DEFINICIN DEL PROCESAMIENTO DEL PEDIDO El procesamiento del pedido est representado por el nmero de actividades incluidas en el ciclo

del pedido del cliente. Especficamente, incluyen la preparacin, la transmisin, la entrada, el surtido y el informe sobre el estado del pedido. El tiempo requerido para completar cada actividad depende del tipo de peticin implicada. El procesamiento del pedido para una venta al menudeo quiz ser diferente al de una venta industrial.

Establecimiento comercial del cliente

Transmisin del pedido del cliente

Almacn, procesamiento y ensamblado de pedido Transmisin de artculos atrasados

Entrega del pedido

Entrega express del pedido

Fbrica Procesamiento del pedido y ensamblado a partir de las existencias, o de la produccin si no hay inventario

Componentes de un ciclo de pedido del cliente.

Preparacin del pedido Preparacin del pedido se refiere a las actividades de recopilar la informacin necesaria sobre los productos y servicios deseados, as como a la requisicin formal de los productos que se vayan a comprar. Puede incluir: Elegir un vendedor apropiado, Llenar un formulario de pedido, Determinar la disponibilidad de existencias, comunicar por telfono la informacin del pedido a un empleado de ventas o seleccionarlo de un men en la pgina Web. Cada vez ms se utiliza la informtica para esta etapa y reducir los tiempos en la fase de preparacin del pedido dentro del ciclo del pedido del cliente: cdigos de barras, pginas web, electronic data interchange (EDI, elimina el papeleo), sistemas de radiofrecuencia e identificacin.

Transmisin del pedido: Despus de la preparacin del pedido, la transmisin de la informacin del mismo es la siguiente actividad dentro del ciclo de su procesamiento. Incluye transferir la solicitud del pedido, desde su punto de origen hasta el lugar donde pueda manejarse su entrada. La transmisin del pedido se realiza de dos maneras fundamentales: manual y electrnica. La transmisin manual puede incluir el envo por correo de los pedidos o que el personal de ventas los lleve fsicamente hasta el punto de entrada del pedido. La transmisin electrnica de pedidos es ahora muy popular debido al amplio uso de los nmeros de telfono gratuitos, los telfonos de datos, las pginas Web, el sistema EDI, las mquinas de fax y las comunicaciones por satlite. Esta transmisin de informacin de pedidos casi instantnea, con su alto grado de confiabilidad y precisin, creciente seguridad y costos cada vez ms reducidos, casi ha reemplazado a los mtodos manuales de transmisin de pedidos. Entrada del pedido La entrada del pedido se refiere a las muchas tareas que tienen lugar antes de efectuar el levantamiento real del pedido. Estas incluyen: 1. comprobacin de la precisin de la informacin del pedido, como descripcin del artculo y nmero, cantidad y precio.

2. comprobacin de la disponibilidad de los artculos solicitados. 3. preparacin de la documentacin de rdenes atrasadas o de cancelaciones, si fuera necesario. 4. comprobacin del estado de crdito de los clientes. 5. transcripcin de la informacin del pedido segn sea necesario. 6. facturacin. Estas tareas son necesarias porque la informacin que se solicita del pedido no siempre est en la forma adecuada para seguir procesndola, puede no estar representada con precisin o se puede requerir trabajo adicional de preparacin antes que el pedido pueda ser liberado para levantarlo. La entrada del pedido puede ejecutarse manualmente completando estas tareas, o los pasos pueden ser totalmente automatizados. La entrada del pedido se ha beneficiado mucho con las mejoras tecnolgicas. Cdigos de barras, lectores pticos y computadoras han incrementado sustancialmente la productividad de esta actividad. El cdigo de barras y sus lectores tienen especial importancia para ingresar la informacin del pedido con precisin, rapidez y bajo costo. En comparacin con la introduccin de datos mediante el teclado de una computadora, el lector ptico (escner) del cdigo de barras ofrece mejoras significativas (vase tabla 5-1). Esto tal vez explique la creciente popularidad del cdigo de barras en todas las industrias minoristas, manufactureras y de servicio.

Surtido del pedido El surtido del pedido se representa por las actividades fsicas requeridas para: 1. adquirir los artculos mediante la recuperacin de existencias, la produccin, o la compra. 2. Empacar los artculos para el envo. 3. programar el envo para su entrega. 4. preparar la documentacin del envo. Algunas de estas actividades pueden tener lugar en forma paralela con las de la entrada del pedido, lo que abrevia los tiempos de procesamiento. Manejar las prioridades del surtido del pedido y de los procedimientos asociados afecta al tiempo total del ciclo del pedido en pedidos individuales. A menudo, las empresas no han establecido

ninguna regla formal por la cual los pedidos tengan que introducirse y manejarse durante las etapas iniciales del surtido del pedido. Una compaa experimentaba retrasos significativos para levantar pedidos de clientes importantes cuando los encargados de los pedidos, durante las pocas de mucho trabajo, manejaban los me nos complicados primero. Las prioridades al procesar pedidos pueden afectar la rapidez con la que todos los pedidos se procesan o la velocidad con la que se manejan los ms importantes. Algunas reglas alternativas de prioridad podran ser las siguientes: 1. Primero en ser recibido, primero en ser procesado (orden de antigedad). 2. Tiempo ms corto de procesamiento. 3. Nmero especificado de prioridad. 4. Primero los pedidos ms pequeos, menos complicados. 5. Fecha de entrega prometida ms prxima. 6. Pedidos que tengan el menor tiempo antes de la fecha prometida de entrega. La seleccin de una regla en particular depende de criterios, como el de equidad para todos los clientes, importancia diferenciada entre los pedidos y rapidez general de procesamiento que pueda alcanzarse.

Informe sobre el estado del pedido: Esta actividad final del procesamiento del pedido asegura que se suministre un buen servicio al cliente, mantenindolo informado de cualquier retraso en el procesamiento del pedido o en su entrega. Incluye: 1. rastreo y localizacin del pedido en todo el ciclo. 2. comunicacin con los clientes sobre donde puede estar el pedido dentro del ciclo y cuando puede ser entregado. Esta actividad de seguimiento no afecta al tiempo general para procesar el pedido.

OTROS FACTORES QUE AFECTAN El TIEMPO DE PROCESAMIENTO DEL PEDIDO

La seleccin del hardware y de los sistemas de procesamiento de los pedidos representa slo una parte de las consideraciones del diseo. Puede haber numerosos factores que agilizan o retrasan el tiempo de procesamiento. Estos factores son resultado de los procedimientos de operacin, de las polticas de servicio al cliente y de las prcticas del transporte. Prioridades del procesamiento Algunas empresas pueden otorgar prioridades a su lista de clientes como una manera de distribuir los recursos limitados de tiempo, capacidad y esfuerzo a favor de las rdenes ms beneficiosas. Hacindolo as, alterarn los tiempos de procesamiento de los pedidos. A los pedidos de alta prioridad pueden darles procesamiento preferente, en tanto que los pedidos de baja prioridad pueden guardarse para procesamiento posterior. En otras empresas, los pedidos suelen procesarse en el orden en que se reciben. Aunque la forma mencionada en segundo lugar puede parecer justa para todos los clientes, no necesariamente es as. Puede provocar tiempos de procesamiento ms largos, en promedio, para todos los clientes de una misma clase. Aunque no estn establecidas las prioridades para el procesa- miento de pedidos, las reglas tcitas siempre estarn en vigor y pueden afectar negativa- mente los tiempos de procesamiento de pedidos. Procesamiento paralelo versus secuencial En algunos casos, los tiempos de procesamiento pueden reducirse en forma significativa ordenando con cuidado las tareas del procesamiento de pedidos. Los tiempos ms largos de procesamiento pueden alcanzarse cuando todas las tareas se completan en una secuencia. Si se llevan a cabo algunas tareas simultneamente, el tiempo total de procesa- miento puede reducirse. Precisin en el surtido del pedido Si se puede completar el ciclo de procesamiento del pedido sin tener errores en el requerimiento del pedido de un cliente, es probable que se minimice el tiempo de procesamiento. Tal vez ocurran algunos errores, pero su nmero debera ser cuidadosamente controlado si el tiempo de procesamiento del pedido es una consideracin prioritaria en la operacin de la compaa. Acumulacin de pedidos Reunir pedidos de mltiples clientes en grupos para realizar un procesamiento por acumulacin puede reducir los costos de procesamiento del pedido. Por otra parte, retener pedidos hasta alcanzar el tamao de un lote quizs aada ms tiempo al procesamiento, en especial para aquellos pedidos que entraron primero en el lote. Tamao del lote

El pedido de un cliente puede ser demasiado grande para surtirlo de inmediato de las existencias disponibles. En vez de esperar a que est completamente surtido, pueden prepararse y enviarse pequeos lotes del pedido total. En vez de esperar a que se complete el pedido, el cliente lo recibe parcialmente y dispone antes de una parte del producto ordenado. Aunque se puede mejorar el tiempo de procesamiento para parte del pedido, los costos de transporte tal vez sern ms altos debido al envo de pedidos de menor tamao.

Consolidacin del embarque Muy parecido a la acumulacin de pedidos, estos pueden retenerse para crear un tamao de envo econmico. Consolidar algunos pedidos pequeos para construir un volumen ms grande de envo reduce los costos de transporte. El tiempo de procesamiento puede incrementarse para que el costo de transporte pueda descender.