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El plan de trabajo anual del SG-SST es único para cada empresa

Conozca en este artículo qué es el plan de trabajo anual del SG-SST y algunos
consejos prácticos para su elaboración apoyados en ejemplos.

El Decreto 1072 de 2015 define taxativamente que la elaboración del plan de trabajo
anual es una de las obligaciones de los empleadores y que constituye uno de los
documentos indispensables dentro del sistema.

En el Artículo 2.2.4.6.8, punto 7, literalmente, la norma indica que el empleador


debe:

… “diseñar y desarrollar un plan de trabajo anual para alcanzar cada uno de los
objetivos propuestos en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
(SG-SST), el cual debe identificar claramente metas, responsabilidades, recursos y
cronograma de actividades, en concordancia con los estándares mínimos del
Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos
Laborales.”

En el Artículo 2.2.4.6.12, que se refiere a la documentación, se establece la


obligación de que el plan de trabajo anual esté firmado por el empleador y el
responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST” (punto 5).

Por otro lado, el plan de trabajo anual es uno de los elementos esenciales en la
revisión por la alta dirección, establecida en el Artículo 2.2.4.6.31. Específicamente,
la norma indica que la alta dirección “debe determinar en qué medida se cumple con
la política y los objetivos de seguridad y salud en el trabajo y se controlan los
riesgos”.

Fundamentos del plan de trabajo anual

El plan de trabajo anual es uno de los resultados del proceso de implementación del
SG-SST. Al mismo tiempo, representa uno de sus ejes principales ya que debe
guardar plena coherencia con lo definido en la planificación del SG-SST y con los
objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

Una vez identificadas las prioridades en materia de seguridad y salud en el trabajo,


se deben concretar medidas de prevención y control, que se materializan
precisamente en el plan de trabajo anual.

Este plan debe tener en cuenta los programas definidos en el sistema y sus
actividades, el presupuesto asignado para el SG-SST y la disponibilidad de recursos
técnicos y humanos para su ejecución.
Elaborar el plan de trabajo anual

Para elaborar el plan de trabajo anual se debe partir de los riesgos y peligros
prioritarios identificados en la evaluación inicial. Básicamente se deben plantear
metas alcanzables en el periodo de un año para minimizar y monitorear esos
factores que pueden afectar la seguridad y salud de los trabajadores, o la buena
marcha de la empresa.

En la elaboración del plan de trabajo anual se deben tener en cuentas las siguientes
recomendaciones:
Programas

Los programas son el conjunto de acciones que se deben llevar a cabo en las
diferentes áreas, para garantizar el cumplimiento de los objetivos del SG-SST.
Básicamente comprenden: programa de capacitación, programa de auditoría,
programa de tareas de alto riesgo, programa de emergencias, programas de
vigilancia epidemiológica, entre otros.

El plan anual debe tener como mínimo una actividad de cada uno de los programas
definidos en el SG-SST de la empresa. Una vez finalice el plan de trabajo anual,
verifique que hay actividades de todos los programas.
Evidencias de ejecución del plan

El artículo 2.2.4.6.12 del Decreto 1072 de 2015 establece que el empleador debe
mantener disponibles y actualizados los documentos relacionados con el SG-SST.

Una vez se inicie la ejecución del plan de trabajo anual, se hace necesario que de
cada una de las actividades se genere una evidencia de su cumplimiento. Esta
evidencia puede existir en papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía, o
una combinación de éstos.

Durante la elaboración del plan de trabajo anual se debe verificar que para cada
actividad existe un procedimiento, un formato, un manual, una guía o cualquier otro
documento que determine cómo se generará la evidencia de la ejecución y cómo se
almacenará.

Por ejemplo, de una capacitación usted puede tomar una hoja de papel, marcarla
con el nombre y fecha del evento y hacer que cada uno de los asistentes la firme.
También puede tomar fotografías del evento en las que se vea a los asistentes y
hacer que la cámara imprima la fecha y hora o puede tomar un video de toda la
capacitación. Cualquiera de estos tres documentos es una evidencia válida de la
ejecución de la tarea, lo importante es que la evidencia esté disponible cuando sea
requerida.
Cronograma

El cronograma de actividades contiene todas las acciones a desarrollar, con las


fechas respectivas de iniciación y terminación de cada una de ellas, en forma
consecutiva. También debe identificar a los responsables de cada una de las
actividades.

Incluya en el cronograma las tareas de preparación que deba ejecutar antes de una
actividad, esto le permitirá que cuando llegue el momento no tenga que improvisar.
Por ejemplo, si se va a realizar una capacitación en primeros auxilios a todo el
personal, además de la capacitación, incluya una tarea previa de divulgación del
evento.
Un plan de trabajo realista

El plan de trabajo anual debe elaborarse teniendo en cuenta la realidad de la


organización. Debe tener en cuenta el presupuesto disponible para el SG-SST
durante el año, proponer actividades cuya realización exceda el presupuesto
asignado por la alta dirección generará que las actividades sean canceladas y que al
finalizar el año no se pueda cumplir con los objetivos propuestos.

Las fechas asignadas a las actividades deben tener en cuenta el ciclo del negocio al
cual se dedica la empresa, por ejemplo, si la empresa es una exportadora de flores
a Estados Unidos, no estaría bien que se incluyeran un gran número de actividades
en enero y febrero que es cuando la empresa está en su periodo de mayor actividad
comercial.

El plan de trabajo anual debe tener en cuenta la disponibilidad del personal en la


empresa, por ejemplo, si se programa una capacitación un 31 de diciembre, lo más
probable es que la asistencia a la capacitación sea muy baja porque gran parte del
personal se encontrará de vacaciones.

Recuerde

El plan de trabajo anual se realiza de forma independiente para cada organización,


no existen dos planes de trabajo iguales, copiar y pegar el plan de otra empresa
nunca generará buenos resultados.