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Curso:
ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Tema:

" Informe Administración Documental. "

Presenta:

Giovanni Munera Quiñones

 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA,
Administración documental en el entorno laboral

INTRODUCCION

Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, tiene personas o departamentos

que se encargan de recoger el correo y abrirlo. Según en tamaño e Importancia de la
empresa, esa persona o departamento se dedicará exclusivamente a ello o, por el
contrario, realizará además otras funciones.

Este informe "Administración Documental" se realiza para mostrar paso a paso la

recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de documentos de diferente
contexto de las comunicaciones que entran y salen de una empresa, en el cual es
conveniente establecer un registro, ya que; permite mayor rapidez en su localización; los
escritos pueden extraviarse en el envío de una sección a otra; constituye un control
interno de las comunicaciones recibidas y emitidas.
Existen tres tipos de registros: Registro de entrada - Registro de salida - Correspondencia
interna (comunicación interna).
 INFORME "ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL".

Después de la realización de las actividades anteriores , se ha logrado reflexionar,

contextualizar y apropiar los conceptos más representativos que permiten reconocer y
asimilar la definición de administración, los pasos para la administración documental,
principios y normas archivísticas aplicados en los procesos técnicos de recepción y
despacho de comunicaciones oficiales, las disposiciones de la Norma Icontec 185, las
comunicaciones internas y documentación para recepción y despacho de documento y el
embalaje de los mismos, es importante haber revisado, leído y comprendido el material de
estudio presentando en esta guía.

El proceso de recepción de documentos: es el conjunto de operaciones de verificación y

control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son
remitidos por una persona natural o jurídica.

Al radicarse asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,

dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

Con el registro: las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

Definición de medios de recepción

Recibo de documentos oficiales
* Verificación y confrontación de folios, copias, anexos,
firmas * Constancia de recibo
* Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)
* Asignación consecutivo de envíos

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:

*Asignación de consecutivo, fecha y hora

*Impresión de rótulo de radicación
*Relación entre los documentos recibidos y enviados
*Registro impreso de planillas de radicación y control
*Elaboración de estadísticas
 I)CARTA
Registro de entrada carta:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán ENTRADA

GISTRO DE ENTRADA DE CORRESPONDEN
Fecha de Clase Remitente Destinatario Asunto Anexos
aquellas que guarden relación con la actividad de la orden entrada
empresa: suministradores, distribuidores, de
entrada
Organismos Públicos, entidades financieras... es
decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.

A estas comunicaciones se las asigna un número, el selto Radicado,

cual servirá como referencia y será anotado en el Libro
Registro de Entrada de Correspondencia.

Formato del libro Registro de Entrada de

Correspondencia:

SS x 6 cms
2. Registro de salida carta:

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla para
su remisón.

Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y

estampados con el mismo sello.

En el sello debe aparecer:

el número de registro la fecha
el destinatario
-Original: se envía al correo
-Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente comunicación
Formato del registro de salida:

3. Correspondencia interna:

En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un registro
para las comunicaciones internas. Según el volumen de comunicaciones y el orgamgrama
de la empresa, éste puede ser:

• único
• o existir tantos como departamentos haya
2) CORRESPONDENCIA
Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de ruta,
formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de
Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.

Correspondencia Recibida

Recepción

Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de

información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:

l .Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de

Información.
2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de
origen no utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).
5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su
conocimiento, registro y asignación de la tarea.

Registro en el Sistema

El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspondencia

recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el o los
responsables(s) de la ejecución del requerimiento. El número correlativo de
correspondencia recibida será anotado en el documento para su posterior
seguimiento.

Correspondencia enviada

Elaboración

Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas, hojas
de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una
secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones,
envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del
Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una
numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble
ejemplar.

Entrega

La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada funcionario

del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo asignado al
departamento, quien entregará el documento original en el departamento de destino y hará
sellar la copia del mismo.

Registro en el sistema

Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de Sistemas de

información registrará en el Sistema de Administración de Correspondencia, el documento
enviado anotando el número correlativo que emite el sistema en la copia de la
correspondencia enviada.
Recepción de Documentos:
Archivo de la correspondencia Registro de Correspondencia Externa
Recibida

Registro Interno de Correspondencia

Recibida
Una vez registrada la Rotación de Folletos y Revistas
correspondencia enviada, el
Coordinador del C.S.I. devolverá la Control de Documentos Contables
copia al asistente para que la guarde Control de Correspondencia Interna
en el archivador correspondiente. Enviada
Recordatorio de Correspondencia Recibida y en Tramitación

Aviso de Traspaso de Documentos

3) CUENTAS DE COBRO:

*Cuando un oficio o cuenta de cobro llega, se realiza la recepción revisando los datos más
importantes como fecha, número de documento, anexos y también las copias (si se trata
de una cuenta de cobro son dos copias, una que reposará en el archivo de la oficina y una
dirigida a la Secretaría de Hacienda del distrito).

*Una vez realizada la revisión se procede a recepcionar el documento a través de un

formato donde se registran los datos más relevantes como la fecha de recepción, tipo
de documento, nombre y firma de la persona que entrega el documento.

*Luego se entrega la carta de recibido a la persona que entrego el documento.

*La persona encargada de la recepción de la documentación que en este caso es la

asistente en ventanilla procede a guardar la documentación y anexos si fuera el caso en
una carpeta (si se trata de una cuenta de cobro los documentos se trasladan a otras
dependencias de la secretaría de Hacienda para hacer efectivo el pago de la misma).

4)FACTURA

Recepción: Se recibe en la ventanilla única de archivo

Radicación: se radica mediante un software que emite un sticker con el número de
radicado, fecha de recepción y entidad que envía
Registro: se registra en el software de correspondencia
Distribución: se lleva al área de Contabilidad

5)DERECHO DE PETICIÓN

Recepción: Llega el derecho de petición solicitando una indemmzación sustitutiva de

penslon.
Clasificación: Se separa en los documentos con términos de tiempo para la respuesta.
Distribución: Se direcciona a la oficina de Fondo de Pensiones de la entidad.
Proceso: Se verifica la información laboral del solicitante y se procede a iniciar el trámite
indicando documentación requerida para el lleno de los requisitos oficiando al solicitante.
Salida: Cuando se emite el comunicado de respuesta informando al solicitante los
requisitos exigidos para el lleno de los requisitos para acceder al derecho.

6). MEMORANDO

Son Comunicaciones Oficiales Internas corresponden al conjunto de documentos

generados por las diferentes dependencias de la Entidad en desarrollo de sus funciones
con destino interno.

Para radicar un memorando interno se debe:

l. Tener los permisos establecidos para la radicación de Memorandos.

2. Elaborar el archivo con el memorando previamente en formato odt, en la plantilla
diseñada para tal fin (Memorando Interno), que se encuentra disponible en la barra
superior derecha de la interface web de orfeo:

3. Ingresar por el módulo de carpetas en "RADICACION Memorando"

4. El sistema despliega un formulario donde se realiza una verificación previa para
saber si el memorando que se radicará es una respuesta generada a un radicado ya
existente y asi realizar las relaciones de anexo o de asociado según sea el caso.

Cuando se va a anexar el memorando a un radicado padre, este deberá estar asignado en

Orfeo al mismo usuario que realiza la radicación.

5. Para anexar el memorando a un radicado padre se digita el No. del Radicado, en el

campo asignado, se selecciona el rango de fecha y se da click sobre el botón "BUSCAR"
 6. Cuando el documento es encontrado por el sistema se marca el botón de selección,
y se da click en el botón "Como Anexo"

Nuevo (Copia Datos) Como Anexo Asociado

NO TIENE PADRE
20069000000052 Fecha Rad 2006-01-11
JAIRO LOSADA CARDONA • Cuenta Int.rna
Asociado Anx > 20069050000075
• No Disp Asunto
4 PRUEBA

NO TIENE PADRE

7. El sistema Ingresa a un módulo de radicación donde se debe digitar la fecha del

documento y luego pasar a los datos generales del documento que son diligenciados en
tres pestañas diferentes de acuerdo a las siguientes indicaciones:

Remitente: Persona o empresa que remite el documento a la entidad.

Predio: Persona o empresa que se encuentra afectada.

Empresa: Empresa de Servicios Públicos ESP, contra la que se presenta la denuncia.

Cuando se hace anexo a un radicado ya existente estas pestañas aparecerán alimentadas

con la información correspondiente, de lo contrario se ingresa por el botón Buscar para
diligenciar esta información.

Para el caso de los memorandos internos se puede realizar la búsqueda por

FUNCIONARIO

8. Se diligencian los datos faltantes como Asunto, Tipo de documento (en este caso
solo aparece Memorando Interno), dependencia y usuario actual (Cuando el memorando
es anexo de un radicado padre debe aparecer la dependencia y el usuario que realiza la
radicación)

Atras MODULO DE RADICACION INTERNA (Dep 905)

Anexo de 20039000003202
9. Cuando la información se encuentra completa se da clic en el botón RADICAR.

IO. El sistema despliega una pantalla con la confirmación del número de radicación de
la Resolución. Esta numeración tiene la misma estructura y su secuencia se maneja de
la misma forma que la de correspondencia de salida. Es decir, un consecutivo único
para el nivel central y uno para cada una de las territoriales, pero en lugar de raya uno
(-1), los Memorandos Internos tienen número de identificación raya Cinco (-3) al final

Se ha generado el radicado No. 20119000000023

11. Hacer click sobre el botón "CERRAR VENTANA".

12. El documento que ha sido radicado queda ubicado en la carpeta de "Memos" del
usuano.
 Imagenes

CARPETAS

13. Ingresar a la carpeta Memos

14. Ubicar el radicado perteneciente al memorando y hacer click sobre el vínculo de

"Fecha de radicado"

15. Hacer click sobre la pestaña "Documentos".

16. En la vista "Documentos" dar click al vínculo llamado "Anexar Archivo" el cual lo
lleva a una ventana preliminar donde se debe seleccionar el Tipo de documento a anexar.
En esta lista desplegable solo se podrán anexar aquellos documentos que cada
dependencia puede manejar.
17. Se selecciona el tipo de documento (Memorando Interno) y se da click en el botón
"Aceptar"

18. Inmediatamente se despliega una ventana para seleccionar los datos del destinatario
y seleccionar la plantilla ya preparada correspondiente al Memorando.
 a. Seleccionar el destinatario al cual se radica el memorando.
b. Seleccionar el tipo de anexo: " Procesador de texto (.odt)".
c. Marcar la caja de chequeo que indica que el documento que va a anexar
requiere ser radicado.
d. Escribir una breve referencia que describa el documento que va a anexar.
e. Adjuntar el documento que ya ha preparado y que va a anexar para su
respectiva radicación.

19. Al hacer click sobre el botón "ACTUALIZAR" el archivo se anexa y la ventana muestra
un aviso que indica que se llevó a cabo la operación con éxito. Hacer click sobre el botón
"cerrar" para salir de esta ventana. Es importante esperar que aparezca la confirmación
del archivo anexado correctamente, antes de dar click en el botón "Cerrar", de lo
contrario el archivo no será anexado correctamente presentándose posteriormente
problemas al intentar abrirlo.

Archivo anexado correctar-nente

20. La vista "Documentos" mostrará entonces el registro correspondiente al documento

que ha anexado.

21. Si ya se ha revisado el documento y está satisfecho con el contenido hacer click

sobre el vínculo "Asignar Radicado" (este vínculo sólo aparecerá a aquellos usuarios que
tengan este permiso). El sistema le preguntará si está seguro de realizar la operación.
Para confirmar hacer click sobre el botón "Aceptar" o de lo contrario hacer click sobre el
botón "Cancelar" para volver a la forma anterior.
IAplicación JavaScriptl x
 22. Al seleccionar la opción "Aceptar", el sistema muestra una pantalla en la cual
aparece el número de radicado que le ha sido asignado al documento. (Este corresponde
al mismo número de radicado realizado inicialmente)

Combinacion de Correspondencia Realizada

Ver Archivo
El estado de la transaccion„..O
Se han generado O copias
Ha sido Radicado el Documento con el Número
20059050000103

Al ingresar por el vínculo "Ver Archivo" se puede ingresar al documento para Imprimirlo.
23. Despues de imprimir el documento y una vez se haya firmado el memorando, el
funcionario encargado deberá entregar el original en el Grupo Centro de Gestión
Documental y Correspondencia para su digitalización y reemplazo de la imagen con la
firma correspondiente.

Una vez digitalizado el Memorando y en caso que vaya dirigido a varios destinatarios, el
funcionario que tenga el Memorando en su bandeja de Orfeo, realizará los informados a
partir del segundo destinatario. La actividad de reasignar al primer destinatario la
realizará el responsable de la dependencia o grupo en Orfeo.
PROCEDIMIENTO PARA EL RECIBO DE
DOCUMENTOS UNIDAD DE CORRESPONDENCIA ó
VENTANILLA ÚNICA

lene Como función gestionar de manera centralizada y normalizada

las
Comunicaciones institucionales, recibidas y producidas por la
Universidad mplimiento fu
 Son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o
recepción en la oficina, trámite, distribución, organización, consulta, conservación
temporal hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

FORMACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

PRO ACTIV
CEDI IDADE
MIE S
NTO
S
2. R -
ec Confr
ep ontaci
ci ón
ó dilige
n nciami
de ento
so de
lic planill
it a de
u contro
 d ly
o ruta
tr del
á trámit
mi e-
te Deter
minaci
ón

de
3. R comp
etenci
es
a
p
ue -
st Prep
a araci
ón y
proy
ecció
n de
resp
uesta

PROCEDIMIENTOPROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
I . Registro de 2. Radicación • Asignación de
de consecutivo, fecha Y hora
documentos
documentos •lmpresión de rótulo de radicación
• Relación entre los
documentos recibidos y
enviados
*Registro impreso de planillas
de radicación y control
•Elaboración de estadísticas

CONCLUSIONES
El resultado de este informe después de la profunda lectura de documentos sobre la
"administración de documentos en el entorno laboral" nos da a conocer que este es de
vital importancia la cual debe crearse e implementarse en todas las entidades que manejen
flujo de información para el manejo de la documentación producida y recibida por una
entidad, la cual facilita el manejo organizado de la información, optimizando la entrega
de las solicitudes y requerimientos a cada dependencia competente según sea el asunto.

Toda entidad pública o privada con funciones públicas está en obligación de tener
centralizada y organizada la información, permitiendo un mayor control, mayor eficiencia
y transparencia a la hora de ser solicitada por los entes de control, dando cumplimiento a
las normas establecidas en los entes directivos encargados de regular la función archivística
del país.

Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas, que se
reciban o envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y local, a través
de los Centros de recepción y distribución de Comunicaciones.