TEMA2

DESARROLLO

La actividad de compras juega un importante papel en las organizaciones, dado que los materiales adquiridos
generalmente representan entre el 40 y el 60 % del valor de las ventas de productos finales. Esto significa que
reducciones de costos relativamente pequeñas pueden tener un mayor impacto sobre los beneficios que iguales
mejoras en otras áreas de la organización.

LA FUNCIÓN DE COMPRAS

La función de compras y aprovisionamientos consiste en comprar los materiales necesarios para la actividad de la
empresa (producción y/o venta) y almacenarlos mientras se inicia cada proceso de producción o comercialización.

 La función de compra “tiene por objetivo adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita, garantizando el
abastecimiento de las cantidades requeridas en términos de tiempo, calidad y precio.”

 La función de compras ha ido evolucionando con funciones más avanzadas como la innovación y prospección de
nuevos mercados y participación en el desarrollo de productos, necesitándose una mayor tecnificación de los
compradores, e incluso departamentos de ingeniería de compra.

 La función de compras y aprovisionamiento se compone de tres aspectos fundamentales: compras,

almacenamiento y gestión de inventarios.

1. En primer lugar, el encargado de realizar las compras de productos que necesita el departamento de
producción o el departamento comercial (dependiendo de si la empresa es productora o es comercial) ha de
tener en cuenta: el precio, la calidad, el plazo de entrega, las condiciones de pago, servicio posventa, etc.
Esto implica hacer una óptima selección de los proveedores para rentabilizar al máximo estas variables, que
determinan la realización de las compras.

1. En segundo lugar, la función de compras y aprovisionamiento implica disponer de almacenes para guardar

los productos comprados hasta que el departamento de producción los necesite. Una vez que se ha
fabricado el producto, éste también se ha de almacenar mientras el departamento comercial no lo venda a
sus clientes. Para todo esto se necesita un espacio físico donde ordenar y guardar convenientemente los
productos comprados o fabricados, es decir, un sistema organizativo para clasificar y gestionar las
existencias almacenadas.

1. Y, en tercer lugar, es necesario desarrollar un sistema de gestión de inventarios, que tiene como objetivo
determinar la cantidad de existencias que se han de mantener y el ritmo de pedidos para cubrir las
necesidades de la empresa para la producción y la comercialización.

LA IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS

Uno de los procesos más importantes que se llevan a cabo dentro de las organizaciones es la evaluación, selección y
mejora continua de los proveedores, esto debido a la importancia que tienen las compras a nivel comercial tanto
para las empresas industriales, comerciales y de servicios, ya que la parte de compras es el primer paso dentro del
proceso comercial de una empresa y si este no es óptimo difícilmente los procesos de ventas, mercadeo, y
distribución serán efectivos.

La importancia de las compras afecta a la rentabilidad y calidad de la mayoría de organizaciones, aunque no en las
mismas proporciones. No hay organización que no requiera de algún producto o servicio para realizar sus actividades
y que estén dirigidos a la satisfacción de las necesidades del cliente.

Puede entenderse ahora, que una correcta gestión de las compras:

o Permite aumentar los beneficios de la empresa, ya que las compras representan unas cantidades
importantes para la empresa.

o Condiciona seriamente la calidad del producto final, ya que deben adquirirse las materias primas y auxiliares
adecuadas para que el proceso de producción se realice con eficacia.
Objetivo de la función de compras

La función de compras tiene como objetivo primordial adquirir adecuadamente materias primas y auxiliares,
materiales, suministros, equipos y servicios necesarios para que la empresa desarrolle sus operaciones de forma
satisfactoria.

Para alcanzar este objetivo es preciso que se cumplan las siguientes condiciones de compra:

o La calidad del producto o servicio comprado ha de ser la necesaria para el fin que se le destina.

o El plazo de entrega del suministro por parte del proveedor debe ser el apropiado, de modo que la mercancía
se halle disponible en el momento oportuno.

o El precio justo con relación a la calidad, a las condiciones de pago y al plazo de entrega estipulado.

Estos tres parámetros – calidad, precio y plazo de entrega – que son básicos de la gestión de compras, se
descomponen a su vez en otros secundarios, tales como servicio del proveedor, cantidad a comprar o condiciones de
pago a suministradores, constituyendo el conjunto de todos ellos las variables propias de la función de compras.

Cada empresa puede marcarse, además de estos objetivos específicos en función de la política de compras y la
política general que la empresa establezca.

CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES

La evaluación de proveedores es un término utilizado por muchas empresas y organizaciones para evaluar y aprobar
a sus proveedores actuales y potenciales a través de una serie de evaluaciones. Una de las mejores formas de hacer
esta evaluación es creando un formulario o formato de evaluación de proveedores.

Esta evaluación consiste en una serie de preguntas basadas en parámetros como competencia, capacidad,
consistencia, calidad, etc., con el fin de evaluar a los proveedores para garantizar tener a los mejores proveedores de
su clase (o industria).

HERRAMIENTAS PARA LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

La evaluación de proveedores puede ser un desafío, por lo tanto, la mejor práctica es crear un formulario de
evaluación que ayude a cualquier empresa a organizar y evaluar a los proveedores de manera más eficiente. Existe
un sistema básico conocido como RFP (request for proposal), pero también existe un método más avanzado,
conocido como el modelo Carter 10 C’s. Este modelo analiza los aspectos de la evaluación del proveedor antes de
ser nombrados. Estas son las 10 C’s del modelo de Carter:

1. Capacidad: ¿El proveedor tiene la capacidad para entregar lo que ofrece?

2. Competencia: ¿El proveedor puede completar la tarea en un periodo de tiempo determinado?

3. Consistencia: ¿El proveedor ofrece resultados constantes?

4. Control del proceso: ¿El proveedor ofrece flexibilidad y tiene un control sistemático sobre su proceso?

5. Compromiso con la calidad: ¿Existe un sistema establecido por el proveedor que verifique la gestión de la
calidad?

6. Cash (efectivo): ¿El proveedor es independiente financieramente o trabaja con la participación de terceros?

7. Costo: ¿Los productos y servicios que ofrece son rentables?

8. Cultura: ¿El proveedor tiene buena cultura laboral y una buena reputación en el mercado?

9. Clean (limpio): ¿El proveedor tiene licencia legal para realizar el trabajo que te ofrece?

10. Communication efficiency (eficiencia en la comunicación): ¿El proveedor cuenta con los medios de
comunicación necesarios para responder a las consultas que se le hacen?
En base a estos parámetros importantes, se puede crear al formulario de evaluación de proveedores y solicitar a la
organización proveedora que proporcione todos los detalles que se incluyen en el formulario.

3 beneficios de hacer una evaluación del proveedor

Recolectar información del proveedor antes de trabajar con ellos es una buena práctica. Es por eso que el formulario
de la evaluación del proveedor juega un papel importante. Las preguntas formuladas en el formato de evaluación
ayudan a las organizaciones a decir con qué proveedor trabajar.

Además de esto, existen otros beneficios de realizar una evaluación del proveedor:

1. Ayuda a evaluar cualquier riesgo involucrado: si una organización no conoce al proveedor, hacer una
evaluación ayudará a conocerlo y, por ende, a evaluar cualquier riesgo asociado con su contratación. Como
sugiere el modelo Carter’s 10 Cs, la gestión de riesgos puede asociarse con la capacidad, la competencia y el
compromiso con la calidad.

1. Protege la reputación de la marca: a través de estos formularios de evaluación de proveedores, las

organizaciones pueden contratar a aquellos que tengan una buena reputación de mercado. El
modelo Carter’s 10 Cs sugiere que la reputación de la marca puede asociarse con el control del proceso,
limpieza (si tiene licencia legal y permisos en orden) y cultura.

1. Ayuda a estimular el factor costo: existen varios factores de costos asociados con la contratación de
proveedores. Las organizaciones suelen invertir una gran cantidad de dinero en esto. Al tener una forma de
evaluación sistemática, las organizaciones pueden conocer la capacidad que tienen sus proveedores de
cumplir con las expectativas y los requisitos de la organización. Asociado con modelo Carter’s 10 Cs, el factor
de costo está relacionado con la competencia.

TENDENCIAS EN LA ACTIVIDAD DE COMPRAS

En los últimos años se ha puesto mucho énfasis en la función de Compras como estratégicamente
importante para el negocio. Impulsa el valor, genera oportunidades de ahorros masivos y aumenta la
eficiencia operacional total. Con la tecnología evolucionando a un ritmo trepidante y las prácticas de
compras que se actualizan periódicamente, las tendencias dentro de la función de Compras están en
continuo cambio.

Algunas tendencias identificadas:

1 – Compras cognitivas
 

El año 2018 fue dominado por la explosión del Big Data. Las compras cognitivas van mucho más allá de
la automatización de las tareas manuales y repetitivas y asiste a los gestores de Compras en la toma de
decisiones en un entorno complejo y dinámico. Además, ahora es posible automatizar el Análisis de
Gastos, gestión de proveedores y la administración del ciclo de duración de contratos.

 
2 – Ciberseguridad
 

A medida que el mundo entero adopta tecnologías digitales, las tendencias de las operaciones de
Compras cambian rápidamente hacia la seguridad cibernética más que la seguridad física. El año
2018 tuvo numerosos ciber-ataques con malware que causaron muchos problemas a los negocios
alrededor del mundo.

3 – Brexit como riesgo

 

Brexit puede considerarse la mayor noticia política con el potencial de crear un impacto masivo en la
economía europea. Puesto que afecta a negocios y a las funciones de la cadena de abastecimiento,
es una de las mayores preocupaciones del profesional de compras, por el potencial de provocar
disrupciones en los suministros.

4 – Blockchain
 

La función de compras depende en gran manera de la procedencia, coordinación descentralizada e

historial de transacciones. Dado que la cadena de suministro y la decisión de compras se basan en la
utilización y transmisión de datos, Blockchain es una de las principales tecnologías emergentes en
2018.

5 – Sistemas extendidos en la nube

 

Se espera que las tecnologías basadas en la nube eliminen los límites físicos y creen un sistema
extendido, aumentando así la eficiencia y productividad de la cadena de suministro y la función de
compras. Se espera que esta tendencia de compras favorezca el uso masivo de las aplicaciones de
software extendido (SaaS) y anime incluso a las pequeñas empresas a cosechar los beneficios de esos
servicios.

6 – Responsabilidad social empresarial (RSE)

 

Otra tendencia de Compras que gana posiciones es el aumento de la presión para que las empresas
participen en prácticas de sostenibilidad como parte de su actividad de RSE. La necesidad de
sostenibilidad se agudiza por el hecho de que los consumidores valoran cada vez más las marcas y
productos con responsabilidad social o medio ambiental.

 
 

7 – Colaboración en la cadena de abastecimiento y compras

 
La colaboración como tendencia de compras está ganando protagonismo en todos los sectores
empresariales. Como parte de su movimiento estratégico, las empresas están colaborando en las
funciones del negocio, incluyendo las compras y la cadena de suministro. Por ejemplo, los sistemas de
compras electrónicas permiten a las partes interesadas de toda la empresa y proveedores compartir y
administrar datos valiosos en línea.

8 – Innovación
 

Las empresas están comprendiendo que la innovación es un proceso en el que podemos utilizar los
recursos de los proveedores clave a través de Compras, para así ganar una ventaja competitiva frente
a la competencia.

9 – Simplicidad
 

Aunque la mayoría de las tendencias de las Compras piden tecnologías complejas y puntos de referencia
complejos, todavía hay espacio para la simplicidad y los objetivos fáciles de entender. Por ejemplo,
las ventajas de coste y las mejoras del flujo de caja siguen siendo la fuerza motriz de las funciones de
compras y cadena de suministro.

10 – Nearshoring
 

En los últimos años, la mayoría de las empresas de las economías desarrolladas han estado
deslocalizando sus procesos de negocio en un intento por reducir los costos. Sin embargo,
el Nearshoring se encuentra entre las nuevas tendencias de compras este año, ya que las empresas
tratan de explotar oportunidades basadas en los proveedores de proximidad, las normas compartidas y
un control más cercano de las funciones de compras y cadena de suministro.

COMPORTAMIENTO DEL COMPRADOR ORGANIZACIONAL

Se trata del conjunto de empresas, organismos o instituciones que compran bienes y servicios que venden, alquilan,
suministran a terceros o incorporan a sus procesos. Por lo tanto, el comprador organizacional no compra con el fin
de usar el bien o servicio, sino que lo hace con el objetivo de hacer negocio con él.

Si un consumidor individual compra un automóvil para su uso y disfrute personal, desarrolla un proceso de decisión
de compra distinto al de una empresa de alquiler de coches, que adquiere esos vehículos para ponerlos a disposición
de otros consumidores finales. Hay muchos ejemplos donde la propia complejidad de la compra requiere la
intervención de personas especializadas para llevar a cabo todo el proceso.

Las características diferenciales del consumidor organizacional demandan una estrategia de Marketing que se
adapte a sus necesidades, teniendo en cuenta que las compras organizacionales se fundamentan en el
comportamiento humano puesto que las bases de la conducta son los elementos personales integrantes de su
estructura: los individuos son quienes detectan las necesidades, se proponen satisfacerlas, buscan posibles
soluciones, determinan los productos adecuados y los usan.

 
Las principales características de las compras organizacionales son las siguientes:

Compra compleja

Buena parte de las compras realizadas por consumidores organizacionales presentan una significativa complejidad
técnica que requiere de la participación de numerosos individuos en la decisión final de compra, con objeto de
analizar de forma detallada todas las prescripciones técnicas y las posibles alternativas, considerando los múltiples
factores que inciden en la decisión.El elevado valor monetario de las compras es otro elemento determinante del
aumento del riesgo en la compra, que requiere mayor información para la decisión.

Compra colectiva

La propia complejidad de la compra requiere que intervengan diferentes personas en la decisión de compra

organizacional. El número de individuos que participen en la decisión dependerá del tipo de producto y la
necesidad que se pretenda satisfacer.

Compra racional

A diferencia del consumidor individual, en la compra organizacional prevalecen criterios racionales basados en
condicionantes de carácter económico. No obstante, la propia intervención de individuos en todo el proceso de
decisión de compra implica que también puedan condicionarla otros factores no racionales. La decisión es más
meditada que en el caso individual porque el riesgo de estas compras es superior y dependen de los objetivos de
la organización.

Compra formal

La compra organizacional requiere un protocolo de actuación muy definido, que generalmente demanda diferentes
acciones como propuesta de los proveedores, pliegos de condiciones técnicas, caracterización de los productos,
condiciones de pago o entrega, que se concretan habitualmente por escrito, al igual que los informes de todas las
personas que participan.

Compra técnica

Precisamente según la propiedad anterior, muchas de las compras organizacionales requieren unas características
técnicas especiales que hace necesaria la participación de expertos o asesores que puedan orientar la decisión a
través de un riguroso análisis técnico. Dependiendo del producto, es posible que las especificaciones de carácter
técnico tengan mayor o menor grado de detalle, si la dificultad de algunas compras lo requieran