Á REA DE AUTOMATIZACIÓ N DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Automatizació n de Procesos Administrativos 2

CASO DE ESTUDIO.

Nombre: HENRY ALEXANDER CUMAR CULPATAN Carné: _22007606______________

CEI: ___CETACH______________________________Tutor: JENNY ELIZABETH, MARROQUIN VIELMAN
Fecha: ________19/06/2022___________Día: _DOMINGO____________ Hora: _______10________

INSTRUCCIONES GENERALES:
En el siguiente caso se muestra la estructura de un proceso, el cual deberá de representar por medio
del diseño de formatos de salidas y entradas.

 Tema: Diseño de salidas y entradas para la Gestión documental.

 Valor: 05 puntos.
 Forma de entrega: individual, entregar por medio de evaluanet en la OCTAVA
SEMANA

Objetivos:

 Aprender la forma en que la gestión documental interrelaciona todos los procesos de la

organización.
 Comprender cómo el adecuado manejo de los documentos libera al personal de tareas
operativas y le permite concentrarse en actividades más productivas.

Instrucciones: a continuación, se describe un sistema, léalo detenidamente y determine lo siguiente:

Para el proceso control de inventarios de la empresa de Dulces “Dulcinea” se lleva a cabo un

sistema de inventario constante, en donde el encargado de bodega realiza un inventario continuo
a través del registro de todos los productos y materiales que se tienen para la producción y venta
al cliente.

De esta forma, la empresa posee una actualización constante del inventario de la empresa y puede
conocer el coste del inventario y los productos que ya se han vendido para ello el encargado de
bodega registra en el sistema los pedidos solicitados, y verifica la existencia de los mismos
conforme al inventario de producto físico se despacha y se hace la actualización de inventarios
despachando orden de pedido al cliente.

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De acuerdo a lo anterior, y conforme al contenido de los capítulos 6 y 7 del texto
realice lo siguiente:

1) Explique qué entradas son necesarias en el sistema presentado y diseñe una forma de captura
de datos para la entrada del sistema. 1.5 puntos.
Las entradas necesarias serian, el producto físico ya que este forma parte del conteo, para saber si cuadra
el inventario, aunque igual se podría realizar por medio de una factura con los datos exactos, pero en este
caso en particular se debe hacer una inspección física al producto.

La captura de datos seria tanto en el código del producto, su descripción de la cantidad física en el sistema
para verificar, si esta concuerda con lo físico y con el informe que nos da el sistema de inventario.

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2) Explique y diseñe un formato de salida, clasifíquelo según su destino (salidas internas, externas
o ambas vías) y el tipo de información que proporciona. 1.5 puntos

Se detalla todos los servicios atendidos por el operador, se utiliza un sistema de salida de amabas vías pues
sirve como constancia de compra al cliente y como documento de retroalimentación al sistema de
inventario que se actualiza periódicamente.

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DISEÑO DE DATOS DE AMBAS
VIAS

DOCUMENTO TRIBUTARIO ELECTRONICO

FACTURA
ESTIMADO CLIENTE, POR MEDIO DEL PRESENTE CORREO SE
ADJUNTA EL DETALLE DE SU FACTURA Y PAGO REALIZADO
SERIE:
785462F
NUMERO DE FACTURA: #3254
NUMERO DE AUTORIZACION: 01012021-0001
FECHA DE FACTURA: 19/06/2022
DATOS DEL EMISOR
EMPRESA: DULCINEA GT
NOMBRE DE LA EMPRESA DULCINEA, S.A
DIRECCION: 8TVA AVENIDA ZONA 3
REGISTRO:
DATOS DEL COMPRADOR

CLIENTE: HENRY CUMAR

NIT: 101045-15
DPI: 30315425865230403
DIRECCION: CHIMALTENANGO ZONA 4 , 3 AVENIDA 4-64
DETALLES DE LA TRANSACCION
CANTIDAD DESCRIPCION PRECIO
1 DULCES DE 250
CARAMELO
TOTAL
DOS CIENTOS CINCUENTA QUETZALES
SUJETOA PAGOS TRIMESTRALES ISR AGENTES DE RETENCION
DE IVA
SERIE ADMINISTRATIVA: DCGH1D2M
DATOS DEL CERTIFICADOR
NIT 311232122 GUATEFACTURA, S.A
CONDICIONES DE PAGO
CAJA 3
SECUENCIA 10212466
PEDIDO HTR12354
FACTURADO POR CAJA VIRTUAL
EJECUTIVO DE VENTA CAJA VIRTUAL
FORMAS DE PAGO
FORMA DE PAGO MONTO
TARJETA PRINCIPAL
TOTAL, PAGADO Q5

CAJERO : CAJA VIRTUAL

SECUENCIA 99812321

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3) ¿En qué medida contribuyen los formularios a mejorar la gestión de una organización? 1
punto.

La finalidad del formulario es la entrada de datos o información deseada, siendo esta de forma ordenada
para analizarla posteriormente, este documento almacena y guarda un registro, se expide para una
solicitud, el formulario agiliza de forma sencilla, rápida y concreta, también a su vez facilita la búsqueda y la
tramitación de la petición que se realice.

4) ¿De qué manera la gestión documental interrelaciona sistemas, procesos y procedimientos? 1

punto.
El sistema de inventario interno de la empresa “ Dulces Dulcinea “ que tenemos presente,
muestra 2 tablas que van enlazadas una con la otra, en la primera se muestra la existencia que
tenemos de productos existentes o ingresan a la empresa, este sería en nuestro caso el
proceso de “Entrada” estos datos son los mismos a nuestro proceso de “Salida”, con la
diferencia que el inventario se irán restando automáticamente las entradas y salidas de la tabla
de inventario de productos vendidos, los cuales se describen en otra columna, también se irán
añadiendo los productos que nos ingresan al sistema de entrada y así de forma sucesiva
retroalimentamos nuestro proceso cuantificado de productos de inventario.