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Evidencia 3 Informe

administración documental en el entorno laboral (Servicio Nacional de Aprendizaje)

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

EVIDENCIA 3
INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”

Presentado por:

DARWIN CERVANTES

INSTRUCTOR
JOSE MAURICIO HERNANDEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA,

 Introducción

Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión

documental como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino
final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.

La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, reguló la función archivística

del Estado; en el Título V: Gestión de documentos, Artículo 21: “Las
entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos,
pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya
aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

El presente informe sobre la “Administración Documental” tiene como

finalidad exponer el paso a paso la recepción o radicación, registro,
distribución o embalaje de 5 documentos de diferente contexto.
 EVIDENCIA 3

Informe Administración Documental.

De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de

aprendizaje

Cada aprendiz entregará un informe del paso a paso para la recepción o

radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos de

diferente contexto.

Desarrollo

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de

verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de

los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o

producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como:

Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente,

Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de

respuesta.
ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

Definición de medios de recepción

Recibo de documentos oficiales
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
Constancia de recibo
Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)
Asignación consecutivo de envíos

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:

Asignación de consecutivo, fecha y hora

Impresión de rótulo de radicación
Relación entre los documentos recibidos y enviados
Registro impreso de planillas de radicación y control
Elaboración de estadísticas

1. Registro de entrada carta:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden

relación con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores,
Organismos Públicos, entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen
información a la empresa.

A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como

referencia y será anotado en el Libro Registro de Entrada de
Correspondencia.
  Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:

REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA

ENTRADA
Nº orden de Fecha de
entrada entrada Clase Remitente Destinatario Asunto Anexos
Día Mes

Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:

Según la Norma Técnica Colombiana (NTC), el espacio para estampar el

sello radicador es la zona 3 que corresponde al extremo superior derecho del
documento.

2. Registro de salida carta:

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y

prepararla para su emisión.
Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar
registrados y estampados con el mismo sello.

En el sello debe aparecer:

 el número de registro
 la fecha
 el destinatario
-Original: se envía al correo
-Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente
comunicación
 Formato del registro de salida:

REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA

SALIDA
Referencia Fecha Nº Clase Anexos Destinatario Asunto
Día Mes orden de
salida

3. Correspondencia interna:

En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se

lleva un registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de
comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser:
 único

 o existir tantos como departamentos haya

(Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)

Ejemplos de registro de correspondencia:

RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE

CORRESPONDENCIA
Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia
(carta, hoja de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro
posterior en el Sistema de Administración de Correspondencia en ambiente
WEB desarrollado para el efecto.

Correspondencia Recibida

Recepción
Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de
Sistemas de información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:

1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas

de
Información.
2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.

3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.

4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento

de origen no utilice el Sistema en la WEB y siga con el
procedimiento manual).
5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para
su conocimiento, registro y asignación de la tarea.

Registro en el Sistema

El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la

correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo
asignará en el sistema el o los responsable(s) de la ejecución del
requerimiento. El número correlativo de correspondencia recibida será
anotado en el documento para su posterior seguimiento.
Correspondencia enviada

Elaboración

Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias

cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el
departamento no tiene una secretaria asignada. Solamente aquellos
documentos relacionados con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de
permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del
Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir
una numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse
en doble ejemplar.

Entrega

La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de

cada funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a
medio tiempo asignado al departamento, quien entregará el documento
original en el departamento de destino y hará sellar la copia del mismo.

Registro en el sistema

Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de

Sistemas de información registrará en el Sistema de Administración de
Correspondencia, el documento enviado anotando el número correlativo que
emite el sistema en la copia de la correspondencia enviada.

Archivo de la correspondencia
Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I.
devolverá la copia al asistente para que la guarde en el archivador
correspondiente.

Recepción de Documentos:
 Registro de Correspondencia Externa Recibida

 Registro de Correspondencia interna Recibida

 Rotación Folletos y Revistas

 Control de Documentos Contables

 Control de Correspondencia Interna Enviada

 Recordatorio de Correspondencia Recibida en Tramitación

 Aviso de Traspaso de Documentos

DISTRIBUCIÓN

La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al

exterior de la entidad, se realiza a través de la Ventanilla Única, la cual

garantiza la celeridad en la entrega de la comunicaciones tanto internas con

destino externo como externas con destino interno para lo cual cuenta con

un mensajero interno, y un mensajero externo en cuanto a la entrega local y

a través de Outsoursing se entregaran las comunicaciones en los lugares

más distantes (local extendida, nacional e internacional).

En este proceso se desarrollan las siguientes actividades:

Distribución de documentos internos enviados

 Si el documento es un memorando interno, éste deberá enviarse a

través del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a menos que la
dependencia destinataria exija el documento impreso para un trámite
legal o administrativo.
 Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es
requerido en forma física por el destinatario y para confirmar su
recibo, se envía con el mensajero interno junto con el formato
Comunicaciones internas despachadas, relacionando en el Asunto, el
número de radicación generado por el SGD con el fin de tener la
evidencia de que envió el documento. El destinatario recibe el
documento física o electrónicamente y debe firmar el formato antes
mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para verificación
y control del envío.

Distribución de documentos/comunicaciones externas recibidas

Los documentos o comunicaciones externas que se reciben a través del

servicio de mensajería externa o local, deben ser radicados a través del
aplicativo SGD, en la Ventanilla Única Institucional y su distribución a las
diferentes dependencias se realiza de la siguiente manera:

 La funcionaria de la Ventanilla Única, recibe, clasifica las

comunicaciones externas en fuelle, o en carpetas, por dependencias
 Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones
externas recibidas. Hace entrega al mensajero interno, del documento
y del formato, para que proceda a su distribución.
  El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y
hace firmar el formato para verificación y control del recibido en la
Ventanilla única.

Distribución y envío de documentos externos

 Todos los documentos enviados al medio externo deben ser radicados

por medio del aplicativo SGD y distribuidos a través de la Ventanilla
Única Institucional.

 La Dependencia productora remite a la Ventanilla Única Institucional

para su distribución, los documentos elaborados en su respectivo
soporte, con el número de copias requeridas, sus anexos y el sobre
diligenciado. Para lo cual se diligencia el formato Comunicaciones
enviadas al medio externo.

 La Ventanilla Única Institucional verifica el cumplimiento de requisitos

conforme a lo estipulado en la producción documental de la institución
(código de serie documental, radicación del antecedente destinatario,
firmas, copias, anexos).

 La Ventanilla Única Institucional realiza el registro con los siguientes

datos básicos: número de radicación, fecha del documento, hora,
datos del destinatario (nombre, entidad, cargo, ciudad del destinatario,
anexos).

 La Ventanilla Única Institucional realiza las actividades de alistamiento

físico, para el envío a través del servicio de mensajería externa
 diligencia y firma las guías para el control de entrega, y realiza la
distribución utilizando los medios de mensajería.

La Ventanilla Única Institucional hace constar a la dependencia de envío de

los documentos y da por concluido el trámite de entrega.
 Conclusión

Al finalizar el presente trabajo se puede concluir que la eficiencia en la

Gestión Documental en un elemento vital dentro de las Instituciones, tanto
públicas como privadas, que en los últimos años se han desarrollado
directrices gubernamentales desde varios ámbitos, con el fin de optimizar la
labor archivística, la cual tiene como finalidad la gestión de la información
documental.

Por otro lado se pudo comprender que con el auge de las tecnologías de la
Información se han orientado los documentos hacia la utilización y
conformación de bases de datos estructuradas y la mayoría de la
información documental se está generando y conservando electrónicamente.
Las directrices actuales apuntan a seguir la línea electrónica con la Ley del
Cero Papel.