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AGROVETERINARIA “DEL CAMPO”

Autoridades Administrativas

Adolfo Morales Yanes


Gerente General

Juan Tiú López


Sub Gerente

Carlos Ochoa Cruz


Vendedor

Josué Corado Belloso


Cajero
INDICE:

Indice:................................................................................................................................ 3
Automatización de proceso contable y administrativo..................................................4
Objetivo:.....................................................................................................................................4
Análisis.......................................................................................................................................4
Determinar los requerimientos...............................................................................................5
Cómo se pretende lograr.........................................................................................................5
Cliente...........................................................................................................................................5
Producto.......................................................................................................................................6
Empleado.....................................................................................................................................6
Proveedor.....................................................................................................................................6
Pedido...........................................................................................................................................6
Detalle del pedido........................................................................................................................6
Establecer los objetivos..............................................................................................................7
Diseño Lógico..............................................................................................................................7
Etapas de Normalización...........................................................................................................7
Tercera Forma Normal.................................................................................................................7
MER (Modelo de Entidad Relacional).......................................................................................8
Diseño Físico..................................................................................................................................8
Tabla a Utilizar.............................................................................................................................8
Relaciones....................................................................................................................................8
Creación de Consultas................................................................................................................8
Clientes Ampliados......................................................................................................................8
Detalle de pedidos ampliados....................................................................................................9
Factura..........................................................................................................................................9
Filtro facturas...............................................................................................................................9
Proveedores ampliados............................................................................................................10
Totales de Precios de pedidos................................................................................................10
Resumen de pedidos................................................................................................................10
Vendedores ampliados.............................................................................................................11
Elaboración de formularios......................................................................................................11
Comentario:...................................................................................................................................13
AUTOMATIZACIÓN DE PROCESO CONTABLE Y
ADMINISTRATIVO.

Objetivo:
Facilitar el manejo de la agroveterinaria “DEL CAMPO” a través de un sistema
operativo en el cual se registran todas las mercaderías y manejos que se lleven a
cabo y de esta manera desempeñar un mejor servicio para los consumidores, para
poder llegar a tener uno de los lugares en el ramo de presentación, control de
datos, evidencia de cuentas, manejo de personal, facilidad de control de datos etc.

Análisis.
a) Identifica el problema.
Problema: Uno de los mayores problemas de nuestros clientes es que no cuentan
con tiempo suficiente para para realizar sus compras, es ahí donde surgen los
reclamos por tardanza de cobro o atención a la misma.

Agroveterinaria “DEL CAMPO” tienen como fin realizar un nuevo sistema, donde
se pueda almacenar de forma ordenada todos los registros que se lleven a cabo
dentro de la empresa, tales como:

 Datos completos del productos


 Datos completos del cliente
 Datos completos de los empleados
 Datos completos de los proveedores
 Control de registro de los pedidos
 Detalles específicos de los pedidos

Que se pretende solucionar con este sistema:


1) Establecer un formulario principal para la elaboración de una factura, que
contenga la información exacta del cliente, el producto y el gasto total,
logrando así crear una evidencia impresa en el instante.

2) Crear un pequeño formulario donde el cliente mediante un número de


registro, sea fácil de ubicar sus datos, y así ahorrar tiempo en la toma de
datos, pro cada cliente que necesite de nuestros servicios.

3) Teniendo almacenados los datos completos del producto dentro de nuestro


sistema, sería tan fácil de ubicar la información completa, como su precio,
su proveedor, etc., con solo ingresar un número de registro.

Determinar los requerimientos.


Cómo se pretende lograr este proyecto de creación de sistema: Se ha
estudiado cuidadosamente un análisis completo sobre la conexión que se da entre
el cliente y la empresa, en el momento de bridar el servicio, se pretende crear una
tabla con los datos más importantes y necesarios de cada uno de los sujetos que
interviene
En el manejo y el servicio de la empresa.

Entre ellos tenemos a:


1. Cliente
2. Productos
3. Empleado
4. Proveedor
5. Pedido
6. Detalle del pedido.

Teniendo ya presente quienes lograrán hacer posible el funcionamiento del


sistema de la empresa, se pretende usar los datos siguientes, según el orden
antes ya escrito, y será de la siguiente manera.
Cliente.

Se creará una estructura que contengan los datos, principales del cliente para su
facilidad de identificación, la cuál será de la siguiente manera.

Producto.

Se creará una estructura que contenga la información completa del producto,


desde su precio venta hasta el proveedor que lo proporciona, así evitarse dudosa
procedencia del producto, dando satisfacción al cliente.

Empleado.

En este proceso se diseñara una tabla específica con todos los datos principales
del personal que tendrá a cargo el manejo de nuestro sistema, seleccionando así
la capacidad profesional, para dar legalidad e uso correcto al sistema y datos
correspondientes.
Los datos tomados de los empleados serán los siguientes:

Proveedor.
Se creará una tabla con todos los datos de identificación de nuestros proveedores,
así mismo la identificación de los contactos con la empresa, y así poder brindar un
servicio con respaldo legal y eficaz.

Los datos serán los siguientes:

Pedido.
Será una de las tablas más importantes, ya que se pretende hacer una conexión
entre el cliente y el vendedor, al momento de adquirir un servicio, y así poder dejar
un registro de veracidad y eficacia en la atención al cliente.
Deberá lleve una fecha de registro, como seguridad del bien adquirido, será de la
manera siguiente:
Detalle del pedido
Está tabla formará parte de la información del pedido, haciendo una conexión
mediante el Idpedido, y obtendrá las información detallada de los bienes
adquiridos en la compra de determinado producto.

Nota: La palabra ID, es una abreviado de Identificación, y se utilizará en todo los


nombre principales de las tablas, para hacer única cada tabla mediante un número
de identificación.

Establecer los objetivos.


Considerando la necesidad de atención rápida que todo cliente necesita en el
momento de adquirir un producto en la compra-venta, se creará el sistema con los
siguientes fines:

1. Que el cliente se sienta satisfecho con la rapidez de atención brindad en el


momento de realizar la compra de algún producto.

2. Generar constancia de evidencia inmediata de la compra-venta de un producto.

3. Llevar un control más detallado de todo lo material y personal que dará vida al
sistema de la empresa.

Diseño Lógico
Obtenido el análisis completo de cómo se formará nuestro sistema de control de
datos, iniciaremos la parte lógica del proyecto, la cual consiste en una secuencia
de pasos, para determinará con exactitud los datos que se utilizarán en cada una
de las tablas, aplicaremos las etapas de normalización para determinar nuestro
diagrama relacional con sus respectivos tipos de datos.

Etapas de Normalización.
Teniendo ya conocimiento sobre el proceso de la normalización, detallaremos con
exactitud la factura que formará parte principal de nuestro sistema.

Tercera Forma Normal.


MER (Modelo de Entidad Relacional)

Diseño Físico.
En este proceso realizaremos la parte lógica del sistema, y para ello utilizaremos
el programa de Access 2010. El orden será el siguiente:

Tabla a Utilizar.

Relaciones.

Creación de Consultas.
Las consultan son el motor principal de Access ya que mediante ellas poder
realizar cálculos de manera rápida y precisa.
Las Consultas que realizaremos serán las siguientes:

Clientes Ampliados

Para realizar esta consulta, tomaremos como base la tabla de clientes, y será de
la manera siguiente:

En el campo de Nombre de contacto, utilizaremos la siguiente función:


Nombre del contacto: SiInm(EsNulo([NombreC]),
SiInm(EsNulo([Cargo]),[Cargo]),
SiInm(EsNulo([Cargo]),[NombreC],[Cargo] & " " & [NombreC]))

Detalle de pedidos ampliados


Para realizar esta consulta, tomaremos como base la tabla de Detalle de pedidos y
la de Productos, y será de la siguiente manera.

Factura
Para realizar esta consulta, utilizaremos todas las tablas realizadas, ya que será la
consulta principal, que contendrá todos los datos de los pedidos.

En el campo de Dirección utilizaremos la función siguiente:


Dirección: [DirecciónC] & ", " & [MunicipioC] & ", " & [DepartamentoC]
En el campo de Vendedor, utilizaremos la función sifuiente:
Vendedor: [Nombre Vendedor] & " " & [Apellidos Vendedor]
En el campo de Producto, utilizaremos la función siguiente:
Producto: [NombreP] & " - " & [CodProducto]
En el campo de PrecioConDescuento, utilizaremos la siguiente función:
PrecioConDescuento: CMoneda([Productos].[PrecioListado]*[Cantidad]*(1-
[Descuento])/100)*100
Filtro facturas
Para realizar esta consulta, utilizaremos la consulta de Factura.
En el campo de IdPedido, en la opción de Criterios, utilizaremos la siguiente
función:
[Forms]![Detalle de pedidos]![IdPedido]

Proveedores ampliados

Para realizar esta consulta, utilizaremos la tabla de Proveedores.


En el campo de Nombre del contacto, utilizaremos la siguiente función.
Nombre del contacto: SiInm(EsNulo([Apellidos]),
SiInm(EsNulo([Nombre]),[Compañia],[Nombre]),
SiInm(EsNulo([Nombre]),[Apellidos],[Nombre] & " " & [Apellidos]))

Totales de Precios de pedidos

Para crear esta consulta, utilizaremos la consulta de Detalle de pedidos


ampliados.

Activaremos la Función de Totales que se encuentra en el menú Diseño.


En el campo de Precio Total, utilizaremos la siguiente función:
Precio Total: Precio total
En la opción de Total del campo Precio Total, utilizaremos la función siguiente:
Suma
Resumen de pedidos.

Para realizar esta consulta, utilizaremos la tabla de Pedidos y la Consulta de


Totales de Precios de pedidos.

Vendedores ampliados.

Para crear esta consulta, utilizaremos la tabla de Vendedores.


En el campo de Nombre del empleado, utilizaremos la siguiente función:
Nombre del empleado: SiInm(EsNulo([Apellidos Vendedor]),
SiInm(EsNulo([Nombre Vendedor]),[Cargo],[Nombre Vendedor]),
SiInm(EsNulo([Nombre Vendedor]),[Apellidos Vendedor],[Nombre Vendedor] & " "
& [Apellidos Vendedor]))

1. Elaboración de formularios que se utilizarán para ingreso y presentación de


datos de nuestro sistema de automatización.

I. Contaremos con un formulario principal, el estilo será de la manera


siguiente:

II. Contaremos con un formulario para el registro de nuestros clientes, será


de la siguiente manera:

III. De la misma manera tendremos un formulario para el control de


nuestros pedidos, tendrá el siguiente formato.
IV. Contaremos con otro formulario para el control de proveedores de
nuestra empresa.

V. El control de nuestros vendedores, también será registrado de la


manera siguiente.

VI. El control y registro de nuestros productos enmarcan en el diseño


siguiente.

2. Para finalizar el proceso de creación del diseño nuestro Sistema de Control


de Datos, se pretende utilizar una constancia o evidencia impresa en papel
para cada cliente, al momento de realizar la compra de nuestros servicios,
será de la manera siguiente la creación de factura:

De esta manera culminamos con el diseño de nuestro sistema de control de datos,


mediante la implementación de una base de datos.
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