Arquitectura E Ingeniería Del Valle de Toluca S.A. de C.V

ARQUITECTURA E INGENIERÍA DEL VALLE DE TOLUCA S.A. de C.V.
CÓDIGO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Y SUMINISTROS AIVT

ARQUITECTURA E INGENIERÍA DEL VALLE DE TOLUCA S.A. DE C.V.
REV. FECHA: ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
FEBRERO 2022 ARQ INGRID ING. C JOSÉ ING. C DANIEL
SOTO LUIS SECO FDZ WHAIBE CAMACHO
PUESTO: PUESTO:
COMPRAS Y SUMINISTROS TITULAR DE DIRECCIÓN OPERATIVA
Contenido
1. OBJETIVO GENERAL 2
2. ALCANCE 2
3. DEFINICIONES 8
4. RESPONSABILIDADES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. 8
5. APERTURA Y EJERCICIO DEL FONDO REVOLVENTE – CAJA CHICA 10
6. GASTOS A COMPROBAR – REEMBOLSOS 12
7. CONTROL DE COMBUSTIBLE 12
8. SERVICIO DE REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO DE VEHICULOS DE AIVT 13
CONTENIDO:
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. RESPONSABILIDADES
5. APERTURA Y EJERCICIO DEL FONDO DE REVOLVENTE – CAJA CHICA
6. CONTROL DE COMBUSTIBLE
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
8. FORMAS RELACIONADAS
9. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
10. HISTORIA DE CAMBIOS
11. CONFIDENCIALIDADES
12. ANEXOS
PUESTO: PUESTO:
1. OBJETIVO GENERAL
Definir los procedimientos que realiza el Departamento de Compras de AIVT para la

adquisición de bienes, servicios, materiales, equipos requeridos por las diferentes áreas
operativas y administrativas de la empresa, mediante un esquema que asegure estándares de
calidad, eficiencia y oportunidad estableciendo relaciones que generen valor agregado a la
constructora.
Con el propósito de contar con una administración dinámica y activa dentro de AIVT
Arquitectura e Ingeniería del Valle de Toluca, que dé respuestas inmediatas y eficientes a las
demandas de el sector de la construcción;
El Departamento de Compras y Suministros se ha dado a la tarea de desarrollar simplificación

administrativa, que permitan eficiente el funcionamiento del área.
2. ALCANCE
Aplica a los procedimientos para la adquisición de bienes y servicios en la AIVT Arquitectura e

Ingeniería del Valle de Toluca
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS
A continuación, se describen los procesos y procedimientos que se tienen dentro de la gestión

de compras, involucrados en los mismos a las otras áreas como Costos, Operativos y los pasos
a seguir para asegurar la efectividad en tiempo y operación de los mismos.
2.1 APROBACIONES DE GASTO:

Toda compra de bien o servicio será verificada por la Dirección General, una vez aprobado el
presupuesto- cotización por parte del cliente quien emitirá su concepto y entregará respuesta
para las respectivas aprobaciones, los cuales han sido establecidos previamente por costos.
2.2 GESTIÓN DE COMPRAS PARA LA ADQUISICIÓN DE MATERIALES O SERVICIOS:

Tiene por objeto describir las actividades que se llevan a cabo para realizar los procesos de
adquisición de acuerdo al tipo de materiales o servicio, para ello se han definido los
procedimientos necesarios de acuerdo al tipo de solicitud de requisición.
PUESTO: PUESTO:
2.3.1. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE COMPRAS:

Este procedimiento aplica para las compras de bienes y/o servicios de todas las áreas
solicitantes.
2.3.1.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES: En caso de requerir citación a proveedores, con el

fin de definir especificaciones técnicas del bien o servicio para la presentación de ofertas
económicas en igualdad de condiciones, el proceso inicia con la solicitud de citación a
proveedores. De lo contrario, inicia con la generación del suministro (pedido) en el sistema de
información por medio de un formato de requisición, dependiendo las diversas áreas operativas
y/o administrativas que lo requieran.
1.0 SOLICITUD DE CONTRATACIÓN DE PROOVEDORES
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1.1 SOLICITUD DE CITACIÓN A PROVEEDORES:

1. Enviar correo electrónico, solicitando citación a proveedores
especificando lugar, fecha, hora, objetivo y persona que atiende la visita.
ÁREA
Se deberá realizar con mínimo 48 horas de anticipación.
SOLICITANTE Nota: Cuando el usuario solicitante cuente con la información suficiente y
clara del material y/o servicio que requiere, iniciará su proceso de
adquisición con la actividad.
1.2 PERSONAL CITACIÓN A PROVEEDORES:

COMPRAS Y 1. Envía correo a los proveedores realizando la correspondiente citación.
SUMINISTROS
1.3 REUNIÓN O RECORRIDO CON PROVEEDORES:

1. Confirma vía telefónica o por correo electrónico la asistencia a la
citación, indicando el personal que asistirá y su respectivo documento de
PROOVEDOR identificación.
2. Asiste a la reunión o recorrido dirigida por el usuario solicitante y un
representante del Departamento de Compras, u operativo, sea el caso.
3. Firma formato planilla de asistencia proveedores.
PUESTO: PUESTO:
2.0 REQUISICIÓN DE MATERIALES
No. RESPONSABLE DESCRIPCIPON DE ACTIVIDADES

2.1 ÁREA REQUISITOS Y ESPECIFICACIONES:
SOLICITANTE 1. Durante la reunión o recorrido informa los requisitos y
especificaciones al proveedor sobre el bien y/o servicio que requiere.
2.2 ÁREA GENERACIÓN DE SUMINISTRO (PEDIDO):

SOLICITANTE 1. Genera el suministro (pedido) a través del sistema de información
Iceberg/módulo de suministros indicando las especificaciones técnicas o
características propias del bien y/o servicio, luego procede a radicarlo
físicamente en el Departamento de Compras en estado confirmado, con
sello presupuestal y debidamente firmado por parte del director, jefe o
REPRESENTANTE según corresponda*
2.3 ÁREA REVISIÓN DEL SUMINISTRO (PEDIDO):

SOLICITANTE 1. Revisa que la solicitud de suministro se encuentre en estado
confirmado.
2. Envía correo electrónico, informando el número de suministro
(código de obra de presupuesto).
3. Si la solicitud de suministro no cuenta con las condiciones
anteriormente mencionadas es rechazada y devuelta al usuario
solicitante.
2.4 GENERACIÓN DE REQUISICIÓN

COMPRAS Y 1. Revisa que la solicitud de suministro contenga todas las
SUMINISTROS especificaciones completas y claras.
2. Verifica que los datos de fuente función, fondo, destino, responsable y
centro de costos sean los correctos. Además, que en el campo de
observaciones contenga la justificación de la solicitud.
3. Si todos los datos son correctos, realiza alguno de los siguientes
trámites:
3.1. Si se cuenta con stock del material se realiza la entrega de
material/insumo y genera la salida* de almacén, la cual debe ser firmada
de quien recibe. Para ello el solicitante debe de ser integrante de AIVT.
3.2 Si no se cuenta con stock del material procede a generar una

requisición de compra, el cual es informado por correo electrónico al
usuario solicitante y al personal encargado de realizar la adquisición
PUESTO: PUESTO:
4. Si los datos son incorrectos rechaza la solicitud en físico e informa

por correo electrónico al usuario solicitante y al personal de
compras las inconsistencias evidenciadas.
Nota: *En caso de que el usuario no firme el documento de salida como

soporte de recibido, será válida la firma en la solicitud de suministro
(pedido).
2.5 COMPRAS Y SOLICITUD DE COTIZACIÓN*:

SUMINISTROS 1. Consulta el correo electrónico para verificar el número de requisición
generado para el suministro radicado por el área solicitante.
2. Envía a los proveedores las necesidades a cotizar mediante correo
electrónico y en los casos que considere adjunta el formato de
cotización de productos o servicios
2.6 PROVEEDOR PRESENTACIÓN DE COTIZACIÓN:
1. Se revisa la información contenida en el formato de cotización de
productos o servicios enviado por correo electrónico.
2. Realiza la cotización dentro de los tiempos establecidos, y la envía
por correo electrónico en formato de cotización de productos o servicios
o formato institucional mediante archivo adjunto.
2.7 COMPRAS Y REVISIÓN Y ANÁLISIS COMPARATIVA DE COTIZACIONES:
SUMINISTROS 1. Revisa las cotizaciones que fueron enviadas por el proveedor por
correo electrónico.
2. Elabora el cuadro de comparativo de acuerdo a las cotizaciones
recibidas y condiciones propuestas por los proveedores con el fin de
elegir el proveedor para la compra*. Se requiere de al menos un mínimo
de 3 (tres) proveedores para poder realizar el comparativo.
APROBACIÓN CUADRO DE ADJUDICACIÓN O DOCUMENTO

SOPORTE:
JEFE DE DPTO 1. Revisa el cuadro comparativo o documento soporte verificando que la
2.8 información este completa, correcta y dentro de los presupuestos.
COMPRAR
2. Revisar todas las solicitudes comparativas con las respectivas
cotizaciones para su correspondiente aprobación por parte del
autorizador del gasto.
2.9 JEFE DE DPTO APROBACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA:
COMPRAS 1. Aprueba a través del sistema de información Iceberg la orden de
compra, teniendo como soporte la aprobación escrita de los
autorizadores de gasto.
2.1 COMPRAS Y SOLICITUD DE PAGO / SOLICITUD DE COMPROBANTE DE PAGO
PUESTO: PUESTO:
0 SUMINISTROS 1. Solicita al personal, enviando cotizaciones previamente autorizadas

para su pago.
2.1 COMPRAS Y ENVÍO DE ORDEN DE COMPRA/ COMPROBANTE DE PAGO AL

1 SUMINISTROS PROVEEDOR:
1. Envía al proveedor mediante archivo adjunto a través de correo
electrónico la orden de compra o comprobante de pago, adjuntando la
cotización como soporte de la adquisición de los materiales.
2. Valida la fecha de entrega con el proveedor e informa al almacén
para realizar seguimiento y asegurar cumplimiento en las entregas.
2.1 PROVEEDOR AGENDA Y ENTREGA DE MATERIAL:

2 1. Se comunica con el personal de compras y suministros una vez sea
notificado sobre la orden de compra, a fin de agendar cita para realizar
la entrega.
2. Entrega los elementos con remisión, acta de entrega o documento
soporte en el lugar, fecha y hora pactados.
2.1 PERSONAL DE REVISIÓN Y RECEPCIÓN DE MATERIAL:
3 COMPRAS Y
SUMINISTROS 1. Reciben los elementos verificando que corresponda a lo solicitado en
la orden de compra, si esta correcto procede a firmar* la remisión, acta
de entrega o documento soporte de recibido a satisfacción**. De lo
contrario devuelven el producto según sea el caso.
2. El Personal de compras y suministros recibe la factura o cuenta de

cobro emitida por el proveedor confrontando que la información coincida
con la orden de compra y que se encuentre adjunta la remisión, acta de
entrega o documento soporte firmado a satisfacción por el usuario o por
el almacén.
No se recibirá la factura o cuenta de cobro si se presenta alguno de

los siguientes casos.
2.1. La factura o cuenta de cobro no cumpla con los requisitos legales o
con lo especificado en la orden de compra.
2.2. No se encuentre adjunta la remisión, acta de entrega o documento
soporte firmado a satisfacción por parte del usuario o personal del
almacén.
.**Para los casos de proyectos/ ejecución, el solicitante operativo puede
recibir los productos en sitio para asegurar la entrega a satisfacción.
2.1 PERSONAL DE SALIDA DE ALMACÉN:
4 ALMACÉN 1. Genera la salida de almacén a través del sistema de información
Iceberg, anexando como soporte la remisión, acta de entrega o
documento soporte firmado a satisfacción por parte del usuario
PUESTO: PUESTO:
solicitante.
2.1 COMPRAS Y TRÁMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:

5 SUMINISTROS 1. Genera a través del Sistema de Información Iceberg, número de
radicación de pago.
2. Diligencia en Excel el formato “listado y control de pagos”.
3. Envía los documentos para el trámite de pago a compras para su
respectiva revisión. (Factura o cuenta de cobro, entrada de almacén,
orden de compra, cuadro de adjudicación o documento soporte con la
respectiva aprobación).
2.1 COMPRAS Y RECEPCIÓN DE PAGOS:
6 SUMINISTROS 1. Revisa que la relación de documentos concuerde con los documentos
físicos recibidos del almacén, de lo contrario se realizan las
correcciones pertinentes.
2.1 JEFE DPTO REVISIÓN DE PAGOS:
7 COMPRAS 1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato.
2.1 COMPRAS Y RADICACIÓN DE PAGOS EN EL ÁREA CONTABLE:

8 SUMINISTROS 1. Hace entrega al área contable de los documentos y
comprobante de pago para su respectiva revisión de facturación
cada mes
NOTAS ACLARATORIAS:
● Las solicitudes de cotización y citación se realizan inicialmente con los proveedores que se
encuentran registrados en la base de datos, sin embargo, constantemente se revisan
portafolios enviados y se buscan nuevos proveedores.
● Se requerirá solo de una (1) cotización cuando :
● Corresponda a un proveedor y/o producto exclusivo.
● Para aquellos casos en que se necesite realizar adquisiciones derivadas de proyectos en
ejecución.
● Existan negociaciones de largo plazo.
3. DEFINICIONES

Ingeniería del Valle de Toluca:
a) AREAS SOLICITANTES: Son aquellas áreas en las que se centran las solicitudes de
compra de acuerdo al del producto o servicio.
PUESTO: PUESTO:
b) COMPRAS OCASIONALES: corresponde a aquellas compras de menor cuantía que no

requieren aprobación del ordenador de gasto por ser adquiridas por caja menor y sin los
correspondientes procedimientos de adquisición. (Aplica para accesorios menores y/o
consumibles)
c) COTIZACIÓN: documento emitido por el proveedor en donde se presenta la respectiva
propuesta económica, condiciones comerciales y tiempos de entrega.
d) ORDEN DE COMPRA: es el documento que emite el Departamento de Compras para
solicitar bienes materiales o servicios al proveedor indicando cantidad, detalle, precio y
lugar de entrega.
e) ORDENADOR DE GASTO: persona facultada por la máxima autoridad de la empresa
para aprobar una compra de un bien o servicio.
4. RESPONSABILIDADES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

Ingeniería del Valle de Toluca:
● Reserva
La mayor responsabilidad del departamento de compras es proveer a los otros departamentos
y áreas con los materiales, bienes o servicios que necesitan para realizar las tareas, proyectos
requeridos.
Cada material que la empresa constructora utiliza, ya sea para ejecutar, tiene que pasar por el
departamento de compras para recibir primero el material requerido.
● Documentación
El departamento de compras tiene mucha documentación que mantener y archivar como parte
de sus requisitos de trabajo. Esos documentos incluyen papeleo de otros departamentos que
piden material o productos por medio de formatos de requisición que se necesitan para operar
y ejecutar.
Se utiliza "orden de compra" cuando se piden productos y servicios. Esta orden la utiliza el
departamento de contabilidad para que la empresa que provee el material pueda recibir su
pago y tener el control contable de las áreas.
● Deberes de asesoramiento / comparativos de cotizaciones.

La mayoría de las empresas utilizan el departamento de compras para que las asesoren en
proyectos de expansión o planeación. El departamento es una herramienta valiosa cuando se
comienza este proceso. Puede asesorar sobre el costo de materiales, así como ofrecer una
PUESTO: PUESTO:
proyección de costo para terminar los proyectos. El departamento contactará muchos

proveedores y después determinará los productos mejores productos y el precio para cada
material.
● Supervisión
Mantener un proceso de supervisión del inventario o reserva que necesita estar a la mano. Se
requiere una provisión mínima para evitar paros en procesos de ejecución mientras se piden
nuevos materiales. Supervisar el inventario y reserva ahorrará a la compañía mucho dinero a
largo plazo.
Es responsabilidad de la o del departamento de compras, ejercer el presupuesto conforme a

las actividades programadas y la calendarización programática establecida en el mismo.
Compras y suministros es responsable de la revisión de las solicitudes de requisición y órdenes

de compras, así como de verificar con Costos la suficiencia presupuestal de las partidas a
ejecutar.
La ejecución del gasto debe realizarse mediante autorización presupuestal.
Compras y Suministros, estará en constante comunicación con las áreas encargadas del
seguimiento de solicitudes de adquisición y órdenes de compras.
Compras y Suministros será responsable de que los bienes o servicios sean recibidos de
conformidad a lo solicitado.
5. APERTURA Y EJERCICIO DEL FONDO REVOLVENTE – CAJA CHICA
Objetivo:
Cubrir gastos imprevistos o urgentes de menor cuantía, necesarios para el cumplimiento de los
objetivos específicos y que no puedan ser cubiertos por trámites normales por tiempos, así como
revisar y dar trámite a la comprobación del fondo revolvente (caja chica), con la finalidad de obtener el
reembolso del mismo.
RESPONSABILIDADES DEL PORTADOR DE CAJA CHICA

● El responsable del manejo del fondo fijo debe cuidar que el uso del recurso sólo sea para la
adquisición de bienes y servicios requeridos de manera urgente, imprevistos, eventuales,
contingentes o fortuitos.
● Compras y suministros será responsable del control del fondo revolvente.
PUESTO: PUESTO:
● Las comprobaciones de los gastos efectuados tendrán un término no mayor a 5 días hábiles.
● Es necesario que el área solicitante tenga capacidad presupuestal en la partida
correspondiente, para que reciba recursos del fondo revolvente.
● El fondo revolvente deberá cubrir solamente gastos de urgencia y de poca cuantía, además de
respetar las partidas y montos que determine Costos.
● El reembolso de cantidades totales y parciales, se hará mediante la comprobación respectiva
● La comprobación del gasto se hará mediante factura, que deberá contar con los requisitos
fiscales vigentes, expedida con los datos correspondientes emitida a razón social de AIVT
Arquitectura e Ingeniería del Valle de Toluca.
● Los comprobantes deberán contener los requisitos administrativos siguientes: nombre, cargo y
firma del área operativa.
● Al finalizar la actividad, el responsable de área operativa, deberá comprobar por medio de un
comprobante el fondo revolvente asignado.
5.0 APERTURA Y EJERCICIO DEL FONDO REVOLVENTE – CAJA CHICA
6.1 SOLICITUD DE ASIGNACIÓN DE FONDO REVOLVENTE

1. Realiza por medio de un oficio la apertura de fondo con una propuesta
COMPRAS Y
del importe asignado, revolvente para autorización y V.O. del jefe del
SUMINISTROS
departamento de compras, y anexa nombre y firma de la persona
responsable de su manejo.
6.2 JEFE DE RECEPCIÓN DE SOLICITUD

COMPRAS Y 2. Recibe, analiza y determina el monto a otorgar y/o autoriza la
SUMINISTROS propuesta de acuerdo a la suficiencia presupuestal. Elabora oficio de
PUESTO: PUESTO:
autorización y lo envía a Compras y suministros.
6.3 DEPÓSITO DE MONTO

ÁREA CONTABLE 3. Recibe el oficio de autorización por parte del área de compras,
posteriormente realiza el depósito correspondiente al responsable del
manejo de combustible.
6.4 ÁREA COBRO DE MONTO.
SOLCITANTE/ 4. Obtiene la solicitud autorizada, lo revisa, lo firma y lo devuelve. Recibe
OPERATIVA el efectivo/ transferencia.
6.5 COMPROBRACIÓN DE GASTOS.

ÁREA Acude con compras y suministros con las facturas correspondientes
OPERATIVA/ debidamente requisitadas y firmadas, una vez que se hayan efectuado
SOLICITANTE los gastos, para su revisión y visto bueno, y para la comprobación de los
mismos.
6.5 INTEGRACIÓN DE REPORTE
COMPRAS Y Integra el reporte general con el soporte del gasto, por lo menos una vez
SUMINISTROS a la semana, lo revisa y obtiene la firma de la o el titular de dirección
para el trámite de recuperación del fondo revolvente correspondiente.
(Para el caso de reembolso).
RESGUARDO DE REPORTE
Obtiene el reporte general con el soporte del gasto, lo revisa y procede a
6.6 ÁREA CONTABLE efectuar el trámite correspondiente del fondo fijo.
6. GASTOS A COMPROBAR – REEMBOLSOS
OBJETIVO:
Cubrir gastos que por premura de tiempo no se puedan realizar a través del trámite normal.
● Cada usuario del área de operaciones realizará el trámite de “Gastos a Comprobar” a través de
la solicitud correspondiente, siempre y cuando se cuente con suficiencia presupuestal, para que
el área contable otorgue y se cubra el gasto del recurso.
● El área operativa, deberá remitir al área contable la documentación comprobatoria dentro de los
primeros 5 días de conclusión del asunto que originó el gasto.
● La comprobación deberá cumplir con los requisitos fiscales y administrativos, de lo contrario la
el área contable los tendrá como no comprobados.
● No se podrá solicitar nuevamente gastos a comprobar, hasta no justificar el 100% del anterior.
PUESTO: PUESTO:
7. CONTROL DE COMBUSTIBLE
Objetivo
Administrar la asignación del combustible de los diferentes vehículos adscritos a la empresa AIVT
PROCEDIMIENTO ASIGNACIÓN DE COMBUSTIBLE
● Es responsabilidad de control y suministros la recepción de los controles para el abastecimiento

de Control de Combustible.
● Es responsabilidad de compras y suministros asignar combustible a las diferentes unidades
vehiculares, de acuerdo al presupuesto y a las actividades a desarrollar para cumplir con los
objetivos operativos.
● Es responsabilidad de la o del área administrativa dar atención a los oficios y circulares
relacionados con el combustible.
● El solicitante que realiza la carga de combustible, es responsable de verificar el suministro, así
como de firmar la bitácora de combustible proporcionado.
● El abastecimiento de combustible se llevará a cabo mediante una bitácora de consumo, donde
se deberá especificar el nombre del solicitante, los datos del vehículo, cantidad abastecida y
kilometraje.
7.0 PROCEDIMIENTO ASIGNACIÓN DE COMBUSTIBLE
7.1 SOLICITUD DE ASIGNACIÓN DE COMBUSTIBLE

1. Solicita vía oficio firmado al Departamento de Compras y Suministros
ÁREA
la asignación de medios de control de combustible utilizados para la
SOLICITANTE
operatividad de los vehículos, considerando el presupuesto asignado a la
partida correspondiente; el cual es firmado por la dirección de AIVT.
7.2 RECEPCIÓN DE SOLICITUD

COMPRAS Y
1. Recibe el oficio de solicitud, realiza el trámite correspondiente, asigna
SUMINISTROS
y envía el control de combustible.
PUESTO: PUESTO:
7.3 SUMINISTRO DE COMBUSTIBLES

COMPRAS Y 1. Recibe medios de control de combustible y distribuye de acuerdo a la
SUMINISTROS operatividad de los vehículos, registrándolos y solicitando la firma de la o
del responsable del vehículo en el control correspondiente.
8. SERVICIO DE REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS DE AIVT

Objetivo:
Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo que permita conservar en condiciones
normales de uso, los vehículos asignados a las unidades operativas.
PROCEDIMIENTO DE REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO DE VEHICULOS
● Es responsabilidad de las unidades administrativas, que cuentan con vehículos asignados a

sus áreas, informar de las necesidades de mantenimiento preventivo y correctivo de dichas
unidades vehiculares, así como trasladar las mismas a mantenimiento para su diagnóstico,
cotización y reparación correspondientes.
● Compras y Suministros deberá solicitar de manera oportuna las necesidades de mantenimiento
y reparación de los vehículos operativos.
● Es responsabilidad de Compras y Suministros dar atención a los oficios, circulares y solicitudes
de servicios, relacionados con el mantenimiento y reparación de vehículos.
● Mantenimiento Vehicular, debe verificar la realización de las reparaciones conducentes y
notificarlas a Compras y Suministros.
8.0 PROCEDIMIENTO DE REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS
8.1 INFORME DE VEHICULO

RESPONSABLE
1. Informa a la o el Enlace Administrativo la necesidad de reparación de
DE UNIDAD
una unidad.
8.2 COMPRAS Y LLENADO DE FORMATO PARA MANTENIMIENTO VEHICULAR

SUMINISTROS 2. Llena formato de Mantenimiento Vehicular de acuerdo a lo solicitado
por la o el responsable del vehículo y lo envía al Departamento de
PUESTO: PUESTO:
Mantenimiento Vehicular.
8.3 JEFE DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTO

COMPRAS Y 3. Recibe formato y confirma la programación del ingreso de la unidad
SUMINISTROS para diagnóstico del taller externo; posteriormente recibe cotización del
servicio y ésta es posteriormente autorizada por dirección general.
8.4 PROGRAMACIÓN DE SERVICIO
COMPRAS Y 4. Programa el servicio con el taller externo para proceder a la
SUMINISTROS reparación. Entrega la unidad reparada a la o el Enlace Administrativo
solicitando firma en el formato de salida emitido por el taller externo.

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CÓDIGO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Y SUMINISTROS AIVT

Definir los procedimientos que realiza el Departamento de Compras de AIVT para la

El Departamento de Compras y Suministros se ha dado a la tarea de desarrollar simplificación

Aplica a los procedimientos para la adquisición de bienes y servicios en la AIVT Arquitectura e

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS

A continuación, se describen los procesos y procedimientos que se tienen dentro de la gestión

2.1 APROBACIONES DE GASTO:

2.2 GESTIÓN DE COMPRAS PARA LA ADQUISICIÓN DE MATERIALES O SERVICIOS:

2.3.1. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE COMPRAS:

2.3.1.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES: En caso de requerir citación a proveedores, con el

1.0 SOLICITUD DE CONTRATACIÓN DE PROOVEDORES

No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

1.1 SOLICITUD DE CITACIÓN A PROVEEDORES:

1.2 PERSONAL CITACIÓN A PROVEEDORES:

1.3 REUNIÓN O RECORRIDO CON PROVEEDORES:

2.0 REQUISICIÓN DE MATERIALES

No. RESPONSABLE DESCRIPCIPON DE ACTIVIDADES

2.2 ÁREA GENERACIÓN DE SUMINISTRO (PEDIDO):

2.3 ÁREA REVISIÓN DEL SUMINISTRO (PEDIDO):

2.4 GENERACIÓN DE REQUISICIÓN

3.2 Si no se cuenta con stock del material procede a generar una

4. Si los datos son incorrectos rechaza la solicitud en físico e informa

Nota: *En caso de que el usuario no firme el documento de salida como

2.5 COMPRAS Y SOLICITUD DE COTIZACIÓN*:

APROBACIÓN CUADRO DE ADJUDICACIÓN O DOCUMENTO

0 SUMINISTROS 1. Solicita al personal, enviando cotizaciones previamente autorizadas

2.1 COMPRAS Y ENVÍO DE ORDEN DE COMPRA/ COMPROBANTE DE PAGO AL

2.1 PROVEEDOR AGENDA Y ENTREGA DE MATERIAL:

2. El Personal de compras y suministros recibe la factura o cuenta de

No se recibirá la factura o cuenta de cobro si se presenta alguno de

2.1 COMPRAS Y TRÁMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:

2.1 COMPRAS Y RADICACIÓN DE PAGOS EN EL ÁREA CONTABLE:

Aplica a los procedimientos para la adquisición de bienes y servicios en la AIVT Arquitectura e

b) COMPRAS OCASIONALES: corresponde a aquellas compras de menor cuantía que no

4. RESPONSABILIDADES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

Aplica a los procedimientos para la adquisición de bienes y servicios en la AIVT Arquitectura e

● Deberes de asesoramiento / comparativos de cotizaciones.

proyección de costo para terminar los proyectos. El departamento contactará muchos

Es responsabilidad de la o del departamento de compras, ejercer el presupuesto conforme a

Compras y suministros es responsable de la revisión de las solicitudes de requisición y órdenes

La ejecución del gasto debe realizarse mediante autorización presupuestal.

5. APERTURA Y EJERCICIO DEL FONDO REVOLVENTE – CAJA CHICA

RESPONSABILIDADES DEL PORTADOR DE CAJA CHICA

5.0 APERTURA Y EJERCICIO DEL FONDO REVOLVENTE – CAJA CHICA

No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

6.1 SOLICITUD DE ASIGNACIÓN DE FONDO REVOLVENTE

6.2 JEFE DE RECEPCIÓN DE SOLICITUD

autorización y lo envía a Compras y suministros.

6.3 DEPÓSITO DE MONTO

6.5 COMPROBRACIÓN DE GASTOS.

6. GASTOS A COMPROBAR – REEMBOLSOS

PROCEDIMIENTO ASIGNACIÓN DE COMBUSTIBLE

● Es responsabilidad de control y suministros la recepción de los controles para el abastecimiento

7.0 PROCEDIMIENTO ASIGNACIÓN DE COMBUSTIBLE

No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

7.1 SOLICITUD DE ASIGNACIÓN DE COMBUSTIBLE

7.2 RECEPCIÓN DE SOLICITUD

7.3 SUMINISTRO DE COMBUSTIBLES

8. SERVICIO DE REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS DE AIVT

PROCEDIMIENTO DE REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO DE VEHICULOS

● Es responsabilidad de las unidades administrativas, que cuentan con vehículos asignados a

8.0 PROCEDIMIENTO DE REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS