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CODIGO: H

MANUAL DE SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DE ACCIONES PREVENTIVAS,
CORRECTIVAS Y/O MEJORA
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OBJETIVO
Determinar los pasos a seguir para aplicar el procedimiento de acciones correctivas,
preventivas y de mejora que se debe emprender dentro del Sistema de Gestión Integral.
Tiene el propósito de servir de soporte a las actividades de prevención encaminadas a
evitar la recurrencia de no conformidades.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los procesos de la organización donde se

establezcan acciones correctivas, preventivas y de mejora.

3. RESPONSABLES

Es responsabilidad del Gerente la autorización y asignación de recursos de la acción

que se genere y de todos los Jefes la aplicación del presente procedimiento.

4. CONDICIONES GENERALES

 Las fuentes para detectar no conformidades reales ó potenciales son:

 Reportes de auditorías internas / externas del Sistema de Gestión HSEQ.

 Reclamaciones de clientes, la comunidad, la autoridad ambiental.

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 Funcionarios y otras partes interesadas.

 Reportes de inspecciones planeadas o no planeadas.

 Auditorias de orden y aseo.

 Visitas de seguridad.

 Auditorias de permisos de trabajo.

 Reportes de Información operacional (Desviaciones de la operación).

 Reportes de investigación de accidentes / incidentes.

 Reportes de simulacros.

 Reporte de producto no conforme.

 Reportes de Revisiones Gerenciales del Sistema.

 Reportes Cumplimiento de objetivos e indicadores

 La aplicación de las acciones correctivas se da únicamente cuando se presenten no

conformidades que afecten el Sistema de Gestión Integral.

 La aplicación de las acciones preventivas se da únicamente cuando se detecta una

no - conformidad potencial que pueda afectar el Sistema de Gestión Integral.

 La aplicación de las acciones de mejora se da únicamente cuando se detecta una

oportunidad de mejora que pueda afectar el Sistema de Gestión Integral.

 Para los casos en que la acción correctiva, preventiva y/o de mejora requiere
asignación de recursos para su ejecución, debe consultarse con la Gerencia para
que autorice la ejecución de la misma.
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 Cualquier persona de la organización puede sugerir y plantear una acción correctiva,

preventiva y/o de mejora.

 Las acciones correctivas, preventivas y/o de mejora deben emprenderse contra los
factores de mayor causalidad y no contra los que tiene menor efecto.

5. DEFINICIONES

Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de no conformidades

detectadas u otra situación indeseada, con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir.

Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

potencial.

Acción de Mejora: Es la actividad que se realiza para lograr un mejor nivel de

ejecución en los procesos y procedimientos. Cualquier acción que tienda a mejorar
la eficacia del Sistema de Gestión Integral.

Causas de la no conformidad: Conjunto de factores que generan la no

conformidad.

Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

No conformidad: Incumplimiento de un requisito de la documentación del Sistema

de Gestión Integral. Incumplimiento de los requisitos de un producto o servicio al
cliente cuando este ya ha sido entregado.
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Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u

obligatoria.

6. DISPOSICIONES PARA CUMPLIR CON EL OBJETIVO

6.1 Una acción correctiva o preventiva se puede generar por una(s) no-conformidad
(es) real o potencial en el Sistema de Gestión Integral, Proceso o Producto.

6.2 Cada vez que se genere una no-conformidad real o potencial, que amerite activar
una acción correctiva o preventiva, diligencia el formato “Reporte de No Conformidad,
Acciones Correctivas, Preventivas y/o de Mejora, indicando básicamente la no-
conformidad y la incidencia de la misma en el Sistema, Proceso o Producto.

6.3 En el caso de que la no-conformidad sea detectada por una persona del Área
operativa, esta consulta con el Jefe del Área correspondiente la posibilidad de activar
una acción correctiva o preventiva y procede a diligenciar el formato respectivo.

6.4 La persona que diligencie el formato debe definir con claridad el problema,
demostrando que éste es prioritario y evidenciando la situación actual del problema.
Dentro de esta identificación se debe establecer qué está ocasionando el problema,
porqué se le da importancia y dónde está ocurriendo.

6.5 Una vez definido el problema, quien lo identifica lleva la información al Jefe del Área
respectivo, para que él junto con los implicados realice el análisis e investigación de las
causas que generaron el problema.
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6.6 Para establecer las causas, se pueden utilizar técnicas estadísticas, lluvia de ideas,
metodología de espina de pescado o análisis de datos recolectados que más aporten al
problema.

6.7 Una vez se tengan identificadas las causas más incidentes selecciona cuál es la
principal y se determina la acción a tomar.

6.8 Con la causa ya identificada, el Jefe del Área en compañía del grupo que investigó
el problema, determinan cual es la acción correctiva a seguir, la cual debe quedar
relacionada en el formato “Reporte de No Conformidad, Acciones Correctivas,
Preventivas y/o de Mejora”.

6.9 Dentro de la acción correctiva, preventiva y/o de mejora, se determina los

responsables por la ejecución, verificación, fecha de cumplimiento y recursos
necesarios para ejecutar la acción correctiva o preventiva.

6.10 Una vez se ha establecido la acción a seguir, se procede a desarrollar la acción

correctiva, preventiva y/o de mejora. En caso que se requieran recursos para ejecutarla
se le informa a la Gerencia para que autorice y asigne los necesarios para implementar
la acción correctiva, preventiva y/o de mejora.

6.11 Una vez ejecutada en el tiempo establecido la acción correspondiente, el

encargado de la verificación evalúa la ejecución y la eficacia de la misma en el Sistema,
Proceso o Producto.
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6.12 Una vez cumplidos los pasos anteriores, los registros generados de acción
correctiva o preventiva, son archivados de la siguiente manera: original en la Gerencia y
copia en el Área implicada.

6.13 El consecutivo de la acción planteada es diligenciado por el asistente de Gerencia

en el momento de recibir el formato diligenciado por el área implicada una vez se ha
descrito el problema, evaluado las causas y determinada la acción a seguir.

6.14 El seguimiento de las Acciones Correctivas, Preventivas y/o de Mejora se

realizarán en el formato.

7. REGISTRO

CODIGO Y TIEMPO DE DISPOSICION

RESPONSABLE ARCHIVO
NOMBRE CONSERVACION FINAL

Reporte de No
Conformidad, Acciones Dir. Obra y/o Ing.
Correctivas, Preventivas Residente HSEQ 5 Años Se recicla
y/o de Mejora

Seguimiento a las Dir. Obra y/o Ing.

Acciones Correctivas, Residente HSEQ 5 Años Se recicla
Preventivas y/o de Mejora