Nombre: Elizabeth Sedano Castellanos

Administración documental en el entorno laboral (2584326)

Evidencia 3: Informe "Administración Documental"

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de

verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los
documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Al radicar se
asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de fecha y hora de recibido o de envió con el registro, las
entidades ingresan en sus sistemas de datos como: remitente o destinatario,
nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.

A continuación se muestra el procedimiento para el recibido de documentos:

Actividades del registro de documentos:

 Definición de medios de recepción

 Recibo de documentos oficiales
  Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas constancia de
recibo
 Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)
 Asignación consecutivos de envió
Actividades de la radicación de documentos:

 Asignación de consecutivo, fecha y hora

 Impresión de rótulo de radicación
 Relación entre los documentos recibidos y enviados
 Registro impreso de planillas de radicación y control
 Elaboración de estadísticas

1. Registro de entrada carta:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con
la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, organismos públicos,
entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa. A
estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y
será anotado en el Libro Registro de Entrada de
Correspondencia.

Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:

Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:

 2. Registro de salida carta:

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección

y prepararla para su emisión.

Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar

registrados y estampados con el mismo sello. En el sello debe aparecer:

 El número de registro
 La fecha
 El destinatario

 Original: se envía al correo

 Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente
comunicación
 Formato del registro de salida:

Formato del registro de salida:

3. Correspondencia interna:

En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se

lleva un registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de
comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser:

 Único
 Existir tantos como departamentos haya
(Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)
 EJEMPLOS DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA:

Recepción, envío y registro de correspondencia:

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia
(Carta, hoja de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro
Posterior en el Sistema de Administración de Correspondencia en ambiente WEB
desarrollado para el efecto.

Correspondencia Recibida
Recepción
Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de
Sistemas de información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:

1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de

información.
2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento
de origen no utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento
manual).
5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su
conocimiento, registro y asignación de la tarea.

Registro en el Sistema
El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la
correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo
asignará en el sistema el o los responsable(s) de la ejecución del
requerimiento. El número correlativo de correspondencia recibida será
anotado en el documento para su posterior seguimiento.

Correspondencia enviada
Elaboración:
Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias
cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento
no tiene una secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados
con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben
llevar el visto bueno del
Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir
Una numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en
doble ejemplar.
Entrega:
La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada
funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio
tiempo asignado al departamento, quien entregará el documento original en el
departamento de destino y hará sellar la copia del mismo.

Registro en el sistema
Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de
sistemas de información registrará en el Sistema de Administración de
correspondencia, el documento enviado anotando el número correlativo que emite
el sistema en la copia de la correspondencia enviada.

Archivo de la correspondencia
Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I.
Devolverá la copia al asistente para que la guarde en el archivador
correspondiente.

Recepción de Documentos:
 Registro de Correspondencia Externa Recibida
 Registro de Correspondencia interna Recibida
 Rotación Folletos y Revistas
 Control de Documentos Contables
 Control de Correspondencia Interna Enviada
 Recordatorio de Correspondencia Recibida en Tramitación
 Aviso de Traspaso de Documentos

DISTRIBUCIÓN:
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior
de la entidad, se realiza a través de la Ventanilla Única, la cual garantiza la
celeridad en la entrega de la comunicaciones tanto internas con destino externo
como externas con destino interno para lo cual cuenta con un mensajero interno, y
un mensajero externo en cuanto a la entrega local ya través de Outsoursing se
entregaran las comunicaciones en los lugares más distantes (local extendida,
nacional e internacional).

En este proceso se desarrollan las siguientes actividades:

Distribución de documentos internos enviados:

 Si el documento es un memorando interno, éste deberá enviarse a través

del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a menos que la
dependencia destinataria exija el documento impreso para un trámite legal
o administrativo.
  Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en
forma física por el destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el
mensajero interno junto con el formato Comunicaciones internas
despachadas, relacionando en el Asunto, el número de radicación generado
por el SGD con el fin de tener la evidencia de que envió el documento. El
destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe firmar el
formato antes mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para
verificación y control del envío.

Distribución de documentos/comunicaciones externas recibidas

Los documentos o comunicaciones externas que se reciben a través del servicio
de mensajería externa o local, deben ser radicados a través del aplicativo SGD, en
la Ventanilla Única Institucional y su distribución a las diferentes dependencias se
realiza de la siguiente manera:

 La funcionaria de la Ventanilla Única, recibe, clasifica las comunicaciones

externas en fuelle, o en carpetas, por dependencias.
 Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones externas
recibidas. Hace entrega al mensajero interno, del documento y del formato,
para que proceda a su distribución.
 El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y hace
firmar el formato para verificación y control del recibido en la ventanilla
única.

Distribución y envío de documentos externos:

 Todos los documentos enviados al medio externo deben ser radicados por
medio del aplicativo SGD y distribuidos a través de la Ventanilla única
Institucional.
 La Dependencia productora remite a la Ventanilla Única Institucional para
su distribución, los documentos elaborados en su respectivo soporte, con el
número de copias requeridas, sus anexos y el sobre diligenciado. Para lo
cual se diligencia el formato Comunicaciones enviadas al medio externo.
 La Ventanilla Única Institucional verifica el cumplimiento de requisitos
conforme a lo estipulado en la producción documental de la institución
(código de serie documental, radicación del antecedente destinatario,
firmas, copias, anexos).
 La Ventanilla Única Institucional realiza el registro con los siguientes datos
básicos: número de radicación, fecha del documento, hora, datos del
destinatario (nombre, entidad, cargo, ciudad del destinatario, anexos).
 La Ventanilla Única Institucional realiza las actividades de alistamiento
físico, para el envío a través del servicio de mensajería externa diligencia y
firma las guías para el control de entrega, y realiza la distribución utilizando
los medios de mensajería.
La Ventanilla Única Institucional hace constar a la dependencia de envío de los
documentos y da por concluido el trámite de entrega.

Conclusión

Para concluir el presente trabajo se evidencia que la eficiencia en la gestión

documental es un elemento vital dentro de las instituciones tanto públicas como
privadas, que en los últimos años se han desarrollado directrices gubernamentales
desde varios ámbitos, con el fin de optimizar la labor archivística, la cual tiene
como finalidad la gestión de la información documental.
Por otro lado se pudo comprender que con el auge de las tecnologías de la
información se han orientado los documentos hacia la utilización y conformación
de bases de datos estructuradas y la mayoría de la información documental se
está generando y conservando electrónicamente.

Las directrices actuales apuntan a seguir la línea electrónica con la Ley del cero
Papel.
se observa que en la etapa 1
de pre limpieza se puede
contaminar el
1.grano con otro que de
pronto se encuentre dañado,
como también en el proceso
de
2.almacenamiento,
seguidamente en la etapa
2 cuando le quitan las
cascaras a los
3.granos y cuando lo
clasifican por el color y
tamaño y por último en la
etapa 3, por un
4. mal almacenamiento que no
sellen bien los productos.
5. se observa que en la etapa 1
de pre limpieza se puede
contaminar el
6. grano con otro que de
pronto se encuentre dañado,
como también en el proceso
de
7. almacenamiento,
seguidamente en la etapa
2 cuando le quitan las
cascaras a los
8. granos y cuando lo
clasifican por el color y
 tamaño y por último en la
etapa 3, por un
9. mal almacenamiento que no
sellen bien los productos.
10. se observa que en la
etapa 1 de pre limpieza se
puede contaminar el
11. grano con otro que de
pronto se encuentre dañado,
como también en el proceso
de
12. almacenamiento,
seguidamente en la etapa
2 cuando le quitan las
cascaras a los
13. granos y cuando lo
clasifican por el color y
tamaño y por último en la
etapa 3, por un
14. mal almacenamiento que
no sellen bien los producto