Conoce las fases y claves para un Proceso de

Compras exitoso

Lograr ganancias en términos de productividad, se está convirtiendo cada vez

más en un enfoque estratégico clave del proceso de compras. Para seguir
siendo exitosos, las empresas tienen un gran interés en aprovechar este
universo competitivo de las adquisiciones.

En este artículo te hablaremos sobre cuáles son los procesos de compra de

una empresa y cuál es su importancia. Su esquema, fases, claves para
hacerlos más exitosos y por qué cada vez se hace más necesario
automatizarlos.

¿Cuál es el proceso de compras en una empresa y cuál

su importancia?

El principal beneficio de un proceso de compra es evitar el gasto debido al

fraude, las adquisiciones no programadas, el gasto deshonesto, el robo y otras
trampas financieras que acompañan a los hábitos de compra no programados.

Pero debido a que las compras se encuentran en el corazón del proceso de

creación de valor de la empresa, formalizar y optimizar tu proceso de compras
también es importante para:

● Crear un proceso de compra eficiente y eficaz, no solo para el gasto

directo sino también para el gasto indirecto.
● Gestión exitosa de relaciones con proveedores.
● Gestión óptima de la cadena de suministro y abastecimiento estratégico.
 ● Agilizar el ciclo de compras y todos sus subprocesos.
● Proporcionar una pista de auditoría sólida para revisión interna y
externa.
● Establecer un modelo para la gestión de procesos empresariales que se
pueda aplicar en toda la organización.

El proceso de compra es un ciclo y cada paso requiere el intercambio de

información y varias aprobaciones para avanzar. Cada empresa tendrá sus
propias variaciones, pero en términos generales, sigue un patrón bien
establecido.

La automatización de los procesos de compras le permite al gerente

llevar a cabo estrategias claves para aumentar las ganancias del
departamento.

Estos son los pasos básicos y esenciales de todo proceso de compras:

1. Identificación de los bienes y servicios que se necesitan.

2. Creación de la solicitud de compra.
3. Revisión y aprobación de la solicitud de compra.
4. Solicitud de propuesta a los proveedores.
5. Negociación del contrato y aprobación.
6. Envío y recibo del producto o servicio solicitado.
7. Revisión y comparación con lo solicitado.
8. Aprobación y pago de facturas.
9. Actualización de registros contables.

Fases Más Importantes del Proceso de Compras

A continuación te explicamos los pasos claves e importantes de un proceso de
compras exitoso:

1. Solicitud de compra / requisición

Esta fase trata de identificar la necesidad, qué comprar, cuánto y cuándo se

necesita. La solicitud probablemente pasará por un proceso de aprobación
mediante el cual se otorga la autorización para comprar el artículo.

2. Selección de proveedores

Es posible que los compradores ya sepan a qué proveedor comprar el artículo

que se solicita. De lo contrario, se puede iniciar un proceso de licitación o
solicitud de cotización para identificar un proveedor, precio y plazo de entrega.

3. Orden de compra

Se envía una orden de compra al proveedor. Aquí se identificarán los artículos

que se adquieren, la cantidad requerida y el precio que se paga, así como los
datos de la empresa.

4. Entrega y recibo

A continuación, el proveedor enviará la mercancía a la organización

compradora. Una vez que las mercancías llegan, normalmente pasarán por
algún tipo de proceso de recepción para garantizar que coincidan con lo que se
pidió y que sean de la calidad correcta.
5. Factura / pago del proveedor

En el momento del envío, el proveedor suele emitir una factura, que acompaña
a la mercancía o se envía por separado. Esto será recibido por el departamento
de cuentas por pagar.

ATRIBUCIÓN: IMAGEN DE SNOWING EN FREEPIK.ES BAJO LICENCIA CCO.

Proceso de compra: ejemplo práctico en una empresa de

retail

Las empresas de la industria retail son muy competitivas. Operan con

márgenes de ganancia ajustados, lo que dificulta la tarea para los gerentes. El
departamento de compras necesita diseñar estrategias efectivas de
abastecimiento y compras para lograr escasos ahorros, aumentar el ROI y
obtener más ganancias para agregar a los ingresos generales.

Estos son generalmente los pasos en el proceso de compras en el sector retail:

● Investigar las preferencias de los clientes y el desempeño de las ventas

anteriores.
● Identificación de fabricantes, productos y marcas.
● Ir “al mercado” para encontrar productos y materiales.
● Negociar con proveedores.
● Emitir órdenes de compra.
● Recepción de materias primas y bienes.
● Seguimiento del rendimiento.
● Negociaciones continuas con proveedores para mejorar las ventas y los
márgenes.
Claves y consejos para montar un proceso de compras
exitoso en tu departamento de compras

A continuación te ofrecemos algunos consejos para optimizar y maximizar tus

procesos de compras en tu departamento:

Lo que debes hacer previo al proceso de compras:

● Identifica las necesidades.

● Selecciona el producto que necesitas.
● Asigna un personal encargado para el procedimiento.
● Establece las condiciones de entrega.

Realiza una investigación de mercado y ten en cuenta

estos aspectos:

● Disponibilidad y existencia de los proveedores en el mercado.

● Situación geográfica de los proveedores.
● Desarrollo de los proveedores.
● Capacidad de almacenamiento de la empresa.
● Tipo de proveedor.
● Tamaño de la empresa.

Durante la preselección de proveedores:

En esta etapa se deben elegir los proveedores que más satisfagan tus
necesidades y cumplan los requisitos previamente acordados. Cada potencial
proveedor debe presentar ciertos requisitos que deben ser revisados y
aprobados por el departamento de compras.

Petición de ofertas:

Aquí debes realizar una actividad de comprobación y análisis por medio de la

solicitud y recepción de precios y demás condiciones que quedaron
establecidas previamente durante la fase anterior.

Negociación y fases. Esta etapa debe incluir:

● Contacto inicial con el proveedor.

● Presentación de ofertas.
● Proposición y negociación de concesiones.
● Cierre de la negociación.

Adjudicación del suministro

Esta es la última fase del proceso de compras donde se realiza la entrega del
suministro o servicios mediante las pautas establecidas y la elección de los
productos finalmente seleccionados.

La importancia de la automatización del proceso de

compras
Los flujos de trabajo manuales y el mantenimiento de registros en papel ya no
son suficientes para las empresas que desean un rendimiento óptimo de su
inversión en compras o una cadena de suministro estratégica y saludable.

La automatización y la inteligencia artificial hacen mucho para eliminar o mitigar

los desafíos que conllevan estas metodologías obsoletas.

Conocer a tu proveedor es uno de los aspectos más importantes en tu

esquema de compras. De allí dependerá la calidad de suministro que
recibirás.

La automatización del proceso de compras aporta una serie de beneficios a

cualquier organización. Los ahorros de costos aumentan al tiempo que se
reducen los gastos fuera de contrato.

Se puede administrar más actividad, incluido el gasto final y el equipo de

compra tiene una visibilidad mucho mayor de todas sus funciones, lo que te
permite maximizar la eficiencia y los recursos.

El ERP de e-Procurement de Mercado Eletrônico automatiza todo el proceso

de compra, desde la solicitud hasta el pago. Todos los datos se concentran en
una única herramienta en línea, disponible las 24 horas del día, lo que
garantiza mayores ahorros, cumplimiento, colaboración y velocidad.

ATRIBUCIÓN: IMAGEN DE FREEPIK EN FREEPIK.ES BAJO LICENCIA CCO

Conclusiones

Las empresas pueden encontrarse en una posición mucho mejor si están

armadas con habilidades efectivas para realizar un mejor proceso de compras.
La implementación de una estrategia de compra eficaz, aunada con un proceso
automatizado, ayuda a las empresas a tomar decisiones acertadas e
inteligentes y aumentar sus ventas.

En Mercado Eletrônico estamos para ayudarte en el proceso de automatización

de tu departamento de compras, gracias a las soluciones tecnológicas que te
podemos ofrecer. Ponte en contacto con nosotros y comienza a gozar de los
beneficios que te brindan nuestras herramientas digitales.

Entonces, es recomendable estudiar el costo total de adquisición y las

condiciones comerciales preguntando a los proveedores por costos
detallados. Sobre este punto, los términos de pago solicitados deben ser
aceptables y los términos propuestos tienen que ser justos.

Por último, es importante asegurarse de que el plazo sea adecuado y esté bajo
control. En esta etapa, también hay que tener en cuenta la adaptabilidad, la
seguridad financiera y la sostenibilidad de la empresa.

Lista de criterios objetivos y subjetivos a tener en cuenta

Criterios objetivos:

● precio;
● ubicación geográfica;
● términos y condiciones de pago;
● respeto de los tiempos de entrega;
● facilidad de operación o uso;
● facilidad de mantenimiento;
● relevancia del producto o servicio para las necesidades del usuario;
● confiabilidad y calidad del producto;
● madurez tecnológica de la solución;
● especificaciones técnicas;
 ● existencia o no de servicios técnicos ofrecidos;
● existencia o no de formación ofrecida por el proveedor;
● duración de la formación requerida;
● servicio posventa.

Criterios subjetivos:

● relaciones preexistentes;
● prestigio y reputación del proveedor;
● competencia percibida.

¿Cuántos proveedores se necesitan para el mismo producto?

La estrategia de aumentar el número de proveedores intercambiables se está

reemplazando por otras estrategias, como el uso de dos proveedores en
paralelo. De esta forma, el comprador evita una dependencia excesiva.

Esto se refiere a que, en lugar de utilizar un único proveedor, se elige un

proveedor preferente, que brindará apoyo en el 80% de los casos,
confiando en un segundo proveedor para el resto.