MANUAL DE USUARIO

Profesional Startup

Versión

Capitulo 1.INFORMACIÓN GENERAL

Pagina

MANUAL DE USUARIO
1. CARACTERÍSTICAS GENERALES SAINT PROFESSIONAL 2. FUNCIONALIDAD 2.1. Ventas 2.2.Compras 2.3. Inventario 2.4. Bancos 2.5. Normativa Fiscal 2.6. Reportes 3. DESCRIPCIÓN DE LAS OPCIONES 3.1. Datos Generales. 5 6 6 9 10 11 11 12 13 13 15 15 16 17 14 17 19 20 23 5

Capitulo 2.CONSULTA RAPIDA
1. CONSULTA RÁPIDA 1.1 Pantalla Principal. 1.2. Clave de Acceso. 2. CONFIGURACION 2.1. Parámetros Generales del Sistema 2.2.Parámetros de la Estación 2.3.Usuarios de Sistema 2.4.Proveedores 2.5.Cuentas Contables

2

MANUAL DE USUARIO

2.6. Atributos por Grupos 2.7. Depósito 2.8. Inventarios 2.9. Clientes. 3.MOVIMIENTO 3.2.1 Facturación – Ventas 3.2.2.Devolución De Facturas De Ventas 4.CUENTAS POR COBRAR 5..COMPRAS 6.DEVOLUCIONES DE COMPRAS 7.CUENTAS POR PAGAR 8. PROCESOS 8.1. Cierre de Mes (Cierre de Transacciones). 9. CONSULTAS 9.1.Inventarios 9.2.Resumen diario de Ventas 9.3 Resumen mensual de Ventas 9.4 Resumen diario de Y Resumen mensual de Compras 9.5 Resumen de Operaciones 10. REPORTES 10.1.Productos en Inventarios los cuales contienen

24 27 28 33 35 36 42 45 49 55 56 60 60 61 61 63 64 64 64 65 66
3

MANUAL DE USUARIO
67 67 68 68 69 69

102. Los Movimientos de Clientes y Proveedores 10.3. Los Reportes de Ventas y Compras 10.4.Movimientos de Bancos 10.5.Formularios Seniat 10.6. Calculo de Impuesto 10.7.Transacciones de Inventario

4

Esta orientado aquellas empresas que están iniciando y en proceso de crecimiento. Incluye toda la funcionalidad del saint Startup sin limitaciones. y Manejo de Estadísticas de Ventas. CARACTERÍSTICAS GENERALES SAINT PROFESIONAL STARTUP. Sistema de gestión empresarial completamente Gratuito y sin ningún tipo de restricción. XP y Windows vista. Requiere una infraestructura de Hardware baja. Análisis Financiero. El SAINT Professional Startup.MANUAL DE USUARIO CAPITULO I INFORMACION GENERAL INFORMACIÓN GENERAL 1. con un nivel de manejo de información (transacciones) importante pero que su complejidad de manejo no requiere una infraestructura ni grande ni costosa. Windows 2000. 5 . Manejo Avanzado de Inventarios. Está dirigido a pequeñas empresas. además de control de Seriales. es compatible con Windows 98.

compras. así como también puede utilizar las teclas de cursor para desplazarse. y buscar Información. Es importante destacar que en procesos como facturación. 6 . [Enter] si desea modificar un registro y [Suprimir] si desea borrar un registro. Pantalla y menú principal del sistema Saint Professional Startup posee la siguiente estructura.MANUAL DE USUARIO Por ser desarrollado en Windows. [Insertar] si desea agregar un registro. posee numerosas ventanas de información que permiten de una manera rápida y directa efectuar consultas. El sistema posee botones debidamente identificados que le indican que acción puede tomar. cuentas por cobrar y cuentas por pagar puede utilizar el botón que indica que desea totalizar (Finalizar y Procesar la Operación) o en su defecto también puede utilizar la tecla de [Escape].

Ventas. 7 . Al configurar usuarios se permite: a. Permite modificar o no. 2. Emitir facturas con o sin descuentos parciales. Modulo de ventas Configurable. también tiene las opciones normales tipo Windows en la parte superior. c. cada una con una tecla de función. d. Emitir Notas de Entrega con o sin precio. existencias. FUNCIONALIDADES.MANUAL DE USUARIO BARRA DE ACESSO RAPIDO Y HERRAMIENTAS DE LA PANTALLA PRINCIPAL En este se puede observar una barra de herramientas con los botones de acceso directo. 2. se puede acceder a cada opción haciendo click en el botón o presionando la tecla de función que corresponda a cada opción. Este modulo se encarga de crear las distintas aplicaciones como: 1. b.1. Ver datos del producto en el informe. costos y precios del inventario.

MANUAL DE USUARIO

2.

Facturación (la más rápida del mercado) Factura en Espera.

3. Reimpresión de documentos de ventas Libro de ventas Manejo de productos compuestos. 4. Manejo de Vendedores. 5. Manejo de Clientes Eventuales. 6. Manejo de Descuento Global en Factura. 7. Manejo de Ventas con Tarjeta de Crédito. 8. Manejo de Pedidos de Clientes. 9. Manejo de Servidores de Servicios. 10. Emisión de Presupuestos. 11. Conversión de Presupuestos a Facturas. 12. Emisión de Notas de Entrega. 13. Conversión de Pedidos/Notas de Entrega en Facturas. 14. Controla el IVA en Ventas. 15. Integrado con Cuentas por Cobrar. 16. Manejo de Código de Barras. 17. Búsquedas por Código y Descripción. 18. Posibilidad de Definir si el Cliente puede Obtener Crédito o No. 19. Manejo de Históricos de Ventas. 20. Formatos de Ventas Configurables. 21. Estadísticas de Ventas (Graficables). 22. Modulo de Caja. 23. Posibilidad de Convertir Ingresos de Caja en Depósitos. 24. Devoluciones en Ventas y Compras con Opción para Afectar o no a una Factura, generación de NC o ND. 25. Giros desde Factura. 26. Configuración de nombres e impresoras por documentos.
8

MANUAL DE USUARIO
27. Búsquedas al facturar por categorías y/o atributos. 28. Tips o Comentarios por Transacciones. 29. Cargar Presupuesto en Presupuesto. 30. Cargar Presupuestos en pedidos de clientes. 31. Cargar pedidos en Notas de Entrega. 32. Reimpresión de Giros. 33. Permitir Cambiar el Precio en cada Línea de Producto Facturado. 34. Permite Cambiar el Depósito en cada línea de Producto Facturado. 35. Devoluciones de Notas de Entrega de Clientes 36. -Manejo de días de Crédito Disponible por Cliente en el Archivo Maestro de Clientes. 37. Manejo de Direcciones Alternas en Modulo de Clientes en las Consultas de Presupuestos, Facturas en Espera, Entre otros; se incluye la Descripción Ampliada de la misma. 38. Las Devoluciones Contra Factura Afectan las Comisiones de los Vendedores. 39. Mejor velocidad en la búsqueda de Documentos, además de permitir búsquedas Indexadas. 40. Permite cargar una Factura Existente en una Nueva. 41. Uso de teclas programables para los productos de inventario (de F3 la F12, las cuales agilizan el proceso de venta, se debe configurar en los parámetros de la estación, y luego están disponibles en el módulo de facturación. 42. Permite la impresión de una nota de entrega (nota de despacho) al mismo tiempo que la factura, que sea configurable (el formato), y que pueda salir por otro puerto de impresión, para poder agilizar el proceso de despacho en este tipo de cliente. Esto es configurable por estación, o Simplificación en la totalización de una factura, para darle mayor rapidez al proceso de venta.

9

MANUAL DE USUARIO
43. Eliminación de la pregunta, la pantalla resumida se llama desde facturación con las teclas <shift> <Esc> o F12, si se presiona Esc, sale la venta normal (las preguntas completas). 44. Mejoras en el Análisis de saldo de las Cuentas por Cobrar. 45. Reimpresión de Documentos en CXC. 46. Impresión y Reimpresión de Facturas en Espera. 47. El sistema posee ahora una ventana para indicar la fecha de proceso, esta ventana se invoca estando en el menú principal con las teclas [Alt] [F], Incorporación de dos formas de pagos adicionales, que se activan dependiendo del instrumento de pago seleccionado. 48. En el configurador de parámetros generales se agregaron campos que permiten activar hasta dos impuestos mas (para un total de 3 impuestos disponibles), su utilidad se muestra en compras, ventas, cxc, cxp, inventario y servicios. 49. Nueva opción que permite configurar los nombres de las opciones del menú Por cada estación.

2.2. Compras.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Emisión de órdenes de Compra. Recepción de Compras. Integrado con Cuentas por Pagar. Controla el IVA en Compras. Libro de Compras. Control de orden de Compra Emitida. Recepción de orden de Compra. Conversión de órdenes de compra / Notas de Entrega en Compras. Búsquedas por Código y Descripción. 10. Manejo de Históricos de Compras.
10

MANUAL DE USUARIO
11. 12. 13. 14. 15.
16.

Formatos de Compras Configurables. Reimpresión de Documentos de Compras. Estadísticas de Compras (Graficables). Cargar Pedidos de Clientes en Ordenes de Compra. Cálculo y llenado de planillas de retención de impuesto sobre la renta ISLR).
(Forma 13).

17. Devoluciones de Notas de entrega de Proveedores. 18. Cruce de anticipos con los Pagos, al igual que en el módulo de Compras. 19. Se permite el uso de productos genéricos en las transacciones de Compra. 20. Se permite consultar el detalle de Factura desde CXC y CXP. 21. Se pueden emitir solicitudes de precios (Presupuestos de compra). 22. El sistema permite la impresión de la retención de impuesto, en el momento de su cancelación (compras/cxp).

2.3. Inventario.
1. Control de Inventario. 2. Ajuste de Inventario. 3. Ajuste de Precios. 4. Ajuste de IVA por Producto. 5. Manejo de tres Niveles de Precios. 6. Maneja tres líneas de Descripción. 7. Costeo Promedio Ponderado. 8. Cálculo del Margen de Utilidad. 9. Búsquedas por Código y Descripción. 10. Agrupa Productos por línea (Departamentos). 11. Estadísticas (Graficable) de Productos. 12. Control Referencial de Productos en Moneda Extranjera 13. Manejo de Imagen de Productos
11

16. Impresión de Etiquetas y Código de Barras. 19. Descargos y Ajustes). 4.MANUAL DE USUARIO 14. Control Bancario (Libro de Bancos) Conciliación Bancaria. Reporte de Saldo. que dependiendo del criterio de selección. Además de esto hay una opción para realizar el ajuste de precios en forma manual. 2. de manera que los servicios tengan la mayoría de las opciones de ajuste de precios de inventario. Se incluye el Puesto (Ubicación) en el Archivo de Inventario. Manejo de Beneficiarios para Emisión de Cheques. es decir. Manejo de Atributos por Categoría (Categoría 1). Permite búsqueda por referencia en compras. se reflejan todas las transacciones de inventario: compras. 20. Manejo de Hasta cinco Categorías por Productos. Imprime Cheques. 18. Permite modificar la categoría de los productos (inventario) en caso de R-clasificación de inventario. 24. nota de entrega de ventas. devoluciones de ventas.O En los reportes de movimiento de inventario. 12 . El campo de seriales en el archivo de inventario se incremento de 15 a 20 posiciones. 1. Se permite cambiar las categorías a los productos (desde categoría 2). devoluciones de nota de entrega de ventas. El campo código de Categoría fue Incrementado a 6 posiciones.4. 23. devolución de nota de entrega de compra. y poder hacer el cambio de precio desde esta opción. 3. Reimpresión de Documentos de Movimientos de Inventario (Cargos. el sistema permite mostrar una pantalla los productos seleccionados. nota de entrega de compras. devoluciones de compra. 15. 22. La opción de ajuste de precio fue mejorada. 21. 2. 17. Venta (facturación). Bancos.

Las transacciones de bancos (Comprobante de Egresos o cheques. Inventario 9. Compras. Manejo de impuesto al Débito Bancario. 7. 9. notas de debito y notas de crédito) llevan correlativo de documentos (Opción configuración de la Empresa). 7. En el Vaucher cheque de pago se agregó el campo nombre del banco emisor. 3. depósitos. 2. Cuentas por Cobrar. 5.MANUAL DE USUARIO 5. Manejo de Cheques Nulos. 8. Reportes Modificables. 10. Libro de Ventas IVA 13 . 1. 4. Cuentas por Pagar. En el modulo SAINT bancos.6. Reportes. 2. 8.5. 6. 2. Ventas. 6. Normativa Fiscal Nuevas opciones para el manejo de las providencias administrativas del SENIAT sobre la retención del IVA. Proveedores. Clientes. Diseñador de Reportes Configurables. hay posibilidad de imprimir todas las transacciones (ND/NC/depósitos).

cuando los campos se definen como argumentos de búsqueda. Desarrollo de reporte que permite hacer una planificación de pagos y Cobros a proveedores y clientes. Manejo de Seriales en diversos reportes (compras. En los reportes de ventas. Posibilidad de utilizar los atributos por departamento. 15. emitir una relación de los seriales. Optimización en el tiempo de respuesta y rapidez del acceso en el modulo de facturación (ventas). 20. existe la posibilidad de poder relacionar los productos vendidos(o devueltos). 14. 14 . Se crearon dos procedimiento uno para pagos y otro para cobros. Maestras de Vendedores. etc. de manera que el usuario pueda listar (como en la consolidación de bancos) todas las cuentas por pagar pendientes. 18. inclusive. Libro de Compras IVA 12. Movimiento Servidores. Nuevas opciones en las secciones de reportes. Reporte de movimiento de seriales. 13. Posibilidad de poder utilizar “Atributos Por Categoría” en los reportes asociados a inventario. Beneficiarios. Servidores. y luego de "cuadrar" los pagos. 19. en base a un monto que le coloque. ventas. un reporte del resultado de esta planificación.MANUAL DE USUARIO 11. 17. en la sección de reportes del programa. 16. y el pueda "tildar" los pagos que esta presupuestando. y lainformación de sus proveedores. Generador de Reportes: Plan de Cuentas. de productos (por seriales) y maestras de servicios.) para poder llevar un control efectivo de los seriales.

3. 22. presupuestos) y compras (ODC. etc. 15 . Envía e-mails a Clientes y Proveedores 3. 24.1. DATOS GENERALES. Permite el uso de impresora fiscal. La opción de “Datos Generales” del menú principal contiene el mantenimiento de todos los archivos necesarios para utilizar el sistema. cumpliendo estrictamente con la normativa contable y fiscal. Es totalmente auto instalable (el instalador solicita un número o código para la estación en la que se está instalando la aplicación) y multiusuario (trabaja en redes LAN / WAN).MANUAL DE USUARIO 21. esta opción presenta los módulos más importantes para el manejo y funcionalidad del sistema. adicional a la moneda base.) en moneda extranjera. visor y Gaveta de Dinero. DESCRIPCIÓN DE LAS OPCIONES. Posibilidad de imprimir los documentos de ventas (facturas. 23. compras.

1. CONSULTA RAPIDA. Pantalla Principal. 16 .1.MANUAL DE USUARIO CAPITULO II CONSULTA RAPIDA 1.

Como se muestra en la siguiente pantalla. selecciones la carpeta “startUp” y haga click con el mouse en la opcion . luego esta acción ejecutara el inicio del programa. Clave de Acceso.MANUAL DE USUARIO Para inicia el sistema debera tener encendido su equipo y hacer click en el Menú de Inicio del escritorio de Windows seleccione el elemento mi “PC” disco local del computador. Para iniciar esta pantalla debe ingresar la clave de seguridad y pulse la tecla muestra . 1. En la siguiente pantalla encontrara la vista del menu principal del sistema en el cual usted podra realizar todos sus operaciones relacionadas con el mismo de manera eficiente y seguar. como se 17 .Si desea salir del sistema pulse la tecla en la siguiente pantalla.2.

donde debes responder la respuesta de tu pregunta secreta para asi poder mostrar tu clave demostrando asi la segura del sistema. ¿Olvido su clave? posicione el puntero del mouse en el boton “olvido su clave”.MANUAL DE USUARIO Precaución. Pulsa aceptar para accesar al sistema o cancelar para salir del sistema. Pantalla Principal 18 . desplegandose asi la siguiente pantalla.

siendo unas de las aplicaciones principales: para trabajar con estas opcion debes posicionar el puntero del mouse en el icono “Datos Generales” y pulsar una sola vez el boton izquierdo del mouse desplegandose asi una ventana como se muestra en la pantalla 19 . CONFIGURACIÓN. como se puede observar permite configurar una serie de elementos y requisitos necesarios para el inicio de actividades del sistema. Este módulo tiene varias opciones.MANUAL DE USUARIO 2.

Por último se deben establecer las categorías de productos para el 20 . Parámetros Generales del Sistema. movimientos de inventarios. el tipo de redondeo de precios. notas de entrega de ventas. además de debe establecer si maneja o no observaciones al momento de la facturación. como son facturas. Así también. además de algunos datos para efectos fiscales como el tipo de contribuyente y el % de IVA a retener en caso de contribuyentes especiales.1. NET. recibos.MANUAL DE USUARIO 2. Dirección. Teléfono. moneda a utilizar. % de IVA a cobrar. se deberán colocar los valores iniciales de los correlativos de los distintos documentos que emite el sistema. devoluciones. movimientos de compras y Documentos bancarios entre otros. los distintos nombres a las opciones de precio y la fecha del ultimo cierre mensual efectuado. solicitudes de precios. En esta opción se creará la información general de la empresa a la cual pertenece la activación. entre ellos: AIF.

estos serán creados automáticamente en blanco. Si desea iniciar el sistema después de efectuar pruebas.MANUAL DE USUARIO manejo de inventario y los datos legales del representante de la empresa. Para poder operar esta seccion debes pocisicionar el puntero del mouse en el icono “Configuracion” y luego seleccionar la opcion de “Parametros Generales” Una vez seleccionado lal opcion de “Parametros Generales” la pantalla mostraran las opciones de correlativos. como por ejemplo las facturas. Es importante destacar que una vez procesados los documentos. consulta otra moneda. Para trabajar con cada uno debes pocisionar el puntero con el boton izquierdo del mouse una sola vez. clasificadores de invenatrio. NO se debe iniciar o modificar los correlativos de nuevo. financieros. Debe tomarse en cuenta que el sistema al instalarse crea este registro con los valores por defecto. ya que esto puede producir un error de “Clave Duplicada”. impuestos. simplemente se eliminan todos los archivos del directorio “Datos”. y cuando se ejecute nuevamente el sistema. del mouse y hacer click 21 . campos adicionales de clientes y observaciones.

en caso de que el sistema esté instalado en ambiente de red. ordenes de compra. Puede seleccionar si utiliza impresora fiscal. etc. notas de débitos y créditos y por ultimo seleccionar los puertos de impresión que utilizara cada uno de los anteriormente mencionados documentos. etc. gaveta para dinero y visor. presupuestos. por ultimo los formatos de movimientos bancarios como cheques. nota de entrega. Para trabajar con esta seccion debes pocisionar el el puntero del mouse en la barra de herramientas ubicada en la parte superior de la pantalla princinpal y selecionar al opcion “Parametros de la Estacion” como se muestra en la pantalla. formatos de compras tales como compras. cargos y descargos. notas de entregas de proveedores. además los formatos para movimientos de inventarios..2. 22 . En esta opción se permite configurar las condiciones o características particulares para cada estación de trabajo. traslados.MANUAL DE USUARIO 2. devoluciones. Parámetros de la Estación. depósitos. devoluciones. ajustes. Puede configurar la misma con parámetros para trabajar como punto de ventas y se seleccionaran las opciones según el caso. pedidos. pudiendo seleccionar los formatos de ventas tales como: factura.

3. a través de una permisiología “Clave”. el sistema a de solicitar una validación de la misma. Esta opción posee un localizador que permite ubicar rápidamente el nombre del usuario deseado. pudiendo en esta sección agregar nuevos usuarios. el sistema no solicitará la misma al momento de ser ejecutado y todas las opciones de Saint Professional estarán libres para ser utilizadas. Usuarios de Sistema. para poder entrar al sistema y automáticamente las opciones a las cual no tiene acceso se esconderán (si es el caso). Una vez que se cree alguna clave de acceso. 23 .MANUAL DE USUARIO 2. Permite crear a los diferentes usuarios que tendrán acceso al sistema. pudiendo establecer los niveles de accesos de los mismos. Es importante destacar que de no crearse una clave de acceso. modificar o borrar los existentes.

MANUAL DE USUARIO Si nos vamos a Detalles Generales. como se muestra en la siguiente pantalla: 24 . “Configuración y Usuario” se nos Mostrara la pantalla de la siguiente forma: Una vez entrado al usuario se mostrara una pantalla donde podemos incluir los datos del usuario.

25 . Incluyendo Datos Del Usuario Al Agregar un usuario se muestra la siguiente pantalla donde debes de llenar cada campo y hacer click en aceptar para guardar los datos para no almacenar dicho usurio en la suministrados o click en cancelar base de datos. “Modificar” un usuario existente o“Borrar” de esta un usuario ya existente en a base de datos.MANUAL DE USUARIO Debes seleccionar la opcion para las distintas aplicaciones como “Agregar” un nuevo usuario. O salir aplicacion si no necesitas realizar ninguna aplicacion o ningún cambio.

MANUAL DE USUARIO Modificando Datos del Usuario. para no guardar Borrar Datos del Usuario Borrar un usuario del sistema este nos permite borrar por completo a un usuario de la base de dato. Si deseas salir de la apicacion debes hacer click en el boton “Salir “ 26 . Modificando un usuario debes selecionar primero al usuario que deseas modificar una vez realizados los cambios debes pulsar el boton “Aceptar” para guardar dichos cambios o “Cancelar” ningun cambio realizado. solo debes seleccionar el usuario que deseas borrar.

“Modificar” un usuario existente o“Borrar” 27 . Cuando selecciones la opcion “Borrar” un usuario se generar la siguiente pregunta ¿seguro que desea eliminar el registro? Selecciona la opcion que se adpta a tu seleccion. Para registrar los proveedores se recomienda tener una relación de los mismos ya que el sistema validará la información requerida para su funcionamiento.MANUAL DE USUARIO Precaucion. Dicho modulo se podrá acceder por tres vías distintas.4. ya sea. Debes seleccionar la opcion para las distintas aplicaciones como “Agregar” un nuevo usuario. estos será utilizado en el módulo de compras y cuentas por pagar. modificar y borrar datos relacionados con los proveedores de bienes y/o servicios de la empresa. Proveedores Este módulo permite agregar. 1) por la opción de Datos Generales– Proveedores 2) por el icono de Proveedores en la barra de acceso rápido 3) directamente por la función o tecla F3. 2.

[Suprimir]. O salir aplicacion si no necesitas realizar ninguna aplicacion. similar a la estructura del sistema contable. de esta 2. [Enter]. Este módulo permite “Agregar. El sistema validará la información obligatoria que es requerida para el buen funcionamiento del mismo. 28 .5. Cuentas Contables. Modificar y Borrar” datos en el archivo de cuentas de operaciones de ingresos y egresos. que serán utilizados por el módulo de libro de bancos al momento de registrar movimientos bancarias. Para llevar un adecuado control de los asientos realizados en el módulo de banco.MANUAL DE USUARIO un usuario ya existente en a base de datos. Para tales fines puede utilizar las teclas de [Insertar]. es recomendable elaborar un plan de cuentas del banco.

MANUAL DE USUARIO Debes seleccionar la opcion para las distintas aplicaciones como “Agregar” un nueva cuenta contable.selecciona la opcion salir Incluyendo Cuenta Contable. “Modificar” existente y “Borrar” buscar una cuenta contable una cuenta contable ya existente en la base de datos o de e s t a aplicacion si no necesitas realizar ninguna aplicacion . (F2) una cuenta contable. 29 .

MANUAL DE USUARIO Al Agregar una cuenta contable se muestra la siguiente pantalla donde debes de llenar cada campo y hacer click en “Aceptar” suministrados o click en “Salir” para guardar los datos para no almacenar dicho usurio en la base de datos. Modificando O Asignando Cuenta Contable. Al Modificar una “Cuenta Contable” debes selecionar primero la cuenat que deseas modificar una vez realizados los cambios debes pulsar el boton “Aceptar” para guardar dichos cambios o “Salir ” para no guardar ningun cambio realizado Borrar Datos del Usuario 30 .

31 . color. Este modulo permite la creación. Si deseas salir de la apicacion debes hacer click en el boton “Salir “ 2. es decir la categorización de inventarios permite registrar y agrupar el inventario de productos por sus características comunes una vez clasificadas dichas características. Dependiendo la estructura que se haya configurado previamente en el modulo de Configuración. etc.MANUAL DE USUARIO Borrar una “Cuenta Contable” del sistema este nos permite borrar por completo a un usuario de la base de dato. marca. registro y clasificación de los inventarios por departamento. solo debes seleccionar el usuario que deseas borrar. ya sea por grupo. Atributos por Grupo. línea.6.

se mostraran automáticamente en el resto del sistema Si el usuario desea modificar uno o todos los depósitos ya preestablecidos.MANUAL DE USUARIO 2. el sistema por defecto trae cinco (5) depósitos de mercancía predefinidos. En este módulo se crean los depósitos del inventario. luego se activa una 32 . debe seleccionar en el menú principal “Detalles Generales”. la opción “Depósitos”.7. estos nombres al ser cambiados. Depósito.

etc. [Suprimir]. Este módulo permite agregar. que serán utilizados por el módulo de compras y facturación. 010002. En la ventana puede observarse que se muestran varios campos que permiten visualizar información referente al producto como el depósito. Para tales fines se puede utilizar los iconos “Agregar. 010003. código. Modificar o Borrar” que aparecen en la parte inferior del formato o a través de las teclas de [Insertar]. Por ejemplo: si el producto pertenece al departamento 01 entonces la numeración del código del producto será: 010001. 33 . modificar y/o borrar datos en la tabla de productos. el sistema asignará en forma automática un número correlativo en combinación con el departamento al que pertenece el producto. posteriormente sólo tiene que seleccionar el depósito a “Modificar” luego cambiar el nombre a su preferencia.8.MANUAL DE USUARIO ventana donde se indican los depósitos ya predefinidos por defecto en el sistema. [Enter]. Inventarios. etc. Si se selecciona numeración automática en la configuración de los parámetros. ya sea: 1) Por la opción Detalles Generales– Inventarios 3) Directamente por la función o tecla F4. descripción. y 2. Dicho modulo se podrá acceder por tres vías distintas.

valor de costo.MANUAL DE USUARIO Como Agregar Productos A La Tabla De Inventarios: Para el ingreso de nuevos productos a la tabla o base de datos del inventario se puede proceder de dos (2) maneras. mientras que si existe en la tabla de inventarios alguno que tenga las mismas características se procede a copiar ese producto existente a través del icono copiar y se le asigna nuevo código.. se procede a registrarlo por el icono de agregar. 34 . precio o margen de utilidad y otras características diferentes al anterior. procediendo luego a través del icono de “Modificar” a realizar los cambios que se requieran ya sea de nombre del producto. primero si es un producto nuevo que no tenga en la base de datos otro similar. En caso de registrar un nuevo producto con error en el código se deberá proceder a “Borrar” y crearlo nuevamente.

primeramente se acceda al modulo de inventarios por cualquier vía. seguidamente se deberá incluir el Código del producto el cual será único y se podrá leer con el escáner o lector óptico en caso de que el producto presente código de 35 . modificar datos de la tabla nuevo producto.MANUAL DE USUARIO Datos.El “Código del Producto” es el único campo que No se puede “Modificar” en vista de que dicho código en único. Para el registro de nuevos productos se procede de la siguiente manera. de no conocer se pueden visualizar mediante el botón de ayuda o búsqueda que aparecen al lado del campo en cuyo caso el sistema muestra una ventana con una lista de opciones disponibles para efectuar la selección. se oprime selecciona la opción “AGREGAR”. Esta tabla nos permite agregar nuevo producto a la tabla. luego aparecerá la pantalla con el formato (INV) donde se incluirán todos los datos del producto en cualquiera que sea el caso . borrar un producto de tabla.

el Precio y por diferencia el sistema registra el Margen de Utilidad. una vez verificados todos los datos registrados procedemos a aceptar y la pantalla volverá a la tabla general de inventarios donde podremos buscar y visualizar el producto incluido el cual si presenta algún error en cualquiera de los datos incluidos podemos acceder nuevamente mediante el icono de MODIFICAR y realizar los cambios de dichos datos teniendo presente que en caso de error en el registro del código del producto debemos borrarlo y crearlo nuevamente. la procedencia del producto si es nacional o importado y luego registrar una de las partes mas importantes del producto como lo es el Costo. se deberán introducir otros datos importantes como el tipo de unidad en que se presenta el producto para la venta ya sea Unidad. por ultimo se debe identificar si el producto genera impuesto IVA al momento de su facturación o si por el contrario es un producto exento. en caso contrario se incluirá manualmente. 36 .MANUAL DE USUARIO barras. Metro. si es compuestos. así mismo indicar si el producto se maneja con seriales. etc. Kilogramo.

referencia de código de proveedores. 37 . codigo.MANUAL DE USUARIO Datos. departamento. descripcion. Este módulo de Inventario de Productos posee un buscador. Este proceso lo podemos realizar de la siguiente manera: primero ubicamos el producto existente en la tabla de inventarios.El campo del código es el único que no podemos modificar una vez registrado y validado. que permite Ordenar la busquedad por. Como indicamos anteriormente podemos copiar las características de un producto existente en el inventario a través del icono de copiar. categorias.

se puede cambiar el orden según se seleccione. 3) Si se desea buscar un producto en la tabla por su descripción o nombre se selecciona la forma Descripción y en el espacio dispuesto se escribe el nombre del producto. se debe colocar la palabra o varios caracteres de esta palabra encerrado entre dos asteriscos y pulsar buscar. es decir si se ha seleccionado ordenar por descripción o referencia. 4) Si se quiere buscar productos que contengan algunos caracteres enEspecial. 2) Si se desea buscar un producto en la tabla y este posee código de barras se selecciona la forma de código y en el espacio dispuesto para escribir se lee dicho código con el escáner o lector óptico y el sistema mostrara en la tabla solo el producto buscado para seleccionar. si se desea buscar una información en particular se escribe en la zona dispuesta para ello y se pueden utilizar las siguientes formas de búsqueda: 1) Si se presiona el Botón de Buscar. el sistema presenta unalista de todos los productos del inventario. ejemplo “Gerencia”. 38 .MANUAL DE USUARIO Seleccionando la forma de orden por código del producto. Debe tomarse en cuenta que el sistema ejecutará esta búsqueda según el orden seleccionado. para que el usuario seleccione. seguido de un asterisco. etc. General. para hacer la selección. el sistema cambiará el orden automáticamente. bajo algún código. Gerente. oprimiendo el botón de buscar. descripción o nombre. realizando el sistema el proceso antes mencionado. si el producto a buscar no posee código de barras o queremos buscar productos que inicien. el sistema ejecutara una búsqueda y tratará de encontrar la información dentro del nombre o la referencia. se colocan en el espacio dispuesto para escribir los primeros caracteres de este. departamento o referencia. ya sea la palabra completa o en su contenido. o “Geren” esta manera el sistema muestra todos los productos que posean la palabra Gerencia. como por ejemplo: 004* [Botón de Buscar] y el sistema presentara una lista de todos los productos del inventario que inicien con las letras o código 004 para así hacer la selección.

utilizar esta modalidad solamente para facturas de contado. Este módulo permite “Agregar. Modificar y Borrar”datos en el archivo de clientes. Clientes. pero el primer carácter del campo. [Suprimir]. Si se desea agregar cliente(s) eventual(es) se procede de igual forma que un cliente normal. para que el usuario coloque el nombre y el Rif del cliente eventual. El sistema validará la información obligatoria que es requerida para el buen funcionamiento del mismo. ya sea: 1) Por la opción de Detalles Generales – Clientes 2) Por el icono de Clientes en la Barra de Acceso Rápido 3) Directamente por la función o tecla F2 39 . nombre del cliente debe ser un signo de interrogación Esto se realiza con el fin de que al momento de elaborar facturas. Modificar o Borrar que aparecen en la parte inferior del formato o a través de las teclas de [Insertar].9.MANUAL DE USUARIO 2. cuando el sistema detecta el signo de interrogación abrirá dos campos adicionales. En este caso se recomienda. [Enter]. que serán utilizados por el módulo de facturación y cuentas por cobrar. Dicho modulo se podrá acceder por tres vías distintas. Para tales fines puede utilizar los iconos Agregar.

también se debe indicar el tipo de cliente fiscal es decir si es contribuyente o no y por ultimo el tipo de precio que aplicara a ese cliente.MANUAL DE USUARIO Para crear Clientes se selecciona el icono o botón de Agregar. Nro. los datos del cliente siendo los más importantes: Código el cual puede ser alfanumérico (letras y números). Teléfono y fax. alfabético (letras) o numérico (números) con un máximo de 15 dígitos.considerando que si se espera cambiar el precio de venta a dicho cliente al momento de alguna venta se debe 40 . además se debe señalar como campo obligatorio el Vendedor y la Zona. luego se procede a registrar en la pantalla anterior que aparecerá. si se otorga % de descuentos parciales o globales. seguidamente la descripción o nombre y una serie de datos adicionales como dirección. dirección de e-mail. se debe señalar si este cliente disfrutara de crédito debiendo indicar el limite de crédito y los días de plazo. los cuales en presentan un botón de ayuda que lista los nombres de vendedores y las zonas registradas para seleccionar.

Una vez aceptado y validado el cliente se pueden realizar “Modificaciones O Agregar” datos mediante el icono.MANUAL DE USUARIO Seleccionar el precio libre en vista de que es este el que permite cambiar el precio ya que al fijarle precio 1. compras. tal como lo presenta la siguiente Pantalla: 41 . bancos e inventario. E l único “Dato” que no s e puede modific ar es el “Códig o del Cliente”. Datos . . La opción de “Movimientos” del menú principal podemos señalar que es de granimportancia en vista de que contiene el mantenimiento de todos los movimientos de ventas. precio 2 o precio 3 no se podrá cambiar el precio en la facturación. MOVIMIENTOS. 3.

ya Sea: 1) Por la opción de Movimientos– Ventas – Facturación 2) Por el icono de Facturación en la Barra de Acceso Rápido 3) Directamente por la función o tecla F5 42 . actualizando las existencias de la base de datos del Inventario y los saldos de cliente (si la factura es a crédito).MANUAL DE USUARIO 3. Facturación – Ventas.1. Cómo Facturar Para acceder al modulo de Ventas se puede realizar por tres vías distintas. Permite la emisión de facturas por Ventas a crédito o contado de productos registrados en la tabla de inventarios.

MANUAL DE USUARIO Una vez dentro de la sub opción de Facturación. si el cliente al que se le va a facturar no existe en la base de datos se puede crear desde esta pantalla a través del icono o botón crear clientes que aparece al lado del campo. sin necesidad de abandonar esta pantalla. Si se desea cambiar el cliente o vendedor. el usurario se ubica en la casilla respectiva y se 43 . el sistema por defecto presentara el vendedor y el precio de venta que le fue asignado a ese cliente al momento de su registro. una vez seleccionado el cliente. primeramente se indica el código del cliente a facturar en caso de no conocerlo puede verificar el listado de clientes disponibles a través del botón de ayuda o búsqueda que aparecen al lado del campo en cuyo caso el sistema muestra una ventana con una lista de clientes disponibles para efectuarla selección.

es que se puede dejar el campo en blanco y presionar la tecla [Enter]. si el producto posee código de barras se lee con el lector óptico y aparecerá 44 . ya que al indicar precio 1. Una vez indicado el cliente. identificador fiscal y dirección para que sean introducidos por el operador. Otra forma de proceder en caso de no conocer el código del cliente. luego se abre la ventana de registros disponibles con los códigos existentes y la descripción deseada y procede a seleccionar. Luego de seleccionar el cliente. entonces el sistema asumirá que es un cliente eventual y abrirá los campos de nombre. para efectuar la selección. el sistema se ubicara en la zona de detalle de la factura en el campo del código. fue creado con un signo de interrogación al principio del nombre. en cuyo caso el sistema mostrara la ventana de ayuda con el listado de clientes disponibles.MANUAL DE USUARIO oprime F2.2 ó 3. siempre y cuando se haya seleccionado para ello precio libre. el sistema muestra el precio asignado al mismo y puede ser modificado si el usuario lo desea. Si el cliente indicado o seleccionado. el sistema no permite modificarlo. el precio y el depósito de donde se descargará el producto.

Si al momento de agregar un producto al detalle de factura. seguidamente el sistema presentará el producto en el contenido de la factura con su costo registrado en la base de datos de los inventarios y por defecto presenta la cantidad uno (1) a facturar para que el usuario proceda a cambiarlo y colocar el monto a vender. se deberá buscar marcando la tecla F2 y el sistema muestra la lista de todos los productos existentes en la tabla de inventarios para seleccionar o avanzando hasta el campo de Descripción y colocando el nombre del producto tal como se indica más adelante. registrarlo y presionar la tecla Enter y el sistema presentará el producto en el contenido de la factura con su costo registrado en la base de datos de los inventarios y por defecto presenta la cantidad uno (1) a facturar para que el usuario proceda a cambiarlo y colocar el monto a vender. 45 . por defecto presenta como venta la cantidad de 1 para que el vendedor indique la cantidad a facturar. De ítem. puede: 1) Tomar el producto y leer el código con el escáner o lector óptico en caso de que el producto a facturar tenga código de barras. desea que el sistema le muestre una ventana de ayuda de los productos disponibles.MANUAL DE USUARIO el nombre del producto en caso de no poseer código de barras y se desconoce el mismo. Así mismo como se puede observar en la parte superior derecha del formato de facturación se va reflejando un resumen de la venta que se esta registrando tanto el monto de los productos facturados como del IVA por separado. 2) Si conoce el código total del producto. igualmente se muestra el precio de venta sin IVA (en caso de ser productos con impuestos). entonces tiene las siguientes opciones: Si se encuentra en el campo Código del Producto. además del Nro.

3) A* . haga su selección. 2) Presionando Enter el sistema le presenta una lista de todos los productos del inventario. haga la selección del producto a facturar. el sistema le presenta una lista de todos los productos del inventario que contengan 123 en cualquier parte del código. 4) Marcar 123*-Enter.Enter el sistema le presenta una lista de todos los productos del inventario que contengan la palabra HOGAR. el sistema le presenta una lista de todos los productos del inventario que comiencen con 123. haga su selección del producto a facturar. para que Ud. el sistema saltará al campo descripción. para que Ud. para que Ud. para que Ud. 4) *HOGAR* . 46 .Enter. haga su selección del producto a facturar. para que Ud. descripción o referencia del producto.Enter el sistema le presenta una lista de todos los productos del inventario que comiencen con A. para que el operador haga su selección de producto a facturar. registrarlo y presionar la tecla Enter y el sistema presenta el producto en el contenido de la factura con su costo registrado en la base de datos de los inventarios y por defecto presenta la cantidad uno (1) a facturar para que el usuario proceda a cambiarlo y colocar el monto a vender. 5) *123* . puede: 1) Si conoce el nombre. haga su selección. Si se encuentra en el campo Descripción del Producto.MANUAL DE USUARIO 3) Presionar la tecla Enter o la tecla F2 y el sistema le presentará una lista de todos los productos del inventario. 6) Dejar el campo en blanco y presionar Enter.

igualmente no podemos seleccionar si queremos imprimir la factura. seguidamente aparcera un cuadro con dos líneas o campos donde se refleja en línea superior el monto total de la venta y en la línea inferior el monto que se recibe del cliente para cancelación de la factura. el operador procederá a registrar el monto pagado por el cliente en caso de que este sea superior y a presionar la tecla Enter y el sistema le mostrara el monto de cambio a entregar al cliente. el sistema saltará nuevamente al campo del código del producto. Una vez registrados todos los productos a facturar procedemos a totalizar la venta. pudiendo hacerlo de dos maneras: Estando en la línea en blanco después de la ultima línea de productos registrados procedemos a presionar la tecla SHIF y conjuntamente la tecla ESC. y procederá de acuerdo a como este configurado el registro. igualmente señalamos el Nro. es decir por esta vía se procede solamente cuando son ventas de contado. De copias que deseamos imprimir de la factura emitida y presionamos la opción “Aceptar”. una vez estando en la línea en blanco después de la ultima línea de productos registrados presionamos la tecla ESC y aparecerá la siguiente pantalla donde debemos registrar el tipo de venta (Crédito o Contado).MANUAL DE USUARIO 5) Dejar el campo en blanco y presionar Enter. si es de contado se coloca el monto cancelado y el sistema mostrara el cambio a entregar al cliente. por defecto el sistema muestra el mismo monto de la venta. Es importante señalar que por esta opción no se podrán facturar ventas a crédito. el Nro de copias etc. 47 . La segunda forma de “Totalizar” es.

MANUAL DE USUARIO Se Nos Muestra De La Siguiente Manera: 48 .

si el pago se realiza en cheque demos registrar el Nro. Al oprimir alguno de ellos. y aparecerá la siguiente pantalla donde se completara la información necesaria para el registro del crédito . De Cheque y el banco donde se depositara para alimentar en línea el libro de bancos que tengamos configurado en el sistema. indique la cantidad de copias a imprimir.00 y el sistema reconocerá que es una venta a crédito.MANUAL DE USUARIO Seguidamente aparece un cuadro para registrar el detalle del pago en caso de ventas a contado. si es efectivo. Si es una venta a crédito el operador colocara como monto cancelado la cantidad de Bs. 0. si coloca 0 en el número de copias el sistema no imprimirá la misma. Al totalizar.botones para cargar Presupuestos. se 49 . si el pago se realiza en tarjeta de crédito demos registrar el Nro. si desea imprimir la factura. Además permite guardar Factura en Espera. Y el tipo de la tarjeta de crédito. siempre y cuando el cliente este configurado para recibir crédito. Facturas en Espera y Notas de Entrega. donde debemos señalar el instrumento o forma de pago. presionamos la opción Aceptar. Pedidos.

presupuesto y otros. la cantidad.Ventas -. donde se muestra en la parte superior las facturas emitidas por Nro. en algunas ocasiones el cliente devuelve algún producto comprado o se cometieron errores internos que ameriten realizar una devolución de alguna factura emitida. Después de realizada una venta.MANUAL DE USUARIO desplegará una ventana donde el usuario puede seleccionar una operación como por ejemplo factura en espera. luego esta información se cargará automáticamente en la factura y se ejecuta el procesa de facturación ya mencionado. así como el nombre del comprador y el monto total de dicha factura y en la parte inferior del mismo cuadro el contenido de cada factura indicando el producto facturado. 3. por lo tanto esta devolución debe reflejarse en el sistema y se realiza entrando a la opción de Movimientos-. Y fecha de emisión.Devolución de Ventas en el menú principal y aparecerá la pantalla de Devolución de factura. Devolución De Facturas De Ventas. el precio unitario y el precio total Seguidamente a través del botón o 50 .2.

pero por alguna razón desea devolver el producto maquina en este caso el usuario o vendedor selecciona esta Factura (Nro. supongamos que el Cliente.MANUAL DE USUARIO La función F3 aparecen todas las facturas emitidas para que el operador seleccione a la cual de ellas se le realizara la devolución. a través del botón de Seleccionar que aparece en la parte inferior del lado izquierdo.000001) y a continuación se muestra los siguientes. Por ejemplo. Si se toma la opción Si. el sistema realiza la 51 . Precaucion. una vez seleccionado la Factura y deseas devolver la factura el sistema genera un mensaje. realizó una compra tal como se muestra en el cuadro anterior.

Este módulo permite el mantenimiento de los movimientos de las cuentas por cobrar. el sistema vuelve al cuadro inicial donde debemos seleccionara la factura. mientras que si seleccionamos la opción Si en la pregunta anterior el sistema igualmente trae lafactura emitida pero con el total de dicha factura como devuelta. ya que al escoger esta opción el sistema muestra la siguiente pantalla donde trae toda la factura emitida pero sin Cantidades a devolver para que el operador o vendedor seleccione la opción modificar y cambie o coloque las existencias a devolver. adicionalmente debemos señalar el tipo de devolución y si queremos imprimir la devolución realizada. mediante la tecla Esc. CUENTAS POR COBRAR. 4. si esta se efectuara total o parcial. Una vez seleccionada la opción “Si”. Una vez seleccionada la opción “Si” aparece el mensaje sobre la devolución. procedemos a modificar y colocar el monto a devolver y totalizamos dicha devolución. y aparece la pantalla para totalizar. las cuales no son más que obligaciones que contraen las personas naturales o jurídicas con la empresa. donde podremos seleccionar si dicha devolución se hará mediante la entrega de dinero o mediante un crédito a su favor tal como se muestra. en este caso el operador o vendedor deberá escoger la opción modificar pero para cambiar los productos que no se devolverán. estas cuentas por cobrar surgen de operaciones como: 52 . si se toma la opción No. generalmente cuando son más de un producto facturados la opción a seleccionar es “No”.MANUAL DE USUARIO pregunta que mostramos a continuación.

para trabajar con estas seccion debes pocisionar el puntero del mouse en el icono “Movimientos” seleccionando la opcion “Cuentas Contables” donde puedes trabajatr con “cuentas por cobrar o programador de cobros”. emisión de giros.MANUAL DE USUARIO emisión de facturas. ni los costos o precios. debido a que únicamente se utiliza para actualizar el sistema con las ventas hechas previamente. Al oprimir en el menú. el cual puede ser aplicado posteriormente a una factura en el momento de su cancelación o al momento de realizar un pago o abono. utilizados en función de las necesidades del usurario. pagos o abonos. entre otras. donde se registrará un saldo a favor del cliente. En estas operaciones no se involucra al inventario. la opción de “Cuentas por Cobrar” se abrirá una ventana que solicita datos relacionados del cliente y muestra varios campos. Es importante resaltar que cuando se va a registrar una nota de crédito. notas de débito. notas de crédito. esta puede ser aplicada a una operación pendiente o al oprimir el botón Anticipos puede registrar lo que se denomina un pago adelantado. 1) Por la opción de Movimiento – Cuentas por Cobrar 2) Por el icono de Compras en la Barra de Acceso Rápido 3) Directamente por la función o tecla F6 53 .

Estado de Cuenta. créditos y saldo.MANUAL DE USUARIO Seguidamente el operador o usuario deberá seleccionar el cliente para que se activen todos los campos tal como se muestra a continuación: En La Parte Superior Del Cuadro Anterior Se Muestran Las Siguientes Pestañas. 54 .En esta sección se muestra las transacciones realizadas por un cliente con la suma de los débitos.

Permite emitir facturas. En esta sección se registran aquellas facturas que no han sido registradas en el sistema por algún caso especial. como por ejemplo: facturas realizadas antes de la instalación del sistema.MANUAL DE USUARIO Factura. sin afectar el inventario. sólo se utiliza para alimentar las “Cuentas por Cobrar”. 55 . En esta sección no se pueden emitir facturas. cargos por interés de mora. Notas de Debito. de esta forma ingresa la factura a las cuentas por cobrar.

como en el caso de descuentos por pronto pago. se accede a una nota de crédito.En esta sección de la ventana se colocan errores cometidos al emitir las facturas o por descargos realizados al cliente.MANUAL DE USUARIO Notas de Créditos. 56 . Cuando se necesita enmendar un error cometido al elaborar una factura o descargos realizados al cliente como en el caso de descuentos por pronto pago. Las notas de créditos disminuyen el saldo de los deudores.

5. Emisión de Giros.MANUAL DE USUARIO Pagos o Abonos.Las obligaciones que nos adeuda un cliente la podemos transferir relacionar a través de giros o cuotas por esta opción. Se registran los pagos o abonos a facturas o documentos que el cliente adeuda a la empresa. sólo es seleccionable si el cliente tiene saldo deudor con la empresa. COMPRAS. 57 .

Proceso de Registro de Compras.Compras 2) Por el icono de Compras en la Barra de Acceso Rapido 3) Directamente por la función o tecla F7 58 . si es con Factura: 1) Por la opción de Movimiento – Compras . actualizando las existencias de los mismos y los saldos de proveedores (si la compra es a crédito). pudiendo ser compras a crédito o contado. Para ingresar al registro de las compras se puede realizar por tres vías distintas. etc.MANUAL DE USUARIO Este modulo permite registrar las Compras de mercancías o productos ya sea a través de facturas o Notas de Entrega. dependiendo si dicha compra se realiza con Factura o con Nota de Entrega.

dependiendo principalmente de la forma en que realice dicha compra. el sistema se ubica en la zona de detalle de la compra (campo de Código) en modo de agregar. es decir debemos identificar el documento con el cual se recibe la mercancía. se deberá buscar marcando la tecla F2 y el sistema muestra la lista de todos los productos existentes en la tabla de inventarios para seleccionar o avanzando hasta el campo de Descripción y colocando el nombre del producto tal como se indica más adelante. el sistema se ubicara en la zona de detalle de la compra en el campo del código. Una vez indicado el proveedor. Al indicar el proveedor y el número de la factura de compra. si el proveedor al que se le va a cargar la compra no existe en la base de datos se puede crear desde esta pantalla a través del icono o botón de crear proveedores que aparece al lado del campo. Así mismo como se puede observar en la parte superior derecha del formato de compra. si es con factura o si es con nota de entrega del proveedor Si la recepción de la compra se realiza mediante Factura de Compra: Lo primero que se debe hacer es indicar el código del proveedor y en caso de no conocerlo se puede verificar el listado de proveedores a través del botón de ayuda o búsqueda que aparecen al lado del campo en cuyo caso el sistema muestra una ventana con una lista de proveedores disponibles para efectuar la selección. por defecto presenta como compra la cantidad de 1 para que el operador indique la cantidad a recibida. se va reflejando un resumen de la compra que se esta registrando tanto el monto de los productos comprados como del IVA por separado. de factura y el depósito de donde se cargará el producto. igualmente se muestra el precio de compra sin IVA (en caso de ser productos con impuestos).MANUAL DE USUARIO Una vez dentro de la opción de Compras procederemos al registro de la misma. además del Nro. de ítem Si al momento de 59 . el Nro. si el producto posee código de barras se lee con el lector óptico y aparecerá el nombre del producto en caso de no poseer código de barras y se desconoce el mismo. sin necesidad de abandonar esta pantalla.

2) Si conoce el código total del producto. Si al momento de agregar un producto al detalle de la compra. y procedemos a cargarlo tal como se realizo en el modulo de inventarios. se debe registrar y presionar la tecla Enter y el sistema presentará el producto en el contenido de la compra con su costo registrado en la base de datos de los inventarios y por defecto presenta la cantidad uno (1) para que el usuario proceda a cambiarlo y colocar el monto respectivo en caso de ser mayor que uno. seguidamente el sistema presentará el producto en el contenido de la compra con su costo registrado en la base de datos de los inventarios y por defecto presenta la cantidad uno (1) para que el usuario proceda a cambiarlo y colocar el monto respectivo de la compra en caso de ser mayor que uno. pulsamos la tecla o función F3 y aparcera el formato de creación de productos como se muestra a continuación. no esta registrado dicho producto. para que el operador haga su selección de producto a registrar según la compra. podemos crearlo de la siguiente manera. entonces tiene las siguientes opciones: Si se encuentra en el campo Código del Producto. desea que el sistema le muestre una ventana de ayuda de los productos disponibles.MANUAL DE USUARIO agregar un producto al detalle de la compra. estando en la línea en blanco después de la ultima cargada. 3) Presionar la tecla Enter o la tecla F2 y el sistema le presentará una lista de todos los productos del inventario. ya mencionados y luego de creado le realizamos el cargo respectivo. puede: 1) Tomar el producto y leer el código con el escáner o lector óptico en caso de que el producto a registrar tenga código de barras. 60 .

61 . oprime la flecha hacia arriba estando en el primer producto. el sistema seleccionará el código del proveedor e inicia la compra. Si se encuentra en el campo Descripción del Producto. para que Ud. puede: 1) Si conoce el nombre. haga su selección del producto a registrar en la compra. Si Ud. para que Ud. 5) *123* . [Insertar]. el sistema le presenta una lista de todos los productos del inventario que comiencen con 123. Las teclas que son utilizadas en este proceso son : [Teclas del cursor]. haga su selección. para que Ud. 4) *HOGAR* . 5) Dejar el campo en blanco y presionar Enter. para que Ud. para que Ud. el sistema saltará al campo descripción. el sistema le presenta una lista de todos los productos del inventario que contengan 123 en cualquier parte del código. haga la selección del producto a registrar en la compra 3) A* .Enter el sistema le presenta una lista de todos los productos del inventario que comiencen con A. 2) Presionando Enter el sistema le presenta una lista de todos los productos del inventario. el sistema saltará nuevamente al campo del código del producto.Enter. registrarlo y Presionar la tecla Enter y el sistema presenta el producto en el contenido de la compra con su costo registrado en la base de datos de los inventarios y por defecto Presenta la cantidad uno (1) para que elusuario proceda a cambiarlo y colocar el monto a comprar en caso de ser mayor que uno.MANUAL DE USUARIO 4) Marcar 123*-Enter. haga su selección del producto a registrar en la compra. haga su selección. descripción o referencia del producto. 6) Dejar el campo en blanco y presionar Enter. Permite agregar productos a la compra. Permite subir y bajar dentro de la lista de productos comprados.Enter el sistema le presenta una lista de todos los productos del inventario que contengan la palabra HOGAR.

[Suprimir].00 entonces. presionamos la opción Aceptar. Permite borrar el producto seleccionado. si es efectivo. si el pago se realiza en cheque demos registrar el Nro. Una vez estando en la línea en blanco después de la ultima línea de productos registrados presionamos la tecla ESC y aparecerá la siguiente pantalla donde debemos registrar el tipo de compra (Crédito o Contado). Volviendo al pago de la compra se debe registrar la forma de pago de la misma en caso de ser de contado. Si la recepción de la compra se realiza mediante Nota de Entrega de proveedores: El procedimiento para el registro de compras mediante la recepción de notas de entrega de proveedores es igual al procedimiento mediante recepción de facturas.MANUAL DE USUARIO [Enter]. si el pago se realiza en tarjeta de crédito demos registrar el Nro. De copias que deseamos imprimir de la compra registrada y presionamos la opción “Aceptar”. 0. De Cheque y el banco de donde se pagara dicha compra para alimentar en línea el libro de banco que tengamos configurado en el sistema. el sistema creará la compra como 'CREDITO'. alimentando a su vez las cuentas por pagar a este proveedor. si es de contado se coloca el monto cancelado y el sistema asume que es una compra de contado y pasa a la pantalla siguiente donde se detalla el pago. Y el tipo de la tarjeta de crédito. Si es una compra a crédito procedemos a colocar como monto cancelado la cantidad de Bs. igualmente señalamos el Nro. tal como se refleja en el siguiente formato donde debemos señalar el instrumento o forma de pago. solamente los diferencia el tipo de documento es decir mediante esta 62 . Permite modificar el producto seleccionado.

y el sistema realiza las siguientes preguntas: Al seleccionar la opción SI. el sistema trae el contenido de la nota de entrega seleccionada y solicita el Nro. sin afectar los inventarios. 63 .MANUAL DE USUARIO opción se registrara el Nro. Se debe tener en cuenta que una vez recibida la factura que sustituya a esa Nota de Entrega se debe transformar dicha nota de entrega en factura mediante el siguiente procedimiento: Se acceda el modulo de compra y en la parte inferior de la pantalla se selecciona cargar Nota de Entrega. De factura para realizar la conversión y seguir con todos los pasos de una compra normal con factura ya explicado en el paso. de Nota de Entrega y no de Factura ya que no existe siguiendo todos los pasos del procedimiento ya descrito. Una vez que seleccionamos cargar la Nota de Entrega aparece la pantalla anterior y procedemos a seleccionar la nota que queremos convertir en factura. este procedimiento convierte el registro de la compra mediante la nota de entrega en una compra con factura.

si registramos la compra con nota de entrega de proveedor se registrara entrando a la opción de es movimientos. Compra. Devolución de Compras. es decir. por lo tanto esta devolución debe reflejarse en el Sistema para actualizar la existencia de los inventarios. Devolución de Nota de Entrega a proveedor. si registramos la compra con factura se registrara entrando a la opción de Movimientos. Después de registrada una compra. DEVOLUCIONES DE COMPRAS.MANUAL DE USUARIO 6. 1) Por la opción de Movimiento – Compras – Devoluciones de compras 2) Directamente por la función o tecla ( Ctrl+F7) 64 . en algunas ocasiones es necesario devolver algún producto comprado o se cometieron errores internos que ameriten realizar una devolución de alguna compra registrada. Compra. en el menú principal y aparecerá la pantalla de Devolución de compras. Se realiza dicha devolución dependiendo de la forma del registro original de la compra.

Y fecha de registro. a través del botón de Seleccionar que aparece en la parte inferior del lado izquierdo Se muestra en la parte superior las facturas registradas por compra por Nro. Cuando seleccionamos la compra a devolver el sistema presenta mensajes de confirmación tal como lo realiza en el procedimiento de las devoluciones de venta Y el procedimiento es igual al antes mencionado 65 . como mercancía dañada por ejemplo.MANUAL DE USUARIO Seguidamente a través del botón o la función F3 aparecen todas las compras realizadas para que el operador seleccione a la cual de ellas se le aplicara la devolución. y su funcionamiento es similar al módulo de compras y actualiza en forma automática el inventario. así como el nombre del proveedor y el monto total de dicha compra y en la parte inferior del mismo cuadro el contenido de cada compra registrada señalando el producto comprado. el precio unitario y el precio total . la cantidad.Este módulo permite restar de nuestro inventario los productos devueltos a los proveedores por razones especiales.

como son incluir nuevas facturas.MANUAL DE USUARIO (devoluciones de ventas). pagos ó abonos. la opción de Cuentas por Pagar se abrirá una ventana que solicita datos relacionados del Proveedor y muestra varios campos. Al oprimir en el menú. es decir la devolución no será de factura sino de nota de entrega pero el procedimiento para el registro de la devolución es el mismo ya descrito. notas de débito y notas de crédito. Así mismo si la devolución es de una nota de entrega de proveedores el procedimiento varía solo en la selección de la opción. únicamente que es para compras y afecta a proveedores mientras el otro es para ventas y afecta o clientes. CUENTAS POR PAGAR. Seguidamente el operador o usuario deberá seleccionar el proveedor para que se activen todos los campos tal como se muestra a continuación: 1 ) Por la opción de Movimiento – Cuentas Por Pagar. 7. utilizados en función de las necesidades del usurario. 2) Por el icono de Compras en la Barra de Acceso Rápido 3) Directamente por la función o tecla F8 66 . Este módulo permite el mantenimiento de las transacciones de cuentas por pagar.

MANUAL DE USUARIO Estado de Cuenta. créditos y saldo. En esta sección se muestra las transacciones realizadas con el proveedor seleccionado reflejando todos los movimientos con la suma de los débitos. 67 .

MANUAL DE USUARIO Factura. como por ejemplo: compras realizadas antes de la instalación del sistema y todas las facturas por servicios y otras. de esta forma ingresa la factura a las cuentas por pagar. sólo se utiliza para alimentar las cuentas por pagar. En esta sección se registran aquellas facturas por compras o servicios que no han sido registradas en el sistema por el modulo decompras por algún caso especial. 68 . sin afectar el inventario. En esta sección no se pueden emitir facturas.

Notas de Créditos. Las notas de créditos aumentan el saldo de los Acreedores o Proveedores. como en el caso de descuentos o bonificaciones. 69 . etc. En esta sección se utiliza para incrementar los saldos de los acreedores de la empresa.En esta sección de la ventana se colocan errores Cometidos al registrar las compras o por cargos realizados al proveedor. entre otros. Cuando se necesita enmendar un error cometido al registrar una compra o cargos realizados al proveedor como en el caso de descuentos por pronto pago. en casos como: errores cometidos al emitir la factura.MANUAL DE USUARIO Nota de Débito. movimientos hechos al proveedor seleccionado por intereses de moras cobradas o cheque devueltos.. se accede a una nota de crédito.

sólo es seleccionable si se tiene saldo deudor con dicho proveedor. 70 .MANUAL DE USUARIO Pagos o Abonos. Sé registran los pagos o abonos a compras o servicios recibidos que la empresa adeuda a los proveedores.

de impuesto y el cierre mensual de inventario y transacciones.1. valida que la fecha de emisión de la operación se encuentre en el mes de proceso. también elimina todas las transacciones de cuentas por cobrar y cuentas por pagar que no posean saldo. 71 . OPERACIONES ESPECIALES. es decir que sea el mes siguiente al mes del último cierre.MANUAL DE USUARIO 8. esto con la finalidad de preservar la integridad de los saldos del inventario. 8. Antes de ejecutar este proceso. Este módulo permite efectuar Ajustes de precios. La ejecución de este proceso es de carácter obligatorio ya que el sistema al momento de facturar o comprar. es decir que estén canceladas. Cierre de Mes (Cierre de Transacciones). el mismo actualiza las existencias del mes anterior con las existencias actuales.

1. consolidación y documentos de compras y ventas. consultar las consolidaciones y resumen de operaciones. Consolidación de Compras . En las consultas de: Inventario. clientes.Ventas y proveedores se puede apreciar en forma estadística la información allí contenida de acuerdo a cada movimiento tal como veremos a continuación: 9. Clientes. servicios. CONSULTAS Este módulo permite visualizar resúmenes detallados de Inventario. resumen diario y mensual de compras y ventas. 72 . Inventario. vendedores.MANUAL DE USUARIO 9.

las devoluciones de compras.2. Igualmente podemos ver los movimientos que haya tenido dicho producto distribuido por tipo de movimiento tal como se muestra a continuación En dicho cuadro podemos ver accesando cada pestaña por separado todas las compras realizadas. Así mismo a través del icono de búsqueda F2 podemos seleccionar el producto deseado tal como se realizo en los procesos de búsqueda ya explicados en el modulo de inventarios. Resumen Diario De Ventas. 9. las ventas y su devoluciones así como el resto de movimientos. etc. 73 . su existencia.MANUAL DE USUARIO Como se puede observar en la consulta anterior una vez seleccionado el producto que se quiere consultar podemos ver en la parte superior derecha información sobre dicho producto.

MANUAL DE USUARIO Refleja el total de las ventas registradas por día de forma total y detallada o separada el monto neto del monto de IVA. 74 . 9. así como las ventas a crédito de las ventas a contado.3. Al igual que la consulta diaria el sistema muestra un resumen mensual de las ventas con las características ya descritas. además de separar los montos decosto y utilidad. Resumen Mensual Ventas.

5. Resumen de Operaciones. Resumen diario de Compras y Resumen mensual de Compras. los valores de las existencias actuales. Al igual que para las ventas en el caso de las compras el resume diario y el resumen mensual muestran. los montos de los costos de mercancía. como sus nombres lo indican las compras resumidas por día y mensual separando los montos netos del IVA cobrado así como el Nro.MANUAL DE USUARIO 9. las relaciones de los montos de 75 . los montos de cuentas por cobrar y pagar.4. De documentos registrados. 9. dicha consulta muestra los movimientos del ultimo mes a la fecha de consulta y como podemos observar muestra los montos acumulados de las operaciones. Por ultimo podemos realizar una consulta en forma de resumen de las operaciones realizadas y registradas en el sistema tal como se muestra en el formato anterior.

10. REPORTES. Luego salir del menú en la opción CERRAR.Para la emisión de cualquiera de los reportes que se muestran en el cuadro anterior solo se debe sombrear la opción y 76 . se debe ir a la opción Detalles Generales/configurador/diseño de formatos especiales y reportes. La opción de reporte contiene la consulta general de todos los movimientos realizados en los distintos módulos que integran la aplicación Saint Professional y que se han configurado en la opción de Archivos del menú principal. tal como se muestra a continuación: Datos. Para activar los reportes.MANUAL DE USUARIO IVA cobrados y cancelados y los saldos existentes en libros de bancos según configuración del sistema.

el sistema seguirá el proceso de emisión del reporte seleccionado y este aparecerá en la próxima pantalla en vista preliminar. seguidamente aparecerá la siguiente pregunta: si seleccionamos la opción no.. si se toma la opción “No”. el sistema procede automáticamente a la misión del reporte mostrando las opciones para la impresión. la cantidad de copias. el tamaño del papel. donde se podrá optar aun por imprimirlo o simplemente visualizarlo en pantalla. etc. aparecerá otra pregunta tal comose muestra a continuación: En caso de seleccionar la opción “si” el sistema enviará o exportara a Microsoft Word el reporte que se emitirá en formato de archivo de texto. en caso de querer imprimirlo 77 . pero si seleccionamos la opción si. el cual no puede ser modificado y termina el proceso de emisión del reporte. donde podremos seleccionar entre otras cosas la impresora.MANUAL DE USUARIO dentro de esta buscar el reporte deseado y hacer clic sobre él.

donde podremos seleccionar entre otras cosas la impresora. la cantidad de copias. Los Movimientos de Clientes y Proveedores. 2.MANUAL DE USUARIO aparece la pantalla de opciones para la impresión. el tamaño del papel. Productos en Inventarios. 78 . etc. Entre los reportes más importantes tenemos: 1.

Los Reportes de Ventas y Compras Los cuales cumplen con la normativa legal vigente en cuanto a materia de IVA con su respectiva retención. Libros de Ventas y Libros de Compras. 3.MANUAL DE USUARIO Donde podremos ver entre otros los Estados de Cuentas tanto de nuestros clientes como de nuestros proveedores. las relaciones pagos y cobros. 79 . análisis. retenciones de ISLR etc.

en dicha pantalla se observan dos pestañas identificadas como: Parte A. donde se deberá colocar solamente la fecha a la cual se emitirá el reporte. Movimientos de Bancos. Para el calculo de IVA. es decir la fecha del cierre del mes correspondiente al cual se desea determinar los montos de IVA a declarar o pagar. una vez seleccionada la opción de Forma Nº 30(Mensual) se mostrara la siguiente pantalla. Formularios Seniat.MANUAL DE USUARIO 10. 5. que 80 .4. Donde se refleja el cálculo y la emisión de las Formas Legales 13 (retención de ISLR) y la Forma 30 (Declaración y Pago de IVA).

una vez elaborados los cálculos podemos a través de la opción aceptar. Movimientos de Inventario. 6. y donde podemos observar el total de los movimientos. 81 .MANUAL DE USUARIO corresponde al movimiento de Compras y Créditos Fiscales y la Parte B. Seguidamente. Por ultimo en la lista de Reportes podemos observar las Transacciones de Inventario. por departamentos y por productos además de los análisis de compra y venta de productos. 7. donde podemos consultar el movimiento de inventarios por unidades y por cliente. correspondiente al movimiento de Ventas y Débitos Fiscales. Calculo de Impuesto. proceder a la Impresión de la Planilla Forma 30 en caso de poseer una impresora configurada para tal fin o exportar dicha impresión a Microsoft Word. dicha impresión muestra los distintos campos que se deben rellenar en la planilla de calculo de impuesto. etc. ya sea de Créditos Fiscales para el próximo mes o el monto del Impuesto a Paga.

MANUAL DE USUARIO 82 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful