METODLOGIA DE LA AUDITORIA

ADMINISTRATIVA

ETAPAS

PLANEACION EXAMEN

EVALUCION

IMPLANTACION
PRESENTA
SEGUIMIENTO

PLANEACIÓN
Son lineamientos de carácter general que regula la aplicación de la auditoría
administrativa coma para administrar que la cobertura sea es suficiente, pertinente y
relevante.
Se determinan los objetivos y alcance de la auditoría coma el tiempo que requerirá
coma los criterios a seguir coma la metodología a aplicarse y la definición de los
recursos que serán necesarios para garantizar que el examen cubra las actividades
más importantes de la empresa, los sistemas y sus correspondientes controles
generales.
Objetivo: establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar o llevar a
cabo la auditoría en forma esencial y ordenada tomando en cuenta las condiciones
que tiene que prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos establecidos.

FASES DE PLEANECION:
  Factores a revisar
 Fuentes de información
 Internas
 Externas

 Investigación preliminar
 Preparación del proyecto de auditoria

 Propuesta técnica
 Programa de trabajo
 Asignación de las responsabilidades

 Diagnostico preliminar

CARACTERISTICAS PARTICULARES:
o Definición del objetivo/ estudio
o Secuencia de su desarrollo (Diagnóstico administrativo)
 Elaboración del programador de diagnostico
 Aprobación del programa
 Desarrollo del diagnostico
o Definición del objetivo (P.A, F.P)
o Determinación
 Alcance
 Personal
 Tiempo
 Técnicas, medios a utilizar y herramientas
 Aprobación del plan de auditoria

FACTORES A REVISAR:

a) PROCESO ADMINISTRATIVO: verificar se incorporan las etapas del proceso

administrativo y se definen los componentes que los fundamentos o
complementan, los cuales permiten realizan un análisis lógico de la organización
de su secuencia y relación. (Razón de ser de cada fase)

1. Planes y objetivos
2. Estructura organizacional
3. Políticas y prácticas
4. Sistemas y procedimientos
5. Métodos de control
6. Formas de operación
7. Potencial humano y elementos físicos empleados

PLANEACION.
Propósito estratégico: definir el marco de actuación de la organización

Factores a revisar:
  Visión
 Misión
 Objetivos y metas
 Estrategias/ tácticas
 Políticas y procedimientos
 Programas
 Enfoques
 Niveles
 Horizonte

ORGANIZACIÓN.
Propósito estratégico: diseñar e instrumentar la infraestructura para el
funcionamiento de la organización.

Factores a revisar:
 Estructura organizacional
 División de funciones
 Distribución de funciones
 Cultura organizacional
 Recursos humanos
 Cambio organizacional
 Estudios administrativos
 Instrumentos técnicos de apoyo

DIRECCIÓN.
Propósito estratégico: tomar las decisiones pertinentes para normar la gestión
de la organización.

Factores a revisar:
o Liderazgo
o Comunicación
o Motivación
o Grupos/ equipos de trabajo
o Manejo dl stress, conflicto y crisis
o Información y tecnología
o Toma de decisiones
o Creatividad

CONTROL.
Propósito estratégico: medición del progreso e las acciones en función del
desempeño.

Factores a revisar.
o Naturaleza
o Sistemas
o Niveles
o Proceso
 o Áreas de aplicación
o Herramientas
o Calidad

b) ELEMENTOS QUE COMPLEMENTAN SU PROCESO O QUE SON PARTE DE

SU FUNCIONAMIENTO: verificar si se es incluyen los elementos específicos que
complementan el proceso administrativo, que enmarcan su fin y su función,
permitiendo determinar su contribución particular al proceso en su conjunto y
funcionamiento de la organización.
 Sistemas
 Proyectos
 Coordinación
 Proveedores
 Almacén e inventarios
 Servicios generales
 Distribución del espacio
 Adquisiciones
 Importaciones
 Recursos financieros y contables
 Producción
 Comercialización
 Investigación y desarrollo
 Servicio a clientes
 Asesoría interna
 Asesoría externa
o Adquisiciones: abastecimientos de recursos
o Distribución del espacio: disposición de instalaciones para el trabajo
o Proveedores: suministro de insumos
o Recursos financieros y contabilidad: manejo de registros y control de recursos
o Informática: manejo alterno de información
o Asesoría interna: asistencia para mejorar el desempeño

FUENTES DE INFORMACION
Son las instancias a las que se puede recurrir para captar información que se
registra en P.T.
o Internas
 Órganos de gobierno
 Órganos de control interno
 Socios
 Niveles de organización
 Unidades estratégicas de negocio
 Órganos colegiados y equipos de trabajo
 Sistemas de información
o Externas
 Órganos normativos (oficiales y privados)
  Competidores, proveedores, clientes o usuarios actuales y
potenciales
 Grupos de interés
 Organizaciones lideres en el mismo giro industrial, nacionales e
internacionales que dicten normas regulatorias de calidad
 Redes de información en el mercado global

INVESTIGACION PRELIMINAR:

En esta fase es necesario revisar la documentación técnica y legal con información del
campo de trabajo y toda clase de documentos relacionados con los factores
predeterminados, así como el primer contacto con la realidad.
Se lleva a cabo la formulación de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o
tiempos de ejecución, permite perfilar hola algunos problemas que podrían sugerir y
brindar otra perspectiva.
Para llevarla a cabo de forma adecuada es necesario tomar los siguientes criterios.

Necesidad De Criterios:
1) Determinar las necesidades especificas
2) Identificar los factores que requieren atención
3) Definir estrategias de acción
4) Jerarquizar prioridades en función del fin que persigue
5) Describir la ubicación, naturaleza y extensión de los factores
6) Especificar el perfil del auditor
Es importante estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo
definido.

PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORIA

En base a la información preliminar se procede a preparar la información para su
instrumentación, incluyendo:
1. Propuesta técnica
2. Programador de trabajo
3. Asignación de la responsabilidad

I. PROPUESTA TECNICA:

o Naturaleza (tipo)
o Alcance(áreas)
o Antecedentes (recuentos previos y mejoramientos)
o Objetivos (logros pretendidos)
o Estrategias (orientación-acción-asignación)
o Justificación (necesidad de instrumentación)
o Acciones (actividades necesarias)
o Recursos (h-m-t)
 o Costo (recursos financieros)
o Resultados (beneficios esperados)
o Información complementaria (material- investigación- apoyo)

II. PROGRAMA DE TRABAJO:

o Identificación (nombre)
o Responsable (s) (a cargo)
o Área (universo bajo estudio)
o Clave (número progresivo)
o Actividades (pasos captación- examen información)
o Fases (orden secuencial actividades)
o Calendario (asignación- inicio- final- cada fase)
o Representación gráfica (descripción cuadros- imágenes)
o Formato (presentación)
o Reportes de avance (seguimiento)
o Periodicidad (tiempos- avances-información)

III. ASIGNACION DE LA RESPONSABILIDAD

Con base a la magnitud o grado de complejidad, se asignará al auditor o esquipo de
auditores que se estime conveniente. Debiendo reunir los conocimientos necesarios y
la experiencia necesaria para una implementación.
- Capacitación: información, proceso, preparación-aplicación-implementación
- Actitud: Labor de investigación- amabilidad-discreción

Para el personal asignado:

 objetivo que se persigue
 áreas involucradas
 calendarización de actividades
 documentos soporte
 inventario estimado de información a captar
 distribución de cargas de trabajo
 registro de información
 forma de reportar
 mecanismos de coordinación y supervisión
Integrando al personal y niveles de decisión, mandos operativos, según el área, equipo
de trabajo, apoyos visuales, técnicos y pedagógicos, promoviendo un clima confianza
y colaboración.

DIAGNOSTICO PRELIMINAR.
Es percepción que el auditor tiene de la organización como producto de su experiencia
y visión, en base a esto se prepara un marco de referencia el cual fundamente la
necesidad de auditar, considerando para ellos los siguientes elementos:

 Genesis de la organización. (creación, cambios, manejo, delegación de

facultados)
  Infraestructura. (procesos-funciones, modificaciones de estructura, nivel de
decisiones)
 Posición competitiva. (naturaleza, dimensión, sector, giro, competencias
centrales, clientes, proveedores).

EXAMEN:
 Recopilación de información:
 Técnicas de recolección:
o Investigación documental
o Observación directa
o Acceso a redes de información
o Entrevista
o Cuestionarios
o Cédulas

Medición:
 Papeles
 Evidencia
 Supervisión del trabajo
En esta etapa se inicia la ejecución de los programas para obtener la información
necesaria del área a revisión.
Es de selección y aplicación de las técnicas de recolección que se estimen viables de
acuerdo con las circunstancias de propias de la auditoria, selección de instrumentos
de medición que se emplearan, manejo de papeles de trabajo y evidencia, así como
supervisión para una coordinación eficaz.
Esto es: RECOPILACION DE INFORMACION

TECNICAS DE RECOPILACION:
Es la manera de enfocarse al registro de todo tipo hallazgo y evidencia que haga
posible su examen objetivo.
Esta información es para emplear sola o en combinación de las siguientes técnicas

A) Investigación documental:
 Normativa
 Administrativa
 Mercado
 Ubicación geográfica
 Estudios financieros
 Situación económica
 Comportamientos del consumidor

B) Observación directa:
Revisión física, para conocer las condiciones laborales y clima organizacional
imperante.

C) Acceso a redes de información:

 Para detectar información operativa o normativa y facilitar el intercambio
electrónico de datos, mantenimiento una relación interactiva.

D) Entrevistas
 Saber que se quiere y tener claro el propósito y sentido
 Establecer anticipadamente
 Concentrar previamente la cita
 Atender el compromiso
 Clasificar la información obtenida
 Registrar la información por escrito en una bitácora
 Que brindan un perfil completo de la organización.
E) Cuestionarios
Serie de preguntas escritas, predefinidas, secuencias y separadas por capítulos
con el propósito de mostrar la interrelación de la conexión entre las diferentes
áreas y rubros.

F) Cédulas: Están integrados por formularios que incluyen casillas, bloques y

columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su revisión y
análisis
Permiten abrir el rango de captación de información y comparar conceptos en las
respuestas facilitando su análisis de resultados

Métodos o escalas de medición.

Escalas de medición para garantizar la confiabilidad y validez de información
registrada.
 Papeles de trabajo
 Evidencia
 Supervisión del trabajo
Estipuladas en la planeación, y su variedad, uso y precisión = acciones del auditor

EVALUACION:
 Propósito
 Procedimiento
 Técnicas de análisis administrativo
 Formulación del diagnóstico administrativo

PROPOSITO Y PROCEDIMIENTO:
En esta etapa, se aplican procedimientos y técnicas de análisis administrativo para
evaluar la información obtenida en la fase de instrumentación- examen para emitir
conclusiones tomando en cuenta lo siguiente:
a) Concentración de información obtenida
b) Clasificación de la información
c) Evaluación de resultados
d) Determinación de soluciones

TECNICAS DE ANALISIS ADMINISTRATIVO: se realiza en a una base:

 A. Base conceptual: establecer naturaleza y magnitud de necesidades,
identificación de factores en sus situaciones, determinación de recursos
disponibles, cauce de acciones.
B. Marco de referencia. Partiendo del diagnóstico preliminar se determina las
bases de actuación de las variables y estrategias.
C. Contenido. Para que el diagnostico administrativo aporte elementos de
decisión se deben incorporar los siguientes aspectos:
 Contexto: fisonomía de la empresa de acuerdo a su situación actual y su
trayectoria.
 Información operativa: gestión de funciones, procesos y proyectos, análisis del
proceso administrativo.
 Desempeño: Comportamiento, resultados, manejo de indicadores y de gestión.
 Estrategia competitiva: enfoques, procesos, habilidades, propósitos
 Liderazgo: cultura organizacional, trabajo en equipo, calidad de vida
 Perspectivas: estructura, oportunidades de negocio, potencial de innovación,
control de gestión.

FORMULACION DEL DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO.

Para realizar adecuadamente el diagnóstico administrativo, es necesario llevar un
orden lógico para lograr recopilar e interpretar adecuadamente la información y cumplir
con los objetivos deseados, difícilmente se podrán obtener si no existen parámetros de
evaluación que indiquen los aspectos que deben evaluar.

PRESENTACION (INFORME).
 Aspectos operativos
 Lineamientos generales para su preparación
 Tipos de informe
- General
- Ejecutivo
- De aspectos relevantes
 Propuesta de implantación
o Programa
o Métodos
o Integración de recursos
o Ejecución de la programación

 Presentación del informe

INFORME: es la narración escrita sobre los resultados que se obtienen de una

revisión. Es la prueba de sugerencias y de acuerdos tomando; señalando, hallazgos,
conclusiones y recomendaciones de la auditoria; debiendo obtener información
respecto de la magnitud de los hallazgos, y la frecuencia con que se presentan en
relación con el numero de casos o transacciones revisadas en función de las
operaciones realizadas, sustentadas por evidencia competente, relevante y
debidamente documentada, debiendo reunir:
 - Objetividad: visión imparcial de los hechos
- Oportunidad: disposición de la información
- Claridad: fácil compresión del contenido
- Calidad: apego a las normas de calidad
- Lógica: secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas

ASPECTOS OPERATIVOS:
Revisar antes de la entrega final los siguientes aspectos:

 Introducción (criterios emprender y ejecutar)

 Antecedentes (Genesis y actualidad)
 Justificación (necesidad de aplicación)
 Objetivos de la auditoria (razones y fines)
 Estrategias (acciones y recursos)
 Recursos (requerimiento)
 Costo (R. F. utilizados)
 alcance (ámbitos, profundidad, cobertura)
 Acciones(actividades)
 Metodología(técnicas-indicadores)
 Resultados (hallazgo y evidencia)
 Conclusiones y recomendaciones
 Alternativas de implantación (programas y métodos)
 Desviaciones significativas (según normas)
 Opiniones de los responsables de las áreas auditadas (puntos de vista)
 Asuntos especiales (asuntos de estudio)

LINEAMIENTOS GENERALES PARA SU PREPARACION

Es necesario que el informe se presente de forma oportuna, prestando atención a la
formulación de criterios susceptibles de llevarse a la práctica y con visión estratégicas,
tomando en cuenta los siguientes aspectos:
a) Objetiva al llegar a las conclusiones y recomendaciones finales
b) Ponderar las soluciones propuestas para determinar su practicidad y viabilidad
c) Explorar diferentes alternativas para transmitir las causas y efectos inherentes
a los hallazgos para traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas
d) Homogeneizar la integración y presentación de los resultados para que exista
coherencia entre los hallazgos y los criterios para su atención
e) Aprovechar el apoyo para fundamentar sólidamente los resultados
f) Establecer las bases para constituir un mecanismo de información
permanentes
g) Crear conciencia en los niveles de decisiones de la importancia del
cumplimiento de las medidas recomendadas
h) Establecer forma y contenido de los reportes para el seguimiento de acciones
i) Tomar en cuenta los resultados de auditorías anteriores, para evaluación del
tratamiento y acciones tomadas en la implementación de resultados
TIPOS DE INFORME
 Informe general
 Informe ejecutivo
 Informe de aspectos relevantes

INFORME GENERAL
Debe contener:
 Responsable
 Introducción
 Antecedentes
 Técnicas empleadas
 Diagnostico
 Propuesta
 Estrategia de implementación
 Seguimiento
 Conclusiones y recomendaciones
 Apéndices o anexos

INFORME EJUECUTIVO
Debe contener
 Responsable
 Periodo de revisión
 Objetivos
 Alcance
 Metodología
 Síntesis
 Conclusiones

INFORME DE ASPECTOS RELEVANTES: se integra con base a un

criterio de selectividad que considerando aspectos que reflejan obstáculos,
coincidencias o desviaciones captadas durante el examen de una empresa, mediante
este informe se puede analizar y evaluar:

 Proceso de aplicación de auditoria

 Observaciones relevantes
 Auditoria en proceso, programado o replanteada
 Horas hombre utilizadas
 Causa y efectos de las observaciones formuladas
 Posibles causas que se pueden derivar las observaciones formuladas
Para la ayuda en la toma de decisiones se puede presentar acompañado de un
informe general o ejecutivo.

PROPUESTA DE IMPLEMENTACION
 La implementación de las recomendaciones constituye uno de los aspectos clave
para afectar en forma efectiva a la organización, ya que representa el momento de
transformar las respuestas de acciones para cumplir con el propósito de la auditoria.
Se realiza en 3 fases:
1. Preparación del programa
2. Métodos de implementación
3. Integración de recursos

PREPARACION DEL PROGRMA:

 Determinar las actividades que deben efectuarse y la secuencia de su
realización
 Establecer el tiempo de duración de cada actividad y el total de la
implementación
 Estimar los requerimientos de personal, instalaciones, mobiliario y equipo
 Delimitar claramente las responsabilidades del personal responsable de la
ejecución

METODOS DE IMPLEMENTACION
o Instantáneo

o Proyecto piloto en paralelo

o Parcial o aproximaciones sucesivas

o Combinación de métodos

SEGUMIENTO
 Objetivo general
 Lineamientos generales
 Accidentes especificas
 Criterios para la ejecución de auditorías de seguimiento

OBJETIVO GENERAL: comprobar los resultados de las medidas de implantadas y

en su caso sugerir las medidas correctivas necesarias para u mejor efectividad.

LINEAMIENTOS GENERALES
 La responsabilidad de seguimiento debe ser debe definida por escrito
dentro del informe o por medio de un manual
 Las actividades de seguimiento deberán ser incluidas en el plan de trabajo
del grupo de auditoria
 Diseñar los programas específicos de seguimiento a fin de asegurar la
cobertura de todo el proceso
 La administración es responsable de tomar las acciones correctivas sobre
los hallazgos u observaciones de auditoría reportados
 ACCIONES ESPECIFICAS
Enfocarse a cierta área o función, definidos por escrito, las acciones a seguir en
cuanto a:
- Personal
- Actividades
- Papeles de trabajo
- Tiempo
- Programas o proceso
- Avances y resultados

CRITERIOS PARA LA EJECUCION DE AUDITORIAS DE

SEGUIMIENTO.
Hacer una revisión periódica del sistema para evitar la obsolescencia del mismo, lo
cual afectaría en forma directa la eficiencia de la organización.