Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
VERSION: 01
CONTROL DE DOCUMENTOS Y FECHA APROBACIÓN:
REGISTROS. 20/04/2020
PAGINA: 01 de 11
PRESENTADO POR:
ANGIE PAOLA GÓMEZ MURILLO
ANDREA CAROLINA CARABALI VIAFARA
YOLI MARIEL MORENO VIAFARA
DOCENTE:
NANCY RODRIGUEZ
GRUPO: S7491
VERSION: 01
CONTROL DE DOCUMENTOS Y FECHA APROBACIÓN:
REGISTROS. 20/04/2020
PAGINA: 01 de 11
3 OBJETIVO
4 ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los documentos internos, externos y registros del Sistema
de Gestión de Seguridad y salud en el Trabajo del HOSPITAL ESE NORTE.
1. DEFINICIONES
VERSION: 01
CONTROL DE DOCUMENTOS Y FECHA APROBACIÓN:
REGISTROS. 20/04/2020
PAGINA: 01 de 11
Documento Interno: Información o datos que posee y elabora la empresa a través de papel,
disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías.
Documento obsoleto: Son aquellos documentos que ya no tienen vigencia porque se han
generado nuevas versiones mejoradas y que por lo tanto deben ser claramente identificados
como tal.
Formato: Instrumento que facilita el registro de la información necesaria para realizar los
procedimientos y/o para dejar evidencia de que éste se realizó de acuerdo a los lineamientos
previamente establecidos.
PROCEDIMIENTO CODIGO: PD-RH-01
VERSION: 01
CONTROL DE DOCUMENTOS Y FECHA APROBACIÓN:
REGISTROS. 20/04/2020
PAGINA: 01 de 11
Lista de chequeo: Documento que contiene una lista de verificación que detalla uno a uno
distintos aspectos que se deben analizar, comprobar, verificar, con el fin de adoptar acciones
de mejora.
Manual: Medio a través del cual se establecen lineamientos internos, son de enorme
relevancia a la hora de transmitir información que sirva a las personas para desenvolverse en
una situación determinada.
Política: Directriz u orientación por la cual la Alta Dirección define el marco de actuación con
el cual se orientará la gestión de servicio, para el cumplimiento de los fines constitucionales y
misionales de la Entidad, de manera que se garantice la coherencia entre sus prácticas y
propósitos.
Plantilla: Es un instrumento que permite guiar y/o construir un registro siguiendo parámetros
o lineamientos preestablecidos por la entidad.
Responsable del Control del Documento: líder de proceso que tiene bajo su
responsabilidad la revisión o aprobación del documento, de acuerdo con los parámetros
estipulados en el presente protocolo.
VERSION: 01
CONTROL DE DOCUMENTOS Y FECHA APROBACIÓN:
REGISTROS. 20/04/2020
PAGINA: 01 de 11
5 RESPONSABILIDADES
La revisión de la documentación en el hospital ESE NORTE será realizada por el
Responsable del SGSST El Responsable del SGSST y /o Copasst - Vigía se encarga de
codificar, editar y distribuir la documentación, además autorizar las modificaciones y manejar
los registros generados por este procedimiento, así como la documentación obsoleta. La
aprobación de la documentación está a cargo de la Gerencia General. NOTA (Todo
documento cargado en el listado maestro de documentos, será un documento controlado el
cual fue aprobado por la gerencia), no se necesitará firma en físico de aprobación, solo
aplicará para políticas o documentos normativos que lo estipulen.
REPRESENTANTE LEGAL
2. DESCRIPCIÓN Y ACTIVIDADES
Los documentos del sistema SST y documentos en general, se elaboran cuando surge la
necesidad internamente por la empresa.
Partiendo de la aceptación de quien realiza el proceso para la elaboración del documento, se
prepara el borrador de éste. El borrador debe ser preparado por personal autorizado e
involucrado directamente en la actividad a ser normalizada o por especialistas Internos o
externos de la Hospital, según sea la complejidad del documento.
VERSION: 01
CONTROL DE DOCUMENTOS Y FECHA APROBACIÓN:
REGISTROS. 20/04/2020
PAGINA: 01 de 11
El analista de riesgos elabora los documentos y los adapta al diseño interno de la empresa,
verificando que estén legibles y fácilmente identificables; les coloca su respectiva fecha de
vigencia, Numero de revisión y Código de identificación. Posteriormente se direccionan al
Líder del SG-SST para su revisión; y finalmente después de ser revisados pasan a la
Gerencia para su aprobación final.
Después de revisado y aprobados, el Líder del SG-SST los registra en el listado maestro de
documentos.
1. Objetivo Establecer criterios que definan el propósito general del documento.
2. Alcance En este ítem se identifican claramente las áreas y funciones a las cuales aplica el
procedimiento.
3. Definiciones.
4. Responsables.
5. Descripción y actividades del procedimiento Corresponde a la descripción lógica y
ordenada del QUE y CÓMO se debe desarrollar una labor dentro del proceso
correspondiente, QUIENES son los responsables directos de las actividades a realizar dentro
de cada una de las etapas del mismo, DONDE deben realizarse y QUE registros o
evidencias deben quedar de su correcta aplicación.
6. Registros. En este numeral, se enuncian las normas, procedimientos y demás
documentos que soportan y/o complementan la aplicación del procedimiento.
7. Control de cambio. Hace referencia a los documentos aplicables mencionados en la
descripción del procedimiento. También son todos los cambios del documento que
evidencian el cumplimiento de alguna actividad o conformidad con requisitos previamente
establecidos.
VERSION: 01
CONTROL DE DOCUMENTOS Y FECHA APROBACIÓN:
REGISTROS. 20/04/2020
PAGINA: 01 de 11
1. LOGO
2. TIPO
Casilla en la cual se colocará el tipo de documento o registro, que servirá a su vez como guía
de control y ubicación.
4. CODIGO
Iniciales del área a que pertenece (SST, RH, GC, etc.); Tipo de documento (PO) Política,
(RE) Registro; (MN) Manuales; (PD) Procedimientos; PG) Programas; (IN) Instructivos; (MZ)
Matrices; (MP) Mapa de Procesos; (OR) Organigrama; (PL) Planes; (CM) Comunicados y
consecutivo: 00, 01, 02.n
5. No. VERSION
Compuesto por un (1) campo, que hace referencia al número de revisiones que ha tenido el
documento. Que iniciará con el No. REV 01
6. FECHA DE APROBACION
7. PAGINA 01 de n
Esta casilla hace referencia al número de páginas con que cuenta el documento y en
cualquier parte del mismo saber en qué pagina nos podemos ubicar.
VERSION: 01
CONTROL DE DOCUMENTOS Y FECHA APROBACIÓN:
REGISTROS. 20/04/2020
PAGINA: 01 de 11
Todo documento del sistema de gestión SST y documentos en general que sufran algún
cambio, quedarán registrados en el listado maestro de documentos, donde quedan reflejados
las revisiones de los documentos, detalles de los cambios, cargo responsable del
documento, entre otros.
Una vez un documento se identifica como obsoleto, el Responsable del SGSST debe bajarlo
de la carpeta del proceso y reemplazarlo por la nueva versión del documento. En caso de
que se requiera conservar una copia dura del documento obsoleto, este será guardado en la
carpeta de la intranet de cada proceso en OBSOLETOS
Los documentos externos requeridos por el Sistema SST son controlados en el listado
maestro de documentos externos.
Todo documento externo controlado que pierda vigencia se retira de los puntos de uso, se
procede a su actualización y posterior reubicación.
El control de los documentos externos, será responsabilidad de cada una de las áreas o
procesos. Los responsables de cada proceso deben definir los documentos legales,
reglamentarios u otros documentos especiales que aplican en las actividades propias de su
proceso y asegurarse que sean incluidos en su Listado Maestro de Documentos Externos.
Cada proceso deberá diligenciar el formato y garantizar la custodia de estos documentos.
Cada responsable de proceso debe revisar, actualizar y verificar periódicamente los
PROCEDIMIENTO CODIGO: PD-RH-01
VERSION: 01
CONTROL DE DOCUMENTOS Y FECHA APROBACIÓN:
REGISTROS. 20/04/2020
PAGINA: 01 de 11
documentos externos. El responsable del proceso debe garantizar que el documento esté
disponible y controlar su uso.
Protección y legibilidad: Los registros que se encuentran en papel, deben estar protegidos
en carpetas, AZ o fólderes, de tal forma que se garantice su preservación contra factores que
pueden causarles deterioro como la lluvia y la humedad. Para el caso de la protección de los
registros en medio magnético, se realizan Back up de la información de la base de datos que
soportan el Sistema como mínimo cada 6 meses, garantizando confidencialidad y uso. Como
segunda medida para registros físicos, se debe asegurar que los registros sean legibles y no
estará permitidas tachaduras, enmendaduras ni el uso del corrector. En caso de presentarse
alguna corrección (Si Aplica), se trazará una línea oblicua sobre el registro erróneo,
colocando firma y fecha por parte del usuario responsable.
PROCEDIMIENTO CODIGO: PD-RH-01
VERSION: 01
CONTROL DE DOCUMENTOS Y FECHA APROBACIÓN:
REGISTROS. 20/04/2020
PAGINA: 01 de 11
Recuperación: Para recuperar los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud
en el trabajo en el listado maestro de documentos y registros se tiene en cuenta la
identificación, vigencia, ubicación, responsable del archivo, etc. Este listado es actualizado
por el Líder del sistema SST.
Disposición final: Acción por tomar cuando se ha cumplido el tiempo final después de la
retención establecida para los registros de calidad con base en la Tabla de Retención
Documental. Ej.: Destrucción, Microfilmación, digitalización, entre otros
3. REGISTRO
SST-RE -02 Listado Maestro De Documentos
SST-RE -03 Listado Maestro De Registros
Decreto 1072 de 2015
ISO 45001: 2018
VERSION: 01
CONTROL DE DOCUMENTOS Y FECHA APROBACIÓN:
REGISTROS. 20/04/2020
PAGINA: 01 de 11
____________________ _____________________
___________________
Angie-Andrea-Yoli Representante Legal
Líder del Sistema SST.