Á REA DE AUTOMATIZACIÓ N DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Automatizació n de Procesos Administrativos 2

CASO DE ESTUDIO.

Nombre: Abner Javier Vides Aguilar Carné: ____22002935

CEI: ____________IMBPC- PETAPA_______________ Tutor: ________OSCAR CANEK___________
Fecha: ___12/06/2022_______Día: __________martes__________ Hora: ___18:00-19:00_____

INSTRUCCIONES GENERALES:
En el siguiente caso se muestra la estructura de un proceso, el cual deberá de representar por medio
del diseño de formatos de salidas y entradas.

 Tema: Diseño de salidas y entradas para la Gestión documental.

 Valor: 05 puntos.
 Forma de entrega: individual, entregar por medio de evaluanet en la OCTAVA
SEMANA

Objetivos:

 Aprender la forma en que la gestión documental interrelaciona todos los procesos de la

organización.
 Comprender cómo el adecuado manejo de los documentos libera al personal de tareas
operativas y le permite concentrarse en actividades más productivas.

Instrucciones: a continuación, se describe un sistema, léalo detenidamente y determine lo siguiente:

Para el proceso control de inventarios de la empresa de Dulces “Dulcinea” se lleva a cabo un

sistema de inventario constante, en donde el encargado de bodega realiza un inventario continuo
a través del registro de todos los productos y materiales que se tienen para la producción y venta
al cliente.

De esta forma, la empresa posee una actualización constante del inventario de la empresa y puede
conocer el coste del inventario y los productos que ya se han vendido para ello el encargado de
bodega registra en el sistema los pedidos solicitados, y verifica la existencia de los mismos
conforme al inventario de producto físico se despacha y se hace la actualización de inventarios
despachando orden de pedido al cliente.

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De acuerdo a lo anterior, y conforme al contenido de los capítulos 6 y 7 del texto
realice lo siguiente:

1) Explique qué entradas son necesarias en el sistema presentado y diseñe una forma de captura
de datos para la entrada del sistema. 1.5 puntos.
 Orden de compra, boleta de pedido, datos del proveedor, factura de compra.

2) E x p l i q u e y d i

o ambas vías) y el tipo de información que proporciona. 1.5 puntos factura emitida, reporte de
saldos
 En este formato se establece un proceso de salidas en el cual se cuenta con toda la
información del pedido que realizo el cliente, además estas salidas se van ingresando al
sistema y se va actualizando el inventario para saber con que productos y materia
prima se cuenta disponible. Por lo mismo se emite una factura como el formato de
salida mas eficiente. Las salidas para este formato son internas y externas.

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3) ¿En qué medida contribuyen los formularios a mejorar la gestión de una organización? 1
punto.
 Mejora en llevar un sistema de gestión adecuado, producción, inventario y despacho
de los productos además de llevar un mejor control de la materia prima que se tiene.
Un buen formulario permite contar con la automatización de procesos reduciendo
costos y gastos, además de llevar un mejor control de las entradas y salidas.

4) ¿De qué manera la gestión documental interrelaciona sistemas, procesos y procedimientos? 1

punto.
 Si contamos con un sistema de salida adecuado y contamos con todos los requisitos
deseados contaremos con un procedimiento firme y estable. Gestionar una
documentación completa y adecuada nos aporta al cumplimiento de necesidades y del
control de inventarios y stock. En base a las salidas y los procedimientos se realizan los
sistemas que se manejaran en la organización.