Implementación de Balance Scorecard como herramienta

para la mejora de Gestión de una Empresa de Servicio

Administrativo Inmobiliario

1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1 Determinación del Problema

La presente empresa como materia de estudio de investigación se dedica al servicio

administrativo inmobiliario - Real Estate Management Services la cual es el líder global en
servicios inmobiliarios y administración de inversiones.

Su participación en el mercado inmobiliario a crecido considerablemente en los últimos años,

cuenta con una infraestructura de trabajo bastante adecuada, cada área esta debidamente
organizada desde el punto de vista de capital humano, contable y operaciones, pero no cuenta
con una herramienta que permita medir o evaluar el logro de los objetivos a largo plazo y
determinar la importancia de la labor que viene cumpliendo cada colaborador en la compañía.

En contabilidad el proceso interno desde la recepción de un comprobante, hasta el pago de esta,

se ve ilustrado en la Tabla N° 1

Tabla 1: Proceso de entrega de documentos a Contabilidad

Elaboración: propia

Contabilidad está compuesta por tres áreas: Costos, Tesorería (Bancos), Cobranzas y
Facturación. El flujo expresado en la Tabla N° 1 es el siguiente:

Costos recepciona los comprobantes emitidos por los proveedores, por los servicios de
manteniento brindados, una vez recibido todos los comprobantes, costos realiza un detalle de
gastos por edificio brindando esta información al área de Cobranzas y Facturación.
La empresa cuenta con una metodología de procesos los cuales involucran a la parte
administrativa como a contabilidad, dentro de estos procesos internos podemos identificar la
entrega de documentos por los mantenimientos brindados en los diferentes inmuebles
empresariales administrados, en ocasiones se tornan demasiado amplios los cuales provocan que
el tiempo se prolongue o que la respuesta de solución sea muy tardía, estos documentos están
relacionados a los comprobantes de pago con sus respectivos sustentos, como son la cotización,
hoja de servicio o informe técnico y guía de remisión en caso el servicio brindado comprenda la
instalación de algún suministro.

El problema suscitado en este proceso de entrega de documentos se ve reflejado cuando el

administrador lleva el comprobante sin revisarlo adecuadamente, esta tiene una gran posibilidad
de que sea rechazada, ya sea porque el comprobante está mal emitido o porque no cuenta con el
sustento suficiente para que posteriormente se pueda pagar al proveedor, lo cual provoca que si
el servicio brindado fue otorgado a un crédito de 30 días posterior a su fecha de recepción, esta
al ser rechazada deberá ser emitida nuevamente, por tanto el administrador hará llegar el
comprobante a contabilidad al dia siguiente, en dos días o posiblemente hasta una semana
después.

Por tanto, provoca que el ingreso de la factura tome un tiempo aproximado de un día adicional a
la de recepción y llegue a manos de tesorería para efectuar el pago, generando en ocasiones la
incomodidad del proveedor por no recibir un pago a tiempo.

Una vez recibida la información, a fin de mes el área de Cobranzas y Facturación empieza a
emitir los comprobantes de pago a todos los clientes (Propietarios y/o usuarios) por edificio
administrado, con este proceso inician las cobranzas a los clientes por los servicios de
mantenimiento brindados en un periodo mensual.

Si bien existe el área conformada como Cobranzas y Facturación, las funciones que esta área
cumple, no involucran directamente al cobro de los mantenimientos brindados, solo visualizan
de abonos en las cuentas de banco, recayendo de esta manera la cobranza únicamente en el
administrador del edificio, quien es el único que tiene trato directo con el usuario o propietario
del inmueble, no dándole un debido cuidado o no realizando la cobranza de la manera mas
adecuada posible.

Lo que trae como consecuencia que las cobranzas sean realizadas más de los últimos periodos
mensuales facturados, olvidando las deudas anteriores. Ocasionando que a lo largo del tiempo
esta deuda se incremente y por tanto no se puedan cumplir con las obligaciones con los
proveedores en el tiempo más oportuno posible.

A esto se añade que la gestión de cobranzas que tiene la empresa no es la más apropiada, ya que
si un inmueble no cuenta con la liquidez adecuada no podrá cumplir con sus obligaciones frente
a terceros.

En relación a las problemáticas antes mencionadas, si el inmueble administrado no cuenta con

liquidez, provoca que las cuentas por pagar también se vean involucradas, por ende, en base al
ciclo mencionado si no se tiene un adecuado control de tiempo en el proceso desde el momento
de entrega del comprobante, el registro, la facturación y cobranza, tesorería no podrá efectuar
los pagos a proveedores, provocando que esta también se vea reflejada en la rentabilidad de la
compañía.
1.2 Formulación del problema

1.2.1 Problema General

¿En qué medida la implementación del Balance Scorecard mejorará la gestión de una
empresa de servicios administrativos inmobiliarios?

1.2.2 Problemas específicos

a) ¿En qué medida la implementación del Balance Scorecard como herramienta de

gestión reducirá los tiempos en los procesos internos?

b) ¿De qué manera el Balance Scorecard mejorará la gestión de cobranza a clientes?

c) ¿En qué medida la Implementación del balance Scorecard mejorará la rentabilidad

de la empresa?