ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL

ENTORNO LABORAL
EVIDENCIA 3 INFORME

PRESENTADO POR:
APRENDIZ – DEYI DANIELA LOZANO
ARANGO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA – 2019
Informe “Administración Documental”. De acuerdo con los conocimientos
adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe entregar un
informe del paso a paso para la recepción o radicación, registro, distribución o
embalaje de cinco documentos de diferente contexto.

Desarrollo
El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de
verificación y control que una institución debe realizar a la admisión de los
documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
Al radicar se asigna un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejado constancia de la fecha y hora de recibido o de envió.
Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinario, nombre o código de la dependencia competente, nombre del
funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.
ACTIVIDAD DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:
Definición de medio de recepción Recibo de documentos oficiales Verificación y
confrontación de folios, copias, anexos, Firmas Constancias de recibo Asignación
de datos (acuerdo AGN 060/2001 Art. 2) Asignación consecutivo de envíos.

ACTIVIDAD DE LA RADICACION DE DOCUMENTOS:

Asignación de consecutivo, fecha y hora Impresión de rotulo de radicación
Relación entre los documentos recibidos y enviados Registro impresión de
planillas de radicación y control Elaboración estadísticas.
1. Registro de entrada carta:
Al recibir las cartas, se registra y archivaran aquellas que guarden relación con la
actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, organismo públicos,
entidades financieras…. Es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.
A estas comunicaciones se las asignan un número, el cual servirá como referencia
y será anotada en el libro registro de enviada de correspondencia.

Formato del libro registro de entrada de correspondencia:

REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA ENTRADA N° orden Fecha Dia Mes

Clase
Remitente
Asunto
Anexos
Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:
2. Registro de salida carta:
Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y
prepararla para su emisión.

Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben estar registradas y

estampados con el sello.
En el sello debe aparecer:
*El número de registro
*La fecha
*El destinatario
- Original: se envía al correo - Copia: Archivado con Justificante interno del envio
de la correspondiente comunicación.
Formato del registro de salida:
REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA SALIDA: Referencia
Fecha N° Orden Clase de salida
3. Correspondencia interna:
Anexos
Destinatario
Asunto

En las grandes y medianas empresas además de los de entrada y salida, se lleva

un registro para la comunicación interna. Según el volumen de comunicaciones y
el organigrama de la empresa, este puede ser:
*único o existir tanto como departamentos haya (funcionamiento igual al de
registro de entrada y salida)
Ejemplo de registro de correspondencia:
RECEPCION, ENVIO Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA
Este procedimiento consiste en la recepción/envió de correspondencia (carta, hoja
de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema
de Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollando para el
efecto.

Correspondencia Recibida
Recepción cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de
Sistema de información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:
1. Verificar que la correspondencia este dirigía al centro de sistema de
información.
2. Verificar sello recepción este con la fecha del día.
3. Sellar documento original y la copia y firmar ambos ejemplares
4. Firmar el cuarderno de correspondencia (en caso que el departamento de
origen no utilice el sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual)
5. Entregar al coordinador del Centro de sistemas de información para su
conocimiento, registro y asignación de la tarea
Registro en el sistema
El coordinador del centro de sistema de información registrara la correspondencia
en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignara en el sistema el o los
responsables de la ejecución del requerimiento. El número correlativo de
correspondencia recibida será anotado en el documento para su posterior
seguimiento.
Correspondencia enviada
Elaboración
Cada Funcionario del centro de sistema de información a sus propias cartas, hija
de rutas y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una
secretaria asignada.
Solamente aquello documentos relacionados con adquisiciones, envió de facturas
o solicitud de permiso o vacaciones, deben llevar el visto bueno del coordinador
del centro de sistema de información. Las cartas deben seguir una numeración
correlativa, estar impresa en papel membretado y emitirse en el doble ejemplar.

Entrega
La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada
funcionario del centros de sistema en coordinación con el asistente a medio
tiempo asignado al departamento, quien entregara el documento original en el
departamento de destino y hará sella la copia del mismo.

Registro en el sistema
Una vez que es entregada la correspondencia, el coordinador del centro de
sistema de información registrara en el sistema de la correspondencia, el
documento enviado anotado el número correlativo que emite el sistema de copia
de la correspondencia enviada.

Archivo de la correspondencia
Una vez registrada la correspondencia enviada, el coordinador del C.S.I devolverá
la copia al asistente para que la guarde en el archivador correspondiente.