Manizales, Octubre 03 de 2017

Señores:
ESE HOSPITAL SAN ANTONIO DE MANZANARES CALDAS

Atención:
EDUARD STIVEN MARIN
Responsable del SG-SST del Hospital San Antonio de Manzanares
Manzanares-Caldas

Cordial saludo.

En virtud del cumplimiento del marco normativo asociado al desarrollo, ejecución e

implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (Decreto 1443-
2014, Decreto 1072-2015, Resolución 1111-2017) y demás requerimientos legales
asociados, se hace imprescindible llevar a cabo las tareas y obligaciones inherentes al
responsable del SG-SST a fin de dar continuidad al proceso y garantizar el funcionamiento
del Sistema. Con base en lo anterior, a continuación se detallan las tareas a ser cumplidas
por el Responsable del SG-SST del Hospital San Antonio de Manzanares en conjunto con los
Jefes de Área, Asesores ARL, COPASST, Comité de Convivencia, Brigada de Emergencia y
Trabajadores en general de la entidad, a saber:

1.- Verificar que el COPASST ya conformado cumpla con la realización de reuniones

mensuales dejando evidencia de las mismas a través de las Actas de Reunión (ubicar en
Ítem 1.1.6 de la Evaluación inicial), en las que adelanten temas referidos a la Seguridad y
Salud en el Trabajo, Presupuesto SG-SST (ubicar en Ítem 1.1.3 de la Evaluación inicial),
programen inspecciones en SST según procedimiento de inspecciones (Ver anexo 1),
programen visitas periódicas a los puestos de Trabajo a fin de identificar posibles riesgos,
acaten sugerencias por parte de los trabajadores y eleven las mismas a niveles jerárquicos
superiores.
Anexo 1

Tipo de Inspección Responsable Soporte Documental Ubicación del Formato Frecuencia

Coordinador SST o quien haga sus

Inspección de
veces, Funcionarios Colaboradores Formato de inspección Ítem 4.2.6 de
estado y uso de los Mensual
o Funcionarios pertenecientes al Estado y Uso de EPP’s Evaluación Inicial
EPP.
COPASST

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Tipo de Inspección Responsable Soporte Documental Ubicación del Formato Frecuencia
Coordinador SST o quien haga sus
Inspección de veces, Funcionarios Colaboradores Formato de Inspección
Ítem 4.2.4 de
almacenamiento de o Funcionarios pertenecientes al de Almacenamiento de Bimensual
Evaluación Inicial
sustancias químicas COPASST Sustancias Químicas

Coordinador SST o quien haga sus

Inspecciones veces, Funcionarios Colaboradores
Formato de Ítem 4.2.4 de
Planeadas en o Funcionarios pertenecientes al Bimensual
Inspecciones Planeadas Evaluación Inicial
oficinas COPASST

Coordinador SST o quien haga sus

veces, Funcionarios Colaboradores Formato de Inspección
Inspección de Ítem 4.2.4 de
o Funcionarios pertenecientes al de Botiquín (Registro y Mensual
botiquín Evaluación Inicial
COPASST Uso)

Coordinador SST o quien haga sus

veces, Funcionarios Colaboradores Formato de Inspección
Inspección de Ítem 4.2.4 de
o Funcionarios pertenecientes al de Extintores (Vigencia Mensual
extintores Evaluación Inicial
COPASST y Estado)

Coordinador SST o quien haga sus

veces, Funcionarios Colaboradores
Inspecciones de Formato de Inspección Ítem 4.2.4 de
o Funcionarios pertenecientes al Mensual
Orden y Aseo de Orden y Aseo Evaluación Inicial
COPASST

Coordinador SST o quien haga sus

Formato Inspección de
Inspección de veces, Funcionarios Colaboradores
Herramientas Ítem 4.2.4 de
Herramientas de o Funcionarios pertenecientes al Semestral
Manuales y Evaluación Inicial
Trabajo COPASST Mecanizadas
Manuales o
Mecánicas
Coordinador SST o quien haga sus
Inspección de veces, Funcionarios Colaboradores
Formato Inspección de Ítem 4.2.4 de
Equipos de o Funcionarios pertenecientes al Mensual
Equipos de Emergencia Evaluación Inicial
Emergencia COPASST

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2.-Luego de cumplirse el período para el cual el COPASST fue elegido (2 años
consecutivos), el responsable del SG-SST velará porque se realice la nueva elección del
COPASST para un período de dos (2) años consecutivos. Lo anterior se efectuará con base
en el documento Conformación COPASST (ubicar en Ítem 1.1.6 de la Evaluación inicial).

3.- Verificar que el Comité de Convivencia ya conformado cumpla con la realización de

reuniones trimestrales dejando evidencia de las mismas a través de las Actas de Reunión”
(ubicar en Ítem 1.1.8 de la Evaluación inicial), en las que se den espacios para dar trámite
a las quejas presentadas que constituyan acoso laboral, se examinen confidencialmente
los casos en los que se formule reclamo, se escuchen a las partes involucradas de
manera individual sobre los hechos que dieron lugar a la queja, se programen reuniones
para crear espacios de diálogo entre las partes involucradas a fin de promover
compromisos mutuos para llegar a una solución efectiva de las controversias.

4.-Luego de cumplido el período para el cual el Comité de Convivencia fue elegido (2 años
consecutivos), el responsable del SG-SST velará porque se realice la nueva elección del
Comité de Convivencia para un período de dos (2) años consecutivos. Lo anterior se
efectuará con base en el documento Conformación Comité de Convivencia (ubicar en
Ítem 1.1.8 de la Evaluación inicial).

5.- Con base en el Programa de Capacitaciones en Promoción y Prevención, el responsable

del SG-SST junto al COPASST, Asesores ARL y Jefes de área coordinará la creación el
diligenciamiento del Matriz de Capacitaciones en Promoción y Prevención (ubicar en Ítem
1.2.1 de la Evaluación inicial)según las necesidades existentes en cada puesto de trabajo.
Para las capacitaciones, reuniones y/o entrenamiento que se realicen se diligenciará el
Formato de Asistencia (ubicar en Ítem 1.1.7 de la Evaluación inicial)

6.- Revisar anualmente junto al COPASST y trabajadores de la entidad lo siguiente: Política

en SG-SST ((ubicar en Ítem 2.1.2 de la Evaluación inicial)), Objetivos en SG-SST ((ubicar en
Ítem 2.2.1 de la Evaluación inicial), Política de Prevención de Consumo de Psicoactivos
(ubicar en Ítem 3.1.7 de la Evaluación inicial)), Política de Consumo de Tabaco y Alcohol
(ubicar en Ítem 3.1.7 de la Evaluación inicial); lo anterior a fin de evidenciar su
cumplimiento, posible actualización, aprobación, socialización y publicación.

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7.- Verificar el funcionamiento de la Brigada de Emergencia en relación a la ejecución de
Simulacros y Capacitaciones coordinadas con entes externos como Bomberos, ARL, entre
otros, siendo actividades de las cuales se debe generar evidencia haciendo uso del
Formato de Asistencia (ubicar en Ítem 1.1.7 de la Evaluación inicial).

8.- Con apoyo de talento humano, jefes de área y entidades prestadoras de servicios de
salud, se deberá promover la realización de exámenes médicos ocupacionales de forma
periódica a todos los trabajadores del Hospital San Antonio de Manzanares.

9.- Con la Colaboración de los Jefes de Área y quienes éstos últimos deleguen, se deberán
registrar los datos solicitados en el Formato Registro e Indicadores de Ausentismo (ubicar
en Ítem 3.2.3 de la Evaluación inicial) a fin de medir la reducción o no de horas laborales
perdidas por motivos como Permisos Personales, Enfermedad General, Enfermedad
Laboral, etc. En este orden de ideas, el mencionado Formato debe diligenciarse ingresando
los datos solicitados en la primera hoja de Cálculo “Registro” según los tipos de ausencia
presentado por los trabajadores (Por meses, Motivo de ausencia y duración de la
ausencia), a su vez, debe verificar que los datos ingresados se plasmen automáticamente
en la siguiente Hoja de Cálculo “Indicadores”; en la Hoja de Cálculo “Indicadores” deberá
registrar los datos que no se llenen automáticamente para concluir el proceso y verificar
los resultados (Índice de Enfermedad General, Índice de Enfermedad Laboral, Índice de
Accidente de Trabajo, etc) que se den en las celdas formuladas.

10.- Velar por el cumplimiento de lo siguiente: Desde el Hospital San Antonio de

Manzanares se debe reportar a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) y a la
Entidad Promotora de Salud (EPS) los incidentes y accidentes ocurridos con ocasión al
trabajo y enfermedades laborales diagnosticadas dentro de los dos (2) días hábiles
siguientes al evento o recibo del diagnóstico de la enfermedad, lo anterior haciendo
uso del Formato Reporte de Accidentes e Incidentes Laborales (ubicar en Ítem 3.2.1 de
la Evaluación inicial).

11.- Con apoyo del COPASST, Jefes de área y el resto de Trabajadores del Hospital se
deberá dar fecha a cada una de las actividades propuestas en el Plan de Trabajo Anual
((ubicar en menú superior derecho de la Evaluación inicial).

12.- Actualizar anualmente el Plan de Trabajo en SG-SST a fin de ajustarlo a las

necesidades que se evidencien luego de realizada la autoevaluación bajo los estándares
mínimos requeridos en la Resolución 1111.

13.- Evidenciar la aplicación del Procedimiento de Auditorías Internas (ubicar en Ítem

6.1.2 de la Evaluación inicial) a fin de seleccionar y evaluar a los posibles trabajadores que

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cumplan con el perfil para realizar las Auditorías Internas del SG-SST. Los auditores serán
evaluados haciendo uso del Formato Evaluación de Auditores Internos (ubicar en Ítem
6.1.2 de la Evaluación inicial)

14.- Evidenciar el diligenciamiento del Formato Registro de Acciones Preventivas y

Correctivas (ubicar en Ítem 7.1.2 de la Evaluación inicial) realizadas en el Hospital en
respuesta a los requerimientos o recomendaciones de las autoridades administrativas así
como de las Administradoras de Riesgos Laborales o como resultado de investigaciones.

15.- A partir de mediados del 2018 deberá diligenciar nuevamente el Formato de

Evaluación Inicial a fin de evidenciar el cumplimiento de los Estándares Mínimos en SST
requeridos en la Resolución 1111 del 2017.

Johann Manuel Ballesteros Gómez

GERENTE
MEBICOL SAS

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