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3.

4 ACTIVIDADES DE TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO

Programa de Formación: Código: 51130033


Administración Documental en el Versión: 1
Entorno Laboral
Estudiante: Liliana Anaya Suarez

EVIDENCIA 3: Informe “Administración Documental”. De acuerdo con los


conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe
entregar un informe del paso a paso para la recepción o radicación, registro, distribución o
embalaje de cinco documentos de diferente contexto.

DESARROLLO:

1. Registro de entrada carta:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la
actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades
financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.

A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será
anotado en el libro de registro de entrada de correspondencia. Un formato utilizado por las
instituciones (públicas o privadas) es el siguiente.

 Formato:

REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA

ENTRADA

Nº orden Fecha de entrada


de entrada Día Mes Clase Remitente Destinatario Asunto Anexos

Además de la incorporación al libro de registro, la entidad de igual forma debe colocar un


sello, ejemplo:

2. Registro de salida carta:


Luego de elaborar la carta/documento, se debe revisar para correcciones e emisión a su
destinatario. Se debe como mínimo presentar original y copia los cuales deben quedar
registrados y sellados.

En el sello debe aparecer:


 el número de registro
 la fecha
 el destinatario

-Original: se envía al correo


-Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente comunicación
 Formato:

REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA

SALIDA

Referencia Fecha Nº orden Clase Anexos Destinatario Asunto


de salida

3. Correspondencia interna:

En las grandes, medianas y pequeñas entidades o instituciones se elabora de igual forma


un registro de las comunicaciones internas. De acuerdo a su volumen de comunicaciones y
el organigrama que en cada una de ellas se establece. El cual puede ser:
 Único
 O depende de cuantos departamentos existan (Funcionamiento igual al de registros
de entrada y salida)

- Ejemplos de registro de correspondencia:

Recepción, envío y registro de correspondencia

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de ruta,


formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de
Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.

4. Correspondencia Recibida

Recepción
Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de
información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:

 Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de


Información.
 Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
 Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
 Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen no
utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).
 Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su
conocimiento, registro y asignación de la tarea.

Registro en el Sistema

El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspondencia


recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el o los
responsable(s) de la ejecución del requerimiento. El número correlativo de
correspondencia recibida será anotado en el documento para su posterior seguimiento.

5. Correspondencia enviada

Elaboración

Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas, hojas
de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una secretaria
asignada. Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones, envío de
facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del
Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una
numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble ejemplar.

Entrega

La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada


funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo
asignado al departamento, quien entregará el documento original en el departamento de
destino y hará sellar la copia del mismo.

Registro en el sistema

Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de Sistemas de


información registrará en el Sistema de Administración de Correspondencia, el documento
enviado anotando el número correlativo que emite el sistema en la copia de la
correspondencia enviada.

Archivo de la correspondencia

Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I. devolverá la


copia al asistente para que la guarde en el archivador correspondiente.

Ahora bien, para que la recepción de documentos se realice de forma exitosa se deben
realizar los siguientes pasos:

- Registro de correspondencia externa recibida.


- Registro interno de correspondencia recibida.
- Rotación de folletos y revistas.
- Control de documentos contables.
- Control de correspondencia interna enviada.
- Recordatoria de correspondencia y en trámite.
- Aviso de traspaso de documentos.
 Recepción para el recibo de documentos.

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