UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO

Escuela Académico Profesional de Ingeniería Industrial

“Práctica Semana 11”

CURSO : GESTIÓN DE PROCESOS
DOCENTE : CALLA DELGADO VICTOR
CICLO : VII
GRUPO : 5
INTEGRANTES:
• Alvarado Gatica José Carlos
• Benites Gastañadui Rodrigo Sebastian
• Gamboa Olivares, Loida
• Rodriguez Mori, Abigail
• Vega Bazan Rodriguez, Ely
• Villar Ruiz Allison Melissa (C)

Trujillo – Perú
2022
Descripción del Proceso

Empezaba en el departamento de compras, que le enviaba al proveedor una orden de compra,

con copia para cuentas por pagar. Cuando el vendedor enviaba la mercancía, y está llegaba a
Fiansa, un empleado del muelle de recibo llenaba un formulario en qué se describen los bienes
recibidos, y lo remitía a cuentas por pagar, al mismo tiempo, el vendedor enviaba su factura a
cuentas por pagar.

Así, pues, cuentas por pagar tenía entonces en su poder tres documentos relativos a estos
bienes: la orden de compra, el documento de recibo y la factura. Si los 3 coincidían, un
empleado expedía una orden de pago.

Problemática

En el caso de las cuentas por pagar de Fiansa los empleados gastan la mayor parte de su tiempo
enderezando las situaciones poco frecuentes en que los documentos -orden de compra,
documento de recibo y factura- no coincidían. A veces, para la resolución, se requerían semanas
y una enorme cantidad de trabajo para rastrear y aclarar las discrepancias.

Características Adoptadas

1. Combinar varios puestos en uno

- Unir el departamento de Compras y el de Cuentas por Pagar. (Departamento de

Compras)

Debido a que estos tienen actividades administrativas es decir que se laboran en oficina,
además que las tareas que se desarrollan se pueden enseñar y aprender de forma muy
práctica, se puede unir ambos departamentos, pudiendo acabar con errores, demoras y
repeticiones.

2. Unificar el rol decisor y el rol ejecutor

Al combinar los departamentos de Compras y Cuentas por Pagar, se estará unificando

el rol decisor y ejecutor, el cual facilita el desarrollo de las actividades y la toma de
decisiones.

3. Los pasos del proceso se ejecutan en su orden natural

 El proceso no es tan flexible a nuevos cambios y sigue una secuencia rectilínea entre
los departamentos de compra y cuentas por pagar, por ello se necesita de una
reingeniería para que el trabajo siga una secuencia dependiendo de lo que realmente es
necesario hacerse antes o después, logrando con ello menos repeticiones en las
actividades, verificaciones de los 3 documentos, eliminando esta fuente de demora.

4. El trabajo se realiza en el sitio razonable

No es necesario enviar documentos de un departamento a otro, cuando desde un

principio se puede trabajar en el área en que se da inicio la redacción de estos
documentos.

5. Reducción de controles y comprobaciones

Como el proceso no tiene un enfoque muy equilibrado, ya que se está en una constante
verificación del trabajo a medida que se realiza las emisiones de facturas, recibos y
comprobantes, envés de realizar controles globales o diferidos, detectando cualquier
posible aumento de abusos con la disminución de costos, la diferencia de materia prima
pedida y otras trabas relacionadas con el control mismo.
Comparación del Diagrama de Procesos de Fiansa

Figura 1.
Primer Diagrama de Procesos de Fiansa

Nota. Elaboración propia

Figura 2.
Reingeniería del Diagrama de Procesos de Fiansa

Nota. Elaboración propia

● Se unieron los departamentos de Compras y el de Cuentas por Pagar y este fue

llamado Departamento de Compras.

● Existe una mayor facilidad al momento de la toma de decisiones al momento que los
documentos son verificados para ver su coincidencia y así remitir la orden de pago.

● Mayor fluidez en la ejecución de las actividades. Se da la ejecución del proceso en un

orden natural, elimina una de las fuentes de demora más recurrentes en la empresa, las
repeticiones de actividades o tareas, en en caso de FIANSA, la verificación de los 3
documentos.

● El departamento de Almacén:
 La inclusión del departamento de recibo en el primer diagrama no es coherente, ya
que este departamento cuenta con funciones limitadas, haciendo que este
departamento sea innecesario, en cambio, el encargado del recibo se considera parte
del departamento de almacén, el cual es un departamento mucho más completo.

● Mejoras:

- Reducción de tiempo al compartir documentos, ya que no se deben enviar

documentos de un departamento a otro.

- Mayor facilidad para verificar la coincidencia en la documentación.