UNIVERSIDAD GALILEO CEI: San Lorenzo Carrera: Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas Curso: Automatización de Procesos Administrativos 1 Horario

: Sábado de 4:00 a 5:00 PM Tutor: Ing. Erick Morales Martínez

Tema: Ejercicios 1 al 6 del libro

Alumno: David Diego, David Pedro Carné: 1211431 Fecha de carrera: Primer trimestre Enero a Marzo

DIRECTOR GENERAL Responsable de calidad Director Técnico Director de producción Director de compras Control de gestión Director de Admón. y Finanzas Director comercial RRHH I+D Encargados Jefe de mantenimiento Logística y almacenes Administra ción Finanzas Oficina técina Métodos y tiempos En el organigrama de arriba podemos apreciar que Director General es el mando alto.AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVO COMPETENCIA: Interpretar la estructura organizacional de una empresa. los Directores de cada departamento: Director técnico. Director de Administración y finanzas y Director de Recursos humano son los de mando medio y los siguen debajo de estos son los mando bajo. Asimismo.EJERCICIO 1 CAPÍTULO 1. determine cuáles son las líneas de mando y comunicación. mandos medios y mandos bajos. Responsable de calidad y Control de gestión son asesoría interna. INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: Analice el siguiente organigrama y defina cuáles son los mandos altos. los de mando bajo en orden de comunicarse con el Director General tiene que pasar primero con el . a su vez los directores de cada departamento son los jefes inmediatos de los que están abajo y también tiene comunicación directa. Director de producción. Director de compras. También podemos apreciar que el Director General es el jefe superior inmediato de los otros directores y tienen comunicación directa. Director comercial.

.director de departamento a la que pertenecen y este transmite la información al Director General.

EJERCICIO 2 DEL CAPÍTULO 1 .  Comprender la definición de proceso administrativo. INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: Investigue los procesos que a continuación se enumeran. Actualización de datos en la SAT para un pequeño contribuyente. 2. . Identifique los productos del subsistema y sus insumos o entrada. Renovación de una licencia de conducir. elabore un diagrama para representarlo en forma gráfica. Atender un pedido de un cliente en una fábrica y distribuidora de tabletas de chocolate. el subsistema de la organización en que está inmerso dicho proceso.  Determinar las relaciones y funciones dentro de los subsistemas de la organización. Incluya además. 1.AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS COMPETENCIA:  Visualizar la organización como un sistema. 3. Posteriormente.

. Verificación de datos y multas. lector de huellas. Toda la papelería. computadora. SISTEMAS: Producto o salida esperada: Entradas o insumos: Recurso con que se cuenta: Proceso: EMISION: Licencia o permiso para manejar. etc.RENOVACION LICENCIA DE CONDUCIR DEPARTAMENTO DE TRANSITO DE LA PLOCIA NACIONAL CIVIL BANCO INDISTRIAL: Donde se realiza el pago CLINICA OPTICA U OFTALMOLOGO: Examen de vista MAYCOM: Entidad que emite licencia DEPARTAMENTO DE RECEPCION: Donde recibe toda papelería en orden DEPARTAMENTO DE EMISION: Done se emite. Personal. boleta de pagos y examen de la vista. cámara.

computadoras. boleto de ornato. etc. formularios. Proceso: Ingreso de datos .ACTUALIZACION DE DATOS EN LA SAT PARA PEQUEÑOS CONTRIBUYENTES SAT RRHH LEGAL ADMINISTR ATIVO SEDE OFICINA VENTANILLA: Donde se entrega toda papelería como: cédula. formulario FDU SISTEMAS: EMISION: Producto o salida esperada: Actualización de datos Entrada o insumos: Papelería completa y boleta de pagos Recursos con que se cuenta: Personal.

A SUBSISTEMAS PRODUCTIVO SUBSISTEMA ADMINISTRATIVO SISTEMA OPERACIONES SISTEMA DE VENTAS: SISTEMAS: Producto o salida esperada: Entrada o insumos: Recurso con que se cuenta: Proceso: VENTAS: Venta del producto pedido por el cliente Productos a vender Productos a vender. facturas. etc.ATENDER UN PEDIDO DE UN CLIENTE EN UNA FÁBRICA Y DISTRIBUIDORA DE TABLETAS DE CHOCOLATE SWEET CHOCOLATE S. Entrega del producto SISTEMA CONTABLE SISTEMAS: Producto o salida esperada: Entrada o insumos: Recurso con que se cuenta: Proceso: CONTABLE: Cobro y facturación Documentos y efectivo Personal. Emisión de facturas y registros de ventas . vendedores. etc. publicidad. computadora.

Se pueden hacer pagos o descuentos al empleado electrónicamente. 3. El empleado puede ver la respuesta a través del sistema con un usuario. 1. 2.PRODUCTIVIDAD COMPETENCIA:  Demostrar cómo la automatización de procesos incremente la productividad. Es fácil ver la disponibilidad de días. costo y energías al tener una base de datos de todos los empleados. Empleado solicita vacaciones 2.  Reconocer la importancia de los diversos métodos específicos de sistematización y equipamiento para mejorar los procesos en una organización INSTRUCCIONES Y ENUNCIADOS DEL EJERCICIO: Realice un listado de los beneficios que implica la automatización del proceso administrativo para la solicitud y trámite de vacaciones en el departamento del Talento Humano de la empresa CHN de acuerdo a la siguiente gráfica. Llevar un mejor control sobre vacaciones de los empleados. Recursos Humanos descuenta vacaciones 3.EJERCICIO 3 DEL CAPITULO . 5. . Se ahorra tiempo. 4. Recursos Humanos revisa días disponibles 5. Se le comunica al Empleado el resultado 4. Jefe directo aprueba vacaciones 1.

000 TOTAL Q 935. INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: En los siguientes ejercicios calcular la productividad con los datos que se le proporcionan.000 e.000. Costos Administrativos Q 125. 870.000 c. Servicios diversos Q 30.PRODUCTIVIDAD COMPETENCIA:  Demostrar cómo la automatización de procesos incrementa la productividad.13 700+400 1100 3. 150 = 150 = 0. Mano de obra Q 170.000 d.00 de materiales y se producen 150 unidades o piezas. 300 = 300 = 0. Compare luego los resultados obtenidos.00 de mano de obra y Q 400.000 unidades. Inversión de Q 300.000 . 1. Materiales Q 600. Servicios diversos Q 50.  Reconocer la importancia de los diversos métodos específicos de sistematización y equipamiento para mejorar los procesos de una organización.000 TOTAL Q 875. Inversiones: a. Recurso humano Q 300. Combustible Q 10.EJERCICIO 4 DEL CAPITULO 2 .000 4. Inversión de Q 700.000 d. 200.000 b.99 875. Materiales de oficina Q 300. Inversiones: a.3 300+700 1000 2.00 de mano de obra y Q 700.000 b. Costos Administrativos Q 225.00 de materiales y se producen 300 unidades o piezas.21 935.000 = 0.000 = 0.000 Unidades producidas en el período 200.000 c.000 Servicios vendidos en el período 870.

5.00 mensuales de sueldo (incluye prestaciones)  Espacio (Q 100.00 mensuales  Persona responsable del proceso Q 3. debido a que las llamadas son recibidas por los clientes no hay ningún costo por este recurso. se utilizan 4 m2 de archivo. 200 = 0. Estas son llamadas que deben ser atendidas y resueltas por el personal de la empresa.00 mensuales  Llamadas telefónicas.05 3890 . El número de llamadas recibidas mensualmente es de 200. También se realizan llamadas internas para darle seguimiento a los problemas.00 el m2 mensual). pero éstas tampoco tienen costo. el valor total por espacio es de Q 400.250. Los recursos utilizados en el sistema son los siguientes:  Papel y fotocopias Q 240.

faltante o sobrante DISTRIBUCION: Enviar datos a gerente de inventario UTILIZACION: Al recibir datos se genera un informe para ver si hay diferencia en los artículos. Facturación para cursos matriculados en línea RECOPILACION: Adquirir datos que irán en la factura PROCESAMIETO: Realizar la factura con los datos DISTRIBUCION: Imprimir facturas en línea o por correo electrónico UTILIZACION: Servir de comprobante 5. INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: Defina cada paso del ciclo de la información para los proceso siguientes. Generación del informe de flujo de efectivo desde la gerencia financiera RECOPILACION: Departamento de contabilidad saca un reporte de los datos flujo de efectivo PROCESAMIENTO: Seleccionar y ordenar por clientes DISTRIBUCION: Envía por correo a gerencia financiera UTILIZACION: Genera su informe al hacer uso de los datos. Generación de los informes mensuales del IVA al fisco RECOPILACION: Las facturas que se juntan cada mes PROCESAMIENTO: Ingresar datos de facturas en el sistema por orden DISTRIBUCION: Enviar datos de facturas al fisco UTILIZACION: Fisco utiliza datos recibidos 2.EJERCICIO 5 DEL CAPITULO 3 .INFORMACION Y COMUNICACIÓN COMPETENCIA: Determinar la relación entre concepto de información y el proceso de comunicación: Describir el ciclo de información dentro de un proceso en la organización. 1. Recepción y distribución de documentos en la organización RECOPILACION: Recibe los documentos de la organización PROCESAMIENTO: Selecciona por tipo de documentos y fecha DISTRIBUCION: Los reparte a través de correo terrestre UTILIZACION: Reciben y hacen uso de los documentos 3. 4. . Generación de informes de inventario RECOPILACION: Escanear cada artículo en la bodega e ingresarlo en el sistema PROCESAMIENTO: Sacan diferencia de artículos ya sea completo.

hacer una reunión con todos para hacerles saber de las reglas y procedimientos que deben seguir. Que ellos tengan el poder de actuar cuando es necesario. hacerle saber a cada colaborador que es una pieza clave para para obtener buenos resultados. 3. Aumentar la aceptación de las reglas organizacionales por los subordinados. 2. es posible que pueda haber pérdida cuando solo una persona sepa de la información si esta renuncia o hace falta. . Hay que compartir datos e información con personas de confianza para que puedan actuar si no está presente el jefe. INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: Determine cuál es el propósito de la comunicación en la administración. 4.EJERCICIO 6 DEL CAPITULO 3 . Hacerles ver a través de un organigrama de cómo está organizado la empresa. 5. Proporcionar los datos necesarios para tomar decisiones Se sabe que el que tiene la información tiene el poder. también deben saber cómo están las jerarquías dentro de la empresa. Explique por qué y cómo se logra un cambio de la estructura organizacional para: 1. la jerarquía y líneas de mando. Cada quien necesita saber cuál es su función o que le toca hacer para que no termine haciendo otras cosa que no es o que le compete a otra persona. Deben saber quién pertenece a cada departamento y que hace cada quién o con quién hay que acudir para cualquier duda.INFORMACION Y COMUNICACIÓN COMPETENCIA: Proponer cambios en la estructura organizativa para promover una mejor comunicación. que se sientan parte de la empresa a través de la motivación y capacitación. Clarificar las responsabilidades de tareas Informar a cada colaborador de su función dentro de la empresa. reclamo o solución. Al definir bien claro la reglas de la empresa a los subordinados. Identificar los puestos de autoridad y fijar las responsabilidades para el desempeño. Obtener mayor dedicación a los objetivos organizacionales Concientizar e informar a todos de los objetivos de la empresa.

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