EVIDENCIA 3INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

PRESENTADO POR: JENNIFER VANESSA DIAZ DELGADO

PRESENTADO A: HELENA MARGARITA PIÑEROS OSORIO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE –SENA,

Curso ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
RECEPCIÓN O RADICACIÓN
Al inicio de cada año se radica con consecutivo 001, utilizando los aplicativos que las empresas implementan
para el control y tramite de las comunicaciones en soporte físico y o electrónico con el fin de dejar constancia
de la fecha, hora de recibido y numero de radicación, luego se le asigna un sticker que se adhiere
directamente en el documento. La numeración es asignada en estricto orden de llegada, sin tachones ni
enmendaduras.
Los documentos que llegan a través de un correo electrónico son radicados automáticamente en el aplicativo,
se bajan del sistema y luego se imprimen y se realiza el mismo procedimiento anterior para darles
direccionamiento al área competente. Cuando hay errores en la etapa de radicación se deja constancia
justificada por escrito y firmada por el responsable con el visto bueno del jefe inmediato.
REGISTRO
Las personas encargadas de este tramite y que reciben las comunicaciones tanto física como
electrónicamente, digitalizan y registran diariamente los datos requeridos por el sistema donde queda
registrada la recepción y tramite de las comunicaciones recibidas por la entidad, que dependiendo del
documento automáticamente establece el tiempo de respuesta.
ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS
Definición de medios de recepción
Recibo de documentos oficiales
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
Constancia de recibo
Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)
Asignación consecutiva de envíos
ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:
Asignación de consecutivo, fecha y hora
Impresión de rótulo de radicación
Relación entre los documentos recibidos y enviados
Registro impreso de planillas de radicación y control
Elaboración de estadísticas
REGISTRO DE ENTRADA CARTA:
Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la actividad de la empresa:
suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen
información a la empresa. A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y
será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.
 Según
la Norma

Técnica Colombiana (NTC), el espacio para estampar el sello radicador es la zona 3 que corresponde al
extremo superior derecho del documento.
REGISTRO DE SALIDA CARTA:
Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla para su emisión
Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y estampados con el mismo
sello.
En el sello debe aparecer:
El número de registro
La fecha
El destinatario
Original: se envía al correo
Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente comunicación
CORRESPONDENCIA INTERNA:
En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un registro para las
comunicaciones internas. Según el volumen de comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede
ser:
Único
O existir tantos como departamentos haya (Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)
Ejemplos de registro de correspondencia:
RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DECORRESPONDENCIA
Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de ruta, formulario,
correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de Administración de Correspondencia en
ambiente WEB desarrollado para el efecto.
CORRESPONDENCIA RECIBIDA RECEPCIÓN
Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de información, será recibida
siguiendo los siguientes pasos:
1.Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de Información
2.Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día
3.Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
4.Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen no utilice el Sistema en la
WEB y siga con el procedimiento manual)
5.Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su conocimiento, registro y asignación
de la tarea.
REGISTRO EN EL SISTEMA
El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspondencia recibida en el Sistema de
la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el o los responsables(s) de la ejecución del requerimiento.
El número correlativo de correspondencia recibida será anotado en el documento para su posterior
seguimiento.
CORRESPONDENCIA ENVIADA
ELABORACIÓN
Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas, hojas de ruta y
correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una secretaria asignada. Solamente
aquellos documentos relacionados con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación,
deben llevar el visto bueno del Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir
una numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble ejemplar.
ENTREGA
La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada funcionario del Centro de
Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo asignado al departamento, quien entregará el
documento original en el departamento de destino y hará sellar la copia del mismo
Registro en el sistema Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de Sistemas
de información registrará en el Sistema de Administración de Correspondencia, el documento enviado
anotando el número correlativo que emite el sistema en la copia de la correspondencia enviada.
ARCHIVO DE LA CORRESPONDENCIA
Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I. devolverá la copia al asistente para
que la guarde en el archivador correspondiente.
Recepción de Documentos:
Registro de Correspondencia Externa Recibida
Registro de Correspondencia interna Recibida
Rotación Folletos y Revistas
Control de Documentos Contables Control de Correspondencia Interna Enviada
Recordatorio de Correspondencia Recibida en Tramitación
Aviso de Traspaso de Documentos
DISTRIBUCIÓN
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad, se
realiza a través de la Ventanilla Única, la cual garantiza la celeridad en la entrega de la comunicaciones
tanto internas con destino externo como externas con destino interno para lo cual cuenta con un mensajero
interno, y un mensajero externo en cuanto a la entrega local y a través de Outsourcing se entregaran las
comunicaciones en los lugares más distantes (local extendida, nacional e internacional).
En este proceso se desarrollan las siguientes actividades:
Si el documento es un memorando interno, éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin
necesidad de imprimirlo, a menos que la dependencia destinataria exija el documento impreso para un
trámite legal o administrativo.
Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en forma física por el destinatario y
para confirmar su recibo, se envía con el mensajero interno junto con el formato Comunicaciones internas
despachadas, relacionando en el Asunto, el número de radicación generado por el SGD con el fin de
tener la evidencia de que envió el documento. El destinatario recibe el documento física o
electrónicamente y debe firmar el formato antes mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria
para verificación y control del envío.
Distribución de documentos/comunicaciones externas recibidas
Los documentos o comunicaciones externas que se reciben a través del servicio de mensajería
externa o local, deben ser radicados a través del aplicativo SGD, en la Ventanilla Única Institucional y su
distribución a las diferentes dependencias se realiza de la siguiente manera:La funcionaria de la
Ventanilla Única, recibe, clasifica las comunicaciones externas en fuelle, o en carpetas, por dependencias.
Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones externas recibidas. Hace entrega al
mensajero interno, del documento y del formato, para que proceda a su distribución.
El mensajero hace entrega delos documentos en las dependencias y hace firmar el formato para
verificación y control del recibido en la Ventanilla única.
Distribución y envío de documentos externos
Todos los documentos enviados al medio externo deben ser radicados por medio del aplicativo SGD y
distribuidos a través de la Ventanilla Única Institucional.
La Dependencia productora remite a la Ventanilla Única Institucional para su distribución, los documentos
elaborados en su respectivo soporte, con el número de copias requeridas, sus anexos y el sobre
diligenciado. Para lo cual se diligencia el formato Comunicaciones enviadas al medio externo.
La Ventanilla Única Institucional verifica el cumplimiento de requisitos conforme a lo estipulado en la
producción documental de la institución (código de serie documental, radicación del antecedente destinatario,
firmas, copias, anexos).
La Ventanilla Única Institucional realiza el registro con los siguientes datos básicos: número de radicación,
fecha del documento, hora, datos del destinatario (nombre, entidad, cargo, ciudad del destinatario,
anexos).
La Ventanilla Única Institucional realiza las actividades de alistamiento físico, para el envío a través del
servicio de mensajería externa diligencia y firma las guías para el control de entrega, y realiza la distribución
utilizando los medios de mensajería.