GERENCIA DE PROCESOS PINTURAS PRISMA

Presentado por:

Santiago Avendaño Ramírez

Valentina Correa Macías

Presentado a:

Ing. Erika Milena Echeverri Londoño

Universidad Tecnológica de Pereira

Facultad de Ciencias Empresariales
Gestión Administrativa y Desarrollo Organizacional
Mayo de 2020
a) ¿En qué consiste la gerencia por procesos?

Metodología que parte del diagnóstico empresarial, continúa con la planeación, ejecución,
control y seguimiento de los procesos que garanticen los resultados propuestos. Además,
surge como un enfoque que centra la atención sobre las actividades de la organización, para
optimizarlas. Se considera la organización como una red de procesos interrelacionados o
interconectados encaminados a satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes
externos e internos.

Una de las razones de toda empresa es ofrecer productos y/o servicios con calidad,
oportunidad, seguridad y precios adecuados. Es por esto que a través una adecuada gerencia
de procesos se logrará no solamente satisfacer las necesidades de los clientes, también
darles valor agregado y adicionarles ventajas diferenciadoras, con el fin de participar en
mercados internacionales.

b) ¿Qué ventajas trae implementar una gerencia por procesos?

- Incrementa la eficacia.
- Reduce costos.
- Mejora la calidad.
- Reduce tiempos de producción y de entregas.
- Identifica los procesos internos y los documenta.
- Permite definir los objetivos.
- Aporta una visión global de la organización y de sus relaciones internas.
- Empresas más flexibles.
- Favorece las interrelaciones entre las personas.
- Se establecen responsables de cada proceso.
- Busca un beneficio en común.
- Se optimiza el uso de los recursos.
- Se miden los procesos, permitiendo la creación de indicadores.
- La organización se orienta a satisfacer las necesidades de los clientes.
- Se promueva la mejora continua de los procesos.

c) ¿Qué rol juega el talento humano en la gerencia de procesos?

El talento humano tiene un rol muy importante en la empresa pues es necesario que estos
entiendan la importancia de contar con personal capacitado, motivado y comprometido con el
cumplimiento de metas organizacionales e individuales, trayendo entonces beneficios tales
como procesos más eficientes, más sentido de pertenencia por la organización, una buena
difusión de la cultura organizacional y mejor clima laboral.

d) ¿En función de quién deben estar estructurados los procesos organizacionales?

- Deben ir en función de la misión, visión y objetivos organizacionales.

- Según Michael Hammer, es el cliente el que está en el centro. Ya que el resultado de
un proceso es un producto, el cual está destinado a un cliente. Por esto, en la medida
en que el producto cumpla con los requerimientos generales exigidos por los clientes
 (cantidad y calidad de los productos; tiempo de respuesta; flexibilidad; etc.), se podrá
medir la calidad y el cumplimiento de los objetivos de cada proceso.

e) ¿Que son los macroprocesos y cuáles son?

Los macroprocesos constituyen un primer nivel del conjunto de acciones encadenadas que
la institución debe realizar, a fin de cumplir con su función constitucional y legal, la Misión
fijada y la Visión proyectada. Con el fin de especificar sus objetivos, en términos de los
resultados requeridos para la satisfacción de los clientes y/o grupos de interés, los
Macroprocesos se derivan en Procesos/Subprocesos.

En una organización los Macroprocesos pueden clasificarse en:

- Macroprocesos Estratégicos: Son los que conectan la organización con su entorno,

estos van a estar analizando constantemente los requerimientos de los clientes, a
través de la recolección, análisis de datos y transformarlos en información para poder
generar el direccionamiento estratégico de la empresa.

- Macroprocesos Misionales: Son los que están dedicados a la razón de ser de la

organización

- Macroprocesos de Apoyo: Son los que apoyan los procesos misionales, gestionan
los recursos para que puedan ser llevados a cabo.

Ejemplo:

f) ¿Dónde se identifican los macro procesos organizacionales?

- Las organizaciones son las encargadas de analizar las diferentes actividades que
realiza e identifica sus procesos, los cuales clasifica dependiendo de su finalidad
Estratégica, Misional y de Apoyo. Los Macroprocesos agrupan a los procesos que
 comparten un objetivo común, por lo que resulta fundamental definir correctamente
los objetivos, asegurando su coherencia con la misión y los objetivos institucionales.

g) ¿Qué es un proceso?

- Conjunto de entradas que pueden ser materiales, datos o servicios que van a ser
sometidos a unas transformaciones a partir del uso de unos recursos para obtener
salida como productos, información y servicios para satisfacer las necesidades de los
clientes. Además, estos procesos van a estar sometidos a unos controles que se
realizan a través de indicadores.

h) ¿Cuál es la relación entre proceso, procedimiento, función y actividad?

Un proceso es un conjunto de procedimientos, y los procedimientos son un conjunto de

actividades.
- Un proceso es un conjunto de actividades relacionadas entre sí que se llevan a cabo
para generar un resultado o producto.
- Un procedimiento es un método compuesto por pasos claros y objetivos que deben
seguirse para completar la tarea.

Relación: Modelo de Gestión por Procesos establece la identificación de los procesos de la

institución, sus respectivas interacciones y la realización de actividades que los operativizan,
en una secuencia que agregue valor al cumplimiento de los objetivos de la institución. A su
vez, cada actividad utiliza recursos y se gestiona con el fin de permitir que sus insumos se
transformen en resultados, contribuyendo al cumplimiento del objetivo del proceso.

i) ¿Qué es un mapa de procesos?

Una vez definidos y validados los macroprocesos, procesos y subprocesos, la organización

puede construir su Mapa de Procesos como una representación gráfica de su modelo de
gestión. En este mapa se podrá visualizar la secuencia de interacción entre los
macroprocesos, procesos y subprocesos, también la vinculación entre cada uno con respecto
a los lineamientos de la Institución.

Ejemplo de un mapa de procesos:

j) ¿Qué es la cadena de valor de una organización?

La cadena de valor es la herramienta empresarial básica para analizar las fuentes de ventaja
competitiva, es un medio sistemático que permite examinar todas las actividades que se
realizan y sus interacciones. Permite dividir la compañía en sus actividades estratégicamente
relevantes a fin de entender el comportamiento de los costos, así como las fuentes actuales
y potenciales de diferenciación. (Porter, p.51)
Es una forma de análisis de la actividad organizacional, mediante la cual se descompone la
empresa/organización en sus partes constitutivas. La cadena de valor está conformada por
un conjunto de actividades primarias o básicas, es decir aquellas que necesitan para ejecutar
su razón de ser. Además, unidas a estas se encuentran las actividades de soporte que son
aquellas que funcionan como actividades de apoyo.
La cadena de valor parte del concepto de que la empresa debe crear valor en los productos
y servicios que ofrece a sus clientes, el valor es lo que la gente está dispuesta a pagar por lo
que se le ofrece. Porter llama cadena de valor a la red de actividades de la empresa, porque
esta pretende transformar insumos de bajo costo en productos o servicios con un precio
superior a sus costos. El excedente de los precios sobre los costos se llama margen.

Bibliografía:
- Ventajas de la gestión por procesos. Tomado de: https://nae.global/ventajas-de-la-
gestion-por-procesos/

- Gerencia de procesos. Material de apoyo. Módulo 4 Univirtual UTP.

- La organización por procesos. Tomado de: https://blog.eclass.com/clase-la-

organizacion-por-procesos

- Guía práctica Gestión por procesos. Tomado de:

https://www.mopc.gov.py/mopcweb/application/files/7915/4030/2772/GUIA_PRACTI
CA_GESTION_POR_PROCESOS.pdf
 Manual de procesos

PINTURAS PRISMA

Manual de Procesos
Código del
Nombre del proceso Gestión y control de la calidad 1
proceso:
Tipo de proceso Misional

Establecer los parámetros para documentar, implementar, controlar,

mantener y actualizar los documentos del SGC, además establecer indicadores
Objetivo
de medición, para determinar el porcentaje de cumplimiento para los
proyectos.
Sistemas actualizados, cumplimiento de normas legislativas, procesos bajo
Resultado esperado control estadístico, documentación organización e información disponible
eficazmente.
Punto inicial Estudiar y adaptar el marco normativo
Límites
Punto final Establecer los parámetros de calidad

Responsable Jefe de Producción

Analista de Jefe de
Elaboró Revisó Secretaria Aprobó
producción producción

PINTURAS PRISMA

Manual de Procesos
Nombre del Código del
Gestión financiera 2
proceso proceso:
Tipo de
Estratégico
proceso

Establecer los controles de los ingresos y gastos que tiene la organización, para el
Objetivo
aumento de la rentabilidad de la empresa.

Resultado Pronósticos de presupuesto, elaboración y presentación de informes y estados

esperado financieros, libro mayor, proyectos de inversión económicamente viables.

Punto inicial Controlar el presupuesto

Límites
Punto final Asesoría a toma decisiones
Responsabl
Presidente, Jefe de finanzas
e
Elaboró Auxiliar contable Revisó Secretaria Aprobó Jefe de finanzas
 PINTURAS PRISMA

Manual de Procesos
Código del
Nombre del proceso Gestión Jurídica y legal 3
proceso:
Tipo de proceso Apoyo

Apoyar los departamentos de la empresa verificando el cumplimiento de los

requisitos legales a través del estudio y aplicación permanente de la
Objetivo
normatividad vigente con el fin de que todas las actividades realizadas por los
diferentes procesos se encuentren ajustadas al derecho.

Responder satisfactoriamente peticiones y demandas. Estudiar y aprovechar

Resultado esperado
de manera óptima oportunidades de expansión bajo la normativa legal

Punto inicial Asumir responsabilidad con terceros

Límites
Punto final Regular el marco legal del proceso de exportación

Responsable Encargado jurídica, Director Administrativo, Presidente

Encargado
Elaboró Abogados Revisó Aprobó Presidente
jurídico

Descripción de procesos

Nombre del proceso Gestión y control de la calidad Código 1

Tiempo estimado
No. Orden Procedimiento Área Responsable Responsable Usuario
(Horas)

Estudiar y adaptar el marco Analista de Jefe de producción,

1 Área de análisis 4
Normativo producción Encargado de Jurídica

Establecer los parámetros Analista de Jefe de producción,

2 Área de análisis 8
de calidad producción Director administrativo

Área de
Secretaria de Jefe de producción,
3 Gestión documental consolidación de 16
producción Director administrativo
documentos
Nombre del proceso Gestión financiera Código 2
Tiempo estimado
No. Orden Procedimiento Área Responsable Responsable Usuario
(Horas)
Jefe de finanzas,
Presidente, Jefe de
Área de Marketing e innovación,
1 Controlar el presupuesto Contadores 8
presupuesto Jefe de Talento Humano,
Jefe Comercial, Encargado
de compras
Jefe de finanzas,
Llevar registros contables Área de Auxiliar
2 40 Presidente, Encargado
de la compañía contaduría contable
jurídico
Jefe de finanzas,
Asesoría a toma de
3 Área financiera Jefe de finanzas 4 Presidente, Encargado
decisiones
jurídico

Nombre del proceso Gestión Jurídica y Legal Código 3

Tiempo estimado
No. Orden Procedimiento Área Responsable Responsable Usuario
(Horas)
Encargado Jurídico,
Asumir responsabilidad con
1 Área de abogados Abogados 8 Director administrativo,
terceros
Presidente

Regular el marco legal del Exportación y Encargado de Jefe comercial,

2 10
proceso de exportación comercio exterior exportaciones Presidente

Manual de procedimientos

PINTURAS PRISMA

Manual de Procesos Gestión y control de la calidad

Nombre del Código del
Gestión documental 11
procedimiento proceso:

Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la

Objetivo creación, la recepción, la ubicación, el acceso y la preservación
de los documentos.

Resultado Documentación debidamente organizada, información

esperado disponible y digitalizada.
Punto Organizar de manera lógica, eficaz y categorizada la
inicial documentación
Límites
Conservar y salvaguardar la información, por
Punto final
medio de su digitalización
Responsable Secretaria de producción
Analista de Jefe de
Elaboró Revisó Secretaria Aprobó
producción producción
 PINTURAS PRISMA

Manual de Procesos Gestión financiera

Nombre del Llevar registros contables de la Código del
21
procedimiento compañía proceso:

Controlar y organizar los registros de todos los movimientos

Objetivo
financieros de la organización.

Resultado
Elaboración de libro diario, libro mayor y estados financieros.
esperado
Punto
Elaboración de libro diario
inicial
Límites
Tratar de forma organizada la información para su
Punto final
correcto tratamiento.
Responsable Auxiliar contable
Auxiliar Jefe de
Elaboró Revisó Secretaria Aprobó
contable finanzas

PINTURAS PRISMA

Manual de Procesos Gestión jurídica y legal

Nombre del Regular el marco legal del proceso de Código del
33
procedimiento exportación proceso:

Generar ventas a la empresa a través de estrategias de

Objetivo
exportación efectivas.

Oportunidades analizadas y aprovechadas, operación óptima

Resultado
del producto en el extranjero y obtención de permisos para
esperado
exportar.
Punto Analizar oportinidades legales de expansión como
inicial TLC.
Límites
Tramitar permisos y demás documentos
Punto final
requeridos para la exportación
Responsable Encargado de exportaciones
Encargado
Elaboró Abogados Revisó Aprobó Presidente
jurídico
 Descripción de procedimientos

Nombre del
Gestión documental Código 11
procedimiento
Frecuencia
No. Actividad Responsable Área Tiempo
D S M O
Área de
Organizar de manera lógica, eficaz Secretaria de
1 consolidación 4 x
y categorizada la documentación producción
de documentos

Área de
Garantizar la inmediatez de Secretaria de
2 consolidación 4 x
consulta y acceso a la información producción
de documentos

Conservar y salvaguardar la Área de

Secretaria de
3 información, por medio de su consolidación 8 x
producción
digitalización de documentos

Nombre del
Llevar registros contables de la compañía Código 21
procedimiento
Frecuencia
No. Actividad Responsable Área Tiempo
D S M O
Área de
1 Elaboración de libro diario Auxiliar contable 32 x
contaduría
Elaboración de libro mayor y Área de
2 Contador 8 x
estados financieros contaduría
Tratar de forma organizada la Área de
Secretaria de
3 información para su correcto documentos 4 x
finanzas
tratamiento contables

Nombre del
Regular el marco legal del proceso de exportación Código 31
procedimiento
Frecuencia
No. Actividad Responsable Área Tiempo
D S M O
Exportación y
Analizar oportunidades legales de Encargado de
1 comercio 4 x
expansión como TLC exportaciones
exterior
Revisar normatividad extranjera
Encargado
2 respecto a la comercialización del Área legal 2 x
jurídico
producto
Tramitar permisos y demás Exportación y
Encargado de
3 documentación requerida para la comercio 4 x
exportaciones
exportación exterior
 Indicadores

Proceso Indicador Fórmula Objetivo asociado

Gestión y Procesos controlados X100

Aumentar las ventas del 2020 un 25%
control de
con respecto al año 2019.
la calidad Información digitalizada X100

Rentabilidad de inversión X100

Gestión Aumentar la rentabilidad de la compañía
financiera Soporte a toma de en un 40 % para el 2022
desiciones X100

Cantidad de producto Expandir nuestro mercado objetivo a

X100 países como Brasil, Chile y México para
exportada
Gestión el 2021.
Jurídica Formar alianzas estratégicas que
permitan la expansión de las
Convenios internacionales X100
exportaciones hacia Brasil, Chile y
Argentina para el 2022.