Código: GF-TE-IS-001

INSTRUCTIVO
Versión: 1

CAJA MENOR Fecha de vigencia:

16/Jul/2012

PROCESO: 9. GESTION FINANCIERA SUBPROCESO: 5. TESORERIA

1. OBJETIVO
Definir la metodología para el pago de obligaciones en efectivo utilizando la caja menor.

2. ALCANCE
Inicia con la solicitud del pago y termina con el pago y contabilización del gasto. Se desarrolla en el proceso Gestión
Financiera, subproceso Tesorería.

3. RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN E INTERACCIONES:

Auxiliar de Caja,
RESPONSABLE DE LA Coordinador de
INTERACCIONES: NA.
EJECUCIÓN: Tesorería y/o Gerente
Regional.

4. CONDICIONES GENERALES
4.1 El pago máximo individual a través de caja menor no debe ser superior al 20% de un salario mínimo mensual vigente.
Valores superiores a este porcentaje deben estar autorizados por el director del proceso y/o gerente regional.

4.2 El encargado del manejo de la caja menor es el Auxiliar de Caja en cada regional o la persona designada por el gerente
regional. El cumplimiento de este instructivo hace parte integral de las funciones asignadas en la Descripción del cargo
GHFO23 y por ende hace parte del contrato de trabajo.

4.3 Los pagos a través de caja menor deben estar previamente autorizados por el responsable del proceso que origina el gasto
y/o por el Director Nacional de Tesorería o Gerente Regional.

5. CONTENIDO
ACTIVIDAD RESPONSABLES REGISTROS
5.1 La caja menor será de carácter fijo y de
utilización mínimo diaria, la Dirección Nacional
de Tesorería establece o modifica el valor de la
Coordinador de Tesorería, Director
caja menor por regional. Cuando la necesidad
Nacional de Tesorería y/o Gerente - 
sea superior al monto de la caja menor debe ser
Regional. 
autorizado por el coordinador de tesorería,
director nacional de tesorería y/o gerente
regional. 
5.2 Todo pago realizado deberá ser debidamente
soportado, teniendo en cuenta que dichos
Auxiliar de Caja  - 
soportes deberán cumplir con los requisitos
legales. 
5.3 Los pagos efectuados por la caja menor
estarán sometidos a la normatividad aplicable
para las deducciones de ley (retención en la
fuente y retención de ICA) establecidas por el
estado y/o sus representantes. En este caso Auxiliar de Caja  - 
deberá especificarse en el recibo, el monto del
gasto y las deducciones realizadas debidamente
separadas por cada concepto y anotar el valor
neto pagado.  
5.4 Todo vale deberá ser firmado por el
beneficiario del pago cuando se trate de personas
naturales y adjuntar el soporte correspondiente.
Cuando se trate de personas jurídicas, la sola
expedición de la factura correspondiente a
Coordinador de Tesorería, Director
nombre de Redetrans será suficiente para
Nacional de Tesorería y/o Gerente - 
soportar el pago, previo cumplimiento de los
Regional. 
requisitos exigidos por la ley. Adicional a esto,
se debe exigir al beneficiario colocar el sello de
pagado en la factura física con la firma
correspondiente, número de cédula y huella
dactilar de quién recibe el dinero. 
5.5 No se aceptarán vales, recibos de caja menor
Coordinador de Tesorería, Director
y/o soportes que no cumplan con los requisitos
Nacional de Tesorería y/o Gerente - 
anteriores o que tengan tachones, enmendaduras
Regional. 
o que no estén autorizados. 
5.6 El reembolso debe realizarse a una vez se Coordinador de Tesorería, Director
haya consumido del monto de la caja menor, con Nacional de Tesorería y/o Gerente - 
el fin de mantener la disponibilidad de recursos.   Regional. 
5.7 Por ningún motivo podrán cambiarse
cheques personales y/o realizar préstamos
Gerencia Regional  - 
personales, salvo autorización previa de la
Gerencia Regional. 
5.8 Cuando se expidan vales y/o recibos
provisionales, estos deben ser autorizados por el
director del proceso y/o Gerencia Regional. Coordinador de Tesorería, Director
Estos se controlan en el sistema y se deben Nacional de Tesorería y/o Gerente - 
legalizar máximo a los 2 días hábiles de su Regional. 
expedición. Si el comprobante no se legaliza en
este tiempo pasa a descuento de nómina.  
5.9 La caja menor solo podrá ser utilizada para
Coordinador de Tesorería, Director
cubrir las necesidades de la organización,
Nacional de Tesorería y/o Gerente - 
cualquier otro uso será causal de sanciones
Regional. 
disciplinarias. 

VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN

0 01/Jul/2010 Creación del documento. 
1 16/Jul/2012 Actualización de la presentación al software del SGC. 

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: 10/Jul/2012 Fecha: 12/Jul/2012 Fecha: 16/Jul/2012