ADMINISTRACION DOCUMENTAL

EN EL ENTORNO LABORAL

EVIDENCIA 3

INFORME
“ADMINISTRACIÓN
DOCUMENTAL”

PRESENTADO POR:
CAROLINA PABON

INSTRUCTOR:
YOVANNA GOMEZ CORTES

SERVICIO NACIONAL DE
APRENDIZAJE – SENA
 INTRODUCCIÓN

Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define

Gestión documental como el “Conjunto de actividades administrativas
y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación”.

La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, reguló la función archivística

del Estado; en el Título V: Gestión de documentos, Artículo 21:
“Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de
documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y
soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y
procesos archivísticos.

El presente informe sobre la “Administración Documental” tiene como

finalidad exponer el paso a paso la recepción o radicación, registro,
distribución o embalaje de 5 documentos de diferente contexto.
 EVIDENCIA 3

Informe Administración Documental.

De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de
aprendizaje Cada aprendiz entregará un informe del paso a paso para la
recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco
documentos de diferente contexto.

DESARROLLO

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de

verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de
los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Al
radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Con
el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente
o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre
del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.
ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

Definición de medios de recepción

Recibo de documentos oficiales
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
Constancia de recibo
Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)
Asignación consecutivo de envíos

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:

Asignación de consecutivo, fecha y hora

Impresión de rótulo de radicación
Relación entre los documentos recibidos y enviados
Registro impreso de planillas de radicación y control
Elaboración de estadísticas1.

REGISTRO DE ENTRADA CARTA:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden

relación con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores,
Organismos Públicos, entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen
información a la empresa.
A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como
referencia y será anotado en el Libro Registro de Entrada de
Correspondencia.
 - Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:

Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:

Según la Norma Técnica Colombiana (NTC), el espacio para estampar el

sello radicador es la zona 3 que corresponde al extremo superior derecho
del documento.
2. Registro de salida carta:
Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección
y prepararla para su emisión.
Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar
registrados y estampados con el mismo sello.
En el sello debe aparecer:
- el número de registro
- la fecha
- el destinatario

Original: se envía al correo

Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente
comunicación

- Formato del registro de salida:

3. Correspondencia interna:
En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se
lleva un registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de
comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser:
- Único
- o existir tantos como departamentos haya
-
(Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)
Ejemplos de registro de correspondencia:
RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA
Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia
(carta, hoja de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro
posterior en el Sistema de Administración de Correspondencia en
ambiente WEB desarrollado para el efecto.

Correspondencia Recibida
Recepción
Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de
Sistemas de información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:
1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de
Información.
2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento
de origen no utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento
manual).
5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su
conocimiento, registro y asignación de la tarea.

Registro en el Sistema
El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la
correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo
asignará en el sistema el o los responsable(s) de la ejecución del
requerimiento. El número correlativo de correspondencia recibida será
anotado en el documento para su posterior seguimiento.

CORRESPONDENCIA ENVIADA
Elaboración
Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus
propias cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el
departamento no tiene una secretaria asignada. Solamente aquellos
documentos relacionados con adquisiciones, envío de facturas o solicitud
de permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del Coordinador del
Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una
numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse
en doble ejemplar.
Entrega
La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de
cada funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a
medio tiempo asignado al departamento, quien entregará el documento
original en el departamento de destino y hará sellar la copia del mismo.
Registro en el sistema
Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de
Sistemas de información registrará en el Sistema de Administración de
Correspondencia, el documento enviado anotando el número correlativo
que emite el sistema en la copia de la correspondencia enviada.
Archivo de la correspondencia
Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I.
devolverá la copia al asistente para que la guarde en el archivador
correspondiente.

Recepción de Documentos:
- Registro de Correspondencia Externa Recibida
- Registro de Correspondencia interna Recibida
- Rotación Folletos y Revistas
- Control de Documentos Contables
- Control de Correspondencia Interna Enviada
- Recordatorio de Correspondencia Recibida en Tramitación
- Aviso de Traspaso de Documento
DISTRIBUCIÓN
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al
exterior de la entidad, se realiza a través de la Ventanilla Única, la cual
garantiza la celeridad en la entrega de la comunicaciones tanto internas
con destino externo como externas con destino interno para lo cual
cuenta con un mensajero interno, y un mensajero externo en cuanto a la
entrega local ya través de Outsourcing se entregaran las comunicaciones
en los lugares más distantes (local extendida, nacional e internacional).
En este proceso se desarrollan las siguientes actividades:

DISTRIBUCION DE DOCUMENTO NTERNOS ENVIADOS

- Si el documento es un memorando interno, éste deberá enviarse a
través del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a menos que la
dependencia destinataria exija el documento impreso para un trámite
legal o administrativo.
- Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si
es requerido en forma física por el destinatario y para
confirmar su recibo, se envía con el mensajero interno
junto con el formato Comunicaciones internas despachadas,
relacionando en el Asunto, el número de radicación generado por
el SGD con el fin de tener la evidencia de que envió el
documento. El destinatario recibe el documento física o
electrónicamente y debe firmar el formato antes mencionado y
devolverlo a la dependencia remisoria para verificación y control
del envío.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS/COMUNICACIONES EXTERNAS

RECIBIDAS
Los documentos o comunicaciones externas que se reciben a través
del servicio de mensajería externa o local, deben ser radicados a través
del aplicativo SGD, en la Ventanilla Única Institucional y su distribución a
las
diferentes dependencias se realiza de la siguiente manera:
- La funcionaria de la Ventanilla Única, recibe, clasifica las
comunicaciones externas en fuelle, o en carpetas, por dependencias
- Relaciona estas comunicaciones en el formato
Comunicaciones externas recibidas. Hace entrega al mensajero
interno, del documento y del formato, para que proceda a su
distribución

- El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y

hace firmar el formato para verificación y control del recibido en la
Ventanilla única.

Distribución y envío de documentos externos

- Todos los documentos enviados al medio externo deben ser
radicados por medio del aplicativo SGD y distribuidos a través de
la Ventanilla Única Institucional.

- La Dependencia productora remite a la Ventanilla Única

Institucional para su distribución, los documentos
elaborados en su respectivo soporte, con el número de copias
requeridas, sus anexos y el sobre diligenciado. Para lo cual
se diligencia el formato Comunicaciones enviadas al medio
externo.

- La Ventanilla Única Institucional verifica el cumplimiento de

requisitos conforme a lo estipulado en la producción documental
de la institución(código de serie documental, radicación del
antecedente destinatario, firmas, copias, anexos).

- La Ventanilla Única Institucional realiza el registro con los

siguientes datos básicos: número de radicación, fecha del
documento, hora, datos del destinatario (nombre, entidad, cargo,
ciudad del destinatario, anexos).
- La Ventanilla Única Institucional realiza las actividades de
alistamiento físico, para el envío a través del servicio de
mensajería externa diligencia y firma las guías para el control
de entrega, y realiza la distribución utilizando los medios de
mensajería.

La Ventanilla Única Institucional hace constar a la dependencia de

envío delos documentos y da por concluido el trámite de entrega.
 CONCLUSIÓN

Al finalizar el presente trabajo se puede concluir que la eficiencia en

la Gestión Documental en un elemento vital dentro de las Instituciones,
tanto públicas como privadas, que en los últimos años se han
desarrollado directrices gubernamentales desde varios ámbitos, con el fin
de optimizar la labor archivística, la cual tiene como finalidad la gestión
de la información documental. Por otro lado se pudo comprender que con
el auge de las tecnologías de la Información se han orientado los
documentos hacia la utilización y conformación de bases de datos
estructuradas y la mayoría de la información documental se está
generando y conservando electrónicamente. Las directrices actuales
apuntan a seguir la línea electrónica con la Ley del Cero Papel.