EVIDENCIA 3: INFORME

"ADMINISTRACIÓN
DOCUMENTAL"

ADMINISTRACION
DOCUMENTAL EN EL
ENTORNO LABORAL
(2525687)

S.E.N.A.

BRAYAN HERNÁNDEZ
 INFORME "ADMINISTRACIÓN
DOCUMENTAL"

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de

verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los
documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Al radicar se
asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del
funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

Definición de medios de recepción

Recibo de documentos oficiales
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
Constancia de recibo
Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)
Asignación consecutivo de envíos

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:

Asignación de consecutivo, fecha y hora

Impresión de rótulo de radicación
Relación entre los documentos recibidos y enviados
Registro impreso de planillas de radicación y control
Elaboración de estadísticas
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1. Registro de entrada carta:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la
actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos,
entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.

A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y

será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.

Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:

Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:

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2. Registro de salida carta:

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y

prepararla para su emisión.

Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y

estampados con el mismo sello.

En el sello debe aparecer:

el número de registro
la fecha
el destinatario
-Original: se envía al correo
-Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente
comunicación
Formato del registro de salida:
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3. Correspondencia interna:

En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un

registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de comunicaciones y el
organigrama de la empresa, éste puede ser:
único
o existir tantos como departamentos haya (Funcionamiento igual al de registros
de entrada y salida)
Ejemplos de registro de correspondencia:

RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE

CORRESPONDENCIA
Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja
de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de
Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.

Correspondencia Recibida
Recepción
Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de
información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:

1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de

Información.
2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso de que el departamento de
origen no utilicé el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).
5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su
conocimiento, registro y asignación de la tarea.

Registro en el Sistema

El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la

correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el
sistema el o los responsable(s) de la ejecución del requerimiento. El número
correlativo de correspondencia recibida será anotado en el documento para su
posterior seguimiento.
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4. Correspondencia enviada

Elaboración

Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas,
hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene
una secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados con
adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el
visto bueno del
Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una
numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble
ejemplar.

Entrega

La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada

funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo
asignado al departamento, quien entregará el documento original en el
departamento de destino y hará sellar la copia del mismo.

Registro en el sistema

Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de

Sistemas de información registrará en el Sistema de Administración de
Correspondencia, el documento enviado anotando el número correlativo que emite
el sistema en la copia de la correspondencia enviada.

Archivo de la correspondencia

Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I. devolverá

la copia al asistente para que la guarde en el archivador correspondiente.
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DOCUMENTAL"
PROCESO DEL RECIBO DE DOCUMENTOS