ITA BUGA
ESTABLECIMIENTO PUBLICO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
Consecutivo Qué se debe comunicar
Paquete estrategico (Politica de
1 Calidad Integral, Misiòn, Visiòn,
Mapa de Procesos)
2 Plan de Desarrollo Institucional, PDI.
3 Caracterizaciones de los Procesos.
Representantes de la Gerencia para Rectoría.
4 comunidad.
los sistemas de gestión
Compromisos (Responsabilidades
5 Integral
con el sistema de Gestión)
6 Diseño del Programa
Requisitos legales aplicables a la
7 actividad de la
institución+B16:AA25B16B16:Y43
8 Servicio No conforme
9 Satisfacción Cliente
10 Calendario académico
Estudiantes Matriculados,
11 Inconvenientes en la inscripción y
matrícula
Peticiones, Quejas, Reclamos,
12 Sugerencias, Denuncia Actos de
Corrupción
Matriz Integral de Riesgos (Riesgos
13 de Calidad, SST, Aspectos
ambientales)
14 Reporte de comunicación interna
Cambios o Decisiones Directivos
15 puedan afectar los objetivos de la
Politica de Calidad Integral.
Resultados seguimiento acciones de Líderes Sistemas Integrados de Gestión.
16
mejora de los proceso
17 Programación de auditorías
18 Resultados Auditorías internas
Resultados de la Revisión por la
Dirección y desempeño de la gestión Calidad Integral
19
de los procesos a traves de los
planes de mejoramiento.
Modificación o creación de
20
documentación.
21 Rendición de cuentas
Resultados de evaluación de
22
proveedores
Requisitos de compra de bien o
23
servicio
24 Requisitos de Matrícula
Sistema Integrado de Gestión
25
HSEQ-SST
Promoción y Sensibilizaciòn SIG
26
HSEQ-SST
Programas de Gestión como control
27 operacional en: Medio ambiente,
Seguridad y Salud en el trabajo.
Guía de actuación en caso de
emergencia, Manejo seguro de
28 sustancias químicas, condiciones de Líderes Sistemas Integrados de Gestión.
seguridad, Manejo de extintores,
Manejo de residuos.
Realización y Resultados de
29
simulacros.
Fichas de seguridad y Guía para
30
manejo de sustancias quimicas
Guía Uso y cuidado de elementos de Líderes Sistemas Integrados de Gestión
31
protección personal
Reporte interno e investigación de
32 incidente, accidente de trabajo y
enfermedad laboral
Informes de inspecciones integrales
33
realizadas.
Programa de capacitaciones para
34
cargos críticos
Reglamento de Higiene y seguridad
35 Responsable SG-SST
Industrial
36 Reglamento Brigada de seguridad
Estudios ocupacionales y
37
ambientales si aplica
38 Manual Administración Contratistas
PLAN GENERAL DE COMUNICACIONES SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÒN HSEQ-SST 2018
Código: PL-GC-076
Quién debe comunicar
Rectoría, Vicerretoría, Calidad
Integral
Rectoría y Vicerrectoría
Calidad integral, Cada actor de
proceso.
Profesional de Talento Humano, Calidad Actores de los procesos, Funcionarios,
Vicerretoría, Coordinador del Programa,
Actores de los procesos que apliquen a Estudiante, Al Docente, A los actores de
condiciones de calidad.
Calidad Integral
Cada Actor procesos misionales y
Calidad Integral
Calidad Integral, Profesional Bienestar
Universitario
Vicerrectoría y Registro y control
Profesional de Registro y Control
Control Interno, Responsables de los
sistemas, Rectoría
Calidad Integral, Lider SST
Funcionario, Contratista,Vistante,
estudiante, docente, coordinador de
programa
Rectoría, Vicerrectoría, Interventor o
supervisor del proyecto.
Control interno y Calidad Integral
Control interno y Calidad Integral
Actores de los procesos
Planeación y Rectoría
Persona contacto con el proveedor,
Calidad Integral
Persona que solicita compra, Persona de
contacto con proveedor.
Registro y Control, Mercadeo,
Coordinadores de programas.
Calidad Integral
Calidad Integral
Calidad Integral
Calidad Integral
Proveedor, Almacén, Actores de los
procesos o coordinadores de programas
que apliquen y Calidad Integral
Funcionario, Contratista, Estudiante.
Calidad Integral, COPASST
Líderes de los sistemas de gestión
Responsable SG-SST
Lideres de los sistemas de gestión
Secretaría General, Calidad Integral,
Interventor o Supervisor
Resolución 8958 Octubre 13 de 2011 – MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
A Quién se debe comunicar
Cartilla
Todos los actores de los procesos,
Funcionarios, Comunidad
Académica, Contratistas, Nuevos
personal a su ingreso.
Todos los actores de los pprocesos,
Funcionarios, Comunidad
Academica.
A los actores de los procesos y
personal a cargo.
A los responsables de los sistemas y
Comunidad Académica
Comité Currículo, Consejo Académico,
Consejo Directivo, Sector Productivo,
los procesos, MEN
Actores de los procesos, Rectoría y
Vicerrectoría.
Estudiantes que apliquen al servicio no
conforme, Rectoría y Vicerrectoría.
Rectoría, Vicerrectoría, Coordinadores
de programas y actores de procesos.
Estudiantes, Coordinadoores de programa.
Rectoría, Vicerrectoría, Estudiantes.
Parte involucrada con la PQRSD,
Estudiante, Autoridad reguladora, parte
interesada.
Comunidad académica en general,
Contratistas , COPASST
Profesional de Comunicaciones, Calidad
Integral y Talento Humano.
Lideres del sistemas integrado de Gestiòn
Actores de los procesos, Rectoría,
Vicerrectoría, Comunidad académica,
Contratistas, Funcionarios
Rectoría, Vicerrectoría, COPASST,
Auditores internos, Actores de los
procesos
Rectoría, COPASST, Actores de los
procesos auditados
Rectoría, Vicerrectoría, Actores de los
procesos, Funcionarios, COPASST,
Docentes, Coordinadores de programas.
Calidad integral, usuarios del documento
y personal a cargo.
Actores de los procesos, funcionarios,
comunidad académica, estudiantes,
partes interesadas.
A cada Proveedor,
Almacén y secretaría general y proveedor.
Estudiantes, Padres de Familia, Comunidad
Toda la comunidad academica,
Contratistas
Toda la comunidad académica,
Coontratistas
Rectoría, Vicerrectoría, Actores de los
procesos, Funcionarios, COPASST,
Docentes, Coordiandores de programas.
Toda la comunidad académica,
Contratistas
Toda la comunidad académica,
Contratistas
Funcionarios usuarios de sustancias
quimicas, Estudiantes
Personal usuario de EEP
Coordinador del programa, Actor de
proceso, COPASST, Líder de los sistemas,
ARL
Actores de los procesos, rectoría,
vicerrectoría
Actores de los procesos, Funcionarios,
COPASST
Toda la comunidad academica,
Coontratistas.
Brigadistas
Actores de los procesos y COPASST
Contratistas
REDEFINIDA POR CICLOS PROPEDEUTICOS
NIT: 800.124.023-4
Versión. 2 Fecha: 10/06/2016
Por cual Medio de Comunicación
Registro de la
Cuándo
Rendicicón de
comunicación
Electornico
Cartelears
Simulacro
Televisiòn
Inducción
Pendones
Concejos
Formato
Reunión
Eventos
cuentas
Informe
Boletin
Folleto
Avisos
Correo
Redes
Radio
Carta
Acta
Web
Cuando haya ingresos, nuevos
Control de asistencia, registro
X X X X X X X contratistas, Inducción y con
fotografico, correos.
un refuerzo anual
Cuando se requiera mostrar
X Control de asistencia.
avances.
Cuando se elaboren y se Correo y control de aistencia
X X
presenten modificaciones taller.
X Al implementar y cuando se Acta
asignen nuevas funciones.
Inducción, Periodicamente y si Control de aistencia, Folleto,
X X X hay modificaciones en carta de
Cartilla, Carta.
compromiso.
Cuando hayan nuevos programas
X X X para registro calificado Actas y correo electrónico.
X X Cuando haya modificaciones con
respecto a la matriz actualizada Control asistencia y Correo.
Informe a tarves de
X X Cuando servicio no cumpla con procedimiento y correo
especificaciones acordadas.
electronico.
Mínimo anualmente despues de
X X Informe , control de asistencia.
medición.
X X Cada que se inicie semestre Correo electrónico.
X X Cuando haya inconvenientes en Correo electrónico.
proceso de registro y matrícula.
Cada que haya una comunicación
Carta o comuunicaciòn interna,
X X recibida una vez que se ha Tratamiento de la Acción
realizado el analisis causal y
definidas acciones a tomar. correctiva.
X X Cuando se actualice la Matriz Correo electrónico.
Cuando se detecte la situación de
X X Formato, correo electrónico.
riesgo
X X Cuando se presente el cambio Conrol de asistencia y correo
electrónico.
Cuando se hayan cerrado Control de asistencia y Correo
X X
acciones de mejora. electrónico.
Antes de la realización de Correo electrónico, Programa de
X
auditorías según programción. auditorías.
X X Cada que se cumpla con auditoría. Informe y correo electrónico.
X X X X Mínimo anualmente Acta, control de asistencia.
X Cuando haya modificaciones con
respecto a la matriz actualizada Correo electrónico
Control de asistencia, acta,
X X X X X X Mínimo anualmente
informe, correo electrónico.
Registro de la evaluación y correo
X Cuando se realice evaluación
electrónico
Cuando se requiera un bien o
X X Formato solictud bien o servicio
servicio
Cada que se vaya a inciar un
X X X X X
nuevo semestre
Cuando ingrese nuevo personal o
X X X contratista o al inicio de los Control de asistencia y Correoo
electrónico.
semestres.
Cartilla, Folleto, el Boletín, el
X X X X X X X Periódicamente
correo, control de asistencia, la
WEB.
X X X Periódicamente Cartilla, el correo, la WEB.
Inudcción, ingreso de Folleto, Control de asistencia,
X X X X X X X X
contratistas, mínimo anualmente Registro fotográfico
X Mínimo una vez al año Correo electrónico, informe
X X X Cada que haya una nueva Control de asistencia, registro
sustancia química fotográfico, correos
Correo electrónico, formato
X X Mínimo anaul e ingreso nuevo enetrega de EPP, Control de
personal
asistencia
Inmediatamente ocurra evento,
al ARL durante los dos días Formato reporte interno,
X X X
hábiles seguientes a la ocurerncia Formato FURAT y acta COPASST.
del AT O EL.
X X X Cuando se realicen inspecciones Informe y correo electrónico
X Mínimo Anual Correo electrónico
Cuando haya modificaciones e
X X ingreso de perosnal nuevo Control de asistencia y cartelera.
Mínimo Anual e ingreso nuevo
X Correo electrónico
brigadista
Una vez recibido y analizado
X X X X Correo electrónico, Acta, Informe
informe
X X Antes de inciar trabajos Carta, Control asistencia, Manual
contratados.
 Cuando se vayan a realizar
cambios en especial por
Calidad Integral Actores de los procesos, Rectoría, X X proyectos, equipos, sustancias Correo
39 Planificación del cambio Vicererctoría químicas, otros que puedan
impactar sisgnificativamente el
sistema integrado

Actividades de bienestar institucional Bienestar Universitario, Lider Sistema Cuando va a inciar nuevo Control de asistencia, correo
40 Comunidad académica en general X X semestre, cuando ingresa nuevo
(Estudiantes y laboral). de gestión en SST. electrónico
funcionario, Periódicamente

Secretaría General, Bienestar

Invitación a conformar Comites, Comunidad académica en general X X X Cuando se requeira elegeir Correo, Regsitro fotográfico
41 Universitario, Lider Sistema de gestión
Representantes a consejos miembros o representantes.
en SST.

Cuando va a inciar nuevo

42 Resultados de asignación de becas. Bienestar Universitario Estudiantes X X semestre, cuando ingresa nuevo Registro de entrega
funcionario, Periódicamente

43 Reglamento estudiantil Secretaría general Comunidad académica en general X X Cuando se presenten cambiios Correo electrónico y página WEB

Profesional Talento Humano Todos los funcionarios X Cuando se presenten Registro fotográfico
44 Reglamento interno de trabajo. modficaciones.

Plan Anual de trabajo SST y Planes Líderes de los sistemas, Actores de Mínimoa anualmente Carpeta
45 Rectoría, Control interno X
de Trabajo los procesos

46 Actas de COPASST COPASST Líder sistema de gestión SST X X Cada que se requiera. Acta

Líder sistema de gestión en Cada que se realice Programación

Desempeño Programa de Vigilancia Rectoría, Vicerrectoría, COPASST, de exámenes ocupacional dentro
47
Medica Integral
seguridad y salud en el trabajo, IPS
Actores de los procesos
X del programa de vigilancia medica Control asistencia, Informe
Ocupacional integral

Antes de la realización de
Programación de Autoevaluación Rectoría, Vicerrectoría, Actores de los Correo electrónico, Programa de
48 Control interno y Calidad Integral procesos X autoevaluaciòn según auditorías
para acreditación programción

Resultados Autoevaluación para Control interno y Calidad Integral Rectoría, COPASST, Actores de los X X Cada que se cumpla con Informe y correo electrónico
49 procesos auditados autoevaluación.
acreditación

Programación de auditoría de Rectoría, Vicerrectoría, Actores de los

Calidad Integral procesos, Funcionarios, COPASST, X Cada que se vaya a realizar Mínimo una vez al año
50 certificación o de seguimiento del auditoría según programación
SIG HSEQ-SST. Docentes, Coordiandores de programas

Rectoría, Vicerrectoría, Actores de los Mínimo anualmente,

51 Matriz Coherente Estratégica BSC Planeación X X X Acta, control de asistencia
procesos Mensualmente

Consecutivo Tipo De Evento
1 Bienestar Universitario
Visita a IE oficiales y Colegios
privados.
2
Participación en Ferias
Universitarias.
Asistencia a Jornadas de
3 Acción Social y Encuentros
Regionales.
4 Realización de Open House
Participacion en las Ferias y
5 Festividades de Buga y los
municipios aledaños
Entrevistas con directores de
6 Talento Humano de las
empresas
7 Contacto a Preinscritos
8 Imagen corporativa
9 Pautas comerciales
10 Otros
ITA
ESTABLECIMIENTO PUBLICO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
REDEFINIDA POR CICLOS PROPEDEUTICOS
Resolución 8958 Octubre 13 de 2011 – MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
NIT: 800.124.023-4
PLAN GENERAL DE COMUNICACIONES EN CALIDAD, SEGURIDAD, SALUD Y MEDIO AMBIENTE 2017
Código: PL-GC-076 Versión. 2 Fecha: 10/06/2016
Por cual Medio de Comunicación
Rendicicón de
Registro de la Cumplimiento
Electornico
Televisiòn
Cartelears
Pendones
Inducción
Quien Autoriza Quien Coordina Objetivo Acciones A Quién va dirigido Cuándo Resultado Esperado
Concejos
Reunión
Eventos
cuentas
Informe
Cartilla
Boletin
Folleto
comunicación Julio 31
Avisos
Correo
Redes
Radio
Web
Promocionar la Institución Consecución de citas De acuerdo a
Rectoría Estudiantes de los grados 11 de Registro en formato Gestion de Promoción de la Institución y los
Divulgar de la oferta académica Asistencia a la IE o Colegio X programación definida 50%
Vicerrectoría Académica Entregar material publicitario la ciudad y área de influencia meracdeo, Fotos programas académicos
Recopilación de datos de estudiantes
Promocionar la Institución De acuerdo a
Rectoría
Bienestar Universitario Divulgar de la oferta académica Asistencia a la IE o Colegio Colegios e IE de la ciudad y área
X programación definida
Registro en formato Gestion de Promoción de la Institución y los
30%
Vicerrectoría Académica Entregar material publicitario Recopilacion de datos de estudiantes de influencia meracdeo, Fotos programas académicos
Promocionar la Institución
Rectoría Divulgar de la oferta académica Asistencia a los eventos programados De acuerdo a invitaciones Registro en formato Gestion de Promoción de la Institución y los
Bienestar Universitario Recopilación de datos Comunidad en general X 50%
Vicerrectoría Académica Entregar material publicitario recibidas meracdeo, Fotos programas académicos
Promocionar la Institución Convocatoria a estudiantes y comunidad en Estudiantes de los grados 11 de De acuerdo a
Rectoría Divulgar de la oferta académica general para que visiten el Campus Registro en formato Gestion de Promoción de la Institución y los
Bienestar Universitario la ciudad y área de influencia X programación definida 0%
Vicerrectoría Académica Entregar material publicitario meracdeo, Fotos programas académicos
Institucional Comunidad en general
Rectoría Promocionar la Institución Asistencia a los eventos De acuerdo a la Registro en formato Gestion de Promoción de la Institución y los
Bienestar Universitario Divulgar de la oferta académica Recopilación de datos Comunidad en general X 50%
Vicerrectoría Académica Entregar material publicitario importancia meracdeo, Fotos programas académicos
Divulgar la oferta académica
Ofrecer programas de Asistencia a las empresas De acuerdo a
Rectoría Entrega de material publicitario Empresas de la ciudad y area de Registro en formato Gestion de Promoción de la Institución y los
Bienestar Universitario capacitación X programación definida 50%
Vicerrectoría Académica influencia meracdeo, Fotos programas académicos
Buscar convenios
Informar sobre la oferta
académica vigente Llamadas telefónicas Estudiantes y personas De acuerdo a
Vicerrectoría Académica Bienestar Universitario Informar acerca de los X X Registro en formato Gestion de Incremento del número de 80%
Envío de información acerca del proceso de preinscritas programación definida
requisitos y las fechas de inscripción meracdeo estudiantes
inscripción y matrícula
Actualizar el registro
Difusión de las actividades
fotográfico de las actividades
Toma y selección de fotos e imágenes académicas, culturales y sociales
Vicerrectoría Académica Bienestar Universitario académicas, culturales, Comunidad académica X X X X X X X De acuerdo a necesidad Registro en correo electrónico 100%
institucionales Participación de los estudiantes
deportivas, lúdicas y de
y comunidad académica
fechas especiales
Espacios en televisión local
Promocionar la Institución De acuerdo a la Promoción de la Institución y los
Rectoría Bienestar Universitario Divulgar de la oferta académica Cuñas en programas de radio Comunidad en general X X Televisión, Radio, Prensa escrita 100%
necesidad programas académicos
Publicaciones en revistas y medios impresos
Eventos culturales internos
Actualización de las bases de datos De acuerdo a
Rectoría Brindar apoyo a la gestión Registro en formato Gestion, Difusión de las actividades
Bienestar Universitario Elaboración de informes de Gestión y de un Comunidad académica X X X X X X X X programación definida 50%
Vicerrectoría Académica que realiza la oficina de B.U Fotos académicas y culturales
proyecto para obtener una estación de radio
institucional