Nombre: Elizabeth Sedano Castellanos

Administración documental en el entorno laboral (2584326)

Evidencia 1: Ensayo "Importancia de los Archivos"

Introducción
En el presente ensayo se trata el tema de la importancia de los archivos, en donde
se busca plasmar diferentes terminologías y se tocara el tema de su origen,
evolución, categorización, y aplicación en el medio actual.

Argumentación
El archivo es fundamental en la evolución cultural, social, política y científica de la
humanidad, representa la conservación de toda información y documentos. Es
funcional y de fácil manejo para cualquier tipo de consulta ya que los medios
tecnológicos actuales facilitan aún más su modo de adquisición.

Los primeros archivos aparecieron con los diferentes imperios y eran una
herramienta de control hacia la población y sus riquezas, estas iban desde tablillas
de madera, para documentos de uso frecuente hasta la piedra de mármol y
pergamino cuando se requería que los documentos fueran conocidos por todos.
Los archivos tienen principalmente tres funciones importantes: Recoger, conservar
y servir. En su evolución la información puede estar contenida sobre papel o
cualquier otro soporte como son en medios legibles o por sistema operativo.

Los archivos son parte esencial de los recursos de información ya que allí se
evidencia en forma original el desarrollo histórico de su misión, funciones y
actividades. Su importancia parte del valor que tiene para: La administración,
investigación, comunidad, desarrollo económico; social, científico y tecnológico.
Conservan y difunden información registrada, generada o recibida por una entidad,
grupo o persona en función de las actividades que realiza.

Los archivos son creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus

tareas para sus propios fines, cualquier empresa o entidad debe recurrir con
frecuencia a los documentos que ha creado o recibido para verificar la información
contenida, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a tramites,
demandas, ETC.
Cualidades de los archivos:

Las cualidades de los archivos tienen que ver propiamente con las ventajas que
este sistema presta a la organización, de manera que su correcta implementación
adiciona elementos de competividad al contar con herramientas sustentables de la
información generada, patrimonio invaluable y conocimiento institucional.
Características que componen un archivo:

Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar

equivocaciones.

Técnicos: se deben registrar las situaciones en la toma de decisión del

responsable para no delegar equivocadamente al personal técnico de un archivo.

Sigilo profesional: grado de confidencialidad que se maneja.

Según su uso se dividen en:

Archivo activo: Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o

que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no
pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior
a los cinco años y es consultada más de una vez al mes.

Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados del
archivo activo finalizado el año fiscal.  Su finalidad es suministrar información para
comprobar operaciones realizadas.

Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que

tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor.  Se almacenan allí hasta la
destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función.

Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas individuales,

colgando de una guía dentro de las gavetas.  Las carpetas se colocan una detrás
de otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba, donde se escribe la
identificación de lo que allí se conserva.

Archivo lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros
de estantería en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o
cajas que se colocan paralelamente.

Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima del

otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones.  Este archivo es válido en el caso
de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas.
Tipos de Materiales.

Los tipos de materiales que se utilizan para archivar son:

Generalidades. Un sistema de archivo está conformado por todos los elementos y

materiales necesarios para conservar, retirar y usar la información que se
necesite, así se tiene:

Carpetas: Cartulinas dobladas en dos, con pestaña en la hoja de atrás.  En la

pestaña se escribe el rótulo, que indica el contenido de la carpeta.  Las carpetas
son utilizadas para colocar documentos relacionados con una persona, firma o
institución o referidas a un mismo asunto.  Por lo general se utilizan dos tipos de
carpetas: Carpetas individuales y carpetas misceláneas.  Se decide el tipo de
carpeta a usar, dependiendo del volumen de correspondencia que se recibe en el
período de archivo, que puedes ser de seis meses a un año.

Carpetas individuales: Son las que se asignan a corresponsales activos o

personas con las cuales se mantiene comunicación constante y a la cual se hace
necesario referirse frecuentemente.  Se ordena alfabéticamente detrás de cada
guía primaria.   Dentro de la carpeta los papeles se ordenan cronológicamente
hacia arriba, por orden de fecha, la más reciente al frente. Para abrir carpeta
individual, el corresponsal debe tener por lo menos cinco documentos.

Carpetas misceláneas: Usadas para archivar documentos de aquellos

corresponsales con los cuales no es frecuente la comunicación.  Esta carpeta
contiene papeles de varios corresponsales, puesto que es donde se coloca la
correspondencia inactiva, hasta considerarla de importancia para abrirle carpeta
individual.  Es el hogar "temporal “de toda correspondencia.

Guías: Tarjetas indicadoras hechas de cartón fuerte y resistente, provistas de una

pestaña en la parte superior donde aparece el título, nombre o asunto. Se usan
para dividir las gavetas en secciones e indicar dónde debe archivarse o localizarse
los documentos.
 
Rótulo: Título que parece impreso en la pestaña superior de la guía.  Identifica
cada guía, describiendo lo que aparece o debe archivarse detrás de ella.
Conclusión: se puede concluir, el archivo ha sido fundamental en la evolución de
la humanidad, el archivo es la historia de toda empresa, entidad e incluso país en
la conservación de documentos importantes, es de fácil funcional y de fácil manejo
ya que contiene información verídica.

se observa que en la etapa 1

de pre limpieza se puede
contaminar el
grano con otro que de
1.

pronto se encuentre dañado,

como también en el proceso
de
almacenamiento,
2.

seguidamente en la etapa
2 cuando le quitan las
cascaras a los
granos y cuando lo
3.

clasifican por el color y

 tamaño y por último en la
etapa 3, por un
4. mal almacenamiento que no
sellen bien los productos.
5. se observa que en la etapa 1
de pre limpieza se puede
contaminar el
6. grano con otro que de
pronto se encuentre dañado,
como también en el proceso
de
7. almacenamiento,
seguidamente en la etapa
2 cuando le quitan las
cascaras a los
8. granos y cuando lo
clasifican por el color y
tamaño y por último en la
etapa 3, por un
9. mal almacenamiento que no
sellen bien los productos.
10. se observa que en la
etapa 1 de pre limpieza se
puede contaminar el
11. grano con otro que de
pronto se encuentre dañado,
como también en el proceso
de
12. almacenamiento,
seguidamente en la etapa
 2 cuando le quitan las
cascaras a los
13. granos y cuando lo
clasifican por el color y
tamaño y por último en la
etapa 3, por un
14. mal almacenamiento que
no sellen bien los producto