SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Gestión documental en el entorno laboral

Presentado por: Yorbi Torres Gámez
C.C. 1.066.181.563

Informe “Administración Documental”

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y

control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son
remitidos por una persona natural o jurídica. Al radicar se asigna un número consecutivo
a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envío. Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como:
remitente o destinatario, nombre o código de la dependencia competente, nombre del
funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS: Definición de medios de recepción

Recibo de documentos oficiales Verificación y confrontación de folios, copias, anexos,
firmas Constancia de recibo Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)
Asignación consecutivo de envíos.

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS: Asignación de consecutivo,

fecha y hora 4 Impresión de rótulo de radicación Relación entre los documentos recibidos
y enviados Registro impreso de planillas de radicación y control Elaboración de
estadísticas.

- Registro de entrada carta: Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán

aquellas que guarden relación con la actividad de la empresa: suministradores,
distribuidores, Organismos Públicos, entidades financieras... es decir, aquellas
que ofrecen información a la empresa. A estas comunicaciones se las asigna un
número, el cual servirá como referencia y será anotado en el Libro Registro de
Entrada de Correspondencia.

- Registro de salida carta: Una vez escrita la carta o comunicación, hay que
comprobar su corrección y prepararla para su emisión. Operación: mínimo un
 original y una copia. Ambos deben de estar registrados y estampados con el
mismo sello. En el sello debe aparecer: número de registro, la fecha el destinatario,
el original (se envía al correo) y copia (archivado como justificante interno del envío
de la correspondiente comunicación).

- Correspondencia interna: En las grandes y medianas empresa además de los

de entrada y salida, se lleva un registro para las comunicaciones internas. Según
el volumen de comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser:
único y existen tantos como departamentos haya (funcionamiento igual al de
registros de entrada y salida.

RECEPCIÓN, ENVÍO, REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA: Este

procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de ruta,
formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de
Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto. Este
procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de ruta,
formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de
Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.

Correspondencia Recibida
Recepción
Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de
información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:
- Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de
Información.
- Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
- Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
- Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen
no Utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).
- Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su
conocimiento, registro y asignación de la tarea.
Registro en el Sistema
El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspondencia
recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el o los
responsables(s) de la ejecución del requerimiento. El número correlativo de
correspondencia recibida será anotado en el documento para su posterior seguimiento.

Correspondencia enviada.
Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones, envío de facturas o
solicitud de permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del Coordinador del Centro
de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una numeración correlativa, estar
impresas en papel membretado y emitirse en doble ejemplar.

Distribución
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la
entidad, se realiza a través de la Ventanilla Única, la cual garantiza la celeridad en la
entrega de la comunicaciones tanto internas con destino externo como externas con
destino interno para lo cual cuenta con un mensajero interno, y un mensajero externo en
cuanto a la entrega local y a través de Outsoursing se entregaran las comunicaciones en
los lugares más distantes (local extendida, nacional e internacional)