Á REA DE AUTOMATIZACIÓ N DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Automatizació n de Procesos Administrativos 2

CASO DE ESTUDIO.

Nombre: Kozmanof Leonel Garcia Rojas Carné: _23007790

CEI: Quetzaltenango ____________________________ Tutor: Hersón Iván Sac González
Fecha: 11-06-2023____________________________Día: _domingo________ Hora: _18:30___________

INSTRUCCIONES GENERALES:
En el siguiente caso se muestra la estructura de un proceso, el cual deberá de representar por medio
del diseño de formatos de salidas y entradas.

 Tema: Diseño de salidas y entradas para la Gestión documental.

 Valor: 05 puntos.
 Forma de entrega: individual, entregar por medio de evaluanet en la OCTAVA
SEMANA

Objetivos:

 Aprender la forma en que la gestión documental interrelaciona todos los procesos de la

organización.
 Comprender cómo el adecuado manejo de los documentos libera al personal de tareas
operativas y le permite concentrarse en actividades más productivas.

Instrucciones: a continuación, se describe un sistema, léalo detenidamente y determine lo siguiente:

Para el proceso control de inventarios de la empresa de Dulces “Dulcinea” se lleva a cabo un

sistema de inventario constante, en donde el encargado de bodega realiza un inventario continuo
a través del registro de todos los productos y materiales que se tienen para la producción y venta
al cliente.

De esta forma, la empresa posee una actualización constante del inventario de la empresa y puede
conocer el coste del inventario y los productos que ya se han vendido para ello el encargado de
bodega registra en el sistema los pedidos solicitados, y verifica la existencia de los mismos
conforme al inventario de producto físico se despacha y se hace la actualización de inventarios
despachando orden de pedido al cliente.

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De acuerdo a lo anterior, y conforme al contenido de los capítulos 6 y 7 del texto
realice lo siguiente:

1) Explique qué entradas son necesarias en el sistema presentado y diseñe una forma de captura
de datos para la entrada del sistema. 1.5 puntos.

Necesitamos las ordenes generadas para conocer los pedidos con exactitud, el informe del
inventario ya que estos datos juntos son los cuales a nosotros nos dan claridad para conocer
las existencias actuales y cantidad necesaria para poder tener el mínimo necesario, crear un
programa adecuado a la información que manejamos podría ser una base de datos virtuales
con un soporte necesario.

2) Explique y diseñe un formato de salida, clasifíquelo según su destino (salidas internas, externas
o ambas vías) y el tipo de información que proporciona. 1.5 puntos

Podría ser un reporte de estado ya que de esta manera conoceremos de un forma más real las
existencias actuales, la salida en este caso los datos de salida son internos ya que servirán a la
empresa.

3) ¿En qué medida contribuyen los formularios a mejorar la gestión de una organización? 1
punto.

Contribuyen en una gran medida dado a la información que nos brinda y la claridad objetiva
que nos proporciona

4) ¿De qué manera la gestión documental interrelaciona sistemas, procesos y procedimientos? 1

punto.

Los relaciona de una forma directa ya la documentación al pasar por los sistemas electrónicos
o de computación nos sirven para conocer los datos, y así de esa manera saber y conocer los
objetivos perseguidos y conociendo dichos objetivos sabremos que medidas son las adecuadas
para su cumplimiento.