripción de auditoría de conformidad con el programa anual de
4.
trabajo de auditorías –detallado- del OIC.
5. Mes al que se refieren las actividades.
6. Número consecutivo de las actividades.
7. Descripción de las actividades.
8. Iniciales de los auditores a los que se les asignó la actividad.
Estos renglones se refieren, en primera instancia, al tiempo en que se estima llevar a
cabo una actividad y, la segunda, al tiempo real en que se realizó. Su llenado se realiza
9.
rellenando los cuadros de días y actividades con los formatos de sombreado mostrados
en la parte inferior izquierda del formato.
10. Totales de días programados y de días utilizados, respectivamente, por cada actividad.
Iniciales y nombre de los auditores públicos comisionados, mismas que sirven de
11.
referencia para identificar quién es el responsable de cada actividad.
12. Totales de días programados y de días utilizados, respectivamente, de la auditoría.
13. Nombre y firma de la persona que elabora el cronograma.
14. Nombre y firma del Jefe de Grupo que otorga el visto bueno al cronograma.
Nombre y firma de la persona que autoriza el cronograma (Directores Generales
15. Adjuntos de la SFP, según sea el caso; ó Titular del Área de Auditoría Interna del OIC,
en el ámbito de sus respectivas competencias).

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 OIC, UAG ó Contraloría Interna de la SFP
1
Cronograma de Actividades a Desarrollar

Área por Auditar: (2) No. de auditoría: (3)

Clave del programa y descripción de la auditoría (4)
M es : (5)
No. Actividad Aud. T
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Días
E (9) (10)
(6) (7) (8)
R (9) (10)
E
R
E
R
E
R
E
R
E
R
E
R
E
R
E
R
E
R
E
R
E
R
E
R
E
R
E
R
Sábados y Domingos (11) Estimado: (12)
Asueto (11) Real: (12)
Estimado
Real

T: Tiempo
Aud: Iniciales del auditor que realiza la actividad E: Estimado
R: Real

(13) (14) (15)

Elaboró Vo.Bo. Autorizó

- 31 -
 SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN
PÚBLICA

SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA UNIDAD DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL

Anexo 3
Orden de Auditoría
Instructivo de llenado
Identificador Descripción
1. Nombre del ente correspondiente.
2. Número de la auditoría.
3. Localidad y fecha de elaboración de la orden de auditoría.
Nombre y cargo del servidor público a quien se dirige la orden y el domicilio donde se
4.
ubica la Unidad Auditada.
Normatividad federal en la que se fundamente la emisión de la orden de auditoría,
5.
dependiendo del ente a auditar.
Personal comisionado en la auditoría, con la indicación de la persona designada como
6.
Jefe de Grupo y del Coordinador de la auditoría.
7. Objeto, alcances de la auditoría y periodo por revisar.
Nombre y firma del Titular de OIC, UAG ó Contraloría Interna de la SFP, ó de quien lo
8.
supla, de conformidad con el Reglamento Interior de la SFP.
Nombre, cargo y adscripción de los servidores públicos a los que se enviará copia de la
9.
orden.

- 32 -
 OIC, UAG ó Contraloría Interna de la SFP (1)

ORDEN DE AUDITORÍA NÚMERO (2)

SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

(3)

Asunto: Se ordena la práctica de auditoría

(4)

Presente

Con objeto de verificar y promover en esa unidad administrativa el cumplimiento de sus programas
sustantivos y de la normatividad aplicable, y con fundamento en lo dispuesto por (5) ,
se le notifica que se auditará esa unidad administrativa en sus áreas o cualquier otra instalación.

Para tal efecto se servirá proporcionar a los CC. Auditores Públicos: (6) , a quienes se
servirá proporcionar los libros principales y auxiliares, registros, reportes, correspondencia y
demás efectos relativos a sus operaciones financieras, presupuestales y de consecución de metas
que estimen necesarios, así como suministrarles todos los datos e informes que soliciten para la
ejecución de la auditoría, la cual se practicará a: (7) y abarcará el periodo (7).

Atentamente,

(8)

c.c.p. (9)

Anexo 4
- 33 -
 SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA

UNIDAD DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL

SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

Acta de Inicio de Auditoría

Aspectos a considerar en su elaboración
El Acta de Inicio de Auditoría es un documento de carácter oficial que narra las circunstancias
específicas del inicio de una auditoría, por lo que en su elaboración deben guardarse las
formalidades que se mencionan a continuación:
1. Contiene los datos a detalle de las circunstancias, documentos y personas que intervienen en el
acto.
2. Inicia ubicando el lugar y fecha del acto.
3. Menciona quiénes intervienen en el acto y el objetivo del mismo.
4. Describe, en su apartado de hechos, las situaciones bajo las cuales se levanta el acta y finalmente
incluye su cierre.
5. El acta se transcribe a renglón continuo y, en caso de que el texto quede a la mitad del renglón, el
resto de éste se testa con guiones hasta el margen derecho de la hoja.
6. Siempre debe darse un folio a cada foja del acta. Se recomienda un folio de 8 dígitos que
identifiquen los siguientes datos de izquierda a derecha:
Primeros 3 dígitos: número de la orden de auditoría.
Dos dígitos siguientes los dos últimos dígitos del año.
Últimos 3 dígitos: un número consecutivo de tres dígitos, el que corresponderá al folio, iniciando
siempre con el número 001.
Orden Año Consecutivo Folio
Ejemplo
200 03 001 20003001
7. Al finalizar una hoja, el último renglón deberá hacer referencia a la foja que continúa, con la leyenda
Pasa al folio..., incluyendo el folio de la foja siguiente.
La leyenda quedará al centro del último renglón y, tanto a la izquierda como a la derecha, se
utilizarán guiones. Ejemplo:
---------------------------------------------pasa al folio 20003002----------------------------------------------
De la misma manera, el primer renglón del folio siguiente, contendrá la leyenda “Viene del
folio”... centrado y, tanto a la izquierda como a la derecha, se utilizarán guiones. Ejemplo:
--------------------------------------------viene del folio 20003001-----------------------------------------------
-
8. El acta de inicio se levanta en dos ejemplares, con firmas autógrafas al final y se rubricarán cada
una de las fojas que la constituyen, con la siguiente distribución:
Primer ejemplar: Se entrega al servidor público con quien se entendió la diligencia.
Segundo ejemplar: Se integrará al expediente de auditoría.

9. El formato anexo indica el modelo que se utilizará como acta y los datos que contendrá. Con objeto
de hacer ilustrativa el Acta de Inicio de Auditoría, se incluyen los aspectos por describir.

- 34 -
 ÓRGANO INTERNO DE CONTROL /UAG/ CONTRALORÍA INTERNA DE LA SFP
ACTA DE INICIO DE AUDITORÍA

SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

folio 20003001

En México, Distrito Federal, (o la localidad donde se levanta el acta), siendo las (anotar la hora
del inicio del acto) horas, del día (anotar el día, mes y año correspondiente), los CC.
(mencionar el nombre completo de los auditores comisionados) auditores públicos adscritos a
los Órganos Internos de Control, Unidad de Auditoría Gubernamental o Contraloría Interna de la
SFP (en caso de OICs citar el nombre del ente), hacen constar que se constituyeron legalmente
en las oficinas que ocupa (anotar el nombre de la unidad auditada), ubicadas en (anotar el
domicilio completo del lugar donde se levanta el acta), a efecto de hacer constar los
siguientes:--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------Hechos-----------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
En la hora y fecha mencionadas los auditores actuantes se presentaron en las oficinas citadas y
ante la presencia del C. (nombre del titular del área visitada incluyendo su cargo), procedieron
a identificarse en el orden mencionado con las credenciales números: (anotar los números de
credenciales institucionales de cada auditor público), expedidas por (mencionar el área que
expide las credenciales).-----------------------------------------------------------------------------------------------
Acto seguido, hacen entrega formal del original de la orden de auditoría (anotar el número y
fecha de la orden de auditoría), emitida por el Titular del Órgano Interno de Control, Unidad de
Auditoría Gubernamental ó Contraloría Interna de la SFP (o por quien lo supla, de conformidad con
el Reglamento Interior de la SFP) en (mencionar el ente correspondiente) al C. (citar el nombre
completo y puesto del servidor público a quien está dirigida la orden de auditoría), quien
firma para constancia de su puño y letra en un ejemplar de la misma orden, en el cual también se
estampó el sello oficial de la unidad administrativa visitada, acto con el que se tiene por
formalmente notificada la orden de auditoría que nos ocupa. ---------------------------------------------------
----------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Para los efectos del desahogo de los trabajos a que la misma se contrae, se solicita al servidor
público que la recibe se identifique, exhibiendo éste (anotar el tipo y número de la identificación
que presenta) expedida a su favor por (mencionar la instancia que la expide), documento que
se tiene a la vista y en el que se aprecia en su margen (citar el lugar donde se encuentra la
fotografía del servidor público que la presenta) una fotografía cuyos rasgos fisonómicos
corresponden a su portador, a quien en este acto se le devuelve por así haberlo solicitado.-----------
Los auditores públicos exponen al titular de la unidad administrativa visitada el alcance de los
trabajos a desarrollar, los cuales se ejecutarán al amparo y en cumplimiento de la orden de
auditoría citada, mismos que estarán enfocados a (mencionar el objeto y los alcances de la
auditoría y el ejercicio o periodo por auditar). Acto seguido se solicita al C. (anotar el nombre
del servidor público con quien se entiende el acto) designe dos testigos de asistencia (En caso
de negativa serán nombrados por los auditores actuantes), quedando designados los CC.
(mencionar los nombres completos de las personas designadas como testigos, domicilios
oficiales o particulares, documento con que se identifican, Registro Federal de
Contribuyentes), quienes aceptan la designación.---------------------------------------------------------------
El C. (nombre del titular de la unidad auditada) en este momento designa al C. (anotar el
nombre y cargo del servidor público) como la persona encargada (enlace) de atender los
requerimientos de información relacionados con la auditoría, quien acepta la designación y en el
acto se identifica con _____________________(solicitar que la designación se realice a través
de oficio)--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------pasa al folio 20003002--------------------------------------------------
20003002

- 35 -
 ÓRGANO INTERNO DE CONTROL /UAG/ CONTRALORÍA INTERNA DE LA SFP
ACTA DE INICIO DE AUDITORÍA

SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

-----------------------------------------------------viene del folio 20003001-----------------------------------------------

El C. (nombre de la persona con quien se entiende la diligencia), previo apercibimiento para
conducirse con verdad y advertido de las penas en que incurren los que declaran con falsedad
ante autoridad distinta a la judicial, según lo disponen la fracción I del artículo 247 del Código
Penal Federal y 8, fracción XVI de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los
Servidores Públicos, manifiesta llamarse como ha quedado asentado, tener la edad de (anotar la
edad del visitado) años, estado civil (anotar el estado civil del visitado), originario de (anotar la
localidad y estado de nacimiento del visitado), con domicilio en (anotar el domicilio particular
u oficial, del visitado) y Registro Federal de Contribuyentes número (anotar el registro federal
de contribuyentes del visitado), dice que en este acto recibe el original de la orden de auditoría
número (citar el número y fecha de la orden de auditoría), hecho con el que se da por
formalmente notificado y se pone a las órdenes de los auditores actuantes para atender los
requerimientos que le formulen para que cumplan su cometido.----------------------------------------------
No habiendo más hechos que hacer constar se da por concluida la práctica de esta diligencia,
siendo las (anotar la hora de conclusión del acto) de la misma fecha en que fue iniciada.----------
Asimismo, previa lectura de lo asentado la firman al margen y al calce de todos y cada uno de los
folios los que en ella intervinieron, haciéndose constar que este documento fue elaborado en dos
ejemplares, de los cuales se entrega uno al servidor público con el que se entendió la diligencia.---
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Por (mencionar el nombre del área que intervino en el acta, seguido del ente)

C. (nombre y firma de la persona que atendió la diligencia)

C. (nombre y firma de la persona designada como enlace)

Por el OIC, UAG ó Contraloría Interna de la SFP

(nombre y firma de los auditores participantes)

Testigos de Asistencia

(nombre y firma del testigo) (nombre y firma del testigo)

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Anexo 5
Cédulas de trabajo
Instructivo de elaboración
La ejecución de los procedimientos de auditoría se registra en Cédulas de trabajo, las cuales se
realizan conforme a las necesidades de información que requiere analizar y registrar el auditor
público. Enseguida se describen algunos requisitos mínimos que deben contener las Cédulas de
trabajo:
Identificador Descripción
1 Nombre del ente correspondiente.
2 Nombre de la unidad auditada.
3 Número de auditoría.
4 Nombre específico del Concepto a revisar.
5 Tipo de cédula: sumaria, analítica.
6 Iniciales del auditor que elaboró la cédula, rúbrica y fecha.
7 Iniciales del Jefe de Grupo, rúbrica y fecha.
El cuerpo de la cédula debe identificar claramente los datos ahí asentados, haciendo
8
uso de conectores, marcas y cruces para dar mayor claridad al contenido.
9 Al calce de la cédula se incluyen las notas aclaratorias que procedan.
Al calce de la cédula se define el significado de las marcas utilizadas (en caso de no
10
contar con cédula de marcas).
11 Al calce se menciona la fuente documental de los datos registrados en la cédula.
12 Opinión del auditor respecto de la situación de los Conceptos revisados.

- 37 -
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Elaboró (6)
Nombre del ente: (1) Fecha (6)
Revisó (7)
Unidad Auditada: (2) Fecha (7)
Número de auditoría: (3)
Concepto a revisar: (4)
Tipo de cédula: (5)

(8)

Cuerpo de la Cédula

Notas: (9)
Marcas: (10)
Fuentes: (11)
Conclusiones (12)

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Anexo 6
Marcas de Auditoría

Las marcas de auditoría son signos que utiliza el auditor para señalar el tipo de procedimiento que
está aplicando, simplificando con ello su papel de trabajo.

A continuación se presentan las marcas más comunes que se utilizan en el trabajo de auditoría;
sin embargo, pueden ser utilizadas otras marcas, mismas que deberán ser definidas al calce de la
cédula o en una “cédula de marcas” al final del expediente, que permita su fácil consulta.
Marca Significado

√ Suma correcta

√√ Cálculos verificados

Cifra que no debe ser considerada. Es decir, no incluirse en

tabulaciones, sumatorias, inventarios, etcétera

Documento o asunto pendiente por aclarar, revisar o localizar

Documento o asunto pendiente aclarado, revisado o localizado

Verificado contra registros

Verificado contra documento original o expediente

Confrontado contra evidencia física, se utiliza cuando algún dato o

cifra se compara contra bienes o artículos tangibles, ejemplo:
bienes inventariados o fondos arqueados

Fuente Origen de la información

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Adicionalmente a las marcas descritas, existe el uso de conectores y notas que permiten al auditor
referenciar y comentar la información contenida en sus papeles de trabajo:

Conectores

1 2 1 2

Notas

A B C D

Los conectores son números arábigos encerrados en círculo con una flecha que indica la dirección
donde se encuentra el conector correspondiente y se utiliza para identificar dos datos o cifras en
una cédula que dependen uno de otro, haciendo referencia en todos los casos al mismo dato o
cifra, pero con diferentes niveles de desagregación.

Las notas son referencias alfabéticas dentro de la cédula de trabajo, que son explicadas al calce
del mismo. Se utilizan para ampliar, explicar o hacer alguna acotación sobre un dato, cifra o
elemento incluido en la cédula de trabajo.

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Anexo 7
Cédula de Observaciones
Instructivo de llenado
Identificador Descripción
1 Nombre del ente correspondiente.
Número consecutivo que corresponde a cada hoja iniciando con la del índice y se numerará una vez que
2
se cuente con el informe completo.
3 Número de auditoría.
4 Número asignado a la observación dentro de la auditoría.
Importe expresado en miles de pesos del total de los procesos, programas u operaciones del concepto
5
susceptible de revisar, cuando proceda cuantificar.
Importe revisado, expresado en miles de pesos, que forma parte del importe identificado en el punto 5
6
como fiscalizable.
7 Importe expresado en miles de pesos, que deberá ser aclarado, en su caso.
8 Importe expresado en miles de pesos, que deberá ser reembolsado, en su caso.
Clasificación de la observación conforme se señale en los “Lineamientos Generales para la Presentación
9
de los Informes y Reportes del Sistema de Información Periódica”.
10 Nombre del sector al que pertenece el ente.
11 Clave presupuestaria del sector al que pertenece el ente.
12 Nombre de la unidad auditada.
Clave del programa y descripción de la auditoría de conformidad con el programa anual de trabajo
13
detallado.

Observación
Título: Describir de manera concisa el concepto de la observación.
Observación: Plantear de manera clara y precisa las situaciones, hechos, conductas u omisiones
14 detectadas, con la identificación de los elementos que la constituyen y, en su caso, la integración de los
importes por recuperar y/o aclarar expresados en pesos.
Fundamento legal: En su caso, indicar los artículos o referencias de las leyes, reglamentos y toda
normatividad transgredida, por los actos u omisiones descritos en la observación.

Recomendaciones:
Correctiva: Proponer acciones inmediatas de solución a los hechos observados.
15
Preventiva: Propuesta que permita prevenir la recurrencia de las observaciones determinadas, que
elimine las causas que las originaron o que promuevan una mejora.
Fecha compromiso:

16 Anotar día, mes y año en el que el servidor público responsable encargado de su atención se
compromete a atender las recomendaciones propuestas, sin exceder de un plazo de 45 días hábiles;
quien debe firmar cada cédula anotando su nombre, cargo y fecha de firma.

17 Nombre, cargo y firma del auditor público que detectó la observación y del Jefe de Grupo.

18 Fecha de elaboración de la Cédula de Observaciones.

- 41 -
 hojas No._____de_____ (2)
Número de auditoría: (3)
Número de observación: (4)
OIC, UAG ó Contraloría Interna de la SFP.
Monto fiscalizable: (5)
(1) Monto fiscalizado: (6)
Cédula de Observaciones Monto por aclarar: (7)
SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
Monto por recuperar: (8)
Riesgo: (9)

Ente: (1) Sector: (10) Clave: (11)

Clave de programa y descripción de la
Unidad Auditada: (12)
auditoría (13)

Observación (14) Recomendaciones (15)

Título Correctiva:

Observación

Preventiva:

Fecha compromiso (16)

Fundamento legal:

(17) (18) (17)

Auditor Jefe de Grupo
Nombre, cargo y firma Nombre, cargo y firma
Fecha de elaboración

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Anexo 8
Oficio de Envío de Informe de Auditoría
Instructivo de llenado
Identificador Descripción
1 Nombre del ente correspondiente.
2 Número consecutivo de las hojas del oficio de envío.
3 Número total de las hojas que integran el oficio de envío.
Número de la auditoría que corresponda, de acuerdo con el Programa Anual de Trabajo
4 de los Órganos Internos de Control, Unidad de Auditoría Gubernamental y Contraloría
Interna de la SFP, o el que le corresponda a la auditoría no programada.
5 Nombre del sector al que pertenece el ente auditado.
6 Registro presupuestario del ente.
7 Nombre de la unidad auditada.
Clave del programa y descripción de la auditoría de conformidad con el programa anual
8 de trabajo -detallado- de los Órganos Internos de Control, Unidad de Auditoría
Gubernamental ó Contraloría Interna de la SFP.

Nota: En el cuerpo del modelo de oficio se citan las instrucciones a seguir, con negritas entre paréntesis, para
identificar la información que se debe incluir en cada espacio.
Anexo 9
Informe de Auditoría
Instructivo de llenado
Identificador Descripción
1 Nombre del ente correspondiente.
Número consecutivo que corresponde a cada hoja iniciando con la del índice y se
2
numerará una vez que se cuente con el informe completo.
3 Número total de hojas que integran el informe de auditoría a partir del índice.
Número de la auditoría que corresponda, de acuerdo con el Programa Anual de Trabajo
4 del OIC, UAG ó de la Contraloría Interna de la SFP o el que le corresponda a la auditoría
no programada.
5 Nombre del sector al que pertenece el ente auditado.
6 Registro presupuestario del ente.
7 Nombre de la unidad auditada.
Clave del programa y descripción de auditoría de conformidad con el programa anual de
8
trabajo -detallado- del OIC, UAG ó de la Contraloría Interna de la SFP.

Nota: En el cuerpo del modelo del informe se citan las instrucciones a seguir, con negritas entre paréntesis,
para identificar la información que se debe incluir en cada espacio.

- 43 -
 Hoja No.: (2) de (3)
OIC, UAG ó Contraloría Interna de la SFP.
(1) No. de auditoría: (4)
SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
Ente: (1) Sector: (5) Clave: (6)
Unidad auditada: (7) Clave de programa y descripción de
auditoría (8)

Oficio No. (anotar el número que corresponda).

Fecha: (anotar la fecha de envío del informe).

(Anotar el nombre del servidor público a quien se dirigió la orden de auditoría)

(Cargo del destinatario)
(Domicilio oficial del destinatario)

En relación con la orden de auditoría No. (anotar el número de la orden de auditoría) de fecha (mencionar la fecha de emisión de la
orden de auditoría), y de conformidad con los artículos (anotar el fundamento legal), se adjunta el informe de la auditoría practicada a
(indicar la unidad auditada).
En el informe adjunto se presentan con detalle las observaciones determinadas, que previamente fueron comentadas y aceptadas por los
responsables de su atención, de las cuales sobresalen las siguientes:

(Redactar brevemente las observaciones que se consideren más importantes).

Al respecto, le solicito girar las instrucciones que considere pertinentes, a fin de que se implementen las medidas correctivas y preventivas
acordadas conforme a los términos y plazos establecidos con la unidad auditada en las cédulas de observaciones correspondientes. Informo
a usted que a partir de la fecha comprometida para su atención, realizaremos el seguimiento de las observaciones determinadas hasta
constatar su solución definitiva.
Atentamente

Nombre y firma del Titular del OIC, UAG ó Contraloría Interna de la SFP

c.p. (Nombre, cargo y adscripción de los servidores públicos a los que se enviará copia del informe).

- 44 -
 Hoja No.: (2) de (3)
OIC, UAG ó Contraloría Interna de la SFP.
(1) No. de auditoría: (4)
SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
Ente: (1) Sector: (5) Clave: (6)
Unidad auditada: (7) Clave de programa y descripción de
auditoría (8)

ÍNDICE

Hoja
(anotar el número de hoja donde
se ubica cada capítulo)

I. Antecedentes de la auditoría

II. Objeto y periodo revisado

III. Resultado de los Trabajos Desarrollados

IV. Conclusión

V. Cédulas de Observaciones

- 45 -
 Hoja No.: (2) de (3)
OIC, UAG ó Contraloría Interna de la SFP.
(1) No. de auditoría: (4)
SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
Ente: (1) Sector: (5) Clave: (6)
Unidad auditada: (7) Clave de programa y descripción de
auditoría (8)

I. Antecedentes de la auditoría
Indicar la causa que dio origen a la auditoría, así como el número y fecha de la orden de auditoría, fecha de notificación y los datos
de quien la recibió.
Mencionar los nombres de los auditores comisionados conforme la orden de auditoría y en caso de sustitución o incorporación de
personal asignado; esto se mencionará conforme al oficio respectivo.
Indicar la fecha de inicio y conclusión de la auditoría (esta última deberá coincidir con la fecha del oficio de envío del informe).
Señalar la unidad que se auditó, así como su objetivo primordial.

II. Objeto y periodo revisado

II.1 Objeto
Mencionar de manera clara y concisa los propósitos que se persiguieron con la auditoría, determinados desde su planeación.

II.2 Periodo revisado

Señalar de manera clara y precisa los alcances de la auditoría, las áreas o conceptos evaluados, el periodo revisado (lapso en el
que se realizaron las operaciones revisadas), cantidad e importe de las actividades u operaciones revisadas y su proporción
porcentual respecto de sus universos particulares.
Incluir la declaración de haber desarrollado el trabajo de conformidad con las Normas Generales de Auditoría Pública, y aplicando
los procedimientos de auditoría necesarios en cada caso; e indicar los principales procedimientos utilizados.

III. Resultados de los Trabajos Desarrollados

Resumir las deficiencias u omisiones detectadas en la auditoría con la finalidad de captar la atención e interés hacia aquellos
aspectos relevantes que requieren mayor cuidado y celeridad para su resolución, sin que sea una transcripción de las
observaciones determinadas.

El objetivo del informe va más allá de evidenciar los errores o deficiencias, también podrá destacar aquellos aciertos que fueron
identificados. En este sentido, debe hacerse referencia a los elementos de éxito que permitieron la consecución de los objetivos.

- 46 -
 Hoja No.: (2) de (3)
OIC, UAG ó Contraloría Interna de la SFP.
(1) No. de auditoría: (4)
SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
Ente: (1) Sector: (5) Clave: (6)
Unidad auditada: (7) Clave de programa y descripción de
auditoría (8)

IV. Conclusión
Expresar la opinión que el auditor público se forma sobre la situación de los Conceptos revisados, en su caso, indicar los logros
alcanzados, el cumplimiento de objetivos y metas, apego a la normatividad aplicable y confiabilidad de los sistemas de control e
información de la unidad auditada.
La recomendación general consiste en un planteamiento objetivo, aplicable y concreto para la solución de las áreas de oportunidad
detectadas en la auditoría y para promover la eficiencia de operación.

V. Cédulas de Observaciones
En este apartado se incluyen todas las cédulas de observaciones comentadas y firmadas por los servidores públicos responsables
de las unidades auditadas, las cuales también deben estar firmadas por los auditores públicos que intervinieron en la auditoría.

- 47 -
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Anexo 10
Cédula de Seguimiento
Instructivo de llenado
Identificador Descripción
1 Nombre del ente correspondiente.
2 Número de auditoría en la que se generó la observación.
3 Número asignado a la observación en la auditoría original.
Iniciales de la instancia fiscalizadora que generó la observación (AE, ASF, OIC, UAG,
4
entre otros).
5 Monto por aclarar determinado en la observación original.
6 Monto por recuperar determinado en la observación original.
Número consecutivo que corresponde a la cédula y al total de las cédulas elaboradas
7
en el seguimiento.
8 Número de seguimiento.
9 Saldo por aclarar del monto determinado en la observación original.
10 Saldo por recuperar del monto determinado en la observación original.

11 Porcentaje de avance alcanzado a la fecha del seguimiento.

12 Nombre del sector al que pertenece el ente auditado.

13 Clave presupuestaria del ente auditado.
Nombre de la unidad auditada a la que se practica el seguimiento de las
14
observaciones.
Clave del programa y descripción de auditoría de conformidad con el programa anual
15
de trabajo -detallado-.
Transcribir la observación y recomendación original a la cual se dio seguimiento, tal
16 como se encuentran en la cédula de observaciones original, fundamentos legales no
se incluyen.
Resumen de las acciones implantadas por las áreas responsables de dar atención a
17 las recomendaciones señaladas en la observación original, montos aclarados y/o
recuperados. Argumentos para dar por solventada o no la observación.

18 Nombre y firma del auditor público que practicó el seguimiento y del Jefe de Grupo.

- 48 -
 Hoja No. de (7)
DATOS ORIGINALES DATOS DEL SEGUIMIENTO
Número de Auditoría: (2) Número de Seguimiento: (8)
OIC, UAG ó Contraloría Interna de la
Número de Observación: (3) Saldo por aclarar: (9)
SFP
Instancia fiscalizadora: (4) Saldo por recuperar: (10)
(1)
Monto por aclarar: (5) Avance: (11)
Cédula de Seguimiento
SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
Monto por recuperar: (6)

Ente: (1) Sector: (12) Clave: (13)

Unidad Auditada: (14) Clave de programa y descripción de la auditoría: (15)

Observación (16) Situación Actual (17)

Observación Original

Recomendaciones Originales

(18) (18)
Auditor Jefe de Grupo

- 49 -
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PÚBLICA

SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA UNIDAD DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL

Anexo 11
Oficio de Resultados de Seguimiento
Instructivo de llenado
Identificador Descripción
1 Nombre del ente correspondiente.
2 Número de hoja del oficio y del total de las hojas que lo integran.
3 Nombre del sector al que pertenece el ente auditado.
4 Número de seguimiento.
5 Trimestre que se reporta.
6 Nombre del Titular del ente al que se practicó el seguimiento y domicilio oficial.
7 Número de oficio que le corresponda.
8 Lugar, día, mes y año en que se emite el oficio.
9 Número total de observaciones a las que se dio seguimiento.
10 Número de observaciones atendidas.
11 Número de observaciones determinadas en el trimestre que se reporta.
12 Número total de observaciones por atender.
Días transcurridos a partir de la fecha del informe de la auditoría en que se determinó la
13
observación.
Anotar nombre de la instancia fiscalizadora, unidad auditada, número de la observación
14
original y breve descripción de la observación.
15 Importe pendiente de atender.
16 Número de observaciones registradas en el Sistema Auxiliar de Control (SAC).

- 50 -
 OIC, UAG ó CONTRALORÍA INTERNA DE LA SFP
(1)

SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

OFICIO DE RESULTADOS DE SEGUIMIENTO
ENTE: (1) HOJA No. __(2)_DE __ (2)
SECTOR (3) No. de Seguimiento: (4) TRIMESTRE: (5)

TITULAR DEL ENTE AL OFICIO No ( 7)

QUE SE PRACTICÓ EL SEGUIMIENTO
Y DOMICILIO OFICIAL (6) (8)

Informo a usted que en el (5) trimestre de este ejercicio se dio seguimiento a las recomendaciones de (9) observaciones, cuyos avances
fueron comentados y aceptados por los servidores públicos de mandos medios y superiores responsables de atenderlas. Del análisis a la
documentación e información que fue proporcionada al personal auditor, se constató que (10) fueron atendidas; en este mismo periodo se
determinaron (11) observaciones, por lo que el saldo a la fecha del presente informe es de (12) observaciones integradas de la siguiente
forma:

Instancia fiscalizadora Saldo inicial Atendidas Determinadas Saldo final

Auditor externo
Auditoría Superior de la Federación
Órgano Interno de Control
Unidad de Auditoría Gubernamental
Otras instancias
Total

Clasificación: Alto Riesgo Mediano Riesgo: Bajo Riesgo total .

Antigüedad: Mayor a 18 meses de 6 a 18 meses: Menor a 6 meses total .

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 OIC, UAG ó CONTRALORÍA INTERNA DE LA SFP
(1)

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OFICIO DE RESULTADOS DE SEGUIMIENTO
ENTE: (1) HOJA No. __(2)_DE __ (2)
SECTOR (3) No. de Seguimiento: (4) TRIMESTRE: (5)

Del saldo destaca (n) por su importancia la (s) que a continuación se menciona (n):

DÍAS
TRANSCURRIDOS IMPORTE
ASPECTOS RELEVANTES EN MILES
DESDE LA
OBSERVACIÓN

Instancia fiscalizadora: (14)

Unidad auditada: (14)
(13) N° de observación: (14) (15)

Breve descripción: (14)

Asimismo, existen (16) observaciones cuya atención depende de otras instancias, registradas en el Sistema Auxiliar de Control (SAC).

Al respecto agradeceré gire sus instrucciones a fin de que se instrumenten las medidas correctivas y preventivas pendientes; sobre las cuales
realizaremos el seguimiento correspondiente, a fin de constatar la atención de las mismas, así como promover el fortalecimiento de los sistemas de control
y la eficiencia de las operaciones.

ATENTAMENTE
TITULAR DEL OIC, UAG ó CONTRALORÍA INTERNA DE LA SFP
(1)

c.c.p. Las instancias que correspondan

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Anexos 12 y 13
Cédula de supervisión de auditoría y de seguimiento
Instructivo de llenado
Identificador Descripción
1. Nombre del ente correspondiente.
2. Número de la auditoría.
3. Nombre de la unidad a la que se practica la auditoría.
4. Registro del cumplimiento del aspecto revisado (sí, no, no aplica-n/a-).
5. Nombre y firma del Jefe de Grupo.
Nombre y firma de la persona que revisó el cumplimiento de los requisitos de la cédula
de supervisión de auditoría o de seguimiento. (Directores Generales Adjuntos de la SFP,
6.
según sea el caso; ó Titular del Área de Auditoría Interna del OIC, o quien asuma el
cargo, en el ámbito de sus respectivas competencias).
7. Día, mes y año de la elaboración de la cédula.

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OIC, UAG ó Contraloría Interna en la SFP

(1)

CÉDULA DE SUPERVISIÓN DE AUDITORÍA

Ente: (1)
No. de auditoría: (2)
Unidad auditada: (3)

rev.
No. Concepto
(4)
La orden de auditoría contiene el fundamento legal correcto e incluye a los auditores públicos
1
comisionados, el objetivo, alcances, conceptos y periodo a revisar
2 El Acta de Inicio de Auditoría se encuentra suscrita por todos los participantes.
El Cronograma de Actividades a Desarrollar es congruente con la Carta de Planeación e
3
incluye los tiempos programados y reales de las actividades.
El universo de cada uno de los conceptos a revisar incluye todos los elementos que lo
4
conforman.
La muestra seleccionada para su revisión fue representativa, de acuerdo con el objetivo de la
5
auditoría.
Se encuentran claramente definidos los criterios empleados para determinar la muestra
6
seleccionada para su revisión.
El alcance, oportunidad, técnicas y procedimientos de auditoría, pruebas y objetivos
7 específicos de cada uno de los conceptos a revisar se llevaron a cabo conforme se
estableció en la planeación detallada.
La ampliación, reducción o sustitución del grupo de auditores fue notificada al auditado
8
mediante oficio debidamente fundamentado.
9 Los oficios de solicitud de información se fundamentaron legalmente.
Las cédulas de trabajo muestran el análisis de la información, con base en el desarrollo de
10
los procedimientos registrados en el programa de trabajo.
Los papeles de trabajo cubren las características de suficiencia, competencia, pertinencia y
11
relevancia, sin que haya evidencia documental en exceso.
Los papeles de trabajo se encuentran ordenados, con índices, cruces y marcas de auditoría,
12
enlazando las cédulas de trabajo con la evidencia documental.
Todos los hallazgos determinados por los auditores públicos se encuentran incluidos en las
13
Cédulas de Observaciones.
Las Cédulas de Observaciones se encuentran sustentadas con cédulas de trabajo y
14
evidencia documental suficiente, competente, pertinente y relevante.
Las Cédulas de Observaciones se encuentran enlazadas con las cédulas de trabajo
15
mediante cruces de auditoría.
Las Cédulas de Observaciones contienen los hallazgos detectados, así como la normatividad
16
transgredida, incumplida u omitida.
Las Cédulas de Observaciones incluyen fecha compromiso de atención, así como el nombre,
17
cargo y firma de los responsables de atenderlas.
18 Las observaciones fueron concertadas con la unidad auditada.
El contenido del informe incluye la problemática general acorde con las observaciones,
19 antecedentes, objetivo y alcances de la auditoría, resultados, conclusión y recomendación
general.
20 La ampliación, reducción o sustitución del grupo de auditores se mencionó en el informe.

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rev.
No. Concepto
(4)
21 El informe fue oportuno, completo, exacto objetivo, convincente, claro, conciso y útil.
Los resultados de la auditoría fueron notificados a la unidad auditada y a las instancias
22
correspondientes.
El informe se encuentra firmado por los Titulares del OIC, UAG ó Contraloría Interna de la
23
SFP, según sea el caso y dentro del ámbito de sus respectivas competencias.
Se integró el expediente de la auditoría de manera ordenada, con cédulas, informes, anexos
24
y papeles de trabajo generados en cada una de las etapas.
Los hallazgos que conllevan a presuntas responsabilidades administrativas fueron
25 comentados con el Área de Responsabilidades y se están atendiendo sus recomendaciones
para la correcta integración de los informes y expedientes correspondientes.

Aclaraciones o comentarios:

Elaboró (5) Revisó (6) Fecha (7)

Jefe de Grupo

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OIC, UAG ó Contraloría Interna de la SFP

(1)
CÉDULA DE SUPERVISIÓN DE SEGUIMIENTO
Ente: (1)
No. de auditoría: (2)
Unidad auditada: (3)

rev.
No. concepto
(4)
Se dio seguimiento a la totalidad de observaciones pendientes a la fecha del seguimiento,
1 incluyendo las determinadas por diversas instancias fiscalizadoras (AE, ASF, OIC, UAG,
etc.).
Se elaboraron las Cédulas de Seguimiento correspondientes en las que se asentaron las
2
acciones realizadas por las unidades auditadas para atender las recomendaciones.
El seguimiento se encuentra sustentado con evidencia documental suficiente, competente,
3
pertinente y relevante.
Las cédulas de seguimiento y su evidencia documental se encuentran enlazadas mediante
4
índices y cruces de auditoría.
Las cédulas de seguimiento fueron comentadas con la unidad auditada y se obtuvo la firma
5
del responsable de atender las recomendaciones.

6 El oficio de resultados de seguimiento fue oportuno, objetivo, claro y conciso.

Aclaraciones o comentarios:

Elaboró (5) Revisó (6) Fecha (7)

Jefe de Grupo

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Anexo 14
Cédula Única de Auditoría
Instructivo de llenado
Identificador Descripción
1. Nombre del ente correspondiente.
2. Nombre completo de la unidad a la que se practicó la auditoría.
Clave del programa y descripción de auditoría de conformidad con el programa anual
3.
de trabajo -detallado-.
4. Número de la auditoría.
5. Fecha en que dio inicio la auditoría.
6. Fecha en que concluyó la auditoría.
7. Tiempo real empleado en la auditoría (días).
8. Periodo que abarcó la revisión de los conceptos auditados.
9. Nombre del Jefe de Grupo.
10. Cantidad de auditores que participaron en la auditoría.
11. Clasificadas por tipo de auditoría (rubros).
12. Cantidad de observaciones del rubro respectivo.
13. Cantidad total de observaciones derivadas de la auditoría.
Señalar el monto total susceptible de fiscalizar o auditar (importe de las partidas o
14.
cuentas).
15. Importe total que representaron los rubros o conceptos auditados.
16. Importe que deberá ser aclarado.
17. Importe que deberá ser reembolsado, en su caso.
En caso de seguimiento de las observaciones, se anotará la cantidad de
18.
observaciones de acuerdo con cada concepto.
19. Cantidad total de observaciones a las cuales se dio seguimiento.
20. Cantidad de observaciones a las que se dio solución.
Cantidad de observaciones que aunque están siendo atendidas no se encuentran
21.
solventadas.
22. Saldo por aclarar de los montos determinados en la observación original.
23. Saldo por recuperar de los montos determinados en la observación original.
24. Nombre y firma del Jefe de Grupo.
Nombre y firma de los Directores Generales Adjuntos de la SFP, según sea el caso; ó
25. Titular del Área de Auditoría Interna del OIC, o quien asuma el cargo, en el ámbito de
sus respectivas competencias.

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OIC, UAG ó Contraloría Interna de la SFP (1)

CÉDULA ÚNICA DE AUDITORÍA

Ente auditado: (1)______________________________________________________________

Unidad auditada:(2)______________________________________________________________
Clave de programa y descripción de la auditoría:(3)__________________
Número de auditoría:(4)_______________________
Fecha de inicio:(5)____________________Fecha de término:(6)_________________________
Tiempo real empleado:(7)______________Periodo auditado:(8)_________________________
Nombre del Jefe de Grupo:(9)_____________________________________________________
Cantidad de auditores asignados:(10)_____
Observaciones determinadas Seguimiento
cantidad cantidad
Rubro (11) Concepto
(12) (18)
Observaciones originales (19)
Solventadas (20)
No solventadas (21)
Saldo por aclarar (22)
Saldo por recuperar (23)

Total: (13)

Montos
miles de
concepto
pesos
Fiscalizable (14)
Fiscalizado (15)
Monto por aclarar (16)
Monto por Recuperar (17)

Elaboró: (24) Autorizó (25)

nombre y firma nombre y firma

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Anexo 15
Modelo de Informe para Casos de Presunta Responsabilidad Administrativa aplicable a
los Órganos Internos de Control, Unidad de Auditoría Gubernamental y Contraloría
Interna de la SFP.
Nota: Las situaciones, datos y cifras reportados en el informe anexo son ficticios.

Asunto: Se envía Informe de

Presunta Responsabilidad Administrativa.

C._________________________
(Nombre del OIC, UAG ó
Contraloría Interna de la SFP)

Los que suscribimos (nombre completo de los auditores comisionados a la auditoría

que suscriben el informe) Auditores adscritos al Área de Auditoría Interna de los
Órganos Internos de Control, Unidad de Auditoría Gubernamental ó Contraloría
Interna de la SFP, nos permitimos someter a su atenta consideración el Informe de
Presunta Responsabilidad Administrativa derivado de la auditoría 000/00 practicada
a (Unidad auditada) en relación a (breve descripción de la irregularidad, por ejemplo:
el contrato de compraventa derivado de la licitación pública 123/ABC-02 celebrado
entre la entidad y la empresa “Abastecedora automotriz , S.A. de C.V.”).

Por lo anterior, se considera la existencia de un presunto daño patrimonial a la

entidad por $(monto determinado debidamente integrado y acorde al soporte
documental y papeles de trabajo) y un posible perjuicio por (especificar la causa que
sea).

I. Antecedentes

1. (Según decreto de creación, acta constitutiva, etc.) (La entidad) es un

_____(organismo descentralizado del Gobierno Federal, empresa de participación
estatal mayoritaria, etc.) con personalidad jurídica y patrimonio propio …(Anexo 1
fojas a )
2. El ___ de ____ de 20__ el C. ___________________, Titular del Órgano Interno
de Control, Unidad de Auditoría Gubernamental ó Contraloría Interna de la SFP,
emitió la orden de auditoría No. 000/00 a nombre del C. (nombre), titular de
__(cargo) de __ (unidad auditada)___, con el objeto de verificar y promover el
cumplimiento de sus programas sustantivos y de la normatividad aplicable
durante el(los) ejercicio(s) ____(alcance de la auditoría). La orden fue recibida el
____ de ______ de 20__ por ______(especificar el nombre y cargo del servidor
público a quien se entregó el documento), según consta con la firma autógrafa del
mencionado servidor público y sello de acuse de recibo que aparece en dicha
orden (Anexo 2, Fojas a )
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3. El mismo día, ____ de _______ de 200__, se formuló el acta de inicio de la

auditoría con folios 06402001 al 06402002 ante la presencia del C (nombre
completo y cargo del servidor público con quien se atendió la diligencia) (Anexo 3,
Fojas a .)
4. Mediante oficio No._____ de fecha ___ de _____ de 20___, el Titular del Órgano
Interno de Control Unidad de Auditoría Gubernamental ó Contraloría Interna de la
SFP, informó al C. __(nombre completo y cargo del servidor público a quien se
dirigió el oficio)_, de _(unidad auditada)__, la (incorporación o sustitución de
personal al equipo de trabajo de la auditoría). El oficio fue recibido el ___ de ____
de 20__ por __(nombre completo y cargo del servidor público con quien se
atendió la diligencia) según consta en el sello de acuse de recibo que aparece en
dicho oficio. Asimismo, mencionar los datos del acta respectiva o del informe en
donde se hizo constar la sustitución o ampliación de personal.

Del análisis a la documentación proporcionada por la entidad, se precisan los

siguientes:

II. Hechos
1. El __ de ______ de 20__ se publicó en el Diario Oficial de la Federación y otros
medios, la convocatoria para participar en la licitación pública… (describir breve y
claramente la primera situación o acto que da origen a la irregularidad) (Anexo 5,
Fojas a ).
2. El __ de ______ de 20__ se celebró la junta de aclaración de las bases de
licitación, elaborándose el acta respectiva. (Anexo 6, Fojas a )
3. El __ de ______ de 20__ el Comité de Adquisiciones, adjudicó el contrato de
compraventa de … a la empresa proveedora de vehículos empresa
“Abastecedora Automotriz , S.A. de C.V.”)…. (Anexo 7, Fojas a ).
4. El __ de ______ de 20__ se celebró el contrato de compraventa de refacciones…
(continuar con la descripción detallada del contrato, indicando objeto contractual,
vigencia, monto de la operación, periodicidad, etc; y la narración sucinta de todos
y cada uno de los hechos de que se tenga conocimiento, los cuales deberán
relatarse en forma cronológica y confirmando que de todos y cada uno de los
hechos, obren en el expediente las documentales que los sustenten, teniendo
especial cuidado al citar nombres, fechas, montos y conductas, considerando en
todo momento las funciones y atribuciones que corresponden a cada uno de los
presuntos responsables de conformidad con la normatividad aplicable al momento
de acontecer el hecho narrado). (Anexo 8, Fojas a)
5. La adquisición de las refacciones se realizó con cargo a la cuenta número
__(agregar número y denominación de la cuenta)__ por el importe contratado de
$8,100,000.00, que fue pagado al proveedor con el cheque No. ________, de
fecha _______. Dicho importe resulta ser mayor en $800,000.00 al monto
ofertado por este proveedor de $7,300,000.00, y que resultó ganador en la

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licitación (aclarar cómo se acredita la irregularidad), por lo que esta diferencia

constituye el monto del daño patrimonial. (Anexo 9 fojas ___ a ___)

III. Presunto Daño Patrimonial y/o Perjuicio

Con las conductas y omisiones de los servidores públicos y terceros involucrados (en
caso de existir), se generó un daño patrimonial por $800,000.00 determinado por la
diferencia entre el importe de la adquisición contratada y pagada al proveedor
“Abastecedora Automotriz , S.A. de C.V.”, y el importe ofertado por el cual ganó la
licitación.

Lo anterior, en concordancia con la documentación soporte y los papeles de trabajo

que conforman el expediente de presunta responsabilidad administrativa.

Expresar por separado, si es que existió algún perjuicio, especificando lo que la

entidad dejó de percibir a consecuencia de las conductas de los servidores públicos.
IV. Presuntos Responsables

Servidor Público Conducta

Mencionar nombre completo,
cargo, área de adscripción (en
base a la documentación que lo
acredita con ese carácter) y
periodo en que se cometió la
irregularidad.
Iniciar con aquel servidor público
a quien directamente se atribuye
la conducta contraria a la ley.
Dar especial atención al periodo
en que aconteció la irregularidad,
el cual deberá corresponder con
el alcance de la auditoría y el
rubro revisado en la misma.
Incluir a todos y cada uno de los
presuntos responsables,
Describir la conducta (acción u omisión) atribuible al
servidor público, perfectamente confirmada y soportada
en documentos.
Las conductas de omisión deberán redactarse de manera
afirmativa. Por ejemplo: “El servidor público omitió
conducirse con imparcialidad en…etc.”
Precisar el daño patrimonial y cómo se registró, así como
indicar el perjuicio debidamente confirmado y cuantificado
por año, y por presunto responsable.
Detallar en base a la normatividad aplicable transgredida
las funciones y atribuciones que el servidor público tenía
asignadas.
Narrar la relación lógica existente entre los hechos, la
conducta irregular y la norma específica transgredida (se
sugiere agregar una síntesis de los preceptos legales
infringidos, con la intención de evidenciar claramente la
irregularidad).
Posteriormente, deberá mencionarse la relación directa
con la(s) fracción(es) del artículo 8º de la Ley Federal de
Responsabilidades Administrativas de los Servidores
Públicos, siendo minuciosos al valorar su aplicabilidad a
cada caso concreto.
Incluir las irregularidades detectadas para cada servidor
público, atendiendo los aspectos mencionados.
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Servidor Público Conducta

atendiendo al orden definido por
el grado de participación en la
comisión de la irregularidad, y
considerando los datos de
identificación señalados en el
cuadro anterior.

V. Precisión de las Irregularidades

1. Existió disposición de recursos presupuestales a cargo de__(la entidad)__ con
objeto de (destino de los recursos de acuerdo con el contrato o documento que le
dio origen). Sin embargo, esos recursos fueron aplicados __(destino final y real
de los recursos, precisando con claridad las conductas u omisiones de los
presuntos responsables, que constituyan la inobservancia de la normatividad).
2. Con la suscripción del contrato se originó… (precisar en que consistió la
irregularidad, el incumplimiento o conducta contraria a lo dispuesto en la
normatividad aplicable, cuidando que exista una relación lógica entre la conducta
u omisión y el daño y/o perjuicio causado o la consecuencia final que lesione el
actuar de la función pública).
3. Continuar con la narración de las irregularidades indicando en todo momento la
conducta que debió ser observada de acuerdo con la normatividad aplicable y
precisando con base en los hechos y documentos que los soportan la manera en
que ésta se transgredió.
En el anexo (especificar el número del anexo) de este informe, se localiza la
fotocopia simple de los preceptos legales infringidos, así como la documentación
relativa a la confirmación de la calidad de los presuntos responsables como
servidores públicos en el momento en que aconteció la irregularidad.
VI. Conclusión
(Incluir una sinopsis del contenido del informe)
Con las conductas (acción u omisión) de los servidores públicos mencionados, se
infringieron los siguientes preceptos legales: (especificar los artículos de la ley o
normatividad interna transgredidos, así como una breve explicación de la relación
lógica existente entre la conducta irregular y cada precepto legal).

ATENTAMENTE

Nombre del auditor comisionado, profesión Nombre del auditor comisionado, profesión
número de cédula profesional y firma número de cédula profesional y firma

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Anexo 16
Formato de Oficio para Solicitar Documentación a la Dependencia o Entidad
Auditada

Lugar y fecha

NOMBRE DEL DIRECTOR GENERAL

DE PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y
PRESUPUESTACIÓN Y/O DIRECTOR DE
(ESPECIFICAR DE QUÉ UNIDAD ADMINISTRATIVA)

Derivado de la auditoría practicada al amparo de la orden No. _____ de fecha ____

de __________ de 20__, a__(unidad auditada de esta Dependencia o Entidad)__,
con fundamento en el artículo 25 de la Ley Orgánica de la Administración Pública
Federal (en caso de dependencia), artículo 10 de la Ley Federal de las Entidades
Paraestatales (en caso de entidad), en correlación con los artículos 8, fracción XVI,
de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos;
26 fracción XIII, 29 fracción VI, 41 fracción V, 45 fracción V, 79 fracción XII y 80
fracción II, inciso a), numeral 4 del Reglamento Interior de la Secretaría de la Función
Pública (para el caso de que solicite la información el Titular de la UAG, el Director
General Adjunto de Auditorías Directas adscrito a esa Unidad, de la Contraloría
Interna de la SFP, el Director General Adjunto de Auditoría respectivamente; el
Titular del Órgano Interno de Control ó el Titular de Auditoría Interna del OIC), solicito
gire sus apreciables instrucciones a fin de que mediante oficio firmado por los
servidores públicos autorizados, se requiera al Banco __(mencionar
denominación)__ proporcione copia certificada del anverso y reverso del(los)
cheque(s) número(s) ________, de fecha(s) _______ de _______de 20__, así como
de los estados de cuenta en los que se identifique el cobro de dichos cheques.

Agradeceré a usted que una vez atendida la solicitud de referencia, sea turnada la
documentación a __ (Órgano Interno de Control, UAG ó Contraloría Interna de la
SFP)__., con el objeto de cumplir con los trabajos de auditoría encomendados.

Con la seguridad de contar con su colaboración al respecto, reitero a usted mi atenta

y distinguida consideración.

ATENTAMENTE

(NOMBRE Y CARGO)

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Anexo 17
Formato de Oficio para Solicitar Documentación a la Tesorería de la
Federación.
Lugar y fecha

TESORERO DE LA FEDERACIÓN
Constituyentes nº 1001
Edif. A, 4° Piso
Col. Belén de las Flores
Deleg. Álvaro Obregón
México, D. F. C.P. 01110.

Esta (e)_ (Órgano Interno de Control, UAG ó Contraloría Interna de la SFP) al

amparo de la orden de auditoría___ está realizando una auditoría al área de (unidad
auditada) en esta (Dependencia o Entidad), con el objeto de promover la eficacia en
su gestión, así como el manejo honesto y eficiente de los recursos públicos.
Con fundamento en el artículo 25, de la Ley Orgánica de la Administración Pública
Federal, (en caso de dependencia), artículo 10 de la Ley Federal de las Entidades
Paraestatales (en caso de entidad), artículos 8, fracción XVI de la Ley Federal de
Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, 26 fracción XIII, 29
fracción VI, 41 fracción V, 45 fracción V, 79 fracción XII y 80 fracción II, inciso a),
numeral 4 del Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública (para el
caso de que solicite la información el Titular de la UAG, el Director General Adjunto
de Auditorías Directas adscrito a esa Unidad, de la Contraloría Interna de la SFP, el
Director General Adjunto de Auditoría respectivamente, el Titular del Órgano Interno
de Control ó el Titular de Auditoría Interna del OIC) en correlación con el 108 de la
Ley del Servicio de Tesorería de la Federación, atentamente se le solicita requiera a
la Comisión Nacional Bancaria y de Valores copia certificada del anverso y reverso
del(los) cheque(s) No. ______ a cargo de la Institución Bancaria (nombre correcto de
Banco), librado(s) por ___(dependencia o entidad)__, el día ___ de _______ 20___
a favor de ___(proveedor, contratista o prestador de servicio)___.

De igual manera, se le solicita proporcione copia certificada del estado de cuenta en

el que se identifique el cobro de los títulos de crédito citados con anterioridad.
Agradeceré a usted que una vez atendida la solicitud de referencia, sea turnada a la
brevedad posible a esta _( Órgano Interno de Control, UAG ó Contraloría Interna de
la SFP)__.

Con la seguridad de contar con su colaboración al respecto, reitero a usted mi atenta

y distinguida consideración.

ATENTAMENTE

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(NOMBRE Y CARGO)
Anexo 18
Formato de Oficio para Solicitar Información al Administrador Local de
Auditoría Fiscal

Lugar y fecha

ADMINISTRADOR LOCAL DE
AUDITORÍA FISCAL DE (LUGAR O REGIÓN)
(Domicilio)

Con fundamento en el Artículo 25, de la Ley Orgánica de la Administración Pública

Federal, (en caso de dependencia), artículo 10 de la Ley Federal de las Entidades
Paraestatales (en caso de entidad), 8, fracción XVI de la Ley Federal de
Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, 26 fracción XIII, 29
fracción VI, 41 fracción V, 45 fracción V, 79 fracción XII y 80 fracción II, inciso a),
numeral 4 del Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública (para el
caso de que solicite la información el Titular de la UAG, el Director General Adjunto
de Auditorías Directas adscrito a esa Unidad, de la Contraloría Interna de la SFP, el
Director General Adjunto de Auditoría respectivamente, el Titular del Órgano Interno
de Control ó el Titular de Auditoría Interna del OIC), se le solicita de la manera más
atenta su intervención, a fin de que nos sea proporcionado, a la brevedad posible, el
domicilio fiscal y, en su caso, aviso de alta y baja del contribuyente
______________________ en razón de que dicha información es indispensable para
las investigaciones que conforme a sus facultades realiza esta dependencia del
Ejecutivo Federal, a través de la Unidad de Auditoría Gubernamental, Contraloría
Interna de la SFP u Órgano Interno de Control en ___(dependencia o entidad)__.

Agradezco de antemano la atención que sirva dar a la presente petición y aprovecho

la oportunidad para reiterarle mi más distinguida consideración.

ATENTAMENTE
SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCIÓN.

(Nombre y Cargo)

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Anexo 19
Formato de Oficio para Solicitar Información al Registro Público de la
Propiedad y del Comercio.

Lugar y fecha

_________________________________
DIRECTOR GENERAL DEL REGISTRO PÚBLICO
DE LA PROPIEDAD Y DEL COMERCIO DEL D.F.
VILLALONGIN No. 15
COL. CUAUHTÉMOC
MÉXICO, D.F. C.P. 06500

Conforme a las atribuciones conferidas a la Secretaría de la Función Pública, esta

(e)_ Contraloría Interna, Unidad de Auditoría Gubernamental u Órgano Interno de
Control en ____(dependencia o entidad)___, al amparo de la Orden No.________ de
fecha _____ practica auditoría a __________________, específicamente al rubro de
___________.

Con motivo de lo anterior, es necesario contar con información adicional de los

distintos (proveedores, contratistas o prestadores de servicios) que participaron en
las operaciones referidas.

Por lo tanto, solicito su amable intervención para que esa Institución a su cargo nos
proporcione a la brevedad, información referente a si se encuentra registrada la
empresa _______________, y, en su caso, las fechas de alta y baja
correspondientes.

Sin otro particular por el momento, aprovecho la oportunidad para reiterarle mi más
distinguida consideración

ATENTAMENTE

(NOMBRE Y CARGO)

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 ESTRUCTURA DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN Y PRÁCTICA DE AUDITORÍA
ADMINISTRATIVA
Presentación
Índice
Introducción
Objetivo
Alcance
Desarrollo del trabajo
I.- Aspectos conceptuales de auditoria administrativa, normatividad, ética
profesional.
II.- Antecedente de la empresa a evaluar
III.- Evaluación administrativa u operacional de la empresa x del área x
Planeación.
Estudio general y/o diagnóstico de la entidad a evaluar
Plan de actividades o programa de auditoría
Desarrollo de la evaluación (aplicación de procedimientos de auditoría)
Objetivo
Procedimientos de auditoría
Recopilación de datos
Procedimientos de comunicación con la gerencia
Entrevistas
Identificación de personas a entrevistar
Observaciones
Inspecciones
Cuestionarios
Identificación y obtención de políticas y normas directivas
Análisis de la obtención de datos
Presentación en gráficas
Evaluación de fortalezas y debilidades de auditoría
Informe de auditoría
Entrega del informe
Sugerencias
Seguimiento de las observaciones de auditoría
Bibliografía
CONCLUSIONES GENERALES
 BIBLIOGRAFÍA.

1.- JOAQUIN RODRIGUEZ VALENCIA.- sinopsis de auditoria administrativa

2.- JUAN RAMON SANTILLANA - Auditoria interna integral

3.- BENJAMIN FRANKLIN .- auditoria administrativa

 GLOSARIO
AUDITOR Persona final responsable de una
revisión
AUDITOR INTERNO Persona responsable de revisión
integral dentro de una entidad
AUDITORI EXTERNO Persona responsable de un revisión
fuera de la entidad

DICTAMINADOR Persona responsable de revisión interna

o externa
AUDITORIA Evaluación, revisión de información,
documentos o ciertas actividades ya
realizadas
AUDITORIA ADMINISTRATIVA Revisión del proceso administrativo de
una entidad
AUDITORIA OPERACIONAL Revisión y evaluación del seguimiento
operativo de una entidad
AUDITORIA FINANCIERA Revisión y evaluación de los Estados
Financieros
CONTROL Fase del proceso administrativo que
sirve para evaluar las actividades de la
entidad
CONTROL INTERNO Políticas, seguimiento, procedimientos
que se establecen en una entidad
COMITÉ DE AUDITORÍA Área encargada de la revisión integral
de una entidad
NA Normas de auditoría
NIA Normas Internacionales de auditoría
NAI Normas de auditoría interna
CEP Código de ética profesional

IMAI Instituto Mexicano de Auditores internos

NAIG Normas de auditoría interna
gubernamental
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA Metodología aplicar en la revisión
financiera, operativa u administrativa
TECNICAS Y PROCEDIMIENTO DE Métodos que deben aplicar en cualquier
AUDITORÍA auditoría
INFORME DE AUDITORIA Resultado final de una auditoria que
son presentados a los interesados o
beneficiarios