UNIVERSIDAD GALILEO CEI: San Lorenzo Carrera: Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas Curso: Automatización de Procesos Administrativos 1 Horario

: Sábado de 4:00 a 5:00 PM Tutor: Ing. Erick Morales Martínez

Tema: Ejercicios 1 al 6 del libro

Alumno: David Diego, David Pedro Carné: 1211431 Fecha de carrera: Primer trimestre Enero a Marzo

los Directores de cada departamento: Director técnico.EJERCICIO 1 CAPÍTULO 1.AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVO COMPETENCIA: Interpretar la estructura organizacional de una empresa. DIRECTOR GENERAL Responsable de calidad Director Técnico Director de producción Director de compras Control de gestión Director de Admón. mandos medios y mandos bajos. INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: Analice el siguiente organigrama y defina cuáles son los mandos altos. y Finanzas Director comercial RRHH I+D Encargados Jefe de mantenimiento Logística y almacenes Administra ción Finanzas Oficina técina Métodos y tiempos En el organigrama de arriba podemos apreciar que Director General es el mando alto. determine cuáles son las líneas de mando y comunicación. Director de compras. Asimismo. Director de producción. los de mando bajo en orden de comunicarse con el Director General tiene que pasar primero con el . Responsable de calidad y Control de gestión son asesoría interna. Director comercial. También podemos apreciar que el Director General es el jefe superior inmediato de los otros directores y tienen comunicación directa. a su vez los directores de cada departamento son los jefes inmediatos de los que están abajo y también tiene comunicación directa. Director de Administración y finanzas y Director de Recursos humano son los de mando medio y los siguen debajo de estos son los mando bajo.

.director de departamento a la que pertenecen y este transmite la información al Director General.

3. 1. Actualización de datos en la SAT para un pequeño contribuyente. elabore un diagrama para representarlo en forma gráfica.EJERCICIO 2 DEL CAPÍTULO 1 .AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS COMPETENCIA:  Visualizar la organización como un sistema. Identifique los productos del subsistema y sus insumos o entrada. . Incluya además. Renovación de una licencia de conducir.  Comprender la definición de proceso administrativo. Atender un pedido de un cliente en una fábrica y distribuidora de tabletas de chocolate. Posteriormente. INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: Investigue los procesos que a continuación se enumeran. 2. el subsistema de la organización en que está inmerso dicho proceso.  Determinar las relaciones y funciones dentro de los subsistemas de la organización.

SISTEMAS: Producto o salida esperada: Entradas o insumos: Recurso con que se cuenta: Proceso: EMISION: Licencia o permiso para manejar. cámara. Verificación de datos y multas. . etc.RENOVACION LICENCIA DE CONDUCIR DEPARTAMENTO DE TRANSITO DE LA PLOCIA NACIONAL CIVIL BANCO INDISTRIAL: Donde se realiza el pago CLINICA OPTICA U OFTALMOLOGO: Examen de vista MAYCOM: Entidad que emite licencia DEPARTAMENTO DE RECEPCION: Donde recibe toda papelería en orden DEPARTAMENTO DE EMISION: Done se emite. Toda la papelería. Personal. lector de huellas. computadora. boleta de pagos y examen de la vista.

Proceso: Ingreso de datos .ACTUALIZACION DE DATOS EN LA SAT PARA PEQUEÑOS CONTRIBUYENTES SAT RRHH LEGAL ADMINISTR ATIVO SEDE OFICINA VENTANILLA: Donde se entrega toda papelería como: cédula. formularios. etc. computadoras. formulario FDU SISTEMAS: EMISION: Producto o salida esperada: Actualización de datos Entrada o insumos: Papelería completa y boleta de pagos Recursos con que se cuenta: Personal. boleto de ornato.

etc. facturas. vendedores. etc.ATENDER UN PEDIDO DE UN CLIENTE EN UNA FÁBRICA Y DISTRIBUIDORA DE TABLETAS DE CHOCOLATE SWEET CHOCOLATE S. Entrega del producto SISTEMA CONTABLE SISTEMAS: Producto o salida esperada: Entrada o insumos: Recurso con que se cuenta: Proceso: CONTABLE: Cobro y facturación Documentos y efectivo Personal. computadora. publicidad.A SUBSISTEMAS PRODUCTIVO SUBSISTEMA ADMINISTRATIVO SISTEMA OPERACIONES SISTEMA DE VENTAS: SISTEMAS: Producto o salida esperada: Entrada o insumos: Recurso con que se cuenta: Proceso: VENTAS: Venta del producto pedido por el cliente Productos a vender Productos a vender. Emisión de facturas y registros de ventas .

3. El empleado puede ver la respuesta a través del sistema con un usuario. 2. 5. Es fácil ver la disponibilidad de días. Recursos Humanos descuenta vacaciones 3. Llevar un mejor control sobre vacaciones de los empleados.  Reconocer la importancia de los diversos métodos específicos de sistematización y equipamiento para mejorar los procesos en una organización INSTRUCCIONES Y ENUNCIADOS DEL EJERCICIO: Realice un listado de los beneficios que implica la automatización del proceso administrativo para la solicitud y trámite de vacaciones en el departamento del Talento Humano de la empresa CHN de acuerdo a la siguiente gráfica. Se pueden hacer pagos o descuentos al empleado electrónicamente. 1. . costo y energías al tener una base de datos de todos los empleados. 4.PRODUCTIVIDAD COMPETENCIA:  Demostrar cómo la automatización de procesos incremente la productividad.EJERCICIO 3 DEL CAPITULO . Empleado solicita vacaciones 2. Jefe directo aprueba vacaciones 1. Recursos Humanos revisa días disponibles 5. Se ahorra tiempo. Se le comunica al Empleado el resultado 4.

Inversión de Q 300.000 d. 200.000 TOTAL Q 875.000 d.000 = 0.00 de materiales y se producen 150 unidades o piezas.000 .000.000 c.000 Unidades producidas en el período 200. Recurso humano Q 300.21 935. Inversiones: a.99 875. Servicios diversos Q 30. Costos Administrativos Q 125.000 unidades.000 b.000 TOTAL Q 935. Inversiones: a.000 c. INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: En los siguientes ejercicios calcular la productividad con los datos que se le proporcionan.3 300+700 1000 2.  Reconocer la importancia de los diversos métodos específicos de sistematización y equipamiento para mejorar los procesos de una organización. Combustible Q 10. Servicios diversos Q 50.000 Servicios vendidos en el período 870.PRODUCTIVIDAD COMPETENCIA:  Demostrar cómo la automatización de procesos incrementa la productividad.00 de mano de obra y Q 400.EJERCICIO 4 DEL CAPITULO 2 . 150 = 150 = 0. Materiales de oficina Q 300. Inversión de Q 700. Costos Administrativos Q 225. Materiales Q 600.13 700+400 1100 3.000 4. Compare luego los resultados obtenidos.00 de materiales y se producen 300 unidades o piezas.00 de mano de obra y Q 700.000 = 0.000 e. Mano de obra Q 170. 1.000 b. 300 = 300 = 0. 870.

debido a que las llamadas son recibidas por los clientes no hay ningún costo por este recurso. El número de llamadas recibidas mensualmente es de 200.00 el m2 mensual). se utilizan 4 m2 de archivo.05 3890 .5.00 mensuales  Persona responsable del proceso Q 3. Los recursos utilizados en el sistema son los siguientes:  Papel y fotocopias Q 240. También se realizan llamadas internas para darle seguimiento a los problemas.00 mensuales de sueldo (incluye prestaciones)  Espacio (Q 100.250. Estas son llamadas que deben ser atendidas y resueltas por el personal de la empresa. 200 = 0. el valor total por espacio es de Q 400.00 mensuales  Llamadas telefónicas. pero éstas tampoco tienen costo.

Generación del informe de flujo de efectivo desde la gerencia financiera RECOPILACION: Departamento de contabilidad saca un reporte de los datos flujo de efectivo PROCESAMIENTO: Seleccionar y ordenar por clientes DISTRIBUCION: Envía por correo a gerencia financiera UTILIZACION: Genera su informe al hacer uso de los datos.EJERCICIO 5 DEL CAPITULO 3 . INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: Defina cada paso del ciclo de la información para los proceso siguientes. Recepción y distribución de documentos en la organización RECOPILACION: Recibe los documentos de la organización PROCESAMIENTO: Selecciona por tipo de documentos y fecha DISTRIBUCION: Los reparte a través de correo terrestre UTILIZACION: Reciben y hacen uso de los documentos 3. .INFORMACION Y COMUNICACIÓN COMPETENCIA: Determinar la relación entre concepto de información y el proceso de comunicación: Describir el ciclo de información dentro de un proceso en la organización. 4. faltante o sobrante DISTRIBUCION: Enviar datos a gerente de inventario UTILIZACION: Al recibir datos se genera un informe para ver si hay diferencia en los artículos. Generación de los informes mensuales del IVA al fisco RECOPILACION: Las facturas que se juntan cada mes PROCESAMIENTO: Ingresar datos de facturas en el sistema por orden DISTRIBUCION: Enviar datos de facturas al fisco UTILIZACION: Fisco utiliza datos recibidos 2. 1. Generación de informes de inventario RECOPILACION: Escanear cada artículo en la bodega e ingresarlo en el sistema PROCESAMIENTO: Sacan diferencia de artículos ya sea completo. Facturación para cursos matriculados en línea RECOPILACION: Adquirir datos que irán en la factura PROCESAMIETO: Realizar la factura con los datos DISTRIBUCION: Imprimir facturas en línea o por correo electrónico UTILIZACION: Servir de comprobante 5.

5. Hay que compartir datos e información con personas de confianza para que puedan actuar si no está presente el jefe. es posible que pueda haber pérdida cuando solo una persona sepa de la información si esta renuncia o hace falta. Explique por qué y cómo se logra un cambio de la estructura organizacional para: 1. 3. la jerarquía y líneas de mando. Proporcionar los datos necesarios para tomar decisiones Se sabe que el que tiene la información tiene el poder. Que ellos tengan el poder de actuar cuando es necesario. Aumentar la aceptación de las reglas organizacionales por los subordinados. Hacerles ver a través de un organigrama de cómo está organizado la empresa. hacer una reunión con todos para hacerles saber de las reglas y procedimientos que deben seguir. Clarificar las responsabilidades de tareas Informar a cada colaborador de su función dentro de la empresa. Cada quien necesita saber cuál es su función o que le toca hacer para que no termine haciendo otras cosa que no es o que le compete a otra persona. 2. . también deben saber cómo están las jerarquías dentro de la empresa.EJERCICIO 6 DEL CAPITULO 3 . que se sientan parte de la empresa a través de la motivación y capacitación. INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: Determine cuál es el propósito de la comunicación en la administración. hacerle saber a cada colaborador que es una pieza clave para para obtener buenos resultados. Obtener mayor dedicación a los objetivos organizacionales Concientizar e informar a todos de los objetivos de la empresa. 4. Al definir bien claro la reglas de la empresa a los subordinados. Deben saber quién pertenece a cada departamento y que hace cada quién o con quién hay que acudir para cualquier duda. Identificar los puestos de autoridad y fijar las responsabilidades para el desempeño. reclamo o solución.INFORMACION Y COMUNICACIÓN COMPETENCIA: Proponer cambios en la estructura organizativa para promover una mejor comunicación.