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INFORME ADMINISTRACIN DOCUMENTAL

El proceso de recepcin de documentos es el conjunto de operaciones de verificacin y control


que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por
una persona natural o jurdica. Al radicar se asigna un nmero consecutivo a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de
envo. Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o cdigo de la dependencia competente, Nombre del funcionario
responsable del trmite, anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS: Definicin de medios de recepcin


Recibo de documentos oficiales Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas
Constancia de recibo Asignacin de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2) Asignacin
consecutivo de envos

ACTIVIDADES DE LA RADICACIN DE DOCUMENTOS: Asignacin de consecutivo, fecha y


hora 4 Impresin de rtulo de radicacin Relacin entre los documentos recibidos y enviados
Registro impreso de planillas de radicacin y control Elaboracin de estadsticas

Registro de entrada carta: Al recibir las cartas, se registrarn y archivarn aquellas


que guarden relacin con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores,
Organismos Pblicos, entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen
informacin a la empresa. A estas comunicaciones se las asigna un nmero, el cual
servir como referencia y ser anotado en el Libro Registro de Entrada de
Correspondencia.
Registro de salida carta: Una vez escrita la carta o comunicacin, hay que comprobar
su correccin y prepararla para su emisin. Operacin: mnimo un original y una copia.
Ambos deben de estar registrados y estampados con el mismo sello. En el sello debe
aparecer:
Nmero de registro
La fecha
El destinatario
Original: se enva al correo
Copia: archivado como justificante interno del envo de la correspondiente
comunicacin.
Correspondencia interna: En las grandes y medianas empresa adems de los de
entrada y salida, se lleva un registro para las comunicaciones internas. Segn el
volumen de comunicaciones y el organigrama de la empresa, ste puede ser:
nico
existir tantos como departamentos haya (Funcionamiento igual al de registros de
entrada y salida.

RECEPCIN, ENVO Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepcin/envo de correspondencia (carta, hoja de ruta,


formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de Administracin de
Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.

Correspondencia Recibida

Recepcin
Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de informacin,
ser recibida siguiendo los siguientes pasos:

Verificar que la correspondencia est dirigida al Centro de Sistemas de Informacin.


Verificar que el sello de recepcin est con la fecha del da.
Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen no
Utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).
Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Informacin para su conocimiento,
registro y asignacin de la tarea.

Registro en el Sistema

El Coordinador del Centro de Sistemas de Informacin registrar la correspondencia recibida


en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignar en el sistema el o los responsable(s) de la
ejecucin del requerimiento. El nmero correlativo de correspondencia recibida ser anotado
en el documento para su posterior seguimiento.

Correspondencia enviada. Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones,


envo de facturas o solicitud de permiso o vacacin, deben llevar el visto bueno del
Coordinador del Centro de Sistemas de Informacin. Las cartas deben seguir una numeracin
correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble ejemplar.
Bibliografa
https://www.google.com.co/search?q=informe+del+paso+a+paso+para+la+recepci%C3%B3n+
o+radicaci%C3%B3n%2C+registro%2C+distribuci%C3%B3n+o+embalaje+de+cinco+documento
s+de+diferente+contexto.&rlz=1C1EJFA_enCO707CO707&oq=informe+del+paso+a+paso+para
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de+cinco+documentos+de+diferente+contexto.&aqs=chrome..69i57&sourceid=chrome&ie=UT
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