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Manual Saint Professional 400

Manual Saint Professional 400

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  • 1.1. Pantalla Principal
  • 1.2. Clave de Acceso
  • 2.1. Parámetros Generales del Sistema
  • 2.2. Parámetros de la Estación
  • 2.3. Usuarios de Sistema
  • 2.4. Proveedores
  • 2.5. Cuentas Contables
  • 2.6. Atributos por Grupo
  • 2.7. Depósito
  • 2.8. Inventarios
  • 2.9. Clientes
  • 3.1. Facturación – Ventas
  • 3.2. Devolución De Facturas De Ventas
  • 4. CUENTAS POR COBRAR
  • 5. COMPRAS
  • 6. DEVOLUCIONES DE COMPRAS
  • 7.CUENTAS POR PAGAR
  • 8.1. Cierre de Mes (Cierre de Transacciones)
  • 9.1. Inventario
  • 9.2. Resumen Diario De Ventas
  • 9.3. Resumen Mensual Ventas
  • 9.4. Resumen diario de Compras y Resumen mensual de Compras
  • 9.5. Resumen de Operaciones
  • 10.4. Movimientos de Bancos

MANUAL DE USUARIO

Profesional Startup

Versión

Capitulo 1.INFORMACIÓN GENERAL

Pagina

MANUAL DE USUARIO
1. CARACTERÍSTICAS GENERALES SAINT PROFESSIONAL 2. FUNCIONALIDAD 2.1. Ventas 2.2.Compras 2.3. Inventario 2.4. Bancos 2.5. Normativa Fiscal 2.6. Reportes 3. DESCRIPCIÓN DE LAS OPCIONES 3.1. Datos Generales. 5 6 6 9 10 11 11 12 13 13 15 15 16 17 14 17 19 20 23 5

Capitulo 2.CONSULTA RAPIDA
1. CONSULTA RÁPIDA 1.1 Pantalla Principal. 1.2. Clave de Acceso. 2. CONFIGURACION 2.1. Parámetros Generales del Sistema 2.2.Parámetros de la Estación 2.3.Usuarios de Sistema 2.4.Proveedores 2.5.Cuentas Contables

2

MANUAL DE USUARIO

2.6. Atributos por Grupos 2.7. Depósito 2.8. Inventarios 2.9. Clientes. 3.MOVIMIENTO 3.2.1 Facturación – Ventas 3.2.2.Devolución De Facturas De Ventas 4.CUENTAS POR COBRAR 5..COMPRAS 6.DEVOLUCIONES DE COMPRAS 7.CUENTAS POR PAGAR 8. PROCESOS 8.1. Cierre de Mes (Cierre de Transacciones). 9. CONSULTAS 9.1.Inventarios 9.2.Resumen diario de Ventas 9.3 Resumen mensual de Ventas 9.4 Resumen diario de Y Resumen mensual de Compras 9.5 Resumen de Operaciones 10. REPORTES 10.1.Productos en Inventarios los cuales contienen

24 27 28 33 35 36 42 45 49 55 56 60 60 61 61 63 64 64 64 65 66
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MANUAL DE USUARIO
67 67 68 68 69 69

102. Los Movimientos de Clientes y Proveedores 10.3. Los Reportes de Ventas y Compras 10.4.Movimientos de Bancos 10.5.Formularios Seniat 10.6. Calculo de Impuesto 10.7.Transacciones de Inventario

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MANUAL DE USUARIO CAPITULO I INFORMACION GENERAL INFORMACIÓN GENERAL 1. Sistema de gestión empresarial completamente Gratuito y sin ningún tipo de restricción. Windows 2000. El SAINT Professional Startup. CARACTERÍSTICAS GENERALES SAINT PROFESIONAL STARTUP. Análisis Financiero. 5 . con un nivel de manejo de información (transacciones) importante pero que su complejidad de manejo no requiere una infraestructura ni grande ni costosa. XP y Windows vista. Incluye toda la funcionalidad del saint Startup sin limitaciones. Requiere una infraestructura de Hardware baja. además de control de Seriales. Esta orientado aquellas empresas que están iniciando y en proceso de crecimiento. es compatible con Windows 98. y Manejo de Estadísticas de Ventas. Está dirigido a pequeñas empresas. Manejo Avanzado de Inventarios.

MANUAL DE USUARIO Por ser desarrollado en Windows. compras. 6 . cuentas por cobrar y cuentas por pagar puede utilizar el botón que indica que desea totalizar (Finalizar y Procesar la Operación) o en su defecto también puede utilizar la tecla de [Escape]. así como también puede utilizar las teclas de cursor para desplazarse. El sistema posee botones debidamente identificados que le indican que acción puede tomar. y buscar Información. Es importante destacar que en procesos como facturación. [Insertar] si desea agregar un registro. Pantalla y menú principal del sistema Saint Professional Startup posee la siguiente estructura. [Enter] si desea modificar un registro y [Suprimir] si desea borrar un registro. posee numerosas ventanas de información que permiten de una manera rápida y directa efectuar consultas.

Permite modificar o no. 7 . Emitir facturas con o sin descuentos parciales. cada una con una tecla de función.1. costos y precios del inventario. Ventas. c. b. d. se puede acceder a cada opción haciendo click en el botón o presionando la tecla de función que corresponda a cada opción. 2. Emitir Notas de Entrega con o sin precio.MANUAL DE USUARIO BARRA DE ACESSO RAPIDO Y HERRAMIENTAS DE LA PANTALLA PRINCIPAL En este se puede observar una barra de herramientas con los botones de acceso directo. FUNCIONALIDADES. Ver datos del producto en el informe. Al configurar usuarios se permite: a. Modulo de ventas Configurable. también tiene las opciones normales tipo Windows en la parte superior. Este modulo se encarga de crear las distintas aplicaciones como: 1. 2. existencias.

MANUAL DE USUARIO

2.

Facturación (la más rápida del mercado) Factura en Espera.

3. Reimpresión de documentos de ventas Libro de ventas Manejo de productos compuestos. 4. Manejo de Vendedores. 5. Manejo de Clientes Eventuales. 6. Manejo de Descuento Global en Factura. 7. Manejo de Ventas con Tarjeta de Crédito. 8. Manejo de Pedidos de Clientes. 9. Manejo de Servidores de Servicios. 10. Emisión de Presupuestos. 11. Conversión de Presupuestos a Facturas. 12. Emisión de Notas de Entrega. 13. Conversión de Pedidos/Notas de Entrega en Facturas. 14. Controla el IVA en Ventas. 15. Integrado con Cuentas por Cobrar. 16. Manejo de Código de Barras. 17. Búsquedas por Código y Descripción. 18. Posibilidad de Definir si el Cliente puede Obtener Crédito o No. 19. Manejo de Históricos de Ventas. 20. Formatos de Ventas Configurables. 21. Estadísticas de Ventas (Graficables). 22. Modulo de Caja. 23. Posibilidad de Convertir Ingresos de Caja en Depósitos. 24. Devoluciones en Ventas y Compras con Opción para Afectar o no a una Factura, generación de NC o ND. 25. Giros desde Factura. 26. Configuración de nombres e impresoras por documentos.
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MANUAL DE USUARIO
27. Búsquedas al facturar por categorías y/o atributos. 28. Tips o Comentarios por Transacciones. 29. Cargar Presupuesto en Presupuesto. 30. Cargar Presupuestos en pedidos de clientes. 31. Cargar pedidos en Notas de Entrega. 32. Reimpresión de Giros. 33. Permitir Cambiar el Precio en cada Línea de Producto Facturado. 34. Permite Cambiar el Depósito en cada línea de Producto Facturado. 35. Devoluciones de Notas de Entrega de Clientes 36. -Manejo de días de Crédito Disponible por Cliente en el Archivo Maestro de Clientes. 37. Manejo de Direcciones Alternas en Modulo de Clientes en las Consultas de Presupuestos, Facturas en Espera, Entre otros; se incluye la Descripción Ampliada de la misma. 38. Las Devoluciones Contra Factura Afectan las Comisiones de los Vendedores. 39. Mejor velocidad en la búsqueda de Documentos, además de permitir búsquedas Indexadas. 40. Permite cargar una Factura Existente en una Nueva. 41. Uso de teclas programables para los productos de inventario (de F3 la F12, las cuales agilizan el proceso de venta, se debe configurar en los parámetros de la estación, y luego están disponibles en el módulo de facturación. 42. Permite la impresión de una nota de entrega (nota de despacho) al mismo tiempo que la factura, que sea configurable (el formato), y que pueda salir por otro puerto de impresión, para poder agilizar el proceso de despacho en este tipo de cliente. Esto es configurable por estación, o Simplificación en la totalización de una factura, para darle mayor rapidez al proceso de venta.

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MANUAL DE USUARIO
43. Eliminación de la pregunta, la pantalla resumida se llama desde facturación con las teclas <shift> <Esc> o F12, si se presiona Esc, sale la venta normal (las preguntas completas). 44. Mejoras en el Análisis de saldo de las Cuentas por Cobrar. 45. Reimpresión de Documentos en CXC. 46. Impresión y Reimpresión de Facturas en Espera. 47. El sistema posee ahora una ventana para indicar la fecha de proceso, esta ventana se invoca estando en el menú principal con las teclas [Alt] [F], Incorporación de dos formas de pagos adicionales, que se activan dependiendo del instrumento de pago seleccionado. 48. En el configurador de parámetros generales se agregaron campos que permiten activar hasta dos impuestos mas (para un total de 3 impuestos disponibles), su utilidad se muestra en compras, ventas, cxc, cxp, inventario y servicios. 49. Nueva opción que permite configurar los nombres de las opciones del menú Por cada estación.

2.2. Compras.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Emisión de órdenes de Compra. Recepción de Compras. Integrado con Cuentas por Pagar. Controla el IVA en Compras. Libro de Compras. Control de orden de Compra Emitida. Recepción de orden de Compra. Conversión de órdenes de compra / Notas de Entrega en Compras. Búsquedas por Código y Descripción. 10. Manejo de Históricos de Compras.
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11. 12. 13. 14. 15.
16.

Formatos de Compras Configurables. Reimpresión de Documentos de Compras. Estadísticas de Compras (Graficables). Cargar Pedidos de Clientes en Ordenes de Compra. Cálculo y llenado de planillas de retención de impuesto sobre la renta ISLR).
(Forma 13).

17. Devoluciones de Notas de entrega de Proveedores. 18. Cruce de anticipos con los Pagos, al igual que en el módulo de Compras. 19. Se permite el uso de productos genéricos en las transacciones de Compra. 20. Se permite consultar el detalle de Factura desde CXC y CXP. 21. Se pueden emitir solicitudes de precios (Presupuestos de compra). 22. El sistema permite la impresión de la retención de impuesto, en el momento de su cancelación (compras/cxp).

2.3. Inventario.
1. Control de Inventario. 2. Ajuste de Inventario. 3. Ajuste de Precios. 4. Ajuste de IVA por Producto. 5. Manejo de tres Niveles de Precios. 6. Maneja tres líneas de Descripción. 7. Costeo Promedio Ponderado. 8. Cálculo del Margen de Utilidad. 9. Búsquedas por Código y Descripción. 10. Agrupa Productos por línea (Departamentos). 11. Estadísticas (Graficable) de Productos. 12. Control Referencial de Productos en Moneda Extranjera 13. Manejo de Imagen de Productos
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4. 2. 12 . Se incluye el Puesto (Ubicación) en el Archivo de Inventario. Control Bancario (Libro de Bancos) Conciliación Bancaria. Venta (facturación). el sistema permite mostrar una pantalla los productos seleccionados. 21. 18. El campo código de Categoría fue Incrementado a 6 posiciones. nota de entrega de compras. devolución de nota de entrega de compra. El campo de seriales en el archivo de inventario se incremento de 15 a 20 posiciones. La opción de ajuste de precio fue mejorada. 24.MANUAL DE USUARIO 14. 3. 15. Manejo de Atributos por Categoría (Categoría 1). 16. 1. de manera que los servicios tengan la mayoría de las opciones de ajuste de precios de inventario. devoluciones de nota de entrega de ventas. Además de esto hay una opción para realizar el ajuste de precios en forma manual. 22.4. nota de entrega de ventas. que dependiendo del criterio de selección. devoluciones de ventas. Impresión de Etiquetas y Código de Barras. Reimpresión de Documentos de Movimientos de Inventario (Cargos. Bancos. y poder hacer el cambio de precio desde esta opción. Permite búsqueda por referencia en compras. Imprime Cheques. 23. Permite modificar la categoría de los productos (inventario) en caso de R-clasificación de inventario. devoluciones de compra. Se permite cambiar las categorías a los productos (desde categoría 2). es decir. 17. 2. 20. 19. Reporte de Saldo. Descargos y Ajustes).O En los reportes de movimiento de inventario. Manejo de Hasta cinco Categorías por Productos. se reflejan todas las transacciones de inventario: compras. Manejo de Beneficiarios para Emisión de Cheques.

1. En el modulo SAINT bancos. Normativa Fiscal Nuevas opciones para el manejo de las providencias administrativas del SENIAT sobre la retención del IVA. Manejo de Cheques Nulos. 8. 4. Inventario 9. 8.6. notas de debito y notas de crédito) llevan correlativo de documentos (Opción configuración de la Empresa). Las transacciones de bancos (Comprobante de Egresos o cheques. Manejo de impuesto al Débito Bancario. 6. Proveedores. 2. Diseñador de Reportes Configurables. 7.MANUAL DE USUARIO 5. depósitos. 3. 10. Clientes. 7. 9. Libro de Ventas IVA 13 . 5. En el Vaucher cheque de pago se agregó el campo nombre del banco emisor. 6. Ventas.5. 2. Cuentas por Pagar. Reportes. hay posibilidad de imprimir todas las transacciones (ND/NC/depósitos). Reportes Modificables. 2. Cuentas por Cobrar. Compras.

20. Reporte de movimiento de seriales. inclusive. Servidores. un reporte del resultado de esta planificación. ventas. en la sección de reportes del programa. En los reportes de ventas.) para poder llevar un control efectivo de los seriales. cuando los campos se definen como argumentos de búsqueda. emitir una relación de los seriales. Movimiento Servidores. 17. 14. Posibilidad de utilizar los atributos por departamento. Libro de Compras IVA 12. Optimización en el tiempo de respuesta y rapidez del acceso en el modulo de facturación (ventas). Nuevas opciones en las secciones de reportes. en base a un monto que le coloque. 18. Maestras de Vendedores. Generador de Reportes: Plan de Cuentas. Se crearon dos procedimiento uno para pagos y otro para cobros. 19.MANUAL DE USUARIO 11. y lainformación de sus proveedores. Posibilidad de poder utilizar “Atributos Por Categoría” en los reportes asociados a inventario. 14 . y luego de "cuadrar" los pagos. 15. de productos (por seriales) y maestras de servicios. Desarrollo de reporte que permite hacer una planificación de pagos y Cobros a proveedores y clientes. y el pueda "tildar" los pagos que esta presupuestando. 16. Manejo de Seriales en diversos reportes (compras. 13. Beneficiarios. existe la posibilidad de poder relacionar los productos vendidos(o devueltos). etc. de manera que el usuario pueda listar (como en la consolidación de bancos) todas las cuentas por pagar pendientes.

etc. compras. DATOS GENERALES.1. 23. adicional a la moneda base. esta opción presenta los módulos más importantes para el manejo y funcionalidad del sistema. Es totalmente auto instalable (el instalador solicita un número o código para la estación en la que se está instalando la aplicación) y multiusuario (trabaja en redes LAN / WAN). Permite el uso de impresora fiscal. DESCRIPCIÓN DE LAS OPCIONES. Posibilidad de imprimir los documentos de ventas (facturas. 24.MANUAL DE USUARIO 21. 22. cumpliendo estrictamente con la normativa contable y fiscal. 3.) en moneda extranjera. Envía e-mails a Clientes y Proveedores 3. visor y Gaveta de Dinero. presupuestos) y compras (ODC. La opción de “Datos Generales” del menú principal contiene el mantenimiento de todos los archivos necesarios para utilizar el sistema. 15 .

1. CONSULTA RAPIDA. 16 . Pantalla Principal.MANUAL DE USUARIO CAPITULO II CONSULTA RAPIDA 1. 1.

selecciones la carpeta “startUp” y haga click con el mouse en la opcion . 1.MANUAL DE USUARIO Para inicia el sistema debera tener encendido su equipo y hacer click en el Menú de Inicio del escritorio de Windows seleccione el elemento mi “PC” disco local del computador. Como se muestra en la siguiente pantalla. Clave de Acceso.Si desea salir del sistema pulse la tecla en la siguiente pantalla.2. Para iniciar esta pantalla debe ingresar la clave de seguridad y pulse la tecla muestra . luego esta acción ejecutara el inicio del programa. En la siguiente pantalla encontrara la vista del menu principal del sistema en el cual usted podra realizar todos sus operaciones relacionadas con el mismo de manera eficiente y seguar. como se 17 .

¿Olvido su clave? posicione el puntero del mouse en el boton “olvido su clave”. Pulsa aceptar para accesar al sistema o cancelar para salir del sistema. desplegandose asi la siguiente pantalla.MANUAL DE USUARIO Precaución. Pantalla Principal 18 . donde debes responder la respuesta de tu pregunta secreta para asi poder mostrar tu clave demostrando asi la segura del sistema.

como se puede observar permite configurar una serie de elementos y requisitos necesarios para el inicio de actividades del sistema.MANUAL DE USUARIO 2. Este módulo tiene varias opciones. siendo unas de las aplicaciones principales: para trabajar con estas opcion debes posicionar el puntero del mouse en el icono “Datos Generales” y pulsar una sola vez el boton izquierdo del mouse desplegandose asi una ventana como se muestra en la pantalla 19 . CONFIGURACIÓN.

recibos. como son facturas. Así también. notas de entrega de ventas. NET. Por último se deben establecer las categorías de productos para el 20 . movimientos de inventarios. entre ellos: AIF. los distintos nombres a las opciones de precio y la fecha del ultimo cierre mensual efectuado. además de algunos datos para efectos fiscales como el tipo de contribuyente y el % de IVA a retener en caso de contribuyentes especiales. Parámetros Generales del Sistema. % de IVA a cobrar. Teléfono. el tipo de redondeo de precios. se deberán colocar los valores iniciales de los correlativos de los distintos documentos que emite el sistema. devoluciones.1. moneda a utilizar. además de debe establecer si maneja o no observaciones al momento de la facturación. solicitudes de precios. movimientos de compras y Documentos bancarios entre otros. Dirección. En esta opción se creará la información general de la empresa a la cual pertenece la activación.MANUAL DE USUARIO 2.

ya que esto puede producir un error de “Clave Duplicada”. NO se debe iniciar o modificar los correlativos de nuevo. Es importante destacar que una vez procesados los documentos.MANUAL DE USUARIO manejo de inventario y los datos legales del representante de la empresa. campos adicionales de clientes y observaciones. del mouse y hacer click 21 . impuestos. Para poder operar esta seccion debes pocisicionar el puntero del mouse en el icono “Configuracion” y luego seleccionar la opcion de “Parametros Generales” Una vez seleccionado lal opcion de “Parametros Generales” la pantalla mostraran las opciones de correlativos. Si desea iniciar el sistema después de efectuar pruebas. estos serán creados automáticamente en blanco. simplemente se eliminan todos los archivos del directorio “Datos”. consulta otra moneda. Debe tomarse en cuenta que el sistema al instalarse crea este registro con los valores por defecto. financieros. Para trabajar con cada uno debes pocisionar el puntero con el boton izquierdo del mouse una sola vez. clasificadores de invenatrio. como por ejemplo las facturas. y cuando se ejecute nuevamente el sistema.

Puede seleccionar si utiliza impresora fiscal. además los formatos para movimientos de inventarios. Parámetros de la Estación. notas de débitos y créditos y por ultimo seleccionar los puertos de impresión que utilizara cada uno de los anteriormente mencionados documentos. devoluciones. etc. etc. Para trabajar con esta seccion debes pocisionar el el puntero del mouse en la barra de herramientas ubicada en la parte superior de la pantalla princinpal y selecionar al opcion “Parametros de la Estacion” como se muestra en la pantalla. ajustes. en caso de que el sistema esté instalado en ambiente de red. En esta opción se permite configurar las condiciones o características particulares para cada estación de trabajo. formatos de compras tales como compras. 22 .MANUAL DE USUARIO 2. pudiendo seleccionar los formatos de ventas tales como: factura. pedidos. nota de entrega. traslados. ordenes de compra. notas de entregas de proveedores.. gaveta para dinero y visor. cargos y descargos.2. por ultimo los formatos de movimientos bancarios como cheques. presupuestos. depósitos. devoluciones. Puede configurar la misma con parámetros para trabajar como punto de ventas y se seleccionaran las opciones según el caso.

Esta opción posee un localizador que permite ubicar rápidamente el nombre del usuario deseado. Una vez que se cree alguna clave de acceso. a través de una permisiología “Clave”. el sistema a de solicitar una validación de la misma. para poder entrar al sistema y automáticamente las opciones a las cual no tiene acceso se esconderán (si es el caso). pudiendo establecer los niveles de accesos de los mismos. pudiendo en esta sección agregar nuevos usuarios. Permite crear a los diferentes usuarios que tendrán acceso al sistema.3. el sistema no solicitará la misma al momento de ser ejecutado y todas las opciones de Saint Professional estarán libres para ser utilizadas. Es importante destacar que de no crearse una clave de acceso. 23 .MANUAL DE USUARIO 2. modificar o borrar los existentes. Usuarios de Sistema.

“Configuración y Usuario” se nos Mostrara la pantalla de la siguiente forma: Una vez entrado al usuario se mostrara una pantalla donde podemos incluir los datos del usuario.MANUAL DE USUARIO Si nos vamos a Detalles Generales. como se muestra en la siguiente pantalla: 24 .

MANUAL DE USUARIO Debes seleccionar la opcion para las distintas aplicaciones como “Agregar” un nuevo usuario. O salir aplicacion si no necesitas realizar ninguna aplicacion o ningún cambio. “Modificar” un usuario existente o“Borrar” de esta un usuario ya existente en a base de datos. 25 . Incluyendo Datos Del Usuario Al Agregar un usuario se muestra la siguiente pantalla donde debes de llenar cada campo y hacer click en aceptar para guardar los datos para no almacenar dicho usurio en la suministrados o click en cancelar base de datos.

Si deseas salir de la apicacion debes hacer click en el boton “Salir “ 26 . solo debes seleccionar el usuario que deseas borrar. para no guardar Borrar Datos del Usuario Borrar un usuario del sistema este nos permite borrar por completo a un usuario de la base de dato.MANUAL DE USUARIO Modificando Datos del Usuario. Modificando un usuario debes selecionar primero al usuario que deseas modificar una vez realizados los cambios debes pulsar el boton “Aceptar” para guardar dichos cambios o “Cancelar” ningun cambio realizado.

Debes seleccionar la opcion para las distintas aplicaciones como “Agregar” un nuevo usuario.4. modificar y borrar datos relacionados con los proveedores de bienes y/o servicios de la empresa. 2. “Modificar” un usuario existente o“Borrar” 27 . 1) por la opción de Datos Generales– Proveedores 2) por el icono de Proveedores en la barra de acceso rápido 3) directamente por la función o tecla F3. Para registrar los proveedores se recomienda tener una relación de los mismos ya que el sistema validará la información requerida para su funcionamiento. Cuando selecciones la opcion “Borrar” un usuario se generar la siguiente pregunta ¿seguro que desea eliminar el registro? Selecciona la opcion que se adpta a tu seleccion.MANUAL DE USUARIO Precaucion. Proveedores Este módulo permite agregar. Dicho modulo se podrá acceder por tres vías distintas. ya sea. estos será utilizado en el módulo de compras y cuentas por pagar.

Modificar y Borrar” datos en el archivo de cuentas de operaciones de ingresos y egresos. Para tales fines puede utilizar las teclas de [Insertar].5. Para llevar un adecuado control de los asientos realizados en el módulo de banco. similar a la estructura del sistema contable. El sistema validará la información obligatoria que es requerida para el buen funcionamiento del mismo. [Suprimir]. Cuentas Contables. Este módulo permite “Agregar. que serán utilizados por el módulo de libro de bancos al momento de registrar movimientos bancarias. [Enter]. O salir aplicacion si no necesitas realizar ninguna aplicacion.MANUAL DE USUARIO un usuario ya existente en a base de datos. de esta 2. 28 . es recomendable elaborar un plan de cuentas del banco.

29 . “Modificar” existente y “Borrar” buscar una cuenta contable una cuenta contable ya existente en la base de datos o de e s t a aplicacion si no necesitas realizar ninguna aplicacion .MANUAL DE USUARIO Debes seleccionar la opcion para las distintas aplicaciones como “Agregar” un nueva cuenta contable. (F2) una cuenta contable.selecciona la opcion salir Incluyendo Cuenta Contable.

Modificando O Asignando Cuenta Contable. Al Modificar una “Cuenta Contable” debes selecionar primero la cuenat que deseas modificar una vez realizados los cambios debes pulsar el boton “Aceptar” para guardar dichos cambios o “Salir ” para no guardar ningun cambio realizado Borrar Datos del Usuario 30 .MANUAL DE USUARIO Al Agregar una cuenta contable se muestra la siguiente pantalla donde debes de llenar cada campo y hacer click en “Aceptar” suministrados o click en “Salir” para guardar los datos para no almacenar dicho usurio en la base de datos.

MANUAL DE USUARIO Borrar una “Cuenta Contable” del sistema este nos permite borrar por completo a un usuario de la base de dato.6. 31 . solo debes seleccionar el usuario que deseas borrar. línea. color. Este modulo permite la creación. ya sea por grupo. Atributos por Grupo. etc. Si deseas salir de la apicacion debes hacer click en el boton “Salir “ 2. marca. es decir la categorización de inventarios permite registrar y agrupar el inventario de productos por sus características comunes una vez clasificadas dichas características. Dependiendo la estructura que se haya configurado previamente en el modulo de Configuración. registro y clasificación de los inventarios por departamento.

la opción “Depósitos”.7. Depósito. luego se activa una 32 . estos nombres al ser cambiados.MANUAL DE USUARIO 2. el sistema por defecto trae cinco (5) depósitos de mercancía predefinidos. se mostraran automáticamente en el resto del sistema Si el usuario desea modificar uno o todos los depósitos ya preestablecidos. En este módulo se crean los depósitos del inventario. debe seleccionar en el menú principal “Detalles Generales”.

[Suprimir]. y 2. etc. posteriormente sólo tiene que seleccionar el depósito a “Modificar” luego cambiar el nombre a su preferencia. [Enter].8. descripción. Inventarios. Este módulo permite agregar. modificar y/o borrar datos en la tabla de productos. 010003. En la ventana puede observarse que se muestran varios campos que permiten visualizar información referente al producto como el depósito. 33 . Por ejemplo: si el producto pertenece al departamento 01 entonces la numeración del código del producto será: 010001. Para tales fines se puede utilizar los iconos “Agregar. 010002. que serán utilizados por el módulo de compras y facturación. Dicho modulo se podrá acceder por tres vías distintas. etc. ya sea: 1) Por la opción Detalles Generales– Inventarios 3) Directamente por la función o tecla F4. código. Si se selecciona numeración automática en la configuración de los parámetros.MANUAL DE USUARIO ventana donde se indican los depósitos ya predefinidos por defecto en el sistema. Modificar o Borrar” que aparecen en la parte inferior del formato o a través de las teclas de [Insertar]. el sistema asignará en forma automática un número correlativo en combinación con el departamento al que pertenece el producto.

procediendo luego a través del icono de “Modificar” a realizar los cambios que se requieran ya sea de nombre del producto.MANUAL DE USUARIO Como Agregar Productos A La Tabla De Inventarios: Para el ingreso de nuevos productos a la tabla o base de datos del inventario se puede proceder de dos (2) maneras. se procede a registrarlo por el icono de agregar. 34 . valor de costo. En caso de registrar un nuevo producto con error en el código se deberá proceder a “Borrar” y crearlo nuevamente. primero si es un producto nuevo que no tenga en la base de datos otro similar.. mientras que si existe en la tabla de inventarios alguno que tenga las mismas características se procede a copiar ese producto existente a través del icono copiar y se le asigna nuevo código. precio o margen de utilidad y otras características diferentes al anterior.

luego aparecerá la pantalla con el formato (INV) donde se incluirán todos los datos del producto en cualquiera que sea el caso . modificar datos de la tabla nuevo producto.primeramente se acceda al modulo de inventarios por cualquier vía. se oprime selecciona la opción “AGREGAR”.MANUAL DE USUARIO Datos. seguidamente se deberá incluir el Código del producto el cual será único y se podrá leer con el escáner o lector óptico en caso de que el producto presente código de 35 . borrar un producto de tabla. Para el registro de nuevos productos se procede de la siguiente manera. Esta tabla nos permite agregar nuevo producto a la tabla. de no conocer se pueden visualizar mediante el botón de ayuda o búsqueda que aparecen al lado del campo en cuyo caso el sistema muestra una ventana con una lista de opciones disponibles para efectuar la selección.El “Código del Producto” es el único campo que No se puede “Modificar” en vista de que dicho código en único.

36 . en caso contrario se incluirá manualmente. Kilogramo. el Precio y por diferencia el sistema registra el Margen de Utilidad. por ultimo se debe identificar si el producto genera impuesto IVA al momento de su facturación o si por el contrario es un producto exento. Metro. una vez verificados todos los datos registrados procedemos a aceptar y la pantalla volverá a la tabla general de inventarios donde podremos buscar y visualizar el producto incluido el cual si presenta algún error en cualquiera de los datos incluidos podemos acceder nuevamente mediante el icono de MODIFICAR y realizar los cambios de dichos datos teniendo presente que en caso de error en el registro del código del producto debemos borrarlo y crearlo nuevamente. se deberán introducir otros datos importantes como el tipo de unidad en que se presenta el producto para la venta ya sea Unidad. etc.MANUAL DE USUARIO barras. así mismo indicar si el producto se maneja con seriales. si es compuestos. la procedencia del producto si es nacional o importado y luego registrar una de las partes mas importantes del producto como lo es el Costo.

Este módulo de Inventario de Productos posee un buscador. descripcion. departamento.El campo del código es el único que no podemos modificar una vez registrado y validado. codigo. Este proceso lo podemos realizar de la siguiente manera: primero ubicamos el producto existente en la tabla de inventarios. referencia de código de proveedores. 37 .MANUAL DE USUARIO Datos. categorias. que permite Ordenar la busquedad por. Como indicamos anteriormente podemos copiar las características de un producto existente en el inventario a través del icono de copiar.

para que el usuario seleccione. departamento o referencia. o “Geren” esta manera el sistema muestra todos los productos que posean la palabra Gerencia. Debe tomarse en cuenta que el sistema ejecutará esta búsqueda según el orden seleccionado. el sistema presenta unalista de todos los productos del inventario. ejemplo “Gerencia”. para hacer la selección. descripción o nombre. 3) Si se desea buscar un producto en la tabla por su descripción o nombre se selecciona la forma Descripción y en el espacio dispuesto se escribe el nombre del producto. bajo algún código. etc. 4) Si se quiere buscar productos que contengan algunos caracteres enEspecial. Gerente. si el producto a buscar no posee código de barras o queremos buscar productos que inicien. si se desea buscar una información en particular se escribe en la zona dispuesta para ello y se pueden utilizar las siguientes formas de búsqueda: 1) Si se presiona el Botón de Buscar.MANUAL DE USUARIO Seleccionando la forma de orden por código del producto. ya sea la palabra completa o en su contenido. 38 . realizando el sistema el proceso antes mencionado. el sistema cambiará el orden automáticamente. se colocan en el espacio dispuesto para escribir los primeros caracteres de este. se debe colocar la palabra o varios caracteres de esta palabra encerrado entre dos asteriscos y pulsar buscar. como por ejemplo: 004* [Botón de Buscar] y el sistema presentara una lista de todos los productos del inventario que inicien con las letras o código 004 para así hacer la selección. seguido de un asterisco. 2) Si se desea buscar un producto en la tabla y este posee código de barras se selecciona la forma de código y en el espacio dispuesto para escribir se lee dicho código con el escáner o lector óptico y el sistema mostrara en la tabla solo el producto buscado para seleccionar. se puede cambiar el orden según se seleccione. oprimiendo el botón de buscar. General. el sistema ejecutara una búsqueda y tratará de encontrar la información dentro del nombre o la referencia. es decir si se ha seleccionado ordenar por descripción o referencia.

cuando el sistema detecta el signo de interrogación abrirá dos campos adicionales. pero el primer carácter del campo.MANUAL DE USUARIO 2. [Enter]. El sistema validará la información obligatoria que es requerida para el buen funcionamiento del mismo. que serán utilizados por el módulo de facturación y cuentas por cobrar. Modificar y Borrar”datos en el archivo de clientes. Clientes. Este módulo permite “Agregar. En este caso se recomienda. utilizar esta modalidad solamente para facturas de contado. para que el usuario coloque el nombre y el Rif del cliente eventual. Si se desea agregar cliente(s) eventual(es) se procede de igual forma que un cliente normal. ya sea: 1) Por la opción de Detalles Generales – Clientes 2) Por el icono de Clientes en la Barra de Acceso Rápido 3) Directamente por la función o tecla F2 39 . nombre del cliente debe ser un signo de interrogación Esto se realiza con el fin de que al momento de elaborar facturas. Modificar o Borrar que aparecen en la parte inferior del formato o a través de las teclas de [Insertar]. [Suprimir]. Para tales fines puede utilizar los iconos Agregar.9. Dicho modulo se podrá acceder por tres vías distintas.

Nro. si se otorga % de descuentos parciales o globales. seguidamente la descripción o nombre y una serie de datos adicionales como dirección. luego se procede a registrar en la pantalla anterior que aparecerá. también se debe indicar el tipo de cliente fiscal es decir si es contribuyente o no y por ultimo el tipo de precio que aplicara a ese cliente. además se debe señalar como campo obligatorio el Vendedor y la Zona. los cuales en presentan un botón de ayuda que lista los nombres de vendedores y las zonas registradas para seleccionar. Teléfono y fax.MANUAL DE USUARIO Para crear Clientes se selecciona el icono o botón de Agregar. alfabético (letras) o numérico (números) con un máximo de 15 dígitos.considerando que si se espera cambiar el precio de venta a dicho cliente al momento de alguna venta se debe 40 . se debe señalar si este cliente disfrutara de crédito debiendo indicar el limite de crédito y los días de plazo. los datos del cliente siendo los más importantes: Código el cual puede ser alfanumérico (letras y números). dirección de e-mail.

3. E l único “Dato” que no s e puede modific ar es el “Códig o del Cliente”. MOVIMIENTOS.MANUAL DE USUARIO Seleccionar el precio libre en vista de que es este el que permite cambiar el precio ya que al fijarle precio 1. Datos . bancos e inventario. Una vez aceptado y validado el cliente se pueden realizar “Modificaciones O Agregar” datos mediante el icono. La opción de “Movimientos” del menú principal podemos señalar que es de granimportancia en vista de que contiene el mantenimiento de todos los movimientos de ventas. compras. precio 2 o precio 3 no se podrá cambiar el precio en la facturación. tal como lo presenta la siguiente Pantalla: 41 . .

1. Permite la emisión de facturas por Ventas a crédito o contado de productos registrados en la tabla de inventarios. Facturación – Ventas. Cómo Facturar Para acceder al modulo de Ventas se puede realizar por tres vías distintas.MANUAL DE USUARIO 3. ya Sea: 1) Por la opción de Movimientos– Ventas – Facturación 2) Por el icono de Facturación en la Barra de Acceso Rápido 3) Directamente por la función o tecla F5 42 . actualizando las existencias de la base de datos del Inventario y los saldos de cliente (si la factura es a crédito).

el sistema por defecto presentara el vendedor y el precio de venta que le fue asignado a ese cliente al momento de su registro. una vez seleccionado el cliente. sin necesidad de abandonar esta pantalla. primeramente se indica el código del cliente a facturar en caso de no conocerlo puede verificar el listado de clientes disponibles a través del botón de ayuda o búsqueda que aparecen al lado del campo en cuyo caso el sistema muestra una ventana con una lista de clientes disponibles para efectuarla selección. el usurario se ubica en la casilla respectiva y se 43 . si el cliente al que se le va a facturar no existe en la base de datos se puede crear desde esta pantalla a través del icono o botón crear clientes que aparece al lado del campo. Si se desea cambiar el cliente o vendedor.MANUAL DE USUARIO Una vez dentro de la sub opción de Facturación.

fue creado con un signo de interrogación al principio del nombre. identificador fiscal y dirección para que sean introducidos por el operador. en cuyo caso el sistema mostrara la ventana de ayuda con el listado de clientes disponibles. Luego de seleccionar el cliente. ya que al indicar precio 1.2 ó 3. es que se puede dejar el campo en blanco y presionar la tecla [Enter]. Otra forma de proceder en caso de no conocer el código del cliente. Si el cliente indicado o seleccionado. entonces el sistema asumirá que es un cliente eventual y abrirá los campos de nombre. el precio y el depósito de donde se descargará el producto. el sistema no permite modificarlo.MANUAL DE USUARIO oprime F2. siempre y cuando se haya seleccionado para ello precio libre. el sistema se ubicara en la zona de detalle de la factura en el campo del código. el sistema muestra el precio asignado al mismo y puede ser modificado si el usuario lo desea. luego se abre la ventana de registros disponibles con los códigos existentes y la descripción deseada y procede a seleccionar. si el producto posee código de barras se lee con el lector óptico y aparecerá 44 . Una vez indicado el cliente. para efectuar la selección.

registrarlo y presionar la tecla Enter y el sistema presentará el producto en el contenido de la factura con su costo registrado en la base de datos de los inventarios y por defecto presenta la cantidad uno (1) a facturar para que el usuario proceda a cambiarlo y colocar el monto a vender. entonces tiene las siguientes opciones: Si se encuentra en el campo Código del Producto. desea que el sistema le muestre una ventana de ayuda de los productos disponibles. Así mismo como se puede observar en la parte superior derecha del formato de facturación se va reflejando un resumen de la venta que se esta registrando tanto el monto de los productos facturados como del IVA por separado.MANUAL DE USUARIO el nombre del producto en caso de no poseer código de barras y se desconoce el mismo. además del Nro. por defecto presenta como venta la cantidad de 1 para que el vendedor indique la cantidad a facturar. 2) Si conoce el código total del producto. De ítem. igualmente se muestra el precio de venta sin IVA (en caso de ser productos con impuestos). Si al momento de agregar un producto al detalle de factura. puede: 1) Tomar el producto y leer el código con el escáner o lector óptico en caso de que el producto a facturar tenga código de barras. seguidamente el sistema presentará el producto en el contenido de la factura con su costo registrado en la base de datos de los inventarios y por defecto presenta la cantidad uno (1) a facturar para que el usuario proceda a cambiarlo y colocar el monto a vender. 45 . se deberá buscar marcando la tecla F2 y el sistema muestra la lista de todos los productos existentes en la tabla de inventarios para seleccionar o avanzando hasta el campo de Descripción y colocando el nombre del producto tal como se indica más adelante.

Enter. para que Ud.Enter el sistema le presenta una lista de todos los productos del inventario que comiencen con A. 4) Marcar 123*-Enter. para que Ud. haga su selección del producto a facturar. registrarlo y presionar la tecla Enter y el sistema presenta el producto en el contenido de la factura con su costo registrado en la base de datos de los inventarios y por defecto presenta la cantidad uno (1) a facturar para que el usuario proceda a cambiarlo y colocar el monto a vender. el sistema le presenta una lista de todos los productos del inventario que comiencen con 123. para que Ud. para que Ud. el sistema le presenta una lista de todos los productos del inventario que contengan 123 en cualquier parte del código. para que el operador haga su selección de producto a facturar. haga su selección. puede: 1) Si conoce el nombre.Enter el sistema le presenta una lista de todos los productos del inventario que contengan la palabra HOGAR. para que Ud. 2) Presionando Enter el sistema le presenta una lista de todos los productos del inventario. haga su selección del producto a facturar. 46 . el sistema saltará al campo descripción. 6) Dejar el campo en blanco y presionar Enter. 4) *HOGAR* . 5) *123* . Si se encuentra en el campo Descripción del Producto. haga la selección del producto a facturar. descripción o referencia del producto.MANUAL DE USUARIO 3) Presionar la tecla Enter o la tecla F2 y el sistema le presentará una lista de todos los productos del inventario. haga su selección. 3) A* .

Una vez registrados todos los productos a facturar procedemos a totalizar la venta. si es de contado se coloca el monto cancelado y el sistema mostrara el cambio a entregar al cliente. seguidamente aparcera un cuadro con dos líneas o campos donde se refleja en línea superior el monto total de la venta y en la línea inferior el monto que se recibe del cliente para cancelación de la factura. una vez estando en la línea en blanco después de la ultima línea de productos registrados presionamos la tecla ESC y aparecerá la siguiente pantalla donde debemos registrar el tipo de venta (Crédito o Contado). igualmente señalamos el Nro. 47 . igualmente no podemos seleccionar si queremos imprimir la factura. La segunda forma de “Totalizar” es. Es importante señalar que por esta opción no se podrán facturar ventas a crédito. De copias que deseamos imprimir de la factura emitida y presionamos la opción “Aceptar”. el Nro de copias etc. y procederá de acuerdo a como este configurado el registro. pudiendo hacerlo de dos maneras: Estando en la línea en blanco después de la ultima línea de productos registrados procedemos a presionar la tecla SHIF y conjuntamente la tecla ESC. el sistema saltará nuevamente al campo del código del producto. por defecto el sistema muestra el mismo monto de la venta. el operador procederá a registrar el monto pagado por el cliente en caso de que este sea superior y a presionar la tecla Enter y el sistema le mostrara el monto de cambio a entregar al cliente.MANUAL DE USUARIO 5) Dejar el campo en blanco y presionar Enter. es decir por esta vía se procede solamente cuando son ventas de contado.

MANUAL DE USUARIO Se Nos Muestra De La Siguiente Manera: 48 .

siempre y cuando el cliente este configurado para recibir crédito. y aparecerá la siguiente pantalla donde se completara la información necesaria para el registro del crédito . Además permite guardar Factura en Espera. Facturas en Espera y Notas de Entrega.botones para cargar Presupuestos. si es efectivo. si el pago se realiza en tarjeta de crédito demos registrar el Nro. Y el tipo de la tarjeta de crédito.MANUAL DE USUARIO Seguidamente aparece un cuadro para registrar el detalle del pago en caso de ventas a contado. 0. Si es una venta a crédito el operador colocara como monto cancelado la cantidad de Bs. si desea imprimir la factura.00 y el sistema reconocerá que es una venta a crédito. se 49 . indique la cantidad de copias a imprimir. presionamos la opción Aceptar. Pedidos. si coloca 0 en el número de copias el sistema no imprimirá la misma. Al oprimir alguno de ellos. si el pago se realiza en cheque demos registrar el Nro. Al totalizar. donde debemos señalar el instrumento o forma de pago. De Cheque y el banco donde se depositara para alimentar en línea el libro de bancos que tengamos configurado en el sistema.

Devolución de Ventas en el menú principal y aparecerá la pantalla de Devolución de factura. Y fecha de emisión.2. presupuesto y otros. por lo tanto esta devolución debe reflejarse en el sistema y se realiza entrando a la opción de Movimientos-. luego esta información se cargará automáticamente en la factura y se ejecuta el procesa de facturación ya mencionado. 3. en algunas ocasiones el cliente devuelve algún producto comprado o se cometieron errores internos que ameriten realizar una devolución de alguna factura emitida. Después de realizada una venta. así como el nombre del comprador y el monto total de dicha factura y en la parte inferior del mismo cuadro el contenido de cada factura indicando el producto facturado. donde se muestra en la parte superior las facturas emitidas por Nro. Devolución De Facturas De Ventas. la cantidad.MANUAL DE USUARIO desplegará una ventana donde el usuario puede seleccionar una operación como por ejemplo factura en espera. el precio unitario y el precio total Seguidamente a través del botón o 50 .Ventas -.

supongamos que el Cliente. a través del botón de Seleccionar que aparece en la parte inferior del lado izquierdo. realizó una compra tal como se muestra en el cuadro anterior. pero por alguna razón desea devolver el producto maquina en este caso el usuario o vendedor selecciona esta Factura (Nro. Por ejemplo.000001) y a continuación se muestra los siguientes. una vez seleccionado la Factura y deseas devolver la factura el sistema genera un mensaje. Si se toma la opción Si. Precaucion.MANUAL DE USUARIO La función F3 aparecen todas las facturas emitidas para que el operador seleccione a la cual de ellas se le realizara la devolución. el sistema realiza la 51 .

ya que al escoger esta opción el sistema muestra la siguiente pantalla donde trae toda la factura emitida pero sin Cantidades a devolver para que el operador o vendedor seleccione la opción modificar y cambie o coloque las existencias a devolver. Este módulo permite el mantenimiento de los movimientos de las cuentas por cobrar. mediante la tecla Esc. mientras que si seleccionamos la opción Si en la pregunta anterior el sistema igualmente trae lafactura emitida pero con el total de dicha factura como devuelta. generalmente cuando son más de un producto facturados la opción a seleccionar es “No”. en este caso el operador o vendedor deberá escoger la opción modificar pero para cambiar los productos que no se devolverán. estas cuentas por cobrar surgen de operaciones como: 52 . el sistema vuelve al cuadro inicial donde debemos seleccionara la factura. si esta se efectuara total o parcial. 4. Una vez seleccionada la opción “Si”. y aparece la pantalla para totalizar. CUENTAS POR COBRAR. si se toma la opción No.MANUAL DE USUARIO pregunta que mostramos a continuación. Una vez seleccionada la opción “Si” aparece el mensaje sobre la devolución. adicionalmente debemos señalar el tipo de devolución y si queremos imprimir la devolución realizada. donde podremos seleccionar si dicha devolución se hará mediante la entrega de dinero o mediante un crédito a su favor tal como se muestra. procedemos a modificar y colocar el monto a devolver y totalizamos dicha devolución. las cuales no son más que obligaciones que contraen las personas naturales o jurídicas con la empresa.

utilizados en función de las necesidades del usurario. notas de débito. 1) Por la opción de Movimiento – Cuentas por Cobrar 2) Por el icono de Compras en la Barra de Acceso Rápido 3) Directamente por la función o tecla F6 53 . Al oprimir en el menú.MANUAL DE USUARIO emisión de facturas. ni los costos o precios. notas de crédito. Es importante resaltar que cuando se va a registrar una nota de crédito. esta puede ser aplicada a una operación pendiente o al oprimir el botón Anticipos puede registrar lo que se denomina un pago adelantado. pagos o abonos. En estas operaciones no se involucra al inventario. el cual puede ser aplicado posteriormente a una factura en el momento de su cancelación o al momento de realizar un pago o abono. entre otras. para trabajar con estas seccion debes pocisionar el puntero del mouse en el icono “Movimientos” seleccionando la opcion “Cuentas Contables” donde puedes trabajatr con “cuentas por cobrar o programador de cobros”. emisión de giros. donde se registrará un saldo a favor del cliente. debido a que únicamente se utiliza para actualizar el sistema con las ventas hechas previamente. la opción de “Cuentas por Cobrar” se abrirá una ventana que solicita datos relacionados del cliente y muestra varios campos.

En esta sección se muestra las transacciones realizadas por un cliente con la suma de los débitos. créditos y saldo.MANUAL DE USUARIO Seguidamente el operador o usuario deberá seleccionar el cliente para que se activen todos los campos tal como se muestra a continuación: En La Parte Superior Del Cuadro Anterior Se Muestran Las Siguientes Pestañas. Estado de Cuenta. 54 .

como por ejemplo: facturas realizadas antes de la instalación del sistema. de esta forma ingresa la factura a las cuentas por cobrar. cargos por interés de mora. En esta sección se registran aquellas facturas que no han sido registradas en el sistema por algún caso especial.MANUAL DE USUARIO Factura. En esta sección no se pueden emitir facturas. Permite emitir facturas. 55 . sin afectar el inventario. sólo se utiliza para alimentar las “Cuentas por Cobrar”. Notas de Debito.

En esta sección de la ventana se colocan errores cometidos al emitir las facturas o por descargos realizados al cliente. Las notas de créditos disminuyen el saldo de los deudores. como en el caso de descuentos por pronto pago. se accede a una nota de crédito. Cuando se necesita enmendar un error cometido al elaborar una factura o descargos realizados al cliente como en el caso de descuentos por pronto pago. 56 .MANUAL DE USUARIO Notas de Créditos.

sólo es seleccionable si el cliente tiene saldo deudor con la empresa. 5. COMPRAS.Las obligaciones que nos adeuda un cliente la podemos transferir relacionar a través de giros o cuotas por esta opción. Emisión de Giros. Se registran los pagos o abonos a facturas o documentos que el cliente adeuda a la empresa. 57 .MANUAL DE USUARIO Pagos o Abonos.

Proceso de Registro de Compras. actualizando las existencias de los mismos y los saldos de proveedores (si la compra es a crédito). etc. Para ingresar al registro de las compras se puede realizar por tres vías distintas.MANUAL DE USUARIO Este modulo permite registrar las Compras de mercancías o productos ya sea a través de facturas o Notas de Entrega. pudiendo ser compras a crédito o contado. si es con Factura: 1) Por la opción de Movimiento – Compras . dependiendo si dicha compra se realiza con Factura o con Nota de Entrega.Compras 2) Por el icono de Compras en la Barra de Acceso Rapido 3) Directamente por la función o tecla F7 58 .

por defecto presenta como compra la cantidad de 1 para que el operador indique la cantidad a recibida. si el proveedor al que se le va a cargar la compra no existe en la base de datos se puede crear desde esta pantalla a través del icono o botón de crear proveedores que aparece al lado del campo. además del Nro. el sistema se ubica en la zona de detalle de la compra (campo de Código) en modo de agregar. Así mismo como se puede observar en la parte superior derecha del formato de compra. se deberá buscar marcando la tecla F2 y el sistema muestra la lista de todos los productos existentes en la tabla de inventarios para seleccionar o avanzando hasta el campo de Descripción y colocando el nombre del producto tal como se indica más adelante. igualmente se muestra el precio de compra sin IVA (en caso de ser productos con impuestos). si es con factura o si es con nota de entrega del proveedor Si la recepción de la compra se realiza mediante Factura de Compra: Lo primero que se debe hacer es indicar el código del proveedor y en caso de no conocerlo se puede verificar el listado de proveedores a través del botón de ayuda o búsqueda que aparecen al lado del campo en cuyo caso el sistema muestra una ventana con una lista de proveedores disponibles para efectuar la selección. si el producto posee código de barras se lee con el lector óptico y aparecerá el nombre del producto en caso de no poseer código de barras y se desconoce el mismo. el sistema se ubicara en la zona de detalle de la compra en el campo del código. Al indicar el proveedor y el número de la factura de compra.MANUAL DE USUARIO Una vez dentro de la opción de Compras procederemos al registro de la misma. se va reflejando un resumen de la compra que se esta registrando tanto el monto de los productos comprados como del IVA por separado. Una vez indicado el proveedor. dependiendo principalmente de la forma en que realice dicha compra. es decir debemos identificar el documento con el cual se recibe la mercancía. sin necesidad de abandonar esta pantalla. de ítem Si al momento de 59 . de factura y el depósito de donde se cargará el producto. el Nro.

3) Presionar la tecla Enter o la tecla F2 y el sistema le presentará una lista de todos los productos del inventario. desea que el sistema le muestre una ventana de ayuda de los productos disponibles. estando en la línea en blanco después de la ultima cargada. 2) Si conoce el código total del producto. 60 . no esta registrado dicho producto. ya mencionados y luego de creado le realizamos el cargo respectivo. para que el operador haga su selección de producto a registrar según la compra. pulsamos la tecla o función F3 y aparcera el formato de creación de productos como se muestra a continuación. Si al momento de agregar un producto al detalle de la compra. se debe registrar y presionar la tecla Enter y el sistema presentará el producto en el contenido de la compra con su costo registrado en la base de datos de los inventarios y por defecto presenta la cantidad uno (1) para que el usuario proceda a cambiarlo y colocar el monto respectivo en caso de ser mayor que uno. y procedemos a cargarlo tal como se realizo en el modulo de inventarios.MANUAL DE USUARIO agregar un producto al detalle de la compra. puede: 1) Tomar el producto y leer el código con el escáner o lector óptico en caso de que el producto a registrar tenga código de barras. entonces tiene las siguientes opciones: Si se encuentra en el campo Código del Producto. podemos crearlo de la siguiente manera. seguidamente el sistema presentará el producto en el contenido de la compra con su costo registrado en la base de datos de los inventarios y por defecto presenta la cantidad uno (1) para que el usuario proceda a cambiarlo y colocar el monto respectivo de la compra en caso de ser mayor que uno.

2) Presionando Enter el sistema le presenta una lista de todos los productos del inventario. descripción o referencia del producto. haga la selección del producto a registrar en la compra 3) A* . registrarlo y Presionar la tecla Enter y el sistema presenta el producto en el contenido de la compra con su costo registrado en la base de datos de los inventarios y por defecto Presenta la cantidad uno (1) para que elusuario proceda a cambiarlo y colocar el monto a comprar en caso de ser mayor que uno. Permite agregar productos a la compra. haga su selección. Permite subir y bajar dentro de la lista de productos comprados. para que Ud. el sistema le presenta una lista de todos los productos del inventario que contengan 123 en cualquier parte del código. Si se encuentra en el campo Descripción del Producto. el sistema saltará al campo descripción. 5) *123* . 61 . para que Ud. Si Ud.Enter. 4) *HOGAR* . 5) Dejar el campo en blanco y presionar Enter.MANUAL DE USUARIO 4) Marcar 123*-Enter. para que Ud. haga su selección. 6) Dejar el campo en blanco y presionar Enter. [Insertar]. oprime la flecha hacia arriba estando en el primer producto. el sistema seleccionará el código del proveedor e inicia la compra. puede: 1) Si conoce el nombre. Las teclas que son utilizadas en este proceso son : [Teclas del cursor].Enter el sistema le presenta una lista de todos los productos del inventario que comiencen con A. haga su selección del producto a registrar en la compra. para que Ud.Enter el sistema le presenta una lista de todos los productos del inventario que contengan la palabra HOGAR. el sistema saltará nuevamente al campo del código del producto. para que Ud. el sistema le presenta una lista de todos los productos del inventario que comiencen con 123. haga su selección del producto a registrar en la compra.

si el pago se realiza en cheque demos registrar el Nro. Y el tipo de la tarjeta de crédito.MANUAL DE USUARIO [Enter]. alimentando a su vez las cuentas por pagar a este proveedor. presionamos la opción Aceptar. tal como se refleja en el siguiente formato donde debemos señalar el instrumento o forma de pago. solamente los diferencia el tipo de documento es decir mediante esta 62 . [Suprimir]. Permite borrar el producto seleccionado. si es efectivo. De copias que deseamos imprimir de la compra registrada y presionamos la opción “Aceptar”. igualmente señalamos el Nro. Si la recepción de la compra se realiza mediante Nota de Entrega de proveedores: El procedimiento para el registro de compras mediante la recepción de notas de entrega de proveedores es igual al procedimiento mediante recepción de facturas. Una vez estando en la línea en blanco después de la ultima línea de productos registrados presionamos la tecla ESC y aparecerá la siguiente pantalla donde debemos registrar el tipo de compra (Crédito o Contado). Volviendo al pago de la compra se debe registrar la forma de pago de la misma en caso de ser de contado. el sistema creará la compra como 'CREDITO'. Si es una compra a crédito procedemos a colocar como monto cancelado la cantidad de Bs. 0. De Cheque y el banco de donde se pagara dicha compra para alimentar en línea el libro de banco que tengamos configurado en el sistema. si es de contado se coloca el monto cancelado y el sistema asume que es una compra de contado y pasa a la pantalla siguiente donde se detalla el pago. Permite modificar el producto seleccionado. si el pago se realiza en tarjeta de crédito demos registrar el Nro.00 entonces.

MANUAL DE USUARIO opción se registrara el Nro. 63 . y el sistema realiza las siguientes preguntas: Al seleccionar la opción SI. este procedimiento convierte el registro de la compra mediante la nota de entrega en una compra con factura. Se debe tener en cuenta que una vez recibida la factura que sustituya a esa Nota de Entrega se debe transformar dicha nota de entrega en factura mediante el siguiente procedimiento: Se acceda el modulo de compra y en la parte inferior de la pantalla se selecciona cargar Nota de Entrega. De factura para realizar la conversión y seguir con todos los pasos de una compra normal con factura ya explicado en el paso. sin afectar los inventarios. Una vez que seleccionamos cargar la Nota de Entrega aparece la pantalla anterior y procedemos a seleccionar la nota que queremos convertir en factura. de Nota de Entrega y no de Factura ya que no existe siguiendo todos los pasos del procedimiento ya descrito. el sistema trae el contenido de la nota de entrega seleccionada y solicita el Nro.

si registramos la compra con nota de entrega de proveedor se registrara entrando a la opción de es movimientos. Compra. DEVOLUCIONES DE COMPRAS. en el menú principal y aparecerá la pantalla de Devolución de compras. Devolución de Compras. Compra. Devolución de Nota de Entrega a proveedor. si registramos la compra con factura se registrara entrando a la opción de Movimientos. en algunas ocasiones es necesario devolver algún producto comprado o se cometieron errores internos que ameriten realizar una devolución de alguna compra registrada. 1) Por la opción de Movimiento – Compras – Devoluciones de compras 2) Directamente por la función o tecla ( Ctrl+F7) 64 . Después de registrada una compra. por lo tanto esta devolución debe reflejarse en el Sistema para actualizar la existencia de los inventarios. es decir. Se realiza dicha devolución dependiendo de la forma del registro original de la compra.MANUAL DE USUARIO 6.

como mercancía dañada por ejemplo.Este módulo permite restar de nuestro inventario los productos devueltos a los proveedores por razones especiales. el precio unitario y el precio total .MANUAL DE USUARIO Seguidamente a través del botón o la función F3 aparecen todas las compras realizadas para que el operador seleccione a la cual de ellas se le aplicara la devolución. la cantidad. así como el nombre del proveedor y el monto total de dicha compra y en la parte inferior del mismo cuadro el contenido de cada compra registrada señalando el producto comprado. y su funcionamiento es similar al módulo de compras y actualiza en forma automática el inventario. a través del botón de Seleccionar que aparece en la parte inferior del lado izquierdo Se muestra en la parte superior las facturas registradas por compra por Nro. Y fecha de registro. Cuando seleccionamos la compra a devolver el sistema presenta mensajes de confirmación tal como lo realiza en el procedimiento de las devoluciones de venta Y el procedimiento es igual al antes mencionado 65 .

como son incluir nuevas facturas. únicamente que es para compras y afecta a proveedores mientras el otro es para ventas y afecta o clientes. utilizados en función de las necesidades del usurario. Seguidamente el operador o usuario deberá seleccionar el proveedor para que se activen todos los campos tal como se muestra a continuación: 1 ) Por la opción de Movimiento – Cuentas Por Pagar. 2) Por el icono de Compras en la Barra de Acceso Rápido 3) Directamente por la función o tecla F8 66 . 7. CUENTAS POR PAGAR.MANUAL DE USUARIO (devoluciones de ventas). es decir la devolución no será de factura sino de nota de entrega pero el procedimiento para el registro de la devolución es el mismo ya descrito. pagos ó abonos. Al oprimir en el menú. notas de débito y notas de crédito. Este módulo permite el mantenimiento de las transacciones de cuentas por pagar. Así mismo si la devolución es de una nota de entrega de proveedores el procedimiento varía solo en la selección de la opción. la opción de Cuentas por Pagar se abrirá una ventana que solicita datos relacionados del Proveedor y muestra varios campos.

MANUAL DE USUARIO Estado de Cuenta. 67 . En esta sección se muestra las transacciones realizadas con el proveedor seleccionado reflejando todos los movimientos con la suma de los débitos. créditos y saldo.

sin afectar el inventario.MANUAL DE USUARIO Factura. sólo se utiliza para alimentar las cuentas por pagar. En esta sección se registran aquellas facturas por compras o servicios que no han sido registradas en el sistema por el modulo decompras por algún caso especial. de esta forma ingresa la factura a las cuentas por pagar. como por ejemplo: compras realizadas antes de la instalación del sistema y todas las facturas por servicios y otras. 68 . En esta sección no se pueden emitir facturas.

Cuando se necesita enmendar un error cometido al registrar una compra o cargos realizados al proveedor como en el caso de descuentos por pronto pago. entre otros.En esta sección de la ventana se colocan errores Cometidos al registrar las compras o por cargos realizados al proveedor.. En esta sección se utiliza para incrementar los saldos de los acreedores de la empresa.MANUAL DE USUARIO Nota de Débito. etc. 69 . movimientos hechos al proveedor seleccionado por intereses de moras cobradas o cheque devueltos. como en el caso de descuentos o bonificaciones. en casos como: errores cometidos al emitir la factura. se accede a una nota de crédito. Notas de Créditos. Las notas de créditos aumentan el saldo de los Acreedores o Proveedores.

sólo es seleccionable si se tiene saldo deudor con dicho proveedor. 70 .MANUAL DE USUARIO Pagos o Abonos. Sé registran los pagos o abonos a compras o servicios recibidos que la empresa adeuda a los proveedores.

OPERACIONES ESPECIALES. esto con la finalidad de preservar la integridad de los saldos del inventario. también elimina todas las transacciones de cuentas por cobrar y cuentas por pagar que no posean saldo. de impuesto y el cierre mensual de inventario y transacciones. Cierre de Mes (Cierre de Transacciones). Antes de ejecutar este proceso. La ejecución de este proceso es de carácter obligatorio ya que el sistema al momento de facturar o comprar.MANUAL DE USUARIO 8. el mismo actualiza las existencias del mes anterior con las existencias actuales. Este módulo permite efectuar Ajustes de precios. 71 . valida que la fecha de emisión de la operación se encuentre en el mes de proceso.1. 8. es decir que sea el mes siguiente al mes del último cierre. es decir que estén canceladas.

72 . En las consultas de: Inventario. Inventario. resumen diario y mensual de compras y ventas. consolidación y documentos de compras y ventas. Consolidación de Compras . clientes. Clientes.Ventas y proveedores se puede apreciar en forma estadística la información allí contenida de acuerdo a cada movimiento tal como veremos a continuación: 9. vendedores. consultar las consolidaciones y resumen de operaciones.MANUAL DE USUARIO 9. servicios. CONSULTAS Este módulo permite visualizar resúmenes detallados de Inventario.1.

las devoluciones de compras.MANUAL DE USUARIO Como se puede observar en la consulta anterior una vez seleccionado el producto que se quiere consultar podemos ver en la parte superior derecha información sobre dicho producto.2. Resumen Diario De Ventas. etc. 73 . las ventas y su devoluciones así como el resto de movimientos. su existencia. Así mismo a través del icono de búsqueda F2 podemos seleccionar el producto deseado tal como se realizo en los procesos de búsqueda ya explicados en el modulo de inventarios. Igualmente podemos ver los movimientos que haya tenido dicho producto distribuido por tipo de movimiento tal como se muestra a continuación En dicho cuadro podemos ver accesando cada pestaña por separado todas las compras realizadas. 9.

así como las ventas a crédito de las ventas a contado. 9. Al igual que la consulta diaria el sistema muestra un resumen mensual de las ventas con las características ya descritas.MANUAL DE USUARIO Refleja el total de las ventas registradas por día de forma total y detallada o separada el monto neto del monto de IVA.3. 74 . además de separar los montos decosto y utilidad. Resumen Mensual Ventas.

5. Resumen de Operaciones. las relaciones de los montos de 75 .MANUAL DE USUARIO 9. dicha consulta muestra los movimientos del ultimo mes a la fecha de consulta y como podemos observar muestra los montos acumulados de las operaciones. los montos de cuentas por cobrar y pagar. Resumen diario de Compras y Resumen mensual de Compras. los montos de los costos de mercancía. Al igual que para las ventas en el caso de las compras el resume diario y el resumen mensual muestran. los valores de las existencias actuales. De documentos registrados.4. 9. como sus nombres lo indican las compras resumidas por día y mensual separando los montos netos del IVA cobrado así como el Nro. Por ultimo podemos realizar una consulta en forma de resumen de las operaciones realizadas y registradas en el sistema tal como se muestra en el formato anterior.

Para activar los reportes. tal como se muestra a continuación: Datos. se debe ir a la opción Detalles Generales/configurador/diseño de formatos especiales y reportes. Luego salir del menú en la opción CERRAR.Para la emisión de cualquiera de los reportes que se muestran en el cuadro anterior solo se debe sombrear la opción y 76 . La opción de reporte contiene la consulta general de todos los movimientos realizados en los distintos módulos que integran la aplicación Saint Professional y que se han configurado en la opción de Archivos del menú principal. 10.MANUAL DE USUARIO IVA cobrados y cancelados y los saldos existentes en libros de bancos según configuración del sistema. REPORTES.

aparecerá otra pregunta tal comose muestra a continuación: En caso de seleccionar la opción “si” el sistema enviará o exportara a Microsoft Word el reporte que se emitirá en formato de archivo de texto. el sistema procede automáticamente a la misión del reporte mostrando las opciones para la impresión. el cual no puede ser modificado y termina el proceso de emisión del reporte. si se toma la opción “No”.MANUAL DE USUARIO dentro de esta buscar el reporte deseado y hacer clic sobre él. donde podremos seleccionar entre otras cosas la impresora. etc. en caso de querer imprimirlo 77 . donde se podrá optar aun por imprimirlo o simplemente visualizarlo en pantalla. el tamaño del papel. el sistema seguirá el proceso de emisión del reporte seleccionado y este aparecerá en la próxima pantalla en vista preliminar.. la cantidad de copias. seguidamente aparecerá la siguiente pregunta: si seleccionamos la opción no. pero si seleccionamos la opción si.

etc. el tamaño del papel. Entre los reportes más importantes tenemos: 1. 2. Productos en Inventarios. la cantidad de copias. Los Movimientos de Clientes y Proveedores. donde podremos seleccionar entre otras cosas la impresora.MANUAL DE USUARIO aparece la pantalla de opciones para la impresión. 78 .

retenciones de ISLR etc. 3. análisis. Libros de Ventas y Libros de Compras. las relaciones pagos y cobros.MANUAL DE USUARIO Donde podremos ver entre otros los Estados de Cuentas tanto de nuestros clientes como de nuestros proveedores. Los Reportes de Ventas y Compras Los cuales cumplen con la normativa legal vigente en cuanto a materia de IVA con su respectiva retención. 79 .

es decir la fecha del cierre del mes correspondiente al cual se desea determinar los montos de IVA a declarar o pagar. una vez seleccionada la opción de Forma Nº 30(Mensual) se mostrara la siguiente pantalla. Para el calculo de IVA.4. donde se deberá colocar solamente la fecha a la cual se emitirá el reporte. Donde se refleja el cálculo y la emisión de las Formas Legales 13 (retención de ISLR) y la Forma 30 (Declaración y Pago de IVA). Movimientos de Bancos. que 80 . en dicha pantalla se observan dos pestañas identificadas como: Parte A. Formularios Seniat. 5.MANUAL DE USUARIO 10.

81 . Calculo de Impuesto. proceder a la Impresión de la Planilla Forma 30 en caso de poseer una impresora configurada para tal fin o exportar dicha impresión a Microsoft Word. etc. y donde podemos observar el total de los movimientos.MANUAL DE USUARIO corresponde al movimiento de Compras y Créditos Fiscales y la Parte B. Por ultimo en la lista de Reportes podemos observar las Transacciones de Inventario. por departamentos y por productos además de los análisis de compra y venta de productos. donde podemos consultar el movimiento de inventarios por unidades y por cliente. una vez elaborados los cálculos podemos a través de la opción aceptar. dicha impresión muestra los distintos campos que se deben rellenar en la planilla de calculo de impuesto. 6. Movimientos de Inventario. ya sea de Créditos Fiscales para el próximo mes o el monto del Impuesto a Paga. correspondiente al movimiento de Ventas y Débitos Fiscales. Seguidamente. 7.

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