Ejercicio uno y dos del capitulo 1 Automatización de Procesos Administrativo

UNIVERSIDAD GALILEO CEI: San Lorenzo Carrera: Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas Curso: Automatización de Procesos Administrativos 1 Horario

: Sábado de 4:00 a 5:00 PM Tutor: Ing. Erick Morales Martínez

Tema: Ejercicios 1 al 6 del libro

Alumno: David Diego, David Pedro Carné: 1211431 Fecha de carrera: Primer trimestre Enero a Marzo

los de mando bajo en orden de comunicarse con el Director General tiene que pasar primero con el .EJERCICIO 1 CAPÍTULO 1. INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: Analice el siguiente organigrama y defina cuáles son los mandos altos. También podemos apreciar que el Director General es el jefe superior inmediato de los otros directores y tienen comunicación directa. a su vez los directores de cada departamento son los jefes inmediatos de los que están abajo y también tiene comunicación directa. Director de compras.AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVO COMPETENCIA: Interpretar la estructura organizacional de una empresa. Asimismo. los Directores de cada departamento: Director técnico. DIRECTOR GENERAL Responsable de calidad Director Técnico Director de producción Director de compras Control de gestión Director de Admón. Director comercial. y Finanzas Director comercial RRHH I+D Encargados Jefe de mantenimiento Logística y almacenes Administra ción Finanzas Oficina técina Métodos y tiempos En el organigrama de arriba podemos apreciar que Director General es el mando alto. Director de producción. mandos medios y mandos bajos. Responsable de calidad y Control de gestión son asesoría interna. Director de Administración y finanzas y Director de Recursos humano son los de mando medio y los siguen debajo de estos son los mando bajo. determine cuáles son las líneas de mando y comunicación.

director de departamento a la que pertenecen y este transmite la información al Director General. .

INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: Investigue los procesos que a continuación se enumeran. el subsistema de la organización en que está inmerso dicho proceso. 1. Atender un pedido de un cliente en una fábrica y distribuidora de tabletas de chocolate.  Determinar las relaciones y funciones dentro de los subsistemas de la organización. Posteriormente. . Renovación de una licencia de conducir. Incluya además.  Comprender la definición de proceso administrativo. 2.AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS COMPETENCIA:  Visualizar la organización como un sistema. 3. Identifique los productos del subsistema y sus insumos o entrada. elabore un diagrama para representarlo en forma gráfica.EJERCICIO 2 DEL CAPÍTULO 1 . Actualización de datos en la SAT para un pequeño contribuyente.

etc. cámara. boleta de pagos y examen de la vista. Verificación de datos y multas. SISTEMAS: Producto o salida esperada: Entradas o insumos: Recurso con que se cuenta: Proceso: EMISION: Licencia o permiso para manejar. lector de huellas.RENOVACION LICENCIA DE CONDUCIR DEPARTAMENTO DE TRANSITO DE LA PLOCIA NACIONAL CIVIL BANCO INDISTRIAL: Donde se realiza el pago CLINICA OPTICA U OFTALMOLOGO: Examen de vista MAYCOM: Entidad que emite licencia DEPARTAMENTO DE RECEPCION: Donde recibe toda papelería en orden DEPARTAMENTO DE EMISION: Done se emite. . computadora. Toda la papelería. Personal.

Proceso: Ingreso de datos . formularios. computadoras. formulario FDU SISTEMAS: EMISION: Producto o salida esperada: Actualización de datos Entrada o insumos: Papelería completa y boleta de pagos Recursos con que se cuenta: Personal. boleto de ornato.ACTUALIZACION DE DATOS EN LA SAT PARA PEQUEÑOS CONTRIBUYENTES SAT RRHH LEGAL ADMINISTR ATIVO SEDE OFICINA VENTANILLA: Donde se entrega toda papelería como: cédula. etc.

facturas. computadora. Entrega del producto SISTEMA CONTABLE SISTEMAS: Producto o salida esperada: Entrada o insumos: Recurso con que se cuenta: Proceso: CONTABLE: Cobro y facturación Documentos y efectivo Personal.ATENDER UN PEDIDO DE UN CLIENTE EN UNA FÁBRICA Y DISTRIBUIDORA DE TABLETAS DE CHOCOLATE SWEET CHOCOLATE S. publicidad. etc.A SUBSISTEMAS PRODUCTIVO SUBSISTEMA ADMINISTRATIVO SISTEMA OPERACIONES SISTEMA DE VENTAS: SISTEMAS: Producto o salida esperada: Entrada o insumos: Recurso con que se cuenta: Proceso: VENTAS: Venta del producto pedido por el cliente Productos a vender Productos a vender. vendedores. etc. Emisión de facturas y registros de ventas .

 Reconocer la importancia de los diversos métodos específicos de sistematización y equipamiento para mejorar los procesos en una organización INSTRUCCIONES Y ENUNCIADOS DEL EJERCICIO: Realice un listado de los beneficios que implica la automatización del proceso administrativo para la solicitud y trámite de vacaciones en el departamento del Talento Humano de la empresa CHN de acuerdo a la siguiente gráfica. Recursos Humanos descuenta vacaciones 3. Se ahorra tiempo. Llevar un mejor control sobre vacaciones de los empleados. . Empleado solicita vacaciones 2. 5. 1. Se pueden hacer pagos o descuentos al empleado electrónicamente. Se le comunica al Empleado el resultado 4. 4. Recursos Humanos revisa días disponibles 5. Jefe directo aprueba vacaciones 1. 2. costo y energías al tener una base de datos de todos los empleados. Es fácil ver la disponibilidad de días.PRODUCTIVIDAD COMPETENCIA:  Demostrar cómo la automatización de procesos incremente la productividad. 3.EJERCICIO 3 DEL CAPITULO . El empleado puede ver la respuesta a través del sistema con un usuario.

3 300+700 1000 2. Recurso humano Q 300. Mano de obra Q 170.000 b. 870. 300 = 300 = 0.00 de materiales y se producen 150 unidades o piezas. Inversiones: a.00 de materiales y se producen 300 unidades o piezas.000.EJERCICIO 4 DEL CAPITULO 2 . 1.000 TOTAL Q 875. 200.000 d. Inversiones: a.000 TOTAL Q 935.00 de mano de obra y Q 700. Servicios diversos Q 30.21 935.13 700+400 1100 3. Costos Administrativos Q 225.00 de mano de obra y Q 400.000 = 0. Costos Administrativos Q 125. Compare luego los resultados obtenidos. Materiales de oficina Q 300.000 .PRODUCTIVIDAD COMPETENCIA:  Demostrar cómo la automatización de procesos incrementa la productividad. 150 = 150 = 0.000 4. Servicios diversos Q 50.000 unidades. Combustible Q 10.000 Servicios vendidos en el período 870.000 b.000 Unidades producidas en el período 200. Inversión de Q 700.000 c.000 = 0.000 c. Inversión de Q 300. INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: En los siguientes ejercicios calcular la productividad con los datos que se le proporcionan. Materiales Q 600.  Reconocer la importancia de los diversos métodos específicos de sistematización y equipamiento para mejorar los procesos de una organización.000 e.99 875.000 d.

00 mensuales de sueldo (incluye prestaciones)  Espacio (Q 100.00 mensuales  Persona responsable del proceso Q 3. El número de llamadas recibidas mensualmente es de 200. se utilizan 4 m2 de archivo.250.5.05 3890 .00 el m2 mensual). También se realizan llamadas internas para darle seguimiento a los problemas. debido a que las llamadas son recibidas por los clientes no hay ningún costo por este recurso. pero éstas tampoco tienen costo. Los recursos utilizados en el sistema son los siguientes:  Papel y fotocopias Q 240.00 mensuales  Llamadas telefónicas. 200 = 0. Estas son llamadas que deben ser atendidas y resueltas por el personal de la empresa. el valor total por espacio es de Q 400.

faltante o sobrante DISTRIBUCION: Enviar datos a gerente de inventario UTILIZACION: Al recibir datos se genera un informe para ver si hay diferencia en los artículos. 1.EJERCICIO 5 DEL CAPITULO 3 . Recepción y distribución de documentos en la organización RECOPILACION: Recibe los documentos de la organización PROCESAMIENTO: Selecciona por tipo de documentos y fecha DISTRIBUCION: Los reparte a través de correo terrestre UTILIZACION: Reciben y hacen uso de los documentos 3. Generación del informe de flujo de efectivo desde la gerencia financiera RECOPILACION: Departamento de contabilidad saca un reporte de los datos flujo de efectivo PROCESAMIENTO: Seleccionar y ordenar por clientes DISTRIBUCION: Envía por correo a gerencia financiera UTILIZACION: Genera su informe al hacer uso de los datos. Generación de informes de inventario RECOPILACION: Escanear cada artículo en la bodega e ingresarlo en el sistema PROCESAMIENTO: Sacan diferencia de artículos ya sea completo.INFORMACION Y COMUNICACIÓN COMPETENCIA: Determinar la relación entre concepto de información y el proceso de comunicación: Describir el ciclo de información dentro de un proceso en la organización. Facturación para cursos matriculados en línea RECOPILACION: Adquirir datos que irán en la factura PROCESAMIETO: Realizar la factura con los datos DISTRIBUCION: Imprimir facturas en línea o por correo electrónico UTILIZACION: Servir de comprobante 5. 4. Generación de los informes mensuales del IVA al fisco RECOPILACION: Las facturas que se juntan cada mes PROCESAMIENTO: Ingresar datos de facturas en el sistema por orden DISTRIBUCION: Enviar datos de facturas al fisco UTILIZACION: Fisco utiliza datos recibidos 2. INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: Defina cada paso del ciclo de la información para los proceso siguientes. .

es posible que pueda haber pérdida cuando solo una persona sepa de la información si esta renuncia o hace falta. Que ellos tengan el poder de actuar cuando es necesario. 4.EJERCICIO 6 DEL CAPITULO 3 . 5. la jerarquía y líneas de mando. también deben saber cómo están las jerarquías dentro de la empresa. Deben saber quién pertenece a cada departamento y que hace cada quién o con quién hay que acudir para cualquier duda. Al definir bien claro la reglas de la empresa a los subordinados. Explique por qué y cómo se logra un cambio de la estructura organizacional para: 1. Hacerles ver a través de un organigrama de cómo está organizado la empresa. Aumentar la aceptación de las reglas organizacionales por los subordinados. 3. Cada quien necesita saber cuál es su función o que le toca hacer para que no termine haciendo otras cosa que no es o que le compete a otra persona. Clarificar las responsabilidades de tareas Informar a cada colaborador de su función dentro de la empresa. Obtener mayor dedicación a los objetivos organizacionales Concientizar e informar a todos de los objetivos de la empresa. que se sientan parte de la empresa a través de la motivación y capacitación. 2. hacerle saber a cada colaborador que es una pieza clave para para obtener buenos resultados. hacer una reunión con todos para hacerles saber de las reglas y procedimientos que deben seguir. Proporcionar los datos necesarios para tomar decisiones Se sabe que el que tiene la información tiene el poder. Hay que compartir datos e información con personas de confianza para que puedan actuar si no está presente el jefe. . INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: Determine cuál es el propósito de la comunicación en la administración. reclamo o solución. Identificar los puestos de autoridad y fijar las responsabilidades para el desempeño.INFORMACION Y COMUNICACIÓN COMPETENCIA: Proponer cambios en la estructura organizativa para promover una mejor comunicación.

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