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IMPLEMENTACIÓN DE
UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE LA
CALIDAD
Consideraciones previas
Un Sistema de Gestión de Calidad es el resultado de acciones conjuntas que una empresa
u organización pone en marcha para la mejora de sus procesos, dichos procesos suponen la
orientación de todos los elementos que se tengan a mano en un sentido específico.
Para implementar un Sistema de Gestión de la Calidad en la organización o empresa de
servicios es importante que se conozca y se participe activamente en el desarrollo de este
proceso para lo cual debe desarrollarse el empoderamiento definido por Martínez,(2002),
como la capacidad de generar Liderazgo participativo, desarrollar factores de Motivación,
Propiciar empresas Inteligentes, Procesos de Aprendizaje y Capital Intelectual, elementos
importantes en una empresa que desee desarrollar procesos de mejoramiento continuo.
Antes de realizar el diagnóstico es conveniente socializar a todo el personal de la entidad
sobre el sistema de gestión de la calidad, explicar la metodología y las fases como se va a
desarrollar el proyecto.
Se sugiere como una estrategia de sensibilización del personal, se busca conocer casos
exitosos de entidades que han implementado la norma o referentes similares con el propósito
de lograr un mayor compromiso.
Todos los esfuerzos se pueden alinear en la medida que se desplieguen a través del
Hoshin Kanri, definido por el profesor Brendan M. Collins (Director de despliegue de
Política de la Florida Power and Light Company) como un proceso gerencial que se usa para
ayudar a que una compañía logre mejorar los objetivos que constituyen su visión empresarial
(Martínez, C, 2002), que para nuestro caso es la implementación del sistema de gestión de la
calidad en la empresa.
FASES I. DIAGNÓSTICO
Es el conjunto de actividades, pasos y procedimientos necesarios que garantice establecer
la situación actual, la gestión de calidad y competitiva de la organización. Recolección de
información en base a entrevistas y reuniones, el diagnóstico se convierte en un insumo clave
para la planificación. El diagnóstico nos ayuda a determinar, mediante el análisis de datos e
información, qué es lo que está pasando y cómo podríamos arreglar, mejorar o corregir una
situación en caso de ser necesario.
Procedimiento
1. Planificar la realización del diagnóstico
La planificación de los diagnósticos incluye la definición del objeto, alcance, programa o
agenda (personas a entrevistar, entrevistadores, fechas, horarios, lugares, etc.), listas de
verificación (cuestionario de afirmaciones sobre la norma y la definición de los recursos
necesarios para el diagnóstico que permita identificar de manera cualitativa o cuantitativa, el
estado actual de la organización. Anexo Nº1
Validar
2. Ejecutar el diagnóstico
El diagnóstico cualitativamente qué tan lejos está la organización de alcanzar los
requisitos exigidos por la norma, evaluando tanto su nivel de documentación como de
implementación y mejoramiento. Esta etapa corresponde a la realización de la agenda
programada del diagnóstico (Estratégico y Calidad) y a la recolección de la información a
través de la metodología establecida para que una vez concluida se elabore el informe de
diagnóstico.
3.Validar el informe de diagnóstico
Corresponde a la socialización del informe preliminar de diagnóstico (Estratégico y
Calidad) ante el grupo de colaboradores responsables de las actividades descritas en dicho
documento, como de la Dirección de la organización con el fin de precisar detalles o aclarar
inquietudes.
Se realizan los cambios y ajustes pertinentes del documento y se hace entrega del informe
de diagnóstico validado. Anexo Nº2
El informe de diagnóstico (Estratégico y Calidad) se convierte en la entrada para la fase
de PLANEACION del Sistema de Gestión de Calidad.
Consideraciones previas:
a. Socialización del Informe de Diagnostico a todos los colaboradores
b. Programa de Implementación del SGC
c. Grupo de personal de ejecutar las fases.
Comité de calidad
Es un órgano gestor de la calidad, es la referencia en temas de calidad para todos los
sectores, se encarga de analizar la información asociada al grado de satisfacción de los
clientes y propone todas las acciones necesarias para conseguir una optimización del
funcionamiento de la empresa en cuanto a la mejora continua.
El comité se compone de 6 integrantes, tres representantes los de la empresa y tres
representantes de los trabajadores, además de un suplente por cada uno de los miembros. En
empresas con más de 100 trabajadores, el Experto en Prevención de Riesgos, también es
parte del comité, sin derecho a voto.
Es necesario que el Comité de Calidad se encuentre formado por el responsable de
calidad de la organización y una persona de la gerencia de la empresa, que tengan la
responsabilidad y tomar las decisiones de cualquier aspecto relacionado en la organización.
Funciones:
· Propiciar un ambiente de trabajo y responsabilidad con el mantenimiento del Modelo
de Gestión por parte de toda la Organización.
· Gestionar un nivel sinérgico en las interacciones entre los procesos del SGC.
· Asegurar una comunicación efectiva entre todos los miembros de la Organización.
· Determinar los recursos necesarios para el SGC.
· Definir, establecer y hacer seguimiento a las directrices del SGC. Promover y realizar
seguimiento a la política y objetivos de calidad.
· Revisar junto con la Alta Dirección, el SGC y definir acciones para su mejoramiento.
Responsabilidades:
· Asistir puntualmente a las sesiones cuando fueren convocados.
· Deliberar en las sesiones del Comité respecto de los asuntos que sean sometidos a
consideración del Comité.
· Presentar oportunamente sus excusas en caso de ausencia.
· Poner en conocimiento inmediato del presidente o del Comité, cualquier situación que
pudiere afectar los procedimientos del mismo.
· Cumplir con las resoluciones tomadas por el Comité, en asuntos relacionados a la
gestión por procesos y la calidad de servicios.
· Difundir los programas de trabajo, actividades y desarrolladas por el Comité de
Gestión de Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional.
Este comité normalmente está conformado por la dirección y por los líderes de proceso y
tiene una frecuencia de reuniones.
1. Cronograma general Anexo Nº4
El cronograma general está compuesto por: jerarquía de objetivos (objetivos a largo y
corto plazo), objetivos generales y específicos y con sus respectivas actividades, todas estas
cuentan con un indicador, fuentes de verificación y supuestos.
2. Plan de comunicación: Anexo N.º 5 (7.4)
RECURSOS HUMANOS
Es el conjunto de empleados y colaboradores que trabajan que trabajan en una empresa u
organización. Es decir, son un factor primordial en la marcha de una empresa de ello depende
el manejo y funcionamiento de los demás recursos.
Se puedo considerar a:
· Obreros.
· Oficinistas
· Supervisores
· Técnicos
· Ejecutivos
· Directores.
Al identificar los recursos humanos dentro de la empresa nos ayudará a mejorar el trabajo
productivo de una empresa. Para ello debemos poner en práctica los siguientes pasos a
considerar son:
1. Diagnóstico:
· Cómo se conforma la organización
· Cómo es el proceso de toma de decisiones.
· Conocer el rumbo de la empresa
· Seguir los objetivos deseados
2. Reordenamiento
· Establecer ciertos órdenes
· Hacer que todo concentren su energía en las labores que le toca a cada miembro de la
empresa.
· Definir los roles y funciones
· Diferencia las áreas
· Unificar criterios y formalizarlos de manera completa.
3. Nombrar responsables
· Verificar que todas las acciones emprendidas sean cumplidas.
· Garantizar la continuidad del proceso
· Encomendar a un profesional interno o a una empresa externa.
4. Motivación de los empleados
· Mediante premios, como incentivos o aguinaldos y capacitación continua si quieres
que los puntos anteriores funcionen.
RECURSOS FINANCIEROS
Son aquellos recursos que conforman el conjunto de efectivo y activos con determinado
grado de liquidez, es decir, con capacidad de ser transformados en dinero en efectivo.
Se pueden clasificar en propios y ajenos. Dentro de los Recursos propios también
conocidos como patrimonio, los recursos propios pertenecen en su totalidad a la empresa.
Estos pueden ser:
· Dinero en efectivo: todo el dinero que posee determinada empresa u organización,
con capacidad de usarse para inversiones.
· Inversores: en algunas empresas participan socios o accionistas, quienes facilitan el
capital para luego obtener beneficios de dicha empresa (acciones).
· Utilidades y reservas: el dinero que surge de la comercialización de bienes y
servicios.
Por otra parte, los recursos ajenos son recursos que no proceden de un capital propio
a la empresa, sino que están sujetos a la financiación ajena, por lo que son
obligaciones de pago.
Estos complementan la disponibilidad de capital de la empresa y pueden ser:
· Prestamos de acreedores y proveedores: aquel recurso financiero (producto o
servicio) con capacidad de liquidez que la empresa posee, pero que debe a un
proveedor o acreedor.
· Créditos bancarios o privados: para poder mantenerse y llevar a cabo nuevas
inversiones, las empresas utilizan los créditos que ofrecen los bancos, y que a su vez
se le retribuyen pagando intereses determinados.
· Emisión de valores: acciones, bonos, títulos públicos, entre otros.
Una vez conceptualizado lo que integra cada uno de los recursos financiero que tiene una
empresa, podemos seguir los siguientes pasos para identificarlos de manera correcta e idónea
de la siguiente manera:
1. Diagnóstico
Analiza los valores económicos- financieros de tu empresa sea claros por medio de un
flujo de caja el mismo que nos reflejó tanto ingreso con egresos de la empresa
2. Priorizar información
En cuanto a la disponibilidad de dinero en efectivo que se posee en base al sentido
contable de la organización, mismos que puede ser desarrollado por un balance general de la
situación de la empresa.
3. Seguimiento
Al transcurso de pago a los proveedores y el cobro que se le debe hacer a los clientes, y
no dejarlo para un largo plazo que con el tiempo afecte.
RECURSOS MATERIALES
Los recursos materiales, son los medios físicos y concretos que ayudan a conseguir algún
objetivo, aquellos bienes tangibles que permiten ofrecer los productos o servicios en cuestión.
Los recursos materiales pueden ser clasificados de la siguiente manera:
· Recursos materiales renovables: elementos que se obtienen a través de procesos
para evitar que desaparezcan, por lo que son inagotables si se utilizan adecuadamente.
Entre estos se encuentran las pieles, la madera y el papel.
· Recursos materiales no renovables: elementos que pueden dejar de existir o
agotarse en un período de tiempo, como el carbón.
· Recursos de transformación: utilizados para transformar y elaborar otros recursos.
Por ejemplo, máquinas, terrenos y herramientas.
· Recursos de utilización: recursos (tratados por los de transformación) que permiten
llevar a cabo las labores de una empresa. Por ejemplo, el combustible y la papelería.
Al identificar los recursos materiales dentro de la empresa nos ayudará a mejorar el
trabajo productivo de una empresa. Para ello debemos poner en práctica los siguientes pasos
a considerar son:
1. Identificar las necesidades de los recursos materiales.
2. Planificación de la adquisición
3. Recepción, revisión e inventariado
4. Mantenimiento y gestión de incidencias
RECURSOS TÉCNICOS O TECNOLÓGICOS
Aquellos que sirve como herramientas e instrumentos auxiliares en la coordinación de los
otros recursos:
1. Sistemas de producción, sistemas de ventas, sistemas de finanzas, sistemas
administrativos, entre otros.
2. Fórmulas, patentes, entre otros.
3. Adquisición de tecnología.
4. Desarrollo de tecnología propia.
5. Capacitación y desarrollo de personal.
Los recursos son cualquier forma que permita satisfacer la demanda o lograr los objetivos
deseados. La tecnología en sí se refiere a teorías y tecnologías que realmente pueden utilizar
el conocimiento científico.
Por tanto, los recursos técnicos son el medio de utilizar la tecnología para lograr su
propósito. Los recursos técnicos pueden ser tangibles (por ejemplo, una computadora,
impresora u otra máquina) o intangibles (sistema, aplicación virtual).
En la actualidad los recursos técnicos se han convertido en una parte importante de una
empresa o familia; La tecnología se ha convertido en un aliado clave para realizar diversas
tareas. Las empresas con computadoras modernas, acceso a Internet de alta velocidad, redes
informáticas internas, teléfonos inteligentes y dispositivos multifunción podrán competir con
éxito en el mercado independientemente de las características de sus productos o servicios
Los recursos técnicos, a través de la comunicación interna, externa y cualquier otro
aspecto, contribuyen al desarrollo de las operaciones diarias de la empresa, desde la
producción hasta la comercialización. En casa, los recursos técnicos son útiles para personas
que deben realizar tareas académicas o que quieren trabajar en oficinas virtuales o remotas.
Por ejemplo, puede tener recursos técnicos básicos sin una gran inversión, como una
computadora que pueda acceder a Internet. A mayor inversión, mayor posibilidad de obtener
recursos de última generación y mejor calidad.
FASES III.DISEÑO
La fase de diseño corresponde. a la definición de soluciones y puesta en marcha. de
metodologías para implementar un sistema de gestión de la calidad, coherente con la norma
ISO 9001-2015 y garantizar el cumplimiento de los requisitos legales. y reglamentarios de la
organización. En esta fase se realiza la definición y caracterización de los procesos. Se
elabora el soporte documental como Manual de calidad, procedimientos, instructivos,
formatos u otros. Requeridos para la efectuada operación de los procesos. Además se
determinar los indicadores como instrumento de medición, gestión y seguimiento de los
procesos..
La fase de diseño permite a las organizaciones. esquematizar, su propio modelo de
gestión por procesos de acuerdo a las exigencias de la norma y bajo el enfoque de planear,
hacer, verificar y actual ( PHVA) . Debe incluir:
El compromiso de la alta dirección,
Administración ( estructura)
Planificaciòn del Productos y servicios.
Procedimientos
La Fase de diseño debe cumplir las siguientes actividades:
FASE DE IMPLEMENTACION.
FASE DE VERIFICACION
Auditoria