CURSO COMPLETO DE EXCEL

MATERIAL DIDACTICO

MODULO BASICO
MODULO 2
MODULO 3

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Modulo Basico
Interfaz de Excel
La interfaz de Excel cuenta con varios puntos;

1. Barra de Acceso Rápido

Aquí encontramos las funciones de Guardar, Deshacer y Rehacer por default. También se puede
personalizar poniendo los comandos más utilizados para facilitar visiblemente su acceso.

2. Barra de Opciones

Son los comandos de Excel para poder trabajar en nuestra hoja de cálculo.

3. Nombres de Celdas

Es el nombre de la celda en la que te encuentras posicionado, en este caso es la celda A1:

4. Barra de Fórmulas

Aquí podemos ingresar los datos, fórmula o función que ocupemos:

5. Columnas

Organizadas por letras de la A hasta la XFD (son más de 16,000 columnas); es un grupo de Celdas
Verticales.

6. Filas

Organizadas por números desde 1 hasta más de un millón, es un grupo de celdas horizontales.

7. Celda

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Son los rectángulos que componen la hoja de cálculo

Conceptos Básicos
Al guardar un documento de Excel se le conoce como libro de trabajo y este se guarda en el formato
.XLSX. Cada que veamos ese formato se refiere a un archivo de Excel.

Un libro puede estar compuesto de diferentes Hojas, en un inicio la herramienta nos mostrará 3
hojas, pero se pueden agregar más, dando click en el botón de “mas” que se encuentra al final de la
barra marcada con una cruz. A cada hoja se le conoce como Hoja de Cálculo.

Rango: es un conjunto de celdas la cual Excel toma como unidad. Ejemplo A1:D5

Tabla: Datos organizados en la cual la fila superior contiene los encabezados y en cada celda de ésta
se encuentran los datos.

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Fórmula: es una operación aritmética insertada en una celda ejemplo =5 +5

Función: es una fórmula que ya está guardada por Excel ejemplo =suma(A1:A10)

Teclas Básicas para navegar en la hoja de Cálculo

Para movernos de una celda a otra usamos las flechas.

Teclas base para navegar:

Supr: borramos el contenido de una celda

Ctrl + AvPag: movernos a la siguiente hoja de cálculo
Ctrl + RePag: movernos a la anterior hoja de cálculo
Ctrl + Flecha Abajo: movernos a la última celda con contenido de la columna, esto funciona con las
4 flechas.
Ctrl + C: copiar una celda o un rango de celdas
Ctrl + V: pegar las celdas copiadas

Ordenar y Filtrar Datos

Dentro de la pestaña de Inicio dentro de edición tenemos la opción de Ordenar y Filtrar. Excel nos
permite ordenar rápidamente por diferentes criterios;

• Por Fecha
• Por color de celdas
• Alfabéticamente
• Por números

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En el Ejemplo podemos ver que se ordenaron los datos en base a fecha de vencimiento del más
antiguo al más reciente, la forma en la que se aplicó fue mediante el botón de Ordenar y Filtrar
después en orden personalizado para que se nos abriera la ventana de Ordenar. Otra forma de
hacerlo haciendo click en Filtro, posteriormente en cada Celda de la primera fila se nos habilita la
opción para ver el desglose tal y como se muestra en este ejemplo;

Los Filtros también nos da la posibilidad de mostrarnos únicamente los datos que cumplan con
cierto criterio, por ejemplo, en el caso anterior queremos ver quienes están con estatus pendiente,

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para esto nos vamos a la celda de Estatus de Pago hacemos click en el filtro y se nos despliega la
lista de opciones y marcamos la casilla de pendiente.

Nota : para poner los filtros a una base de datos podemos hacerlo mediante un Shortcut; Ctrl +
Shift +L.

Las Fórmulas

Una fórmula es una expresión aritmética, Excel nos permite sumar, restar, multiplicar entre muchas
otras opciones. Una fórmula siempre empieza con el signo = seguido del valor de referencia y los
operadores matemáticos. En cuanto a la jerarquía de las operaciones Excel sigue la lógica
matemática. Comienza por los paréntesis, después potencias, multiplicaciones y divisiones después
sumas y restas.

Operador Nombre
+ Suma
- Resta
* Multiplicación
/ División
^ Exponente

Funciones

Una función es una fórmula prestablecida por Excel o por nosotros, la sintaxis que estas llevan es la
siguiente =nombrefuncion (Argumento1, Argumento2,Argumento3…)

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Cada argumento debe estar separados por coma y estos pueden ser números, texto, fórmula o
incluso otra función.

Pegado Especial

Nos da la opción de pegar cierto valor de distintas maneras. Para esta opción hacemos click derecho
en el mouse y nos mostrara la opción de pegado especial.

Shortcut: Ctrl + Alt + v

Funciones de Texto

Referencias relativas: cuando hacemos una fórmula al copiarla y pegarla en una celda distinta Excel
ajusta la posición de filas y columnas, no son fijas. Por ejemplo, = A1+2 la referencia es A1, si la
fórmula la pegamos en otra celda el 2 se queda fijo y A1 pasaría a ser A2.

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Por el contrario, la Referencia Absoluta fija los valores, al momento de copiar y pegar una fórmula
Excel respetara el valor de origen. Para esto anteponemos el signo de $ antes de la fila y columna a
fijar.

En el ejemplo fijamos la celda A1 y al copiar la fórmula y pegarla siempre obtendremos el valor de

12, ya que está sumando A1 + 2.

Concatenar

En ocasiones es necesario unir datos de diferentes celdas en una sola, por ejemplo los nombres.
Supongamos que tenemos el nombre de Santiago Alcocer Garcia en celdas separadas para esto
tenemos que usar la función de concatenar.

Concatenamos las celdas A1,B1,C1 sin embargo si lo dejamos así, obtendríamos lo siguiente:
SantiagoAlcocerGarcia. Si queremos introducir espacios entre cada celda utilizamos comillas “ ”,
dentro de las comillas pondremos un espacio en blanco para hacer la separación y obtener el
resultado que se muestra en la imagen.

Nota: dentro de las comillas podemos agregar texto y como ya se mencionó cada argumento es
separado por una coma.

Extrae

Dentro de una celda podemos extraer ciertos caracteres que ocupemos en base a la posición de
éstos. Por ejemplo, supongamos que solo queremos extraer la palabra Alcocer, para esto la función
nos pide 3 argumentos, la celda de referencia, la posición inicial (número de carácter en donde
empieza la palabra que queremos extraer) y el número de caracteres a extraer (longitud de la
palabra).

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En este ejemplo queremos que desde la posición 10 nos extraiga 7 caracteres.

Izquierda, derecha

Para la palabra Santiago y García lo podemos hacer con la función de extrae, pero en este caso nos
convendría más usar izquierda y derecha

Lo que estas funciones hacen es colocarse acorde al lado que queremos por ejemplo en el primer
carácter de la izquierda y extrae 8 caracteres para obtener la palabra Santiago o el ultimo carácter
de la derecha y extrae 6 posiciones para obtener Garcia.

La función derecha va a traerte la cantidad de caracteres que señales de derecha a izquierda. Es

decir, del último carácter de la celda a la derecha.

La función izquierda va a traerte la cantidad de caracteres que señales de izquierda a derecha. Es

decir, del primer carácter de la celda hacia la izquierda.

Encontrar

Nos indica la posición inicial de un texto o valor que queremos encontrar. Por ejemplo, queremos
saber en qué posición inicia Alcocer, podemos hacerlo de manera manual contando uno por uno o
usando la función de encontrar.

Esta función facilita las 3 anteriores para evitar errores de conteo manual o cuando se tienen textos
muy largos.

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Al hacer enter obtendríamos el valor de 10, en esa posición inicia la palabra Alcocer. Escribimos
siempre entre comillas el texto que queremos buscar, después la celda de referencia.

Transponer

Cambia un rango vertical a horizontal o viceversa.

Supongamos que tenemos la siguiente lista de clientes y sus datos de manera horizontal

Visualmente no es fácil de digerir además de que trabajar de esta manera no es eficiente, queremos
que los datos estén de manera vertical.

Para esto usamos transponer, seleccionamos el rango (Matriz) que queramos y hacemos enter,
obtendríamos como resultado lo siguiente;

Una lista de datos de manera vertical mucho más amigable para trabajar.

Otra forma de hacer esto es copiar el rango deseado, y hacerlo mediante pegado especial.

Copiamos el rango, nos vamos a la celda en donde queremos pegar los datos hacemos check
(seleccionamos) en transponer y damos click en aceptar.

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Funciones básicas de Texto

=mayusc convierte en mayúsculas la celda de referencia

=minusc convierte en minúsculas la celda de referencia

=nombpropio convierte en mayúsculas la inicial de cada palabra de la celda seleccionada o valor

dado

=espacios quita los espacios entre texto, a excepción de espacios individuales entre palabras

=largo nos indica en número de caracteres en una celda

=contara nos indica el número de celdas no vacías en un rango

=contar nos indica el número de celdas que contienen números en un rango

=contar.blanco nos indica el número de celdas en blanco de un rango

Funciones básicas de Aritmética

Autosuma:

Se utiliza para sumar de manera automática un rango de valores. Para realizarla te ubicas en la celda
donde quieres el resultado, y en el menú de inicio buscamos el botón de autosuma

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La función escogerá el rango automáticamente, puedes modificarlo según lo desees para incluir los
valores que quieras sumar.

Promedio:

La función promedio permite calcular la media aritmética de una serie de valores.

Se puede hacer digitando los valores que queremos promediar:

O tomando como base un rango de valores:

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Mínimo

La función mínimo en Excel nos indica el valor mínimo dentro de una lista de valores. Al igual que
otras funciones, se puede calcular ingresando los montos directo en la fórmula u obtenerse en base
a un listado de números. A continuación se muestran las dos formas:

Que nos dará como resultado 18.

O directo de la lista de números:

Máximo

Por el contrario; la función “máximo” nos mostrará el valor máximo dentro de una lista de números.
De igual manera puede ser calculada de dos formas.

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Que dará como resultado

O directo de la lista:

Subtotales

La fórmula subtotal permite calcular desde sumas hasta varianzas de una serie de datos con la
facilidad de manipular filtros sin necesidad de hacer los cálculos nuevamente. La función va
modificándose para reflejar el resultado solo de la información filtrada. Veamos el siguiente
ejemplo:

En la siguiente tabla podemos ver el registro de venta de una pequeña cafetería.

Supongamos que queremos conocer el total de cantidad vendida de jugo durante todo el mes. Lo
más sencillo seria usar una autosuma, sin embargo, al hacerlo la información se queda fija
independientemente de los filtros.

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La respuesta al cálculo es 66 independientemente de si filtramos la información o no.

Al filtrar la información por solo las primeras dos semanas, vemos que la suma sigue siendo de 66,
a pesar de que debería ser de (12+17) 29.

Una solución a esto, cuando queremos usar tablas de información con filtros y manipularlos es usar
subtotales. De esta manera podemos ir viendo el resultado de la información conforme
manipulemos los filtros.

Veamos a continuación cambiamos la autosuma por “=subtotales”

En este caso, como la información que requerimos es la de suma, escogemos el número 9.

Da como resultado los 66 que ya vimos anteriormente

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Sin embargo, cuando se filtra la información vemos que la cantidad sumada se modifica

Podemos observar como el rango de la fórmula no cambia, sin embargo, el resultado sólo refleja la
información filtrada.

Esto es muy útil cuando se tienen tablas de datos con mucha información y queremos analizarla por
rubros.

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Modulo Intermedio

Formulario

Es una herramienta de Excel que nos permite ingresar datos en modo de formulario.

Por ejemplo: En una lista de clientes, lo podríamos dividir en Nombre, ubicación, teléfono,
compañía, correo electrónico etc.

Para activar esta opción nos vamos a Archivo, después opciones y Barra de herramientas de Acceso
Rápido

En comandos disponibles seleccionamos Todos los comandos, después buscamos Formulario, lo

seleccionamos y damos click en agregar para que se habilite la opción en nuestra barra de
herramientas.

Una vez activada la herramienta lo unico que tenemos que hacer es poner los encabezados de los
datos que queremos, posicionarnos dentro de la tabla y hacer click en fórmulario,

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Al hacer click se nos abre la ventana que vemos en la imagen , para este ejercicio la lista se llamara
“lista de proveedores”(toma el nombre de la hoja de calculo activa), y ahí podemos navegar con el
scroll para ver todos los provedores, podemos buscarlos por nombre, agregar uno nuevo,eliminar
etc.

Es muy útil cuando queremos llevar un directorio de clientes, un inventario por sucursal, etc.

Función Buscarv

Es una de las funcionas más útiles y usadas dentro de Excel, en lugar de buscar un valor de referencia
celda por celda buscarv lo hace por nosotros y nos da el dato que estemos buscando. Por ejemplo,
vamos a suponer que tenemos una lista de Deudores y en otra columna el monto, queremos saber
la cantidad que nos deben, con buscarv tomamos el valor de referencia que sería el nombre y el
valor buscado que sería el monto.

Sintaxis;

Valor a Buscar: Valor que queremos buscar y debe estar del lado izquierdo de la celda en la cual
trabajemos

Matriz base: es el rango en donde Buscarv hará la búsqueda del valor

Indicador de Columna: La columna de la cual se extraerá el valor a encontrar. Este valor es un

número y hace referencia al número total de columnas que hay entre la primer columna de la matriz
base y la columna en donde se encuentra el dato buscado.

Rango: usamos 0 (verdarero) para una coincidencia exacta o 1 (falso) para una coincidencia próxima.

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Ejemplo:

Queremos saber cuánto nos debe Giselle Gonzalez

La fórmula quedaria asi;

Si queremos saber cuánto debe Juan simplemente en donde dice Giselle González vamos cambiando
el nombre y Excel buscará el nombre y nos traerá el monto.

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Si.error

Cuando estamos utilizando una fórmula o función habrá ocasiones en la que Excel no encuentre el
valor que estamos buscando y para esto podemos usar si.error, si Excel no encuentra el valor con
esta función nosotros le diremos que valor poner en esos valores no encontrados.

Ejemplo aplicado con buscarv;

En el ejemplo estamos buscando cuánto nos debe David Santos, pero como esta persona no está en
la lista Excel nos devuelve el valor de #N/D.

Para que no nos ponga ese error, le diremos a Excel que si la persona no está en la lista arroje el
valor: “No existe Proveedor”. Usaremos la función de Buscarv tal y como la hicimos en el ejercicio
anterior pero precedida por la función si.error.

Buscarv ira dentro de si.error ya que ese es el valor, después entre comillas pondremos el mensaje
que queremos que nos arroje.

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Este sería el resultado;

Buscarx

Esta función tiene el mismo objetivo que buscarv, la diferencia es que buscarv tiene muchas
limitantes como por ejemplo para poner valor a una celda no encontrada tendríamos que
combinarla con si.error como lo vimos en el ejemplo pasado, otra limitante es que la matriz buscada
tiene que estar del lado izquierdo siempre.

Buscar x no tiene esas limitantes.

Tomemos el mismo ejemplo de Buscarv con si.error. Si usaramos buscarx quedaría así;

El Valor buscado es H3 que es donde tenemos el nombre.

La Matriz buscada es la del proveedor ya que ahí se encuentran los nombres

La matriz devuelta es la de monto porque queremos la cantidad

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El cuarto argumento es el texto o valor que queramos poner en caso de que el proveedor no se
encuentre en la lista, y por último el modo de coincidencia es 0 para una búsqueda exacta.

Hay que señalar que la matriz en esta función es unidimensional, en esta función no importa si la
información buscada está a la derecha o izquierda, en buscarv tenemos esa limitante.

El resultado quedaría así;

Esta función solo está en las versiones más recientes de Excel, las versiones 2016 hacia atrás no
cuentan con esta función.

Fórmulas Condicionales

Funcion Si

Una fórmula condicional nos permite realizar una acción bajo la condicion de que se cumpla cierto
criterio o criterios. En este caso la funcion SI nos sirve para poner criterios dentro de una fórmula;
por ejemplo, supongamos que de la siguiente tabla queremos agregar una columna con los montos
pagados:

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Usaremos la funcion SI para indicarle a Excel que nos traiga solo los montos que tengan estatus
Pagado.

La función consta de 3 argumentos. El primero se refiere a la celda más la condicion, para este caso
pusimos que fuera Estatus=”Pagado”.

El argumento 2 se refiere a que si resulta ser verdadera la afirmación (es decir, si tiene estatus de
“pagado”) excel traerá el monto (cantidad)

El argumento 3 indica que si resulta Falsa y no cumple la condición; requerimos que se deje la celda
en blanco, para ello indicamos entre comillas un espacio en blanco.

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Damos click en aceptar, copiamos la fórmula y la arrastramos hacia abajo y obtendriamos como
resultado lo siguiente;

Función Sumar.si

Esta función nos trae la sumatoria de un rango siempre y cuando cumpla el criterio que
establezcamos, por ejemplo, de la siguiente tabla queremos saber cuánto es el monto pendiente de
pago.

Iniciamos la función; enseguida abrimos el paréntesis y los argumentos se dividen en 3

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El primer argumento es el Rango del cual queremos poner la condición, en este caso es el Estatus
de Pago, el segundo Argumento es Criterio, es decir, la condición que buscamos que se cumpla, para
este ejemplo queremos que nos sume únicamente los que están con estatus “Pendiente”
(recordemos que al poner texto en una función siempre va entre comillas), por último es el rango
que queremos sumar, en este caso monto.

Aquí se muestra el Resultado;

Otro uso que le podemos dar a la función sumar.si es aplicar para que nos sume los montos
superiores a 7,000 pesos, en este caso usaríamos los signos de comparación. “>7,000”. Recordemos
poner la condición entre comillas.

Función Sumar.si.conjunto

Esta función nos permite sumar un rango de celdas que cumpla con un conjunto de condiciones.

Tomando como ejemplo la tabla anexa queremos saber cuánto es el monto que está en estatus
pendiente y adicional que la ubicación sea de Monterrey. Es decir, queremos que nos sume la
información si se presentan ambas condiciones.

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La sintaxis de la función es la siguiente: el Argumento 1 es el rango de la suma, seguido por el rango
de donde tomaremos la condición, después el tercer Argumento es la condición que queremos darle
o sea el criterio. Si queremos agregar más criterios es posible hacerlo utilizando la misma lógica;
primero el rango de la condición después el criterio, repitiendo la cantidad de veces necesaria para
cumplir con todos los criterios que requerimos.

Sumaproducto

Lo que hace esta función es sumar el producto de rangos o matrices. Por ejemplo, supongamos que
tenemos un portafolio de inversión con 5 activos y cada activo de forma individual tiene un
rendimiento, nosotros queremos saber el rendimiento total del portafolio, no individualmente.

La primera fila es el porcentaje que pesan los activos en nuestro portafolio, la segunda es el
rendimiento promedio mensual de cada uno. Para saber el rendimiento total de portafolio hay que

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multiplicar el peso de cada activo por el rendimiento promedio correspondiente de cada activo y al
final sumar todos los resultados de la siguiente manera:

Con sumaproducto quedaría así;

Lo que hace Excel cuando utilizamos sumaproducto es sumar el resultado de las multiplicaciones
del rango azul con el rojo, sin necesidad de hacerlo individualmente.

Resultado;

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Datos Herramientas y Análisis de hipótesis

Buscar Objetivo

Buscar objetivo es una herramienta de análisis de datos, nos ayuda a encontrar el número el objetivo
que estemos buscando, por ejemplo vamos a suponer que hicimos una inversión y de rendimiento
nos otorgaron 17,000 pesos, sabemos que el capital que invertimos fue de 120,000 pero no sabemos
la tasa.

Buscar objetivo se encuentra dentro de la pestaña de análisis de datos. Posteriormente abrimos las
opciones de análisis de hipótesis

Antes de usar buscar objetivo debemos tener una fórmula con la cual estaremos trabajando para
que Excel pueda generar escenarios y buscar el objetivo.

Ejemplo;

Tenemos una fórmula de interés simple, en donde se multiplica el monto inicial por la tasa para
saber el rendimiento, en este caso desconocemos la tasa, pero si sabemos que el rendimiento fue
de $ 17,000.00.

Nos vamos a buscar objetivo para que corra el proceso y busque el escenario que cumpla con la
fórmula, es decir, aquél escenario que su multiplicación de como resultado 17,000.

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En definir celda seleccionamos la celda donde tenemos la fórmula, el valor es el que queremos de
resultado y esto lo queremos cambiando la celda de tasa.

Damos click en Aceptar y el resultado es 14 % aquí se muestra;

Volvemos hacer click en aceptar para guardar resultados.

Consolidar

Es una herramienta de datos que nos permite consolidar en una sola hoja de cálculo información
que tenemos distribuida en diferentes hojas.

Para este Ejemplo vamos a suponer que tenemos a la empresa Beta y quiere consolidar las ventas
del primer trimestre, la dificultad radica en que la información se encuentra separada en 3 hojas de
cálculo diferentes, una que se llama Enero, otra Febrero y Marzo.

Esta es la información que tiene cada hoja de Calculo:

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Para esto nos iremos a la pestaña de datos y haremos click en consolidar (se encuentra dentro de
herramientas de datos), se nos abrirá una ventana como la siguiente:

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En donde dice función seleccionamos sumar, ya que lo que queremos es el total de ventas. (Existen
otras opciones como lo son multiplicación, mínimo, promedio , VAR, etc.)

En Referencia, nos iremos a la hoja de cálculo de enero y seleccionaremos el rango donde vienen
los montos, después hacemos click en agregar, hacemos lo mismo para la pestaña de febrero y
marzo. Al hacer esto nos quedaría la ventana así;

Después hacemos click en aceptar y obtendríamos lo siguiente;

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La tabla ya la teníamos, pero en el rango seleccionado no teníamos los datos del total, ahí fue donde
se aplicó el consolidado.

Administración de Escenarios

Tal y como lo dice su nombre es una herramienta que nos permite ver diferentes resultados para
un mismo escenario.

En este ejemplo veremos las ventas proyectadas para el primer trimestre de la Empresa Beta y
queremos crear 3 escenarios, uno pesimista, uno conservador y uno optimista. Para este tenemos
la siguiente estructura;

Hay que señalar que los resultados de utilidad bruta, el Total y la utilidad neta están fórmulados, es
esencial tener una estructura fórmulada para que Excel pueda correr los distintos escenarios.

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La utilidad bruta se calcula con la multiplicación de Precio Producto por Unidades proyectadas
menos el costo por unidades Proyectadas. La celda que dice Total es la suma de los Gastos
Administrativos y la celda de Utilidad Neta es la resta de Utilidad Bruta menos el Total de Gastos
Administrativos.

Para los escenarios nos iremos a la pestaña de datos y dentro de Análisis de hipótesis se encuentra
Administrador de Escenarios, hacemos click y se nos abrirá la siguiente ventana;

Como podemos ver aquí ya tenemos los 3 escenarios creados. Los hicimos dando click en agregar
para que nos apareciera la siguiente ventana;

Ponemos el nombre que le queramos dar al escenario, y en celdas cambiantes seleccionamos la de

unidades de ventas proyectadas y hacemos click en aceptar, después ponemos el número de

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unidades y de nuevo aceptar, hacemos esto para los dos escenarios siguientes, nosotros elegimos
1,150 unidades para el conservador y 1600 para el optimista.

Una vez realizado esos pasos la ventana de administración de escenarios nos queda así;

Podemos ver el nombre de los 3 escenarios y para que nos muestre los valores de cada uno damos
click en mostrar, en la imagen nos está mostrando el escenario conservador que nos daría una
Utilidad Neta de 297,500.00 con unidades de venta de 1,150.

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Tablas Dinámicas

Una tabla dinámica nos resume una serie de datos y los valoriza por suma, conteo, promedio, y
diferentes cálculos. Éstas se actualizan de manera automática cada vez que agreguemos datos al
rango original de donde se tomó la tabla dinámica.

Esta es la estructura de una tabla dinámica;

Partes de una tabla dinámica;

Filtro: Los campos que coloquemos aquí serán los filtros que se usarán en nuestra tabla dinámica
para mostrar la información en base a lo seleccionado.

Columnas: Datos que se mostraran en columnas.

Filas: Datos que se presentaran en las filas.

Valores: Son los datos que conformaran la tabla dinámica.

Ejemplo, tenemos esta tabla de datos con la cual haremos la tabla dinámica

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Primero seleccionamos todo el rango (es importante seleccionar el rango completo de información,
pues solo la información seleccionada aparecerá en la tabla dinámica), después nos vamos a la
pestaña de insertar y seleccionamos tabla dinámica. Después de eso tendremos que colocar los
criterios de nuestra tabla dinámica,

Así es como nosotros seleccionamos los datos y el resultado sería el siguiente;

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En ubicación podemos tenemos seleccionado Monterrey así que nos muestra los clientes de esa
zona y los datos que queremos, podemos cambiar el filtro a Guadalajara y se actualizara en
automático.

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