AUDITORIA EN SISTEMAS DE GESTION

Instituto Prof. Duoc UC

Ingeniería en Prevención de Riesgo

Sede Alameda

PLAN DE MEJORA CONTINUA AL SISTEMA DE GESTIÓN

AUDITORIA EN SISTEMA DE GESTION

Nombres: Cristian Correa-Christian Galdames-Cristopher Sierra

PROFESOR: Daniel Zamorano
Contenido
Introducción.......................................................................................................................................2
1. Panificar.....................................................................................................................................3
1.1. Proceso necesario cuando se genera una inconformidad para que esta sea eliminada y
evidenciada la corrección en una próxima auditoría....................................................................5
1.2. Organización de los elementos del sistema integrado de gestión para la
implementación.............................................................................................................................5
1.3. Beneficios vinculados al plan de mejora de los sistemas de gestión integrados..............6
1.4. Factores internos y externos que podrían generar mayores dificultades y facilitadores al
momento de implementar el plan de mejora.................................................................................7
2. Hacer..........................................................................................................................................7
2.1. Objetivo general................................................................................................................7
2.1.1. Objetivos específicos.................................................................................................7
2.2. Política de gestión de medioambiente..............................................................................8
2.3. Política de calidad..............................................................................................................8
2.4. Política de seguridad y salud laboral.................................................................................9
2.5. Plan de acción....................................................................................................................9
3. Verificar....................................................................................................................................10
4. Actuar......................................................................................................................................10
Conclusión.......................................................................................................................................12

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Introducción
Un sistema de gestión está formado por un conjunto de elementos de análisis, dispuestos
en etapas, en un proceso de flujo continuo. Y, son adecuados, para lograr mejoras en la
estructura y estrategia organizacionales.

Por ello, cada vez, son más las organizaciones, que adoptan integrar sus sistemas de
gestión bajo estándares internacionales (ISO 9.001, 14.001 y 45.001), que permitan dar
seguridad y confianza a las partes interesadas en la empresa, tales como: inversionistas,
clientes, comunidades aledañas, etc.

 Un sistema de gestión es un instrumento que debe estar en la vida de una

organización, pues tiene como fin, la mejor y más eficiente asignación de los
recursos de los que dispone. Con el objetivo de lograr los mejores resultados
posibles.
 Las operaciones que realizan las empresas no solo tienen impactos sobre la calidad
del producto final. Si no, además, sobre la seguridad y la salud de las personas,
involucradas en las operaciones y en el medioambiente.
 Por ello, cada vez, son más las organizaciones, que adoptan integrar sus sistemas
de gestión bajo estándares internacionales (ISO 9.001, 14.001 y 45.001), que
permitan dar seguridad y confianza a las partes interesadas en la empresa, tales
como: inversionistas, clientes, comunidades aledañas, etc

El principal objetivo de las organizaciones es entregar productos y/o servicios que

satisfagan las necesidades y expectativas de los clientes, garantizando los tipos y alcance
de control para dar conformidad a lo planificado. La gestión de calidad se soporta en una
estructura organizativa, asignación de responsabilidades y de recursos necesarios para,
junto con los procesos y procedimientos, alcanzar los objetivos establecidos. El conjunto
de procedimientos y planes dan soporte a la gestión de calidad que constituye el sistema
de calidad, queriendo así en esta oportunidad implementar un plan de mejora a la
empresa.

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 1. Panificar

En la etapa de planificar, la organización identificará qué necesita mejorar del sistema y

cuál será el objetivo que necesita alcanzar, en base a esto definirán los recursos, los
responsables y además indicadores que le permitan medir el objetivo que se han
planteado dentro de las áreas del sistema a mejorar, específicamente en las multas e
infracciones que poseen en el ámbito laboral.

Identificación
de los De calidad,
procesos y de medioambiente y SST
los requisitos

Despliegue Asignando método básico (objetivos, metas,

indicadores, definir responsabilidades,
documentar todos los procesos)

ISO 9.001, ISO 14.001,

Integración de la ISO 19011 Y 45.001
metodología

Integración de
documentación Documentos y manual

Ilustración 1 Diseño de Sistema de Gestión Integrado. Elaboración propia.

Como se ilustra en las etapas se ha decidido implementar un plan de mejora al sistema de

gestión de calidad, de gestión medioambiental y de seguridad salud y trabajo debido a que
se realizará básicamente a nivel operacional con el objetivo de que todas las personas,
tanto los directivos como los técnicos y los operarios perciban y gestionen la calidad, el
medio ambiente y la prevención de riesgos laborales como algo inseparable. A nivel de
funcionamiento del sistema para la dirección única del sistema, edición y control de la

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documentación común. Sistemas de verificación y control común en la medida de lo
posible. Tratamiento común de las no conformidades, acciones correctoras y preventivas,
es por ello que se considera implementar los sistemas anteriormente mencionados, para
mejorar ésas no conformidades que arrojó la auditoría, las cuales fueron las siguientes:

 Política del SGI

 Política integrada del SGI no aprobada por la dirección de la organización.
 Existencia en la política de compromisos inasumibles o inadecuados para la
organización. Suele suceder cuando la política se inspira en exceso en la de otra
empresa.
 La política no incluye de forma clara y explícita los principios de mejora continua y
cumplimiento de requisitos.
 La política no contempla ni el nombre de la empresa ni el alcance del sistema de
gestión (necesidad de personalizar la política).
 La política no se ha distribuido ni publicado entre el personal (anuncios, intranet,
etc.).
 No existe metodología para la revisión de la adecuación de la política ni de su
grado de cumplimiento (suele realizarse en la revisión del sistema por la dirección).

 Objetivos del SGI

 Establecimiento de objetivos no medibles generales (por ejemplo, “reducir las
averías”).
 Establecimiento de objetivos que no contemplan aspectos de calidad, MA, SSO,
(por ejemplo, trabajar únicamente con objetivos de facturación).
 Falta de programación o planificación para el cumplimiento de los objetivos, falta
de definición de tareas para la consecución de objetivos.
 Falta de definición de responsabilidades y recursos necesarios para la consecución
de objetivos.
 Insuficiente seguimiento del cumplimiento de los objetivos.

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  No consecución de objetivos o desviación de valores esperados en los
seguimientos sin la correspondiente acción correctiva para analizar causas de la
desviación y aportar una solución.
1.1. Proceso necesario cuando se genera una inconformidad para que esta sea
eliminada y evidenciada la corrección en una próxima auditoría.
 Describir el hallazgo.
 Análisis de la causa raíz.
 Acción inmediata
 Acción correctiva.

Por ejemplo, en la empresa del caso de estudio se pudo evidenciar que No poseen un
procedimiento de inspección final en cuanto a la gestión de calidad

 Descripción del hallazgo: Llevando a cabo inspecciones a los procesos y métodos

involucrados con sus servicios al cliente final.
 Análisis de la causa raíz: Se hallará mediante la herramienta Ishikawa.
 Acción inmediata: Asignar un supervisor de lo que se recolecta y cómo se recolecta es
la manera más positiva de comprobar la calidad y la conformidad en la entidad

Herramientas de gestión para el tratamiento de la inconformidad.

 Diagrama de Ishikawa
 Cinco Por qué
 Lluvia de ideas

1.2. Organización de los elementos del sistema integrado de gestión para la

implementación

Elementos Descripción
1. Liderazgo Los gerentes de la empresa en estudio deben
promover la participación y las condiciones
para que los empleados puedan participar
activamente en el logro de metas y objetivos,
aprovechando las certificaciones que ya
posee.
2. Planificación Al planificar, es importante saber dónde se
encuentra la empresa (el punto de partida) y
saber con mucha precisión dónde será el
punto de llegada. Conocer y articular estas dos
localizaciones le facilitará encontrar el camino
que luego fragmentará para guiar las acciones
de todo el equipo que conforma la
organización.

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 3. Soporte La información documentada, uno de los
nuevos conceptos en sistemas de gestión, se
puede aplicar a la gestión de las tres normas
ISO para evitar la duplicación de los
documentos.
4. Operación Este elemento es usado en tres de las ISO
(14001, 19001 y 45001) tales como la
preparación para emergencias y la necesidad
de considerar las perspectivas del ciclo de
vida, por el contrario la ISO 9001 se encarga
de abordar la calidad en los productos y
servicios.
5. Evaluación del desempeño La evaluación va enfocada al área que se
ocupa cada una, ofreciendo niveles de
eficiencia para empresas como esta que están
decidiendo aplicar un enfoque integral.
6. Mejora continua Este tema no es estático, es un elemento que
debe mejorarse con el tiempo en lugar de
quedarse ahí. Los clientes tienen nuevas
perspectivas y requisitos que desafían
constantemente la calidad de los productos y
servicios, así como del medio ambiente y la
seguridad y salud ocupacional.

1.3. Beneficios vinculados al plan de mejora de los sistemas de gestión

integrados
 Permite tener sistemas de administración plenamente incorporados en las
ocupaciones operativas.
 Los requisitos de calidad, medio ambiente y PRL se comprenden como una
sección bastante más de la labor.
 Se mantiene un orden documentando todo y llevando y registros mínimos.
 Se establecen políticas, fines y metas coherentes.
 Es notable que las situaciones de partida resultan muy distintas, pero, sea como
sea, se establece un intenso liderazgo de la Dirección y del equipo de
colaboradores para poner en práctica un sistema de administración
incorporada eficiente.
 Le permite evaluar su entorno y contexto, definiendo las bases para establecer
objetivos e identificar
 oportunidades.

6
  Le posibilita enfocarse en la satisfacción del cliente, cumpliendo sus
expectativas.
 Le permite ejecutar sus procesos de forma más ordenada, alineada, con mayor
productividad y eficiencia.
 Le faculta para tratar los riesgos asociados a las operaciones.
 Elimina procesos innecesarios.
1.4. Factores internos y externos que podrían generar mayores dificultades y
facilitadores al momento de implementar el plan de mejora.
 Planificación ya que de esta nace una decisión de tipo estratégica.
 Compromiso para adoptar las normas ISO ya que requiere tiempo, conocimientos y
dinero.
 Riesgos, permite a la empresa estar atento a los comportamientos del mercado o
de la competencia.
 Factores económicos del país, se depende de este ante cualquier fluctuación
recesión o crecimiento.
 Políticos, que no afecten el desempeño de la empresa.
 Tecnológicos para el aprovechamiento de las mejoras y automatización de los
procesos.
2. Hacer

En la etapa de hacer, comienzan a trabajar en el plan que han determinado anteriormente,

se considera que exista monitoreo constante por parte de quienes ejercen puestos de alta
gerencia.

2.1. Objetivo general

Diseñar un plan de mejora para la empresa “XYZ” para la mejora de las políticas del SGI y
objetivos de la empresa.

2.1.1. Objetivos específicos

 Definir políticas para cada área de gestión que puedan ser aplicadas en menos de
12 meses.

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  Mantener la merma de materia prima por debajo del 3%.
 Implementar auditorías del sistema de gestión integrado anualmente.
 Definir los sistemas integrados de gestión basados en la ISO 19001, 45001, 9001 y
14001 para que la dirección incremente su nivel de responsabilidad.

Para este caso y dar un mejor tratamiento a las no conformidades se mejorarán las
políticas y quedarán redactadas de la siguiente manera:

2.2. Política de gestión de medioambiente

a) Integrar el elemento medioambiental en el Sistema de Gestión Empresarial
b) Verificar el cumplimiento de las normas, leyes y procedimientos de la materia para
equilibrar las relaciones con las autoridades competentes como el SMA.
c) Reemplazar lámparas de alto consumo por ahorradores LED para así disminuir el
consumo eléctrico.
d) Proteger el medio ambiente, incluyendo la prevención de la contaminación.
e) Capacitar a supervisores y operarios de áreas operativos relativo a gestión
ambiental y de residuos.
f) Entregar reportes internos de desempeño ambiental, estableciendo metas y nivel
de cumplimiento de objetivos planteados a corto, mediano y largo plazo.
g) Actualización de sitio web, incorporando lo relativo a la política ambiental de la
empresa.
h) Exposiciones a clientes y proveedores, demostrando operativamente la gestión de
residuos que se está ejecutando.
i) Entregar información y capacitación respecto a políticas y códigos de conducta.
j) Seguir los lineamientos de la norma ISO 14001.
2.3. Política de calidad
a) Compromiso explícito con la optimización continua del sistema de gestión de la
calidad, planificar y llevar a cabo, así como evaluar dicha mejora (principio de
mejoramiento continuo.
b) Cumplir con los requisitos legales, aplicables a nuestras actividades y demás
suscritos por la organización.

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 c) Tener como marco de referencia lo emanado por la Norma ISO 9001 para la mejora
continua.
d) Ofrecer a los clientes servicios de construcción e ingeniería para así cumplir los
compromisos contractuales y poder cumplir, así como satisfacer sus
requerimientos en cuanto a costos, plazos, precios y medio ambiente.
e) Todos los trabajadores serán capacitados a mediano y largo plazo, donde habrá
revisión continua de sus capacidades y potencial, para la mejora elevada de la
organización.

2.4. Política de seguridad y salud laboral

a) Diseñar y mantener las instalaciones, y establecer procesos operacionales en forma
tal que se salvaguarde las personas, la propiedad y el medio ambiente.
b) Cada trabajador tendrá en su contrato de trabajo un ejemplar de manual de cargo
donde especifique los requisitos de fuerza de trabajo, como intelectuales, físicos,
entre otros y así cada trabajador se encuentre ubicado en que le corresponde
hacer y el porqué de su remuneración que irá acorde a responsabilidad, riesgo y
compromiso del cargo o puesto de trabajo.
c) Todos los empleados deben hacer uso de los equipos, uniformes y herramientas de
seguridad al momento de ejecutar sus funciones.
d) Evaluar anualmente el estado de salud de los empleados.
e) Proporcionar condiciones de trabajo seguras y saludables para prevenir lesiones,
dolencias, enfermedades e incidentes, a fin de asegurar la protección de la
seguridad y salud de los trabajadores y de aquellos que tengan acceso al lugar de
trabajo.
2.5. Plan de acción

ACTIVIDAD RESPONSABLE INDICADOR CONTROL/ PLAZOS

GESTIÓN
Requerimientos para Administrador Depto. Cumplir y/o mantener Autoevaluación, Semestral
el Sistema de Prevención el 90% del Auditorías internas
Gestión requerimiento y externa

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 Auditorías Internas Administrador / Depto. Cumplir y/o mantener Auditorías Internas Mensual
Prevención el 90%
Realizar un Administrador, Depto. Obtener 90% Autoevaluación , Mensual
levantamiento de Prevención Cumplimiento y/ o Auditorías internas
cumplimiento mantener el sistema y externa
Implementar Foco de Administrador, Depto. Obtener un 30 % de la Autoevaluación , Mensual
seguridad Prevención dotación como Auditorías internas
Conductual en el observadores 90 % de y externa
contrato. Cumplimiento en
ejecución
Liderazgo, dar Administrador, Depto. De Obtener el 95% de Informes de Mensual
cumplimiento a producción y control de Cumplimiento en planes resultados de
Programa de calidad y depto de personalizados ejecución de
conductas claves. prevención. actividades

3. Verificar

• En la etapa de verificar, se evalúa el resultado arrojado para saber si se alcanzó o no

el objetivo dentro del sistema, para ello se ofrece la siguiente Carta Gantt donde la
empresa podrá dar seguimiento a la verificación de los resultados.

TIEMPO Meses
FASES PARA LA
ACTIVIDADES TOTAL
IMPLEMENTACIÓN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
ESTIMADO

IDENTIFICACIÓN DE LOS Búsqueda de datos históricos

PROCESOS Y DE LOS 3 meses
Detección de necesidad
REQUISITOS
Análisis del macro y microentorno
Asignación de método básico
DESPLIEGUE Definir responsabilidades 3 meses
Elaborar políticas
Estudiar adoptar y aplicar ISO 9001
INTEGRACIÓN DE LA
Estudiar, adoptar y aplicar ISO 45.001 6 meses
METODOLOGÍA
Estudiar, adoptar y aplicar ISO14.001
INTEGRACIÓN DE Vacío de evidencia e información
2 meses
DOCUMENTACIÓN Documentación de los procesos
TIEMPO TOTAL ESTIMADO 15 meses
REGISTROS Y CONTROLES DE TIEMPO

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 4. Actuar

• En la etapa de actuar la entidad deberá tomar decisiones en base a los resultados

que se han obtenido al implementar el sistema para tomar medidas de corrección si fue
efectivo la implementación del sistema, lo mejor será estandarizar estos cambios dentro
de los manuales y documentar.

Asumiendo que el proceso de implementación está en la etapa final, se diseñará una

planificación vinculada a auditorías internas y de certificación, describiendo las
características de estas y los recursos necesarios para llevarlas a cabo.

Actividad Características ¿Qué Observar? Recursos

El aseo de las áreas.
Estado de las conexiones eléctricas y de las maquinarias.
Estado de los pasillos.
¿Están libres de objetos que obstruyan las vías de escape?
Sobre el recorrido de
las instalaciones Ubicación de los extintores, a más de 1.30 m desde su base,
con protección para aquellos que se encuentren a la
intemperie.
Vías de evacuación señalizadas y despejadas.
Señalización y carteles informativos legibles.
Verificar que la política cumple con los requisitos de las
normas.
Verificar que esté firmada y fechada.
Verificar que haya sido publicada y difundida.

Preguntar de qué manera se concreta la política del SIG en

Con respecto a los
los objetivos de gestión ambiental, calidad, salud y seguridad
gerentes y
supervisores El entrevistado debe explicar cómo se establecieron los Tiempo,
objetivos en consistencia con la política e identificación de recursos
los aspectos ambientales significativos, riesgos inaceptables monetarios,
y como se mide cada uno de ellos. recursos
humanos,
Solicitar los documentos respectivos. Programa de gestión recursos
con objetivos y los informes que respaldan mediciones de tecnológicos y
avance. recursos físicos.
Preguntar: ¿Cómo se asegura la comunicación efectiva del
En cuanto a la sistema? Por ejemplo, ¿Cómo procede la empresa ante un
comunicación reclamo de una queja de parte interesada (comunidad,
vecinos, cliente)?
En cuanto al Verificar si se encuentra definido el mecanismo para
compromiso de la alta efectuar las revisiones gerenciales del SIG.

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 ¿Con qué frecuencia se revisa el sistema? ¿Dónde se define
la frecuencia de revisión del sistema?
Solicitar actas de revisión del SIG. Donde se indique número
Dirección de la de acta, fecha, participantes, todos los temas tratados y los
organización acuerdos tomados (acciones correctivas y preventivas en
relación con cada tema tratado)
Verificar que, a partir de la segunda revisión gerencial, se
debe registrar la revisión de las acciones definidas en la
reunión anterior
Preguntar: ¿Cómo se lleva a cabo la mejora continua? El
supervisor del SIG debe explicar que fuentes de información
maneja, para obtener la mejora continua.
En cuanto a la mejora
Deben estar disponibles los informes estadísticos de
continua
indicadores de desempeño del SIG. Análisis de acciones
correctivas, incidentes ambientales, incidentes de salud y
seguridad ocupacional. Reclamos partes interesadas, que se
utilizan en las revisiones gerenciales

Solicitar lista de control de registros, tales como: informes

En cuanto al Control
emitidos para evaluar cumplimiento de programa de gestión
de Registros
ambiental, salud y seguridad ocupacional

El manual Incluye:
¿El alcance del Sistema y sus posibles exclusiones?
¿Se identifican los procesos dentro del SIG?
En cuanto al Manual
de Gestión ¿Se indican las responsabilidades del Comité Ejecutivo,
Equipo de Gestión?
¿Representante de la Dirección, Coordinador SIG,
Coordinadores SIG del área?

Conclusión
Las empresas, grandes y pequeñas, deben afrontar los retos que plantea el entorno y las
condiciones actuales. La tendencia actual es que está evolucionando no solo a nivel
nacional sino también a nivel internacional debido a las crecientes demandas del mercado
por la calidad y productividad de los bienes y servicios. Evalúa cuál implementar en
función de tus necesidades, pero se necesita calidad, se necesita seguridad laboral y la
nueva filosofía de cuidar al ambiente. Es importante elegir una estrategia orientada a la
competitividad de su organización. Por esta razón, necesitamos cambiar el paradigma
tradicional. Por favor, comprenda esto si no acepta el riesgo del cambio. Costo y tiempo,

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 los clientes los cambiarán. Existen 3 formas de integrar los sistemas de gestión, el método
básico, avanzado y experto. El uso de cada uno de ellos dependerá de la decisión que tome
la dirección de la organización y de los recursos que posea la empresa. El objetivo de
integrar los sistemas de gestión en una empresa es la obtención de un mejor resultado en
las disciplinas de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud de los trabajadores.

Todos los SIG deben integrarse en la gestión de procesos y centrarse en la mejora

oportuna y constante. Para ello, es necesario estar realizando auditorias (internas o
externas) que permitan ver los rendimientos y alcances del cumplimiento de los
estándares de las normas ISO 9.001, 14.001 y 45.001. La evaluación de desempeño
permite, realizar seguimiento y análisis de la eficacia del SIG mediante la evaluación y
revisión por la dirección de la empresa. Para realizar las oportunidades de mejora, se
deben identificar los hallazgos y no conformidades. Y realizar las acciones correctivas y
preventivas correspondientes.

Bibliografía

Álvarez, J. M. P. (2018). Guía práctica para la integración de sistemas de gestión. ISO 9001,
ISO 14001 e ISO 45001. Madrid: AENOR - Asociación Española de Normalización y
Certificación.

Implementación de sistemas de gestión integrados. (2017). Recuperado de www.isotools.cl

websites: https://www.isotools.cl/implementar-sistemasgestion-integrados

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