Á REA DE AUTOMATIZACIÓ N DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Automatizació n de Procesos Administrativos 2

CASO DE ESTUDIO.

Nombre: Juan José Antonio Simaj Avila _______________________________ Carné: 22003486 _______
CEI: Escuintla, Puerto San José ______________________________________________Tutor: ERICK
OTONIEL, DARDON MALTES___________________Fecha: 6/06/2022____________________________
Día: Sábados ___________________________ Hora: 14:00pm a 15:00pm_______________

INSTRUCCIONES GENERALES:
En el siguiente caso se muestra la estructura de un proceso, el cual deberá de representar por medio
del diseño de formatos de salidas y entradas.

 Tema: Diseño de salidas y entradas para la Gestión documental.

 Valor: 05 puntos.
 Forma de entrega: individual, entregar por medio de evaluanet en la OCTAVA
SEMANA

Objetivos:

 Aprender la forma en que la gestión documental interrelaciona todos los procesos de la

organización.
 Comprender cómo el adecuado manejo de los documentos libera al personal de tareas
operativas y le permite concentrarse en actividades más productivas.

I ENTRADA P PROCESO O
SALIDAS

Instrucciones: a continuación, se describe un sistema, léalo detenidamente y determine lo siguiente:

Para el proceso control de inventarios de la empresa de Dulces “Dulcinea” se lleva a cabo un

sistema de inventario constante, en donde el encargado de bodega realiza un inventario continuo
a través del registro de todos los productos y materiales que se tienen para la producción y venta
al cliente. Elaboración de dulces (materia prima)(productos venta)

De esta forma, la empresa posee una actualización constante del inventario de la empresa y puede
conocer el coste del inventario y los productos que ya se han vendido para ello el encargado de
bodega registra en el sistema los pedidos solicitados, y verifica la existencia de los mismos

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conforme al inventario de producto físico se despacha y se hace la actualización de inventarios
despachando orden de pedido al cliente.

De acuerdo a lo anterior, y conforme al contenido de los capítulos 6 y 7 del texto

realice lo siguiente:

1) Explique qué entradas son necesarias en el sistema

presentado y diseñe una forma de captura de datos para la
entrada del sistema. 1.5 puntos.
Factura compra materia prima
Reporte de inventario de ingreso de materiales
Solicitud de pedidos de compra

2) Explique y diseñe un formato de salida, clasifíquelo según su destino (salidas internas, externas
o ambas vías) y el tipo de información que proporciona. 1.5 puntos

Vale ambas vías detalladas

Factura de venta del producto ambas vías detalladas
Entrega de pedidos ambas vías detalladas
Listado de liquidaciones interna detalladas
Cotizaciones de servicios ambas vías detalladas

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3) ¿En qué medida contribuyen los formularios a mejorar la gestión de una organización? 1
punto.

Nos permiten agilizar los procesos y automatizarlos al recopilar los datos de los clientes,
productos, proveedores, registros. También se reducen tiempos y nos asegura confiabilidad
en la toma de los datos.

4) ¿De qué manera la gestión documental interrelaciona sistemas, procesos y procedimientos? 1

punto.

Se interrelaciona con el almacenamiento de datos para recuperar los mismos, ya que es una
herramienta necesaria para llevar a cabo los procesos de la información.
Es la actividad que se encarga de administrar y controlar toda la información relevante que
maneja una organización.