ACTIVIDAD

Descripción del procedimiento de compras

No. Actividad Insumos Descripción detallada Documentos Responsable

necesarios soporte
evidencia
1 Solicitud de Requisición con El departamento o unidad que tenga la Registro de Unidad solicitante
compra información necesidad, elabora una requisición señalando requisición
fecha de solicitud, fecha de requerimiento,
productos, cantidad, precio, observaciones (si
las hay), firma
2 Determinación de Autorización de El departamento de compras diligencia el Registro del Departamento de
fuentes de compra y listado registro de la requisición determina las posibles listado de compras
abastecimiento de proveedores fuentes de abastecimiento proveedores
aprobados

3 Solicitud de Solicitud de El departamento de compras les solicita a los Registro de departamento de

cotización a los cotización a diferentes proveedores la cotización de lo que solicitud de compras
diferentes proveedores se requiere en la empresa, especificando todos cotizaciones
proveedores los datos necesarios para poder seleccionar a la
mejor cotización de acuerdo con nuestros
requerimientos
4 Elaboración del cotizaciones El departamento de compras con base en las Cuadro departamento de
cuadro recibidas cotizaciones que entregan los proveedores, se comparativo compras
comparativo elabora el cuadro comparativo, que es un
documento válido para efectuar un análisis de
las órdenes de compra, y así poder tomar la
decisión de a qué proveedor se le entregará el
pedido, el análisis se basa en la calidad, precio,
garantía y fechas de pago
5 Entregar la orden Orden de compra El departamento de compras genera una orden Registro de Departamento de
de compra o de compra o pedido al proveedor, en el que órdenes de compras
pedido al aclara las entregas programadas, la cantidad y compra
proveedor todo lo requerido
seleccionado
6 Seguimiento a la órdenes de Realizar seguimiento para que se Cumpla con Registro de Almacén
orden de compra compra las fechas y las condiciones de entrega, hay órdenes de
pendientes de que reservar en el almacén lugar para lo compra
entrega adquirido, Informar a contabilidad, cuentas por pendientes de
pagar y al solicitante que llegará lo solicitado y entrega
avisar a control de calidad el día y la hora en
que llegará lo solicitado, para su inspección
7 Recibir e Informe de Los departamentos y áreas encargadas deben Informe de departamento de
inspeccionar lo órdenes recibir e inspeccionar lo solicitado a los faltantes o control de calidad,
adquirido entregadas proveedores, verificar que productos que se devoluciones al almacén
solicitaron en la requisición y que debe proveedor
coincidir con la orden de compra.
8 Verificar Facturas Verificar que la factura contenga los datos y Registro de Almacén
documentos de los documentos que se solicitaron en la orden facturas
cobro del de compra o el pedido. recibidas
proveedor
9 Autorizar el pago Cheque del Verificar que el cheque del proveedor salga y Registro de Área de
al proveedor proveedor se le entregue a tiempo, esto con el fin de que órdenes de contabilidad
en la siguiente compra que se haga al compra
proveedor, sea rápida y expedita. pagadas