La importancia de la Función de Compras

La importancia de la función de compras, estriba en su capacidad para

contribuir a los directivos comunes de la organización, al incorporar sus
objetivos dentro de la política de la empresa, y en sus propias características
internas, además de ser la fase de arranque de toda actividad empresarial.
Las líneas de coordinación que se fijan entre el área de compras y las demás
áreas operativas de la empresa (producción, almacenamiento, distribución y
ventas) constituyen un sistema de gestión integrada que en la empresa moderna
se define como LOGÍSTICA.
Una correcta gestión en la Función de Compras y de los stocks de mercancías
puede generar un incremento de los beneficios y de la rentabilidad de la
empresa. En la mayoría de las empresas industriales, las compras representan,
como media, un 50% del valor de los productos vendidos (este porcentaje varía
según el tipo de empresa que se trate).
Puede entenderse ahora, que una correcta gestión de las compras:

 Permite aumentar los beneficios de la empresa, ya que las compras

representan unas cantidades importantes para la empresa.
 Condiciona seriamente la calidad del producto final, ya que deben
adquirirse las materias primas y auxiliares adecuadas para que el
proceso de producción se realice con eficacia.
Objetivos de la función de compras
La función de compras tiene como objetivo primordial adquirir adecuadamente
materias primas y auxiliares, materiales, suministros, equipos y servicios
necesarios para que la empresa desarrolle sus operaciones de forma
satisfactoria.
Para alcanzar este objetivo es preciso que se cumplan las siguientes condiciones
de compra:
 La calidad del producto o servicio comprado ha de ser la necesaria para el fin
que se le destina.
 El plazo de entrega del suministro por parte del proveedor debe ser el
apropiado, de modo que la mercancía se halle disponible en el momento
oportuno.
 El precio justo con relación a la calidad, a las condiciones de pago y al plazo
de entrega estipulado.

Características importantes de las compras nacionales e

internacionales
La importancia de las compras nacionales reside en que al ser una fuente local, se
puede obtener un servicio más confiable que otra que se encuentre localizada a
grandes distancias, se puede tener el conocimiento de los requerimientos
específicos del comprador así como las cualidades y características del vendedor.
Hay que tomar en cuenta que la fuerza de compras deberá enfrentarse a fuentes
técnicas de mercadotecnia, con el objeto de asegurarse de que las necesidades de
compras de la organización, en un futuro, podrán ser satisfechas adecuadamente.

Una buena estrategia de compras tiende a priorizar la reducción de costos y

riesgos, la alineación estratégica y la transformación.

En este sentido, busca fomentar una toma de decisión acertada y rentable con un
grupo de proveedores eficientes que entregarán productos de calidad en tiempo y
en forma, con términos mutuamente aceptables.

Las adquisiciones son un proceso que abarca a toda la organización, incluido el

sector de ventas; un plan estratégico efectivo es necesario no solo para establecer
la dirección general de las compras, sino también para garantizar que esté
alineado con la planificación del negocio.
Representa uno de los pilares que sostiene a toda gestión empresarial
para agilizar los procesos del departamento de compras, llegando a ser de gran
importancia para los intereses comerciales y económicos.

Justo por ser un punto de tanto peso, hemos elaborado este contenido donde
explicaremos a fondo cómo elaborar una estrategia de compras efectiva para tu
empresa.

Estrategia de compras: ¿Qué es?

En los negocios, el término “compras” se refiere al acto de adquirir bienes o

servicios a gran escala.

Así, una estrategia de compras detalla cómo una empresa debe manejar este
proceso, lo que proporciona una descripción general de cada uno de los pasos y
puede ser utilizado como una hoja de ruta para la forma en que una empresa lleva
a cabo su planificación.

Un marco estratégico ayuda a los negocios a elegir:

 Proveedores;
 Productos y servicios;
 Métodos y procedimientos que se emplearán durante los intercambios con
proveedores.
Un esquema efectivo debe incluir:

 Declaración de la estrategia: estos son los objetivos que vamos a

perseguir.
 Resultados deseados: como su nombre lo indica, son los entregables que
esperamos.
 Plazo estimado: es el tiempo que todo el proceso y cada procedimiento
debe cumplir en orden para poder llegar a la meta.
 Plan táctico: explica cómo será llevada a la práctica la estrategia.
 Métricas clave de desempeño: son indicadores comerciales que son
usados para evaluar la estrategia de compras.
 Herramientas dedicadas: son los instrumentos que se pueden usar para
optimizar todo el proceso de adquisición como, por ejemplo, la firma
electrónica e incluso, para estudiar el mercado en el que transita nuestra
empresa.
Importancia de una efectiva estrategia de compras

Una estrategia de compras óptima prioriza la disminución de costes y riesgos

operativos, alineación con otros departamentos y la transformación digital que
aseguren y agilicen las operaciones.

En este sentido, podemos destacar que son fundamentales, ya que:

 Buscan mantener reducciones de costos.

 Bajan los riesgos de precio y disponibilidad en la cadena de suministro.
 Mejoran la alineación entre las adquisiciones y la estrategia comercial
empresarial.
 Aprovechan la gestión de relaciones con proveedores para obtener valor de
la base de suministro. 
 Gestionan mejor el conocimiento y la información para respaldar el
desarrollo de las adquisiciones y comprender mejor las características
organizativas de los negocios de alto rendimiento.

Las mejores organizaciones implementan una estrategia de compras que aborda

los desafíos inmediatos durante una recesión e iniciativas prospectivas que
permitirán brindar el máximo valor al negocio a medida que regresa a la
recuperación, y luego, el crecimiento.

¿Por qué es necesario gestionar tus compras con anticipación?

En nuestro día a día, frecuentemente tenemos la impresión de que el tiempo no

alcanza para realizar todas las tareas que tenemos agendadas. A veces, incluso,
quisiéramos añadir horas al día para que durante nuestra jornada podamos
cumplir con todo lo que hemos programado.
Las causas de esta situación pueden ser varias, pero, comúnmente se debe a dos
razones: que hayamos procrastinado (porque todos lo hemos hecho al menos una
vez), o bien, que no planificamos y organizamos nuestras compras con
anticipación.

3 Tips para optimizar tu planificación de compras

Si has cometido algunos errores en la compra de TI para tu empresa, mejor

continúa leyendo para evitarlos a futuro: 

1.  Monitores tu inventario

Estar al pendiente de tu inventario te ayudará a:

1.
o Tener control sobre los insumos y consumibles que se terminan
con mayor rapidez y requieren reabastecerse de inmediato.
o Saber si hay suficiente materia prima para continuar con el proceso
de producción sin afectar a los clientes o la operación de la
empresa.
o Tomar en cuenta los productos con mayor rotación y que
necesitan reponerse rápidamente, así como los de menor rotación
para evitar comprar de más.

2.  Realiza un plan anual de compras

¿Para qué? Te ayuda a estimar las adquisiciones que debes realizar durante

todo el año y los advenideros, de forma anticipada y con mayor claridad acerca de
los recursos que necesitarás y en qué momento. Considera:

1.
o La cantidad de materias primas, insumos, bienes, servicios y
consumibles adquiridos durante los años previos.
o El inventario actual.
o La información sobre las ventas efectuadas en el año anterior.
o Los pedidos por entregar próximamente.

 
3.  Negocia con tus proveedores 

Si ya efectuaste tu plan anual de compras, lo siguiente a evaluar es si

necesitas nuevos proveedores o, si es posible hacer mejores tratos con los que
has estado trabajado.

Aquí lo importante es construir alianzas estratégicas que beneficien ambas

partes para sostener relaciones a largo plazo y establecer las expectativas en
cuanto a las condiciones comerciales, es decir, calidad de los productos, plazos de
entrega, servicio, mantenimiento, asesoría, crédito, etc. Recuerda que tu
proveedor es tu principal aliado. 

¿Qué significa el poder de negociación de los proveedores?

El poder de negociación de los proveedores es una de las cinco fuerzas de la teoría

económica sobre el modelo competitivo que desarrolló Porter. En pocas palabras,
este poder es la capacidad que tienen los proveedores para negociar el precio de los
insumos o servicios que ofrecen con las empresas a las que suministran.

Generalmente, un proveedor buscará ofrecer menor calidad o trasladar costos a sus

clientes para aumentar su rango de ganancias, lo que encarecerá el producto de la
empresa o comercializadora final. Cuando la influencia de los proveedores es mayor,
los clientes tendrán desventaja a la hora de negociar los costos o condiciones
comerciales. Por esta razón, es muy importante que los negocios realicen un análisis
para conocer sus ventajas y desventajas frente a sus proveedores.

El poder de la negociación de los proveedores se puede determinar mediante un

análisis y debe considerarse antes de abrir un negocio o, en caso de que el negocio
ya exista, previo a crear un plan de negocios o estrategia de marketing.

Cuando un proveedor ofrece un producto del que no existen sustitutos tiene mayor
poder de negociación, igualmente cuando tiene poca competencia en el mercado. En
cambio, si el producto que ofrecen es fácil de sustituir o cuando el proveedor
depende de la industria a la que vende, su influencia disminuye.

La Función de Compras y Aprovisionamiento ¿es lo mismo?

Muchos son los profesionales que utilizan el término compras y aprovisionamiento

indistintamente, y es que son términos muy similares pero con significados
diferentes. En este artículo vamos a aclarar las posibles dudas que puedan surgir
al respecto.
 La Función de Compras
El departamento de Compras es el encargado de adquirir los productos y
gestionar los servicios necesarios para el buen funcionamiento de la empresa,
para que ésta pueda conseguir los objetivos marcados. En definitiva, una serie de
tareas de vital importancia para que los suministros y las materias primas estén
acorde con las necesidades de la empresa.

El departamento de Compras no puede cumplir su función de forma aislada.

La organización debe permitir la coordinación de las tareas a realizar y la
conexión con otros departamentos de la empresa.
■ Para ello se tiene en cuenta:
 Los presupuestos elaborados por el departamento financiero.
 Las necesidades de materia prima y servicios del departamento de producción.
 Los cálculos realizados por el personal de la gestión de stock y de almacén.
 Las ventas previstas por el responsable del departamento comercial.
 ■   Sus funciones son:
 Analizar las tendencias del mercado.
 Estudiar y medir los envíos de los proveedores: cumplimiento en calidad y
cantidad
 Mantener con los proveedores relaciones eficientes.
 Buscar soluciones para mejorar los costes de la organización y actuar en
coordinación con los demás departamentos.

■ Sus objetivos son:

 Buscar proveedores competitivos.
 Adquirir materiales con la calidad adecuada para los fines a los que se destinan.
 Conseguir la mejor relación calidad-precio.
 Negociar precios y marcar presupuestos
 Cerrar condiciones de pago
 Conseguir suministros a tiempo, y en lugar preciso
 Cerrar contratos
 Homologar proveedores
 Controlar la calidad del producto y servicio
 Colaborar con las demás áreas de la empresa.

La Función de aprovisionamiento
■  Es el conjunto de operaciones que realiza la empresa para abastecerse de los
materiales necesarios. Comprende:
  la planificación y la Gestión de las compras
 El almacenaje de los productos
 Propuestas de mejoras y soluciones para optimizar los flujos
■   Las principales funciones de la gestión de aprovisionamiento son:
 Adquirir los materiales necesarios para la elaboración o comercialización de los
productos.
 Gestionar el almacenaje de los productos, manteniendo los stocks mínimos de
cada material.
 Controlar los inventarios y los costes asociados a los mismos.

■   Los objetivos del aprovisionamiento son:

 Calcular las necesidades de la empresa logrando un inventario suficiente para que
la producción no carezca de       materias primas y demás suministros.
 Minimizar la inversión en inventarios.
 Establecer un sistema de información eficiente. – Cooperar con el departamento
de compras.

El Departamento de Compras de una empresa comercial que mercadea con

productos es una de las áreas más importantes de la misma. Sin embargo, pocas
compañías son capaces de crear una estructura y un plan de procesos de
compras realmente eficientes y adaptados a sus necesidades. Para ayudarles en
esa compleja tarea he aquí una guía de los pasos esenciales a seguir para llevarlo
a cabo con éxito.  

¿Qué es un Departamento de Compras? 

La Sección o Departamento de Compras o Adquisiciones es la encargada de la

compra de todos los productos o bienes esenciales para que una empresa
funcione correctamente. Estos bienes pueden incluir todo tipo de objetos, desde
aquellos que en forma de piezas sirven para fabricar objetos propios, insumos
para elaborar productos alimenticios, hasta bienes de consumo interno, como
energía, papelería, limpieza. 
Es decir, que independientemente de su naturaleza o área, y de su tamaño, todas
las adquisiciones que una compañía realiza al exterior pasan por este
departamento. O deberían pasar, ya que en las empresas poco eficaces esta
importante misión está repartida por diferentes direcciones y responsables. Y
como veremos, una gestión integral y coordinada de las compras de la empresa
es una de las claves para su éxito comercial. 

Por tanto, el departamento de compras debe llevar a cabo esta tarea, y por
supuesto, de la manera más eficaz y eficiente, es decir, adquirir el material
necesario de la mayor calidad posible, en los plazos de tiempo requeridos, y por
supuesto, al mejor coste posible. 

Responsabilidades del Departamento de Compras

Algunas de las responsabilidades clave del departamento de compras de una

empresa son las siguientes:

1. Coordinar las necesidades de compra de la empresa con los

departamentos implicados.
2. Investigar y realizar estudios de mercado para las compras.
3. Buscar y seleccionar a los mejores proveedores. 
4. Analizar sus propuestas y ofertas. Reunirse con los representantes de
ventas.
5. Negociar el precio, los términos y las condiciones.
6. Emitir órdenes de compra. Gestionar los contratos.
7. Identificar y eliminar los problemas relacionados con las compras.
8. Mantener un registro completo de las adquisiciones.
Crear un Departamento de Compras desde 0

Crear una sección de la empresa con tantas responsabilidades y tan importantes

no es tarea sencilla, pero está al alcance de cualquier compañía, no importa su
tamaño o actividad. Siempre que se siga un plan o guía establecido que incluya
los puntos esenciales que no debemos pasar por alto. Y aunque el procedimiento
puede ser muy largo en función de cada empresa, vamos a resumirlo en cinco
etapas fundamentales.

1. Políticas de Compras
Saber quién en la empresa se ocupa de las compras ya hemos dicho que no es
generalizado, y que conduce a mucha descoordinación y aumento de costes. Por
tanto, lo primero es crear un equipo o sección responsable de todas las compras
de la empresa, que puede subdividirse en partes más pequeñas para compras
más específicas. 

1. Listado del personal autorizado para realizar compras o firmar los gastos.
Equipo y responsable(s).
2. Procedimientos y políticas de compras de la Empresa. Las políticas del
departamento de compras deberán ser lo más transparentes y sencillas
 posibles. Se trata de uno o varios documentos cuyo objetivo es facilitar al
departamento el trabajo a realizar.  
3. También es importante recordar que necesitará un departamento de
recepción y procedimientos asociados a la entrega de mercancías contra
una orden de compra.
Dedique tiempo e interés en contratar a los mejores profesionales que pueda
permitirse para formar parte de su nuevo departamento de Compras. Si tiene que
utilizar a su equipo actual, fórmelo y entrénelo adecuadamente. Un Departamento
de Compras exitoso es tan bueno como el equipo humano que lo forma. 

2. Crear el flujo de trabajo de compras

¿Quién inicia un proceso de adquisición? ¿Son varios departamentos los que
tienen necesidades individuales? Esto significa que tiene que decidir si quiere un
departamento de adquisiciones centralizado, que adquiera todos los bienes y
servicios que necesita su empresa, o un departamento de adquisiciones
descentralizado, que sólo coordine las decisiones estratégicas, pero que deje la
responsabilidad de las operaciones diarias a otros departamentos.

3. Las plataformas tecnológicas de Compras

Los procesos de compras también se benefician de la tecnología informática, por
supuesto, ideal para organizar y gestionar las tareas repetitivas y que consumen
mucho tiempo. No dude en solicitar la ayuda de este tipo de software y equipos
profesionales. Una plataforma de compras de software tiene que estar dentro de
su presupuesto y, muy importante, ser fácil de usar. Invertir en una plataforma es
una inversión a largo plazo, por lo que la herramienta adecuada tiene que ser
escalable y tan útil hoy como en el futuro, cuando su empresa pueda expandirse o
tenga que reducirse. 

Una evaluación rápida debería incluir las siguientes preguntas

1. ¿Tiene todas las funcionalidades que necesita?

2. ¿Se adapta al tamaño de su organización?
3. ¿Se ajusta a su presupuesto? ¿Es fácil de implementar?
4. ¿Puede ser adoptada sin esfuerzo por mi equipo?
5. Los proveedores
Los proveedores son el grupo externo con el que tendrás que negociar y trabajar a
diario. Establecer la lista de proveedores es una tarea ardua pero esencial. Y que
incluye: 

1. Asegurarse de que los proveedores actuales y futuros cumplen los

requisitos de la empresa, como proporcionar la documentación y el
respaldo necesarios. 
2. Establecer criterios para calificar a los nuevos proveedores para que
presten servicios a la empresa. Sistemas de calidad, plazos de entrega,
medios de pago, etc. 
3. Coordinación y Seguimiento.
Conecte el departamento de compras con el resto de departamentos de la
Empresa mediante personal y procedimientos bien engrasados y flexibles, para
que el flujo de entrada de mercancías y bienes sea el que necesitan las secciones
de Producción y Venta. Haga un seguimiento de esa coordinación con protocolos
y reuniones continuadas, y modifique y cambie los puntos de fricción para
adaptarlos a las nuevas realidades de la empresa. 

Ideas Clave

Diseñar desde cero un nuevo Departamento de Compras es una tarea que

requiere esfuerzo, voluntad y algo de tiempo. Pero está al alcance de cualquier
tipo de empresa, ya que los elementos necesarios son accesibles para todos, y los
ejemplos de éxito también. No subestime la importancia de esta área de su
empresa, si consigue que su Departamento de compras se manifieste como un
éxito la totalidad de su negocio se verá recompensado. 

Los diferentes tipos de almacenes de mercancías han ido surgiendo según las

necesidades de almacenamiento de las mismas, las características que la
componen, la adecuación del lugar de almacenaje y su mecanización, entre otros.
En Airpharm disponemos tanto de almacenes frigoríficos como de almacenes
homologados para medicina y productos químicos, los cuales están adaptados
para albergar este tipo de mercancías.

Tipos de almacenes según el tipo de mercancía almacenada

En este tipo de almacenes encontramos los siguientes:

Almacenes de materias primas
Son aquellos almacenes que tienen como función guardar y custodiar
las materias y materiales básicos para la fabricación y/o comercialización de un
producto en específico.
Este tipo de almacén suele encontrarse cerca del departamento de producción
debido a que los materiales que contiene serán transformados por dicho
departamento.

Almacenes de productos semiterminados o en curso

Los almacenes de productos semiterminados o en curso, también conocidos

como almacenes en proceso, son, como su propio nombre indica, los encargados
de albergar productos que están en fase de producción pero que aún no han
finalizado dicha fase.

Almacenes de productos terminados

El tipo de almacén de productos terminados es aquel que se encarga de
controlar y custodiar los productos que ya han finalizado la fase de producción y
que están listos para su venta. Este almacén generalmente  suele ser el que
mayor económico alberga en su interior.

Almacenes de materiales auxiliares

El almacén de materiales auxiliares, como su propio nombre indica,

guarda materiales auxiliares a la producción que no están contemplados como
materia prima.

Almacenes de envases y embalajes

El almacén de envases y embalajes es aquel donde se almacenan los envases y

embalajes de los que irán provistos los productos terminados.
Dentro de este tipo de almacén también se pueden incluir los almacenes
de materiales de desperdicio, los almacenes de materiales obsoletos y los
almacenes de devoluciones, aunque estos suelen ser menos usuales.

Tipos de almacenes según su grado de mecanización

Según el grado de mecanización, los almacenes se pueden clasificar en dos

grandes grupos, por un lado almacenes convencionales, cuya altura no supera
los 10 metros y están equipados con estanterías metálicas sencillas colocadas a
cierta distancia para facilitar las maniobras. Se hace uso de carretillas elevadoras
para el transporte interno.

Por otro lado, los almacenes de alta densidad.

Dentro de los almacenes convencionales se encuentran:
Almacenes convencionales que utilizan carretillas contrapesadas convencionales
En este tipo de almacenes, la altura de las estanterías no puede superar los 4
metros de altura y la anchura entre los pasillos debe ser de 5 metros
aproximadamente para que la mercancía pueda ser manipulada. En caso de
necesidad por adhesión de algún accesorio a la carretilla la anchura podría
aumentar.
Almacenes convencionales que utilizan carretillas de mástil retráctil
Los almacenes convencionales que hacen uso de carretillas de mástil retráctil
tienen la ventaja de poder llegar hasta

 los 10 metros de altura, ganando espacio de almacenaje. A diferencia de los

almacenes que hacen uso de carretillas contrapesadas convencionales, en los a
lmacenes con carretillas de mástil retráctil éste no tiene que ser inclinado, lo que
también implica que se reduce el espacio entre los pasillos pudiendo ser menor de
5 metros.
 
Almacenes convencionales con estanterías drive-in y drive-throught
Los almacenes con estanterías drive-in y drive-throught son idóneos para el
almacenaje de mercancías pesadas. Este sistema une las ventajas del apilado
de mercancía en bloque, así como el apilado de estanterías aprovechando de
forma compacta el espacio apilando mercancías a una altura elevada.

Almacenes convencionales equipados con estanterías dinámicas

En estos almacenes los palés se suelen desplazar por rodillos ligeramente

inclinados, ofreciendo la posibilidad de incorporar motores reductores o cilindros
de aire para el accionamiento del desplazamiento. Los almacenes convencionales
equipados con estanterías dinámicas están pensados para seguir el principio de
almacenamiento FIFO (first input first output).

Almacenes de alta densidad

Los almacenes de alta densidad son aquellos que requieren estanterías
adaptadas a las dimensiones de los bultos que albergan las mercancías. Este tipo
de almacenes, debido a la dificultad del movimiento de materiales por su peso y
densidad, implica el uso de maquinaria específica y no convencional. 
El suelo debe ser resistente y plano y la nivelación de sus estanterías debe ser
correcta para poder realizar maniobras de forma segura. 
Este tipo de almacenes presentan una altura elevada y una reducción de los
pasillos de maniobra.

Tipos de almacenes según el tipo de recinto

Almacenes cubiertos o de interior

Son aquellos que cuentan con diferentes tipos de cerramientos en su
construcción, con el fin de limitar la incidencia de las inclemencias climáticas y de
proteger la mercancía que albergan.

Almacenes abiertos o de exterior

Son aquellos almacenes al aire libre que suelen estar delimitados por cercas o por
límites señalizados. Las mercancías aquí almacenadas no requieren protección
contra el clima, por ello no cuentan con una cubierta.

Tipos de almacenes según la función logística

Almacenes centrales
Los almacenes centrales son aquellos que se localizan lo más cercanos posibles
al centro de fabricación. Están equipados para la manipulación de cargas de
grandes dimensiones.
Almacenes regionales
Los almacenes regionales se localizan cerca del punto de consumo. La elección
entre los almacenes regionales y los centrales dependerá del tipo de carga y de la
estructura de costes de transporte de la empresa en cuestión, por ejemplo, los
productos de bajo valor o cuyos costes de transporte sean elevados suelen pasar
por almacenes regionales. Si por el contrario el valor de los materiales
almacenados es alto o los costes de transporte bajos se hará uso de almacenes
centrales para reducir los costes.
 
Almacenes de tránsito
Los almacenes de tránsito son el punto intermedio entre la central y el centro de
consumo. Su diseño permite albergar una gran cantidad de mercancía.
Almacenes temporales

Son usados para almacenar stock de forma temporal durante picos en la

demanda, por ejemplo. Normalmente la mercancía almacenada en este tipo de
almacenes suelen ser productos con una estacionalidad o temporalidad definida.
Desde Airpharm Logistics esperamos que este artículo haya sido de tu interés.

Almacen
El almacén se define como el lugar o edificio donde almacenamos las mercancías
o materiales y donde, en ocasiones, se venden productos al por mayor.
En este artículo trataremos aspectos importantes tales como las funciones del
almacén, los tipos existentes, su planificación, así como su ubicación.
FUNCIONES Y ACTIVIDADES DEL ALMACÉN
Los almacenes son centros que están estructurados y planificados para llevar a
cabo funciones de almacenamiento tales como: conservación, control y expedición
de mercancías y productos, recepción, custodia, etc. El almacén es el encargado
de regular el flujo de existencias.

Las actividades y las funciones principales que se realizan en los almacenes:

RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS
Es el proceso que consiste en dar entrada a las mercancías que envían los
proveedores. Durante este proceso, se comprueba que la mercancía recibida
coincide con la información que figura en los albaranes de entrega.
También es necesario comprobar durante la recepción de la mercancía si las
cantidades, la calidad o las características se corresponden con el pedido.
ALMACENAMIENTO
Consiste en la ubicación de las mercancías en las zonas idóneas para ello, con el
objetivo de acceder a las mismas y que estén fácilmente localizables.

Para ello se utilizan medios fijos, como estanterías mecánicas industriales,

depósitos, instalaciones, soportes, etc. y medios de transporte interno como
carretillas, elevadores o cintas transportadoras.

CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO
Durante el tiempo que la mercancía está almacenada, tiene que conservarse en
perfecto estado.

La conservación de la mercancía implica la aplicación de la legislación vigente en

cuanto a higiene y seguridad en el almacén, además de las normas especiales
sobre mantenimiento y cuidado de cada producto.

GESTIÓN Y CONTROL DE EXISTENCIA

Una de las funciones clave que consiste en determinar la cantidad de cada
producto que hay que almacenar, calcular la cantidad y la frecuencia con la que se
solicitará cada pedido con el objetivo de disminuir al máximo los costes de
almacenamiento.

Expedición de mercancías: La expedición de mercancías comienza desde que el

cliente realizar el pedido, comenzando el proceso con la selección de mercancía y
embalaje, así como la elección del medio de transporte.
En los almacenes de distribución comercial también se hacen otras operaciones
como consolidación de la mercancía, división de envíos y combinación de cargas.

CLASIFICACIÓN DE LOS ALMACENES

Recordemos que los almacenes se pueden clasificar en función de diferentes
criterios:
SEGÚN LA ESTRUCTURA O EN CONSTRUCCIÓN
Almacenes a cielo abierto
Almacenes cubiertos
SEGÚN LA ACTIVIDAD DE LA EMPRESA
Empresa comercial: almacén de mercancías y algunos casos de envases y
embalajes
Empresa industrial: almacén de materias primas y auxiliares, almacén de
materiales diversos y almacén de productos terminados.
SEGÚN LA FUNCIÓN LOGÍSTICA
Plataformas logísticas o almacenes centrales
Almacenes de tránsito o de consolidación
Almacenes regionales o de zona y locales
SEGÚN EL GRADO DE AUTOMATIZACIÓN
Almacenes convenciones
Almacenes automatizados
Almacenes automáticos
SEGÚN LA TITULARIDAD O PROPIEDAD
Almacenes en propiedad
Almacenes en alquiler
Almacenes en régimen de leasing
PLANIFICACIÓN Y UBICACIÓN DE LOS ALMACENES
Las empresas que necesitan almacenar, pueden requerir uno o varios tipos de
almacenes, teniendo que tomar como primera decisión si estos los tendrá en
propiedad, alquiler o ambos casos.

Cumplido el primer paso, el segundo es planificar la ubicación, distribución y

diseño de los espacios, los equipamientos de las instalaciones, así como los
medios mecánicos y los recursos humanos para manipulación y almacenaje de las
mercancías.
Una planificación óptima del funcionamiento de almacén consiste en la gestión de
los recursos disponibles y la previsión de las necesidades, para que los productos
se encuentren cuándo, cuánto y dónde sean requeridos.

Cuándo: en el momento que se necesite o nos llegue el pedido del centro de

producción, del centro de distribución o del punto de venta.
Cuánto: la cantidad solicitada por los clientes internos o externos.
Dónde: el lugar de entrega solicitada por los clientes.
Para una empresa que fabrica producto, el almacén es una pieza fundamental en
el éxito de la organización. Por ello, hay que tener en cuenta una serie de
variables a la hora planificar el proyecto de un almacén:

La capacidad de fabricación de la industria.

Las características de la red de distribución.
El coste del terreno, edificación, instalaciones y equipos.
El producto: los tipos, características, la cantidad total a almacenar.
También es necesaria una correcta planificación de las actividades de almacenaje
y transporte, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

La ubicación y el tamaño de los centros de producción y los locales de

almacenaje.
La previsión de la demanda y el aprovisionamiento de materiales y productos.
El sistema de gestión de stock y el control de los inventarios.
El sistema de manipulación de mercancías materiales.
La organización del transporte de aprovisionamiento y distribución.
El procedimiento de pedido, empaquetado y protección de productos.
El nivel de servicio que se prestará al cliente.
El sistema de información entre los distintos centros o secciones.
EL ALMACÉN CENTRAL
El almacén central es el eje que se utiliza para recoger los productos terminados
que se obtienen en los procesos industriales y que proceden, por tanto, de
distintas fuentes de suministro que a su vez actúan como centro de distribución de
los mismos.

Esta doble función implica dificultades a la hora de decidir dónde ubicar el

almacén y nos lleva a preguntarnos el mejor lugar para hacerlo.
Hay que tomar la decisión estableciendo un equilibrio entre el origen y el destino
de los productos almacenados. El origen de estos es la ubicación de las fuentes
de suministros y da lugar a dos situaciones diferentes:
Los productos proceden de un solo punto de origen, nos encontramos ante el
almacén central de una fábrica y lo más lógico es que el almacén esté integrado
en la propia fábrica o muy próximo a ella.
Los productos proceden de varios puntos de origen o fuentes de suministro, en
este caso conviene ubicarlos en un punto estratégico a todas ellas.
El destino de los productos está relacionado con la posición territorial de los
almacenes de distribución y los puntos de venta, porque hay que elegir un punto
que esté bien comunicado con el resto del territorio y que sea accesible para todos
los medios de transporte que se utilizaran.

COSTES DERIVADOS DE LA UBICACIÓN DEL ALMACÉN

La edificación de un almacén supone a una empresa afrontar una gran inversión
en capital inmovilizado, inversión cuya recuperación tendrá lugar a largo plazo.
Por este motivo, previamente a la decisión de edificación hay que llevar a cabo un
análisis de los costes económicos y comerciales en los que se puede incurrir con
la instalación de almacenes.

LOS COSTES ECONÓMICOS

Son los factores que influyen en la ubicación y en el proyecto:
La adquisición de terrenos y los correspondientes permisos y autorizaciones, para
edificar sin impedimento, obtener suministros de electricidad, gas, agua, etc.
La propia edificación o construcción, cuya capacidad y diseño físico deben cubrir
las necesidades y permitir posibles ampliaciones del edificio.
El coste de la mano de obra directa o indirecta, instalaciones y equipos para
traslado interno y manipulación de mercancías y otros costes paralelos a la
actividad, como servicios y seguros.
LOS COSTES COMERCIALES
Son los que afectan en el desarrollo de la actividad empresarial y sus
repercusiones se ven con el paso del tiempo, en estos costes influyen:
El lugar de ubicación, condicionado por el medio de transporte que utilizamos con
más frecuencia.
La distancia entre el almacén de nuestros proveedores y el nuestro, ya que esto
repercute en el coste de transporte.
La distancia comprendida entre nuestro almacén y la zona de entrega de
mercancía.
La proximidad entre nuestro almacén y los almacenes de la competencia, la
distancia entre estos y las zonas de mayor consumo, la eficacia del servicio de sus
instalaciones, etc.

La logística del Merchandising en los puntos de ventas.

Merchandising: es el conjunto de técnicas aplicadas en el punto de venta para
motivar el acto de compra de la forma más rentable, tanto para el fabricante como
para el distribuidor, logrando a la vez satisfacer las necesidades del consumidor.
Se busca optimizar el manejo de productos escogiendo las ubicaciones
adecuadas en función de variables como: lugar, cantidad, tiempo, forma,
escaparates, mostradores y lineales, y la arquitectura interior.
Publicidad en el lugar de venta: permite nuestra diferenciación de la
competencia y facilita la seducción del consumidor hacia nuestro producto. No se
limita a los expositores, stands o pantallas digitales. Se debe tener muy en cuenta
la ubicación geográfica al momento de colocar la publicidad pues la percepción del
mensaje será diferente dependiendo del lugar.
Gestión de pedidos: cada vez se tiende más a la centralización y organización
vertical de la distribución de productos. Los acuerdos comerciales se concretan en
una central de compras, desde donde se distribuye a los distintos puntos de venta.
Por diversas causas, los puntos de venta reciben pedidos incompletos o deben
esperar al día de suministro establecido, produciéndose una rotura de stock.
Ante ello se sugiere las siguientes medidas: tomar nota de las necesidades de
producto en cada punto de venta; agregar todos los pedidos de los puntos de
venta suministrados por una misma plataforma logística; gestionar con la
plataforma logística los pedidos agregados en forma coordinada junto con los
puntos de venta.
Relación con el jefe de sección: una gestión correcta del punto de venta
requiere contar con la colaboración del jefe de sección. Una forma de medir la
gestión del punto de venta es pedirle al jefe de sección que haga una evaluación
subjetiva de las ventas, las reclamaciones y del servicio, con puntuaciones del 1 al
10.
Competencia: el monitoreo de los productos con los que competimos se debe
hacer empleando las mismas variables con las que controlamos nuestro propio
producto.
Seguimiento y control de la actividad comercial: se debe contar con
herramientas que permitan contar con todos los datos relacionados con la
actividad comercial por producto, punto de venta, zona, etc. También es preciso
identificar puntos de mejora y establecer líneas de acción. Igualmente se requiere
establecer indicadores que permitan evaluar el rendimiento eficiente de la gestión
del punto de venta, como: la atención al punto de venta, el posicionamiento del
producto, la tasa de introducción del producto, la gestión de stock (roturas), los
pedidos, los reclamos y la relación con los jefes de sección.