SISTEMA DE GESTIÒN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

MATRIZ DE COMUNICACIONES PARA EL SG-SST

OBJETIVO:
Identificar las necesidades de comunicaciones internas y externas, y determinar las metodologías que serán utilizadas para ase
correcta comunicación con las partes interesadas y los grupos de interés de RYOSA INGENIEROS, con el fin de establecer un ca
organización, fortaleciendo una cultura institucional, mejorando la imagen corporativa y aumentando el sentido de pertenenc
satisfacción de todas las partes interesadas, protección del medio ambiente y prevención de riesgos relacionados con la segur

ALCANCE:
Esta matriz de comunicación interna y externa aplica a todos los procesos de la organizaciòn y hace parte del SG-SST

¿QUIEN A QUIEN SE
¿QUE SE VA A COMUNICAR ¿CON QUE FRECUENCIA
COMUNICA? COMUNICA
SE VA A COMUNICAR?

Gerente General
Política, metas y objetivos del SG- Coordinador del SG- A todo el personal Anual o cada vez que se
SST SST modifique

Lecciones aprendidas de incidentes Coordinador del SG- cada vez que suceda un
A todo el personal
ó accidentes de trabajo SST incidente ó accidente

Anual
Resultados de evaluación del SG- Coordinador del SG-
Gerente General Inducciones y
SST SST
reinducciones

Informe de avances y desempeño Coordinador del SG- A todo el personal

Partes interesadas Semestral
del SG-SST SST
que lo soliciten

Gerente General Anual

Plan de trabajo anual Coordinador del SG- A todo el personal Inducciones y
SST reinducciones
 Anual
Cuando ingrese
Peligros y riesgos laborales Coordinador del SG- A todo el personal personal nuevo o
identificados para la fundación SST visitantes a la fundación
o la Matriz de riesgos se
modifique

Anual
Cada vez que se
modifiquen las
Responsabilidades, funciones, y Coordinador del SG-
A todo el personal existentes o se definan
autoridad ante el SGA SST
nuevas
responsabilidades o
funciones

Acciones preventivas y correctivas Permanente o cada vez

para riesgos, accidentes y Coordinador del SG- A todo el personal que el panorama de
SST , COPASST
enfermedades laborales riesgos se modifique

Semestral o
A todo el personal Cada vez que se
Requisitos legales de S y ST Coordinador del SG- Partes interesadas actualice o haya
aplicables para la organización SST
que lo soliciten cambios en la legislación
vigente

Coordinador del SG- A todo el personal

Semestral
Mecanismos de participación y
Partes interesadas Inducciones y
consulta en temas de S y ST SST
externas Reinducciones

Coordinador del SG-

Programación de capacitaciones A todo el personal Semestral
SST

Programación de los exámenes Coordinador de

periódicos ocupacionales Gestión Humana A todo el personal Anual

Convocatoria y conformación de Anual o cada vez que

los comités asociados al SG-SST Coordinador del SG- hayan elecciones o haya
A todo el personal cambio en alguno de los
(COPASST, comité de convivencia, SST
brigada de emergencia) representantes
 Coordinador del SG-
Controles operacionales A todo el personal Permanente
SST

Cada vez que se

Respuesta a queja, reclamos, Gerente General, requiera contestar
solicitudes y sugerencias a partes Coordinador del SG- Partes interesadas alguna solicitud de
externas
interesadas externas SST partes interesadas
externas

Anual
A solicitud de partes
Plan de emergencias Coordinador del SG- A todo el personal interesadas o al ingreso
SST
de personal nuevo o
visitantes

Plan de auditorias internas Coordinador del SG- A todo el personal Semestral

SST

Coordinador del SG- Después de cada

informe de auditorias A todo el personal
SST auditoria

Elaboro: Reviso:
 Código: SGA-MC
UD EN EL TRABAJO
Versión: 01

A EL SG-SST Fecha: 30-08-2021

gías que serán utilizadas para asegurar el desarrollo de una

OS, con el fin de establecer un canal unificado en toda la
entando el sentido de pertenencia, en aras de ser partícipes en la
riesgos relacionados con la seguridad y salud en el trabajo.

y hace parte del SG-SST

¿CÓMO SE
REGISTRO
COMUNICA?

Carteleras
informativas Documento de la política,
Pagina web de la objetivos y metas firmado y
empresa aprobado por gerencia
Inducciones

Reuniones carteleras
investigaciones de AT e IT
informativas

Informe escrito aprobado y

A través de
firmado por gerencia.
documento escrito y
Registro e asistencia a
reuniones
reuniones.

Carteleras Informe escrito.

informativas, Registro e asistencia a
reuniones. reuniones.

A través de
documento escrito
Correo electrónico
Documento impreso o digital
En reuniones,
del Plan de trabajo Anual
procesos de
inducción y
reinducción
 Cartelera
informativa. Proceso Diagnostico Inicial de S y ST
de Inducción, Matriz de peligros y riesgos
reinducción y laborales
capacitaciones.

A través de los
procesos de Matriz y manual de funciones
inducción, responsabilidades y
reinducción y autoridades actualizado
capacitaciones

Carteleras
informativas en las
diferentes área de
Programas de S y ST
trabajo Reglamento de Higiene y
Procesos de
seguridad Industrial
inducción
reinducción y
capacitación

documento digital o
escrito. A través de
reuniones o Matriz legal actualizada.
procesos de
inducción o
capacitación.

Carteleras
informativas,
folletos, información Documento del SG-SST
por correo
electrónico

Carteleras
Programa y cronograma de
informativas , correo
capacitaciones
electrónico

Carteleras
Cronograma de exámenes
informativas, correo periódicos ocupacionales
electrónico

Carteleras
informativas, correo Actas de reunión.
electrónico, pagina Registro de convocatorias y
web de la elección de representantes
organización
 Folletos
Procesos de
Documento impreso o digital
Inducción,
reinducción y de los controles operacionales
capacitaciones.

Correspondencia Carta o informe escrito

externa

Capacitaciones,
inducciones y
reinducciones, Documento impreso o digital
Carteleras del Plan de Emergencias
informativas,
folletos

Cartelera Documento impreso o digital

informativa

Informe escrito Formato para informe de

cartelera informativa auditorias internas