F-GIG-017 V1 03082018

CODIGO: SG-SST FOR-014

MATRIZ DE COMUNICACIÓN Y CONSULTA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO FECHA: Marzo 20 de 2020

VERSIÓN:001

COMUNICACIONES INTERNAS

¿QUÉ SE COMUNICA ? ¿QUIÉN LO COMUNICA? ¿A QUIÉN LE COMUNICA? ¿CUÁNDO LO COMUNICA? ¿CÓMO LO COMUNICA? REGISTRO

Politica de seguridad y salud en el trabajo, Todos los colaboradores

Cartelera informativa- Inducción-correo Politicas,reglamento, objetivos aprobados
Politica de seguridad vial, reglamento de higiene Gerencia/Área SST inpendepientememte de su forma de Anualmente
corporativo y firmados
y seguridad industrial y objetivos del SGSST contratación

Prepsupuesto aprobado y firmado, poltica

AsigncIón de recursos Gerencia Área sst y Copasst Anualmente A traves de reunión
de seguridad y salud en el trabajo

Publicaciones, correo electronico,Acta de

Asignación de responsabilidades Gerencia A todos los niveles de la empresa Cuando se asigne las responsabilidades Inducción-Correo eléctronico inducción, responsabilidades firmadas por
todos los niveles de la empresa

Plan de trabajo anual SGSST Área sst Gerencia y Copasst Anualmente A traves de reuniones Plan de trabajo aprobado y firmado

Cronograma de capacitación aprobado y

Cronograma de capacitación Área sst Gerencia y Copasst Anualmente A traves de reuniones
firmado

Cuando se generen o
Todos los colaboradores
modifiquen aspectos A traves de la divulgación de matriz de
Requisitos legales Área SST inpendepientememte de su forma de Matriz legal
legales aplicables o cuando se modifiue requistos legales
contratación
responsable de cada requisto

Todos los colaboradores

Matriz de Peligros, Riesgos, oportunidades y inpendepientememte de su forma de Cuando se realicen Inducciones y cada vez que Inducciones-conocimiento y exposición de Matriz de peligros-comunicado a traves de
Área SST/Recepción
amenazas contratación, proveedores, contratistas ingresen contratistas y vistantes a la empresa riegsos a traves de folleto una registro de visitantes
y visitantes

Todos los colaboradores

Inducciones-capacitaciones-conocimiento
inpendepientememte de su forma de Cuando se realicen Inducciones y cada vez que comunicado a traves de una registro de
Plan de emergencia Área SST/Recepción de protoclos de emergencia a travez de
contratación, proveedores, contratistas ingresen contratistas y vistantes a la empresa visitantes
folleto
y visitantes

A traves de reuniones, Resultados de

Estado y desempeño del SG-SST (rendición de Área sst/Copasst/CCL/Brigada de
Gerencia Anualmente rendición de cuentas por parte del Resultados de evaluación de desempeño
cuentas) emergencia/Trabajadores
responsable correspondiente

Convocatoria y conformación de los comités Todos los colaboradores

A traves de folletos, caretelareas, Acta de apertura proceso de votación,
asociados al SG- SST (COPASST, Comité de Área sst inpendepientememte de su forma de Cada dos años
comunicados, correos, publiaciones Acta de escrutinio, acta de conformación
Convivencia Laboral) contratación

Copasst/ Todos los colaboradores Evidencia de comunicaciónes

cuando se requiere dentro de campañas de A traves de folletos, caretelareas,
Comunicación emitida por el COPASST Y CCL Comité de Convivencia inpendepientememte de su forma de enviadas,evidencia fotografica,
prevencion comunicados, correos
contratación publicaciones

Todos los colaboradores

inpendepientememte de su forma de
Actos inseguros, condiciones inseguras y
contratación/Área sst/Copaass/ lideres
condiciones de salud
de de área
Cuando se presente el incidente, condición, acto
Área sst
inseguro y/o una condición de salud
Divulgaciones,Comunicaciones,
diligenciamiento de tarjeta preventiva Resultados de tarjetas preventivas
buzon de sugerencias en SST

Documento de PVE correspondiente-

Todos los colaboradores
Reultados de mediciones relutados Programas actas-listas de asistencias e informes
Área sst inpendepientememte de su forma de Cuando se tenga resultados de informes A traves de reuniones
de Vigilancia Epidemiologica referentes a las actividades de
contratación/ Copaasst
intervención

Todos los colaboradores

Programa de auditoria Área sst inpendepientememte de su forma de Cuando se programe Correos electrónicos Evidencia de comunicaciónes enviadas
contratacióny Copasst

Alta gerencia,Copasst y responsables

Resultados de las Auditorías del SG-SST Auditor lider de levantar las medidas preventivas y Al finalizar auditoria A través de informe Informe de auditoria
correctivas

Gerencia, diferentes comités,

Avance de las etapas del SGSST Área sst Cuando se requiera A través de reunión, Correo electrónico Evidencia de comunicaciónes enviadas
proveedores y contratistas

A través de reunión, comunicados, Evidencia de comunicaciónes enviadas,

Rendición de cuentas del responsable del SGSST Responsable del SGSST Gerencia Cuando se requiera
presentación actas de reunión

Todos los colaboradores Acta de reunión, evidencia de

A través de reuniones, presentaciones,
Acciones preventivas y correctivas indenpendientemente de su forma de a los niveles pertinentes Cada vez que haya una acción de mejora comunicaciones enviadas, Formatos de
correo electrónico
contratación/Área sst/Copaass acciones preventiva y de mejora

Procedimientos internos e instructivos Responsables de cada proceso Área de calidad Cada vez que se requiera modificar A través de correo electrónico Evidencia de comunicaciónes enviadas

Solicitudes, inquietudes, sugerencias o aportes Todos los colaboradores

Cada vez que se requiera una solicitud, inquietud o Correo copasst, buzon de sugerencias en Evidencia de comunicaciónes enviadas-
de los colaboradores relacionados en temas de inpendepientememte de su forma de Área sst y Copasst
sugerencia materia de SST tarjetas de prevención
SST contratación

Todos los colaboradores

Lecciones aprendidas derivadas de accidentes
Área sst inpendepientememte de su forma de Cada vez que se presente un accidente de trabajo A traves de reuniones Lista de asistencia
de trabajo
contratación

Recomendaciones emitidas de examenes Cada vez que se practiquen examenes de ingreso,

Área sst A trabajadores Comunicado-correo electronico Evidencia de comunicaciónes entregadas
médicos periodico y de post-incapacidad
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MATRIZ DE COMUNICACIÓN Y CONSULTA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO FECHA: Marzo 20 de 2020

VERSIÓN:001

COMUNICACIONES INTERNAS

¿QUÉ SE COMUNICA ? ¿QUIÉN LO COMUNICA? ¿A QUIÉN LE COMUNICA? ¿CUÁNDO LO COMUNICA? ¿CÓMO LO COMUNICA? REGISTRO

COMUNICACIONES EXTERNAS

Todos los colaboradores

Charlas, capacitaciones, folletos, Listado de asistencia, evidencias
Comunicaciones de prevención de la ARL ARL inpendepientememte de su forma de Cada vez que se requiera
publiaciones, correos, afiches informativos fotograficas, comunicaciones enviadas
contratación, Área sst y contratistas

A traves de correos electronicos,

Recomedaciones emitidas por la ARLY EPS ARL-EPS Área sst Cuando se genere Evidencia de comunicaciónes entregadas
comunicaicones fisicas, plataformas

Implementación del SGSST y soportes de

Contratistas Direccion Administrativa y Área sst Antes de ejecutar contrato A taves de correo Contrato
seguridad social de contratistas

Soclictudes y comunicados del ministerio de A traves de correos electronicos,

Ministerio de trabajo Área sst Cuando se genere Evidencia de comunicaciónes entregadas
trabajo comunicaicones fisicas, plataformas

Comunicados y sugerencias de clientes y Direccion Administrativa, Área sst, A traves de llamada telefonica, correo
Clientes y proveedores Cuando se requiera Evidencia de comunicaciónes entregadas
proveedores Servicio al cliente y Área comercial electronico