Á REA DE AUTOMATIZACIÓ N DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Automatizació n de Procesos Administrativos 2

CASO DE ESTUDIO.

Nombre: Gregory Juan de Dios Bautista Ordoñez________________________ Carné: 17011873_______

CEI: Coactemalan, Boca del Monte ____ Tutor: Silvia Eugenia Escobar Estrada________________
Fecha: 30/05/2020____ Día: sábado_____ Hora: _______________

INSTRUCCIONES GENERALES:
En el siguiente caso se muestra la estructura de un proceso, el cual deberá de representar por medio
del diseño de formatos de salidas y entradas.

 Tema: Diseño de salidas y entradas para la Gestión documental.

 Valor: 05 puntos.
 Forma de entrega: individual, entregar por medio de evaluanet en la séptima
semana.

Objetivos:

 Aprender la forma en que la gestión documental interrelaciona todos los procesos de la

organización.
 Comprender cómo el adecuado manejo de los documentos libera al personal de tareas
operativas y le permite concentrarse en actividades más productivas.

Instrucciones: a continuación, se describe un sistema, léalo detenidamente y determine lo siguiente:

Para el proceso control de inventarios de la empresa de Dulces “Dulcinea” se lleva a cabo un

sistema de inventario constante, en donde el encargado de bodega realiza un inventario continuo
a través del registro de todos los productos y materiales que se tienen para la producción y venta
al cliente.

De esta forma, la empresa posee una actualización constante del inventario de la empresa y puede
conocer el coste del inventario y los productos que ya se han vendido para ello el encargado de
bodega registra en el sistema los pedidos solicitados, y verifica la existencia de los mismos
conforme al inventario de producto físico se despacha y se hace la actualización de inventarios
despachando orden de pedido al cliente.

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De acuerdo a lo anterior, y conforme al contenido de los capítulos 6 y 7 del texto
realice lo siguiente:

1) Explique qué entradas son necesarias en el sistema presentado y diseñe una forma de captura
de datos para la entrada del sistema. 1.5 puntos.

Para el control de inventarios las entradas necesarias serian, el producto físico ya que este
formara parte de el conteo para saber si esta cuadrado el inventario.
Otra entrada necesaria seria un historial de inventario vendido, esto dependiendo de cuanto
tiempo se requiera realizar la comparación ya sea de 3 meses, 6 o 1 año.

Y la captura de datos seria tanto el código del producto, su descripción la cantidad física y en el
sistema para verificar si esta esta concuerda con lo físico y con lo que hay en sistema. También
se necesita el historial del código para ver que tanto movimiento tiene y se es un recurso que
genera ingresos y si es recomendable reabastecer dicho producto según su movimiento.

2) Explique y diseñe un formato de salida, clasifíquelo según su destino (salidas internas, externas
o ambas vías) y el tipo de información que proporciona. 1.5 puntos

Una salida que debe tener este proceso es tanto la impresión del inventario final; cuando este ya fue
realizado y se ven las diferencias para tener una idea de cuan organizada es la bodega.

Al igual que también este documento se debe escanear y por lo tanto se deben sacar copias del mismo
ya que estas van dirigidas a el departamento de auditoria y también para el jefe inmediato del área.
Con ello se pueden tomar decisiones, como por ejemplo la ampliación de la bodega o el producto y el
ver que productos se puede ya no reabastecer.

3) ¿En qué medida contribuyen los formularios a mejorar la gestión de una organización? 1
punto.
Estas funcionan como índices dentro de la organización, por lo tanto, son una
retroalimentación que ayuda a tener conocimiento sobre como mejorar cada área, proceso,
proyecto, etc. Con estos podemos ayudar a orientar a la organización para que realice cambios
internos o externos con el fin de mejorar cada área y que tenga una mejor gestión.

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4) ¿De qué manera la gestión documental interrelaciona sistemas, procesos y procedimientos? 1
punto.

Los documentos son un factor importante en cada empresa, de manera que estos sirven como
comprobantes y también para comparar cuanto ha rendido la empresa ya sea en meses o
años.
La gestión de dichos documentos es algo muy básico y que al día de hoy la empresas están
dándole mucha importancia, pues ahora dichos documentos se pueden guardar de forma
digital, lo que hace más fácil la administración de estos. Y no solo se hablan de documentos
que funciona para comparativas, sino que también estos pueden llevar protocolos los cuales
son importantes u procedimientos del área o sistema, de los cuales estos nos ayudan a saber
como manejarlo y son una ayuda a la hora de algún problema, pues estos pueden tener la
información necesaria para solucionarlo.