ÁREA DE AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Automatización de Procesos Administrativos 2

CASO DE ESTUDIO.

Nombre: Laura Rocío Morales Caballeros Carné: 2300228

CEI: liceo Antigueño_____________________________________Tutor: Milton Gerardo XocoY
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Fecha: ____11/06/2023________________________Día: _SÁBADO
Hora: _11:00____

INSTRUCCIONES GENERALES:

En el siguiente caso se muestra la estructura de un proceso, el cual deberá de representar por medio del
diseño de formatos de salidas y entradas.

• Tema: Diseño de salidas y entradas para la Gestión documental.

• Valor: 05 puntos.
• Forma de entrega: individual, entregar por medio de evaluanet en la OCTAVA SEMANA

Objetivos:

• Aprender la forma en que la gestión documental interrelaciona todos los procesos de la

organización.
• Comprender cómo el adecuado manejo de los documentos libera al personal de tareas
operativas y le permite concentrarse en actividades más productivas.

Instrucciones: a continuación, se describe un sistema, léalo detenidamente y determine lo siguiente:

Para el proceso control de inventarios de la empresa de Dulces “Dulcinea” se lleva a cabo un sistema
de inventario constante, en donde el encargado de bodega realiza un inventario continuo a través
del registro de todos los productos y materiales que se tienen para la producción y venta al cliente.

De esta forma, la empresa posee una actualización constante del inventario de la empresa y puede
conocer el coste del inventario y los productos que ya se han vendido para ello el encargado de
bodega registra en el sistema los pedidos solicitados, y verifica la existencia de los mismos conforme
al inventario de producto físico se despacha y se hace la actualización de inventarios despachando
orden de pedido al cliente.

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De acuerdo a lo anterior, y conforme al contenido de los capítulos 6 y 7 del texto
realice lo siguiente:

1) Explique qué entradas son necesarias en el sistema presentado y diseñe una forma de captura
de datos para la entrada del sistema. 1.5 puntos.
En la siguiente entrada tenemos la existencia de productos en la empresa (en una hoja de
Excel), ella va ir restando automáticamente las entradas de la tabla de movimiento y
añadiendo los productos que ingresan.

Los datos necesarios para el control de entrada de un inventario de la tienda son:

a.) Nombre de la empresa

b.) Identificación del Código/Clave del producto asignado

c.) Nombre del producto a contabilizar

d.) Descripción del producto

e.) Existencia del producto en cantidades

f.) Totales/cifras de cuadre de productos

g.) Firmas y nombres de la persona que lo realizo

h.) Fecha en que lo realizo.

2) Explique y diseñe un formato de salida, clasifíquelo según su destino (salidas internas, externas
o ambas vías) y el tipo de información que proporciona. 1.5 puntos
El diseño digital que realizaremos de inventario de salida es un control interno dentro de
la empresa donde podemos añadir todos los movimientos (entradas y salidas) de los
productos, poniéndolos conforme van a aconteciendo, y vemos tanto el valor de compra
como de venta para tener una relación de las mismas.

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3) ¿En qué medida contribuyen los formularios a mejorar la gestión de una organización? 1 punto.

El objetivo de contar con el inventario es para hacer frente a la demanda y para que la
empresa funcione sin contratiempos y, a su vez, optimizar la inversión en el inventario
para no desviar los recursos que pueden ser aprovechados en otras áreas y tengamos
mayor control en el área como por ejemplo para que no existan desvíos de producto.

13) ¿De qué manera la gestión documental interrelaciona sistemas, procesos y procedimientos? 1
punto.
La gestión documental interrelaciona sistemas, procesos y procedimientos al proporcionar
un marco estructurado para la creación, almacenamiento, acceso y utilización de
documentos en una organización. Los sistemas de gestión documental permiten vincular
documentos con procesos y procedimientos específicos, lo que facilita la gestión eficiente
de la información y su integración en los flujos de trabajo.