P G.

COMPRAS
SGRC-PR-07 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL PROCESO
VERSIÓN: 02 DE RECURSOS COMPRAS
01-03-2018

1.- Nombre GESTIÓN DE COMPRAS INSUMOS

2.- Objetivo Describir los pasos para llevar a cabo la formalización de las solicitudes de necesidades
de adquisición de materiales, equipos o servicios.

Límites del procedimiento:

Inicia con Solicitud de Compra hasta la Solicitud al Proveedor los materiales, equipos o
servicios adquiridos.
Aplica solo para las Solicitudes de Compra de Equipos o Materiales para áreas
3.- Alcance específicas o de insumos de uso continuo.

Áreas que intervienen:

Departamento Administrativo y Financiero, Departamento de Logística.

4.- Reglas de Operación

1. Los procedimientos documentados deberán sujetarse a las siguientes disposiciones:

 Un procedimiento es vigente mientras no haya uno nuevo que lo supla o sustituya; por lo
tanto, se sigue aplicando, aunque las fechas de autorización no correspondan a los del mes
y año en curso.
 Un procedimiento actualizado es aquel que está vigente que responde a las necesidades y
dinámica actual de la empresa.
 Un procedimiento es obsoleto cuando su contenido ya no responde a las necesidades
actuales de la empresa o éste, se encuentra en desuso.
2. Las solicitudes de compra deberán contener las especificaciones correspondientes.
3. El Enc. De Compras deberá consultar con el área solicitante en relación a las especificaciones y
consultar la ficha técnica de materiales.
4. Se deberán tomar en cuenta los resultados de las evaluaciones de proveedores según listado de
proveedores calificados al momento de elegir los proveedores de materia prima según su
aplicabilidad.
5. El Encargado de Compras contará con 5 días laborables para la ejecución de la compra en
cuestión, exceptuando los materiales de los proyectos marcados con prioridad alta, según
corresponda, se establecerán los tiempos de ejecución de compras y se comunicaran por la
vía correspondiente a las áreas solicitantes.
6. Las áreas solicitantes deberán marcar las solicitudes con las prioridades de
compras establecidas.
7. El Enc. De Compras será responsable de informar al Gerente General y/o a las áreas
solicitantes sobre el estado o cualquier novedad de la compra en cuestión por la vía
correspondiente según corresponda.
8. El Enc. De compras deberá realizar mensualmente un informe de medición en función de los
indicadores de compras establecidos, se deberán tomar en cuenta las fechas de recepción de
documentos en físico, o las fechas marcadas en la herramienta Active Collab.

1
P G. COMPRAS
SGRC-PR-07 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL PROCESO
VERSIÓN: 02 DE RECURSOS COMPRAS
01-03-2018

5.- Responsabilidades

Funciones

DUEÑO DE PROCESO: Encargado de Compras

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO- FINANCIERO: Encargado de Compras y Encargado de Logísticas

6.- Definiciones:

Palabra, frase o
Definición
abreviatura

Active Collab Plataforma de gestión de proyectos y de comunicación empresarial.

Corresponde a los materiales considerados necesarios para la
producción o diferentes tipos de actividades internas como
Materiales o Insumos mantenimiento, limpieza, tratamiento de equipos etc. Estos materiales
de Consumos fijos deberán definirse dentro del procedimiento de Logística o Lay Out de
Almacén, y allí se definirá un stock mínimo de estos para estar
disponibles en el almacén.
Corresponde a los materiales determinados necesarios para la
producción de un proyecto o producto en específico, estos se compraran
Materia Prima para
según las necesidades de producción, se podrán comprar por
Producción.
requerimientos de proyectos cargados en active collab o por solicitudes
de compras según corresponda.

Prioridad de Necesidad de compras que por su naturaleza, necesidad o requisitos

Compras Insumos. establecidos por el cliente o compromiso de entrega establecido por la
empresa deberá ejecutarse de manera inmediata.

7.- Desarrollo de actividades

No.
ACT
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD RECURSOS

INICIO

Las áreas en donde surja la necesidad de la

Solicitar adquisición de Bienes o Servicios deberán
Encargados de
1. compra tramitarlas a través de su encargado por medio - Portal xxxxx
área
de una solicitud de compras de bienes o servicios
la cual se deberá realizar a través del Portal xxxx

2
P G. COMPRAS
SGRC-PR-07 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL PROCESO
VERSIÓN: 02 DE RECURSOS COMPRAS
01-03-2018

7.- Desarrollo de actividades

No.
ACT
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD RECURSOS

La solicitud de compras deberá contener las

especificaciones claras de los bienes a adquirir
antes de ser remitidas al Depto. De Compras.
Nota:
- El Encargado de área según la necesidad llena la
solicitud en el portal.
-Para los Materiales de uso continuo de los cuales se
tiene inventario mínimo, es solicitado por el Enc. de
Logística o quien este designe, por vía el Portal.

El Encargado de Compras, deberá revisar la

solicitud de compras emitida por cada área, y
solicitará aprobación de la misma al Gerente
General.
En caso de que el Enc. De Compras necesite
especificaciones claras en función de los bienes a
adquirir por proyecto cargado en Active Collab,
solicitará confirmación de los materiales a utilizar
al área solicitante, a través de correo electrónico.

Por cualquiera de las vías definidas las

solicitudes de compra deberán contener las
especificaciones exactas aplicables de los -Solicitud de
Encargado de Revisar materiales a adquirir. (Tamaño, medidas, marcas compras
2. solicitud
Compras si aplican, color etc.) Tomar en cuenta la ficha -Fichas técnicas
técnica de materiales según su aplicabilidad. de Materiales.

Notas:
- El Enc. de Compras deberá realizar esta actividad En un
plazo no mayor a 2 días laborables después de recibida
la solicitud.
- En Caso de ausencia del Gerente General, el Enc. del
Depto. Financiero podrá autorizar las solicitudes de
compras.
- El Enc. De Compras, podrá devolver la solicitud de
compras si esta no contiene las especificaciones
correspondientes.
-Se tomará en cuenta los criterios de las prioridades
compras indicados por solicitud.

Listado de
El Encargado de Compras una vez aprobada la
proveedores
solicitud de compras deberá revisar el listado de
Calificados.
proveedores calificados en relación a los
Cotizar materiales a adquirir. Según la solicitud de
Fichas técnicas de
Encargado de insumos compras, se procede a solicitar cotizaciones con
3. diferentes proveedores. Se deberán tomar en
Materiales.
Compras
cuenta los criterios el listado de proveedores
calificados, y la relación calidad precio de los
bienes a adquirir.

3
P G. COMPRAS
SGRC-PR-07 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL PROCESO
VERSIÓN: 02 DE RECURSOS COMPRAS
01-03-2018

7.- Desarrollo de actividades

No.
ACT
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD RECURSOS

Dependiendo de la complejidad de los materiales

a adquirir, el Enc. de Compras, podrá solicitar
una muestra al suplidor cotizante la cual podrá
socializar con el área solicitante o el Gerente
General.

Si el producto considerado está dentro de los

insumos de producción, deberá ser del listado de
los proveedores calificados. Si el proveedor no se
encuentra dentro del listado, deberá enviársele el
formulario de Solicitud de Prestación de Servicio.
Si el proveedor no cuenta con evidencia de un
sistema de gestión de calidad deberá ser visitado
por un auditorio para ser integrado al listado. Ver
Procedimiento de Evaluación de Proveedores.
Notas:
- En los casos de que los bienes a adquirir no se
identifican que lo tenga ningún proveedor del listado de
proveedores calificados, se podrá cotizar con otros
proveedores.
-Las solicitudes de compras, deberán tener al menos 2
cotizaciones de proveedores diferentes. Para la
adquisición de materiales críticos como el caso del
Papel, se tiene un proveedor único por lo tanto no es
obligatorio cotizar con más proveedores.

El Encargado de Compras elige el proveedor que

ofrezca el mejor precio o el más conveniente
según necesidad, tomando en cuenta la relación
calidad-precio. (Muestras si aplica).
Genera la Orden de compras a través del
Sistema Informático de contabilidad, Quickbook.
en función de la solicitud de compra de Bienes.
Se imprime y se solicita aprobación al Gerente Solicitud de
General. Compras.
Selección Para la realización de las Órdenes de Compra, se
deberán tomar en cuenta las especificaciones de Cotizaciones.
Encargado de de
4. los materiales a adquirir contenidas en la
Compras proveedor Solicitud de Compras del Portal.
Muestras (Si
aplica).
Dependiendo de la necesidad, se podrá solicitar
al proveedor una muestra de los bienes
solicitados (si aplica).
Notas:

-El Enc. de Compras deberá realizar las actividades de

Selección de proveedor y generación de Orden de
Compras de productos relacionados con la producción
en un plazo no mayor a 1 hora después de recibida la
aprobación de la solicitud de compras. Para las demás
solicitudes, tendrá un tiempo de 8 horas laborables.

4
P G. COMPRAS
SGRC-PR-07 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL PROCESO
VERSIÓN: 02 DE RECURSOS COMPRAS
01-03-2018

7.- Desarrollo de actividades

No.
ACT
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD RECURSOS

El Enc. De compras deberá explicar al Gerente Solicitud de

General los detalles de las ordenes de compras a Compras.
aprobar, para su revisión y la validación.
Cotizaciones.
Si, El Gerente General aprueba mediante firma la
orden de compra. Continuar proceso. Muestras (Si
No, El Gerente General no aprueba la solicitud. El aplica).
Gerente ¿Cotización
Encargado de Compras deberá iniciar el proceso,
5. validada? desde la actividad no. 3 del Ordenes de
General
procedimiento.(Selección de Proveedores/ Compras.
Solicitud de Cotizaciones).

Notas:

-En Caso de ausencia del Gerente General, el Enc. del

Depto. Financiero podrá autorizar las solicitudes de
compras.

El Encargado de Compras una vez aprobada la

Orden de Compra
Orden de Compras, se comunica con el
aprobada
proveedor, y le envía la orden de compra
aprobada vía electrónica o física.
Remitir
Deberá coordinar con el proveedor los detalles
orden de
con relación a la entrega de lo solicitado.
6.
Encargado de compra
Compras
Nota:
- Se enviará copia de la Orden de Compra Aprobada al
Encargado de Logística, así como los detalles acordados
con el suplidor en cuanto a la entrega, para su posterior
recepción.
-El Enc. De Compras deberá realizar esta actividad en un
plazo no mayor a 30 minutos a después de haber
recibido la aprobación de la orden de compras.

El Encargado de Compras remite el expediente Orden de Compra

Notificar en físico de compras al Auxiliar de Contabilidad,
Encargado de
7.
Compras
compra a para los fines procedentes. Portal xxxxxxx
logística

FIN

5
P G. COMPRAS
SGRC-PR-07 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL PROCESO
VERSIÓN: 02 DE RECURSOS COMPRAS
01-03-2018

8.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

Cód. Documento

1 Fichas técnicas de Materiales (Materia Prima)

2 Listado de Proveedores Calificados.

3 Procedimiento de Evaluación de Proveedores

9.- REGISTROS

Tiempo / Medio de Lugar / Disposici

No. Identificación Responsable Confidencialidad
Recuperación Soporte Responsable ón ón

Solicitud de Portal xxxxx/

compra de Encargados de 2 años/ Digital/ Encargado de
1 No No aplica
bienes o área Alfabético Físico Compras
servicios

Quickbook//
Orden de Archivo
Encargado de 2 años/ Digital y Archivo
2 Compras No Suplidor/
Compras Alfabético Físico histórico
interna Encargado de
Compras

Archivo/
Cotizaciones Encargado de 2 años/ Digital y Archivo
3 No Encargado de
(Si aplica) Compras Cronológico Físico histórico
Compras

Archivo
Factura del Encargado de 2 años/ Suplidor/ Archivo
4 No Físico
Cuenta por
proveedor Compras Alfabético histórico
pagar

Digital/
Listado de Encargado de 2 años/
5 No Físico Encargado de No aplica
proveedores Compras Alfabético
Compras

10.- Descripción de Cambios

Fecha del
Versión Referencia del cambio Breve Descripción del Cambio
Cambio

Aprobación