PR-GDC-009

Versión: 01
Fecha: 09/12/2020

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE CAMBIOS EN SEGURIDAD Y SALUD EN

EL TRABAJO

Elaboro Reviso Aprobó

Javier A. Castañeda Yecenia Zayas Carlos Yesid Gómez Ortiz
Profesional SST Tecnólogo SST Gerente

Bogotá, diciembre 2020

E-mail – Gerenciageneral@lycontadores.com.co - Sitio Web www.lycontadores.com.co

Teléfonos: (031) 470 48 71 – (314) 330 03 70
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Fecha: 09/12/2020

1. OBJETIVO

Controlar los cambios internos y externos propuestos o realizados en la empresa

relacionados con las actividades que se desarrollan.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todo el personal que desarrolla trabajos en y para la
empresa incluyendo contratistas, subcontratistas y visitantes. De igual forma aplica para
el desarrollo de todas las actividades de la empresa.

3. DEFINICIONES

Peligro: Fuente, situación o acto con un potencial de daño en términos de lesión o

enfermedad o una combinación de estas.
Riesgo: Combinación de la posibilidad de la ocurrencia de un evento peligroso o
exposición y la severidad de lesión o enfermedad que pueden ser causados por el evento
o la exposición
Cambio: son ajustes en el entorno empresarial para el bien de la misma y del sistema de
gestión, con el fin de velar por la seguridad y salud de las personas, el cuidado de la
propiedad y el ambiente.

4. DESARROLLO PARA LA GESTION DEL CAMBIO

La gestión del cambio es un proceso que nos permite mitigar los efectos no deseados del
propio cambio y ayuda a potencializar las posibilidades del crecimiento de la organización
y su personal.

Siendo este una constante en los sistemas que tiene la intención de direccionar un
cambio específico que caracteriza la gestión buscando la preservación de la identidad de
la organización, los valores y las fortalezas.

La gestión el cambio permite asegurar que las modificaciones son benéficas y seguras.

Los cambios que se deben tratar son:

 Cambios internos (introducción de nuevos procesos, cambio en los métodos de

trabajo, cambios en instalaciones, entre otros).

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 Cambios externos (cambios en la legislación, evolución del conocimiento en

seguridad y salud en el trabajo, entre otros).

Antes de introducir los cambios internos se debe informar y capacitar a los trabajadores
relacionados con estas modificaciones

5. PELIGROS, RIESGOS Y CONTROLES

Se realizará la identificación de peligros y la evaluación de riesgos que puedan derivarse

de estos cambios y debe adoptar las medidas de prevención y control antes de su
implementación, con el apoyo del Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el
Trabajo.

De la misma manera, debe actualizar el plan de trabajo anual en seguridad y salud en el

trabajo. Todos los cambios se realizarán o registraran en el formato de Gestión del
cambio; deben ser evaluados por el responsable del proceso y el responsable en SST
para asegurar que los riesgos relacionados y generados por estos cambios permanezcan
en niveles aceptables; y de acuerdo al análisis se aprobara o se negara el cambio
solicitado.

Esta decisión la tomara el área encargada de acuerdo con la solicitud.

Hay algunos aspectos de los cuales surgen las necesidades o solicitudes de cambios,
entre ellos podemos nombrar:

 Instalaciones en mal estado.

 Legislación nueva o modificaciones aplicables a la empresa.
 Anomalías en la salud y la seguridad de los trabajadores.
 Cambio en el desarrollo de actividades que implique modificar procedimientos,
instructivos, registros, etc.
 Alteración de parámetros técnicos.
 Alteración de cronogramas o costos.
 Modificaciones en la estructura organizacional y/o modificación de las funciones o
responsabilidades en SST.
 Actualizaciones del referencial aplicado para el sistema de gestión e inclusión de
otros sistemas de gestión.
 Cambios en el sistema de gestión
 Modificaciones o nuevos procesos.
 Comportamiento humano, capacidades, actitudes y otros factores humanos.
 Personal nuevo o reasignado a un proyecto o frente de trabajo.
 Retorno a condiciones originales o normales

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6. METODOLOGIA GESTION DEL CAMBIO

Para llevar a cabo el proceso de cambio se debe realizar los siguientes pasos o
actividades:

 Evidenciar la necesidad en el área correspondiente.

 Plantear el posible cambio requerido para su implementación.
 Planear con detalle la implementación del cambio.
 Hacer la solicitud al área correspondiente (director, subdirector o Mantenimiento,
etc.) a través del F-GDC-011 Gestión del cambio.
 Analizar, evaluar y aprobar o denegar la solicitud del cambio. Esto lo realiza el
área al que se le realiza la solicitud.
 En la evaluación se debe tener en cuenta los riesgos para la persona, para el
medio o para la propiedad.
 Dar respuesta a la solicitud.
 Si la respuesta es negativa; se debe especificar el porqué de la respuesta.
 Si la respuesta es positiva; se deben tener en cuenta e introducir los controles
asociados antes de realizar el cambio, a través del formato de acciones
correctivas y preventivas F-APCM-012
 Se debe comunicar el cambio que se va a realizar a todo el personal involucrado.
 Se debe Implementar precauciones o medidas de mitigación para mantener
segura las actividades.
 Identificar todos los requerimientos que se deben aplicar para dicho cambio (las
capacitaciones y entrenamientos requeridos, legislación aplicable, diligenciar
permisos requeridos, modificar y distribuir todos los documentos y registros
relacionados con el cambio, etc.).
 Realizar las reuniones requeridas para documentar e implementar el cambio

Para asegurar que el proceso de cambio se ha llevado a cabo, se deben tener en cuenta
al menos las siguientes actividades:

 Verificar que todas las partes fueron informadas.

 Verificar que las medidas de precaución, mitigación y entrenamiento se
implementaron de acuerdo con el plan.
 Verificar que los permisos adicionales se tramitaron y están en su lugar.
 Verificar que los documentos y registros pertinentes fueron modificados.

7. RESPONSABILIDADES EN GESTION DEL CAMBIO

El personal que hace parte para la gestión del cambio debe tener conocimiento y aplicar
verazmente sus responsabilidades y funciones.

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Algunas de las responsabilidades son:

 Tener buenas prácticas con las personas. Darles la importancia y tener mentalidad
abierta, retroalimentarlos de acuerdo con las respuestas, etc.
 Divulgar los cambios y los controles que se van a aplicar.
 Deben tener derechos decisionales, coordinación, roles, funciones y
responsabilidades.
 Tener un grupo consolidado.
 Ser agiles y coherentes con las decisiones tomadas
 Tener muy claro la solicitud realizada, los temas que debe evaluar en cuanto a
seguridad, salud y ambiente.
 Verificar los peligros y riesgos.
 Identificar de forma inmediata los controles que se deben aplicar antes de realizar
el cambio.

8. ACTIVIDADES

Actividad Descripción Responsable Registro

Permanentemente se
identifican los
cambios de
legislación.
Cambios de
Tecnología.
Inicio. Cambio de Encargado de SST Formato de gestión
Identificar los cambios infraestructura, del cambio
instalaciones y
equipos.
Adecuaciones del sitio
de trabajo.
Cambios de personal.
Implementación de
nuevos procesos y
ejecución de nuevos
proyectos.
Cada que se presente
un cambio los
Informar del cambio
responsables de las Áreas involucradas Formato gestión del
que se identifique cambio
áreas involucradas,
informan sobra los

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cambios que se van a

presentar.
El área de Seguridad y
salud en el trabajo en
compañía de las áreas
Analizar riesgos y involucradas analizan Encargado de SST y Formato gestión del
requisitos los riesgos que se áreas involucradas cambio
puedan presentar por
los cambios y los
requisitos de ley si
aplica.
Basados en los riesgos
identificados en
Seguridad y salud en
Analizar el impacto de el trabajo establece Encargado de SST y Formato gestión del
los cambios sobre el las recomendaciones áreas involucradas cambio
SG-SST para hacer
implementadas antes,
durante y después del
cambio y los a los
cargos que se le debe
comunicar.
Con base en los
riesgos identificados y
las recomendaciones
Los cambios modifican establecidas se Encargado de SST y Formato gestión del
o crean documentos identifican los áreas involucradas cambio
del sistema de gestión elementos del sistema
de gestión que se
verán afectados por el
cambio.
Ajustar o crear
procedimientos o
Encargado de SST y
instrucciones de
FIN áreas involucradas
trabajo, divulgar y
entrenar al personal
que apliquen.

Anexo:

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F-GDC-011 formato gestión del cambio

F-APCM-012 Formato acciones preventivas, correctivas y de mejora

6. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Versión Descripción

09/12/2020 01 Creación del documento

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