PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN,

EVALUACIÓN PARA ADQUISICIÓN DE

PRODUCTOS Y SERVICIOS

9-12-2020
 1. OBJETIVO.

Establecer una metodología para la adquisición de bienes, servicios, materiales, insumos, equipos,
así como la selección, evaluación y reevaluación de proveedores y contratistas críticos.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación para la adquisición de bienes, servicios, materiales, insumos y

equipos, así como para la selección, evaluación y reevaluación de proveedores y contratistas
críticos destinados a las actividades de la Empresa.

3. RESPONSABLES Y AUTORIDADES.

Es responsabilidad de:

 Gerente: Revisar, analizar y aprobar la adquisición de los elementos relacionados con

Seguridad y Salud en el trabajo
 Responsable de SST: Realizar la solicitud de adquisición, llevar el registro de adquisiciones,
inventario y solicitar mediante las ordenes de compras las adquisiciones necesarias para el
desarrollo e implementación de Seguridad y Salud en el Trabajo. Realizar la evaluación de
proveedores como mínimo una vez por año.

4. DEFINICIONES.
4.1.Producto: Resultado de un proceso.
4.2.Proveedor: organización o persona que proporciona un producto, EJEMPLO Productor,
distribuidor, minorista o vendedor de un producto, o prestador de un servicio o
información.

 NOTA 1: Un proveedor puede ser interno o externo a la Empresa.

 NOTA 2: En una situación contractual un proveedor puede denominarse "contratista".

4.3.Proveedor Crítico: Organización o persona que proporciona un producto bien o servicio,

con potencial afectación al cumplimiento de los requisitos de seguridad y salud en el
trabajo.

5. DESARROLLO Y ACTIVIDADES.
5.1.GENERALIDADES.

Este procedimiento tendrá aplicación cuando existe la necesidad de realizar la compra de algún
servicio o producto que inciden en la prestación de los servicios de la Empresa, para lo cual se
aplica a los proveedores que están en listado de proveedores, y se realiza una evaluación de
proveedores, donde se tendrán en cuenta los proveedores que obtengan el mayor puntaje.

Este procedimiento debe ser aplicado por todas las áreas que requieren bienes y/o servicios; con
el fin de asegurar el cumplimiento de los requisitos de los bienes, productos y/o servicios
comprados.

Estas pautas, son obligatorias y tendrán aplicación cuando exista la necesidad de realizar la
compra de algún producto o servicio.
 PROCEDIMIENTO DE
IDENTIFICACIÓN, EVALUACIÓN CÓDIGO: SST PR 004
PARA ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS VERSIÓN: 01
Y SERVICIOS

5.2.ACTIVIDAD/ DESCRIPCIÓN/RESPONSABLES

ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1.1. CRITERIOS PARA COMPRAS.

a). Facturación electrónica: Los proveedores deberán

contener la facturación electrónica de acuerdo al
cumplimiento de la legislación vigente, por políticas de
empresa, no se permitirá el manejo de dinero en efectivo,
todo lo relacionado con compras deberá realizarse mediante
consignaciones o pagos directos y de acuerdo a los servicios
bancarios que use la empresa
b). Montos que excedan los $500.000, son manejados
directamente por la administradora.

1.2. MONTOS DE COMPETENCIA PARA LAS COMPRAS

a) Los pagos de servicios contratados, compras y productos

que se hacen por medio de facturación electrónica y
deberá ser aprobado por gerencia.
1. CONDICIONES
b) La Gerencia podrá realizar el pago de servicios
GENERALES.
contratados, compras de: productos, equipos,
maquinaria y materiales, por un monto máximo de
$500.000, montos que excedan esta cantidad deberán
GERENTE O
ser autorizados por la gerencia.
ADMINISTRADORA
c) Pagos de servicios contratados, compras de: productos,
equipos, materiales, hasta un monto de $1.000.000 son
autorizados por el gerente.
d) Pagos de servicios contratados, compras de: productos,
equipos, maquinaria, materiales, para montos que
excedan los $1.000.000 deberán pasar por revisión de la
gerencia, con el fin de determinar si su adquisición es
necesaria o no.
2. SELECCIÓN Y
EVALUACIÓN DE Antes de realizar la compra de algún producto o servicio, se
PROVEEDORES. debe realizar la selección y evaluación de proveedores.

La selección de proveedores, es la etapa previa al inicio del

proceso de compra, mediante la cual se logra la validación o
aprobación de algunos proveedores, que tienen las
competencias para satisfacer adecuadamente las

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PARA ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS VERSIÓN: 01
Y SERVICIOS

necesidades de MOTOS RUTA 30 S.A.S., y sus clientes

finales,

Por lo tanto el proveedor que desee trabajar con MOTOS  GERENCIA

RUTA 30 S.A.S., debe ingresar al Registro de proveedores y  RESPONSABLE SST
se debe proporcionar la información indicada en el presente
procedimiento

Se realiza la revisión de la requisición del producto o

servicio, si el insumo o servicio es autorizado se procede a
realizar la cotización respectiva con los proveedores.

Si es un nuevo producto y el proveedor no se encuentra

3. REQUISICIÓN DE
registrado, continúa con la actividad número 2.
PRODUCTOS O
a) Si el proveedor se encuentra registrado se continúa
SERVICIOS
con la actividad número 4.  GERENCIA
b) Cuando se requiere la contratación de mano de obra  RESPONSABLE DE
calificada o servicios por especialistas o SST
profesionales se deben establecer las competencias
y requisitos a cumplir por el proveedor o contratista
en función de la empresa.

GERENCIA
Quien sea delegado solicita la cotización respectiva al
4. COTIZACIONES RESPONSABLE SST
proveedor/es seleccionados, mediante llamada telefónica,
AUXILIAR
correo electrónico, o de forma presencial.
ADMINISTRATIVA

Solicitar el insumo, producto o servicio al proveedor

finalmente seleccionado.  AUXILIAR
5. ORDEN DE COMPRA
ADMINISTRATIVA
O REMISIÓN.
La orden de compra o remisión puede ser enviada vía correo  RESPONSABLE SST
electrónico, fax, otros medios de comunicación o de forma
presencial.
6. RECEPCIÓN DEL
PRODUCTO O El responsable de solicitar el producto o servicio en conjunto  AUXILIAR
SERVICIO. con el especialista, cuando el caso así lo amerite; realiza la ADMINISTRATIVA
recepción del producto o servicio.  RESPONSABLE SST

Se debe verificar el estado de entrega del producto o

servicio de acuerdo a la orden de compra y la factura,
revisando que las características, cantidades,

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PARA ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS VERSIÓN: 01
Y SERVICIOS

especificaciones y los precios de los ítems de la orden de

compra sean iguales a los de la factura y el total de las dos
coincidan con el mismo valor.

Se debe Devolver el producto/servicio al proveedor, si no se

cumplen los parámetros para recibir el producto/servicio, y
deberá tener en cuenta en las evaluaciones de desempeño
del proveedor.

Volver al paso No. 5 cuando remitan nuevamente el

producto o servicio.

 Cuando el proveedor entrega el producto o servicio

se debe dejar registro de la verificación del estado
de entrega del producto o servicio en: la orden de
remisión del proveedor, orden de remisión de la
empresa, en la factura u otro documento según sea
el caso.

 Se debe entregar a contabilidad para causar y

amortizar según sea el caso.

Anualmente se realiza la evaluación de proveedores críticos,

7. RE-EVALUACIÓN DE y se decide sobre la necesidad de nuevos proveedores en el
PROVEEDORES. caso de que la organización se encuentre insatisfecha con  RESPONSABLE SST
algún proveedor actual.

De acuerdo con el resultado de la evaluación de desempeño

 RESPONSABLE DEL
8. RETROALIMENTACIÓN se informara al proveedor sobre el resultado obtenido para
SST.
A PROVEEDORES Y que pueda tomar las acciones preventivas, correctivas, de
 GERENTE.
PLANES DE MEJORA. mejora o planes de acción para la mejora continua del
 AUXILIAR
sistema.
ADMINISTRATIVA
9. REQUERIMIENTOS Como parte del proceso de selección de los proveedores se GERENCIA
DEL SISTEMA DE deberá incluir y verificar que los mimos cumplan como RESPONSABLE DE SST
GESTIÓN EN SALUD mínimo con:
Y SEGURIDAD EN EL
TRABAJO. 1. Certificación emitida por ARL del proveedor o
contratista que garantice el cumplimiento de
estándares mínimos del SG-SST de acuerdo a la
Resolución 0312 de 2019
2. Afiliación y/o planillas de aportes a la Seguridad Social

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Y SERVICIOS

3. Certificado de registro de reporte de autoevaluación de

estándares mínimos ante el Ministerio de Trabajo de
acuerdo a lo establecido en la circular 0071 de 2020
4. Certificación de la ARL del comportamiento de
accidentalidad de la empresa en los últimos tres (3)
años * (Periodicidad: ANUAL) *La Certificación de la
ARL sobre accidentalidad, debe incluir número de
accidentes totales, número de accidentes que
generaron incapacidad; número de días de incapacidad
generados; descripción de los accidentes fatales o que
generan incapacidad permanente.

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