Instituto Universitario Tecnológico

Américo Vespucio

Administración de Empresas

Materia Administración de Compras

Indicadores de Gestión en la Gestión de Compras

Profesor:

Sergio Sequera Alumno:

Becerra Morales, Freddy

José

C.I 18.486.044

Caracas, 28 de noviembre de 2020

 Introducción

Las estrategias organizacionales se ha transformado en un verdadero desafío

para las organizaciones económicas, debido a que tienen que someter a sus
procesos en constante cambio e innovación para obtener resultados eficaces y
eficientes que les ayuden a cumplir con los requerimientos de los clientes y
mantenimiento en el mercado. Para ello deben establecer indicadores que midan
las capacidades de la organización y a través de los resultados determinar
los niveles de cumplimiento organizacional. Para así reestructurar estrategias
que mejoren la productividad de la organización.

El departamento de compras es un área importante dentro de las actividades

administrativas y operativas de la empresa, puesto que de su desempeño
depende el buen abastecimiento de la mercadería y así cumplir con la
demanda de clientes en todo momento.
Medir el rendimiento de su departamento de compras es esencial para poder
plantear posibles mejoras que permitan mejorar los beneficios de la empresa. Para
hacerlo, se debe analizar la situación actual de los siguientes puntos y evaluar
cómo mejorar su eficiencia:

Desviación del presupuesto.

Tiempo total del proceso.

Cantidad de pedidos rechazados.

Ahorros y descuentos en precios preferenciales.

Retorno de inversión.

Cobros y facturación.

Número y ratio de evaluación media de los proveedores.

Ahora bien, no sólo es imprescindible medir el rendimiento de su departamento de

compras para negociar con los proveedores más en la posición ventajosa posible.
Evaluar el desempeño de los proveedores con los que se llega a un acuerdo es
también esencial.

Top 10 KPIs en compras

1) Ventas sobre Gasto

Un departamento de compras debe conocer la ratio de ventas sobre gasto y

actualizarlo mensualmente.

Este es un indicador clave para cualquier departamento de compras, ya que esta

medida te permitirá actualizar el presupuesto de gasto de tu compañía. Es decir,
en caso de caída de ventas, tendrás claro como actualizar y ajustar tu
presupuesto.
2) Desviación Presupuestaria y Real.

El seguimiento presupuestario es determinante para llevar un buen control del

departamento, y es recomendable revisarlo mensualmente. En muchos casos, los
escenarios cambian mucho desde el momento en que se confeccionan los
presupuestos anuales, y es necesario realizar los ajustes necesarios para no
incurrir en gastos innecesarios.

Esta ratio junto con la ratio de ventas sobre gasto, son dos medidas que, de forma
conjunta y aislada, te ayudarán a recibir una alerta tanto para realizar el ajuste de
tus presupuestos como para rectificar posibles pedidos de acopio /
planificaciones / pedidos futuros, acordados con tus proveedores.

3) Ahorro total de costes

Esta ratio te permite medir el esfuerzo del departamento en la consecución de sus

resultados.

Este indicador se puede medir en dos o más dimensiones:

1) Ahorro previsto sobre costes previstos. Esta ratio, mide los resultados de la
negociación respecto a un comportamiento de consumo previsto de antemano.

2) Ahorro real sobre coste real. Este indicador mide el impacto real que tiene el
ahorro en nuestra cuenta de resultados.

3) Ahorro real sobre coste previsto. Este indicador excluye el factor volumen, es
decir aislamos el impacto de un aumento/disminución de consumo en el resultado.

Esto mide la contribución del departamento de compras al éxito financiero de la

compañía.

4) Calidad

Es importante medir y establecer una ratio de devoluciones o pedidos rechazados

para valorar a nuestros proveedores tanto cuantitativa como cualitativamente.
Este indicador resulta muy efectivo para mejorar la calidad y seguridad del
servicio, ya que identifica métricas para medir el progreso hacia la mejora de la
calidad de los productos. Por ejemplo, “defects per million” (DPM).

5) Entrega

Este indicador mide como el departamento de compras obtiene lo que la empresa

necesita en el tiempo requerido, es decir, nos ayuda a analizar los periodos
medios de entrega por proveedor, el cumplimiento de plazos establecidos,
desviaciones de plazos negociados…

En definitiva, este KPI sirve para marcar SLA´S (Service Level Agreements) en tus
acuerdos con proveedores, y resulta muy efectivo para establecer políticas de
penalizaciones/bonificaciones.

6) Tiempo del ciclo de adquisición

El tiempo del ciclo de adquisición puede medir bien sea, el tiempo medio que se
tarda entre la presentación de la solicitud y la colocación de la orden de compra, o
el tiempo que se lleva desde el principio de un proceso de aprovisionamiento
hasta el momento en el que se firma el contrato.

7) Porcentaje del proveedor que representa el 80% del gasto

Este indicador, permite identificar donde se concentra el 80% del gasto de la

compañía, y dirigir de esta forma el esfuerzo del departamento hacia estos
productos/proveedores, que es donde en definitiva podrás obtener mayores
ventajas a nivel ahorro y riesgo.

8) ROI de adquisiciones

Este indicador mide la rentabilidad de la inversión o gasto realizado en proyectos,

procesos de racionalización, optimización y/o ahorro.

Este KPI te dará una visión global para tomar decisiones acertadas.
9) Managed cost

Se trata del % del gasto que el departamento de compras influye a través del
proceso estratégico de abastecimiento, no incluye los costes laborales ni los
impuestos.

Este % nos permitirá dimensionar el departamento de acuerdo al volumen de

compra centralizada, además de identificar nuevas iniciativas a incorporar a la
gestión del dpto.

10) Cumplimiento de formas de pago

Esta ratio tiende a confundirse con una ratio más financiera, pero no debemos
olvidar que el conocer nuestros compromisos contractuales es casi tan importante
como medir los compromisos a los que han llegado nuestros proveedores.

Es por ello que se hace imprescindible controlar los periodos medios de pago a
nuestros proveedores, y ver si estamos cumpliendo o no con las condiciones de
pago pactadas en contrato, ya que esto va a afectar positiva o negativamente en
nuestras negociaciones actuales y futuras.

Este indicador redunda en una buena gestión de tu cartera de proveedores.

La digitalización en los departamentos de compras

La necesidad de las compañías de ser competitivas ha provocado que la

digitalización de la función de compras sea una prioridad para las empresas
españolas. La tecnología está cambiando la gestión del área de compras.
¿Qué demandan los directores de compras?

-Herramientas ágiles de análisis

-Tecnología a su medida para controlar el ciclo del gasto

-Canal de comunicación con los proveedores en tiempo real

-Agilidad en los procesos del ciclo del gasto

-Democratización de la información

Beneficios de la digitalización en compras

¿Cómo puede beneficiar la tecnología al área de compras? El Business

Intelligence está contribuyendo en los departamentos de compras a aumentar su
productividad, reduciendo tiempos y contribuyendo mejorar la capacidad
competitiva de las empresas y su rentabilidad.

-Económicos:

-Obtención de ahorros adicionales, incremento de la capacidad de análisis de

información y una mayor competencia.

-Eficiencia

-Reducción del tiempo de los procesos entre un 40% y un 65%.

--Control

Gracias a la digitalización se consigue un 100% de trazabilidad de la

información

-Organización:

-Mayor comunicación y colaboración interdepartamental

La digitalización de la función de compras es un camino obligatorio para aquellas
empresas que buscan ser competitivas en un mercado global, incrementar la
eficiencia en la gestión y obtener mejores resultados.

Los responsables del área de compras necesitan plataformas como la de Fullstep,

tecnología punta para impulsar el rendimiento de compras. “Modernizar su
funcionamiento, optimizar sus recursos y generar sinergias con el resto de
departamentos de la empresa son algunas de las cosas que nosotros les
ayudamos a conseguir», señala José del Pozo, director de Fullstep

Conoce los casos de éxito y todo el trabajo que realizó Fullstep para empresas de
todos los sectores y tamaños.

7 consejos para mejorar la gestión de compras

Evita la rigidez y la especulación. ...

Entiende el valor estratégico de la gestión de compras. ...

Mantente informado. ...

Utiliza la tecnología adecuada. ...

Potencia el abastecimiento estratégico. ...

Escoge con inteligencia a tus proveedores. ...

Forma a tu equipo en la gestión de compras.

 Conclusión

El manejo de la selección y evaluación de proveedores es un proceso

importante dentro de las organizaciones ya que lo utilizan para obtener mayor
competitividad y calidad en sus productos o servicios; al mismo tiempo les
permite a estas reducir la incertidumbre al momento de tomar una decisión y
gestionar una compra.

Toda organización cuenta con un mínimo de información acerca de sus

proveedores, lo que les permite proceder a la selección de los mismos y tomar
decisiones a la hora de una compra.

Los criterios en que se basan las organizaciones tanto para la selección como
para la evaluación de los proveedores como la calidad, servicio al cliente,
tiempo de respuesta, precios, entre otros, deben ser valorados según el orden de
importancia y de acuerdo al giro de la organización.

La ISO 9001-2008 promueve la calidad en la gestión de selección y

evaluación de proveedores, es por eso que las organizaciones la utilizan para un
buen sistema de gestión de la calidad.

Una correcta evaluación de los proveedores le permite a la organización

conocer cuales proveedores se encuentran mejor posicionados, cuales
satisfacen todos los requerimientos solicitados por la misma, de esta forma se
tomará la decisión de seguir o no trabajando con ellos.

La importancia de la evaluación de proveedores ha crecido frente al

reconocimiento de que las organizaciones logran mejores desempeños
enfocándose en el núcleo de su negocio mientras trabajan con un enfoque
hacia sus proveedores que potencia relaciones estrechamente beneficiosas
para ambos.