Proyecto: Autorización de órdenes de compra (OC)

En una empresa manufacturera se tiene que un problema importante es la lentitud en el proceso de autorización
de órdenes de compra. Esta lentitud contribuye a que los materiales de los proveedores no estén a tiempo, y que
se generen retrasos en las órdenes de producción. A su vez, estos retrasos causan mayores pagos por tiempo
extra. Todo lo anterior hace necesario generar un proyecto Seis Sigma para atender este problema. Como punto
de arranque, los resultados de la fase de definición se resumen en el marco del proyecto que se muestra en la
tabla 15.6.

Las actividades desarrolladas en la etapa de medición para este proyecto fueron:

• Diagramas de flujo detallados para el proceso de autorizaciones de órdenes de compra para proveedores
no aprobados de partes moldeadas por inyección.
• Se analizó cómo se estaban midiendo las métricas involucradas en el proyecto (vea la tabla 15.6). Dado que
son métricas administrativas, la idea fue ver que se estuviera midiendo bien y en forma consistente. Los
resultados obtenidos se consideraron satisfactorios; sin embargo, al medir la variable pago de tiempo extra
atribuible a falta de material debido a retraso de OC, no se distinguía entre si el retraso era a su vez
atribuible al proveedor o a que realmente se le envió tarde la OC. Por ello se generó la recomendación de
modificar esta forma de medir.

TABLA 15.6 Marco del proyecto para autorización de órdenes de compra

Marco del proyecto Seis Sigma Fecha 13-agosto-2007 Versión 1.1
Título/propósito: disminución del tiempo para autorizar órdenes de compra (OC).
Necesidades del negocio a ser atendidas: la lentitud en la autorización de las OC es la queja principal de los clientes internos. La
espera del material de proveedores es una causa importante para los retrasos en las órdenes de producción. Cuando se tienen OC
con retraso, la consecuencia típica ha sido pagar tiempo extra para cumplir con el programa de producción. Si se disminuye el tiempo
de ciclo de las OC se reducen gastos en tiempo extra y es posible mejorar la satisfacción del cliente disminuyendo los tiempos de
entrega.
Declaración del problema: el tiempo de ciclo para autorizar OC se define como el tiempo transcurrido desde que se recibe la solicitud
de compra hasta que la OC es enviada al proveedor. En la actualidad, este tiempo de ciclo para proveedores no aprobados es de un
promedio de 27 días, con 95% de OC enviadas dentro de 45 días. Para vendedores aprobados el promedio es de siete días, con 95%
de OC enviadas dentro de 11 días. Esto incide en pago de tiempo extra.
Objetivo: reducir el tiempo de ciclo para autorizar OC, para pasar de 26 a 10 días en promedio, con un máximo de 17 días, en un nivel
de 3 sigmas. Zs = 3.
Alcance: limitar el proyecto a la compra de partes moldeadas por inyección con proveedores no aprobados, que de acuerdo con el
análisis de Pareto representan 60% de las OC.
Roles y responsabilidades.
Propietarios: departamentos de ingeniería, compras y calidad.
Patrocinador: D.H., Director General de Operaciones
Equipo: A.H. (BB, líder), M.A.(cuentas por pagar); J.S. (calidad); G.A. (compras); A.D. (ingeniería).
Recursos: base de datos de cuentas por pagar, registros de calidad sobre los proveedores.
Métricas: tiempo de ciclo para autorizar OC, porcentaje de quejas internas por retrasos en OC, tiempo extra atribuible a falta de
material debido a retraso de OC, inventario en proceso.
Fecha de inicio del proyecto: 10-agosto-2018.
Fecha planeada para finalizar el proyecto: 10-diciembre-2018.
Entregable del proyecto: proceso modifi cado y documentado, disminución del tiempo de ciclo para autorizar OC. Ahorros anuales
proyectados: US$34 000 por pago de tiempo extra y $22 000 por disminución de inventario en proceso. Disminución de quejas
internas por retrasos en OC.

Se calculó la línea base para las cuatro métricas involucradas (vea la tabla 15.6). Por ejemplo, en la fi gura 15.4 se
muestra la situación actual del tiempo de ciclo para la autorización de órdenes de compra para proveedores no
aprobados. La media es igual a 26.4 días y la desviación estándar 7.3. Si se establece a 45 días como el máximo,
entonces el nivel de sigmas del proceso será:

𝐸𝑠 − 𝜇 45 − 26.4
𝑍𝑠 = = = 2.55
𝜎 7.3
FIGURA 15.4 Tiempo de ciclo para autorizar OC para proveedores no autorizados, antes de la mejora.

Las actividades desarrolladas en la etapa de analizar para este proyecto fueron:

• Se hizo un análisis detallado de la secuencia de actividades para autorizar las OC para proveedores no
aprobados (análisis de flujo de valor). Partiendo de que una autorización no agrega valor, pero que debería
cuestionarse la existencia de algunas actividades rutinarias burocráticas (mudas 2) y tiempos de espera. Las
actividades centrales incluyen seleccionar ciertos proveedores, pedir cotizaciones, negociar y acordar
precios, gestionar autorizaciones de directivos del departamento de compras y de las áreas solicitantes.
• Como resultado del análisis anterior se detectó que en términos generales el proceso de autorización
avanzaba de una etapa a otra por lotes o grupos de OC, y no de manera individual. Además, la mayor parte
del proceso de autorización se consumía en tiempos de espera para que algunos directivos firmaran la OC,
pero que en general estos directivos no agregaban valor a la autorización: en la práctica no analizaban la
OC, confiaban en ciertas firmas o actividades previas, y más bien era una manera de “informarse” de lo que
se iba a comprar. La conclusión es que la causa principal del retraso está en el diseño del proceso en sí (las
actividades y su secuencia), por lo que era necesario rediseñar dicho proceso. Para llegar a tal conclusión
fue necesario superar la visión tradicional de que los compradores, los que se encargan del proceso de
autorización, eran negligentes en su trabajo, y que por eso el proceso de autorización era tan lento.

Las actividades desarrolladas en la etapa mejorar de este proyecto fueron:

• En el análisis de la etapa anterior se propuso un rediseño del proceso para la autorización de órdenes de
compra para proveedores no aprobados. Para el rediseño se partió de la necesidad de no trabajar por lotes
y simplificar dicho proceso, lo que implicaba eliminar actividades no importantes para la eficiencia de la
compra, se recibió la retroalimentación de algunos directivos, en especial del champion, a fin de que se
llegara a un proceso viable desde el punto de vista administrativo pero que en realidad lograra ser ágil.
• En el proceso rediseñado se excluían algunas actividades, entre ellas algunas de visto bueno, con lo cual se
eliminó el tiempo de espera y la firma correspondiente.
• Se recibió autorización para implementarlo durante un trimestre a manera de prueba. Después de tres
meses se evaluaron los resultados en forma preliminar para cada una de las métricas consideradas
obteniendo resultados satisfactorios. En particular para la variable tiempo de ciclo para la autorización de
órdenes de compra para proveedores no aprobados, se tiene que la media después de la mejora fue de 9.0
días y la desviación estándar de 2.5. Si se comparan estos valores con los correspondientes antes del nuevo
proceso, se tiene que el tiempo promedio pasó de 26.4 a 9.0 días, y la desviación estándar de 7.3 a 2.5, lo
cual representa una reducción de aproximadamente 65% en ambos parámetros.