ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD 3

PRESENTADO POR
KAREN SOFIA TIERRADENTRO CASTAÑEDA

SENA

RESTREPO META
2022
 RECEPCION DE DOCUMENTOS
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar
para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o
jurídica. En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:
 Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional,
correo electrónico, página web, otros.
 Recibo de documentos oficiales.
 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
 Constancia de recibo (sello, reloj radicado).

REGISTRO DE DOCUMENTOS
 Recibo de documentos oficiales.
 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
 Constancia de recibo.
 Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001,
tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria,
Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de
radiación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo
de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
 Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.

RADICACIÓN DE DOCUMENTOS
 Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos
establecidos en el artículo 2 del Acuerdo060 de 2001, dejando constancia de
la fecha y hora de recibo o de envío.
 Impresión de rótulo de la radiación.
 Registro impreso de planillas de radiación y control.

1. Registro de entrada carta:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la
actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos,
entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.
A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y
será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia, Formato del libro.
Registro de Entrada de Correspondencia:
 N.º orden
 Fecha de entrada
 Día
 Mes
 Clase
 Remitente Destinatario
 Asunto
 Anexos
Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:

2. Registro de salida carta:

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y
prepararla para su Emisión.
Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y
estampados con el mismo sello.
En el sello debe aparecer:
 El número de registro
 La fecha
 El destinatario

Original: Se envía al correo
Copia: Archivado como justificante interno del envío de la correspondiente
comunicación

Formato del registro de salida:

Registro de salida de la correspondencia
 Referencia
 Fecha
 N.º orden Clase de salida
3. Correspondencia interna:
 Anexos
 Destinatario
 Asunto
En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un
registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de comunicaciones y
el organigrama de la empresa, éste puede ser:
 Único o existir tantos como departamentos que haya (Funcionamiento igual al
de registros de entrada y salida).

Ejemplos de registro de correspondencia:

RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA
Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja
de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de
Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.

Correspondencia Recibida
Recepción Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de
Sistemas de información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:
1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de
Información.
2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de
origen no utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).
5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su
conocimiento, registro y asignación de la tarea.

Registro en el Sistema
El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspondencia
recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el o los
responsables de la ejecución del requerimiento. El número correlativo de
correspondencia recibida será anotado en el documento para su posterior
seguimiento.
Correspondencia enviada

Elaboración
Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas,
hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene
una secretaria asignada.
Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones, envío de facturas
o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del Coordinador del
Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una numeración
correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble ejemplar.
Entrega
La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada
funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo
asignado al departamento, quien entregará el documento original en el
departamento de destino y hará sellar la copia del mismo.
Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de
Sistemas de información registrará en el Sistema de Administración de
Correspondencia, el documento enviado anotando el número correlativo que emite
el sistema en la copia de la correspondencia enviada.

Archivo de la correspondencia
Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I. devolverá
la copia al asistente para que la guarde en el archivador correspondiente.