El proceso de compras en ISO

9001: Cómo se gestiona y cuál

es su importancia
09 de agosto de 2015
El proceso de compras tiene como función la adquisición de las materias primas
o insumos con los cuales la organización funciona. De ahí su importancia en
la gestión de calidad, pues el departamento de compras desde la ISO 9001, es
una entrada para muchos de los procesos, tanto misionales como de apoyo de la
organización. Su gestión impacta directamente en los resultados que busca la
empresa.
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 1 Importancia del proceso de compras en la organización
 2 Conceptos relativos a las compras
o 2.1 Cliente interno, externo, proveedor, organización, parte interesada:
Comprensión de los conceptos
 3 Cómo gestionar el proceso de compras
o 3.1 Identificar y definir las especificaciones de los productos a comprar
o 3.2 Planear las compras
o 3.3 Seleccionar, evaluar y reevaluar al proveedor
o 3.4 ¿Cómo evaluar a un proveedor?
o 3.5 Verificando el producto comprado
o 3.6 Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas y de mejora)

Importancia del proceso de compras en

la organización
 Resultados económicos en la empresa: Tener buenas relaciones con los
proveedores, lo que supone obtener competitividad en los costos de los
productos que se obtienen, capacidad de negociación y selección de los
artículos y proveedores idóneos para mi empresa, impacta en el desarrollo
económico que ésta presente en los ciclos de tiempo.
 Calidad del producto final: La calidad de mis materias primas o insumos
impactará directamente en el resultado de mis procesos y con ello, en la
percepción del cliente.
 Satisfacción del cliente: Como lo mencioné anteriormente, las entradas de
un proceso dimensionan la calidad (definida por mí) que el producto tendrá
al final.
 Confianza del cliente interno: Definimos cliente interno como la salida de
cada proceso. El departamento de compras provee los suministros a otros
procesos (clientes internos) necesarios para realizar su labor. Si estos no
son aptos, creara conflictos en el desarrollo de los objetivos de los otros
procesos.
Conceptos relativos a las compras
Apoyándonos en la ISO 9000, definimos los siguientes conceptos que serán
vitales para entender lo que viene:

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implementan? Explicado PASO a PASO

 Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto. Un

proveedor puede ser un productor, un distribuidor, un minorista, el vendedor
de un producto, el prestador de un servicio.
 Cliente: Organización o persona que recibe un producto. También llamado
cliente externo. Un cliente puede ser una persona, el usuario final, un
minorista, un beneficiario, un comprador, un mayorista.
 Cliente interno: Elemento de la empresa que recibe el producto (salida) de
otro elemento para realizar su función.
 Parte interesada: Persona o grupo que tiene un interés en el desempeño o
éxito de una organización.
Cliente interno, externo, proveedor, organización, parte
interesada: Comprensión de los conceptos
Explicados los conceptos, todo puede parecer sencillo su diferenciación y
aplicación. Sin embargo tenemos que saber diferenciar uno de otro. ¿Lo sabes
hacer? Te propongo el siguiente ejercicio.

Es muy breve, leerlo no te tomará mucho tiempo. Al hacerlo, podrás diferenciar

los diferentes actores de un proceso de compras y la importancia que
conlleva este proceso en la organización. También verás las dificultades en las
que puede incurrir una organización al no tener el proceso de compras definido y
que cumpla los requisitos de la norma. Bien, pues el ejercicio consiste en
identificar los siguientes actores:
Tenemos una transportadora, llamémosla Transportadora SII
En alguna ocasión, ocurrió que el encargado de subcontratar (área de compras)
los servicios de transporte de SII, llamó por teléfono a camiones Velosys y les
solicitó el servicio de dos tractomulas para transportar las vacunas de
Agropeguaria IMRAE, del puerto de Dorne hasta Nueva Luz.

El encargado de gerencia de operaciones en SII, aprobó el despacho de las

tractomulas a Nueva Luz sin realizar ninguna verificación de que las tractomulas
eran las adecuadas para el despacho. Las tractomulas transportaron las vacunas
a la ciudad de Nueva Luz sin revisar o verificar las condiciones para garantizar la
conservación y buen manejo de las vacunas. Posteriormente en encargado de
operaciones envío a camiones Velosys el documento que especificaba las
características que las tractomulas debían de tener para prestar el servicio.

Las vacunas llegaron a las bodegas de agropecuaria IMRAE. Una vez que las
recibieron, detectaron que al no haber tenido la temperatura requerida, las
vacunas perdieron sus características y Agropecuaria IMRAE rechazó el producto
expresando al fabricante de éstas, Laboratorios Sunrae, el estado en que
encontraron las vacunas. La agropecuaria recibió quejas por incumplimiento en las
entregas de Finca VerdeLis, Clinica Rimivir y Veterinarios Don Gato. Estas últimas
empresas le comunicaron al Instituto Nacional de vigilancia de medicamentos y
alimentos lo sucedido.

¿Los tienes? Esta es la solución del ejercicio.

Cómo gestionar el proceso de compras
Ya entrando en materia, partamos teniendo en mente que la empresa tiene
la necesidad constante de adquirir recursos: Humanos, de medio ambiente,
infraestructura y de materiales. Sin estos recursos, la empresa no va a funcionar.
Eso por un lado.
Para el funcionamiento normal de sus procesos, son necesarios recursos de
personal, de método y de presupuesto ($), sin los cuales, un proceso no va a
funcionar.
Aclarado lo anterior, abordamos la gestión del proceso de compras, la cual
comprende:

 Identificar los productos críticos a comprar

 Definir especificaciones del producto a comprar
 Planear las compras
 Evaluar y seleccionar proveedores
 Realizar el trámite de compra
 Verificar el producto comprado
 Re-evaluar proveedores
 Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y
mejora)
Identificar y definir las especificaciones de los productos a
comprar
Se debe de tener definida una metodología y unos responsables para realizar
las compras y que esta (la metodología) se informe al proveedor. Todos los
aspectos relevantes en la compra deben tener sus requisitos (especificaciones)
definidos: Por ejemplo, cantidad, material, forma, medidas, fechas, etc. Dichos
requisitos son muy variables en función del sector y necesidades de la
organización.
Te recomiendo se identifiquen los productos críticos en las compras de la
empresa. Estos productos críticos son aquellos que impactan directamente el core
del negocio. Te propongo el siguiente formato para identificar productos críticos,
pero de nuevo, estos formatos son muy variables y varían de acuerdo a la
actividad de la empresa. En el se muestra el producto o servicio que vende la
empresa, cuáles son sus características y con base en ello, cuál es el producto
crítico, a qué proceso y producto final impacta, si se compra en paquetes y cuál su
indice de criticidad.
Identificación de productos críticos
El formato lo puedes descargar aquí: Formato identificacion de productos criticos
Planear las compras
La planeación de las compras está relacionada con los pronósticos de
demanda, pues a partir de la previsión de lo que pretendo vender,
me abastezco de lo que necesito para brindarlo. Con el pronóstico de demanda
definido, se crea un programa de compras, el cual establece el producto, las
cantidades a comprar y el momento en que lo debo hacer. Tener este tipo de
cosas claras me permite mejorar las negociaciones con mi proveedor a fin de
obtener descuentos, permite disminuir stocks de inventario y mejorar el
tratamiento que le brindo al producto, en caso de que sea frágil o pueda caducar,
por ejemplo.
Seleccionar, evaluar y reevaluar al proveedor
Para seleccionar un proveedor, la organización debe de evaluarlos en
función de su capacidad para suministrar productos o servicios. Se definen
entonces, criterios de selección de proveedores. Cada organización
considerará los criterios que considere pertinentes. Criterios comunes
considerados por empresas son, por ejemplo, que se encuentre ubicado en un
lugar determinado, que tenga las certificaciones requeridas, ser un proveedor
oficial, etc. De esta forma, la organización tendrá un listado de proveedores a los
cuales comprará.
Algunas organizaciones tienen cientos de proveedores, sin embargo, los
clasifican por proveedor crítico o no crítico en función de su impacto en el
sistema de gestión de calidad. Por ende, establecen criterios para considerar
un proveedor crítico y a estos proveedores les hacen la evaluación de
desempeño, lo cual es permitido por la norma, pues esta especifica que el tipo y
grado de control sobre el proveedor depende del impacto sobre el producto final.
Por ejemplo, un proveedor cuyo monto de compras sea superior a 1000usd o que
la materia prima que provee sea vital en la elaboración del producto final son
ejemplos de consideración de proveedor crítico.
Para evaluar un proveedor, es necesario se definan criterios de evaluación.
Como en la selección, cada organización considerará cuáles criterios considera
pertinentes. Criterios como cantidad, calidad, oportunidad son comúnmente
usados por las organizaciones para medir el desempeño, el número de no
conformidades también puede ser útil. Los criterios pueden variar de acuerdo al
proveedor, pues no a todos se le mide lo mismo.
Transcurrido un tiempo, el proveedor será reevaluado para determinar cómo
ha sido su desempeño a través del periodo en cuestión, y del resultado de
esta evaluación se define si el proveedor continúa, si debe mejorar o si se va. En
caso de que tenga que mejorar, es común que algunas empresas soliciten planes
de mejoramiento a sus proveedores para que estos aumenten su calificación de
desempeño y se mantengan como proveedores. Esta evaluación debe hacerse
por lo menos una vez al año.
En el siguiente esquema te muestro la mecánica general de lo que te acabo de
mencionar:
Seleccion, evaluacion y reevaluacion de proveedores
¿Cómo evaluar a un proveedor?
Hay formas diferentes para evaluar un proveedor. Una forma que me gusta mucho
es a través de pesos ponderados. Esto permite darle mas relevancia a ciertos
aspectos de evaluación que para la empresa son más importantes que otros.
 Evaluación
de proveedores
Verificando el producto comprado
Siempre al recepcionar lo solicitado, se debe de verificar (sea con una
inspección,prueba, ensayo, etc) los aspectos requeridos del producto. Una
práctica muy útil es comparar lo especificado en la factura con lo que se tiene en
el espacio físico. Aquello que no coincide, puede considerarse una no conformidad
del proveedor, según las disposiciones de la empresa. Recuerda dejar evidencias
(registros) de la verificación.

Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas y de

mejora)
Lo que no se mide, no se mejora. ¿Cómo vas a mejorar algo si no sabes como
va? La medición del proceso de compras nos permitirá tomar acciones correctivas
y de mejora que contribuyan al equilibrio de la empresa. De igual forma, tener
riesgos asociados a la compra nos permitirá las acciones correctivas y preventivas
que podemos adelantar. Te propongo los siguientes indicadores, pero de nuevo,
todo debe ajustarse al tipo de empresa que tienes.

Indicadores proceso de compras