ADMINISTRACION DE COMPRAS * 2.- OBJETIVOS Y ORGANIZACION PARA LA EFICAZ ADMINISTRACION DE COMPRAS 2.

1 objetivos de la administracin de compras Obtener los materiales adecuados (que satisfagan los requerimientos de calidad ), en la cantidad debida, para su envio en el momento preciso y al lugar correcto,de la fuente correcta( un vendedor que sea confiable y que desempee su trabajo con puntualidad ) prestando el servicio correcto( tanto antes como despus de la venta) y al precio conveniente. 2.2 organizacin de la administracin de compras Se establece una organizacin temporal Seguimiento y expedicin: este grupo toma los acuerdos de compras Administracin: este grupo maneja la preparacin fsica y el seguimiento rutinario de los documentos formales de compra Investigacin de compras: este individuo o grupo trabaja sobre proyectos relacionados con la recopilacin, clasificacin y anlisis de los datos necesarios para tomar mejores decisiones de compras 2.3 especializacin dentro de la funcion de compras La importancia de un desempeo efectivo y eficiente de la funcin de compras se logra a travs de la mayor responsabilidad por parte del personal encargado en el departamento de compras, a la plena preparacin con la cuente as como tambin a la especializacin y educacion en el area de compras. Es importante mencionar que si se cuenta con la licenciatura en la carrera de administracin, tener conocimiento en el area de reclutamiento ,capacitacin y control de las expectativas exigentes de la empresa, lograra con mayor efectividad las compras previstas. 2.4 prerrogativas de la compra Se entiende como un perfil estandarizado para elegir a un buen departamento de compras, el cual tendr como objetivo realizar una optima compra. * 3.- PROCEDIMIENTOS Y FLUJO DE INFORMACION 3.1 etapas en el sistema de compras Las compras siguen un proceso de tres etapas: 1. Evaluacin del proveedor: implica encontrar proveedores potenciales y determinar la probabilidad de que se conviertan en buenos proveedores. Esta fase requiere el desarrollo de criterios de evaluacin. Tanto los criterios como los pesos dependen de las necesidades de la organizacin. La seleccin de proveedores competentes es crtica, ya que de lo contrario todos los dems esfuerzos de compra se desperdician. 2. Desarrollo del proveedor: Compras se asegura de que el proveedor tenga una apreciacin de los requerimientos de calidad, los cambios de ingeniera, los programas y las entregas, el sistema de pagos y las polticas de adquisicin. El desarrollo del proveedor puede incluir distintos aspectos, desde el entrenamiento hasta la ayuda en ingeniera y produccin, y los formatos para la transferencia electrnica de

informacin. Las polticas de compras pueden incluir aspectos como el porcentaje de negocios hecho con cualquier proveedor o con negocios minoritarios. 3. Negociaciones: Las estrategias de negociacin se clasifican en los siguientes tipos: * Modelo del precio basado en el coste: requiere que el proveedor abra sus libros al comprador. El precio contratado se basa en el tiempo de mano de obra y los materiales o en un coste fijo, con una clusula de aumento para acomodar los cambios en los precios. * Modelo de precio basado en el mercado: el precio est basado en un precio o ndice publicado. * Licitacin competitiva: Es apropiada en los casos en que los proveedores no estn dispuestos a discutir los costes o donde no existan mercados perfectos. Requiere que los agentes de compras tenga varios proveedores potenciales del producto y presupuestos de cada uno. La principal desventaja es que dificulta el desarrollo de relaciones de largo plazo entre comprador y proveedor. La licitacin competitiva puede determinar el coste de forma efectiva. Pero tambin puede hacer difcil la comunicacin y eficacia. * Combinar dos o ms tcnicas: proveedor y comprador deben estar de acuerdo en revisar ciertos datos de costes, aceptar alguna forma de datos del mercado para los precios de materias primas, o acordar que el proveedor deber permanecer competitivo. Dominar las distintas etapas del proceso de compras es fundamental para cualquier empresa. 3.2 uso de la computadora en las compras Las computadoras se han convertido para el departamento de compras una alternativa muy importante para las adquisiciones de nuevos productos que la entidad requiera, adems de permitir la facilidad del trabajo y de mantener un registro de los trabajos y negociaciones que se han realizado para la compra de nueva mercanca. La formulacin de una poltica de inventario para un departamento de almacn depende de la informacin que brinda un sistema respecto a tiempos de adelantos, disponibilidades de materiales, tendencias en los precios y materiales de compras. La funcin bsica, pero no la mas importante, de un sistema de informacin en un almacn es que controla fsicamente y mantiene todos los artculos inventariados, debiendo establecer resguardo fsicos adecuados para proteger los artculos de algn dao de uso innecesario debido a procedimientos de rotacin de inventarios incorrectos y a robos. Los registros se deben mantener actualizados constantemente en el sistema, lo cual facilitan la localizacin inmediata de los artculos. Algunas de las funciones del sistema de informacin es que mantiene en constante informacin al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia prima al contar con un perfecto enlace informativo interdepartamental, Llevar en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas), Vigilar que no se agoten los materiales conservando los niveles permisibles en cuanto a mximos y mnimos. En cuanto a las ventajas de contar con un sistema de informacin se puede mencionar los siguientes puntos: * Evitar el retraso en el abastecimiento de materiales. * Controlar el abastecimiento parcial.

* Compra o produccin en totales econmicos. * Rapidez y eficacia en atencin a las necesidades propias. 3.3 sistemas de informacin En los ltimos aos se han incorporado a nuestro entorno numerosos avances tecnolgicos que han inundado hogares y oficinas. Son demasiadas aportaciones a la sociedad del bienestar para predecir un retroceso. En toda empresa, la preocupacin permanente por la mejora de la administracin, las finanzas y la produccin ha conducido a la rpida adopcin de sistemas automticos capaces de facilitar tareas mecnicas y rutinarias, evitar errores y mejorar el control de la cartera de clientes y con el incremento consiguiente de la calidad. El objetivo de los SI tiene una triple dimensin: Deben facilitar, simplificar o realizar automticamente procesos que tradicionalmente se realizaban de forma manual. Ej. Procesos contables, cmputo de piezas en una cadena de produccin, etc. En segundo lugar, deben proporcionar informaciones y datos, que faciliten la toma de decisiones dejando libertad plena a los usuarios. Se incrementa de esta manera la calidad de la funcin directiva al apoyar cada decisin en una base slida de informacin debidamente presentada y procesada. Por ltimo, deben interaccionar con el usuario en un plano ms profundo que el mero apoyo al proceso de la toma de decisiones. Uso de sistemas expertos, inteligencia artificial, etc. 4.- CALIDAD, ESPECIFICACION E INSPECCION Actualmente, las organizaciones empresariales son concebidas como entidades procesadoras de informacin, independientemente de su actividad, ya que todas las empresas tienen necesidad de obtener y analizar informaetn actualizada sobre mercados, costos, ventas y procesos de produccin. Esta informacin procede tanto de fuentes internas como de fuentes externas a la organizacin, y, una vez procesada y utilizada, genera, a su vez, nueva informacin que ser difundida dentro y fuera de la empresa. Hablar hoy de Sistema de Informacin, es hablar de un sistema que gestiona y controla los flujos informativos por los que debe distribuirse una informacin de calidad, que reduce el riesgo de error en la Toma de Decisiones; y hablar de informacin de calidad implica tener en cuenta el nuevo concepto de Calidad Total que conleva una nueva cultura del trabajo, y el nacimiento de nuevas estructuras empresariales. La calidad, concebida como un proceso en el que debemos identificar al usuario o cliente, aceptar sus demandas, satisfacer sus necesidades y superar sus expectativas, implica el que toda la organizacin, como entidad procesadora de informacin, debe tener, como objetivo prioritario, al cliente o usuario; es decir, todas las acciones tienen que estar orientadas a la satisfaccin de dicho cliente o usuario, lo que significa que la calidad es definida siempre por el cliente, convirtindose la empresa en ejecutora de sus deseos. 4.1 Funcin

Cuando muchas personas se preguntan por qu estudiar sobre los sistemas de informacin, es lo mismo que preguntar por qu debera estudiar alguien contabilidad, finanzas, gestin de operaciones, marketing, administracin de recursos humanos o cualquier otra funcin empresarial importante. Lo que si les puedo asegurar es que muchas empresas y organizaciones tienen xitos en sus objetivos por la implantacin y uso de los Sistemas de Informacin. De esta forma, constituyen un campo esencial de estudio en administracin y gerencia de empresas. Es por esta razn que todos los profesionales en el rea de Administracin de Empresas deberan o ms bien deben, tomar un curso de sistemas de informacin. Por otro lado es importante tener una comprensin bsica de los sistemas de informacin para entender cualquier otra rea funcional en la empresa, por eso es importante tambin, tener una cultura informtica en nuestras organizaciones que permitan y den las condiciones necesarias para que los sistemas de informacin logren los objetivos citados anteriormente. Muchas veces las organizaciones no han entrado en la etapa de cambio haca la era de la informacin sin saber que es un riesgo muy grande de fracaso debido a las amenazas del mercado y su incapacidad de competir, por ejemplo, las TI que se basan en Internet se estn convirtiendo rpidamente en un ingrediente necesario par el xito empresarial en el entorno global y dinmico de hoy. Por lo tanto, la administracin apropiada de los sistemas de informacin es un desafo importante para los gerentes. As la funcin de los SI representa: * Un rea funcional principal dentro de la empresa, que es tan importante para el xito empresarial como las funciones de contabilidad, finanzas, administracin de operaciones, marketing, y administracin de recursos humanos. * Una colaboracin importante para le eficiencia operacional, la productividad y la moral del empleado, y el servicio y satisfaccin del cliente. * Una fuente importante de informacin y respaldo importante para la toma de decisiones efectivas por parte de los gerentes. * Un ingrediente importante para el desarrollo de productos y servicios competitivos que den a las organizaciones una ventaja estratgica en el mercado global. * Una oportunidad profesional esencial, dinmica y retadora para millones de hombres y mujeres. 4.2 Responsabilidad para determinar la mejor compra Generalmente se acepta que las decisin final sobre la conveniencia tcnica para algn uso especifico debe recaer en el departamento usuario, en ingeniera, en especificaciones o reventa. Asi situaciones especificas sobre artculos y equipo de oficina deben ser establecidos por el gerente de oficinas; el material de publicidad por el personal de publicidad, los artculos de mantenimiento por los supervisores del mantenimiento y los artculos de reventa por el de mercadotecnia. La responsabilidad final sobre especificaciones de artculos producidos debe recaer principalmente en el departamento de ingeniera, encargado del diseo y de las normas que corresponden a las materias primas o semiprocesadas y a las partes componentes. Bsicamente la decisin inmediata es de ingeniera de produccin, la persona responsable de convertir los materiales por los artculos semiprocesados en productos terminados es aquella que debe tomar la autoridad para determinar lo que se requiere. 4.3 Relacin de ingeniera de compras La tendencia hacia la seguridad absoluta y la cooperacin activa entre los

departamentos de ingeniera, los usuarios y los que obtienen esto, existe una gran responsabilidad en el personal de compras a menos que estn bien capacitados para hacer verdaderas contribuciones hacia la determinacin de la mejor compra, de otro modo sus sugerencias no serian tomadas seriamente. Este departamento tiene como funcin disear los procesos de fabricacin de producto, y realizar los cambios y modificaciones de los mtodos de fabricacin del producto. Ellos indican cuales son los materiales que deben comprarse y da informacin importante como son las especificaciones, tolerancias, partes estandarizadas y otras caractersticas del material como son: resistencia, dureza, tensin, dimensiones etc. El departamento de compras hace recomendaciones para la variacin o cambio de diseo para lo cual requiere de una reunin entre los involucrados que son; Ingeniera, compras, calidad, y proveedores si dicho cambio es aceptado por todos los involucrados se lleva acabo, se pide ideas de cada uno de ellos. 4.4 El costo de calidad Posiblemente el punto de vista tradicional sobre calidad se debe al ambiente econmico de demanda elevada y baja competencia a nivel mundial, en la cual se toleraban los dficit. Posiblemente esto fue apoyado posteriormente por una completa incomprensin de los verdaderos costos de calidad y baja calidad. Desafortunadamente en muchas organizaciones estos costos estn bien escondidos, y son difciles de considerar en el momento de tomar una decisin. Las tres principales categoras de costo como aplicables a la calidad, deteccin, prevencin y correccin. La deteccin de costos se debe presentar tanto por parte del vendedor, como de la organizacin compradora, debido a que cada uno utiliza una diversidad de sistema de deteccin para asegurarse la calidad. 5.- CONSIDERACIONES DE CALIDAD 5.1 clasificacion de compras Hoy en da la forma de comprar es variada, ya que los avances del mercado van marcando la pauta y el ritmo al cual comprar. Dentro de las principales categoras para realizar las compras podemos encontrar: Compras por el tipo de material Compras por la frecuencia del material Compras para reabastecer stocks Compras por trayectoria Compras por la naturaleza de los materiales Compras por el costo del material Compras por el tipo de material Es necesario diferenciar el tipo de materiales, principalmente entre aquellos materiales directos a la produccin como son las materias primas y los componentes y aquellos que son indirectos como los auxiliares y herramentales. Si no se incurre en esta diferenciacin podran surgir grandes problemticas en la produccin ya que se podra tener material no necesario en excedente y lo ms grave que produccin no cubrira con los programas establecidos. Es por ello que surge esta clasificacin de las compras para enfocar a los disponentes de los materiales de compras en el material

prioritario como es el material directo de produccin. Compras por la frecuencia del material Esta segunda clasificacin consiste en llevar a cabo la compra del material segn la frecuencia con la cual el material se utiliza. Por ejemplo las compras de capital son muy poco frecuentes, mientras que la compra de materias primas es repetitiva. Las compras de poca frecuencia se trabajan a travs de ordenes directas y/o abiertas en las cuales no se requiere especificar una cantidad constante a recibir, y quedan libres para poder generar otra compra en el momento en que se requiera. A diferencia de las compras poco frecuentes, las repetitivas requieen de un programa con cantidades y fechas especificas para recibirse, con la finalidad de que el proveedor se encuentre preparado para cualquier peticin de material en el momento que se requiera. Compras para reabastecer stocks Esta se concentra en el surtimiento de materiales y es utilizada para el control de los materiales directos a la produccin, ya que por medio de esta clasificacin se intenta cubrir las corridas mnimas de produccin, es decir se compra ms material para tener una reserva en el almacn y esta puede ser utilizada en el momento en que la requiera produccin sin provocar alarmar de falta de existencias. La utilizacin de este tipo de clasificacin depende del mtodo que la empresa utilice para la planificacin de requerimientos de material. Compras por trayectoria Su finalidad es la minimizacin de los costos de transporte, incluyendo el costo de traspaleo, aduana, recorrido, etc. Al seleccionar este tipo de clasificacin debemos agrupar nuestros materiales por zonas geogrficas, de esta forma la peticin de material se lleva a cabo en base a estos agrupamientos y la recoleccin del material se concentra en una zona geogrfica con diferentes puntos asociados para su recoleccin. Si se implementan estos grupos adecuadamente es posible minimizar los costos, ya que se aprovecha el tiempo y dinero invertidos en transporte al recolectar diversos materiales de diferentes puntos. Para implementar esta clasificacin de compra se requiere una buena negociacin con el proveedor. Compras por la naturaleza de los materiales Esta se basa en el aspecto de los materiales relacionada al tipo de embalaje en el que se transporta. Por ello se debe identificar la naturaleza fsica del material, la cual puede ser lquidos, slidos o gaseosos. Una vez que se cuenta con las especificaciones fsicas del material y de su embalaje se puede gestionar su compra para todos los materiales que se encuentren identificados con el mismo estado. Compras por el costo del material Una clasificacin ms es por el costo de material, es decir se basa en el valor monetario del material. Esta parte desde la solvencia que la empresa pueda demostrar ante su proveedor hasta el valor mismo que representa la pieza en su afectacin financiera. Al utilizar esta clasificacin es necesario asignarle a los materiales el cdigo "A o B o C" segn corresponda identificando mediante esta tcnica los materiales crticos financieramente. La asignacin de un cdigo "A" representa material fuertemente critico financieramente, por lo tanto nos indican hacer una compra de cantidades pequeas y marcan una alarma para un monitoreo constante del material. Los tipos "B" tienen un nivel intermedio en cuanto a trminos financieros se refiere, y estos no requieren de un monitoreo constante y las cantidades de compra son normales segn el requerimiento. En cuanto a los tipo "C" su gestin es normal y no representan ninguna alarma de nivel critico financieramente.

As como la tcnica del "ABC", podemos encontrar diferentes tcnicas y mtodos que nos permitan agilizar el proceso administrativo de compra de materiales, dando paso a concentrar mayor atencin en la bsqueda de nuevos y mejores proveedores, mejorar acuerdos de precios y condiciones y principalmente en puntos de decisin. 5.2 pronostico de compras El pronstico es el proceso por el cul los rganos directivos de la empresa disean continuamente el futuro deseable y seleccionan las formas de hacerlo factible, funciona como un sistema global utilizando la metodologa del pensamiento sistmico y la interaccin conjunta de sus componentes estratgica y tcticamente. Presupuestar como palabra anloga, resulta de hacer el cmputo anticipado del costo, de los gastos e ingresos o rentas de un negocio, los presupuestos se realizan con base en el conocimiento acumulado que la organizacin tiene de la actividad concreta de la empresa, de los cambios y pronsticos sobre las cantidades y precios de los INPUTS y los OUTPUTS. El periodo del presupuesto se realiza correspondiendo con el ao financiero-fiscal-contable. 5.3 inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito. La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aqu la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitir a la empresa mantener el control oportunamente, as como tambin conocer al final del perodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la empresa. 5.4 planeacion de los requerimientos Con frecuencia, los precios sufren variaciones en cada compra de mercancas que se hace durante el ciclo Contable. Esto dificulta al contador el fcil clculo del costo de las mercancas vendidas y el costo de las Mercancas disponibles. Existen dos buenos sistemas para calcular los inventarios, el sistema peridico y el sistema permanente. En el Sistema peridico, cada vez que se hace una venta slo se registra el ingreso devengado; es decir, no se hace ningn asiento para acreditar la cuenta de inventario o la de compra por el monto de la mercanca que ha sido vendida. Por lo tanto, el inventario slo puede determinarse a travs de un conteo o verificacin fsica de la mercanca existente al cierre del perodo econmico. Cuando los inventarios de mercancas se determinan slo mediante el chequeo fsico a intervalos especficos, se dice que es un inventario peridico. Este sistema de inventario es el ms apropiado para las empresas que venden gran variedad de artculos con alto volumen de ventas, y un costo unitario relativamente bajo; tales como supermercados,

ferreteras, zapateras, perfumeras, etc. El sistema de inventario permanente o continuo, a diferencia del peridico, utiliza registros para reflejar Continuamente el valor de los inventarios. Los negocios que venden un nmero relativamente pequeo de Productos que tienen un elevado costo unitario, tales como equipos de computacin, vehculos, equipos de Oficina y del hogar, etc., son los ms inclinados a utilizar un sistema de inventario permanente o continuo. Los motivos del MRP (Material Requerimientos Planning) es el sistema de planeacin de compras y manufactura ms utilizado En la actualidad. Lo ms probable es que su empresa lo utilice para generar sus rdenes de compra o sus rdenes de trabajo. Posiblemente sus proveedores lo utilizan para planear la fabricacin de sus pedidos. Todos los casos. Como toda tendencia en manufactura, sus promotores aseguran que es el mejor sistema y que Le traer ventajas enormes de operacin y eficiencia si su empresa lo adopta. la lgica del MRP es simple, aunque su complejidad est en La cantidad de artculos a administrar y los niveles de explosin de materiales con que se cuente. El MRP Trabaja en base a dos parmetros bsicos del control de produccin: tiempos y Cantidades. El sistema debe de ser capaz de calcular las cantidades a fabricar de productos terminados, de los Componentes necesarios y de las materias primas a comprar para poder satisfacer la demanda independiente. Adems, al hacer esto debe considerar cundo deben iniciar los procesos para cada artculo con el fin de Entregar la cantidad completa en la fecha comprometida.